Должностная инструкция

Должностная инструкция является основным локальным организационным документом, закрепляющим статус работника, его должностные обязанности и виды работ, объем его полномочий. Кроме того, должностная инструкция регламентирует разграничение обязанностей и прав между сотрудниками одного структурного подразделения (кадровой службы). Разработка должностных инструкций на всех сотрудников подразделения (организации) является реальной основой устранения параллелизма и дублирования в выполнении как отдельных операций, так и всех функций, закрепленных за подразделением. В соответствии с Трудовым кодексом работодатель обязан определить трудовую функцию работника, при приеме на работу ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника (с. 68).

Известно, что служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения обязанностей и кооперации труда. Должностные инструкции в мировой управленческой практике рассматриваются как действенное средство управления, предназначенное для решения организационных, регламентирующих и регулирующих задач. Кроме того, должностные инструкции помогают руководителю осуществлять объективную оценку деятельности каждого отдельного работника, мотивированно применять меры воздействия.

Достаточно давно должностные инструкции используются и в отечественной управленческой практике, поэтому при их разработке важнейшее значение имеет соблюдение общепринятых юридических норм, установленных требований к структуре, тексту и оформлению должностной инструкции.

Должностные инструкции оформляют, используя те же реквизиты, которые обязательно помещают на бланке, предназначенном для оформления всех внутренних документов: наименование организации, наименование документа, дата и место подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения, который заверяется печатью организации.

Заголовок к тексту (как и в других управленческих документах) согласуется в падеже с наименованием документа. Например, "Должностная инструкция (кому?) менеджеру по персоналу".

Формуляр должностной инструкции и структура текста унифицированы[28]. Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы: "Общая часть (общие положения)", "Основные задачи и функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность", "Взаимоотношения (связи по должности)". Их содержание излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Разрабатывает должностные инструкции руководитель кадровой службы, он же подписывает этот документ, утверждает инструкции руководитель организации. При необходимости должностные инструкции могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями. Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку. Ее располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования.

Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами, прежде всего Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:

¾ Должностные обязанности — перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются по данной должности.

¾ Должен знать — излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.

¾ Требования к квалификации — в разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, к стажу.

Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями ее деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки. Их конкретизация с учетом специфики работы проводится каждой организацией (учреждением, фирмой) при разработке должностных инструкций.

При составлении должностных инструкций можно использовать типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Поскольку должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, действующего в условиях конкретной организации, то необходимо ее составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

При разработке должностных инструкций работникам кадровой службы обязательно используется положение о кадровой службе. Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками кадровой службы, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций службы в целом, устанавливаются исходя из распределения комплекса функций, выполняемых кадровой службой, между ее работниками.

К тексту должностной инструкции, как и к тексту всех управленческих документов, предъявляются требования полноты, четкости и конкретности формулировок. Однако это требование чрезвычайно важно соблюдать именно в должностных инструкциях. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности отдельного работника, его обязанностей приводит к нестабильности и несогласованности действий всей службы, дублированию отдельных операций, ошибкам в оформлении документов, возникновению конфликтных ситуаций в коллективе. При включении в должностные инструкции нечетких, общих, неконкретных, обтекаемых формулировок функций конкретной должности создается чисто формальный документ, который не соответствует своему назначению. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы.

Раздел "Общие положения" начинается с пункта, устанавливающего статус работника, — наименования должности в соответствии со штатным расписанием, отнесения ее к определенной категории (специалист, технический исполнитель) и содержит основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования организации к уровню образования и стажу работы.

Формулируя требования к квалификации, обычно используют разделы "Должен знать. " и "Должен уметь. " из Квалификационного справочника, прежде всего перечень нормативных документов, в которых отражен полный объем знаний, необходимых для выполнения работником своей профессиональной деятельности. В конкретной должностной инструкции этот перечень дополняют внутренними организационными и распорядительными документами (уставом, приказами и распоряжениями руководства, правилами внутреннего трудового распорядка, указаниями начальника кадровой службы и др.).

Помимо перечисления нормативных документов в этом разделе любая организация может закрепить документально оформленный набор профессиональных знаний, навыков, личных и рабочих качеств, которыми должен обладать работник, занимающий конкретную должность.

Раздел "Задачи и функции" является центральным в должностной инструкции и включает в себя формулировку основного назначения данной должности и перечисление функций, то есть действий, выполняемых работником. Формулируя основную задачу, следует в обобщенном виде определить предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Например: "Основной задачей инспектора отдела кадров является ведение учета личного состава организации и оформление кадровых документов".

Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит не только от общей задачи, но и от разделения труда в кадровой службе, глубины специализации ее работников, принятой в организации технологии работы с документами, степени ее автоматизации и др.

Чрезвычайно важно при формулировке текста этого раздела соблюдать принцип полноты и не пропустить одну или несколько операций, выполняемых работником. Не менее важно изложить все виды работы четко, исключив, таким образом, возможность их двусмысленного толкования. Например, работники многих кадровых служб в числе других функций составляют отчеты о работе с кадрами. Сравним три разные формулировки:

— "составление отчетов о работе с кадрами",

— "организация составления отчетов о работе с кадрами",

— "участие в работе по составлению отчетов о работе с кадрами".

Первая формулировка означает, что работник выполняет эту работу самостоятельно, вторая — что он руководит составлением отчета, а третья, наименее конкретная, предусматривает неопределенное участие.

При составлении раздела "Задачи и функции" желательно отразить логическую последовательность выполнения разных работ, начиная с видов работ, которые выполняются ежедневно, а заканчивая теми, что выполняются периодически. Например, обязанности по оформлению приема на работу или по формированию дел выполняются более или менее постоянно в течение года, поэтому их надо изложить в начале раздела. А работы, связанные со сдачей документов в архив или разработкой номенклатуры дел, обычно выполняют в конце года, поэтому, перечисляя функции, их следует поместить в конце раздела.

При перечислении функций глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении, например "Менеджер выполняет. ", "организует. ", "передает. ", "заполняет. ", "ведет. " и т. д.

При закреплении за работником функции контроля (за составлением табелей учета рабочего времени; за состоянием трудовой дисциплины; за соблюдением правил внутреннего трудового распорядка и др.) следует обратить внимание на соответствие их формулировок функциям кадровой службы, изложенным в положении, а так­же на степень самостоятельности работника в их выпол­нении.

В разделе "Обязанности" устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных по­ручений, то есть то, что нужно делать работнику для выполнения закрепленных за ним функций. В этом же разделе можно установить этические нормы, которые работник обязан соблюдать в коллективе при осуществ­лении своей трудовой деятельности. Этот раздел можно записать в следующем виде:

"Инспектор отдела кадров обязан:

1. Сохранять конфиденциальность служебной ин­формации.

2. Не разглашать персональные данные о работниках организации (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни).

3. Выполнять указания и распоряжения руководителя кадровой службы, руководителя организации.

4. Обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования.

5. Соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц.

6. Тщательно контролировать качество изготовления и оформления документов по личному составу работников организации, а также документов, представляемых на подпись директору.

7. Соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства.

8. Придерживаться установленной в организации субординации, соблюдать правила делового общения и нормы служебного этикета".

Раздел "Права" закрепляет права, предоставляемые работнику для реализации возложенных на него обязанностей, порядок осуществления этих прав Типовая формулировка прав работника содержит, как правило, минимальный перечень правомочий, который сводится к следующему:

— докладывать руководству (указывается конкретная должность) о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции;

— вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением изложенных в должностной инструкции обязанностей.

Этот раздел в реальной должностной инструкции должен быть дополнен правами, необходимы ми работнику для реализации всех возложенных на него функций.

Если в разделе "Функции" за инспектором закреп лен контроль состояния трудовой дисциплины, то ему следует предоставить право документировать зафикси­рованные нарушения или требовать объяснений в пись­менной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину. Особое внимание следует уделить форму­лировкам тех пунктов раздела, согласно которым ра­ботник наделяется правом принимать самостоятельные решения. В этом случае необходимо установить и конк­ретно определить сферу его деятельности и пределы компетенции.

Определение прав работника является основанием для установления его ответственности, которая в должностной инструкции выделяется в отдельный раздел. Разделы "Права" и "Ответственность" вза­имосвязаны и позволяют установить критерии оцен­ки труда.

Так как Трудовой кодекс РФ установил, что лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получе­ние, обработку и защиту персональных данных работ­ника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами (с. 90), в этом разделе должностной инструкции должна быть установлена ответственность каждого работника кад­ровой службы, связанная с защитой персональных дан­ных работников.

В разделе "Ответственность" должны быть определе­ны содержание и формы ответственности работника кадровой службы за результаты и последствия его дея­тельности, за непринятие своевременных мер или дей­ствий, относящихся к его обязанностям, за неиспользование предоставленных должностных прав.

Раздел "Взаимоотношения (связи по должности)" обычно закрепляет те внутрифирменные связи и кон­такты, которые неизбежно возникают при выполне­нии работником своих обязанностей и закрепленных за ним функций.

Кроме того, в раздел могут быть включены и кон­такты, осуществляемые работником со сторонними (го­родскими, территориальными) организациями (военкоматами, отделами соцобеспечения, центрами занятости, миграционной службой, другими организация ми и учреждениями).

Следует отметить, что действенность должностных инструкций, их влияние на эффективность работы службы в значительной мере определяются качеством этих документов, их информационной емкостью, соблюдением требований к формулировкам всех позиций. В этом случае нормативная регламентация деятельности службы способствует специализации, помогает достигнуть четкого взаимодействия ее работников, разграничить их должностные обязанности, а разработка организационных документов является не формальной бюрократической процедурой, а реальным средством воздействия на эффективность работы кадровой службы.

Однако организационные документы только отражают принятую систему, основополагающие директивы и принципы в области управления кадр ми, политику руководства, закрепляют порядок работы кадровой службы, но не определяют стратегию управления персоналом.

Изменения в должностной инструкции кадровика - 14 Декабря 2016

В связи с внедрением и применением профессиональных стандартов, у специалистов кадровых служб предполагается внесение изменений в должностную инструкцию, а фактическое исполнение трудовых функций остаётся неизменным.

На предприятии, где внедрили профессиональные стандарты, помимо стандартного дополнительного соглашения к трудовому договору, также меняется должностная инструкция специалистов, чьи профстандарты утверждены и прошли процедуру внедрения. Данный факт касается и работников кадровой службы, чей профстандарт утверждён.

Если раньше общая картина работы службы персонала состояла из (в основном) трёх наименований должностей (инспектор отдела кадров, менеджер по персоналу, универсальный кадровый работник), то сейчас, в профстандарте Специалист по управлению персоналом. возможных наименований должностей насчитывается двадцать один. Соответственно, под каждую должность предполагаются отдельные требования к образованию, практическому опыту работы и отдельный перечень исполняемых обязанностей в трудовых функциях.

Как было указано выше, если организация прошла процедуру внедрения профессиональных стандартов. то должностная инструкция кадровика также подлежит небольшой корректировке. Большая часть содержания данного документа останется неизменной, но изменению подлежат следующие пункты:

Здесь подлежат корректировки: образование, опыт работы, профессиональные навыки и умения специалиста, которые должны соответствовать сведениям из профстандарта на данную должность

Данный пункт также поменять, исходя из должностных обязанностей, указанных в профессиональном стандарте

Также нелишним будет указать в должностной инструкции сведения о том, что специалист подтвердил/не подтвердил свой профессиональный стандарт у независимой оценочной комиссии.

И, при возможной проверки трудовой инспекцией, возможность применения каких-либо санкций к организации минимизируются.

Должностная инструкция работника отдела кадров

Обобщая функции кадровой службы отдела можно назвать следующие: 1 осуществление прогнозирования, перспективного и текущего планирования потребности в кадрах, их движения, подбора и расстановки; 2 осуществление систематического анализа состава кадров по профессиональному, общеобразовательному, возрастному и другим признакам; 3 организация рациональной системы учета кадров их движения внутри организации; 4 осуществление процедуры подбора и расстановки кадров; 5 формирование и проведение кадровой политики при найме, продвижении, перемещении, вознаграждении и пр. Проведение консультаций по работе с кадрами; 10 организация социального обеспечения персонала страхований и пенсий ; 11 проведение конкурсов на вакантные места; 12 организация процесса адаптации новых работников; 13 тарификация рабочих мест; 14 оценка уровня безопасности, комфортабельности и условий труда; 15 выработка правил оценки результатов труда; 16 определение условий социального обеспечения; 17 установление компенсаций и льгот; 18 содействие улучшению психологического климата в коллективах; 19 управление трудовыми отношениями; 20 документирование работы с кадрами; 21 обработка, выдача и хранение соответствующих документов; 22 подготовка отчетов. Вышеперечисленные функции могут быть разделены на традиционные подбор и расстановка, повышение и награждение; оценка, контроль, документирование и новые определение потребностей в кадрах на известный период, составление программ подготовки, автоматизированный учет состояния кадров и пр. Это в общем, но каждая кадровая служба отдел состоит из сотрудников, которые имеют свои должностные обязанности. Более подробно познакомиться с ними нам поможет незаменимый Квалификационный справочник. Итак, возглавляет кадровую службу отдел начальник кадровой службы отдела кадров. Его должностные обязанности: 1 возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении; 2 организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников; 3 принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия; 4 осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия; 5 обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности; 6 осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях; 7 организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации; 8 участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации; 9 организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям; 10 обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения; 11 проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям; 12 осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом; 13 обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций; 14 проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению; 15 организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение; 16 обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами; 17 руководит работниками отдела. Должностные обязанности инженера по подготовке кадров: 1 организует профессиональное обучение рабочих и повышение квалификации руководящих работников и специалистов подготовку, переподготовку и повышение квалификации рабочих кадров на производстве, в средних профессиональных учебных заведениях, экономическую учебу, практическое обучение учащихся и молодых специалистов в период прохождении ими стажировки, а также производственной практики студентов и учащихся ; 2 исходя из потребности предприятия в квалифицированных кадрах и с учетом требований рыночной экономики разрабатывает проекты перспективных и текущих планов подготовки кадров, повышения квалификации и мастерства работающих с необходимыми обоснованиями и расчетами; 3 устанавливает контакты с учебными заведениями, оформляет договоры на подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников предприятия; 4 составляет графики направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации в соответствии с заключенными договорами, контролирует их выполнение; 5 принимает участие в работе по профессиональной ориентации молодежи, а также в разработке учебно-методической документации учебных планов и программ профессионального развития, пособий и рекомендаций, расписаний занятий учебных групп и т. Должностные обязанности специалиста по кадрам: 1 выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации; 2 принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров; 3 проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение; 4 участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля; 5 информирует работников предприятия об имеющихся вакансиях; 6 принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду; 7 осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности; 8 участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения; 9 принимает участие в организации работы, методическом информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений; 10 анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины; 11 контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия; 12 составляет установленную отчетность. Должностные обязанности инспектора по кадрам: 1 ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации; 2 оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам; 3 формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью; 4 подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям; 5 заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников; 6 производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих; 7 вносит информацию о количественном, качественном составе работников их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением; 8 ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков; 9 оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия их семьям, установления льгот и компенсаций; 10 изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению; 11 подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив; 12 осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка; 13 составляет установленную отчетность. Некоторые из обязанностей разных должностей повторяются — это потому, что в некоторых организациях кадровые функции исполняет лишь один кадровик — это или специалист по кадрам или инспектор по кадрам. Надо заметить, что должность инженера по кадрам сейчас не очень актуальна, так как в современных условиях его функции стали исполнять так называемые службы по развитию персонала. Должностная инструкция сотрудников кадровой службы отдела составляется по тем же принципам, что и на другие должности, имеющиеся в организации. Рассмотрим общие положения составления должностных инструкций. Должностная инструкция является локальным актом который дает четкое представление о трудовых обязанностях работника. Однако часто организации пренебрегают составлением данной инструкции, а зря и вот. Главным документом при оформлении трудовых отношений является трудовой договор, но он не дает полного представления о служебных обязанностях, поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, разрешаемого иногда в судебном порядке. Необходимо заметить, что составление должностной инструкции является необязательным обязательным только для государственных учрежденийно поверьте, наличие должностной инструкции по всем должностям, имеющимся в вашей организации, принесет только пользу. Прежде чем начать разработку инструкций, нужно правильно ее организовать. В этом поможет специальный документ — Положение о должностной инструкции Приложение 13. В нем оговариваются правила утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, должны быть приведены требования к содержанию инструкций, а также указаны лица, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих локальных актов. Положение необязательный документ, но, если вы хотите упростить и ускорить работу с инструкциями, сделать их четкими, лучше не пренебрегать этим локальным актом. Работа над проектом положения чаще всего проводится кадровиками. Разработанный проект Положения о должностной инструкции нужно представить на утверждение руководителю организации, после чего оно вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям. К форме должностной инструкции предъявляются довольно строгие требования. В ней, как и в любом другом локальном акте, непременно должны присутствовать наименование организации, дата, подписи, печать. Все организационно-распорядительные документы организации, к числу которых относится и должностная инструкция, должны соответствовать по форме требованиям уже упомянутого государственного стандарта по оформлению документов организаций — ГОСТу Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме текста, в состав обязательных реквизитов должностной инструкции входят: 1 наименование организации; 2 наименование документа; 3 дата и номер документа; 4 заголовок к тексту наименование должности ; 5 гриф утверждения; 6 подпись разработчика документа; 7 виза согласования; 8 отметка об ознакомлении работника с документом. Наименование организации указывается в строгом соответствии с учредительными документами уставом, Положением об организации. Произвольные сокращения в наименовании организации использовать запрещается. В инструкции указывается, с какого числа она вступает в действие, т. Поэтому дата вписывается уже после утверждения документа и должна совпадать с той, которую генеральный директор поставит на грифе утверждения. Дату утверждения можно оформлять тремя способами: 1 цифровым — в последовательности день, месяц, год: 10. Этот способ соответствует международному стандарту на оформление дат, но в России он используется редко. В оформлении документов предпочтительнее применять второй способ, поскольку словесно-цифровое написание сводит к минимуму возможность фальсификации дат. Регистрационный номер инструкции зависит от того, под каким номером она зарегистрирована в специальном журнале. Это может быть журнал регистрации книга учета должностных инструкций или журнал для регистрации всех нормативно-распорядительных документов организации. Регистрационный номер необходим для учета инструкции и облегчения ее поиска в будущем. Он, как и дата, проставляется на инструкции уже после ее утверждения. В нашей организации применяется журнал для регистрации всех локальных документов организации: Сотрудник должен ознакомиться с должностной инструкцией и поставить отметку об ознакомлении. Расписка об ознакомлении ставится или в самой должностной инструкции после текста должностной инструкции, или же оформляется на отдельном листе, который становится неотъемлемой частью инструкции. Обычно инструкция составляется в одном экземпляре, с нее делается копия и отдается работнику, которую он обязан хранить на рабочем месте. Экземпляр работодателя хранится в отделе кадров. Работник пишет на экземпляре работодателя расписку о том, что копию инструкции получил, ставит роспись с расшифровкой и дату получения. Предлагаем вам несколько должностных инструкций Приложение 14которые возможно помогут вам сформировать общее представление о составлении должностной инструкции. При разработке должностных инструкций неоценимую помощь окажут следующие нормативные акты: 1 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. Приказом Госкомэкологии РФ от 10 декабря 1997 г. Надо сказать, что в разработке должностных инструкций кадровику должен оказывать помощь непосредственный руководитель работника, занимающий должность, на которую оформляется инструкция, так как любая должностная инструкция имеет специфичность при разработке пунктов «Права» и «Функциональные обязанности» и кадровый работник будет в этом вопросе не компетентен. Необходимо прежде всего ознакомить руководителей отделов с правилами разработки должностных инструкций, обеспечить копиями вышеуказанных нормативных актов, пояснить им, что должностная инструкция должна освещать максимально конкретизированные задачи и функции работника, что при написании проекта инструкции необходимо пренебречь расплывчатыми фразами. Затем проект инструкций направляют на визирование в юридический отдел организации или юрисконсульту. Юрист проверяет должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также трудовым договорам сотрудников. Если в штате вашей организации нет юриста, то данную функцию может исполнить сотрудник кадровой службы, т. В этом случае кадровик ставит свою подпись. После согласования генеральный директор организации ставит свою подпись под грифом «Утверждаю» и дату, затем данная должностная инструкция регистрируется в журнале регистрации должностных инструкций или локальных актов организации, также необходимо прошить инструкцию и закрепить печатью отдела кадров и подписью начальника отдела кадров если нет отдела кадров, подписью руководителя организации заместителем и печатью организации. После этого остается только ознакомить работника с должностной инструкцией под расписку. Для должностных инструкций предполагается следующий план. В данном разделе указывают полное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, порядок назначения и освобождения от должности, порядок подчиненности. В этот раздел надо обязательно включить квалификационную характеристику данной должности. Требования к квалификации определяют уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы. Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям квалификационных характеристик определяется аттестационной комиссией организации. Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в данном разделе, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии в порядке исключения могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы. Этот раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. Кроме того, здесь конкретизируются трудовые права работника с учетом специфики выполняемых им должностных обязанностей. Раздел содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность. При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационных характеристиках, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ возможно расширение круга обязанностей работника по сравнению с обязанностями, установленными соответствующими квалификационными характеристиками. Работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, родственных по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования. Здесь необходимо конкретизировать случаи наступления ответственности и вид ответственности в зависимости от должностных обязанностей работника. Специфики составления должностной инструкции кадрового сотрудника нет, как я уже заметила, она такая же, как и для любой другой должности. В Приложении 14 предлагаем должностную инструкцию специалиста по кадрам.

Специфики составления должностной инструкции кадрового сотрудника нет, как я уже заметила, она такая же, как и для любой другой должности. Издательство ООО «Дикта», Минск, 2002 г.

Карта сайта Все права защищены.
При использовании материалов сайта ссылка на tigger.su обязательна!