Категория: Бланки/Образцы
Вести учет времени, проводимого сотрудниками на работе, обязаны все организации и предприниматели. Такой учет защищает права работодателя и работников. О том, как составить табель учета рабочего времени на 2017 год, читайте в этой статье.
Табель учета рабочего времени - один из основных кадровых документов. В нем фиксируются дни и часы работы, невыходы сотрудников в течение месяца.
По этим данным бухгалтерия рассчитывает и начисляет заработную плату. Налоговики сверяют по табелю сведения об отработанном времени с бухгалтерскими документами о выплатах зарплаты. Трудовые инспекторы проверяют по табелю, соблюдала ли компания нормы рабочего времени и были ли другие нарушения трудового законодательства.
Также по сведениям табеля составляют статистическую отчетность по форме П-4. А при споре о правомерности увольнения за прогул данные табеля могут использоваться в суде.
Расскажем подробнее, какие формы табеля учета существует и какие необходимо применять, допускается ли предварительное заполнение табеля, а также как вносить исправления в заполненный табель и как его хранить.
Как вести табель учета рабочего времени в 2017 годуТабель заполняется каждый рабочий день на протяжении месяца. Обычно это обязанность секретаря, сотрудника отдела кадров или бухгалтера.
В небольших компаниях табель ведется в одном экземпляре. В организациях, имеющих подразделения, департаменты, у каждого подразделения свой документ учета времени.
Для ведения табеля применяется два способа:
В последний день месяца подсчитывается итоговое количество отработанных и пропущенных работником часов. Табель подписывает ответственный за учет кадров сотрудник, а также руководитель подразделения. После документ передают в бухгалтерию. В небольших организациях путь короче: сотрудник, ведущий табель, подписывает его и приносит в бухгалтерию.
Формы табеля учета рабочего времени и их заполнениеОрганизации применяют две унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13. Обе они утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и имеют рекомендательный характер. Это значит, что организация может разработать собственные бланки. При этом в них обязательно должны содержаться реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.02.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Форма Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Форма Т-13. Табель учета рабочего времени Особенности заполнения форм Т-12 и Т-13Форма Т-12 применяется при учете вручную. Форма Т-13 используется при пропускном учете (турникеты, фиксирующие время прихода и ухода сотрудников).
Количество отработанных и пропущенных каждым работником часов за месяц записывается в двух строках граф 4, 6 формы Т-12. В форме Т-13 первая половина месяца записывается в двух строках графы 4, вторая половина - в двух строках граф 15 и 16.
Коды и условные обозначения содержатся в верхней строке граф 4, 6 форм Т-12 и Т-13. Они одинаковы для обеих форм. В нижней строке граф 4, 6 ставятся соответствующие каждому коду затраты времени.
Количество отработанных дней за месяц пишется в верхних строках граф 5 и 7 формы Т-12, а в нижних строках - количество отработанных часов.
Столбцы с 8 по 17 заполняются в конце месяца. При этом итоговая цифра в столбце 8 выводится из суммы значений верхних ячеек столбцов 5 и 7, а итоговая цифра в столбце 9 - из суммы значений нижних ячеек этих же столбцов.
Дни невыходов на работу в общее число отработанных не включаются.
Общее количество дней и часов указывается в столбцах 14, 16.
В столбец 15 вносится код причины отсутствия на работе.
В столбце 17 подсчитывается общее количество выходных и праздничных дней по каждому работнику.
Некоторые сведения постоянного характера можно вносить заранее. Так, неизменными являются:
Допускается увеличение граф, если появляются новые параметры учета. Бланки табеля можно изготавливать компьютерным, печатным, копировальным и другими способами.
Отметки о пропусках, сокращенном и неполном рабочем дне, сверхурочной работе и другие вносятся только на основании установленных законодательно документов (приказов об установлении неполного времени работы, согласии на работу сверхурочно, заявлений на отпуск за свой счет, больничных листов, предупреждений о предстоящем простое и т.д).
Дополнительный раздел 2 "Расчет с персоналом по оплате труда" заполняет бухгалтерия. Если в организации установлен раздельный учет расчетов с сотрудниками, этот раздел не заполняется.
Как вести суммированный учет рабочего времени в 2017 годуСуммированный учет ведется, если организация из-за специфики своей деятельности не может соблюдать нормальную ежедневную или еженедельную продолжительность работы, установленную как для обычных работников, так и для тех, кто работает с вредными или опасными условиями труда, а также других категорий работников (ст. 104 ТК РФ). Продолжительность рабочего времени при суммированном учете определяется за учетный период.
Какие предприятия ведут суммированный учет:
Учетный период. Это основной показатель при суммированном учете. Он может составлять месяц, три месяца (квартал), год. При работах с вредными или опасными условиями учетный период составляет три месяца. Его можно продлить до года, если для этого существуют основания сезонного или технологического характера.
Время, когда сотрудник не выполнял обязанностей на законных основаниях (нахождение в ежегодном оплачиваемом или учебном отпуске, болезнь, отпуск без сохранения заработной платы, выполнение государственных и общественных обязанностей и т.д.), исключается из учетного периода. При этом норма рабочего времени уменьшается на количество часов отсутствия (письмо Роструда от 01.03.2010 № 550-6-1).
Норма рабочего времени. Выводится исходя из еженедельной нормальной продолжительности рабочего времени: 40 часов - при обычных условиях труда, 36 часов - при работах с вредными или опасными условиями. За ее несоблюдение организацию могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс. рублей.
Получить норму можно, зная продолжительность рабочего дня и количество дней в месяце, квартале, полугодии, за год. Смотрите таблицу с нормами рабочего времени на 2017 год .
Как правильно оформить. Издается приказ руководителя организации. Одновременно назначается ответственный сотрудник, который будет осуществлять суммированный учет. Приказ доводится до сотрудников под расписку. Новая форма учета рабочего времени согласовывается с профсоюзным органом. Чтобы иметь возможность увеличить учетный период, ее нужно прописать в коллективном договоре.
График работ и график смен. Суммированный учет предполагает обязательное введение графика работ или графика смен. Важно не путать эти понятия.
График смен используется при сменном режиме работы, когда одну и ту же работу выполняют несколько работников. Сменная работа применяется, если по особенностям производства рабочий день превышает 8-часовой, а также для более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемых товаров или оказываемых услуг (ст.103 ТК РФ).
С графиком смен работников знакомят не позднее, чем за месяц до его введения. Относительно графика работ срок ознакомления законодательно не определен. Поэтому его целесообразно установить во внутреннем документе организации.
Коды и обозначения для табеля учета рабочего времениВ табеле применяются буквенные и цифровые обозначения. Найти их можно на титульном листе формы Т-12 (см. таблицу ниже).
Буквенное/ цифровое обозначение
Приостановка работы при задержке выплаты заработной платы
Внесение изменений в табель учета рабочего времени в 2017 годуИногда при ведении документа допускаются ошибки: вместо больничного указан пропуск по невыясненным причинам, праздничные дни отмечены как рабочие, не внесены или неверно написаны фамилия, имя или отчество сотрудника. В таких случаях необходимо внести изменения. Есть два способа.
Способ 1. Оформляется корректирующий табель по форме Т-12 или Т-13 и подается в бухгалтерию вместе с сопроводительной запиской руководителя отдела кадров. В записке необходимо указать причины и содержание внесенных изменений.
Способ 2. В исходном табеле зачеркиваются одной чертой неверные данные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Наверху вносится правильная информация, на свободном месте - удостоверяющая надпись: "По инженеру Петрову таб. № 1 исправлено за 5,6,7 сентября 2016 года код "НН" на код "К" на основании приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения верно. Руководитель отдела кадров Сидоров А.Б. подпись, дата внесения записи".
Как заполнять табель в различных ситуацияхСотрудник отработал неполный день. Работающая мама отпросилась на два часа раньше окончания рабочего дня, чтобы отвести ребенка в поликлинику. Руководитель дал согласие. В верхней графе ставится код "Я" или "01". В нижней ставится фактическая продолжительность рабочего времени - "6". Неотработанные часы вносить не нужно.
Сотрудник заболел. В верхней части табеля ставится обозначение "Б" или "19". В нижней части ничего не указывается. Обязательно наличие подтверждающего документа - больничного листа за все дни, когда сотрудника не было на работе.
Сотрудника привлекли к работе в праздничный день. Ставим в верхней части "РВ". Если сотрудник впоследствии берет полагающийся ему дополнительный день отдыха, ставится код "ОВ".
Сотрудник взял отгул. Если сотрудник предупредил об отгуле, в верхней части ставится код "НВ" или "28". В нижней части ничего не указывается. Если причина отсутствия неизвестна, ставится "НН" или "30". Когда причина будет выяснена и окажется уважительной, код "НН" нужно будет зачеркнуть и поставить вместо него один из кодов: "Б", "У", "Г" и т.д. Нижняя часть не заполняется.
Сотрудник уехал в командировку. В верхней части ставится "К" или "06". В день выхода сотрудника на работу ставится код "Я" или "01".
Образцы заполнения табеля вы найдете в приложении к статье (доступно по ссылке в конце статьи).
Образец табеля учета рабочего времени в 2017 годуОбразцы заполнения форм Т-12 и Т-13 вы найдете в приложении к статье (доступно по ссылке в конце статьи).
Табель учета рабочего времени должен храниться в бухгалтерии не менее 5 лет, поскольку является первичным учетным документом на оплату труда. Если в документе содержатся сведения о сотрудниках, занятых на опасных и вредных работах, хранить его нужно в течение 75 лет (п. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Руководитель предприятия может быть оштрафован на сумму от 1000 до 5000 рублей, предприятие - на сумму от 30 до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП).
Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое
Вложенные файлыДоступно только авторизованным пользователям
И при этом всегда учитывается то, сколько рабочего времени затрачено в каждом отчетном периоде, ведь существуют четкие нормы и правила, которые важно учитывать, чтобы правильно рассчитать размер зарплаты для того или иного сотрудника. Все часы, которые работник провел на своем рабочем месте как в 2016 году, так и в любом другом, всегда идут в учет.
Согласно закону, все это время должно быть оплачено, неприемлемо вызывать человека на работу и заставлять трудиться без оплаты. Однако в некоторых ситуациях сложно придерживаться стандартного графика. Речь идет о посменном графике. Ведь на заводах, складах, в некоторых сферах торговли приходится трудиться и ночью, и в праздничные дни. Именно здесь нужен суммированный учет рабочего времени. Примечательно, что 2016 год принес немало перемен в ТК, но некоторые общие положения касательно сменного труда остались без изменений.
Общие положенияЛюбой вид труда должен быть нормированным. Часто речь идет о типичной еженедельной работе с четким графиком и выходными. Однако сейчас запускается все больше предприятий, которые требуют особого учета. Это касается промышленных мощностей, цехов, фабрик. Ведь довольно сложно нормировать сменный график или вредные условия труда в цеху. Именно здесь на выручку приходит суммированный учет рабочего времени. Все условия такого подхода можно найти в Трудовом кодексе. Основная идея такого учета в том, чтобы выделить особые условия и провести справедливое начисление зарплаты.
Индивидуальные предприниматели и организации (то есть юридические лица) обязаны применять суммированный учет как для подсчета общего времени на предприятии, так и для оценки рабочего стажа каждого сотрудника. Данный подход наиболее уместен в следующих случаях:
В некоторых случаях суммированный учет рабочего времени зависит от нормативных актов, которые приняты органами исполнительной власти конкретного региона. Например, когда наступил 2016 год, работа водителем, которая предполагает довольно гибкий график при вождении маршрутных такси и автобусов, стала учитываться именно по такой системе.
Определение учетного периодаВполне логично, что при внедрении данного подхода нельзя подсчитать размер зарплаты, основываясь только на дневной норме выработки. Поэтому принято выбирать определенный учетный период. Он может составлять:
Примечательно, что максимальный период не должен превышать срок 12 месяцев. Но и 2016 год, как утверждают последние новости, принес изменения в Трудовой кодекс. Например, если условия труда рассматриваются как вредные, период не может длиться более 3 месяцев. В 2016 году реально поменять условия, однако для этого необходимо вводить новые пункты в трудовой договор при согласии всех сотрудников.
Чаще всего устанавливается суммированный учет за месячную норму. В любом случае график составляют так, чтобы переработка в одни дни компенсировала недоработку в другие. Таким образом достигается баланс. Если же «выполненные» часы не смогли компенсировать недостающие, тогда их вносят в документы как сверхурочные, а оплачивают по повышенному тарифу.
Табель, который предполагает суммированный учетТабель учета не только должен отражать количество рабочего времени, которое трудился человек, но и то, явился он или нет. Возможно, 2016 год может выдаться непростым для работников, но никто не отменял таких форс-мажорных ситуаций, как внезапная болезнь или семейные обстоятельства. Документ позволяет учитывать случаи неявки.
Такой табель обязуются вести все организации, а также индивидуальные предприниматели, которые имеют определенный штат. Благодаря такому документу работодатель имеет возможность:
При введении табеля суммированный учет выступает прекрасным инструментом для получения полной картины того, как выполняется работа. Если смотреть на 2016 год, то статистика показывает, что чаще всего применяется специальная форма Т-12, которая позволяет избежать проблем с пропускной системой. Такую бумагу оформляют только в одном экземпляре, а в конце месяца его подписывают как руководители, так и начальник отдела кадров. После этого начисляется зарплата.
Если раньше существовала такая должность, как табельщик, то сейчас держать в штате человека, который просто будет фиксировать приход сотрудника на рабочее место, является как минимум нерациональным. Чаще всего обязанности табельщика, а именно, ведение суммированного учета рабочего времени совмещает специалист по кадрам или бухгалтер. Именно такое решение признается наиболее рациональным как минимум на 2016 год.
Суммированный рабочий деньОсновная единица учета труда – это рабочий день. Данное понятие закреплено в Трудовом кодексе и означает часть времени, в течение которого сотрудник должен выполнять свои прямые обязанности по трудовому договору. На его же основе работник получает плату за такой период. Не только прямое выполнение обязанностей входит в календарный день. Например, если человек трудится на холоде, то в отработанное время войдут и перерывы на обогрев, которые должен предоставить начальник. Матерям оплачивается даже время, необходимое на кормление ребенка, если в этом имеется необходимость (особенно в ситуации, когда ребенку меньше чем год). Также некоторый процент заработной платы начисляется даже за обеденные перерывы.
Вдобавок определены нормы переработки. Например, человек не должен работать более 40 часов в неделю. Поэтому начальнику следует вести учет труда каждого сотрудника. Есть тут и определенные исключения:
Существуют и другие не менее значимые тонкости. Например, если человек обучается на очной форме без отрыва от производства, его рабочая неделя сокращается на 7 часов.
Суммированный учет рабочего времени: режимы и графикиДля того чтобы правильно обеспечить все условия труда, на каждом предприятии документально принимается определенный распорядок. Он состоит из времени начала и окончания труда, учитываются также длительность дня, количество выходных, перерывы. Нужно определиться с типом недели – пяти-, шестидневная или так называемая скользящая. Далее устанавливается время начала и окончания трудового дня. Если работа посменная, то делают это для каждой смены. Более того, график смен необходимо передать сотрудникам за месяц до его вступления в силу.
Также некоторые граждане имеют право работать неполную неделю. Речь идет о кормящих (в частности, если ребенку меньше чем год) или многодетных матерях, лицах, на попечении которых находятся дети-инвалиды в возрасте до 18 лет, люди, ухаживающие за больным родственником (при условии предоставления медицинского заключения). Примечательно, что никакие пометки в трудовой книге по этому поводу не ставятся. У сотрудника остаются все права, как и у остальных членов коллектива, не обладающих льготами по времени. Такой работник может претендовать на полный отпуск раз в году, брать больничные, отгулы, имеет такое же количество выходных и праздничных дней, как и все остальные. Оплата труда в данном случае зависит либо от затраченных часов, либо от результата.
Табель учета рабочего временислужит для фиксации информации о выходе/невыходе сотрудника на работу. Какие действуют правила заполнения и оформлению этого документа, будет рассказано далее в статье.
Когда поднимается вопрос использования форм бланка табеля, проходящих под номерами Т-12 и Т-13?Нормы ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 обязывают организации фиксировать все факты своей хозяйственной жизни, к которым относится и выход/невыход сотрудника на работу. Табель учета рабочего времени как раз и является тем учетным документом, где удобно делать соответствующие отметки.
До вступления с 01.01.2013 в силу отдельных норм закона «О бухучете» в компаниях обязательными для ведения табеля учета рабочего времени считались формы, получившие название унифицированных и наравне с другими документами первичного учета включенные в постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004. В нем есть 2 формы табеля: № Т-12 (для проставления обозначений от руки) и № Т-13 (для автоматизированного заполнения).
В настоящее время организации продолжают использовать эти формы табеля по своему усмотрению, хотя допускается, что вместо них могут быть внедрены и собственные после процедуры их разработки и утверждения. Но чаще всего предложенные законодателем формы табеля всего лишь корректируются путем добавления или вычеркивания отдельных граф или реквизитов, если они не полностью отвечают нуждам делопроизводства.
Если скачать простой образец табеля — как правильно его заполнять?Если в организации было принято решение использовать унифицированную форму, то с простым бланком табеля учета рабочего времени можно ознакомиться в указанном выше постановлении Госкомстата. К сожалению, образца заполнения табеля учета рабочего времени в нем нет, но есть правила заполнения табеля учета рабочего времени 2016 года (приведены в последнем разделе документа).
Сам же табель учета рабочего времени выглядит как таблица, в которой напротив каждой фамилии сотрудника делаются отметки на протяжении 31 дня. Каждый день помечается определенным кодом, отображающим явку/неявку сотрудника и причины этого, причем все причины должны иметь документальное подтверждение. Кроме этого предусмотрено место для указания продолжительности выхода/невыхода на работу (можно указывать часы или минуты).
Если же говорить о методике заполнения, то работодатель может выбрать, как заполнить табель учета рабочего времени :
В конце графы есть место для итогового учета за месяц отработанных и выходных дней, а также дней, требующих отдельного подхода при расчете зарплаты, например командировок или больничных.
В форме Т-12 табеля перечисляются обозначения, которые допустимы при заполнении (многие бухгалтеры и кадровые служащие пользуются ими даже без подсказок), — эти же обозначения проставляются и в форме Т-13. При этом в компаниях могут быть внедрены и свои обозначения, если сотрудникам, отвечающим за ведение табеля и интерпретацию информации из него, так будет удобнее. Отличительной чертой формы Т-12 является возможность произведения прямо в табеле расчета начислений, для чего предназначаются страницы 3–4.
На какой срок рассчитаны формы Т-12 и Т-13 табеля учета рабочего времени — на год или на месяц?В обеих формах табеля предусмотрено место только для проставления обозначений на протяжении 31 дня. Следовательно, табель учета рабочего времени может вестись только на протяжении месяца. Каждый месяц табель закрывается, подписывается уполномоченным лицом и сдается в бухгалтерию. Таким образом, за год в бухгалтерии накапливается 12 бланков табеля, которые учитываются при расчете начислений.
Каких-либо нововведений на законодательном уровне в правилах, по которым происходит заполнение табеля, в 2016 году не произошло. Если же подобные изменения произошли в рамках какой-либо конкретной организации (например, была скорректирована форма табеля или добавлена новая графа), то об этом в обязательном порядке должен уведомляться сотрудник, ответственный за ведение и заполнение табеля.
