ГОСТ -90 Система организационно-распорядительной документации

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Унифицированные системы документации

СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation.
System of managerial documentation.
Requirements for presentation of documents

Дата введения 1991-01-01

1. РАЗРАБОТАН Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по управлению качеством продукции и стандартам

ВНЕСЕН Государственным комитетом СССР по управлению качеством продукции и стандартам

А.И.Чугунов, д-р ист. наук; А.В.Пшенко, канд. ист. наук (руководитель темы); А.Н.Сокова, д-р ист. наук; В.А.Архипов (руководитель темы); Л.П.Никитина; М.В.Бельдова; З.Б.Нигматуллина; А.А.Пронин; Л.М.Азаренкова

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 27.03.90 N 622

3. Срок первой проверки - 1993 г. Периодичность проверки - 5 лет

5. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

ГОСТ 3489.2-71 2.10

ГОСТ 3489.3-71 2.10

ГОСТ 3489.4-71 2.10

ГОСТ 3489.5-71 2.10

ГОСТ 3489.6-71 2.10

ГОСТ 3489.10-71 2.10

ГОСТ 3489.33-72 2.10

6. ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июль 1992 г.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления Союза ССР, союзных и автономных республик, а также подведомственных им предприятий и организаций.

1. Оформление реквизитов

1.1. При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:

1 - Государственный герб СССР или союзной республики;

2 - эмблема организации;

3 - изображения наград;

4 - код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5 - код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД);

6 - наименование министерства или ведомства;

7 - наименование организации;

8 - наименование структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

10 - название вида документа;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

17 - гриф утверждения;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

22 - отметка о наличии положения;

24 - гриф согласования;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении.

1.2. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу, например:

Новокузнецкий электромеханический
завод

Отдел снабжения и сбыта

Новокузнецкий электромеханический
завод

Отдел снабжения и сбыта

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору Николаевского
судостроительного завода

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Директорам предприятий и
руководителям организаций

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

119115 Москва,
ул. Остоженка, 11, кв. 5

1.3. Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована, например:

Прошу подготовить план реализации
продукции к 12.04.90
Усов. 02.04.90

1.4. Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

Подпись Н.К. Петров
17.02.90

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации, например:

УТВЕРЖДАЮ
Начальник Главного архивного
управления при Совете
Министров СССР

Подпись Ф.М. Ваганов
17.02.90

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора института

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

1.5. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 29 января 1990 г. следует оформлять 29.01.90.

Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и день месяца: 90.01.29.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 29 января 1990 г.

1.6. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О создании предприятия"; протокол (чего?) "Заседания Ученого совета".

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

1.7. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1. Проект государственного стандарта на 20 л. в 1 экз.

2. Пояснительная записка к проекту стандарта на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: письмо Главархива СССР от 17.02.90 N 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

1.8. В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

Директор проектно-конструкторского
и технологического института
автоматизированных систем управления Подпись Н.А. Сергеев

Директор института Подпись Н.А. Сергеев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор завода Подпись В.В. Волков

Главный бухгалтер Подпись В.М. Семенова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра Заместитель министра
рыбного хозяйства СССР торговли СССР

Подпись А.А. Петров Подпись А.В. Смирнов

1.9. Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО
Начальник управления кадров и

Подпись А.С. Степанов

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют по следующей форме:

Протокол заседания профкома

Письмо Главархива СССР

12.06.90 N 01-4/185

Грифы согласования располагают ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования.

1.10. В реквизитах "Подпись", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" должны указываться фактические должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

1.11. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена гербовой печатью.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

1.12. При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

Инспектор отдела кадров Подпись А.С. Петров
25.04.90

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

1.13. При визировании документа, кроме личной подписи, указывают ее расшифровку и дату. При необходимости указывают должность визирующего, например:

Начальник юридического
отдела

Подпись А.Г. Павлов
29.01.90

1.14. Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: Мельников 924 80 07.

1.15. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные:

краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер;

слово "В дело";

номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

1.16. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации - получателя документа, дату поступления документа и его индекс.

1.17. Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

1.18. Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.

2.1. На бланке документа должен быть состав реквизитов и порядок их расположения, установленные настоящим стандартом.

2.2. Устанавливаются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.

2.3. Устанавливаются два формата бланков - А4 и А5 по ГОСТ 9327.

Бланки каждого вида изготовляют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Расположение реквизитов и размеры на бланках приведены в приложении 1.

2.4. На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

2.5. Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.

2.6. Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами.

Наименование структурного подразделения допускается наряду с типографским печатать машинописным способом.

2.7. В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке.

Изображение эмблемы следует располагать на уровне наименования организации.

2.8. На бланках для писем указывают реквизиты: "Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке", "Дата", "Индекс", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Код письма по ОКУД", "Код организации по ОКПО".

2.9. На общих бланках указывают реквизиты: "Дата", "Индекс", "Место составления или издания", "Код организации по ОКПО".

2.10. При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля по ГОСТ 3489.2 - ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита "Наименование организации" допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля.

2.11. Бланки документов должны иметь поля, мм:

верхнее - не менее 10;

правое и нижнее - не менее 8.

2.12. Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

2.13. При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

2.14. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

2.15. При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

3.1. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также в виде соединения этих форм.

3.2. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("были", "находились", "имеете", "владеете"). Характеристики, выраженные словесно, должны грамматически согласовываться с наименованиями признаков.

3.3. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф.

3.4. Если сплошной связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д. его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

3.5. В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, а также в документах, адресованных руководству, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

3.6. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

3.7. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

3.8. В письмах используют формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "Госстандарт СССР считает возможным").

4.1. Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

4.2. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО
1,5
Генеральный директор НПО
1
"Химавтоматика"
2

4.3. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

4.4. Название вида документа печатают прописными буквами.

4.5. Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

4.6. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

4.7. При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов "СЛУШАЛИ" "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";

1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";

5 - после 40 печатных знаков для реквизита "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись";

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для простановки кодов по ОКПО и ОКУД.

4.8. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.

4.9. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

4.10. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Как оформить приказ об утверждении альбома форм первичной документации?

Мы создаем Альбом форм документов управления кадров. Что должно входить в этот альбом и как его утверждать?Также мы разрабатываем инструкцию по кадровому делопроизводству, можно ли ссылаться в инструкции на Альбом или нужно делать отдельное приложение со всеми образцами документов к инструкции?И нужно ли отдельно издавать приказ об утверждении форм первичных документов по учету труда и его оплаты или достаточно утвердить Альбом и все формы документов будут там?

Кадровые документы являются первичными учетными документами. В настоящее время они утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Данными документами, в том числе, подтверждаются расходы на оплату труда (в частности, приказом о приеме на работу, приказом о переводе, личной карточкой по форме № Т-2, где также указывается размер заработной платы; график отпусков является, в том числе, основанием для начисления и выплаты отпускных и т.д.). Требования к оформлению данных первичных документов отдельно трудовым законодательством не установлены. Так как они относятся к первичным бухгалтерским документам, они должны соответствовать требованиям законодательства о бухгалтерском учете. Сейчас эти требования установлены в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

01.01.2013 вступил в силу Закон № 402-ФЗ. Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, обязанность вести первичную документацию по унифицированным формам сохранена только за учреждениями государственного сектора. Негосударственные организации вправе будут пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно. Их будет утверждать руководитель фирмы по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Кроме того, в первичные учетные документы можно будет вносить исправления.

Тем не менее, отдельные требования к оформлению первичных учетных документов сохранятся, в частности, требование о наличии обязательных реквизитов в первичных учетных документах. Так, например, в документе должна будет быть указана не просто подпись соответствующего уполномоченного лица, но и фамилия и инициалы этого лица либо иные реквизиты, необходимые для его идентификации (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Следовательно, организация вправе утвердить как новые формы учетных документов, так и применять унифицированные формы документов, аналогичные содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), закрепив данный порядок отдельным приказом, либо оформить как приложения к учетной политике. В этом случае на форме будет отметка об утверждении ее приказом работодателя.

Примерный образец приказа:

«Альфа »
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации

ПРИКАЗ № 10
об утверждении альбома форм первичной документации

В связи с вступлением в действие Федерального закона от 06 декабря 2011 года №402 ФЗ «О бухгалтерском учете» и в целях оптимизации работы с документацией:

1.Утвердить прилагаемый альбом форм первичной учетной документации по учету кадров, рабочего времени, расчетов с персоналом по оплате труда.

2. С 01 января 2013 года при оформлении фактов хозяйственной деятельности использовать исключительно утвержденные данным приказом формы первичных учетных документов.

3.Начальнику отдела кадров Мировой И.Ж. ознакомить с утвержденным альбомом первичных учетных документов по учету кадров всех работников, ответственных за подготовку документов под роспись.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по кадровой работе Миронд Т.З.

-Альбом форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в количестве 30 литов, 1 экземпляр.

-Инструкция по заполнению бланков документов на 12 листах, 1 экземпляр.

С приказом ознакомлен(а):

Руководитель отдела кадров

Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в деятельности организации.

Альбом форм - сборник типовых форм действующих документов и указаний по их заполнению.

Разработка альбома унифицированных форм документов для конкретной организации должна включать несколько этапов:

1. Постановка задачи, которая включает в себя определение назначения альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности организации.

2. Классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов:

- определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

- установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

- унификация текстов документов.

4. Формирование альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в альбом.

Для удобства применения формы документы в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам. Наряду с такими функциональными задачами, как учет типовых хозяйственных договоров или создание, реорганизация, ликвидация подразделений организации, представляется важным решение задач учета движения персонала и сопровождения кадров. В составе кадровой документации организации может быть выделено несколько групп в зависимости от ее функционального назначения:

- организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;

- распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;

- персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;

- учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;

- плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;

- отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Для унификации кадрового документооборота в организации может быть разработан отдельный альбом унифицированных форм документов по учету и сопровождению кадров. Он должен быть утвержден руководителем организации и является обязательным для работников организации. В данный альбом могут быть включены как унифицированные формы, утв. Госкомстатом России, так и унифицированные формы с изменениями и дополнениями, внесенными использующей их организацией.

В качестве образца такого альбома можно привести постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (не нуждается в госрегистрации) . В данном постановлении приведены формы документов по кадровому учету и есть указания по их заполнению. Вы можете сделать по аналогии свой документ.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Журнал «Кадровое дело» № 1, Январь 2014

Документооборот / Образцы и комментарии

Год без унифицированных форм: практика разработки cобственных документов

Обязательно ли издавать приказ об утверждении форм первичных документов по учету труда?

– Да, обязательно.

Можно ли разработать формы учетных документов, которые ранее не были унифицированы?

Можно ли удалить из унифицированных форм поля и графы и пользоваться ими?

С 1 января 2013 года коммерческие организации могут использовать самостоятельно разработанные формы кадрового учета. Это более удобно. Теперь можно учитывать особенности делопроизводства в компании. Но в то же время отказ от отработанных годами унифицированных форм Госкомстата России привел к ошибкам в учете кадров. В статье мы обобщим практику использования новых форм, приведем примеры удачно разработанных документов и отметим некоторые ошибки.

Что изменилось после того, как унифицированные формы стали необязательными

После того как унифицированные формы перестали быть обязательными, организации должны были разработать и утвердить отдельным приказом формы документов по учету и оплате труда. Это нововведение потребовало не только масштабной бумажной работы, но и доработки программ по кадровому делопроизводству. Электронные кадровые документы хотя и не являются обязательными, но в практической работе используются довольно часто (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ).

Приступив к разработке новых форм, кадровики упростили некоторые формы Госкомстата России 1. Среди них приказ о приеме на работу, личная карточка, штатное расписание, приказ о переводе на другую работу, приказ о предоставлении отпуска, график отпусков, приказ о прекращении трудового договора, приказ о направлении в командировку и др. Кроме этого, появились новые формы документов. Например, приказ об изменении персональных данных работника, приказ о применении дисциплинарного взыскания, приказ об изменении размера заработной платы, график сменности и др. Как показывает практика, в новых формах довольно часто встречаются ошибки. Самой существенной из них является отсутствие обязательных реквизитов документов (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. ГОСТ Р 6.30-2003 ) 2 .

Не забудьте включить в форму каждого первичного учетного документа обязательные реквизиты: наименование, дату издания, название организации, описание события, величину и единицы измерения события, должность и подпись с расшифровкой лица, издавшего документ, иначе документ не будет иметь юридической силы (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ )

Удаляем из унифицированных форм заведомо лишние графы

Если вы разрабатываете формы первичных учетных документов на основе форм Госкомстата России, то прежде всего удалите из них лишние графы и строки.

В первичных учетных документах лучше использовать название «приказ», а не «приказ (распоряжение)». Из формы приказа исключите коды по ОКУД и ОКПО. В правом верхнем углу формы сделайте ссылку на приказ об утверждении первичных учетных документов руководителя организации (образец ниже).

Как оформить приказ об утверждении форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты

Когда в отделе кадров определились с тем, какие формы применять и составили их образцы, начинается разработка проекта приказа об их утверждении. После согласования проекта с бухгалтерией руководитель издает приказ.

В приказе должны быть отражены названия и номера форм. Не забудьте оформить их как приложения к приказу (образец выше). Если вы планируете утвердить унифицированные формы без изменений, просто перечислите их.

В разделе «Кадровые документы»

вы найдете образец: приказ об изменении фамилии в учетных документах (help.kdelo.ru/vk/item6545 )

Совершенствуем формы документов: примеры

Приказ о переводе работника на другую работу

В форме приказа о переводе работника на другую работу, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России № 1, было недостаточно места для указания срока перевода. Этот же недостаток встречается в документах, разработанных организациями. Использование целой строки удобно, когда срок начала или окончания перевода определяется не конкретной датой, а событием.

В приказе о переводе есть строка «изменение к трудовому договору от». Ее использование является неточностью, поскольку, как правило, перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. Поэтому замените эту строку на строки «дополнительное соглашение от» к «трудовому договору от» (ст. 72 ТК РФ)

Приказ о предоставлении отпуска работнику

Многие формы приказа о предоставлении отпуска работнику не позволяют учитывать дни отпуска, которые накопились за предыдущий год. Кроме этого, в тексте приказа нет места, чтобы указать несколько периодов отпуска. Чтобы исправить эти недостатки, добавьте соответствующие строки.

Приказ о прекращении трудового договора

Используйте упрощенное название «приказ о прекращении трудового договора с работником», а не «приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (форма № Т-8. утвержденная Постановлением Госкомстата России № 1).

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

начальник отдела кадров ГУП СО «Распорядительная дирекция МУГИСО» (г. Екатеринбург):

– После утверждения форм по учету кадров возникает вопрос, как использовать их в электронном делопроизводстве. Сложность заключается в том, что на формах Госкомстата России основаны все кадровые программы. Поэтому придется провести их настройку для внедрения новых форм.

ведущий специалист отдела персонала ООО «Сигма» (г. Ангарск):

– Кадровику важно помнить, что документы по учету труда и его оплаты должны содержать обязательные реквизиты. Они перечислены в части 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» 2 .

начальник отдела юридического и кадрового сопровождения ЗАО «КИА Системы» (Москва):

– Унифицированные формы не позволяли учитывать все возможные кадровые ситуации. Например, в форме приказа о временном переводе было сложно указать срок, когда он определялся указанием на событие. В формах, которые разработали организации, этот недостаток удалось устранить

Документы в тему

Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ)

Узнать, как оформить первичные учетные документы по учету труда

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (далее – Постановление Госкомстата России № 1)

Разобраться в унифицированных формах по учету кадров

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003)

Выяснить, какие требования предъявляются к оформлению документов

Материал подготовила Валентина АНДРЕЕВА, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия

1 Подробнее о разработке форм кадровых документов читайте в № 8, 2013 .
2 Подробнее об обязательных реквизитах документов читайте в № 1, 2013 .

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры