образец входящего письма

Правила оформления служебных писем

Правила оформления служебных писем

^ Правила оформления служебных писем.
1. Служебные письма оформляются на бланках для писем . на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат
дата
индекс документа
ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом
заголовок к тексту
текст
возможно отметка о наличии приложения
подпись
фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только по одному вопросу. например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:

АО "Глория"
Отдел сбыта

АО "Глория"
Начальнику отдела сбыта
О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО "Глория"
Начальнику отдла сбыта
О.И.Бендеру
123100 Москва
Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: ^ Дата. Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса. если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении. ", "О создании. ", "О проведении. " и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформляеть.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:

- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;
- в основной части формулируется основная цель письма.

вводная часть:"В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия. была установлена недостача. штук насосов на сумму. (коммерческий акт от 26.01.999 N245. ) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть:"На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, осовоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиься с некоторыми из этих оборотов.

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Образец оформления делового письма

Все больее широкое распространение сейчас получили быстрые средства связи, в частности факсимильная связь. С ее помощью передаются телефаксограммы (факсы).

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефоным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большинстве случаев являются разновидностью деловой переписки между деловыми партнерами и организациями. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите Адресат вместо почтового адреса указывается код города и номер факса получателя.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) являются:

- дата и время передачи, а также ее длительность

- номер телефакса, с которого передана информаия

- количество переданных страниц

Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходими скопировать, потому что факсовая бумага многих факсимльных аппаратов недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах, в которых используется обычная бумага, копирование необязательно.

Образец оформления факса Рекомендации к составлению служебных писем и факсов

Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения:

Уважаемый Игорь Леонидович!

Уважаемый господин Зорин!

Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

Затем уместны были бы слова благодарности:

Мы были рады получить Ваше письмо

Большое спасибо за факс от 04.06.00

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма

Большинство писем продолжается далее словами:

Согласно контракту от. N.

В соответствии с.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

Отправка груза, документа

Ставим Вас в известность.

По истечении. срока предложение нашей фирмы теряет силу

Концерн. подтверждает получение.

Подтверждаем, что партия ТНП получена.

Сообщаем Вам, что.

Ставим Вас в известность, что.

Извещаем Вас, что.

Просим оплатить в течение. банковских дней.

Мы будем благодарны, если Вы.

Качество продукции наша фирма гарантирует.

Мы рады предложить Вам.

Мы можем рекомендовать.

Мы уверены, что Вы заинтересуетесь.

К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам.

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за.

К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за.

Фирма оставляет за собой право обратиться. если Вы.

Задержка поставок может привести к.

Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены.

Просим принять участие в.

Мы рады пригласить Вас.

Письма можно закончить фразами:

Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной

Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей

^ Некоторые виды писем.

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу. »), от первого лица множественного числа («Просим. »), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит. », «Администрация просит. », «Совет трудового коллектива просит. » и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:

^ Наименование организацииДиректору ______________

Почтовый адрес Наименование

Телефон. Расчетный счет организации

от _______________ № __________

На № ____________ от ___________ __________________

Инициалы, фамилия
О заключении договора.

Организация в течение многих лет является крупным поставщиком трикотажных изделий для предприятий и организаций ………..на сумму около ……….руб.

В настоящее время организация не обеспечена сырьем и вынуждена прекратить поставки продукций для ………….В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из …………процентного фонда о выделении организации ……………тонн сырья.

Директор ^ Подпись Инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя, номер телефона
Варианты текстов писем-просьб могут быть следующими:
Директору производственного кооператива

Общество с ограниченной ответственностью. убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса.

Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки. Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в.этом деле.

Директор ^ Подпись Инициалы, фамилия

Закрытое акционерное общество не внесено в реестр, предприятий-монополистов. При поставке своей продукции фирма увеличила цену в 5 раз. В действиях общества усматриваются признаки нарушения ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

^ Название закона, номер статьи

в навязывании контрагенту невыгодных условий договора, выраженных в повышении цен и нарушении ценообразования. Прошу рассмотреть вопрос о включении общества в реестр предприятий-монополистов и возбудить дело по признакам нарушения

Должность Подпись Инициалы, фамилия

Анализ социально-экономической ситуации в промышленном комплексе показывает, что осуществление конверсии, структурной перестройки и перепрофилирования производства на предприятиях. сопровождается сокращением объемов выпуска продукции, частичной или полной остановкой подразделений и производств.

В связи с этим ожидается значительное сокращение численности работающих на промышленных предприятиях. Перед руководством…………………… встает задача принятия необходимых мер по обеспечению занятости населения.

Для разработки программы занятости населения прошу представить сведения об ожидаемом высвобождении численности работающих и возможности их использования на предприятиях в 1999 г.

Организация при строительстве пусковых объектов агропрома и жилых домов города и области испытывает дефицит в арматурной стали, поставляемой фирмой……..

Прошу изыскать возможность для бартерного обмена организации на …. тонн металла…. тыс. штук кирпича.

просит Вас снять налог на прибыль и добавленную стоимость с предприятий, ассоциаций, агентств, занимающихся издательской деятельностью, причислив их продукцию к товарам народного потребления.

Сэкономленные средства будут направлены исключительно на развитие производства.

Открытое акционерное общество…. специализируется на выпуске ветроэлектрических агрегатов, предназначенных для преобразования энергии ветра в электрическую, которые могут быть использованы для электропитания установок различного назначения, в том числе:

отопления жилых домов;

горячего водоснабжения жилых домов.

Просим рассмотреть вопрос использования данных экологически чистых агрегатов в Вашей области.

В адрес…. обратилось руководство производственного кооператива. с просьбой оказания помощи в проектировании и изготовлении шахтного оборудования, машин и механизмов угледобывающим предприятиям.

Учитывая важность укрепления связей предприятий…. с угледобывающими районами, прошу изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов…. (перечень проблем прилагается).

…. свои предложения направить…. в срок до….

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Просим. »
«Вас проверить качество изготовления станков»

«выслать в наш адрес более подробную информациюпо этому вопросу»

«включить в план изобретений»

«сообщить данные о сроках поставки. »

«направить нам договор. »

«подтвердить по телефаксу получение документов».
Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Например:
Фирма «Адрон» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с фирмой…. и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны.
В…. поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включении в акционерное общество….

Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.

Предприятия торговли вправе получить статус самостоятельного государственного предприятия с правами юридического лица.
ОДО…. республиканского коммерческого центра рассмотрела письмо директора предприятия. от…. и сообщает:

малому предприятию…. на 2000 г. выделены два грузовика;

при подтверждении согласия может быть выделен автобус «Икарус» по договорной цене …. рублей.
Объединение…. не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи.

Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения….

(Наименование организации) рассмотрела Ваше заявление от…. №…. о незаконном взимании денежных средств железной дорогой за оказание различного рода услуг. Информация принята к сведению. Дело производством не возбуждается, так как нарушения Закона «О конкуренции. » не усматривается. Имеет место недобросовестное отношение к соблюдению устава железных дорог.

Возврат сумм, незаконно полученных железной дорогой, Вы имеете право требовать через арбитражный суд.

В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:

«получение документов на. »

«Ваши условия поставки оборудования. »

«С благодарностью подтверждаем. »

«получение Вашего письма от. »

«получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению. »

«ПТ "Комкон" подтверждает. »

«свой запрос о строительстве моста. ».

«условия поставки видеомагнитофонов. »

Письмо-напоминание. Письмо-мапоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговорен или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:
Директору фирмы___________________________

Письмом от 12.02.2000 № 207 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия МЖК «Электрон» мы имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 2000 г. кирпича на сумму до…. рублей сверх ранее утвержденной поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не получили.

Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям.

Должность Подпись Инициалы, фамилия
Приведем еще несколько вариантов писем-напоминаний:
Напоминаем, что согласно договору № ……… Ваше предприятие должно было закончить работы по…. к 10.05.2000.

Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 20.05.2000. В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск.
Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате стеклоплитки составляет…. Срок оплаты истекает….
Несмотря на неоднократные напоминания с просьбой рассмотреть возможность участия Вашего предприятия в производстве сельскохозяйственной техники, комплектующих изделий, мы до сих пор не получили от Вас соответствующей заявки.

Срок представления заявок истекает….
В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:

«по проекту совместного строительства Вы должны. »

«в соответствии с. Вы должны. »

«Напоминаем Вам, что. »

«Ваша задолженность по оплате. составляет. »

«срок представления условий договора истекает. »

«Несмотря на неоднократные напоминания. »

«Ваша фирма до сих пор не представила. »

«мы до сих пор не получили. »
^ Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Приведем пример текста информационного письма:
О публикации статей

В соответствии с планом изданий в 2000 г. институтом будет издаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более…. страниц до…. 2000 г.
^ Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы организации обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:
Направляем заявку на. необходимых Вашему заводу в 2000г. для.
Высылаем наложенным платежом.
Возвращаем проект…. на…. стр. со следующими замечаниями….
Представляю на утверждение проект плана….

Направляем протоколы испытания…. Испытание показало следующие результаты.

В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)….

^ Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:
Направляем подписанный с нашей стороны договор №. от…. Справка о финансировании будет выслана….

Данное, письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор о…. №. на 3 л. в 3 экз.
Варианты текстов договорных писем могут быть, например, такими:
Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №. от…. а также………. которую просим считать его неотъемлемой частью.

Направляем…. экземпляра подписанного нами договора №. на поставку….

Просим…. и один экземпляр договора №…возвратить нам.

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

повторение просьбы, на которую составляется ответ;
обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);
констатация отказа.

Приведем образец письма-отказа на бланке частного предприятия или организации:
Наименование Директору концерна

Организации ЗАО «Ятрань»

Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО…. и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение…. согласно указу. отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о прекращении деятельности или реорганизации таких предприятий принимаются….

На основании изложенного Ваша просьба отклоняется.

^ Должность Подпись Инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя, номер телефона
Варианты текстов писем-отказов могут быть такими:
Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.
Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе…. нет возможности из-за отсутствия свободных мест.
Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость фирме. рассмотрено дирекцией компании.
В соответствии с законом. Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории. и расширению не подлежит. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.
Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектом, не подлежащих приватизации.
Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем в соответствии со статьей закона.
Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизировано.
В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам. »

«Считаем нужным сообщить Вам. »

«Предлагаемые Вами сроки проведения. »

«Ваше предложение не получило поддержки».

Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

Письмо-приглашение на бланке может быть, например, таким;
^ Наименование организации Адресат

на № от
Приглашение

Глубокоуважаемый Александр Васильевич!

16 апреля с.г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу.

Приложение: проект линии теплопередачи на 32 л. в 1 экз.

ученого совета академии Подпись П.Н. Сергеев

Секретарь ученого совета Подпись Л.Д. Сухов

Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например:

Директору фирмы ______

Представленные Вами ходатайства и учредительные документы о согласии на регистрацию ассоциации. рассмотрены. Ваше ходатайство отклоняется, так как нарушен порядок создания объединения государственных предприятий, определенный законом. Предлагаем Вам переработать учредительные документы и представить их в.
Или:

Администрация Октябрьского района г. Новосибирска рассмотрела учредительные документы. ходатайство о согласии на регистрацию этого предприятия и считает необходимым рекомендовать переработку пунктов 1.5, 1.9. Кроме того, в протоколе общего собрания коллектива нет результатов голосования рассматриваемого вопроса.

На основании вышеизложенного предлагаем Вам в срок до 15 мая с.г. переработать учредительные документы и проинформировать об этом.

Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы. Приведем примеры текстов писем-разрешений:
[Наименование организации] разрешает вывоз в. строительного леса для. в количестве. в счет обязательных поставок по межобластному обмену.

[Наименование организации] рассмотрела учредительные документы ассоциации предприятии производителен и не возражает против регистрации данной ассоциации. [Наименование организации] рассмотрела заявление и прилагаемые документы Международной электротехнической товарно-фондовой биржи и считает возможным выдать ей лицензию на право биржевой деятельности.

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы

Описание