Пример заполнения штатного расписания

Год подходит к завершению и службам персонала уже пора позаботиться об утверждении штатного расписания на новый 2017 год. В российском законодательстве не содержится нормы, которая определяет конкретные сроки принятия штатного или периодичность его утверждения.

Заполненное штатное расписание является необходимым методом прогнозирования и контроля численности и состава работающего персонала, а также планирования развития компании в будущем. При заполнении его могут возникнуть некоторые сложности. В данном материале пойдет речь о заполнении штатного расписания. Образцы, представленные ниже, полностью соответствуют нормам трудового права.

Хотя и законом не прописана периодичность и сроки утверждения, по нашему мнению, удобнее проводить такую процедуру в конце текущего года. Расписание утверждается на следующий год. При необходимости в течение срока действия штатного его можно корректировать методом внесения изменений или путем принятия нового расписания, при большом объеме таких изменений. Обязанность следить за актуальностью штатного лежит на плечах служб персонала, а в случае их отсутствия на сотрудников бухгалтерии или ином уполномоченном лице.

Использовать в работе можно как унифицированную форму Т-3 «Штатное расписание», так и бланк, разработанный в организации. При утверждении своей формы стоит учитывать все обязательные требования законодательства, касающиеся штатного расписания. Образец заполнения его Вы можете найти в конце статьи.

Схематично группы данных, содержащиеся в штатном расписании (пример) можно разделить на 3 части. В первой части содержатся данные о компании и реквизиты утверждающего документа. Вторая часть – это таблица с непосредственными данными по персоналу (подразделения, должности, оклады и прочее). Заключительная 3-я часть состоит из подписей сотрудников, составивших расписание и подписью руководителя компании. Далее подробно рассмотрим порядок заполнения бланка штатного расписания.

Первым делом заполняем «шапку» таблицы. В поле наименование организации стоит указывать не только сокращенное название, но и полное в соответствии с уставом общества. Коды статистика (ОКПО) можно найти информационном письме из органа статистики. Он состоит из восьми знаков. Нумерация штатного расписания производится в соответствии с порядком принятым в компании. Особых требований законом не установлено. Нумерация может применяться как сквозная на весь период деятельности организации, так и начинаться с начала при наступлении нового года. В штатном расписании, в примере, срок действия документа проставлен равным 1 год. На практике этот период может быть, как увеличен, так и уменьшен исходя их потребностей конкретного предприятия. Утверждается штатное приказом, реквизиты которого вносятся в соответствующую графу. Проставление печати организации не требуется.

Заполняем табличную часть. В первой колонке, как правило, в иерархическом порядке располагаются структурные подразделения (дирекция, управление, отдел, цех и прочее). Коды подразделений также отражают подчиненность отделов. Так, например, «Монтажный участок» 04.1 подчинен «Строительному отделу» код 04. А «Отдел выдачи заказов» 03.1 – «Отделу логистики» код 03.

В третьей колонке проставляются должности, разряды также в иерархическом порядке (от главного бухгалтера к кассиру). Сокращение названий должностей не допускается. Цифра в колонке 4 «Количество штатных единиц» может не совпадать с реальным количеством работающих. При отклонении в большую сторону, мы имеем вакантные должности, отклонение в эту сторону означает, что в будущем году в компании предполагается расширение штата. Меньшее же количество штатных единиц может свидетельствовать о начале запуска процедуры сокращения. Значение в колонке 4 может быть не только целым, но и дробным, при необходимости принять сотрудника на 0,5 ставки или 0,25 ставки.

Пятая колонка содержит размер должностного оклада или тарифной ставки. Колонки с 6 по 8 устанавливают дополнительные надбавки к окладу и их величину. Размер таких надбавок может указываться как в процентах, так и в реальном денежном выражении. Итоговая сумма причитающаяся после всех установленных доплат выводится в 9 колонке путем сложения данных с 5 по 8 колонку и в случае, если штатная единица по данной должности не одна, то еще и перемножается еще и на их количество. 10-я колонка служит для примечаний. Здесь при необходимости указываются ссылки на нормативно-правовые акты или ЛНА принятые в компании, а также иные данные.

Важность штатного расписания, как инструмента планирования, сложно переоценить. Поэтому к его составлению стоит подойти добросовестно и учитывать все планируемые изменения в компании. Образец заполнения штатного расписания на 2017 скачать можно после статьи.

Образец заполнения штатного расписания (скачать )

Штатное расписание

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Роль штатного расписания в обосновании расходования денежных средств. Унифицированная форма Т-3: понятие, правила заполнения. Месячный фонд заработной платы. Внесение изменений в штатное расписание. Структура и штатная численность АКБ "Инфо-банк".

контрольная работа [59,3 K], добавлен 12.10.2012

Штат и штатное расписание. Составление, оформление документов и организация работы с ними. Эффективное использование трудовых и материальных ресурсов. Порядок составления штатного расписания учреждениями здравоохранения. Изменения в штатном расписании.

реферат [22,2 K], добавлен 22.10.2012

Штатное расписание работников предприятия. Составление разделов "Оплата труда" и "Премирование работников" коллективного договора. Рабочее время и время отдыха, оплата труда. Охрана труда и социальная защита работников. Аттестация рабочего места.

контрольная работа [49,9 K], добавлен 12.10.2010

Основные этапы планирования численности персонала производственного предприятия. Особенности планирования потребности в кадрах в ООО "Сакартвело". Линейная структура управления ресторана. Планируемое штатное расписание. Анализ экономических показателей.

курсовая работа [139,6 K], добавлен 16.06.2014

Классификация кадров по профессиям, специальностям и уровню квалификации. Подписи и печати на штатном расписании, порядок и условия внесения изменений в него. Качественная оценка трудового потенциала, ее показатели. Группировка трудовых ресурсов.

реферат [24,6 K], добавлен 05.09.2013

Правила составления и оформления рефератов, курсовых, выпускных работ. Штатное расписание: роль, функции, порядок составления и оформления. Документоведение в управлении. Организационно-распорядительные документы. Документация по личному составу.

курсовая работа [71,6 K], добавлен 13.12.2013

Функции и принципы управления. Экономические, социально-психологические и организационно-распорядительные методы управления. Назначение распорядительной документации. Приказы и распоряжения по персоналу. Штатное расписание и должностная инструкция.

курсовая работа [9,3 M], добавлен 23.01.2011

Общая характеристика и направления деятельности ООО "Мебель", определение и оценка его рынка. Штатное расписание и производственная структура данного предприятия, определение его целей, миссии и стратегии развития. Определение требований к персоналу.

контрольная работа [150,1 K], добавлен 19.10.2010

Расчет потребного числа обслуживающего персонала гостиничного комплекса "Киевская Русь", составление штатного расписания и органиграммы. Организационная структура гостиничного комплекса, утверждение штатного расписания. Образцы оформления документов.

контрольная работа [33,2 K], добавлен 25.03.2010

Общая характеристика корпорации "ОЛАС". Анализ организационной структуры компании. Штатное расписание сотрудников. Анализ объемов продаж и ассортимента. Конкуренция на текстильном рынке. Определение сильных и слабых сторон фирмы. Матрица SWOT-анализа.

отчет по практике [30,6 K], добавлен 20.09.2013

Размещено на http://www.allbest.ru/

Штатное расписание -- это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях .

Штатное расписание имеет большое значение для эффективного использования работников. Оно дает возможность сравнивать подразделения по численности сотрудников, квалификации, уровню оплаты. Может быть использовано при анализе трудовой загрузки работников, объёма выполняемых работ, уточнении должностных инструкций, а также при оценке целесообразности существующей структуры организации.

Штатное расписание (форма Т-3) - документ, целью которого является оформление штатного состава предприятия, численности работников, перечень структурных подразделений, названий должностей, информация об окладах работников, возможных надбавках, а так же структуры организации в целом.

Штатное расписание в обязательном порядке утверждается приказом уполномоченного на это лица - руководителя организации. Согласно классификатору ОКУД, кодом данной формы Т-3 является 0301017.

Все графы унифицированной формы Т-3 являются обязательными для заполнения. Необходимо правильно вписать наименование организации, согласно учредительным документам. Далее документу следует присвоить регистрационный номер, внести дату заполнения формы, а так же дату вступления документа в силу.

Первой графой в штатном расписании является «Наименование структурного подразделения». Как правило, структурные подразделения бывают нескольких групп:

· руководящие должности (дирекция, отдел кадров, бухгалтерия);

· обслуживающие или вспомогательные подразделения.

Далее необходимо заполнить графу «Профессия/должность». Данный пункт заполняется в строгом соответствии с общероссийским классификатором должностей работников. Заполнение ведется в иерархическом порядке.

«Количество штатных единиц» указывается в долях, т.к. некоторые должности предусматривают неполную занятость (к примеру, совместительство). Данное правило действует согласно законодательству РФ.

В графе «Тарифная ставка» следует указать месячную заработную плату, согласно тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от прибыли и другим системам оплаты труда, принятым на данном предприятии, в соответствии с трудовыми договорами, а так же действующим законодательством РФ.

Премии и различного рода доплаты следует занести в графу «Надбавки». Данные поощрения установлены законодательством РФ, а так же дополнительно могут быть введенные на усмотрение предприятия.

Возможна последующая корректировка штатного расписания. Данное действие возможно только с разрешения руководителя предприятия, которое должно быть официально оформлено в виде приказа.

При проверке уполномоченными на то органами, отсутствие на предприятии штатного расписания может быть принято как нарушение законодательства об охране труда. В данном случае должностное лицо может быть привлечено к материальной ответственности.

Штатное расписание оформляется в унифицированной форме № Т-3.

Заполнение унифицированной формы № Т-3 следует начинать с заполнения строки «Наименование организации». Наименование организации должно соответствовать учредительным документам. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращённое наименование, допускается употребление любого из них.

В графу«по ОКПО» вносится код организации из соответствующего классификатора .

Далее заполняется графа «Номер документа». Нумерация может быть сквозная или по годам. При нумерации по годам штатному расписанию на начало следующего года присваивается номер 1. При сквозной нумерации -- номер, следующий за номером штатного расписания на данный год. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например, «2-ШР»).

В графе «Дата составления» проставляется дата составления документа в виде «дд.мм.гггг». Следует учитывать, что это дата составления документа, а не дата начала его действия, то есть дата составления штатного расписания всегда будет предшествовать дате начала его действия.

В унифицированной форме предусмотрена строка «Штатное расписание на период __________ с «___» ________ 20___ года». В этой графе нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать (то есть указывается дата вступления штатного расписания в действие).

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Для этого в строке «Утверждено приказом организации от «___» _________ 20 ___ г. № ____» проставляется дата и номер приказа «О введении в действие штатного расписания».

В строке «Штат в количестве __________ единиц» указывает общее количество штатных единиц организации. Строка заполняется на основании итогового количества штатных единиц из соответствующей графы таблицы.

Структурное подразделение (колонки 1, 2)

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Она заполняется на основании разработанной и утверждённой организационной структуры предприятия.

Государственные учреждения и организации, а также организации с вредными и (или) опасными условиями труда должны вводить наименования структурных подразделений, исходя из требований общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов. Дело в том, что от наименования структурного подразделения в этих организациях может зависеть ряд льгот работникам при выходе на пенсию (для работников медицинских учреждений, предприятий с вредными и (или) опасными условиями труда и пр.).

Коммерческие организации могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые считают целесообразными. Однако им следует соблюдать требования к терминологии и общепринятым понятиям и определениям. Нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными названиями.

Вторая колонка унифицированной формы называется «Код структурного подразделения». Каждому структурному подразделению в организации присваивается код, который используется для ведения документооборота. Код также обозначает место структурного подразделения в иерархии организации.

Код присваивается, начиная с самых крупных и заканчивая самыми маленькими подразделениями, например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений -- отделы, в составе отделов -- группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе этого департамента будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Третья колонка штатного расписания называется «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» .

В государственных учреждениях и организациях, а также в организациях с вредными и (или) опасными условиями труда должность заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Кроме того, в государственных учреждениях и организациях каждой должности должен соответствовать разряд в соответствии с системой разрядов единой тарифной сетки (ЕТС) по оплате работников федеральных государственных учреждений. Разряды присваиваются в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 14.10.1992 № 785 «О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе единой тарифной сетки».

Коммерческим организациям рекомендуется при обозначении должностей также пользоваться тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Однако коммерческие организации, особенно работающие в передовых сферах экономики (например, информационных технологиях, аутсорсинге и пр.) могут отступать от нормативных документов при обозначении должностей.

Последовательность заполнения этой колонки по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учётом специфики организации. Как правило, сначала располагается должность руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее -- ведущих и главных специалистов, затем должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть, как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, а затем рабочих.

В четвёртой колонке «Количество штатных единиц» указывается количество должностных или рабочих единиц, предусмотренных штатным расписанием.

Количество штатных единиц организации, финансируемой из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями.

Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения, экономической целесообразностью.

Должности, которые предусматривают не полную штатную единицу, заполняются с указанием долей, например: 0,25; 0,5; 0,75 и пр.

Вакантные должности обозначаются указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна.

В пятой колонке «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывают месячную заработную плату по должности в рублях.

Существует множество способов оплаты труда в организациях: заработная плата по тарифной ставке или сетке, процент от выручки или прибыли, сдельная оплата труда, оплата по коэффициенту трудового участия или распределения и пр. Однако самыми распространёнными являются два способа оплаты труда в организациях: оклад и тарифная ставка .

Тарифная ставка -- инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой (ЕТС).

Оклад (должностной оклад) -- фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение трудовых обязанностей определённой сложности за единицу времени.

Бюджетные организации при назначении оклада руководствуются Единой тарифной сеткой (ЕТС). Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей. Однако при установлении размера оклада или тарифной ставки они руководствуются ст.133 ТК РФ. согласно которой месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ ). (До 1 сентября 2007 года частью второй статьи 129 ТК РФ утверждалось, что в МРОТ не включаются компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты (т.е. любые надбавки, доплаты, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты), поэтому считалось, что оклад (тарифная ставка) не должны устанавливаться ниже МРОТ. Однако с 1 сентября 2007 года часть вторая статьи 129 ТК РФ утратила силу. [3] ) Согласно ст.133 ТК РФ минимальный размер оплаты труда устанавливается одновременно на всей территории Российской Федерации федеральным законом и не может быть ниже величины прожиточного минимума трудоспособного населения. С 1 января 2014 года МРОТ составляет 5 554 руб.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в штатном расписании, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определённым методикам.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами -- Положением об оплате труда и премировании в организации и др.

В штатном расписании есть несколько колонок (6-8), объединённых общим названием «Надбавки». В них отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и пр.), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за учёную степень и пр.), а также введённые по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержится чётких определений понятиям «надбавка» и «доплата».

Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты, как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжёлых работах, на работах с вредными, опасным и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учётом мнения представительного органа работников, либо коллективным договором, или обговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Надбавки к заработной плате -- это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

До момента введения на законодательном уровне определения понятиям надбавки и доплаты разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания -- это две основные формы выплат надбавок и доплат.

Первая форма -- процентная, устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты).

Вторая форма выплат -- это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом.

При установлении в штатном расписании надбавок или доплат в соответствующей колонке делается пометка -- в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

При невозможности заполнения колонок 5-9 в рублёвом исчислении в связи с применением иных систем оплаты труда (например, бестарифной, смешанной и пр.) указанные колонки заполняют в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.).

Девятая колонка «Всего» рассчитывается сложением 5-8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы .

Месячный фонд заработной платы -- это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием для выплаты работникам.

Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если штатное расписание занимает несколько листов, страницы нумеруются, затем оно прошивается и скрепляется печатью, и подписью руководителя организации.

Внесение изменений в штатное расписание

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.

Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

“О внесении изменений в штатное расписание”

“Об изменении штатного расписания”;

“О частичном изменении штатного расписания”.

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

- совершенствование организационной структуры компании;

- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

- расширение или сокращение производственной основы компании;

- изменение законодательства; - оптимизация управленческой работы;

- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д. Изменения в штатное расписания вносятся приказом, который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Кроме случаев переименования структурных подразделений или должностей, изменения оклада, штатное расписание может изменяться во время реорганизации предприятия, при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата -- отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под роспись.

штатное расписание работник доплата

Реквизиты элемента справочника "Штатное расписание"

·Код - порядковый номер штатной единицы. Код должен быть уникальным.

· Наименование - наименование штатной единицы. Наименование состоит из наименования должности и наименования подразделения (в скобках) и заполняется автоматически при выборе данных реквизитов.

· Фирма - ссылка на элемент справочника Фирмы. По умолчанию - рабочая фирма. При мультифирменном учете данный реквизит должен быть заполнен обязательно.

· Подразделение, Участок/бригада, Должность - ссылка на элемент соответствующих справочников. Данные реквизиты определяют штатную единицу.

· Вид деятельности - вид деятельности штатной единицы. Данный реквизит используется по умолчанию при начислении заработной платы в качестве аналитики затратного счета.

· Форма труда - сдельная/повременная (регламентировано). Определяет алгоритм расчета заработной платы.

· График работы - ссылка на элемент справочника Графики работы .

· Тип стажа - основной/дополнительный (регламентировано).

· Заказ - ссылка на элемент справочника Заказы. Данный реквизит используется по умолчанию при начислении заработной платы в качестве аналитики затратного счета.

· Условия труда - нормальные, тяжелые, вредные, особо вредные (регламентировано). Используется при заполнении табеля и соответственно является условием для начисления надбавки за вредность.

· Доплата за вредность,% - процент доплаты за вредность. Используется для формирования часовой тарифной ставки сотрудника. Для формирования часовой тарифной ставки также используются справочники Тарифные ставки и Тарифные разряды. Отметка Учитывать вредность при заполнении табеля доступна при условиях работы кроме Нормальные. Автоматически в табеле дублируется количество отработанных часов в соответствующую колонку на закладке Особые часы .

· Реквизиты Вид расчета. Счет учета (зарплаты). Счет затрат. определяют алгоритм расчета зарплаты, счет и направления затрат (аналитику затратного счета) используемые при расчете зарплаты.

· Статья затрат начисления зарплаты - Статья затрат по умолчанию при начислении заработной платы.

· Статья затрат для начисления больничного - определяет заполнение поля Аналитика для больничного, начисленного за счет средств предприятия(первые 2 дня).

· Ставок всего - количество данных ставок в штатном расписании предприятия.

· Ставок занято - количество занятых ставок. Количество занятых ставок рассчитывается с помощью элемента управления Обновить вакансии формы списка справочника.

Размещено на Allbest.ru