Категория: Бланки/Образцы
Выставка после выставки
Выставка не завершена, пока не отработан последний контакт
Когда заканчивается выставка? Если следовать обычной логике – в тот момент, когда стенды разобраны, конструкции вывезены и последние уборщицы, вздыхая о тяжелой доле, подметают пол.
Да, выставка закрылась. Физически. Нет ее. Пусто в павильоне. Одни фотографии и воспоминания остались.
Совсем другое говорит специалист. Участие в выставке – работа большая, комплексная, и ее жизненно важно продолжать до победного конца. Что это значит?
Прежде всего, обработать ВСЕ полученные контакты, связаться со ВСЕМИ потенциально полезными посетителями стенда, обработать массу информации о деятельности конкурентов и ситуации на рынке, обобщить высказывания и оценки гостей – то, что они говорили о перспективах сотрудничества, партнерских программах, новой продукции и т.д.
Считать успешной работу можно лишь тогда, когда будет сделано все возможное для решения поставленных задач.
В то же время определить реальные результаты участия совсем не просто. Одному на это может понадобиться два месяца, другому – три года. Порой выставочные контакты «стреляют» и через пять лет.
Что же, опускать руки? Нет, конечно.
Надо лишь делать свое дело – четко, методично, шаг за шагом, как верблюд пережевывает колючки в пустыне.
Готовь сани летом…
Обработка результатов участия в выставке и планирование действий по развитию бизнес-связей, начало которым положено на стенде, в ходе конференций, семинаров, встреч и переговоров, было и остается ключевым разделом общего маркетингового плана подготовки к выставке.
Первое и главное условие успеха – четкая организация контроля потоков посетителей на стенде и регистрация всех потенциально значимых гостей. Нужно иметь анкеты с указанием их координат, обсуждаемых вопросов и предложений по сотрудничеству.
Не хотят заполнять анкету? Не беда – сделайте это сами, со слов собеседника, в режиме диалога. Главное – не упустить, «сосчитать».
Причем касается это не только тех, кто пришел с готовым бизнес-планом, но и случайных гостей, заглянувших на минуту, готовых в любой момент раствориться в толпе.
Небольшое отступление. Возможно, в ближайшее время технологическая революция сама решит все задачи анкетирования: уже прорабатываются решения, обеспечивающие перенос информации, полученной организатором от посетителя при его регистрации для работы на выставке, на электронную карту, служащую одновременно и пропуском и удостоверением личности. Экспонент, установив на своем стенде считывающее устройство (аренда его будет стоить не очень больших денег) сможет мгновенно считать эту информацию (проведя карточку через сканер) и занести ее в свой компьютер. Никаких забот – и богатейшая база данных!
Впрочем, просто зарегистрировать посетителя – полдела. Для облегчения продолжения контактов после выставки многие экспоненты планируют и проводят особые мероприятия.
К примеру, передают буклеты и записывают координаты собеседника, чтобы через месяц доставить ему флэш-карту с необходимой документацией и фотографиями. Или приглашают на специальные корпоративные мероприятия (конференции, презентации, поездки на теплоходе), время которых точно рассчитано исходя из необходимости привлечения как можно большего числа постоянных партнеров и новых «выставочных» клиентов – обычно через 1-3 месяца после смотра.
Самое простое, но не всегда надежное средство – традиционная фотосъемка на стенде: в кругу друзей, в объятии юных очаровательных моделей (ни один джентльмен не откажется) или промо-персонажей – Медведя, Мисс Водки, Плавленного Сырка. Высылаются фотографии после выставки.
В случае, когда к работе подключают рекламные и PR-агентства, могут родиться совсем уж экзотические варианты, например, фотосъемка собеседников в образе исторических личностей – Наполеона, Казановы, Екатерины Великой. Эффективность подобного эксклюзива весьма сомнительна, ибо не всякий с ходу решится на эксперимент.
Благодарить? Да, и без жалости…
Давая указания об организации послевыставочной работы, руководитель должен быть уверен, что менеджеры отработали «на все сто»: запланированные встречи состоялись, полезные гости «сосчитаны», информация о вредительской деятельности конкурентов и состоянии рынка собрана в полном объеме.
Попробуем перечислить основные задачи, которые встают перед экспонентом после выставки.
1. Рассылка писем с благодарностью за посещение стенда и предложениями о сотрудничестве – по адресам всех посетителей, представляющих хоть какой-то интерес. В случае, когда переговоры велись со вторыми и третьими лицами, письма нужно направить и руководителям компаний.
Помимо добрых слов и максимально конкретизированных бизнес-предложений в письме можно попросить:
– ответить на ряд вопросов (чтобы адресат откликнулся хотя бы в режиме диалога);
– направить запрос на получение от вас дополнительных материалов – прайс-листов, каталогов, DVD-презентаций, образцов продукции и пр.
При планировании корпоративных мероприятий – встреч партнеров, презентаций, участия в новых выставках – пригласить и на них.
Обычно материалы рассылают через одну–две недели после выставки, не откладывая. Цель – в течение месяца «закрыть» все контакты, чтобы укрепить воспоминания о встрече и не дать им бесследно исчезнуть в памяти собеседников.
Разумеется, при любом способе доставки писем – курьером, специальной почтой и т.д. – надо лично убедиться, что нужные люди их получили.
2. Анализ постановки задач участия в выставке.
Все ли они решены в полном объеме? И, если нет, каковы причины провала? Кто виноват?
Быть может, определенные цели на данной конкретной выставке в принципе не достижимы, по крайней мере, так, как вы рассчитывали? И что делать в этой ситуации – снижать потребности и не ставить серьезных задач? Или отказаться от участия?
3. Отработка выставочных контактов.
Зарегистрированные на выставке контакты сводятся в таблицу, и по каждому из них начинается долгая упорная работа: рассылка предложений, звонки, переговоры, встречи – раз, второй, третий – пока переговоры не завершатся – успехом или провалом.
Начинается этот процесс практически сразу после выставки, с разрывом в две-три недели, так, чтобы он стал органичным продолжением контактов на стенде. Если этого не сделать, через полгода придется долго напоминать о себе и объяснять, кто с кем и зачем встречался.
4. Подготовка сводного отчета об итогах работы на выставке. Обычно это делается через три, шесть или двенадцать месяцев (иногда – несколько раз).
В качестве главного критерия оценки качества выставки и эффективности участия специалисты экспобизнеса (и зарубежные, и отечественные) советуют выбрать показатель стоимости одного выставочного контакта с посетителем-специалистом.
С этим трудно не согласиться. В конце концов, реальная работа организатора может быть оценена только количеством специалистов, которых он привел на выставку, именно они нужны участникам.
А вот привлечет ли их ваш стенд, заинтересует ли бизнес-предложение – на эти вопросы никто кроме вас не ответит. Когда из глубинки России в Москву везут творог, сыр и ветчину по цене, более высокой, чем в сетевых магазинах, не гарантируя ни качества, ни стабильности поставок – ни одна выставка не поможет.
Все верно. В то же время, директор любой компании, прекрасно зная свои достоинства и недостатки, хочет знать насколько выставка будет полезна именно ему, и вообще – стоит ли в ней участвовать.
В самом простом виде схема подсчета, дающая ответ на этот вопрос, приведена в таблице.
Разумеется, она учитывает лишь прямой доход и носит арифметический характер, никак не касаясь решения других не менее значимых задач: укрепления имиджа и наращивания репутационного капитала (предмет вполне реальный, отнюдь не умозрительный), презентации новой продукции, расширения партнерской и клиентской базы в долгосрочной перспективе и т.д.
Тем лучше! Если участие в выставке «отбивается» чисто арифметически, то решение всех иных задач становится бонусом, премией, еще одним аргументом в ее пользу.
Впрочем, достижение репутационных, презентационных и прочих целей также можно подсчитать и оцифровать – было бы желание.
Конечно, объективно это сделать крайне сложно, если вообще возможно.
Требуется точно рассчитанное качественное исследование – анкетирование представителей выбранной целевой аудитории. Вопросы традиционные: каково мнение о вашей компании и ее продуктах (место на рынке, перспективы, новации, принципы ведения бизнеса, надежность, личные качества руководителей, возможности сотрудничества).
А главное – изменился ли этот взгляд после выставки?
Мало сказать, что работа эта серьезная, она требует детальной проработки и высочайшего профессионализма, и проводить ее лучше своими силами, ибо анализируются субъективные мнения – материя настолько тонкая, что легко рвется в чужих руках. В случае, если подобные исследования заказываются сторонней маркетинговой структуре, ей нужно верить как самому себе.
5. Организационно-техническая оценка работы.
Дело это сугубо внутреннее, нужное для «разбора полетов» и выработки рекомендаций. Обычно требуется оценить правильность и эффективность:
– подготовки и реализации маркетингового плана подготовки к выставке;
– решений по выбору стенда (размеры, место расположения, дизайн, конструкции, застройщик);
– организации работы на стенде, в частности:
- количества менеджеров разных направлений, технических сотрудников, собственного и нанятого персонала;
- уровня профессионализма персонала, его загрузки и выбранной схемы работ;
– организации собственных мероприятий (конференций, презентаций, промо-акций, дегустаций);
– проведения маркетинговых исследований: изучения рынка и деятельности конкурентов, опросов потребителей и пр.
Традиционно-болезненным является вопрос о минимизации выставочных затрат.
Говоря о конкретных результатах работы – количестве и стоимости контактов, полученных доходах и укреплении имиджа, надо четко понимать: все это оценивается не само по себе, абстрактно, а в привязке к общей системе маркетинговых коммуникаций.
Сколько будет стоить решение тех же задач при использовании иных маркетинговых инструментов – телевизионной рекламы, «наружки», прямой почтовой рассылки, корпоративных мероприятий? Не зная этого, адекватно оценить итоги участия в выставке просто невозможно.
Всероссийская выставочная газета "Удача-Экспо", № 4, 2008 г.
Выставка закончилась. Что же теперь? Самое время оценить эффективность вашей программы.
Подготовка отчёта по результатам выставки – изнурительное, долгое, а порой и просто раздражающее задание. В то же время, такой отчёт – одна из наиболее важных составляющих выставочной программы.
Во-первых, представляемые данные показывают руководству, что ваша программа основана на стратегии, имеет чёткие задачи и призвана повысить прибыль компании.
Во-вторых, эффективная отчётность поможет защитить вашу программу от каких-либо предстоящих сокращений бюджета, так как, в идеале, вы доказываете, что участие в выставках – это не только маркетинговые расходы, но и выгодная инвестиция. В-третьих, это даёт вам возможность показать себя в лучшем свете и подняться с позиции заурядного клерка до стратегического маркетолога. К тому же, в итоге это приносит удовлетворение – как окончательное завершение работы над проектом.
Если вы думаете «я раньше никогда не писал подобного отчёта, я даже не знаю с чего начать» - не волнуйтесь, это не так сложно, как кажется. И хотя не существует шаблона на все случаи жизни, есть основные моменты, которые должны быть охвачены: цели и задачи выставки, поддающиеся измерению результаты, общий бюджет и планы по улучшению программы.
Итак, вот 10 основных разделов, которые следует включить в отчёт о выставке.
Первый раздел вашего отчёта должен представлять собой полноценный обзор всей выставки. Важно помнить - эта небольшая страница, возможно, единственное из всего отчёта, что прочтут некоторые ваши руководители. Таким образом, этот раздел должен включать лаконичное описание поставленных целей и задач, полученных результатов, собранных контактов, интервью с прессой и аналитиками, впечатлений участников и затрат. Кроме того, отметьте, что можно улучшить в будущем. Поскольку руководители часто страдают дефицитом времени - предпочтительна краткость.
2. Стратегические цели и задачи
Если перед выставкой вы подготовили поддающиеся измерению качественные и количественные цели и задачи, одобренные вашим руководством, то написать этот раздел будет легко.
Примерами целей участия в выставке могут быть: сбор контактов, повышение узнаваемости бренда, освещение в СМИ, построение отношений с существующими и потенциальными клиентами. Если, согласно вашим показателям, вы достигли поставленных целей, похвалите вашу команду. Если же задачи не были выполнены, объясните результаты и расскажите, как вы планируете улучшить тактику в будущем.
3. Возможные продажи
Напишите о потенциальных клиентах, сообщите контактную информацию для будущих продаж и отзывы персонала. В зависимости от того, когда составляется отчёт, точные цифры могут быть недоступны, но подойдут и примерные оценки.
Во-первых, определите общее число потенциальных клиентов. Затем разделите их на группы с помощью качественных критериев: категория клиента (индивидуальный покупатель, распространитель, бывший клиент), полномочия по принятию решений, потребность в вашем товаре, интерес к нему, сроки покупки, бюджет. Укажите количество потенциальных клиентов в каждой из категорий и чётко определите критерии для неё. Использование этих критериев поможет вашей компании превратить контакты в продажи.
Затем опишите процесс дальнейшей работы с каждой категорией. Как вы планируете отслеживать прогресс? Как вы будете соотносить продажи с вашим участием в выставке? И, наконец, укажите итоговые цифры. Посчитайте стоимость каждого нового контакта разделив затраты на участие в выставке на количество потенциальных клиентов. Поговорите с руководством отдела продаж, чтобы определить среднюю ценность каждой сделки и примерное время на её совершение. Включите эту информацию в ваш отчёт для более общего взгляда на значимость потенциальных клиентов.
Укажите количество представителей СМИ, финансовых или отраслевых аналитиков, посетивших стенд, присутствовавших на вашем мероприятии, встречавшихся с вашим пресс-агентом или руководством. Подсчитайте количество встреч, которые привели к благоприятным упоминаниям в прессе в течение определенного периода времени. Если есть возможность, включите позитивные отрывки. Рассчитайте стоимость рекламы, которая потребовалась бы, чтобы охватить аудиторию аналогичного размера. Если в вашей компании нет установленного способа для подсчёта ценности упоминания в прессе, свяжитесь с каждым изданием для определения стоимости рекламы сопоставимого размера.
5. Эффективность выставки
Опишите ваш стенд, добавьте фотографии или визуализацию, сделайте краткий обзор по 4 следующим пунктам:
Стенд. Оцените, была ли ваша экспозиция функциональной и помогла ли достичь ваших целей? Соответствовало ли состояние стенда имиджу компании? Отметьте, требуется ли ремонт. Изложите любые возникшие проблемы с безопасностью, такие как корпоративный шпионаж, конкурентная разведка или кражи, которые могли произойти во время выставки. Что можно сделать, чтобы избежать подобных проблем в будущем?
Продукция. Опишите, как участники взаимодействовали с вашей продукцией. Были ли товары показаны привлекательно и удобно? Могли ли посетители идентифицировать отдельные продукты или серии с расстояния? Находились ли вывески с детальной информацией (цены или характеристики) в надлежащей близости от товаров? Расскажите о любых проблемах или неисправностях, с которыми вы столкнулись во время демонстраций, дайте рекомендации по их решению.
Расположение на этаже, макет стенда и движение потока. Как расположение вашего стенда на выставке повлияло на движение потока посетителей? Был ли размер вашего стенда достаточен, чтобы посетители могли войти и остаться для разговора с сотрудниками или участия в демонстрациях? Сообщите, находился ли стенд на пути движения потока, направляя посетителей туда, где вы хотели их видеть или же он был неудачно расположен
Графические материалы. Привлекало ли графическое решение вашего стенда посетителей с расстояния в 15 метров и из прохода напротив? Отражали ли тексты уникальное торговое предложение вашей компании? Отметьте, какие часто возникавшие вопросы должны быть учтены в будущих материалах.
6. Рекламная кампания и промо-акции
Оцените эффективность каждой из ваших рекламных акций (проводимых до, во время и после выставки). Этот анализ может быть как объективным (подсчёт количества участников, обменявших полученное перед выставкой письмо на сувенир), так и субъективным (отзывы посетителей закрытых мероприятий для прессы). Подготовьте краткий обзор типа, длины, количества презентаций и демонстраций, укажите общее число участвовавших посетителей.
Сообщите о любых дополнительных действиях (приёмы, обеды для клиентов, развлечения, совместное спонсорство мероприятий, обучение клиентов или дистрибьюторов, участие работников компании или ключевых клиентов в семинарах).
Оцените эффективность персонала стенда, чтобы улучшить показатели в будущем. Проанализируйте следующие детали:
8. Конкурентный анализ
Напишите краткий обзор того, как ваша компания выступила на этой выставке по сравнению с конкурентами.
Если вы поручали персоналу стенда сообщать о деятельности конкурентов на выставке, проведите комплексный анализ их продукции, стендов, материалов для прессы и мероприятий, основываясь на отзывах ваших сотрудников, и приложите его к вашему отчёту.
Подготовьте сравнительный анализ предполагаемого бюджета с итоговой стоимостью участия в выставке. Отметьте, что было сделано, чтобы сократить расходы. Если вы превысили бюджет, объясните, чем обоснованы траты и превышение изначального прогноза, предложите меры по предотвращению перерасхода бюджета в будущем.
Этот раздел должен рассказать о прошедшей выставке в контексте общей выставочной программы вашей компании. Если возможно, сравните результаты с результатами прошлогоднего мероприятия. Объясните, чем эта выставка была лучше или хуже прошлой и почему. Оцените выставку относительно других, где вы участвовали, основываясь на окупаемости и общем влиянии на цели вашей компании. Обсудите, что вы собираетесь делать так же, а что хотите улучшить в будущем. И хотя гораздо проще подчеркивать свои успехи, не бойтесь указать и на недостатки программы. Ведь если вы не учитесь на своих ошибках, вы обречены повторять их снова и снова.
© 2016 ООО «СТЕНД БАЙ СТЕНД» - дизайн и застройка выставочных стендов
Письмо-приглашение является разновидностью письма-Оно. извещения составляется с целью приглашения адресата на либо-какое мероприятие (на выставку, презентацию, семинар, вечеринку корпоративную и т.д.). В статье по ссылке приведен пример семинар на приглашения, здесь далее по тексту будет приглашения образец на выставку.
Приглашение можно оформлять всякое как деловое письмо на официальном бланке с набором установленным реквизитов. Либо допускается оформлять на различного листах формата даже в цветном исполнении даже или с добавлением декоративных элементов (узор, тиснение, рисунки и т.п.) для усиления эффекта привлекательности приглашения-письма.
Довольно часто приглашение направляется человеку определенному (обращение «Уважаемый…!»). В случае проведения мероприятия массового допускается обезличивать обращение (например, «дамы Уважаемые и господа!»).
В тексте письма-приглашения указать требуется конкретное место и время проведения возможно, мероприятия требуется пояснить как можно или добраться сообщить иные полезные детали (выставки программу или какую пользу можно Необходимо).
извлечь позаботиться, чтобы приглашение было заранее отправлено. Насколько – зависит от масштаба и торжественности события намеченного – от нескольких дней (к примеру, заурядный многих) до семинар недель (редкое помпезное мероприятие, юбилей, например компании).
Как правило, необходимо приглашение на отвечать по предложенному варианту в письме или в обстоятельств от зависимости (написать письмо, подтвердить согласие по заполнить, телефону форму заявки на сайте и т.д.). Часто требуется ответ. чтобы организаторы могли «спокойно» проведение планировать мероприятия. В случае отрицательного решения – чтобы еще вежливо объяснить отказ.
Письмо-выставку на приглашение – образец текста
Уважаемые дамы и Компания!
господа «Райское местечко» приглашает Вас наш посетить стенд на туристической выставке «Трэвелмаркет — Выставка». 2014 будет проводиться 12-15 марта 2014 Кроникс в ВЦ «года» по адресу: Нижний Новгород, пр. Шуйский, будем.
Мы 121б рады представить всю информацию уже о как хорошо зарекомендовавших и пользующихся неизменным маршрутах успехом в Китай, Малайзию, Таиланд и страны так, Океании и предложить Вам новые перспективные Аргентину в направления и Перу.
Надеемся увидеть Вас в наших числе гостей на выставке!
За дополнительной информацией Вы обращаться можете по телефону 628-36-54 или на сайт www компании.raiskoe.ru.
Генеральный директор
компании «местечко Райское» В.И. Незабудка
Приглашение на выставку, как было это уже сказано выше, можно бланке на оформить письма или на красивой открытке, персонально обратиться к кому-либо или использовать один многократно и тот же текст для массовой приглашения отправки. Обратите внимание на имеющиеся на сайте виды иные образцы деловых писем, которые сомнения без будут полезны в практической деятельности.
** Если вам необходима ПОМОЩЬ получите, ЮРИСТА online консультацию сейчас .
Тушение пожаров на открытой местности
XIII. ТУШЕНИЕ ПОЖАРОВ НА ОТДЕЛЬНЫХ ОБЪЕКТАХ 13.1. Тушение пожаров на объектах с наличием метанола При пожаре возможны: выход горящего продукта в обвалование вследствие выброса, разрушения резервуара, нарушения герметичности задвижек и фланцевых соединений; образование в резервуаре в.
больше
Стихи о войне, 9 мая, День Победы
Другие стихи и сказки Стихи о войне - страница 1 Страницы 1 2 3 Служивый Через плечо уставший автомат… Я с ним за годы долгие сроднился, Мне мир войны неведомый открылся: Война – жестокий и ненужный ад. Молчит кукушечка, а мне ведь скоро в бой. Ну что ей стоит мне годков подброси.
больше
9.7 тушение пожаров на открытой местности
ЛЕСНЫЕ И ТОРФЯНЫЕ ПОЖАРЫ Лесные и торфяные пожары представляют собой значительную опасность и приносят большой материальный ущерб. Лесные пожары могут быть низовые и верховые; торфяные пожары — по поверхности и подземные. Широкое распространение получили следующие тушения лесных пожаров: — зах.
больше
Учебник: Педагогика - Глава: Сущность и система физического воспитания школьников онлайн
Сущность и система физического воспитания школьников Физическое воспитание есть целенаправленная, четко организованная и планомерно осуществляемая система физкультурной и спортивной деятельности детей. Она включает подрастающее поколение в разнообразные формы занятий физической культурой, спор.
больше
Если воспринимать выставку какPR-мероприятие, необходимо составить соответствующий план довыставочной и выставочной PR-кампании. План необходимо составить и проработать сразу после принятия решения об участии в выставке. Первые мероприятия начинаются за полгода до начала выставки, а потому план действий требуется составить как можно раньше.
В перечне мероприятий, входящих в состав довыставочной работы с клиентами, входит все, что может обеспечить максимальную информированность целевой группы потребителей о выставочном мероприятии. Эта работа начинается задолго до начала выставки. В идеале первое оповещение всех заинтересованных лиц осуществляется сразу после бронирования выставочной площади – это происходит за 6-12 месяцев до самого мероприятия. Это первая партия информационных сообщений, которая отправляется адресатам по принципу трех писем.
Второе, что необходимо сделать еще до начала выставочных мероприятий – это предоставление информации для каталога выставки. Каждой из компаний-экспонентов предоставляется место в каталоге, который получат все участники и гости выставки. Такая печатная продукция позволяет узнать о производственных мощностях и ассортименте продукции экспонентов, места расположения стендов каждого из участников и план всех этажей выставочного комплекса.
Следующий поток информации о компании и ее продукции направляется в отраслевые СМИ. Всевозможные пресс-релизы могут рассылаться как знакомым журналистам, так и просто в отраслевые издания. Как показывает практика, при написании отчетов о выставке журналисты нередко используют части таких напечатанных текстов. Если статья или пресс-релиз представляют интерес для широкой общественности, то печатные и электронные СМИ будут публиковать материал в исходном виде, обеспечивая неявную рекламу компании. Для написания таких статей на актуальные темы необходимо наличие собственного конструкторского бюро или любых других групп, которые будут заниматься проблемой НИРС.
Каким должен быть пресс-релиз участника выставки?
Чтобы написать грамотный и развернутый пресс-релиз, необходимо предварительно запросить уточняющую информацию у организаторов выставки. В перечень стандартных вопросов входит следующее:
PR-кампания на выставке и после нее
Что касается PR-кампании на самой выставке, то она сводится к участию сотрудников в конференциях и прочих мероприятиях, которые организуются в рамках выставки. Как вариант, можно организовать конференцию прямо на стенде, разослав персональные приглашения целевым посетителям, которые оставили контакты. Различные PR-акции, будь то представления, раздача флайеров или объявления по громкой связи, позволят стимулировать целевую аудиторию к посещению стенда.
После выставки стоит написать благодарственные письма всем посетителям стенда и продолжить преддоговорную работу, начатую во время выставки. Предварительные договоренности, достигнутые в переговорной зоне стенда, необходимо подтвердить, выслав в адрес потенциального делового партнера подготовленный проект с расчетами, договор и прочие документы, которые позволят заказчику принять решение о покупке.
Читайте другие наши статьи:
