Как оформить дополнительное соглашение к трудовому договору?

Часто у кадровиков возникает вопрос о том, как правильно оформить приложение или дополнительное соглашение (об изменении каких-либо условий первоначального трудового договора), которые являются неотъемлемой частью договора. Казалось бы, что тут сложного? Но не все так просто, как кажется с первого взгляда
Во-первых, мало кто задумывается над тем, почему необходимо оформлять кадровую документацию с соблюдением определенных требований ГОСТ Р6.30-2003 *(1) (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), который, вроде бы не имеет никакого отношения к кадровой документации. Ответ таков. В связи с отсутствием трудового процессуального кодекса РФ все дела, связанные и вытекающие из трудовых отношений, рассматриваются судами в соответствии с нормами Гражданского процессуального кодекса РФ. А ГПК РФ говоря об обеспечении доказательств, требует соблюдения норм по оформлению документов именно для того, чтобы суд смог признать их документами, и лишь после этого рассматривать по существу — т.е. читать содержание. Иначе кадровики и их руководство рискуют оказаться без доказательств в случае судебного разбирательства. А это, в свою очередь, означает, что Фемида будет на стороне работника (работодатель и работник не равны в процессуальных правах — в этом убеждают ТК РФ и ГПК РФ: работник находится в более выигрышном положении, т.к. обязанность оформления кадровой документации возложена исключительно на работодателя, и в Трудовом кодексе РФ нет ни слова об обязанности и ответственности работника за неправильное оформление или за отказ от оформления трудовых отношений надлежащим образом).
Во-вторых, даже зная, как оформляются приложения в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, кадровик часто допускает досадные ошибки, которые впоследствии могут сыграть весьма негативную роль.
С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Ведь существует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. Документы, оформляющие человека на работу, — и есть те самые «организационно-распорядительные», которые необходимо оформлять в соответствии с ГОСТом. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то логично обращаться именно к тексту ГОСТ Р 6.30-2003 *(2).
Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:
1. Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
2. В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения» и можно ли использовать данный реквизит в трудовых договорах?
3. Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
4. Как технологически нужно оформлять приложения?
Ответы на эти вопросы можно найти, но уже в других документах.
Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Как известно, приложение «А» ГОСТа Р 6.30-2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля (рис. 1). На самом деле это не так. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям.

Пример
Представьте себе ситуацию, когда оформляется дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (рис.). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы» как со стороны организации — работодателя (изготовителя документа), так и со стороны работника, могут, предварительно потренировавшись, добавить любои текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом одна из сторон может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст дополнительного соглашения.

«Рис. 1. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка»

Реквизиты, располагающиеся в нижней части документа:
20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа.

«Рис. 2. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2-4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документа-ведения и архивного дела (ВНИИДАД).*(3)
Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (рис. 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2- 4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.
Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30-2003 (см. выше), то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом. При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 они есть, и вот что там написано (см. фрагмент документа).
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В тексте ГОСТа Р 6.30-2003 говорится о том. что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи).
По отношению к кадровой документации — в трудовом договоре, если трудовой договор содержит какое-либо приложение, то и данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных, объяснительных и служебных записках, упоминающих трудовой договор.
Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах: приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение N 1)», «(приложение N 2)» или «согласно приложению N 1», «согласно приложению N 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)».
Всегда ли на первом листе приложения — дополнительного соглашения к трудовому договору надо делать надпись «Приложение»?
Или на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
С первого взгляда кажется, что «да». Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.
Рассмотрим случай, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.
Не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки.
К таковым, в частности, относятся должностные инструкции, утверждаемые отдельным приказом генерального директора. И очень часто эти самые должностные инструкции изменяются, дополняются, перерабатываются (т. к. сама по себе должностная инструкция отвечает на вопрос — с каким качеством должен работник исполнять свою трудовую функцию), т.к. все то, что касается самой трудовой функции работника и оплаты за ее исполнение — закреплено в трудовом договоре.
Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30-2003, а не надпись «Приложение N» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т. е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение N » с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.
Как технологически нужно оформлять приложения?
При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила:
1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа. к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» или в реквизите «Гриф утверждения документа».
3. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (положение, перечень, список). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и после дующими строками может быть увеличен на 6 пт
Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя-четырьмя межстрочными интервалами.
4. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.
5. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
6. Организационно-правовые документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, — в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания основного документа.
7. И самое главное. Не забывайте сшивать (именно сшивать нитками — лучше «суровыми» (цвет значения не имеет) текст трудового договора с приложениями/дополнительными соглашениями. Это очень просто — сначала сделайте две дырки обыкновенным дыроколом, затем в эти дырки пропустите нить, завяжите ее узелком и на «хвостики» приклейте кусочек бумаги, на который поставите штамп или напишите «от руки» — «В настоящем трудовом договоре пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью страниц», а после того, как подошьете очередное дополнительное соглашение или приложение «В настоящем трудовом договоре пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью страниц и страниц приложений/дополнительных соглашений». Печать организации (или Отдела кадров) ставится на данный кусочек бумаги таким образом, чтобы захватить часть хвостика из ниток. Делается это для того, чтобы свести к минимуму возможность расшивания документа и замены одних листов на другие (что, к сожалению, довольно часто делается обеими сторонами трудовых отношений, если документ оказывается «сшит» степлером)*(4).
В заключение, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением кадровой документации или организацией работы сними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться только на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.

Ю. Царенко,
юрист-кадровик

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 3, март 2007 г.

————————————————————————-
*(1) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).
*(2) Внимание! Согласно статье 46 Федерального закона от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ с 1 июля 2003 г. впредь до вступления в силу соответствующих технических регламентов требования, установленные действующими национальными стандартами, подлежат обязательному исполнению только в части, обеспечивающей достижение целей законодательства Российской Федерации о техническом регулировании.
*(3) Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. — ВНИИДАД. — 2003.
*(4) Часто в суде стороны предъявляют оригиналы трудовых договоров, сшитые степлером, в которых первые и последние страницы одинаковы, а 2,3 и т.д. — разные по содержанию. И вот тогда суду приходится просить стороны предоставить дополнительные — косвенные доказательства их позиций. Обнаружившаяся подмена, как правило, приводит к возбуждению уголовного дела по ст. 307 и 309 Уголовного кодекса РФ, предусматривающих ответственность за дачу ложных показаний и/или предоставление ложных сведений, противтой стороны, которая произвела такую подмену.

Как правильно оформить заем денег?

Ошибки, допущенные при оформлении займа денег, могут сделать невозможным последующее взыскание долга. Поэтому составлению документа при даче денег взаймы следует уделять особое внимание.

Сделка, которую вы совершаете, одалживая деньги, называется договором займа. В ней участвуют две стороны. Лицо, выдающее деньги, называется займодателем. А лицо, берущее их в долг, - заемщиком. Взаймы можно давать не только деньги, но и любые другие вещи, определенные родовыми признаками (к примеру, зерно или бензин). В этом случае производится возврат такого же количества вещей (не тех же самых, но подходящих под определенные сторонами признаки).

Относительно формы договора займа требования закона четко и строго определены.

Большое количество займов между близкими и знакомыми людьми заключается устно. Вы можете не оформлять заем в письменной форме. Но в этом случае при возникновении спора вы теряете возможность ссылаться на показания свидетелей, если они даже присутствовали при передаче денег. Если должник начнет отказываться от долга, то других доказательств обычно представить невозможно. Таким образом, давать взаймы без отражения этого на бумаге в письменном виде - значит подвергать себя реальной опасности утраты денег. И это стоит делать только в отношении действительно близких и проверенных людей. Во всех остальных случаях независимо от суммы заем рекомендуется оформлять в письменном виде.

Наиболее распространенный вариант оформления займа - расписка. Правильно составленная расписка должника (даже написанная на любом листке бумаги от руки) - достоверное доказательство совершенного займа, и в случае спора суды такие расписки принимают в качестве доказательства. В соответствии со статьей 716 Гражданского кодекса Республики Казахстан (Особенная часть) договор займа признается заключенным в надлежащей письменной форме при наличии облигации, расписки заемщика или иного документа, удостоверяющего передачу ему займодателем определенной суммы или определенного количества вещей.

Расписка - обычно односторонний документ и выдается в одном экземпляре, который до момента возврата займа находится у займодателя.

• Может выручить в экстренных случаях, когда нет времени на оформление договора или нет образца договора.

• Отсутствует экземпляр у заемщика.
• Невозможно восстановить при утере.

Правильнее и надежнее по сравнению с распиской составить и подписать договор займа, отражающий все необходимые условия. Форма договора займа может быть простой письменной или нотариальной. Вполне достаточно составления простого договора займа. При условии указания всех необходимых реквизитов и подписания договора обеими сторонами он служит доказательством в суде. Многие считают, что такой договор обязательно должен быть подписан двумя свидетелями. Это иногда не лишне, но совсем не обязательно. Отсутствие свидетелей не повлияет на действительность договора.

Договор составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Но достаточно и одного экземпляра. В этом случае его нахождение у заимодателя подтверждает наличие долга, а наличие у заемщика подтверждает, что долг возвращен.

Преимущества простой письменной формы договора займа:

• Отсутствуют затраты на услуги нотариуса.

Недостатки простой письменной формы договора займа:

• Невозможно восстановить при утере.

Стороны могут по желанию удостоверить договор займа у нотариуса. В этом случае нотариус сам позаботится о составлении текста договора, выяснив перед этим волю сторон. Правда придется оплатить услуги нотариуса. Процедура занимает не более получаса. Передавать деньги лучше при нотариусе. В общем никаких существенных различий между простым письменным и нотариальным договором не имеется, за исключением нескольких преимуществ.

Преимущества нотариальной формы договора займа:

• По нотариальному договору существует возможность взыскания долга на основании судебного приказа. Это гораздо проще, чем в обычном порядке искового производства, и расходы на госпошлину меньше.
• У нотариуса будет храниться один экземпляр договора, дубликат которого при утере или краже можно получить любой из сторон.

Недостатки нотариальной формы договора займа:

• Заемщику приходится нести расходы на услуги нотариуса.

Copyright © 2003-2016 Defacto.kz. Все права защищены. Любая публикация материалов сайта только с разрешения авторов. Материалы, представленные на сайте, отражают личную точку зрения авторов и не носят официального характера. Авторы не несут ответственности за какое-либо применение тех или иных публикаций.

Юридическая фирма "De Facto"

Как правильно оформить приложение к дипломной работе

Вы можете бесплатно узнать стоимость написания своей работы у наших аккредитованных Авторов

Ваш Заказ попадет в Ленту заказов на Биржу студенческих заказов Pishem24.ru, где мы бесплатно оценим выполнение вашей работы с указанием цены и срока. Создание заказа предназначено для оценивания работы. Для начала работы над заказом, Вам необходимо будет выбрать наиболее понравившееся предложение одного из авторов.

С уважением, команда пишем-диплом-сами.рф

Работы МЫ пишем через Биржу PISHEM24.RU Оформив заказ, Выбесплатно узнаете за какую цену и в какой срок мы напишем Вашу работу. Вам начнут поступать предложения выполнить Вашу работу (уведомления приходят на e-mail), Вам останется выбрать наиболее понравившееся предложение автора. после чего автор начнет работу над Заказом. Курсовые работы выполняем от 1 дня от 800 рублей. Дипломные от 3-х дней от 5000 рублей, отчеты о прохождении практики от 500 р.

Ваши деньги не направляются в качестве предоплаты исполнителю, а резервируются в системе.
Они будут переданы автору только после того, как вы одобрите работу, 20 дней гарантии на выполненную работу

У нас нет случайных людей, все авторы - опытные исполнители и работают на рынке студенческих услуг долгое время

Исполнители заинтересованы в качественном и своевременном выполнении каждого задания, так как рискуют своим рейтингом и репутацией

Если вдруг вы останетесь недовольны качеством работы, мы вернем вам деньги без долгих разбирательств

Если что-то пошло не так, мы оперативно 24/7 решаем вопросы и исправляем недоразумения, если что-то Вас не устроит

Приложение к дипломной работе рассматривается сейчас как обязательное дополнение, которое необходимо выполнить каждому студенту. Оно создает у комиссии представление о глубокой проработанности темы. Оно является иллюстрацией процесса и результатов исследования. Здесь есть ряд нюансов, которые надо знать.

Во-первых, приложение может быть оформлено в конце дипломной работы. а может представляться отдельно (если его объем достаточно большой). В приложении внутри диплома нумерация страниц – сквозная и продолжает общую нумерацию страниц.

В Приложении, представленном отдельно, нумерация страниц обычная – с первой страницы. Титульный лист оформляется аналогично титульному листу основной части работы, за исключением названия темы. Обычно пишется: Приложение к дипломной работе на тему … (тема указывается без кавычек и соответствует теме исследования). В оглавлении основной части работы Приложение пишется после библиографического списка источников и литературы. но без указания страницы.

Во-вторых, чаще всего приложений бывает несколько. Это графики, таблицы, схемы, фотографии, диаграммы и т.д. Каждое Приложение оформляется на отдельном листе, в правом верхнем углу указывается Приложение 1, Приложение 2 и т.д. (без знака «№»). Под словом Приложение ставится название приложения с выравниванием текста по центру. Например, Сравнительная таблица «Методы воспитания» или Диаграмма 1. Динамика добычи нефти в РФ в 2007-2012 гг.

В-третьих, в тексте дипломной работы указываются ссылки на приложение. Обычное указание ставится в скобках. Например: (см. Приложение 1), (результаты анкетирования представлены в Приложении 2). Возможно указать ссылку на приложение без скобок – Результаты эксперимента представлены в Приложении 3.

В-четвертых, следует избегать в приложении излишней пестроты. Разнообразие красок в цветных диаграммах и их видах не приветствуется. В цветных диаграммах желательно обходиться 3-4 цветами. Диаграммы должны быть оформлены в едином стиле. Если представляются результаты этапов эксперимента, то рисуются диаграммы одного вида по всем результатам – столбчатые, круговые и т.д. Все-таки смысл не в показе вашего умения строить разные графики, а в научности и последовательности вашей работы. Дипломная работа требует сухости и в описании, и в оформлении.

В-пятых, указания на номера страниц в приложении следует ставить после того, как основной текст работы завершен и одобрен научным руководителем. В черновике можно расставить номера, но научный руководитель и преподаватели, присутствующие на предзащите, могут внести в текст свои правки, попросить перенести в приложение таблицы, схемы, изменить порядок их расстановки, какие-то удалить, сократить или расширить содержание.В таком случае нумерация страниц приложения непременно изменится и придется вносить правки в электронный вариант работы. Чтобы не запутаться во время правки, следует расставить сноски в дипломной работе после внесенных изменений. Кстати, на предзащиту уже должен быть правильно составлен доклад к дипломной работе.