Как вести журнал учета рабочего времени

Для чего необходим учет рабочего времени

Рабочее время, его продолжительность с учетом обязательных перерывов на обед, определяется трудовым или коллективным договором. Это тот временной отрезок, в течение которого работник должен выполнять обязанности, за которые он, собственно, и получает заработную плату. Трудовое законодательство устанавливает продолжительность рабочего времени 40 часов в неделю, а правилами внутреннего распорядка на каждом предприятии устанавливается график работы, учитывающий ее начало и окончание, а также начало и окончание обеденного перерыва.

Соблюдение внутреннего трудового распорядка – обязанность работника, но бывают случаи, когда он просто вынужден отлучиться во время рабочего дня. Чтобы его отсутствие на рабочем месте не было засчитано как прогул, ему необходимо поставить в известность своего непосредственного начальника и сделать соответствующую запись в журнале учета рабочего времени. Таким образом, этот документ позволяет учесть фактически отработанное время, а также периоды простоя, отсутствия на рабочем месте и пр.

В соответствии со ст.81 ТК РФ, прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4-х часов без уважительной причи

Обязанность ведения журнала учета рабочего времени может быть вменена тому же сотруднику, который ведет табель, или поручена кому-то другому, но в любом случае, это должно быть отражено в его служебной или должностной инструкции. Эта обязанность может быть возложена и по приказу руководства. Т.е. тот работник, который будет отвечать за ведение журнала учета, должен нести за это административную ответственность.

Журналы учета, изготовленные типографским способом, можно приобрести в магазинах канцелярских принадлежностей или заказать по интернету. Как правило, в нем должны быть такие поля, обязательные для заполнения, как:
- порядковый номер записи;
- дата;
- фамилия, имя и отчество сотрудника;
- время прихода на работу;
- время ухода с работы;
- примечание, в котором записывается причина в случае отсутствия;
- графа для подписи.

За нарушение трудового распорядка работодатель имеет право сделать замечание или выговор, а также наложить взыскание, срок действия которого определен в один год.

Записи в журнал вносятся ежедневно. Поскольку журнал учета является документом, все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Шнуровка должна быть опломбирована оттиском печати и подписью лица, ответственного за ведение журнала.

Добавлено: 20.04.2016 в 08:14 | Просмотров: 208 | Комментариев: 0

Акт об отсутствии на рабочем месте - Отличный секретарь

В одной из предыдущих статей мы разбирались с составлением акта об опоздании на работу. Сегодня на повестке дня его ближайший родственник: акт об отсутствии на рабочем месте. Он составляется в похожей ситуации: работника нет, и где он – неизвестно. Подробности и образец акта в статье.

Рабочее место работника закреплено за ним в трудовом договоре. В норме – с точностью до структурного подразделения. Под рабочим местом подразумевается, во-первых, организация, в которой человек, трудится. Это, конечно, в договоре указано. Во-вторых, структурное подразделение: оно тоже указывается. Таким образом, отсутствие на рабочем месте – это когда работника нет ни в его отделе, ни на территории организации, причем никто не был об этом отсутствии предупрежден. Под «никто» имеется в виду непосредственный начальник.

Опоздание – это неявка к строго определенному времени. Если в Правилах внутреннего трудового распорядка написано, что рабочий день начинается в 8, то ровно в 8 все должны быть на местах. То же с обедом: если он заканчивается в 13, то будьте добры быть на местах в 13.

Когда руководителя окончательно выводят из себя опоздания подчиненного, он решает запустить процесс дисциплинарного взыскания за это. Составители будущего акта об опоздании на работу договариваются заранее, и в определенное время они уже ждут опаздывающего на его рабочем месте. Если опоздание происходит, оно тут же актируется.

Отсутствие на рабочем месте может произойти в любое время рабочего дня. Человек может не явиться на работу, не прийти с обеда или просто исчезнуть, никого не предупредив. Телефон не отвечает, на связь человек не выходит.

Конечно, могло что-то случиться. Решение о том, актировать ли это отсутствие, принимает руководитель. Обычно это происходит в отношении «злостных» прогульщиков. Если такое случилось с работником впервые, то его будут искать и волноваться. По крайней мере, в хороших коллективах J

Если отсутствие случилось не впервые и взбешенный начальник решает наказать подчиненного, составляется акт об отсутствии на рабочем месте.

Акт об отсутствии на рабочем месте составляется либо когда работник, наконец, изволит появиться, либо в самом конце рабочего дня.

Работника нужно дождаться, чтобы убедиться, что его отсутствие не имеет уважительных причин. Скрывать эти причины не в интересах работника. Если живой и здоровый сотрудник не может объяснить свое отсутствие, составляем акт и тут же даем ему с этим актом ознакомиться.

Если человек не появился до конца рабочего дня, пишем акт без него.

В целом акт составляется по стандартным правилам. Из особенностей:

1. избегаем формулировки «комиссией в составе», если только это не специально созданная Комиссия по трудовой дисциплине, действующая на основании положения;
2. указываем время составления акта;
3. избегаем формулировки «без уважительных причин»: по ТК (ст. 193) у работника есть два дня на письменное объяснение, и они еще не прошли (то, что ему был задан вопрос при появлении, не считается).

Image by Vlado / www.freedigitalphotos.net

Ненормированный рабочий день

Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»

Режим ненормированного рабочего времени - это еще одна возможность привлечения работников к работе сверх установленной для них продолжительности рабочего времени. Специфика ненормированного рабочего времени, порядок документального оформления и компенсации вызывают многочисленные вопросы как у самих работников, так и у кадровой и бухгалтерской службы. Разберем основные моменты режима ненормированного рабочего времени.

В практической деятельности служб персонала и бухгалтерий сплошь и рядом происходит подмена понятий ненормированного рабочего дня и сверхурочной работы. Оба эти виды рабочего времени являются трудом за пределами установленной сотруднику продолжительности рабочего времени (ст. 97 ТК РФ ).

Эта позиция не верна. Описанное понятие ненормированного рабочего дня в ТК РФ предполагает назначение специального режима рабочего времени и уравновешивание его со сверхурочной работой не корректно.

Значительное число лиц считают, что ненормированный рабочий день в России является современным изобретением и такое положение утвердили во время развития рыночной экономики. Но если мы заглянем в законодательные акты и подробнее покопаемся в истории вопроса, то нам станет известно, что это понятие далеко не ново и появилось еще в 20-е годы 20-го века.

На практике встречаются фирмы в которых большинству трудящихся наниматель устанавливает режим ненормированного рабочего дня. При применении такого режима работы избежать значительных переработок не получится. Часто руководители требуют выведения сотрудников на сверхурочную работу регулярно. Стоит ли прибегать к такой практике или это будет отступлением от норм трудового кодекса в части ненормированного рабочего дня?

Время от времени (периодически) привлечение сотрудников к переработкам при установленном режиме ненормированного рабочего дня возможно и не противоречит нашим законам. Однако, если это происходит на постоянной основе, есть повод изменить видение вопроса, дабы не вызывать интереса у проверяющих органов. Стоит принять во внимание и тот факт, что вовлекать в процесс переработки возможно не во всех случаях. Подробные разъяснения содержатся в письме Роструда от 07.06.2008 № 1316-6-1 ).

Заметьте, что при систематическом применении такой практики на Вашем производстве (компании) без весомой и обоснованной причины будет расцениваться как нарушение трудового законодательства.

Привлечение работников к выполнению его трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени в режиме ненормированного рабочего дня, компания должна руководствоваться рядом принципов.

Принцип 1. Первым этапом фирма, желающая ввести режим ненормированного рабочего времени вынуждена будет утвердить список должностных позиций для которых может быть установлен такой режим работы.

Ненормируемый рабочий день по российскому законодательству может быть установлен только тому составу трудящихся, который принят в компании. Данный список согласно ст. 101 ТК РФ может быть прописан либо в коллективном договоре, либо при его отсутствии в ином ЛНА компании. При утверждении такого ЛНА стоит заручиться поддержкой профсоюза при его наличии. Удобнее всего данный список должностей разместить в Правилах внутреннего трудового распорядка в виде приложения. Отметим, что список этот никак не ограничивается законом и в него можно включить любую должность. Однако, при отсутствии должностной позиции в подобном перечне, то склонять к работе в режиме ненормированного рабочего дня сотрудника будет нельзя.

Стандартно к должностям с ненормированным рабочим днем относят следующие категории сотрудников (п. 2 Правил предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета (далее - Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 11.12.2002 № 884 ):

Ненормированный рабочий день Трудовой кодекс РФ позволяет вводить любому сотруднику, в нем нет ограничений для расширения представленного списка иными категориями трудящихся. Главное соблюсти принцип рациональности и не включать заведомо ненужные должности. Подобный перечень может включать:

Работников, длительность работы которых невозможно безошибочно подсчитать (руководители компаний, хозяйственный персонал и работники технических служб).

Работников, планирующие выполнение поставленных задач на свое усмотрение.

Работников, имеющие дробление рабочего дня на промежутки не установленной длительности.

Принцип 2. Установление режима ненормированного рабочего дня должно соответствовать требованиям трудового законодательства и иметь свой порядок.

Если в компании все же было принято решение о введении ненормированного рабочего дня надлежит соблюсти ряд процедур. Первым этапом необходимо выпустить приказ за подписью руководителя о применении такого режима, этой же позиции придерживаются и контролирующие органы.

Критерий ненормированности дня необходимо оговорить в тексте договора. Тогда как условие о сверхурочном труде не может быть отражено в трудовом договоре.

Если еще до приема на работу известно, что у данного сотрудника будет необходимость в ненормированном рабочем дне, то это условие сразу прописывается в тексте договора. Условие о режиме ненормированного рабочего дня будет являться для такого гражданина существенным условием договора (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ) и не указать этого будет нарушением. На практике может встретиться ситуация, когда необходимость в данном условии появляется уже в процессе работы. Тогда оставить все как есть не представляется возможным. Для изменений существенных условий следует заключить с трудящимся дополнительное соглашение к договору. Ставя свою подпись под договором или соглашением сотрудник выказывает согласие с данным условием.

Принцип 3. При ненормированном рабочем дне законодатели не закрепили максимальную планку, которую не может превышать продолжительность работы за расчетный период.

Это утверждение касается не только общей длительности работы за месяц, но и время привлечения к работе. Ваш коллега может как задерживаться за пределами установленного рабочего дня (смены), так и наоборот приходить раньше. При режиме ненормированного рабочего дня задержки будут составлять столько, сколько потребуется для выполнения поставленных задач и не ограничены по времени. Это еще одно главное отличие от сверхурочной работы для которой установлены ограничения (ст. 99 ТК РФ). Как мы уже заостряли Ваше внимание выше чересчур частое привлечение к таким задержкам может вызвать интерес со стороны проверяющих, ведь привлекать возможно только периодически.

Допустим ситуацию: Пашкевич М.Ю. работает в нашей компании менеджером отдела продаж и после окончания рабочего дня и ухода последнего клиента в ее обязанности входит подготовить отчет для руководителя об объемах продаж и еще ряд дополнительных задач. На это она затрачивает 2 часа после окончания рабочего дня ежедневно. В этой ситуации принцип периодичности не соблюдается. И проверяющим органам не составит труда признать эти часы как относящиеся к переработке, а не к ненормированному рабочему дню. Соответственно, компании будет выписан штраф за нарушение законов о труде.

Хотя и максимальная продолжительность ненормированного рабочего дня в ТК РФ не закреплена, это не значит, что работник может трудиться круглосуточно и 7 дней в неделю.

Правило 4. Основываясь на письме Роструда от 02.12.2009 № 3567-6-1 можно сделать вывод, что для лиц с ненормированным рабочим днем трудовая деятельность за пределами принятой в компании не будет являться сверхурочной. Трудовой кодекс в ст. 97 также подтверждает данное положение, разделяя два понятия сверхурочная работа и труд на условиях ненормированного рабочего дня.

Даже по сей день можно встретить компании, которые продолжают отражать переработки при ненормированном рабочем дне в обычном табеле. Такое положение дел часто приводит к путанице в документах и при начислении зарплаты. Табель в первую очередь нужен для отражения отработанного времени. Основываясь на этих данных бухгалтер уже производит начисления. Думаю уже ни для кого не секрет, что переработки при ненормированном дне не оплачиваются. Следовательно, если они будут отражены в табеле, то оплатятся. Такой режим работы в компании устанавливают чаще всего, чтобы сократить расходы, и не оплачивать переработки. А при подходе, когда все прописано в одном документе, ни о какой экономии речи быть не может.

На наш взгляд отражение суммарного рабочего времени в табеле не только нерационально, но и неверно и ведет к путанице. Табель для нанимателя никто не отменял и вести его обязаны все работодатели. На основе этого документа руководитель может судить о дисциплине в коллективе, а расчетчик начисляет зарплату. В случае какого-либо происшествия (несчастного случая) можно судить находился ли сотрудник на рабочем месте или был в прогуле. Для работников с ненормированным рабочим днем табель позволит компании контролировать периодичность выхода за пределы рабочего дня, дабы не нарушить принцип периодичности.

Использование табеля является обязательным. В случае с работниками ненормированным рабочим днем в табеле стоит отражать только нормативную длительность работы. Форму табеля компания может использовать как унифицированную, так и разработанную внутри организации с учетом их нужд. Если используется своя форма, то она должна быть утверждена приказом организации. Ведение табеля в 2-х экземплярах не требуется. Заполненный и подписанный (руководителем ОК, руководителем компании или структурного подразделения) документ передается в бухгалтерию. А после расчета и выплаты заработной платы остается на хранении у них же вместе с документами по начислениям. Итоговая сумма к выплате будет зависеть от суммы отработанных часов за месяц. При этом переработки тоже подлежат учету, хотя бы даже для того, чтобы производить учет периодичности выходов за пределы нормы. Только такой учет стоит вести в отдельном документе, к примеру, в журнале учета рабочего времени, отработанного сотрудниками в режиме ненормированного рабочего дня.

Итак, в табеле учета рабочего времени для трудящихся на условии режима ненормированного рабочего времени прописываем по 8 часов, переработки не указываем. А время, выходящее за границы принятого в компании, учитывать в других документах учета.

Принцип 5. Выше мы рассказывали только о том что работник должен соблюдать (выполнять) при работе в режиме ненормированного рабочего дня. Но такой не удобный график работы имеет ряд преимуществ, когда речь заходит об отпуске. Законодатели предусмотрели для таких работников поощрение в виде дополнительных дней за ненормированный рабочий день.

Отпуск предоставляется по графику. Его длительность должна быть не менее 3 календарных дней и его можно присоединить либо к ежегодному отпуску, либо взять отдельно (ст. 119 ТК РФ). Конечно же такой отпуск будет оплачиваемым. Процедура его предоставления, а также сумма доп. дней за ненормированный рабочий день должна быть отражена в ЛНА компании. Как правило, это условие прописывают в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и в коллективном договоре (при его наличии).

Отметим, что право на дополнительные дни отпуска сохраняется независимо от того остается сотрудник после работы или уходит домой вовремя. Также такое право сохраняется и при переведении человека на сокращенное рабочее время. Если в трудовом договоре отражено условие ненормированности, то избежать предоставления дополнительных дней отдыха не удастся.

Принцип 6. Одним из существенных условий привлечения к работе в режиме ненормированного рабочего дня является возможность предоставления заданий обусловленных только должность сотрудника. К примеру, не законно будет привлекать водителя после его работы выполнять функции дворника, если они не прописаны в должностной инструкции и трудовом договоре.

Этот принцип описан в ст. 101 ТК РФ. Трудящийся в режиме ненормированного рабочего дня должен выполнять только “свою” работу. Таким образам водитель с ненормированным днем может после завершения нормативного времени отвезти директора по делам, а дворник, в случае вечернего снегопада, задержаться для расчистки территории, но не наоборот.

Принцип 7. Принятый режим работы в Вашей компании обязателен для соблюдения и коллегами, трудящимися на условиях ненормированного рабочего дня.

На сотрудника независимо от того установлен ему режим ненормированного рабочего дня или нет распространяется действие всех ЛНА компании, в том числе и ПВТР. Поэтому он должен следовать описанным в этих документах режимам работы. Многие считают, что раз ему установлен режим ненормированного рабочего дня, то он имеет право задерживаться с утра или уходить когда ему заблагорассудится. Это заблуждение. Применение такого режима к отдельной группе лиц не освобождает их от ответственности за несоблюдение дисциплины труда.

Введение режима ненормированного рабочего дня вовсе не предполагает гибкий график рабочего времени. Таким образом ненормированный график работы предполагает соблюдение установленного режима труда и отдыха на предприятии, а в случае необходимости и увеличение продолжительности работы в процессе, но никак не сокращение ее продолжительности.

Уникальность ненормированного рабочего дня заключается в допустимости вовлечения в трудовой процесс за границами установленных норм длительности рабочего времени (ст. 101 ТК РФ). В действительности это возможно трактовать, как обязанность сотрудников, при необходимости, трудиться «сверхурочно». Значительная часть работодателей продолжает трактовать эту норму в свою пользу фактически превращая сотрудников в “рабов”. Они считают, что наемные на таких условиях люди должны трудиться как говорится: “без выходных и проходных”. Такая позиция не верна. На этих сотрудников распространяются все нормы права и вызывать их на работу в выходные или праздники можно только с соблюдением всех процедур. Для сотрудников, которым установлен ненормированный день, необходимо будет сформировать все полностью необходимые бумаги, перечисленные в ст. 113 ТК РФ (письмо Роструда от 07.06.2008 № 1316-6-1 ).

Вывод сотрудников с ненормированным рабочим днем в их выходные и праздники необходимо проводить на основании позиций ст. 113 и 153 ТК РФ. Первым делом выпускается приказ. Выплаты за такую работу предусмотрены не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ. письмо Роструда от 07.06.2008 № 1316-6-1 ).

Расчетная группа производит начисление на основании приказа. Коллеги с ненормированным рабочим днем ни в коем случае не должны ущемляться в правах относительно остального коллектива.

Единственной компенсацией за режим ненормированного рабочего дня, описанной законодателями, является выделение дополнительных дней отпуска. Такие дни будут оплачиваться в обычном порядке, как оплачивается основной отпуск. А переработки возникающие при ненормированном рабочем дне остаются без внимания и никак материально не поощряются. Из этого следует, что долго засиживаться в офисе и тянуть с выполнением задания у Вашего сотрудника нет никакого стимула. Поэтому в его интересах завершить задачу как можно скорее.

В практике встречаются ситуации, когда назначение дополнительных дней вроде, бы как и нецелесообразно. Рассмотрим ситуацию на примере.

Рядового сотрудника не так давно повысили до руководителя подразделения. Его новая должность уже числилась в списке должностей с ненормированным рабочим днем. Но поскольку новоиспеченный начальник только входил в курс дела, то засиживаться после работы его пока не заставляли. А когда пришло время идти отпуск возник вопрос, а нужно ли предоставлять ему доп. отпуск? Однозначно да! Независимо от того привлекаете Вы работника или нет к переработкам, обязанность дать дополнительные дни появляется в тот момент, когда должность включается в соответствующий Перечень.

Выходом из данной ситуации могло быть заблаговременное исключение такой должности из списка должностей с ненормированным рабочим днем. Однако это большая бумажная волокита. Требует изменения и ПВТР и коллективный договор. Более того, если сотрудник уволится компания должна будет выплатить ему компенсацию не только исходя из объема ежегодного отпуска, но и дополнительного (ст. 127 ТК РФ).

В зависимости от профессии и объема выполняемых работ количество дополнительных дней за режим ненормированного рабочего дня может варьироваться, но оно не может быть менее 3 календарных дней. Это следует из ч. 1 ст. 119 ТК РФ. При дифференциации длительности дополнительного отпуска стоит обращать внимание не только на должность, но и периодичность привлечения к переработкам. Если такие случаи в деятельности сотрудника достаточно редки, то целесообразно установить наименьший срок. А в случае, когда ответственность за выполняемую работу высока и задержки возникают достаточно часто, возможно устанавливать и большее количество дней. Максимальный порог здесь не оговорен.

При установлении длительности такого отпуска бюджетным учреждениям стоит руководствоваться внутри ведомственными положениями и актами. Тогда как коммерческие компании могут руководствоваться собственными нуждами. Подтверждение тому - приказ ФСС России от 22.06.2009 № 146 «О продолжительности ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков работников Фонда социального страхования Российской Федерации и его исполнительных органов», постановление Правления ПФР от 01.11.2007 № 274п «Об утверждении перечня должностей работников системы Пенсионного фонда России с ненормированным рабочим днем и установлении продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам системы Пенсионного фонда России», п. 3 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 11.12.2002 № 884.

Стоит учитывать, что установление чересчур большого отпуска будет экономически невыгодно для предприятия.

Так же как и работа в выходные, выход в ночные часы для работника с ненормированным рабочим днем является отклонением от нормы, а соответственно должны быть тарифицированы. Подобного мнения придерживается и Роструд в Письме от 25 июня 2012 года № 929-6-1. Как Вы помните, ночными считаются часы с 22 до 6 (ст. 96 ТК РФ). Такое время работы тарифицируется в увеличенном размере от обычной оплаты. Увеличение оплаты за ночные часы должно составлять не менее чем на 20%. Таким образом, в части оплаты ночных сотрудник с установленным режимом ненормированного рабочего дня приравнивается к обычным работникам.

Такая же ситуация возникает, если сотрудника вызывают в ночное время в связи с ситуациями описанными в статье ст. 113 ТК РФ (ликвидация ЧС, для работ препятствующих возникновению несчастных случаев либо катастроф). Такой вывод сотрудников должен надлежащим образом документально оформлен и оплачен.

Расчет отработанного времени для определения размера дополнительного отпуска производится по аналогичной схеме, что и для ежегодного отпуска (ст. 121 ТК РФ). Дополнительный отпуск может прибавляться к ежегодному или предоставляться отдельно по выбору сотрудника. Например, ведущему специалисту установлена продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска в размере 12 календарных дней. К моменту ухода в отпуск она отработала в условиях ненормированности 8 месяцев. Значит на момент отпуска она имеет 8 дней. Однако работница имеет право взять отпуск авансом на всю продолжительность.

Для некоторых категорий работодателей размер ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем устанавливаются (ст. 119 ТК РФ ):

• для компаний с федеральным финансированием, - Правительством РФ;
• для компаний с финансированием из бюджета субъектов РФ, - органами власти субъекта РФ;
• для компаний с местным финансированием, - органами местного самоуправления.

Финансы направленные на выплату дополнительных отпусков за ненормированный рабочий день должны быть включены в составе затрат на оплату труда для целей исчисления налога на прибыль. Такие затраты будут признаны обоснованными только в случае, если отпуска были оформлены надлежащим образом. (ч. 1 ст. 252. п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ. письма Минфина России от 06.02.2007 № 03-03-06/2/17. от 28.01.2005 № 03-03-01-04/1/38. письмо УФНС России по г. Москве от 15.07.2008 № 20-12/066869. постановления ФАС Уральского округа от 15.09.2009 № Ф09-6814/09-С2 по делу № А07-246/2009, ФАС Центрального округа от 20.12.2007 по делу № А54-792/2007, ФАС Северо-Западного округа от 17.10.2006 по делу № А56-28496/2005).

В практической деятельности часто встречаются случаи, когда требуется привлечение к переработкам часть коллектива неоднократно, а в течение нескольких дней (например, для завершения проекта). Если их должности включены в Перечень должностей с ненормированным рабочим днем и сами коллеги согласны на такой режим работы, нужно ли оформлять выход документально? Даже в случае получения устного одобрения такого режима работы со стороны сотрудников лучшим решением будет издание распоряжения директора о необходимости задержки (например, в течении пяти дней по одному часу). Документальное оформление выхода коллектива для которых установлен режим ненормированного рабочего дня будет являться залогом признания расходов на доп. отпуск налоговой и избежанием трудовых споров.

Дополнительный отпуск может как присоединяться к ежегодному, так и отгуливаться отдельно. В любом случае необходимо издание приказа о предоставлении отпуска работнику с ненормированным рабочим днем. С таким распоряжением сотрудник ознакамливается под роспись. Сведения о нем проставляются в личной карточке и передаются в расчетную группу для начисления отпускных. В табеле такой отпуск отмечается несколько иным способом. Если ежегодный отпуск в табеле отмечается кодом “ОТ”, то дополнительный отпуск для сотрудников с ненормированным рабочим днем “ОД”.

В отличие от ежегодного, дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день по договоренности с сотрудником возможно заменить денежной компенсацией. Запрета на это в Трудовом кодексе РФ нет. Но помните, что такая замена - не оплата переработки в режиме ненормированного рабочего дня, а денежная альтернатива ежегодному оплачиваемому отпуску в части, превышающей 28 календарных дней.