Складской учет материально-производственных запасов

Маргарита Павлюченко, редактор проекта «Большая Птица », эксперт Центра разработки программных продуктов ООО «Этерон» об учете материально-производственных запасов на складах.

Учет материально-производственных запасов – большой раздел учета любого предприятия, требующий слаженной работы сотрудников склада и бухгалтерии. Основная сложность заключается в оперативном отражении в бухгалтерском учете динамичных процессов, происходящих на складе.

А учитывая, что с введением нового ПБУ 5/2012, состав объектов, относящихся к материально-производственным запасам, дополнен затратами на незавершенное производство на всех фазах и стадиях, полуфабрикатами собственного изготовления, неукомплектованными и не прошедшими техническую приемку изделиями – эта проблема наиболее остро дает о себе знать, особенно в тех организациях, где складской учет по сути сводится только к предоставлению сведений в бухгалтерию.

Итак, к материально-производственным запасам (МПЗ) относится весь спектр товаров, сырья, материалов и продукции, хранящихся на складе или находящихся в процессе производства, продажи, выполнения работ, оказания услуг.

Кроме того, МПЗ включают в себя инструменты, инвентарь, оборудование со сроком использования до года, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, вспомогательные материалы, такие как тара, топливо, запчасти, а также возвратные отходы.

В качестве МПЗ учитываются и затраты на незавершенное производство и на выполнение работ, оказание услуг, в отношении которых предприятие еще не признала свою выручку. Материально-техническими запасами признаются приобретенные или созданные для целей перепродажи в ходе обычной деятельности организации объекты интеллектуальной собственности или недвижимости, даже если они находятся в процессе создания. Разрешается учитывать в составе МПЗ также и объекты, соответствующие признакам основных средств, но имеющие малую ценность.

Для торгующих организаций основной частью МПЗ, естественно, будут являться товары, приобретенные у других лиц и предназначенные для перепродажи в процессе обычной деятельности. Для производства – это готовая продукция, предназначенная для продажи, а также материалы, сырье и полуфабрикаты из которых она изготавливается.

Именно поэтому складской учет МПЗ может давать руководителю более оперативную и достоверную текущую информацию, чем учет бухгалтерский, призванный осуществлять учет и формировать отчетность, исходя из требований законодательства.

Хотя, справедливости ради, следует отметить, что в соответствии с п. 6 разд. 1 ПБУ 5/2012 МПЗ должны приниматься к учету в момент перехода к организации экономических рисков и выгод, связанных с владением запасами, то есть либо с переходом права собственности, либо одновременно с оприходованием активов, а это, несомненно, приближает данные бухучета к реальному положению дел.

Учет материально-производственных запасов заключается не только в оценке их себестоимости, что является прерогативой бухгалтерского учета, но также в оперативном и достоверном документальном оформлении поступления, движения, отпуска и других хозяйственных операций с ПМЗ и контроле за их сохранностью, осуществляемых сотрудниками склада при помощи компьютерных программ складского учета. И именно это позволяет руководству организации обеспечивать бесперебойное функционирование предприятия, своевременно выявлять излишки и анализировать эффективность использования МПЗ.

Единицей бухгалтерского учета запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа, индивидуальный объект или его часть. Исходя из этого выбирается и способ складского учета товарно-материальных ценностей – сортовой или партионный. Сортовой способ складского учета применяется в том случае, когда хранение ПМЗ организовано по наименованию или сортам (номенклатурным номерам) и не учитывает ни времени их поступления, ни цены приобретения.

При сортовом способе складского учета применяют либо количественно-суммовой, либо сальдовый методы, причем на разных складах в рамках одного предприятия может применяться свой метод. Количественно-суммовой метод подразумевает одновременный количественный и суммовой учет по номенклатурным номерам запасов как на складе, так и в бухгалтерии. При сальдовом методе склад отвечает только за количественный учет, а бухгалтерия за суммовой, выраженный в денежных единицах.

При сортовом способе складского учета на каждую номенклатуру ценностей материально-ответственным лицом заводится карточка, в которой проставляется номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена и другие необходимые реквизиты.

И если раньше это делалось вручную, то теперь такой складской карточкой является специальная форма в учетной программе. Современные складские программы учета позволяют вводить необходимую информацию о товаре с помощью сканера штрих-кодов, что ускоряет процесс и исключает ошибки.

Карточки должны быть зарегистрированы в бухгалтерии в специальном реестре с проставлением порядкового номера регистрации, после чего переданы на склад для заполнения данных о месте хранения запасов. В случае активного перемещения товара внутри предприятия, карточка может иметь несколько листов.

В конце календарного года во всех карточках учета МПЗ на складе выводится остаток и переносится в новую карточку, открытую на следующий год. При небольших оборотах МПЗ на складе вместо карточек допускается ведение книги складского учета, выполняющей те же функции.

Количественно-суммовой метод подразумевает ведение бухгалтерией своих количественно-суммовых карточек, дублирующих складской учет и требующих ежемесячной сверки со складскими карточками. На их основании составляются оборотные ведомости по каждому складу и по итогам – сводная оборотная ведомость.

Ее данные сверяются с результатами синтетического учета МПЗ. Возможен вариант количественно-суммового метода, когда карточки бухгалтерией не ведутся, а оборотные ведомости составляются исходя из итоговых результатов по приходу и расходу за месяц, полученных в результате подсчета данных приходных и расходных документов, сгруппированным по номенклатурным номерам. После этого составляется сводная оборотная ведомость, данные которой сверяются с карточками складского учета.

При сальдовом методе первичные документы сдаются по окончании отчетного периода в бухгалтерию, где сверяются с карточками складского учета, из которых по каждому номенклатурному номеру количественные остатки переносятся в сальдовую ведомость. По итогам составляется сводная сальдовая ведомость по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам учета ценностей, по складам и подразделениям. Ее результаты ежемесячно сверяются с данными синтетического учета.

При партионном способе каждая партия поступивших запасов учитывается отдельно и одновременно, как на складе, так и в бухгалтерии. При оприходовании на склад партию запасов регистрируют в соответствующем журнале, и номер регистрации служит номером данной партии – он указывается в расходных документах рядом с наименованием отпущенных материалов, изделий или товаров.

На каждую партию в двух экземплярах (для склада и для бухгалтерии) заводится партионная карта, которая может быть закрыта только после полного отпуска со склада всех запасов из данной партии. После закрытия на складе партионная карта вместе с актом о расходе товаров по партии передается в бухгалтерию.

Современные способы ведения складского учета, которые стали возможны с появлением специальных складских компьютерных программ учета, позволяют не только правильно оформлять все необходимые документы, но и проводить инвентаризацию, отслеживать остатки по одному или нескольких складам, видеть движение, приход и расход ПМЗ за произвольный период времени.

Складские базы данных содержат исчерпывающую информацию о ценностях, хранящихся на складе, сведения о сопроводительной документации и исходящие документы, а также данные о поставщиках и клиентах, сотрудниках и материально-ответственных лицах. С их помощью можно формировать отчеты и видеть аналитику в оперативном режиме, благодаря чему организация может избежать лишних затрат и оптимизировать торговые и производственные процессы.

© Павлюченко Маргарита, TimesNet.ru

Первичный и складской учет запасов, Организация складского учета - Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях - Студенческая библиотека онлайн

Для оформления операций по поступлению и выбытию запасов назначен ряд типовых форм документов, утвержденных Инструкцией № 130 и приказом Минстатистики № 193.

Материалы поступают в учреждение непосредственно от поставщиков и различных организаций, от подразделений учреждения, в порядке гуманитарной помощи, централизованного снабжения, от подотчетных лиц.

Материальные ценности, получаемые в состав учреждения от поставщиков приходуются на основе должное оформленных документов поставщиков: накладных, товарно-транспортных накладных, счетов-фактур. Предварительно документы поставщика регистрируются в Журнале учета поступивших грузов и передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия осуществляет проверку документов поставщика и передает на склад для контроля при принятии груза.

Прием материалов в состав осуществляется завскладом. При этом он проверяет данные, указанные в сопроводительных документах и фактическим наличием материалов, соответствие их названиям, сортам, размерам или иных показателей, указанных в документах.

При выявлении расхождений оформляется Акт о приемке материалов (форма С-1 бюджет), состоящий приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика, заведующего складом. В случае неявки представителя поставщика в состав комиссии включается представитель незаинтересованной стороны.

В акте последовательно указывается: наименование, единица измерения, номер субсчета, на которых учитываются запасы, номенклатурные номера, количество, цена, стоимость материалов. Акт составляется только на фактически принятые запасы. Акт подписывается комиссией.

Акт составляется в двух экземплярах: один из них передается в бухгалтерию для оформления претензии, а второй остается в составе для оприходования полученных материалов.

Если же различий не установлено, то завскладом оприходует материалы, при этом расписывается в получении на сопроводительных документах. При оприходовании запасов на основании сопроводительных документов поставщика завскладом оформляет Приходный ордер ф. М-4 в одном экземпляре на каждый документ. Учреждением может быть принят порядок оприходования путем проставления специального штампа учреждения на счетах или накладных поставщика в форме подоходного ордера, что уменьшает расходы документов и времени для их сборки.

Поступление готовой продукции от производственных мастерских и с-х подразделений оформляется Актом о приемке материалов, который утверждает руководитель.

Бесплатное получение запасов (гуманитарная помощь, благотворительные поступления) оформляется комиссией назначенной приказом руководителя учреждения с включением в ее состав представителя бухгалтерии и представителя высшего органа. Комиссия в присутствии материально ответственного лица перечисляет, перевешивает полученные материалы и составляет Акт приемки запасов, в каком указывает название, количество и стоимость полученных материалов по рыночным ценам на аналогичные материалы, то есть, их справедливая стоимость. По этому Акту материалы передаются материально-ответственному лицу на ответственное хранение или использование, о чем она расписывается в акте.

Полученные запасов, приобретенных за наличный расчет (подотчетными лицами) оформляется на основании Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку и под отчет и приложенных к нему документов: чеков, накладных и т.

Отпуск запасов мест ответственного хранения проводится по документам установленной формы, которые утверждаются руководителем учреждения.

Как указано в инструкции № 125, при отпуске используются формы документов установлены приказом Минстатистики № 193 М-1 "Журнал учета поступивших грузов"; М-2а "Акт списания бланков доверенностей"; М-3 "Журнал регистрации доверенностей"; М-4 "Приходный ордер"; М-7 "Акт о приемке материалов"; М-8 "Лимитно-заборная карта"; М-9 "Лимитно-заборная карта";

М-10 "Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов"; М-11 "Накладная требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов";

М-12 "Карточка №__складського учета материалов";

М-13 "Реестр №__приймання - сдачи документов";

М-14 "Ведомость учета остатков материалов на складе"; М-15 "Акт о приемке оборудования"; М-пятнадцатый "Акт приемки - передачи оборудования в монтаж"; М-16 "Материальный ярлык";

Кроме того, используются следующие формы документов.

Акт списания ф. № 3-2. Используется для списания запасов, установленные как непригодные для дальнейшего использования. Составляется комиссией, назначенной руководителем учреждения в двух экземплярах. Первый сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. В нем последовательно указывают по каждому наименованию запасов: номенклатурный номер, название списываемых, единица измерения, количество, цена за единицу, стоимость, срок пребывания в эксплуатации и основание непригодности. Указывается причина списания и способ уничтожения. Акты утверждаются руководителем в установленном порядке.

Накладная (требование) ф. № С-3. Используется для выдачи запасов сторонним организациям и внутреннего перемещения. Состоит в бухгалтерии в двух экземплярах, подписывается руководителем и главным бухгалтером и дает право на получение материалов со склада или других мест.

Меню-требование на выдачу продуктов питания Ф. № С-4. Служит основанием для отпуска и списания продуктов питания. Составляется ежедневно врачом-диетологом и работником бухгалтерии на основе количества больных в разрезе завтрака, обеда и ужина в расчете на одни лицо. На основании данных о количестве лиц, которые питаются, норм расхода продуктов рассчитывается количество продуктов для отпуска продуктов со склада на кухню учреждения. Документ подписывается врачом (диетсестра), поваром приемки продуктов и кладовщиком о выдаче продуктов. Утверждается руководителем учреждения.

Меню-требование с подписями лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные Графиком документооборота, но не менее трех раз в месяц. Данные меню-требования записываются в ежемесячную накопительную ведомость по расходованию продуктов питания ф. № С-13.

Меню-требование на выдачу продуктов питания ф. № З-4а.

Аналогичная форме № С-4, но используется при автоматизированном учете. В ней содержатся дополнительные данные о шифр продуктов, шифр расходования и другие.

Заборная карта ф. № С-5. Предназначен для оформления отпуска материалов, продукции молочных кухонь и других запасов, отпускаемых систематически в течение месяца. Она выписывается в бухгалтерии на каждого получателя на несколько наименований, относящихся к одному коду КЭКР. Выписывается в 2-х экземплярах. В заборных картах завскладом проставляет количество отпущенных материалов и расписывается об отпуске, а получатель о получении продукции. Поэтому один из экземпляр с подписью о получении ценностей сохраняется в составе, второй с подписью завскладом о выдаче материальных ценностей - у получателя. Выписывается на срок 15 дней для ежедневного отпуска и на месяц - при периодическом отпуска. Отпуск осуществляется строго в пределах лимита.

Сверхлимитный отпуск осуществляется только на основании отдельного накладной ф. С-3. Лимиты устанавливаются центральным органом исполнительной власти по ведомственной подчиненности исходя из плановой потребности в запасах и норм затрат, а при отсутствии таких документов - устанавливаются учреждением самостоятельно.

Замена одного материала другим тоже оформляется отдельной накладной.

В заборной карте на отпуск продуктов молочной кухни кроме того проставляется количество возвратной тары получателем.

По окончании месяца завскладом подводит итоги, записывает в книгу складского учета количество отпущенных материалов, а заборная карта вместе с другими первичными документами передает в бухгалтерию.

Путевой лист грузового автомобиля, путевой лист легкового автомобиля. Используется для списания фактически израсходованного горючего на работу грузовых и легковых автомашин, но в пределах норм расходов, установленных для отдельных марок автотранспорта.

Ответственность за прием, хранение и отпуск запасов возлагается на материально ответственных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения. С должностными лицами, отвечающими за сохранность материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В целях обеспечения сохранности ценностей в учреждениях должным образом организуется складской учет. Для этого выделяются специально оборудованные помещения - склады.

Учет запасов по месту ответственного хранения ведется материально-ответственным лицом в книге складского учета (ф. С-9) по наименованиям, сортам, количеству. В ней ведется учет на складе материалов, продуктов питания, готовых изделий, МБП, других запасов.

Книга издается завскладом в бухгалтерии. При этом она должна быть прошита, страницы пронумерованы и их количество заверенная подписью главного бухгалтера учреждения и скреплена печатью.

Книга ведется в разрезе наименований материалов, при этом указывают место хранения запасов, их цену, сорт, размер, количество, источник получения и выдачи запасов. Записи производятся по каждому документу о приеме или выдаче запасов и после каждой записи в Книге выводится остаток материалов.

Учет запасов в составе и в бухгалтерии может вестись с присвоением запасам номенклатурных номеров.

Номенклатурный номер - это условный числовой код учета, который присваивается группе предметов одного названия, качества и цены. Он имеет 7 знаков:

- Первые три цифры обозначают код субсчета - например, 231;

- Четвертая цифра означает номер подгруппы - 1 - реактивы и химикаты;

- Последние три цифры означают порядковый номер в подгруппе: 051 - спирт этиловый.

Номенклатурный номер спирта этилового будет: 2311051.

Номенклатурные номера указываются на ярлыках, стеллажах они размещены и в книге складского учета, а также во всех первичных документах по учету движения запасов.

В установленные сроки (в соответствии с графиком документооборота) завскладом комплектует приходные и расходные документы, на их основании составляет Реестр приемки-сдачи документов ф. № М-13 в двух экземплярах, которые вместе с документами подает в бухгалтерию. В бухгалтерии проверяется представленный отчет и делают записи в учетных регистрах. Один экземпляр Реестра возвращается завскладом.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter