Оформление отпуска по уходу за ребенком

Оформление отпуска по уходу за ребенком производится по заявлению сотрудницы. При этом руководству со своей стороны тоже надо подготовить документы.

Отпуск предоставляется работникам, которые ухаживают за детьми в возрасте до трех лет (ст. 256 ТК РФ). Это могут быть родители, усыновители, родственники (бабушки, дедушки) или опекуны. Но чаще всего такой отпуск берут, конечно же, мамы. В течение всего отпуска работодатель должен выплачивать сотруднице ежемесячное пособие.

А вот приемным родителям отпуск по уходу за ребенком и пособие не положены. Дело в том, что между опекунами и приемными родителями есть разница. Опекуны, как правило, выполняют свои обязанности по отношению к ребенку безвозмездно. В то время как приемные родители по договору с органами опеки и попечительства получают вознаграждение.

Использовать отпуск сотрудник может как сразу полностью, так и по частям. Это право не зависит от того, кто берет отпуск.

Оформление отпуска по уходу за ребенком производится на основании заявления сотрудницы. Его можно составить в свободной форме. Пусть работница укажет день, с которого желает уйти в отпуск. И приложит к заявлению документы, которые подтверждают наличие ребенка и родственные отношения с ним. Это свидетельство о рождении (усыновлении) или выписка из суда об опеке над ребенком.

Если ребенок родился на территории другого государства, то свидетельство о рождении может выдать либо консульский отдел, либо уполномоченный орган другого государства. Но последний документ должен быть легализован или заверен апостилем.

Для оформления ежемесячного пособия по уходу за ребенком сотруднику, находящемуся в соответствующем отпуске, нужны еще два документа. Во-первых, свидетельство о рождении предыдущих детей, если они были. А во-вторых, справку с места работы второго родителя о том, что тот пособие не получает.

Даже если сотрудница не брала отпуск по беременности и родам, она может обратиться за отпуском по уходу за ребенком. Само собой, у нее для этого должны быть все необходимые документы. А оформляют отпуск с момента обращения.

Приказ на оформление отпуска по уходу за ребенком. После того как работница предоставила вам все документы, вы должны оформить сам отпуск. Для этого составьте приказ и записку-расчет. Можете использовать унифицированные формы или разработать собственные, но обязательно утвердите их в учетной политике.

Расскажем, как заполнить приказ, на примере унифицированной формы № Т-6. Период работы писать не нужно. Тут он значения не имеет. Графа «А» заполняется только в том случае, если до отпуска по уходу за ребенком или после предоставляется еще и основной оплачиваемый.

Дальше в графе «Б» напишите «Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет». Именно «трех лет» в любом случае! Даже если сотрудница решила уйти в отпуск, к примеру, только на полтора года. Ведь в Трудовом кодексе такого отпуска (на полтора года) не предусмотрено.

В унифицированной форме есть окошечко для расчета дней отпуска. Эта информация необязательна. Потому как пособие выплачивается ежемесячно. Если вы будете разрабатывать свою форму, можете просто не включать эту графу.

В графе «Период отпуска» обязательно укажите крайние даты.

Что касается записки-расчета, то она тоже заполняется либо по утвержденной форме № Т-60, либо по собственной. В ней укажите условия для выплаты работнице пособия.

Личная карточка. Отпуск по уходу за ребенком нужно также отразить в личной карточке. Вести личную карточку нужно по форме № Т-2. Разработать собственный бланк нельзя.

Итак, раздел 8 «Отпуск». Там таблица, которую вы заполняете каждый раз, когда сотрудник идет в любой отпуск. В ней графы: «Период работы», «Вид отпуска», «Продолжительность», «Даты начала и окончания». Дату окончания можно не указывать, пока работница не выйдет из отпуска.

Но если вы указали, а она вышла на работу раньше, ничего страшного. Зачеркните одной чертой прежнюю дату и напишите фактическую. А рядом укажите реквизиты приказа о досрочном выходе из отпуска.

Лицевой счет. В лицевой счет тоже нужно внести информацию об отпусках. Для этого есть утвержденные формы № Т-54 и Т-54а. Но вы можете разработать свою удобную для компании.

Табель учета рабочего времени. Если ведете унифицированную форму № Т-12, в начале есть условные обозначения. Отпуску по уходу за ребенком присвоен буквенный код ОЖ или цифровой 15.

В таблице 1 есть две графы по каждому работнику. В верхней за каждый рабочий день в течение месяца нужно указывать коды затрат рабочего времени. А в нижней ячейке вы указываете отработанные часы. Так, работнице, которая не работает и находится в отпуске по уходу за ребенком, ставьте в каждом дне в верхней ячейке 15 (или ОЖ). А нижнюю оставляйте пустой.

Работница может выполнять свои должностные обязанности, даже находясь в отпуске по уходу за ребенком. Есть два варианта: режим неполного рабочего времени и работа на дому. В любом случае работодатель помимо ежемесячного пособия должен платить зарплату.

В обоих режимах документы понадобятся практически одни и те же.

Заявление. У работницы возьмите заявление, в котором пусть укажет, к примеру: «. желаю выйти из отпуска по уходу за ребенком и приступить к работе в режиме неполного рабочего времени с сохранением пособия». И пропишет желаемый режим рабочего времени. Тут может быть и четыре часа, и пять. Главное меньше, чем полное рабочее время. Затем согласуйте с руководителем все условия и составьте дополнительное соглашение к трудовому договору о работе, где указывается сам режим. Только не забудьте про перерыв для отдыха и питания.

Приказ. Нужно издать приказ в свободной форме о том, что работнице установлено неполное рабочее время на период отпуска по уходу за ребенком.

Табель учета рабочего времени. Есть два варианта заполнять табель учета рабочего времени. Первый: в верхней ячейке поставьте «ОЖ/Я». А в нижней пропишите количество рабочих часов. А второй вариант заключается в том, чтобы увеличить количество строк. В первой паре граф сверху вы укажете «ОЖ», а снизу будет пусто. Далее поставьте «Я» и количество часов.

Не забывайте важное правило: привлечь работницу, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, к работе в выходные и праздничные дни можно только с ее письменного согласия. Причем ее нужно уведомить о праве на отказ.

Работница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, имеет право на оформление еще и по совместительству. И не важно, будет она работать по совместительству с нынешним работодателем или утроится к другому. Выходить на основную работу, чтобы оформить совместительство, не нужно.

Только помните об ограничениях рабочего времени при работе по совместительству. А именно не более четырех часов в день или не больше 50 процентов времени, предусмотренного для данной категории работников.

Поговорим немного подробнее о работе на дому. Тут есть ограничения. Ведь надомная работа не всегда возможна. Если должность, с которой сотрудница уходила в отпуск по уходу за ребенком, надомного труда не предполагает, то работодатель вправе отказать. Ну а если руководство дало добро, попросите работницу написать заявление о том, что та желает работать на дому. Затем оформите допсоглашение. В нем закрепите условия работы на дому и режим рабочего времени. И издайте приказ в свободной форме о работе на дому.

Поскольку сотрудница будет сама регулировать свою работу, то вести табель учета придется по условиям соглашения. То есть отмечайте то время в рабочие дни, о котором она договорилась с работодателем.

Сотрудница может вернуться на работу из отпуска либо досрочно, либо когда он закончится. В первом случае она напишет заявление о том, что выходит из отпуска и желает приступить к работе. На его основании подготовьте приказ. В нем распишите, что работница выходит из отпуска по уходу за ребенком, приступает к работе и ей отменяется пособие.

И второй случай: сотрудница выходит на работу после отпуска по уходу. День, когда ребенку исполнится три года, будет последним днем отпуска. Поэтому выйти на работу сотрудница должна в следующий за ним ближайший рабочий день. Никаких дополнительных документов вам оформлять не нужно. Ведь в приказе на отпуск по уходу за ребенком вы прописали дату выхода на работу.

Я. Метелева ,
юрист, специалист по трудовому праву и регулированию деятельности иностранных работников в РФ

Приказ на отпуск по уходу за ребенком до 3 лет: скачать образец 2016 года по форме Т-6, как заполнить бланк

Стоит сразу уточнить, что приказом, документально оформляется предоставление любого вида отпусков работникам предприятия или организации. Основанием для издания приказа об отпуске по уходу за ребенком служит заявление, написанное работником на имя директора предприятия в произвольной форме. К нему записка-расчет о предоставлении работнику отпуска.

Законодательством разрешается оформлять приказ в свободной форме или по унифицированной форме (Т-6 или Т-6а). Собственные формы должны быть обязательно утверждены в учетной политике.

В тексте приказа порядок выплаты пособия не указывается. Его назначение и выплата регламентируется Федеральным законом. Заявление работника нумеруется и заносится в журнал регистрации входящей корреспонденции. После издания приказа оно хранится в папке вместе с другими документами, служащими основаниями к приказам о предоставлении отпусков работникам предприятия.

В кадровом делопроизводстве при оформлении отпусков штатным сотрудникам предприятия для издания приказа используют унифицированную форму Т-6, а также дополняющую ее Т-6а. Первую, как правило, задействуют для написания приказа о предоставлении отпуска одному работнику. Вторую применяют при оформлении отпусков двум сотрудникам и более одновременно.

Стоит сказать, что с 2013 года унифицированные формы распорядительных документов применять не обязательно, но многие предприятия продолжают использовать их в кадровом делопроизводстве.

Отпуск по уходу за ребенком можно условно разделить на два периода:

1. До 1,5 лет ребенка.
2. С полутора до трех лет.

Подобное символическое деление имеет значение только для выплаты детского пособия и ни как не влияет на оформление приказа, на предоставление отпуска.

Особенность назначения и выплаты детского пособия этого вида заключается в том, что до достижения ребенком полуторалетнего возраста матери выплачивается пособие в размере 40 % от ее среднего заработка на момент ухода в декрет. Эти денежные средства работодателю возмещает Фонд соцстрахования. Когда ребенку исполняется полтора года, выплата этого вида пособия прекращается. Во время отпуска по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет предприятие выплачивает матери компенсацию в размере 50 рублей .

Вот почему для бухгалтерии предприятия издается еще один приказ о назначении и выплате работнице пособия до исполнения ее ребенку полутора лет.

Работница находится в отпуске до трехлетнего возраста ребенка без потери статуса и не может быть уволена по сокращению штата.

Бланк приказа унифицированной формы Т-6 предназначен для оформления в кадровом делопроизводстве разных видов отпусков штатных работников предприятия. Данный распорядительный документ после заполнения должен быть подписан сначала руководителем предприятия, затем сами работником.

Сотрудник предприятия, ответственный за ведение кадрового делопроизводства на основании должным образом оформленного и утвержденного бланка приказа делает отметку в личной карточке работника. Работодателем по требованию работника должна быть выдана заверенная копия приказа формы Т-6.

Основные моменты при заполнении унифицированной формы:

1. Период работы значения не имеет, поэтому не заполняем;
2. Если работница перед декретом берет календарный отпуск, то заполняется графа «А», иначе пропускаем;
3. В графе «Б» обязательно указываем до 3 лет, даже если сотрудница знает, что выйдет после 1,5. Так как в ТК нет отпуска на полтора года;
4. В графе «Период отпуска» обязательно указываем крайние даты.

Оформление приказа на предоставление отпуска по уходу за ребенком внешнему и внутреннему совместителям производится аналогично оформлению подобного распорядительного документа на штатного работника этого предприятия. Детское пособие же выплачивается работодателем по одному из мест работы по выбору совместителя.

Для определения размера пособия работница должна предоставить в бухгалтерию предприятия справки о своем среднем заработке с других мест, где она работала на момент ухода в декретный отпуск. При этом она должна представить справки о том, что другие работодатели не выплачивают ей такое пособие.

Если появилась возможность передать свои обязанности по уходу за ребенком другим членам семьи, мама в любое время может выйти из декретного отпуска.

Как при получении отпуска, так и при досрочном выходе из него работницей должно быть написано заявление на имя руководителя предприятия в произвольной форме. Но в этом случае ей необходимо указать предполагаемый режим своей будущей работы: полный или неполный рабочий день .

От этого будет зависеть ее право на получение детского пособия. Если женщина будет работать неполный рабочий день, она сохранит право на пособие до тех пор, пока ребенку исполнится полтора года.

Досрочный выход на работу оформляется приказом, основанием для его издания служит заявление работницы. В этом распорядительном документе указывается, что работница считается приступившей к работе после отпуска по уходу за ребенком, а также оговаривается режим ее работы. Помимо приказа оформляется соглашение к трудовому договору работницы об изменении его условий.

По действующему законодательству срок подачи заявления о досрочном выходе из декретного отпуска не определен. Поэтому работница в праве сама решать, когда подавать такое заявление руководителю предприятия. Но во избежание конфликтной ситуации молодые мамочки, как правило, не ставят руководителя предприятия перед фактом, а предупреждают заранее о своем решении выйти на работу.

Молодая мама после досрочного выхода на работу может через некоторое время вновь уйти в декретный отпуск до трехлетнего возраста ребенка. Порядок оформления подобного ухода в отпуск аналогичен тому, который был описан выше.