Руководства, Инструкции, Бланки

образец электронной цифровой подписи img-1

образец электронной цифровой подписи

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Электронно-цифровая подпись

Электронно-цифровая подпись

В настоящее время имеет место законодательная регламентация порядка использования электронно-цифровой подписи. установленная Федеральным законом от 10 января 2002 г. "Об электронной цифровой подписи ".

Согласно ст. 3 этого Закона электронная цифровая подпись - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Электронно-цифровая подпись является результатом работы программы генерации цифровой подписи. Электронно-цифровая подпись является аналогом физической подписи и обладает двумя основными свойствами: она воспроизводима только одним лицом; она неразрывно связана с конкретным электронным документом, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронно-цифровая подпись предназначена для обеспечения подлинности, целостности документов, обрабатываемых с помощью электронной вычислительной техники. Электронно-цифровая подпись жестко увязывает в одно целое содержание документа и секретный (закрытый) ключ подписывающего и делает невозможным изменение документа без нарушения подлинности этой подписи. Закрытый (секретный) ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи.

Суть процедуры использования электронно-цифровой подписи состоит в применении пользователем информационной системы пары ключей: закрытого (секретного) - для формирования цифрового аналога и парного с ним открытого ключа. Последний является уникальной последовательностью символов, соответствующей закрытому ключу электронной цифровой подписи. доступной любому пользователю информационной системы и предназначенной для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.

Согласно ст. 4 Федерального закона "Об электронной цифровой подписи " электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении условий, указанных в этой статье. Согласно ст. 5 Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима ее использования.

Электронно-цифровая подпись не может существовать в виде того или иного обозначения, непосредственно воспринимаемого человеческим глазом. Разногласия между участниками сделки. скрепленной такой подписью, могут быть урегулированы лишь на основе правил, согласованных участниками системы использования электронной подписи, либо норм закона и иных правовых актов.

Электронно-цифровая подпись - самостоятельный аналог собственноручной подписи наряду с аналогом, полученным в результате факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования.

Независимо от того, чем (законом, иными правовыми актами или соглашением участников сделки) определяется порядок применения того или иного аналога собственноручной подписи, данный порядок должен позволить достоверно установить, что документ, удостоверенный аналогом собственноручной подписи, исходит от лица, совершающего сделку (п. 2 ст. 434 ГК ).

Проблемы, связанные с пониманием сущности электронно-цифровой подписи. являются частью проблемы юридического понимания документа, совершенного в электронной форме. Согласно норме п. 2 ст. 434 ГК заключение договора путем обмена документами посредством электронной связи является заключением договора в письменной форме. Это нормативное положение было выработано судебной практикой. В 1979 г. Госарбитраж СССР указал, что сделкой в письменной форме, предусмотренной ст. 44 ГК РСФСР, является также заключенная сторонами сделка, когда ее условия переданы или фиксированы с помощью средств электронно-вычислительной техники. В соответствии с действующим законодательством (ст. 3 Закона "Об электронной цифровой подписи ") электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Правовое значение с точки зрения учения о форме сделок имеет только электронный документ, содержащий юридически значимую информацию, необходимую для определения содержания правоотношения. возникающего на основании сделки. предмета и субъектов этого правоотношения.

Создание, обработка, хранение. поиск, преобразование, изменение, пересылка электронного документа неразрывно связаны со специфическими физическими процессами и соответствующими аппаратно-программными средствами.

Проблемы распознавания, обеспечения подлинности электронного документа аналогичны проблемам использования электронно-цифровой подписи. Поэтому закон требует обеспечения достоверного установления того, что электронный документ исходит от стороны в сделке (п. 2 ст. 434 ГК ).

Суханов Е.А. Гражданское право. 2008

Другие статьи

Электронная цифровая подпись \ Консультант Плюс

Электронная цифровая подпись

Подборка наиболее важных документов по запросу Электронная цифровая подпись (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты. Электронная цифровая подпись

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ
(ред. от 30.12.2015)
"Об электронной подписи"
(с изм. и доп. вступ. в силу с 08.07.2016) 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ

"Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ
(ред. от 03.07.2016)
(с изм. и доп. вступ. в силу с 02.10.2016) 2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы. Электронная цифровая подпись

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Формы документов. Электронная цифровая подпись

Форма: Журнал регистрации электронных подписей в Федеральном дорожном агентстве
(Распоряжение Росавтодора от 18.12.2014 N 2498-р)

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Форма: Сертификат ключа проверки электронной подписи
("Комментарий к Федеральному закону от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", 2012)

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Электронная цифровая подпись – использование, где получить, Федеральный закон

Где получить и как использовать электронную цифровую подпись

Электронная цифровая подпись является реквизитом электронного документа, который защищает документ от подделки, и получается в результате криптографического преобразования данных с применением закрытого ключа ЭЦП.

Использование электронной цифровой подписи способствует идентификации владельца сертификата электронного ключа ЭЦП и помогает установить отсутствие искажения сведений в электронных документах.

В нашем сегодняшнем материале мы рассмотрим такие вопросы, как виды, цели, функции и способы получения этого реквизита. Читайте далее о том, как и где получить электронную цифровую подпись и как ее использовать.

Федеральный закон об электронной цифровой подписи

Использование электронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 10.01.2002 N1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Нормативно-правовой акт содержит положения, касающиеся признания ЭЦП в электронном документе равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Закон выделяет три вида электронной подписи:
  • простая подпись — необходима для подтверждения того, что документ был отправлен определенным лицом;
  • усиленная неквалифицированная подпись — указывает на лицо, которое отправило документ и подтверждает отсутствие изменений в документе после его подписания;
  • усиленная квалифицированная подпись — во многом аналогична усиленной неквалифицированной ЭЦП, но выдается исключительно в специализированных центрах (с аккредитацией Минкомсвязи).

Согласно действующему законодательству РФ, только квалифицированная подпись придает документу полную юридическую силу, заменяя в полном объеме рукописную подпись или печать организации.

Цели применения ЭЦП

Главной целью использования ЭЦП является переход от бумажных документов к электронным. Документы, составленные в электронном виде, не переносятся на бумажные носители. Их не нужно распечатывать.

Переход на электронный документооборот позволяет:

  • значительно сократить сроки передачи документов (между организациями и сотрудниками) при помощи передачи электронных документов по каналам электросвязи;
  • уменьшить размеры накладных расходов (на бумагу, почту, доставку курьером и прочее).

Электронная цифровая подпись также необходима для сдачи отчетности в ФНС, ПФР и другие фонды и организации.

Функции и виды ЭЦП

Электронная цифровая подпись выполняет ряд функций:

  • подтверждает тот факт, что электронный документ был подписан не случайно;
  • подтверждает, что документ подписало конкретное лицо;
  • лицо, подписывающее документ, не имеет возможности отказа от своей подписи.

Кроме того, ЭЦП зависит от времени подписания и содержания подписанного электронного документа.

Электронные цифровые подписи могут быть трех видов:

1. Отсоединенная ЭЦП

При создании отсоединенной подписи файл подписи отделяется от подписываемого файла. Подписываемый файл не изменяется. Преимущество данного вида ЭЦП в том, что подписанный файл можно прочитать без помощи СКЗИ. Недостатком такой подписи является то, что подписанную информацию придется хранить в виде нескольких файлов. Это осложняет применение ЭЦП в связи с тем, что возникает необходимость копировать, а также передавать несколько разных независимых файлов.

2. Присоединенная ЭЦП

При создании присоединенной подписи, создается новый файл ЭЦП (в котором содержатся сведения подписываемого файла). Процесс схож с помещением документа в конверт и его опечатыванием. Достоинство этого вида ЭЦП в простоте использования: все данные вместе с подписью хранятся в одном файле, который можно копировать или пересылать. Недостаток состоит в том, что без использования средств СКЗИ файл нельзя прочесть и использовать его содержание.

3. ЭЦП внутри данных

Использование этого вида ЭЦП напрямую зависит от того, какое приложение применяет электронная цифровая подпись внутри документа — Acrobat Reader или Microsoft Word. Нужно отметить, что вне приложения (создавшего ЭЦП) при отсутствии знания структуры данных проверка подлинности частей данных, которые подписаны электронной цифровой подписью, может оказаться довольно проблематичной.

Удостоверяющие центры (УЦ) и срок действия сертификата ЭЦП

Удостоверяющий центр — это организация (подразделение), которое обеспечивает взаимное доверие между участниками обмена электронными сообщениями, подписанными ЭЦП.

Для того чтобы механизм доверия был реализован, УЦ имеют центры сертификации, в функции которых входит:

  1. Изготовление сертификатов открытых ключей.
  2. Создание ключей с гарантией сохранения в тайне закрытого ключа.
  3. Ведение реестра сертификатов открытых ключей (включая обеспечение актуальности ключей).
  4. Приостановление (возобновление) действия сертификатов открытых ключей и их аннулирование.
  5. Выдача сертификатов открытых ключей (в форме документов на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов) с информацией об их действии.
  6. Проверка уникальности открытых ключей (в реестре сертификатов ключей подписей, а также — в архиве удостоверяющего центра).
  7. Подтверждение подлинности ЭЦП в электронном документе по отношению к выданным сертификатам открытых ключей по обращению пользователей сертификатов открытых ключей.
  8. Предоставление других услуг, которые связаны с применением ЭЦП, участникам информационных систем.

Сертификат ЭЦП имеет определенный срок действия. Документы, подписанные ЭЦП после истечения срока действия, уже не имеют юридической силы. Согласно ФЗ «Об электронной цифровой подписи», такой документ признается недействительным.

Доказать факт существования документа на определенный момент времени может Служба штампов времени, которой может выступить Удостоверяющий центр.

Штамп времени — это аналог даты на документе. Он является подтверждением того, что сертификат был действителен на момент подписания документа. В случае необходимости штамп времени можно использовать для подтверждения отправления (получения) документа.

Как и где получить электронную цифровую подпись

Для того чтобы начать применять ЭЦП, необходимо сделать следующее:

  • иметь в наличии ПЭВМ (согласно требованиям);
  • иметь в наличии ПО для работы с ЭЦП;
  • выбрать лицо, на которое будет выписан сертификат ЭЦП;
  • определиться со способом получения электронной цифровой подписи;
  • заключить договор УЦ;
  • оплатить услуги Удостоверяющего центра за выдачу сертификата ключа ЭЦП.

Чтобы получить ЭЦП, необходимо обратиться в Удостоверяющий центр. Перечень аккредитованных центров с адресами находится на официальном сайте Минкомсвязи www.minsvyaz.ru

Для того чтобы использовать ЭЦП, нужно получить два ключа:

  • открытый ключ (для проверки подписи);
  • закрытый или тайный ключ (для подписания документа).

Оба ключа представляют собой кодированные сведения в определенном объеме.

Получить ЭЦП можно, предоставив пакет документов, который может отличаться в зависимости от УЦ:

  1. Заявка на выдачу ЭЦП.
  2. Паспорт заявителя.
  3. ИНН.
  4. СНИЛС.
  5. Документ, который подтверждает оплату услуг Удостоверяющего центра.

Как правило, заявку на получение можно подавать через интернет. Срок изготовления электронной цифровой подписи обычно занимает несколько дней.

Полезная информация? Поделитесь ей со своими друзьями!

Доверенность на использование эцп образец

Вы ищете: Доверенность на использование эцп образец - нужная штука.

Поэтому организации могут вести журналы и книги в электронной форме, но лишь для своих нужд. Отправить заполненную карточку нужно по адресу Доверенность полномочного представителя юридического лица, наделенного правом участвовать на электронных площадках с использованием электронной цифровой подписи Доверенность, выдаваемая полномочному представителю юридическим лицом и владельцем сертификата ключа подписи, на получение за владельца сертификата ключи подписи и сертификат ключа подписи. Обобщив приведённые доводы, можно сказать - переоформлять доверенность необходимо. А при каком нибудь ЧП сделает круглые глаза. It is free of charge and also will take only some minutes. Вот что писал по этому поводу Юрий Маслов КриптоПро Цитата Согласно пункту 1 статьи 5 Федерального закона от 10. Клиентская часть системы Inter-PRO — программа Inter-PRO Client предоставляется бесплатно. Прошу обратить внимание, что если удостоверяющий центр предлагает Вам прислать сканы заявительных документов по электронной почте и потом обещает Вам выслать все почтой обычной или электронной. то бегите подальше от такого удостоверяющего центра! В этот же день оператор направил счет-фактуру покупателю, о чем последний известил оператора.

Стороны обмениваются между собой сообщениями, заверенными ЭЦП. У электронной подписи есть два срока действия. То есть электронный документ, подписанный ЭЦП, имеет те же права, что и документ, подписанный собственноручной подписью должностного лица и скрепленный печатью организации. Было решено перенести этот процесс в СЭД, для чего сотруднику сторонней организации обеспечили доступ в систему и заключили соглашение о признании ЭЦП при обмене документами. Если вы ему объясните все тонкости и ответственность, то вполне возможно он отберет у вас свою ЭЦП и заставит все привести в соответствие. Для подтверждения ознакомления с приказом о приеме на работу, правилами внутреннего трудового распорядка, иными документами в электронном виде, сотрудник так же должен использовать только усиленную квалифицированную электронную подпись. Компания занимает одно из ведущих положений в сфере разработки и производства программных и программно-аппаратных средств криптографической защиты информации, включая средства применения электронной подписи. То есть использование ЭЦП без письменного согласия физических лиц не допускается. Организация заключила договор на услуги Интернета.

Получаем ЭЦП на данного сотрудника. Для того чтобы расходы были произведены, в целях обоснования оплаты подключения, использования и технического обслуживания системы Интернет были подготовлены следующие документы: приказ об использовании системы Интернет сотрудниками, правила ее эксплуатации и порядок осуществления документооборота. ЭЦП по доверенности на передачу права собственноручной подписи Сергей Рудин 31 января 2012 г. Часто начинающие пользователи системы электронных торгов оказываются не подготовленными к проведению быстрой и эффективной аккредитации своей компании на ЭТП. Начнём с того, что, согласно тому же закону Об электронной цифровой подписи, подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе - это положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе. Электронный счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступило подтверждение от оператора. В системе интернет-трейдинга Online Broker, кроме обычной парольной защиты, используется система криптографической защиты информации Inter-PRO, разработанная компанией «Сигнал-Ком». «Предупреждать о переключении режима безопасности» Оповещение выдается при каждой смене режима работы, то есть при переходе с защищенного Inter-PRO сайта например, на открытый.

Как следует поступить, если часть документов оформлены «старой» подписью, а отношения продолжаются? Браузер Internet Explorer 6 является не просто браузером старой версии, а устаревшим браузером, браузером старого поколения. Большинство удостоверяющих центров требует личного присутствия владельца сертификата или его доверенного представителя для получения сертификата ключа проверки электронной подписи. При подаче поручений на совершение неторговых операций через систему Online Broker использование ЭП обязательно — электронные поручения на проведение неторговых операций принимаются банком только в случае, если они подписаны электронной подписью уполномоченного представителя клиента. Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

А не допускать их к участию в конкурсах, аукционах или иным формам закупок заказчик не имеет права, так как в этом случае его та же антимонопольная служба оштрафует за создание условий допуска, не предусмотренных законодательством о государственных закупках. Правом первой ЭЦП наделен руководитель, правом второй ЭЦП - главный бухгалтер. Сколько времени занимает оформление электронной подписи? Продавец выставил счет-фактуру в электронной форме, подписанный ЭЦП уполномоченного должностного лица 3-го октября. В соответствии со ст. Вот что писал по этому поводу Юрий Маслов КриптоПро Цитата Согласно пункту 1 статьи 5 Федерального закона от 10. Рекомендуемая форма доверенности: Образец доверенности для назначения уполномоченных представителей клиента для физических лиц Приложение 3б 38 Кб Образец доверенности для назначения уполномоченных представителей клиента для юридических лиц Приложение 3а 45 Кб Установка Inter-PRO Client с сервера и установите программу. Руководитель может приказом или довереностью уполномочить того то и того то, потому то.

Образец электронной цифровой подписи

Электронная подпись — использование на практике

В начале апреля 2011 года вступил в силу Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который пришел на смену № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи». В соответствии с новым законом общепринятый термин «электронная цифровая подпись» заменяется на «электронную подпись». Уже сейчас аббревиатура ЭЦП постепенно вытесняется новой ЭП. Тем не менее, потребуется достаточно много времени для полной замены понятия ЭЦП.

Рассмотрим, что же такое электронная подпись и как ее можно использовать .

Для начала рассмотрим определение. Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2 Федерального закона № 63-ФЗ от 08.04.2011). Главное назначение электронной подписи — подтверждать авторство документов и гарантировать их неизменность после подписания.

Электронные подписи в области использования делятся на виды. Это простая электронная подпись и усиленная. Последнюю, в свою очередь, разделяют на усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную.

В соответствии с Федеральным законом, простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированная электронная подпись — это электронная подпись, которая:

  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью признается электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Далее постараемся разобрать конкретные примеры, когда электронная подпись может быть использована в электронном документообороте предприятия, какие преимущества можно получить, а также какие проблемы могут возникать и каковы возможные пути их решения.

Примеры использования электронной подписи / электронной цифровой подписи

Существующие системы электронного документооборота отличаются по своим возможностям и функциональным решениям. Поэтому для того, чтобы сделать рассматриваемые примеры наиболее конкретными, мы опираемся на опыт решения ситуаций, которые встречались на предприятиях в процессе внедрения корпоративной системы электронного документооборота DIRECTUM.

Цифровая подпись в служебных записках

Это, пожалуй, самый распространенный элемент внутреннего документооборота предприятия. При бумажном документообороте автор служебной записки вынужден самостоятельно пройти всех заинтересованных лиц и собрать нужные подписи, возможно, вплоть до конкретного исполнителя.

Служебные записки — одни из первых кандидатов на то, чтобы «исчезнуть» с бумаги. При использовании СЭД, инициатор может создать документ, подписать его цифровой подписью и отправить руководителю. В свою очередь, руководитель может отправить документ дальше на исполнение, либо выпустить и подписать отдельный документ, связанный со служебной запиской. Таким образом, инициатор в любой момент времени может отследить текущее состояние по своему документу.

На первый взгляд может показаться, что цифровая подпись — лишний атрибут документа, и все можно отрегулировать правами доступа. Но в системе электронного документооборота всегда присутствует администратор, который имеет полные права на все документы (конечно, система отследит, что документ был изменен, но что именно изменили отследить практически невозможно). И если высшее руководство уверено в том, что текст написан инициатором, и утверждено именно это содержание документа, то от использования цифровой подписи можно и отказаться. Но в случае наличия данных рисков, цифровая подпись будет незаменима.

Согласование цифровой подписью договора

Как правило, этот процесс в бумажном виде представляет собой подписание листа согласования, приложенного к документу. При сложной цепочке согласований и большом количестве инстанций процесс подписания договорных документов будет сложным, длительным, а количество накладок и ошибок будет велико.

Благодаря использованию возможностей workflow и типовых маршрутов, согласование договора в СЭД происходит в строго определенной последовательности (задается для каждой категории договорных документов) с контролем сроков этапов согласования. В процессе согласования используется ЭЦП, позволяющая визировать и утверждать договорные документы. Использование ЭЦП гарантирует как неизменность подписанного документа, так и авторство подписи на электронном документе.

Использование ЭЦП в территориально-удаленных подразделениях

Некоторые предприятия, имеющие удаленные подразделения и филиалы, уже используют электронную почту для передачи документов (приказов, распоряжений и т. п.). Как правило, это выглядит следующим образом:

  • документ создается в электронном виде;
  • печатается;
  • подписывается руководителем;
  • сканируется;
  • отправляется по электронной почте;
  • в удаленном подразделении вновь печатается.

При использовании системы электронного документооборота, имеющей средства распределенной работы и цифровой подписи, процесс можно существенно упростить, сократив количество переводов документов из одного формата в другой:

  • документ создается в электронном виде;
  • подписывается цифровой подписью;
  • отправляется средствами системы исполнителям;
  • исполнитель получает подписанный цифровой подписью документ.
Возможные проблемы ЭЦП и пути их решения

Рассмотрим ситуации, которые могут возникнуть на практике.

Цепочка «Руководитель — Секретарь — Компьютер»

Есть ситуации, нередкие для большинства предприятий, когда руководитель не использует в своей работе компьютер постоянно. Зачастую у руководителя просто нет времени на поиск документов, оформление заданий и анализ невыполненных поручений, даже если это оптимизировано в электронном виде. Для выполнения всех этих функций у него есть секретарь. Хотя в нужный момент руководитель при желании может обратиться к системе электронного документооборота и найти необходимый документ или задание.

Кроме того, есть такие документы, где нужна подпись на бумажном экземпляре. Этот процесс может занимать у руководителя некоторое время, а если добавить еще и функцию дублирования подписи на электронном документе — ЭЦП, то о рациональности использования времени руководителя можно и не говорить. Тем не менее, стоит заметить, что возможности СЭД намного превосходят эти затраты на дублирующие действия.

Не вижу подписи — значит ее нет

Конечно, психологический фактор сбросить со счетов нельзя. Человеку, привыкшему видеть на документе подпись руководителя, непросто будет привыкнуть только к информации об ЭЦП в СЭД. И вполне возможно, что первое время сотрудники будут требовать копии бумажных документов. Для устранения этой ситуации требуется только время и воля руководства.

Удостоверяющий центр ЭЦП

Если даже ЭЦП используется только внутри предприятия, должен быть создан удостоверяющий центр (или можно воспользоваться услугами внешних центров), т. е. орган, выдающий ключи (сертификаты) ЭЦП и обеспечивающий их достоверность.

Данную задачу можно решить просто. Для этого необходимо обучить администраторов работе со средствами ЭЦП, наделить их соответствующими полномочиями, определить порядок выдачи и отзыва ключей ЭЦП в соответствующих инструкциях.

Вопрос доверия

Очень многое в СЭД основывается на доверии лицам, выполняющим определенные операции. Но это совершенно нормально, поскольку оно необходимо и при бумажном документообороте. Правда, в этом случае бумажный документооборот регулируется определенными общепринятыми правилами. Например, юридическую силу имеет только документ, скрепленный подписью и печатью. Подписывать документы могут только определенные лица, печати изготавливают специализированные фирмы, которые отвечают за их уникальность. Но подделать подпись и печать на бумаге гораздо проще, чем электронно-цифровую подпись.

Для того, чтобы урегулировать их хотя бы внутри предприятия, необходимо принять «Положение об электронном документообороте предприятия» и разработать комплект инструкций для пользователей, администраторов и сотрудников удостоверяющего центра.

Целью данного Положения будет являться регламентация по применению в организации документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота. Другими словами — это принимаемые внутри предприятия правила работы с электронными документами. В Положении, например, некоторые внутренние документы, с электронно-цифровой подписью, могут быть приравнены к бумажным документам, подписанным руководителем и т. д.

Сейчас для ряда видов документов, например, для счетов-фактур такое Положение с конкретными правилами ведения документооборота уже существует. А что касается межкорпоративного и межведомственного документооборота, то в большинстве случаев этот обмен регламентирован, в том числе оператором систем обмена электронными документами .

Определенным шагом на пути повышения доверия к документам, подписанным электронно-цифровой подписью, может также стать использование сертифицированных средств.

Так стоит ли использовать электронно-цифровую подпись?

Так что же получает предприятие, используя систему электронного документооборота с применением электронно-цифровой подписи?

  • Возможность сократить бумажный документооборот за счет перевода части внутренних документов в электронный вид.
  • Ускорить прохождение документов за счет перевода движения документа в электронный формат.
  • Возможность не только быстро находить исходящие и внутренние документы и просматривать их содержимое, но и определять их юридический статус по электронно-цифровой подписи.
  • Новые возможности межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами.

Несомненно, по мере развития межкорпоративного документооборота будут разрабатываться новые стандарты и новые регламенты. Например, на данный момент уже существует обмен юридически значимыми электронными документами для части видов документов: первичные учётные документы, счета-фактуры, договора и прочие документы по сделкам. Так что масштабный переход к электронному документообороту уже очень близок. И есть смысл начать привыкать к этому новому средству — электронно-цифровой подписи — внутри предприятия, чтобы уверенно начать его использовать в работе с партнерами.

Ссылки по теме