Объяснительная записка - Лекция Язык, речь, общение

Это документ, поясняющий содержание отдельных положений объясняющий причины какого-либо события, факта, по­ступка. Объяснительные записки делятся на 2 группы. К первой относятся документы, сопровождающие основ­ной документ и поясняющие содержание его отдельных положе­ний. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работ­ников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивиро­ванным. Схема текста объяснительной записки в принципе не от­личается от реквизитов докладной записки и их расположения.

^ Образец докладной записки

Министерство образования РФ

Новосибирское областное управление

Октябрьский отдел народного

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения числа школь­ников, которые смогут отдохнуть летом 2000 г. мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в кор­пусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. РАЙОНО Подпись Н.И. Пирогова

^ Образец объяснительной записки

Декану экономического факультета

(Ф. И. О.) студентки II курса группы.

Я отсутствовала на занятиях в период с 20.12. по 24.12.2002 г. по причине болезни. Медицинская справка прилагается.

Это документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же орга­низации (служебное заявление), частное ли­цо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или даже всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвя­щены обычно одному вопросу.

Цель личного заявления — реализация или защита своих ин­тересов. ^ Реквизиты личного заявления: (/) адресат;

(2) именова­ние заявителя: фамилия, имя, отчество – внутреннее заявление, (адрес, телефон — при адресации от частного лица в организацию – внешнее заявление);

(3) наименование жанра документа;

(4) текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией;

(5) список документаль­ных приложений (если они есть);

(6) подпись заявителя ставится справа;

(7) дата – слева, строчкой ниже.

Нередко вызывает затруднения ^ 2-го реквизит документа: как оформить фамилию заявителя — в форме родительного па­дежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится во­прос от кого? (от Иванова В.Ф.), во втором случае подчеркива­ется принадлежность документа — чье заявление? (Иванова В.Ф.). В настоящее время более распространен второй вариант оформ­ления именования адресанта — без предлога.

Оформление ^ 3-его реквизита документа — наименование жанра — также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точ­ку? Традиция признает тот и другой варианты: заявление — За­явление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, так как сло­во заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобраз­ной рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания не ставятся.

Последний реквизит заявления — дата — может оформлять­ся либо тремя парами арабских цифр (27.10.02.), либо разверну­то (27 октября 2002 г.).

Служебное заявление организуется по той же схеме, с теми же реквизитами, что и личное.

Официальный документ будет выпол­нять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. Постоянные элементы содер­жания документа — его реквизиты. Сумма реквизитов и их содер­жательно-композиционная схема составляют форму документа.

Ключевое слово этого жанра документа – Прошу. Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность… Довожу до Вашего сведения… Ввиду того, что… В связи с тем, что… Прошу Вашего разрешения… Прошу дать ответ… Прошу оказать содействие…Прошу принять меры…и т.д.

^ Язык и стиль деловых писем

Деловые письма — это обобщенное название различных по со­держанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т.ч. электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопро­сов, возникающих в управленческой деятельности.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К пер­вой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй — письмо-пре­дупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др. По аспектам содержания деловых писем выделяют:

факт напоминания — письмо-напоминание;

выражение гарантии — письмо гарантийное;

указание на достигнутую степень согласия — письмо-под­тверждение;

информирование об уже проведенных или намечаемых ме­роприятиях — письмо информационное;

указание на факт отправки прилагаемых к письму доку­ментов — письмо сопроводительное;

предупреждение о возможных ответных шагах и т.п. — пись­мо-предупреждение.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. со­держать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По тематическому признаку письма условно делят на дело­вую и коммерческую корреспонденцию.

^ Деловой корреспонденцией принято считать переписку, с помо­щью которой оформляются экономические, правовые, финансо­вые и другие формы деятельности предприятий и организаций. Переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относят к коммерческой корреспонденции.

По структурным признакам различают письма регламентиро­ванные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). ^ Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стан­дарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма.

^ Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации,

но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

По признаку адресата деловые письма могут быть обычными и циркулярными. Циркулярное письмо направляется из одного источ­ника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций.

Набор реквизитов для деловых писем минимален, включая в себя как обязательные: 1) угловой штамп или бланк, содержа­щий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату;

^ 2) адресат — на­именование организации, ее адреса, служебного лица;

3) необя­зательный заголовок к тексту делового письма — при отсутствии наименования жанра документа;

4) текст, который несет основ­ную информацию и мотивы ее сообщения;

5) подпись должно­стного лица.

Рассмотрим некоторые виды деловых писем.

^ Сопроводительное письмо. Это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Языковые формулы сопроводительного письма

В соответствии с нашей договоренностью направляем Вам на

рецензирование рукопись учебного пособия (автор) «Орфография и

Отзыв просим прислать до (дата).

Приложение: на 160 л. в 1 экз.

общего языкознания Подпись (инициалы, фамилия)

В сопроводительных письмах используются языковые фор­мулы:

^ Направляем, высылаем, препровождаем, отправляем Вам. (заявку, проект, план, протоколы испытаний. )

Представляем на утверждение, на рассмотрение, на подпись, для дальнейшей проработки.

^ Высылаем наложенным платежом, заказной бандеролью, от­дельной почтовой посылкой…

К числу рекламных деловых бумаг относит­ся резюме. Это скорее самореклама, которую должен уметь составлять каждый, кто ищет работу.

Слово «резюме» (заимств. из французского языка) долгое время употреблялось только в одном значении: «краткое изло­жение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо». В этом значении тер­мин «резюме» использовался в официально-деловом письме, ко­гда речь шла о некоем заключении по тому или иному вопросу.

В последнее время термин «резюме» стал употребляться в зна­чении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональ­ную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».

Типовые резюме включают:

персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение);

адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;

наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;

основной текст, включающий в себя перечень мест работы и/или учебы в хронологическом порядке, с указанием пол­ного официального наименования организаций, периода времени пребывания в них, наименования занимаемой долж­ности (наименование учебной специальности);

дополнительные сведения (опыт внештатной работы, обще­ственная деятельность, профессиональная переподготовка);

прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: ино­странные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);

отличия и награды, ученые степени (раздел не является обя­зательным);

интересы, склонности, имеющие отношение к предпола­гаемой профессиональной деятельности соискателя (содер­жание — на усмотрение соискателя; раздел не является обя­зательным);

иная вспомогательная информация (на усмотрение соис­кателя);

рекомендации (сведения о рекомендациях);

дата написания резюме;

Хотя резюме сходно с анкетой, оно требует творческого подхода. Именно поэтому нет жестких правил его составления.

Главная задача – как можно более выигрышно, но объективно представить себя и свою трудовую биографию.

^ Правила оформления документов

Для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, т.е. в соответствии с совокупностью реквизитов. От полноты и качества оформления документов за­висит их юридическая сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений.

Требования к оформлению реквизитов документов изложены в Государственном стандарте Российской Федерации (ГОСТ Р.6.30-97) «Унифицированная система организационно-распорядитель­ной документации». В этом стандарте определено 27 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором рек­визитов; их состав зависит от назначения документа.

Документы оформляются на бланках трех видов: 1) бланке служебного письма,

^ 2) бланке для конкретного вида документа и

3) общем бланке для всех других документов.

По расположению реквизитов, предваряющих текст письма, бланки делятся на угловые и продольные. В угловых бланках рек­визиты располагаются в верхней части листа, обычно — в пра­вой. Особенно удобен этот вид бланка для писем и факсов, по­скольку правый верхний угол используется для указания адреса получателя.

^ Оформление реквизитов документов

Государственный герб Российской Федерации. Право использования организациями изобра­жения герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управ­ления. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема организации — символическое графическое изобра­жение, зарегистрированное в установленном порядке. Состоит ли­бо из графически оформленных начальных букв названия фир­мы, либо из рисунка, отражающего основное направление дея­тельности. Если на бланке воспроизведен герб, эмблема уже не размещается.

Код организации — автора документа — проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО); включает восемь цифровых знаков.

^ Код документа указывается по Общероссийскому классифи­катору управленческой документации (ОКУД); состоит из семи цифровых знаков и контрольного числа.

^ Наименование организации- адресанта должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации-отправителя может указывать­ся вышестоящая организация (министерство, ведомство, промышленно-финансовая группа).

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе организации. Это наиме­нование располагается ниже наименования на русском языке.

^ Справочные данные об организации включают сведения, важ­ные для организации при информационных контактах: почто­вый адрес, номера телефонов и другие данные (номера факсов, телексов, кодов, адрес в электронной почте). Дата документа — дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей после­довательности: день месяца, месяц, год. Например: 02.04.2003. Допустим словесно-цифровой способ оформления: 2 апреля 2003 г. В соответствии с международными стандартами возмож­но оформление: 2003.04.02.

Регистрационный номер документа — условное обозначение документа, придаваемое ему при регистрации.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Адресат — это организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации указывается в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ, — в дательном падеже. Например:

Администрация Тульской области Департамент социальной политики Ведущему специалисту

Адрес — оформление его элементов определено «Правилами оказания услуг почтовой связи».

Если письмо адресовано организации, указываются ее наиме­нование, затем почтовый адрес. Например:

103806 ГСП, г. Москва, К-6

При адресации документа должностному лицу указывается его должность, фамилия, инициалы, затем — адрес организации. Например:

Директору фирмы «Элекс»

ул. Кирова, д. 44, оф. 12

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указывается почтовый адрес, потом — инициалы и фамилия получателя. На­пример:

248001 г. Калуга

ул. Театральная, 20, кв. 50

Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа. Он должен быть максимально емким и четким, точно переда­вать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовы­ваться с названием документа. Например:

решение (чего?) Коллегии министерства. протокол заседания (чего?) Ученого Совета. приказ (о чем?) О мерах по улучшению работы жи­лищно-коммунального хозяйства

Заголовок содержит две части: тему и действие, которое долж­но быть произведено:

О подготовке педагогических кадров Об организации выставки.

Заголовок в кавычки не заключается; пишется с прописной буквы; располагается слева под реквизитом «Ссылка на регист­рационный номер и дату документа».

Текст — основной реквизит документа, передающий его глав­ное содержание. Связный текст состоит, как правило, из двух частей. В первой указываются мотивы, причины, цели создания документа, во второй — решения, выводы, просьбы, рекоменда­ции. Текст может содержать только заключительную часть, без констатирующей (например, справки, докладные записки — оцен­ку фактов, выводы).

В распорядительных документах (распоряжениях, приказах) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято из­ложение текста от 1-го лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу). В распорядительных документах коллегиаль­ных органов текст излагается от 3-го лица единственного числа (постановляет, решил). Текст протокола излагается с помощью глаголов прошедшего времени множественного числа (слушали, постановили). В письмах возможны формы изложения от 1-го лица единственного и множественного числа и 3-го лица един­ственного и множественного числа (направлено на рассмотре­ние, просим подтвердить, Министерство доводит до Вашего сведе­ния, МГТУ не возражает. ).

Текст официального письма может содержать этикетные формулы приветствия и заключительного этапа (Уважаемый гос­подин! С надеждой на дальнейшее сотрудничество. и т.п.).

1. 
   Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.
   
2. 
   Смета расходов на 2 л. в 3 экз.
   

Директор Института управления и бизнеса

А.И. Поляков Подпись

Или: Директор института

А.И. Поляков Подпись

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагаются одна под другой в последова­тельности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Главный бухгалтер подпись И.А. Мельникова

Кассир подпись Н.В. Ильенкова

При подписании документов, подготовленных комиссией, ука­зывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

аттестационной комиссии Подпись Т.М. Соколова

Члены комиссии Подпись В.Н. Зайцев

Подпись Г.А. Матвеева

Подпись И.Ю. Филипченко

Когда документ подписывается несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

(подпись) М.А. Малахова

^ Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составите­ля) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне в левом нижнем углу или на оборотной стороне последнего листа документа. Например:

Андреева Галина Викторовна 57-60-90.

^ Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: (а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; (б) слова «В дело»; (в) номер дела, в котором будет храниться документ.

^ Отметка о поступлении документа проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Эта отметка включает со­кращенное наименование организации-адресата документа, дату поступления документа, его индекс.

Итак, каждый реквизит документ выполняет свою функцию и, как следует из приведенных выше правил оформления и распо­ложения, должен отвечать государственным стандартам. Соблю­дение этих правил придает деловой бумаге официальный статус, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи, и упрощает процедуру обработки корреспонденции.

^ Языковые средства и стиль изложения в документах

Основное требование письменного делового общения — ясное, четкое, логичное изложе­ние информации.

Этому подчинены и требования, предъ­являемые к языковым средствам и стилю изложения в докумен­те: однозначность используемых слов, соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения.

Смысловая точность деловых бумаг во многом определяется точностью словоупотребления, т.е. использованием слов в том значении, в каком они должны употребляться в данном стиле и жанре. В связи с этим затруднения в употреблении могут вы­звать слова-паронимы (типа гарантийный — гарантированный), слова-синонимы, различающиеся стилистической окраской (ти­па предъявить претензию — высказать претензию), профессиона­лизмы (их употребления в документе следует избегать), термины (их употребление должно быть понятно и адресанту, и адресату). Не следует злоупотреблять использованием заимствованных слов, которые не всегда могут быть известны адресату (типа превентивные меры, консенсус и др.).

При построении словосочетаний следует иметь в виду, что в официально-деловой речи сочетаемость большинства слов огра­ничена и ее нарушение воспринимается как стилистическая ошибка. Например: указ — издается, акт — составляется, рекла­мация — предъявляется, оплата — производится, доверенность —

заверяется; платеж — наложенный, расчеты — предварительные, окончательные; скидки — значительные, незначительные.

В предложении предпочтение отдается страдательным, а не действительным конструкциям. Например: не Мы получили, а На­ми получено; не Мы произвели платеж, а Платеж нами произведен. Правила расположения определений в предложениях деловой ре­чи: препозиция для согласованных определений (перед определяе­мым словом), постпозиция — для несогласованных определений (после определяемого слова). Например: наши договоренности — _% договоренность сторон; служебное расследование — расследование по факту; телефонный разговор — разговор по телефону.

Документ должен быть информационно насыщенным, реализовывать определенную коммуникативную задачу — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить согласие/несогласие. Для реализации этих задач количество информации должно быть необходимым и достаточным. Разнородность и избыточность включаемой в документ информации затрудняет восприятие, а значит — снижает ее убедительность.

Структура текста должна быть легко воспринимаемой, поэто­му специалисты рекомендуют, как правило, двухчастную струк­туру: в первой излагаются мотивы, факты, события, побудившие адресанта к написанию деловой бумаги, во второй — выводы, решения, распоряжения, просьбы.

Тон изложения должен быть нейтральным. В то же время в последние годы наметилась тенденция к экспрессивности деловых бумаг за счет большего возможного выбора языковых средств, стремление к личностному (персонифицированному) стилю изложения.