Руководства, Инструкции, Бланки

договор на мастер-класс образец img-1

договор на мастер-класс образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Договор на оказание услуг по проведению тренинга - образец 2016 года

Договор на оказание услуг по проведению тренинга

Тренинг сегодня все чаще заказывают компании и фирмы. Проводимый для целевой аудитории, он может отличаться по времени, месту и тематике. Объединяют тренинги то, что все они направлены на решение главной задачи: повышение квалификации штата сотрудников путем обновления их теоретических знаний с максимальным использованием практических примеров. Основанием для такой совместной работы заказчика и исполнителя является договор. Его подписывают две стороны. Таким образом, обе они получают юридическое обеспечение.

Составляющие договора для проведения тренинга

Если говорить о том, что обязательно должно быть в договоре, следует иметь в виду, что в нем необходимо зафиксировать:

  • тематику;
  • срок проведения;
  • место;
  • количество занятий;
  • обеспечение необходимыми техническими средствами со стороны заказчика;
  • обеспечение методическим материалом со стороны исполнителя;
  • стоимость тренинга;
  • форма расчета и срок.
О действии договора и его расторжении

Чтобы обезопасить себя, на порядок действия договора и о причинах его расторжения обеим сторонам также следует обратить внимание. Главное – соблюдать срок, зафиксированный в договоре. Это касается и времени проведения тренинга, и оплаты за него. Кроме того, в договоре должно быть предусмотрено, что расторгнуть его могут обе стороны по соглашению. Если расторжение инициирует одна сторона по причине невыполнения другой оговоренных условий, необходимо решение финансового вопроса – компенсацию или штрафную санкцию.

Вам нужна бесплатная консультация юриста по телефону?

Закажите обратный звонок! Только имя и телефон, ответ через 2 минуты

Бланк договора на оказание услуг по проведению тренинга Образец договора на оказание услуг по проведению тренинга (заполненный бланк) Скачать Договор на оказание услуг по проведению тренинга

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Договор на оказание услуг по проведению тренинга №

Гражданин. паспорт (серия, номер, выдан). проживающий по адресу. именуемый в дальнейшем «Тренер », с одной стороны, и гражданин. паспорт (серия, номер, выдан). проживающий по адресу. именуемый в дальнейшем «Участник », с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны », заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:

1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТЕРМИНОВ

1.1. Договор – данный договор вместе с приложениями и документами, которые имеют непосредственное отношение к данному Договору.

1.2. Договорная цена – цена, которая определена п.5.1. данного Договора.

1.3. Тренинг – метод активного обучения с помощью беседы и поведения, консультации, проверки выполненных домашних заданий, который приводит человека к желаемой цели без вмешательства Тренером в психику Участника.

1.4. Режим он-лайн – процесс общения участников Тренинга в одно и тоже время через сеть Интернет с помощью программы skype в режиме реального времени.

1.5. Телекласс – одно индивидуальное занятие длительностью 60-90 минут в режиме он-лайн с визуальной составляющей.

2. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

2.1. В порядке и на условиях, определённых данным Договором, Тренер обязуется организовать и провести дневную программу индивидуального тренинга « », далее по тексту именуется как – «Тренинг».

2.2. В порядке и на условиях, определённых данным Договором, Тренер обязуется предоставить Участнику право участия, а Участник обязуется оплатить Тренеру участие в Тренинге, соблюдать его правила, а также условия данного Договора.

3. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ТРЕНИНГА И УСЛОВИЯ УЧАСТИЯ

3.1. Тренинг предусматривает проведение телеклассов с « » года до « » года, и еженедельные минутные поддерживающие консультации (skype или телефон или e-mail) до « » года, проверку Тренером выполненного Участником домашнего задания, расписание проведения которых согласованно индивидуально.

3.2. Сроки проведения Тренинга: с « » года до « » года включительно.

3.3. Тренинг предусматривает дистанционное общение с Участником в режиме он-лайн, а также с помощью электронной почты для отправки и проверки домашнего задания.

3.4. За период проведения Тренер проводит телеклассов в режиме он-лайн.

3.5. Технические требования для участия в Тренинге – наличие интернета, установленной программы skype. При подписании данного Договора Участник гарантирует, что он обладает необходимыми для участия в Тренинге аппаратурой и программным обеспечением.

3.6. Общение с Участником осуществляется непосредственно Тренером, обладающим необходимыми знаниями, навыками, и квалификацией, которые подтверждаются дипломом.

4. СВИДЕТЕЛЬСТВА И ГАРАНТИИ

4.1. Тренер гарантирует, что у него есть все необходимые навыки, права и полномочия на проведение Тренинга.

4.2. При выполнении данного Договора Тренер применяет собственные знания, опыт и навыки.

4.3. Тренер гарантирует организацию и проведение Тренинга до завершающего этапа и достижение цели при соблюдении Участником всех рекомендаций и выполнении домашних заданий Тренера.

4.4. Участник подтверждает, что он ознакомился с условиями участия в Тренинге, с порядком проведения Тренинга.

4.5. Тренер обеспечивает, а Участник принимает участие в Тренинге исключительно для достижения цели. Участник понимает, что приобретает право на участие в образовательном тренинге и на сопутствующие образовательные материалы.

4.6. Участник осознаёт, что информация, которую предоставляет Тренер в рамках Тренинга, не является исчерпывающей.

4.7. Заключая данный Договор и внося платежи, Участник понимает и соглашается с тем, что при несоблюдении Участником условий участия во всех телеклассах и невыполнении всех домашних заданий, Тренер не гарантирует достижение цели.

4.8. Участник подтверждает, что у него отсутствуют какие-либо замечания и претензии к условиям участия в Тренинге, либо к порядку проведения Тренинга, в связи с чем он обязуется принять участие в Тренинге и соблюдать порядок проведения тренинга и условия участия.

5. СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ В ТРЕНИНГЕ И ПОРЯДОК ОПЛАТЫ

5.1 Стоимость тренинга при условии оплаты разовым платежом составляет рублей. При оплате до « » года стоимость составляет рублей.

5.2. Оплата осуществляется в наличной форме не позднее, чем за день до начала Тренинга.

5.3. Стороны договорились, что в случае выхода Участника из Тренинга до его окончания, по причинам не связанным с неисполнением/ненадлежащим исполнением Тренером условий данного Договора, обязанности Тренера по данному Договору считаются выполненными надлежащим образом. В этом случае оплата участия в Тренинге возврату не подлежит.

5.4. При соблюдении Участником порядка проведения Тренинга, правил и условий участия, выполнении всех рекомендаций и домашних заданий Тренера, цель не достигнута, в этом случае Тренер в течение дней с момента окончания Тренинга « » года в наличной форме возвращает Участнику оплаченную сумму.

6. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

6.1. Тренер обязуется:

6.1.1. Организовать и провести Тренинг в соответствии с условиями настоящего Договора.

6.1.2. Принять в Тренинг Участника согласно условиям настоящего Договора.

6.1.3. Следовать порядку проведения Тренинга, определенному настоящим Договором.

6.1.4. На регулярной основе проводить телеклассы продолжительностью минут. Обеспечить общение с Участником с помощью электронной почты.

6.1.5. Понятно отвечать на все вопросы Участника, возникшие во время проведения Тренинга.

6.1.6. Вежливо общаться с Участником на протяжения всего Тренинга.

6.1.7. Выполнять условия данного Договора.

6.2. Участник обязуется:

6.2.1. До участия в Тренинге ознакомиться с условиями участия в Тренинге, с порядком проведения и условиями участия в тренинге.

6.2.2. Согласно условиям данного Договора своевременно и в полном объёме оплатить в пользу Тренера стоимость личного участия в Тренинге.

6.2.3. Выполнять правила Тренинга, предусмотренные настоящим Договором, выполнять условия участия в Тренинге.

6.2.4. Вежливо общаться с Тренером.

6.2.5. Выполнять условия данного Договора.

6.3. Участник вправе:

6.3.1. Принимать участие в Тренинге на условиях, определенных настоящим Договором.

6.3.2. Сообщать Тренеру о возникших вопросах и предложениях во время телекласса.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

7.1. В случае нарушения условий настоящего Договора Стороны несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

7.2. Нарушением Договора является его невыполнение или ненадлежащее выполнение, то есть выполнение с нарушением условий, определенных Договором.

8. ФОРС-МАЖОРНЫЕ ОБСТОЯТЕЛЬСТВА

8.1. Стороны освобождаются от ответственности, как за частичное, так и за полное невыполнение (или ненадлежащее выполнение) своих обязательств относительно настоящего Договора, если такое невыполнение (или ненадлежащее выполнение) было вызвано форс-мажорными обстоятельствами (обстоятельства непреодолимой силы), а именно: стихийными бедствиями, пожаром, потопом, взрывом, гражданскими беспорядками, забастовками, войной, блокадой или эмбарго, действиями правительства или других государственных учреждений, а также другими событиями, которые Стороны не могут ни предусмотреть, ни предотвратить и которые находятся за пределами влияния Сторон.

8.2. При наступлении форс-мажорных обстоятельств срок исполнения обязательств по Договору продлевается соразмерно времени действия этих обстоятельств.

8.3. Если форс-мажорные обстоятельства действуют более дней, каждая из Сторон имеет право отказаться от дальнейшего выполнения своих обязательств по Договору, и в таком случае ни одна из Сторон не будет иметь права требовать от другой стороны компенсацию за причиненный ущерб.

8.4.Сторона, для которой стало невозможным выполнение своих обязательств по Договору в связи с действием обстоятельств форс-мажора, должна на протяжении двух дней сообщить другой Стороне о начале действия этих обстоятельств, препятствующих выполнению договорных обязательств, а также на протяжении двух дней уведомить другую Сторону об их окончании.

9. ПОРЯДОК РЕШЕНИЯ СПОРОВ

9.1. Все спорные вопросы, которые могут возникнуть по данному Договору или в связи с его выполнением, решаются Сторонами путем переговоров.

9.2. В случае невозможности достижения соглашения путем переговоров, спор подлежит рассмотрению в суде в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

10. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

10.1. Данный Договор вступает в силу с момента его подписания всеми Сторонами.

10.2. Данный Договор завершает своё действие в момент официального завершения Тренинга, а также досрочно по согласию Сторон.

10.3. Прекращение срока действия Договора не освобождает Стороны от выполнения обязательств, которые возникли во время действия Договора и не были выполнены Сторонами на момент прекращения действия Договора.

11. ИНЫЕ УСЛОВИЯ

11.1. Любые дополнения либо изменения могут быть внесены в текст данного Договора только по согласию обеих Сторон. Все изменения и дополнения к настоящему Договору оформляются в письменной форме в виде Приложений или Дополнительных соглашений, которые подписываются полномочными представителями Сторон, скрепляются печатями Сторон и являются неотъемлемыми частями Договора.

11.2. Стороны ознакомились с текстом данного Договора, его содержание Сторонам понятно.

11.3. Взаимоотношения Сторон, не урегулированные настоящим Договором, регламентируются действующим законодательством Российской Федерации. Отмена или признание недействительной части Договора не влечет за собой отмены или признания недействительным Договора в целом.

11.4. Стороны обязуются уведомлять друг друга о любых изменениях своего местонахождения, банковских и иных реквизитов, номеров телефонов в трехдневный срок с момента возникновения соответствующих изменений.

11.5. Данный Договор составлен на русском языке в 3-х идентичных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой Стороны.

11.6. Стороны заявляют и подтверждают, что на дату подписания Договора ими достигнуты договоренности по всем условиям, которые могут быть существенными для данного Договора.

12. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН Тренер
  • Адрес регистрации:
  • Почтовый адрес:
  • Телефон/факс:
  • Паспорт серия, номер:
  • Кем выдан:
  • Когда выдан:
  • Подпись:
Участник
  • Адрес регистрации:
  • Почтовый адрес:
  • Телефон/факс:
  • Паспорт серия, номер:
  • Кем выдан:
  • Когда выдан:
  • Подпись:

Другие статьи

Договор оферта на участие в мастер-классе

Договор оферта на участие в мастер-классе

1.1. Настоящий документ является официальным предложением (договором-офертой) ООО “Президент-Студио”, именуемого в дальнейшем «Исполнитель», и содержит все существенные условия договора предоставления права участия в информационно-консультационном мастер-классе (далее «мастер-класс»).

1.2. В соответствии с пунктом 2 статьи 437 Гражданского Кодекса Российской Федерации, в случае принятия изложенных ниже условий договора, физическое или юридическое лицо, производящее акцепт этой оферты заключает Договор на условиях, в порядке и объеме определенными настоящей офертой, становится Заказчиком, а Исполнитель и Заказчик совместно — Сторонами договора.

1.3. Полным и безоговорочным акцептом настоящей публичной оферты является осуществление Заказчиком оплаты права участия в информационно-консультационном Мастер-классе, в соответствии с разделом 4 настоящего договора (ст. 438 ГК РФ). 1.4. Настоящая Оферта опубликована по адресу в интернете: http://audiomasterclass.ru/amcseminardogovor/

1.5. Понятия и термины, используемые в настоящем договоре:

1.5.1. Мастер-класс — это информационно-консультационное выступление спикера, организованное посредством посещения мероприятия, когда спикер использует голосовую связь с аудиторией, а участники могут в режиме реального времени наблюдать лектора и прослушивать его выступление с возможностью или без возможности задавать ведущему вопросы.

1.5.2. Билет – это файл формата pdf, предварительно распечатанный Заказчиком. Билет позволяет Заказчику получить доступ в помещение, в котором проводится Мастер-класс, занять место в зале. Наличие Билета подтверждает право Заказчика на участие в посещении Семинара. Билет может быть использован единожды.

2.1. В соответствии с настоящим Договором Исполнитель предоставляет Заказчику право участия в Мастер-классе в срок, указанный в форме заказа, а Заказчик принимает условия договора и оплачивает участие.

2.2. Заказчик подтверждает, что на момент заключения настоящего Договора, получил от Исполнителя необходимую, полную и достоверную информацию относительно всех необходимых ему условий и порядке участия в Мастер-классе.

2.3. Расписание и продолжительность Мастер-класса, права на участие в котором предоставляет Исполнитель, а также стоимость права участия в Мастер-классе и другие существенные обстоятельства относительно проведения Мастер-класса публикуются на сайте Исполнителя по адресу: http://audiomasterclass.ru/live_masterclass/

3. ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ПРАВА УЧАСТИЯ В МАСТЕР-КЛАССЕ

3.1. Заказчик оформляет заявку на предоставление права участия в Мастер-классе на сайте http://audiomasterclass.ru/live_masterclass/ и оплачивает указанную там стоимость. (информация о способе оплаты будет отправлена на email Заказчика, который был указан в заявке.

3.2. Исполнитель в течение 3 рабочих дней с момента поступления оплаты Заказчика направляет на его электронный адрес сообщение, содержащие файл в формате pdf с указанием необходимой информации и право на посещение мероприятия, либо предоставляет Билет установленного образца на бумажном носителе.

3.3. Билет считается полученным Заказчиком, если он в течение 3 рабочих дней со дня, когда Инструкция согласно настоящему договору должна быть отправлена, не сообщил иное.

3.4. Сообщение о неполучении Инструкции направляется Заказчиком по электронной почте с адреса, указанного им в Заявке, согласно пункту 3.1. Договора, на электронный адрес Исполнителя audiomasterclasslessons@gmail.com. В сообщении обязательно указываются контактные телефоны Исполнителя и дополнительный электронный адрес. Исполнитель в течение 1 рабочего дня с момента получения такого сообщения связывается с Заказчиком и предоставляет ему Билет, используя электронный адрес, указанный в поступившем сообщении.

3.5. Обязанности Исполнителя по настоящему договору считаются исполненными в полном объеме в следующих случаях:

— отправление на электронный адрес Заказчика Билета и отсутствие сообщений о неполучении Билета в установленный договором срок;
— предоставление Билета установленного образца на бумажном носителе.

3.6. Исполнитель вправе вносить изменения в расписание Мастер-класса в одностороннем порядке путем публикации соответствующих сведений в новой редакции на сайте Исполнителя.

4. ЦЕНА, ПОРЯДОК И ФОРМА РАСЧЕТОВ

4.1. Цена договора составляет стоимость права участия в Мастер-классе. Стоимость права участия в Мастер-классе указывается на сайте Исполнителя.

4.2. Заказчик перечисляет денежные средства в размере стоимости участия в Мастер-классе, выбранном им, в порядке 100% предоплаты.

4.3. Моментом оплаты считается поступление денежных средств на расчетный счет Исполнителя.

4.4. В случае, если Мастер-класс не состоятся, Денежные суммы, полученные Исполнителем от Заказчика, в качестве оплаты за право участия в Мастер-классе подлежат возврату в полном размере. Во всех остальных случаях денежные средства, поступившие Исполнителю в качестве оплаты по настоящему Договору, возврату не подлежат.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

5.1. Размер ответственности Исполнителя за ненадлежащее оказание услуг по настоящему Договору ограничен путем установления предельной суммы убытков, подлежащих возмещению. Такая предельная сумма убытков не может превышать 5% (пять процентов) от цены настоящего Договора. Исполнитель не несет ответственности за косвенные или опосредованные убытки, упущенную выгоду, потерю деловой репутации Заказчика и прочее.

5.2. В случае, если Заказчик, по причинам, не зависящим от Исполнителя не использовал свое право участия в Мастер-классе, то обязательства Исполнителя по настоящему Договору считаются оказанными надлежащим образом, в объеме и в срок, а оплаченные Исполнителю денежные средства возврату не подлежат.

6. ДЕЙСТВИЕ НЕПРЕОДОЛИМОЙ СИЛЫ

6.1. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение своих обязательств по настоящему договору, если их исполнению препятствует чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях обстоятельство (непреодолимая сила). При этом срок исполнения обязательств по Договору отодвигается соразмерно времени, в течение которого действовали такие обстоятельства.

6.2. Если обстоятельства, указанные в п. 6.1. Договора, будут продолжаться более 30 дней, то каждая из Сторон имеет право расторгнуть Договор, письменно уведомив другую Сторону за 10 дней до даты расторжения.

7.1. Информация, передаваемая на Мастер-классе, является интеллектуальной собственностью и подлежит охране в соответствии с законодательством РФ. Распространение полученной на Мастер-классе информации в коммерческих целях недопустимо.

7.2. Договор считается заключенным с момента поступления денежных средств Заказчика на расчетный счет Исполнителя в полном объеме.

7.3. Все вопросы, не урегулированные настоящим договором Оферты, решаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

8. РЕКВИЗИТЫ ИСПОЛНИТЕЛЯ:

ООО «Президент-Студио»
ОГРН 1057749429319
Адрес: 125167, г.Москва, ул. Планетная, д.11
E-mail: 5432441@gmail.com

Документооборот договоров: мастер-класс

Документооборот договоров: мастер-класс

Е.Г. Юсипова
16 января 2007 г.

Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (в соответствии со статьей 420 ГК РФ).

Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.

Например, простейшая ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной возбуждения «налогового» уголовного дела. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.

Автор статьи, поднявшись по карьерной лестнице от должности секретаря-референта до заместителя начальника правового управления крупного федерального унитарного предприятия, делится своим опытом, накопленным в сфере организации документооборота договоров на предприятии. В статье мы подробно рассмотрим:

  • подготовку проекта договора;
  • го согласование;
  • заключение договора (подписание и заверение печатью);
  • регистрацию (включая государственную регистрацию);
  • учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров;
  • формирование базы по документам контрагентов;
  • организацию исполнения договоров;
  • подготовку договоров к сдаче в архив.
Главное — принцип!

На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

  • централизованный или
  • децентрализованный.

Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы:

  • конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или
  • отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).

Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.

В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.

На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.

Подготовка проекта договора

Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.

На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:

  • как правило, по количеству сторон;
  • для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон + 1 экземпляр для регистрирующего органа.

В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:

  • Преамбула.
  • Предмет договора.
  • Права и обязанности сторон.
  • Стоимость и порядок осуществления расчетов.
  • Особые условия договора.
  • Ответственность сторон.
  • Изменение, расторжение и прекращение договора.
  • Конфиденциальность.
  • Разрешение споров.
  • Обстоятельства непреодолимой силы.
  • Срок действия договора.
  • Адреса и реквизиты сторон.
  • Подписи сторон.

На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.

Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.) целесообразна при заключении далеко не всех договоров. Она может быть необходима, например, при присоединении организации, поскольку приобретается работающий бизнес, в ходе деятельности которого могли быть созданы определенные обязательства.

Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

  • документы, содержащие сведения о контрагентах:
  • документы, предоставляемые юридическим лицом:
  • копии учредительных документов,
  • копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица,
  • копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
  • копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями,
  • копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов,
  • копия свидетельства о постановке на налоговый учет,
  • документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,
  • заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);
  • документы, предоставляемы контрагентом — физическим лицом:
  • копия паспорта,
  • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства,
  • копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей),
  • банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),
  • копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты. Например, кредитные организации и профессиональные участники рынка ценных бумаг вправе запросить определенные сведения о контрагенте (1):

  • в отношении физических лиц — фамилию, имя, а также отчество (если иное не вытекает из закона или национального обычая), гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии);
  • в отношении юридических лиц — наименование, идентификационный номер налогоплательщика или код иностранной организации, государственный регистрационный номер, место государственной регистрации и адрес местонахождения.

Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек. Если в силу ряда причин контрагент не может или не хочет представить документы, это должно вас насторожить.

Согласование проекта договора

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с пакетом документов. На нашем предприятии он состоит из:

  • проекта договора в электронной форме;
  • документов, подготовленных контрагентом;
  • листа согласования, содержащего следующую информацию:
    • Ф.И. О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает,
    • визу ответственного исполнителя,
    • визы руководителей ответственного исполнителя,
    • вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение),
    • наименование контрагента,
    • список визирующих,
    • дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор.

Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение;

- пояснительную записку (в необходимых случаях). Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию:

обоснование необходимости заключения договора,

обоснование выбора контрагента,

предмет договора (кратко),

условия получения платежа либо исполнения обязательств;

- технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости. Оно содержит следующую информацию:

обоснование целесообразности совершения сделки,

предмет сделки, общая сумма сделки, иные существенные условия,

смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки,

- сроки исполнения сделки,

описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д.

Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, т.к. на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров. Из приведенного выше списка каждое предприятие вправе выбирать те документы, которые наиболее оптимальны для него.

Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора. Если руководителю предприятия приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора. Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников.

В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает. Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день. Поэтому к организации договорной работы следует подходить творчески, анализируя многие факторы и выбирая наиболее оптимальный способ согласования договоров.

Согласование проекта договора организует служба делопроизводства (или договорный отдел).

Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора, что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются:

- руководитель заинтересованного подразделения.

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.

Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров, которые должны утверждаться приказом руководителя организации (см. Пример 2). Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки, в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования.

При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.

Следует различать типовые договоры, утвержденные в организации, и так называемые шаблоны договоров, представляющие примерные тексты договоров. В отличие от проектов типовых договоров проекты договоров, которые составлены с использованием шаблона, должны согласовываться с полным кругом специалистов на конкретном предприятии.

Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования (см. Пример 3), а при несогласии с проектом договора должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа (см. Пример 4).

Лист согласования, разработанный на нашем предприятии и продемонстрированный вам в Примере 3, содержит раздел «Подписание договора». Но он актуален только для крупных предприятий с большим количеством лиц, имеющих право подписи договоров. Раздел «Примечания» помогает подтвердить передачу документов (их перечень) работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю для отправки документов контрагенту, что имеет очень важное значение при утере документов.

При отсутствии пояснительных записок на предприятии в листе согласования можно ввести дополнительную информацию, разместив ее перед разделом «Согласование»:

Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков визирования возлагается на специалистов, осуществляющих визирование, а контроль за соблюдением сроков — на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

При наличии замечаний у визирующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

При организации процесса согласования договоров следует учитывать один нюанс. В локальном нормативном документе, как правило, фиксируются должности специалистов, имеющих право визировать договоры без указания фамилий. Это целесообразно, т.к. в случае увольнения или перевода визирующего лица не требуется внесения изменений в локальный нормативный акт.

Однако в случае отсутствия сотрудников (при направлении в командировку, нахождении на больничном), имеющих право визирования договоров, не всегда назначаются исполняющие обязанности вышеуказанных специалистов. Поэтому для осуществления непрерывного процесса согласования договоров приказом организации может предоставляться право визирования проектов договоров конкретным работникам дополнительно. Образец приказа приведен в Примере 5.

Заключение договора (подписание и заверение печатью)

Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности. Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов:

- визирование (парафирование) каждой страницы договора лицами, которые его подписывают. Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы. При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается:

- номер листа договора из общего числа листов, например, «Лист № 1 из 5 листов»,

- подпись соответствующего руководителя;

- прошивание листов договора с указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон. Обычно надпись выглядит так, как показано в Примере 6. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на котором написано «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттисков печатей помогает избежать подделки документов.

Право подписания договора имеют:

- лица, занимающие соответствующую должность, в соответствии с учредительными документами организации,

- лица, получившие доверенность.

Следует учитывать, что даже в том случае, когда договор подписывается не представителем, а первым лицом компании — оно не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки.

Например, принятие решения о совершении крупной сделки, предметом которой является имущество акционерного общества, стоимость которого составляет свыше 50% балансовой стоимости активов общества на дату принятия решения о совершении сделки, должно быть одобрено общим собранием акционеров (ст. 79 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Аналогичный порядок введен для руководителей унитарных предприятий. В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» руководитель унитарного предприятия ограничен в размерах совершаемых сделок. Так, сделка по отчуждению имущества не должна превышать 10% уставного фонда или 50 тысяч установленных законом минимальных размеров оплаты труда (в настоящий момент это составляет 5 000 000 руб.). Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника.

Аналогичные ограничения предусмотрены также ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Кроме того, дополнительные ограничения полномочий первого лица компании могут содержаться в учредительных документах предприятия. Если такие ограничения существуют, необходимо проследить за тем, чтобы решение о заключении договора было одобрено соответствующими лицами. В противном случае договор может быть признан недействительным в силу ст. 174 ГК РФ.

Если договор подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые:

- генеральные доверенности (выдаются для совершения представителем самых разнообразных сделок от имени представляемого),

- специальные доверенности (выдаются для заключения однородных сделок (договоров), например, только договоров купли-продажи) и

- разовые доверенности (выдается для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор, кратко предмет договора, а также сумма, на которую заключается договор).

Для чего необходимо знать эту разницу? Сам факт наличия у лица, подписывающего договор, доверенности, еще не означает, что человек обладает полномочиями на заключение данного соглашения. Представим себе конкретные ситуации (см. Примеры 7 и 8). В обоих случаях сделки будут недействительны.

Представителю была выдана доверенность, дающая ему право подписи договоров подряда. Он же подписал соглашение купли-продажи.

Согласно доверенности представитель мог подписать договор на оказание услуг с ООО «Цитрус» на сумму 15 000 рублей. Однако он заключил договор об оказании услуг стоимостью 6 000 000 рублей.

Следует учитывать также, что доверенность выдается на определенный срок, который устанавливается по усмотрению выдавшего ее лица, но не может превышать 3-х лет (ст. 186 ГК РФ). Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна. Данный документ должен быть подписан руководителем организации, либо лицом, которому предоставлено право подписи доверенностей. Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 ГК РФ (за исключением отдельных случаев), срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

Образец оформления специальной доверенности приведен в Примере 9. Следует обратить внимание на то, что оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего доверенность. Кроме того, приведем пример оформления приказа об отзыве доверенности по такой распространенной причине, как увольнение сотрудника (см. Пример 10).

В службе делопроизводства (договорном отделе) должны храниться копии (или оригиналы) доверенностей на право подписи договоров. Для систематизации сведений по доверенностям составляется Реестр доверенностей на право подписи договоров (см. Пример 11). Копии доверенностей должны предоставляться руководителям подразделений, осуществляющих подготовку проектов договоров. На основании выданных доверенностей составляется Реестр образцов подписей лиц, имеющих право подписи договоров (см. Пример 12).

Представляем вашему вниманию матрицу процесса согласования и подписания договоров (образец см. в Примере 13).

Условные обозначения: П — подписывает; МП — может подписывать; В — визирует. Обратите особое внимание на условное обозначение МП — может подписывать. Право подписи одних и тех же договоров, с юридической точки зрения, может иметь сразу несколько человек (прежде всего это первое лицо организации, а также иные лица, имеющие соответствующие доверенности). Однако, согласно установленному внутри организации порядку, однородные соглашения могут подписываться лишь одним лицом, другие же лица получают возможность реализовать свои полномочия лишь в случае его отсутствия (болезни, нахождения в командировке и т.д.).

Если на предприятии существует практика отправки вместе с договорами сопроводительных писем, на службу делопроизводства (договорный отдел) может быть возложена функция по их подготовке. Письма представляются на подпись руководителю вместе с проектом договора.

Все договоры, подписанные первым лицом организации или уполномоченным им лицом на основании доверенности, заверяются печатью организации. Печать ставится на договор при:

- наличии виз необходимых лиц;

- при совпадении подписи на договоре с образцом подписи уполномоченного лица в Реестре образцов подписей.

Регистрация договоров

Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным (см. Пример 14).

В ООО «Ломос» поступил договор на поставку от ЗАО «Форот». При этом в ЗАО «Форот» договору был присвоен № 305/607НВ/05. В ООО «Ломос» —
№ 124-К/2005. Поэтому общий номер договора будет выглядеть следующим образом: № 305/607НВ/05/124-К/2005.

На практике возможен другой способ присвоения договору номера: если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа. При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата (см. Пример 15). В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом (см. договор № АВ104 с ООО «Леос» в Примере 16).

При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа (см. договор с ЗАО «МОР» № 116/10/06 в Примере 16).

Для крупных компаний можно рекомендовать следующую структуру регистрационного номера договора: порядковый номер регистрации в службе делопроизводства, номер структурного подразделения в соответствии с утвержденной классификацией в организации или буквенное обозначение структурного подразделения, год заключения договора. Например: 108/07/06 или 199-КС/06, где КС — буквенное обозначение коммерческой службы.

Регистрация договоров осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в электронном виде. Рекомендуем следующий состав граф Журнала регистрации договоров:

- дополнительный номер (номер контрагента);

- ответственное подразделение (ответственный исполнитель);

- кто подписал договор.

Если в организации используется нумерация договоров через дробь, то вместо двух граф «регистрационный номер» и «дополнительный номер (номер контрагента)» вводится одна — «номер договора».

В ряде случаев, определенных законодательством, договоры требуют государственной регистрации. Например:

- договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации;

- лицензионные договоры (регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания, уступки прав требования по товарным знакам) вступают в действие только после их регистрации в Роспатенте;

- сделки с землей и другим недвижимым имуществом подлежат государственной регистрации в соответствии со ст. 164 ГК РФ.

Передача подписанного договора контрагенту

Договор, подписанный от имени вашей организации, передается ответственному исполнителю под роспись в листе согласования (см. Пример 3 в первой части статьи на стр. 35 мартовского номера журнала за 2006 г.) для передачи контрагенту. В нашей организации ответственность за доставку договора контрагенту возлагается на исполнителя по договору. Как правило, на крупных предприятиях отправка документов возлагается на службу ДОУ, которая должна вести Реестр отправляемых документов.

Договор может быть отправлен заказной почтой с уведомлением о вручении. Его можно передать под роспись уполномоченным должностным лицам организации-контрагента или иным способом, позволяющим достоверно подтвердить факт получения договора.

Отправляя важные документы по почте, следует делать это заказным письмом с уведомлением о вручении. Отслеживание возврата уведомлений позволит вам контролировать ход доставки договоров партнерам. В ряде случаев уместно посылать документы с описью вложений (в виде ценных писем и бандеролей).

К сожалению, при пересылке по почте документы могут быть утеряны, повреждены, несвоевременно доставлены. Во всех этих случаях, согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 года № 221), вы можете обратиться на почту с претензией. Причем как к оператору почтовой связи, принявшему отправление, так и к оператору почтовой связи по месту назначения почтового отправления. Принять на рассмотрение вашу претензию почтовики обязаны в течение 6 месяцев со дня отправки разыскиваемых вами или испорченных ими документов.

Претензия предъявляется в письменной форме. К ней прикладываются копии всех документов, относящихся к рассматриваемому вопросу. Прежде всего, это квитанция об отправке и опись вложения (если речь едет о ценном отправлении). Копия договора об оказании услуг почтовой связи прилагается только если таковой заключен. Если суть претензии касается задержки в доставке простого отправления, то необходимо предъявить его оболочку с указанными на ней датами приема и поступления почтового отправления.

Сроки рассмотрения претензий зависят от географии движения почтового отправления, с которым возникли проблемы. Об отправлениях в пределах одного населенного пункта ответ вам должны дать в течение 5 дней. В отношении всех других почтовых отправлений и переводов — в течение 2 месяцев.

Выдача оригиналов и копий договоров

Выдача оригиналов и копий договоров осуществляется работниками службы делопроизводства (договорного отдела) на основании письменного запроса. На нашем предприятии это оформляется служебной запиской. В ней должно быть указано обоснование необходимости получения документа, кому (Ф.И. О. должность) и на какой срок он выдается. Образцы служебных записок см. в Примерах 17 и 18. Способ заполнения специального журнала, в котором фиксируется факт выдачи и возвращения документов см. в Примере 19.

При выдаче оригинала договора работники службы делопроизводства (договорного отдела) по заведенному на нашем предприятии порядку обязаны изготовить ксерокопию договора и подложить ее в дело.

Чтобы обеспечить порядок и избежать утери важных документов, можно периодически проводить следующую процедуру. Службой делопроизводства (договорным отделом) в конце месяца готовится отчет о движении договоров. На его основании всем руководителям структурных подразделений направляются служебные записки с перечнем договоров, которые необходимо вернуть (см. Пример 20).

Учет документов контрагентов

Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем ваша организация имеет дело — это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации (более подробно на этом вопросе мы останавливались в первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала).

Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в службу делопроизводства (договорный отдел), где они и подлежат хранению. Документы контрагентов формируются в дела по системе картотеки в алфавитном порядке с общим справочником, который ведется, как правило, в электронном виде (в нем и указывается номер дела, в котором хранятся документы контрагента). Каждому контрагенту можно присваивать код.

При заключении нескольких договоров с одним и тем же контрагентом повторное представление документов не требуется. При поступлении каждого нового договора проверяют документы на предмет:

- права подписи договора, срока полномочий руководителя предприятия;

- срока действия лицензии, доверенностей;

- соответствия предмета договора направлению деятельности контрагента в соответствии с уставом.

Если возникает необходимость, то у контрагента могут запрашиваться дополнительные документы.

Хранение договоров

Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения.

Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (договорного отдела), являющейся частью Сводной номенклатуры дел предприятия. Очень важно при составлении номенклатуры выбрать классификационные схемы ее построения.

Основное требование — заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, однако в любом случае при их составлении следует придерживаться установленных правил.

Обязательными элементами заголовка дела являются:

- название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протоколы, договоры и др.);

- далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела:

- наименование автора документов (наименование организации или структурного подразделения);

- адресат или корреспондент (наименование организации, куда направлены документы или от кого получены);

- обобщенное краткое содержание документов дела;

- указание на месторасположение организаций-корреспондентов (территория, местность);

- даты, к которым относятся документы дела;

- указание подлинности или копийности документов, содержащихся в деле.

В некоторых случаях можно формировать дела по объектовому признаку. Так, в одно дело будут сформированы договоры, заключенные с какой-то конкретной организацией, которая и будет выступать конкретным объектом.

При работе с какой-то определенной страховой компанией удобно все договоры, заключаемые с ней, формировать в одно дело «Договоры, заключенные со страховой компанией «Квадрат». В него могут войти договоры добровольного медицинского страхования, договоры страхования от несчастного случая, договоры страхования имущества, договоры страхования средств наземного транспорта и др.

При работе с несколькими банками удобно формировать дело по каждому банку, в которое войдут договоры о расчетно-кассовом обслуживании с использованием электронной формы документов, договоры об открытии банковских счетов, договоры об открытии кредитной линии, договоры залога и др.

Поэтому при разработке номенклатур дел нужно прежде всего разработать принцип классификации договоров на предприятии таким образом, чтобы он обеспечивал максимально быстрый поиск договоров, позволил обоснованно распределить документы и формировать дела. Ведь часто договоры заключаются не на один год, а с возможностью их последующей пролонгации. Поэтому обычно в службе делопроизводства (договорном отделе) может храниться большое количество действующих договоров, заключенных несколько лет назад.

При разработке номенклатуры дел можно рекомендовать осуществлять классификацию договоров по структурным подразделениям, а внутри структурных подразделений — по видам в случае необходимости.

В коммерческих службах можно выделить следующие виды договоров: типовые договоры поставки, международные договоры поставки, общие договоры, которые включают договоры на перевозку грузов, договоры складского хранения и др.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2000), с ведомственными перечнями документов и иными нормативными документами. При этом следует выделять отдельно договоры с постоянным сроком хранения, например:

- договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений;

- договоры о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности;

- договоры на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (постоянный срок хранения для всех договоров этой группы установливает ст.57, одновременно на отдельные договоры этой группы Перечень устанавливает исключения — более короткие сроки хранения, например, ст. 28 обязует хранить договоры о купле-продаже акций акционерами только 5 лет после истечения их срока действия);

- договоры регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания;

- договоры о приеме-сдаче помещений в аренду;

- договоры о приватизации;

- договоры об экономических, научных и культурных связях;

- договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд.

Следует обратить внимание на то, что при хранении и формировании дел к каждому договору должны подкладываться не только дополнительные соглашения о его изменении и дополнении, но и, если это определено условиями договора, письма об изменении реквизитов сторон, а также письма о расторжении договора в одностороннем порядке. Такие письма, полученные от контрагента, должны быть зарегистрированы. Письма, направляемые вашей организацией контрагенту, тоже должны пройти регистрацию и иметь отметку о получении уполномоченным лицом контрагента. Дополнительно к каждому договору могут подкладываться листы согласования с визами специалистов.

Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел службы делопроизводства, непосредственно касающийся договорной работы:

1 См. Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».

Е.Г. Юсипова. начальник договорного отдела, заместитель начальника правового управления ФГУП НПО «Микроген» МЗ РФ, член Гильдии Управляющих Документацией.

Е.Г. Юсипова
Журнал "Новые системы финансового учета"

Мария Грачева, Ольга Буянова