Заявление на получение денег в подотчет директором

на сколько сейчас актуально создавать приказ о подотчетных лицах. Мы коммерческая организация.

Положение о подотчетных лицах не является обязательным документом. Но практика показывает, что иметь его полезно: у сотрудников возникает меньше вопросов, они реже опаздывают с авансовыми отчетами. Вы можете утвердить Положение приказом руководителя, а затем ознакомить с ним работников под роспись.

С 1 января 2012 года прежде, чем получить деньги, работник должен написать заявление в произвольной форме. Руководитель (или уполномоченный им сотрудник) собственноручно указывает в заявлении сумму выделяемых средств и срок, на который она выдается. А также ставит свою подпись и дату. Бланк заявления вы можете разработать самостоятельно и утвердить его в качестве приложения к Положению о расчетах с подотчетными лицами. В этом же документе вы можете прописать перечень подотчетников, сроки проверки авансовых отчетов (1) и окончательного расчета с сотрудниками (2).

Также в Положении о подотчетниках обычно прописывают срок, в который работники должны передавать в бухгалтерию авансовые отчеты и оправдательные документы (3). Но устанавливать его на свое усмотрение нельзя: он четко регламентирован законом. Как и раньше, это три рабочих дня. Причем отсчитывают их со дня, когда истек период, на который были выданы наличные. Либо со дня выхода на работу (например, после командировки, отпуска, болезни и т. п.). Раньше продлевать срок сдачи авансового отчета разрешалось только в связи с командировкой.

Обязательно пропишите в Положении правило о том, что работник может получить деньги, только если полностью погасил задолженность по предыдущему подотчету (4).

И еще один важный пункт — о подтверждающих документах. В зависимости от ситуации они могут быть разными (5). Прописав в Положении четкие требования к их составу и оформлению, вы уменьшите количество проблем с учетом расходов при расчете налога на прибыль и вычетами НДС.

Приказ по основной деятельности на выделение денежных средств

Как правильно написать приказ по основной деятельности на выделение денежных средств, для проведения культурно-массового мероприятия? Нужно ли назначать материально-ответственное лицо за использование денег

Приказ по основной деятельности на выделение денежных средств для проведения культурно-массового мероприятия является аналогичным приказ на выдачу денег под отчет. Примерный приказ о выдаче денег под отчет представлен в Форме (основание для выдачи денежных средств пропишите как для проведения культурно-массового мероприятия). В данном приказе указывается сотрудник, которому выделяются денежные средства, и он будет являться ответственным лицом. После проведения мероприятия он должен предоставить оправдательные документы.

Руководитель учреждения обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Следует учесть, что для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление. Типовая форма заявления не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных, казенных и автономных учреждений

1. Рекомендация:Кому и сколько можно выдать денег под отчет

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам. определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ *.

Главбух советует: не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ).

В государственных (муниципальных) учреждениях

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление. Типовая форма заявления не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. В заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать:*

• назначение аванса;
• расчет (обоснование) размера аванса;
• срок, на который выдается аванс.

Об этом сказано в пункте 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению* (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П ).

Внимание: предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке – не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику. Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У ). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать (письмо Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т ). Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися (п. 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5 ). Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев, после того как сотрудник расплатится наличными (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ ). Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя.

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги.

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны вст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см. например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010. Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1 ).

Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 ). Изменить этот срок руководитель организации не может.

Главбух советует: если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут наказать организацию за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб. а должностным лицам (например, руководителю) – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ ).

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 .

Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора.* Объясняется это тем, что выданные суммы – аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ ).

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Форма:Приказ о выдаче денег под отчет руководителю

Государственное учреждение научно-исследовательский институт «Альфа»
ИНН 7708123459, КПП 770801001, ОКПО 98756423

Образец документа

Приложение к Приказу Министерства юстиции Российской Федерации "Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах" от 10 апреля 2002 г. N 99

Постановление нотариуса о выдаче денежных средств в счет возмещения расходов на похороны наследодателя

О ВОЗМЕЩЕНИИ РАСХОДОВ НА ПОХОРОНЫ НАСЛЕДОДАТЕЛЯ

Место совершения нотариального действия (село, поселок, район, город, край, область, республика полностью)

Дата (число, месяц, год прописью)

Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), в связи с предъявленными требованиями к наследственному имуществу умершего(ей) (дата смерти - число, месяц, год цифрами) (фамилия, имя, отчество наследодателя) о выплате денежных средств для возмещения расходов на достойные похороны (фамилия, имя, отчество наследодателя), в соответствии со статьей 1174 Гражданского кодекса Российской Федерации

Выплатить (фамилия, имя, отчество лица, которому должны быть выплачены денежные средства, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, дата рождения и место постоянного жительства или преимущественного пребывания) для возмещения расходов на достойные похороны (фамилия, инициалы наследодателя) денежные средства наследодателя в размере (сумма цифрами и прописью) рублей, находящиеся на его банковском счете (во вкладе) (реквизиты вклада или счета) в (полное наименование банка или кредитной организации).

Зарегистрировано в реестре за N

Взыскано госпошлины (по тарифу)

Примечание. В случае совершения нотариального действия лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, наделенным полномочиями нотариуса на основании статьи 20 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, в формах нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах слова "нотариус", "нотариусом" заменяются словами "временно исполняющий (исполняющим) обязанности нотариуса" (с указанием фамилии, имени, отчества нотариуса и наименования соответствующего нотариального округа).

Постановление нотариуса о выдаче денежных средств в счет возмещения расходов на похороны наследодателя

Приложение к Приказу Министерства юстиции Российской Федерации "Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах" от 10 апреля 2002 г. N 99

Постановление нотариуса о выдаче денежных средств в счет возмещения расходов на похороны наследодателя

О ВОЗМЕЩЕНИИ РАСХОДОВ НА ПОХОРОНЫ НАСЛЕДОДАТЕЛЯ

Место совершения нотариального действия (село, поселок, район, город, край, область, республика полностью)

Дата (число, месяц, год прописью)

Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), в связи с предъявленными требованиями к наследственному имуществу умершего(ей) (дата смерти - число, месяц, год цифрами) (фамилия, имя, отчество наследодателя) о выплате денежных средств для возмещения расходов на достойные похороны (фамилия, имя, отчество наследодателя), в соответствии со статьей 1174 Гражданского кодекса Российской Федерации

Выплатить (фамилия, имя, отчество лица, которому должны быть выплачены денежные средства, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, дата рождения и место постоянного жительства или преимущественного пребывания) для возмещения расходов на достойные похороны (фамилия, инициалы наследодателя) денежные средства наследодателя в размере (сумма цифрами и прописью) рублей, находящиеся на его банковском счете (во вкладе) (реквизиты вклада или счета) в (полное наименование банка или кредитной организации).

Зарегистрировано в реестре за N

Взыскано госпошлины (по тарифу)

Примечание. В случае совершения нотариального действия лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, наделенным полномочиями нотариуса на основании статьи 20 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, в формах нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах слова "нотариус", "нотариусом" заменяются словами "временно исполняющий (исполняющим) обязанности нотариуса" (с указанием фамилии, имени, отчества нотариуса и наименования соответствующего нотариального округа).