Внутренняя проверка состояния делопроизводства организации

Начало очередного календарного года на предприятии (в организации, учреждении) обычно совпадает с проведением проверки состояния его деятельности силами внутренней комиссии под председательством одного из заместителей руководителя. Соответствующая проверка проводится и по основным направлениям обеспечения деятельности, в т.ч. документационного обеспечения управления (ДОУ) (делопроизводства).

Основные задачи проверки

Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (организации, учреждения). Для проверки состояния делопроизводства в составе комиссии, как правило, формируется подкомиссия с соответствующими полномочиями. Основные задачи подкомиссии заключаются в следующем: 1) проверка наличия локальных нормативных актов, регламентирующих организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), их соответствия требованиям нормативно-правовых актов в области делопроизводства;

2) обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствие потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации;

3) состояние работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию;

4) выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), установление их причин, выработка предложений, направленных на совершенствование системы делопроизводства (с отражением вышеперечисленного в акте проверки).

Рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.

Проверка наличия локальных нормативных актов

К основным локальным нормативным актам (ЛНА), регламентирующим организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), относятся:

- положение о структурном подразделении, осуществляющем полномочия по организации делопроизводства;

- инструкция по делопроизводству;

- должностные инструкции работников уполномоченного подразделения. Перечисленные ЛНА образуют организационно-правовую основу для надлежащего функционирования корпоративной системы делопроизводства.

В дополнение к ним предприятием (организацией, учреждением) могут разрабатываться:

- положения о подразделениях в составе уполномоченного структурного подразделения: группе обработки документов, группе технической подготовки документов, группе оперативного хранения документов, группе архивного хранения документов и т.д.;

- инструкции для работников, ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях*1.
_____
*1. Одной из функций структурного подразделения, осуществляющего полномочия по организации делопроизводства, является организационно-методическое руководство работой ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях предприятия (организации, учреждения).

При проверке ЛНА также устанавливается, насколько они соответствуют требованиям нормативно-правовых (нормативно-методических, нормативно-технических) актов в области делопроизводства.

В частности, при проверке инструкции по делопроизводству устанавливается соответствие ее структуры и содержания Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 N 76*1.
_____
*1 С учетом конкретных условий функционирования корпоративной системы делопроизводства.

При проверке должностных инструкций устанавливается соответствие их содержания квалификационным характеристикам*1. Кроме того, обращается внимание на соответствие оформления ЛНА ГОСТу Р6.30-2003.
_____
*1 См. предыдущее примечание.

По результатам проверки делается вывод о наличии (частичном наличии или полном отсутствии) ЛНА, регламентирующего организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также о его соответствии либо частичном (полном) несоответствии нормативным правовым актам в области делопроизводства.

Обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов

При проверке обеспеченности делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствия потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации основное внимание обращается:

- на укомплектованность уполномоченного структурного подразделения персоналом требуемой численности и квалификации;

- наличие и состояние помещений для размещения уполномоченного структурного подразделения и соответствующих участков работы;

- наличие и оснащенность рабочих мест персонала уполномоченного структурного подразделения, их соответствие требованиям охраны труда;

- наличие и исправность средств организационно-технического обеспечения деятельности уполномоченного структурного подразделения: обработки документированной информации, хранения, коммуникации и связи и т.п.;

- регулярность поступления денежных средств на обеспечение функционирования уполномоченного структурного подразделения, их достаточность для надлежащего выполнения задач по удовлетворению потребностей предприятия (организации, учреждения) в документированной информации.

По результатам проверки делается вывод об обеспеченности (частичной или полной необеспеченности) перечисленными видами ресурсов, их соответствии (частичном либо полном несоответствии) потребностям предприятия (организации) в документированной информации.

Состояние работы по управлению документами

При проверке состояния работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию оценивается прежде всего соответствие фактических показателей работы плановым.

В частности, определяется объем документооборота предприятия (организации, учреждения): в целом и по основным информационным потокам (входящие, исходящие и внутренние документы), а также по видам документов (бумажные и электронные), в т.ч. относительно аналогичных показателей предшествующих лет.

Оценивается также эффективность применения автоматизированных средств обработки документированной информации.

Особое внимание обращается на обеспечение сохранности документов в процессе обращения: объем мероприятий по розыску и восстановлению их нормального физико-химического состояния, количество необнаруженных (утраченных) документов за проверяемый период и в сравнении с аналогичными показателями предшествующих лет. Проверяются также данные о результатах контроля исполнения документов, в частности число случаев их ненадлежащего исполнения: несоблюдение сроков исполнения, оформление документов с нарушением установленных требований, несоответствие исполненного документа резолюции и т.п. По результатам проверки делается вывод о степени эффективности делопроизводства - в целом и по функциональным компонентам (управление документами и документирование).

Выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства

На основании результатов проверки и сформулированных выводов делается предварительное заключение о недостатках в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также об их причинах. Соответствующие положения (после необходимых уточнений) образуют констатирующую часть акта проверки (см. рисунок).

Закрытое акционерное общество
"Аверс"

В соответствии с приказом директора ЗАО "Аверс" от 16.12.2010 N 73 комиссия в составе: А.Б. Алексеев - председатель, Б.В. Борисова, В.Г. Викторов, Г.Д. Григорьева, Д.Е. Дмитриев - члены, в период с 11 по 15 января 2011 года произвела проверку состояния делопроизводства ЗАО "Аверс" и установила следующее:

1. Локальные нормативные акты, регламентирующие организацию делопроизводства, в ЗАО "Аверс" имеются и в целом соответствуют требованиям нормативных правовых актов в области делопроизводства. Выявлены следующие недостатки:

1.1. … (Указать конкретно).

2. Обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов в основном соответствует потребностям ЗАО "Аверс" в документированной информации (см. приложение 1 к акту). Выявлены следующие недостатки:

2.1. … (Указать конкретно).

3. Состояние работы по управлению документированной информацией и документированию деятельности ЗАО "Аверс" характеризуется следующими основными показателями:

Выявлены следующие недостатки:

3.1. … (Указать конкретно).

В связи с вышеизложенным предлагаем:

а) поручить начальнику отдела ДОУ К.Л. Миронову:

- до 15 апреля 2011 года привести инструкцию по делопроизводству ЗАО "Аверс" от 11.01.2010 в соответствие с требованиями Методических рекомендаций Росархива от 23.12.2009;

- до 1 мая 2011 года организовать разработку и представить на утверждение проекты должностных инструкций по должностям "архивариус" и "делопроизводитель";

б) поручить начальнику отдела кадров Н.О. Поповой до 1 марта 2011 года принять меры по доукомплектованию отдела ДОУ следующими специалистами: … (указать конкретно);

в) поручить начальнику информационного отдела Р.С. Тимофееву до 1 февраля 2011 года представить на рассмотрение заместителя директора по управлению У.Ф. Харитоновой предложения по совершенствованию программно-технических средств обработки документированной информации отдела ДОУ;

г). (иное - указать конкретно).

Председатель комиссии подпись А.Б. Алексеев

Члены комиссии: подпись (Б.В. Борисова), подпись (Г.Д. Григорьева), подпись (В.Г. Викторов), подпись (Д.Е. Дмитриев)

Ознакомлены. подпись (У.Ф. Харитонова), подпись (К.Л. Миронов), подпись (Н.О. Попова), подпись (Р.С. Тимофеев)

Рисунок. Акт проверки

В резолютивную часть документа включаются предложения, направленные на совершенствование корпоративной системы делопроизводства. В зависимости от фактического состояния системы эти предложения могут быть направлены:

- на устранение выявленных недостатков;

- модернизацию системы (ее отдельных компонентов);

- реорганизацию системы*1.
_____
*1. Допускается в случаях полной непригодности имеющейся системы к решению задач по удовлетворению потребностей предприятия (организации, учреждения) в документированной информации.

Акт проверки кадрового делопроизводства образец

Руслан Вишняков (Москва)
Нужен совет по делопроизводству!

Виолетта Коновалова
Вам скорее всего придется печатать договоры с родителями, следить, чтоб они были подписаны обеими сторонами; оформлять приказы и знакомить с ними персонал д/с. Самым сложным для Вас будет кадровое делопроизводство, но по этой теме есть.

Елисей Николаев
Даю совет даю совет по депроизводству Если вас мучает бессонница, примите слабительное. Уснуть вы всё равно не уснёте, но, по крайней мере, вам будет чем заняться.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Галина Ковалёва (Мск)
Входият ли в обязанности секретаря обязанности кадровика?

Виолетта Коновалова
отчасти да-как минимум рассказать как проехать на собеседование и может даже об условиях работы.Зависит от назначенных руководителем обязанностей.

Елисей Николаев
Входит, если только это в должностных обязанностях прописано или берут сразу на какого-нибудь секретаря-кадровика например я не знаю как у вас, а у нас люди на 98% выполняют не свои обязанности боясь увольнения если в договоре прописано.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Леонид Кузьмин (Мск)
Это тот самый Володя Ульянов-Бланк? Не может быть!

Виолетта Коновалова
да, это он Иудушка, умывший Россию кровью.

Елисей Николаев
И что? Шла война, в войне зачастую расстреливают не только пленных. Вот в 1993г из пушек расстреливали вообще мирных людей, а у вас почему то нет этих очень наглядных фото. Да, это наш дедушка Ленин, любитель чистых тарелок и самый.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Савва Егоров (Москва)
Оформление на 0. 1 ставки

Виолетта Коновалова
Добрый день! При приеме на работу на 0,1 ставки в ТД прописать режим рабочего времени можно следующим образом: «Работнику устанавливается рабочая неделя продолжительностью 4 часа по скользящему графику, график согласовывается еженедельно.

Елисей Николаев
У меня уборщица на такой ставке. В договоре прописано: Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительность 4 (четыре) часа. Выходными днями являются суббота и воскресенье Работнику устанавливается оклад в размере 780 (.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Алла Баранова (Мск)
Ребят, конец практики, помогите с написание характеристики.

Виолетта Коновалова
Характеристика Во время прохождения практики (ФИО) зарекомендовала себя с положительной стороны: с ответственностью отнеслась к выполняемой работе, обладает хорошими деловыми качествами, трудолюбивая и дисциплинированная студентка. (ФИО).

Елисей Николаев
Примеры характеристик студента с места практики Пример 1 За время прохождения производственной практики в государственном образовательном учреждении среднего профессионального образования Колледж искусств студентка _ проявила себя.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

4. Записи в трудовые книжки об изменении условий труда работников (перемещение, изменение должности и пр.) вносятся несвоевременно, а в большей массе не вносятся вовсе. 5. При возникновении необходимости, трудовые книжки выдаются на руки работникам без оформления расписки. 6. Отсутствует утвержденный перечень бланков, действующих в организации. Форма трудовых договоров, заключенных с работниками, разная. 7. В некоторых личных делах трудовые договоры отсутствуют вовсе. 8. В организации заключено большое количество срочных трудовых договоров без видимых на то оснований. 9. Не на все изменения определенных сторонами условий трудового договора оформляются дополнительные соглашения. 10. Не оформляются изменения к трудовым договорам на изменения паспортных данных работников. 11. В личных делах работников находятся ксерокопии не всех документов, необходимых для трудоустройства. Существует достаточное количество личных дел, в которых нет ксерокопий вообще, даже паспорта.

6 ст. 136 Трудового

2. В Правилах внутреннего трудового распорядка нарушение ч. 9 ст. 136

Трудового кодекса РФ, выразившееся в том, что при подаче работником

заявления о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска вне

графика отпусков менее чем за две недели до наступления

предполагаемого отпуска оплата отпуска будет произведена в дни

выплаты заработной платы.

3. В Правилах внутреннего трудового распорядка установить порядок

исчисления средней заработной платы для расчета оплаты отпуска и

компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии со ст. 139

Трудового кодекса РФ.

4. Выплатить денежную компенсацию, предусмотренную ст. 236 Трудового

кодекса РФ, за каждый день задержки выплаты причитающихся сумм на

день увольнения в отношении работников Иванова И.И. Селина Л.М.

5. Скрепить сургучной печатью или опломбировать Книгу учета движения

трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходную книгу по учету

бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в соответствии с п.

и Рязанов И.М. прошли обучение на семинаре

«Организация делопроизводства и архивного дела» продолжительностью 8 часов в

соответствии с Планом обучения работников ЗАО «Профиль» в 2013 г. утвержденным

приказом от 10.12.2012 № 543, о чем имеют соответствующие сертификаты; работники своевременно выполняют функции по ведению

делопроизводства в структурных подразделениях.

Акты в кадровом делопроизводстве

В кадровом делопроизводстве акты чаще всего составляются для

того, чтобы зафиксировать дисциплинарный проступок работника, его отказ выполнять

поручение руководителя или какой-либо другой факт, который при возможном споре

с работником поможет работодателю доказать правомерность своих действий.

Например, при расторжении трудового договора из-за невыхода работника в первый

день на работу именно работодатель должен будет доказать, что в определенный

день его новый сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и в качестве

доказательства используют акт.

Комиссия, составляющая акт о дисциплинарном проступке, имеет

свои особенности. Так как приказа о создании комиссии нет, ее председатель тоже

Среди них можно выделить: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), инструкцию по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ), и др.

- журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения.

Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться все вместе в несгораемом сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек[8] и Инструкцией по заполнению трудовых книжек[9].

IV.Оформление отчетов по кадровому аудиту

В случае передачи дел по кадровому делопроизводству от одного лица другому комиссия дополнительно составляет акт о приеме-передаче дел. В акте фиксируется, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты, составляется опись передаваемых дел. К акту прилагаются перечень трудовых книжек (указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также серия, номер трудовой книжки и вкладыша), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т. д.

[1] Нормативные правовые акты трудового права и акты, содержащие нормы трудового права, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и др.