Руководства, Инструкции, Бланки

инструкция по делопроизводству в администрации губернатора санкт-петербурга

Категория: Инструкции

Описание

ПРИКАЗ губернатора Санкт-Петербурга от n 48-п ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

ПРИКАЗ губернатора Санкт-Петербурга от 06.07.98 n 48-п ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА


ГУБЕРНАТОР САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
ПРИКАЗ
от 6 июля 1998 г. N 48-п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
В целях совершенствования организации работы с документами в Администрации Санкт-Петербурга приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Санкт-Петербурга и ввести ее в действие с 1 июля 1998 года.
2. Руководителям подразделений Администрации Санкт-Петербурга и структурных подразделений Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Санкт-Петербурга до 1 сентября 1998 года разработать (внести изменения в действующие) инструкции по делопроизводству соответствующих подразделений.
3. С 1 июля 1998 года считать утратившим силу распоряжение мэра Санкт-Петербурга от 11.02.94 N 125-р "Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству и организации документооборота в мэрии Санкт-Петербурга".
4. Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга до 1 августа 1998 года:
4.1. Подготовить и внести на рассмотрение губернатору Санкт-Петербурга проект приказа губернатора Санкт-Петербурга о порядке осуществления заказов гербовых печатей и бланков Администрации Санкт-Петербурга;
4.2. Утвердить правила, определяющие порядок технического оформления (печатания) документов в Канцелярии Санкт-Петербурга, и правила работы с документами, имеющими реквизит "Для служебного пользования";
4.3. Совместно с Комитетом по внешним связям подготовить и внести на рассмотрение губернатору Санкт-Петербурга проект приказа губернатора Санкт-Петербурга о порядке оформления, регистрации, исполнения и хранения договоров Санкт-Петербурга, различного рода совместных соглашений, заключаемых Администрацией Санкт-Петербурга с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, а также имеющие международный характер.
5. Контроль за выполнением приказа возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга.
Губернатор Санкт-Петербурга
В.А.Яковлев

УТВЕРЖДЕНО
приказ
губернатора Санкт-Петербурга
от 06.07.98 N 48-п
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы со служебной документацией в Администрации Санкт-Петербурга (далее - Администрация) в процессе ее деятельности.
Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создание и оформление документов, порядок работы с документами и письмами граждан в Администрации, контроль за их рассмотрением и исполнением, составление номенклатур и формирование дел, подготовку документов и писем граждан к их дальнейшему хранению и использованию.
Порядок оформления, регистрации, исполнения и хранения договоров Санкт-Петербурга, различного рода совместных соглашений, заключаемых Администрацией Санкт-Петербурга с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, а также имеющие международный характер, утверждается губернатором Санкт-Петербурга.
Порядок технического оформления (печатания) документов в Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга определяется правилами, утверждаемыми вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга (далее - руководитель Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Санкт-Петербурга и иными нормативными актами Санкт-Петербурга, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов, Регламентом Администрации Санкт-Петербурга.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию системы делопроизводства в Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга (далее - Канцелярия), отраслевых и территориальных структурных подразделениях Администрации. Рекомендуется применять положения Инструкции также в отраслевых органах совместного с органами исполнительной власти Российской Федерации и Администрацией Ленинградской области подчинения.
1.4. Канцелярия, отраслевые и территориальные структурные подразделения Администрации (далее - подразделения Администрации) должны организовывать и вести делопроизводство на основании инструкций и других нормативно-методических документов, самостоятельно разрабатываемых и согласованных с соответствующим подразделением Администрации Санкт-Петербурга, осуществляющим управление архивным делом, если они не противоречат настоящей Инструкции. Указанные документы в подразделениях Администрации утверждаются руководителями этих подразделений.
1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.
1.6. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на секретариат Канцелярии.
1.7. В Администрации устанавливается смешанная система делопроизводства, по которой
централизованно:
в секретариате Канцелярии ведется организационная и методическая работа по вопросам документационного обеспечения, подготовка проектов поручений губернатора Санкт-Петербурга (далее - губернатор), первых вице-губернаторов Санкт-Петербурга (далее - первые вице-губернаторы) и вице-губернаторов Санкт-Петербурга (далее - вице-губернаторы);
в отделе координации и контроля секретариата Канцелярии осуществляется контрольно-аналитическая работа по исполнению поручений губернатора, первых вице-губернаторов и вице-губернаторов, планов работы Администрации, правовых актов Администрации и их подготовке;
в отделе делопроизводства секретариата Канцелярии осуществляется регистрацию и рассылка правовых актов губернатора; прием поступающей и отправка исходящей корреспонденции; регистрация документов, адресованных губернатору, первым вице-губернаторам, вице-губернаторам; информационно-справочная работа о прохождении служебной корреспонденции; техническое оформление (печатание) документов и их хранение;
в Управлении по обращениям и жалобам Канцелярии осуществляется делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан;
в Юридическом комитете Канцелярии (далее - Юридический комитет) ведется работа по рассылке поступающих в Администрацию правовых актов в подразделения Администрации в соответствии с их компетенцией и иные организации (в зависимости от содержания поступающих правовых актов);
децентрализованно:
в подразделениях Администрации осуществляется регистрация, рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно этим подразделениям.
1.8. Требования Инструкции распространяются на все служебные документы Администрации несекретного характера и обязательны для всех сотрудников Администрации.
Правила, определяющие порядок работы с секретными, конфиденциальными документами и документами, имеющими реквизит "Для служебного пользования", утверждаются приказом руководителя Канцелярии по согласованию с соответствующим подразделением Администрации Санкт-Петербурга, осуществляющим управление архивным делом.
Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, и с другими документами независимо от их носителей.
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.9. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) депутатских запросов депутатов Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и в сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.
1.10. Сотрудники Администрации несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
Об утрате документов немедленно докладывается руководителю подразделения.
1.11. Передача документов (копий документов) из подразделений Администрации работникам других организаций допускается только с разрешения руководителей подразделений.
Передача документов (копий документов) из подразделений Администрации представителям средств массовой информации осуществляется только Комитетом по печати и связям с общественностью Администрации, а также уполномоченными должностными лицами Администрации.
При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику.
1.12. Нарушение требований Инструкции влечет дисциплинарную ответственность сотрудника Администрации.
2. Общие требования к оформлению документов
2.1. Правовые, организационно-распорядительные и иные документы, постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), подготавливаемые в Администрации и фиксирующие решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности подразделений Администрации, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года N 273, а также настоящей Инструкцией.
2.1.1. При подготовке и оформлении соответствующих документов Администрации используют следующие реквизиты:
01 - герб Санкт-Петербурга;
02 - код подразделения Администрации - автора документа;
03 - код формы документа;
04 - наименование автора документа;
05 - справочные данные об авторе документа;
06 - наименование вида документа;
07 - дата документа;
08 - регистрационный номер документа;
09 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
10 - место составления документа;
11 - гриф ограничения доступа к документу;
12 - адресат;
13 - гриф утверждения документа;
14 - резолюция;
15 - заголовок к тексту;
16 - отметка о контроле;
17 - текст документа;
18 - отметка о наличии приложения;
19 - подпись;
20 - гриф согласования документа;
21 - визы согласования документа;
22 - печать;
23 - отметка о завершении копии;
24 - отметка об исполнителе;
25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
26 - отметка о поступлении документа;
27 - отметка для автоматического поиска документа.
2.2. Бланки документов.
2.2.1. Документы, подготавливаемые в Администрации, должны оформляться на бланках определенного образца.
2.2.2. Бланки документов должны иметь поля не менее:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 10 мм.
2.2.3. Устанавливается два основных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210). Допускается использование бланков форматом А3 и А6 по ГОСТ 9327.
2.2.4. Для подразделений Администрации, их руководителей устанавливаются следующие виды бланков документов:
общий бланк (формат А4);
бланк письма (формат А4, А5);
бланк резолюции (формат А6);
бланк конкретного вида документа (формат А4).
На бланках писем реквизиты располагаются угловым способом. На общих бланках, бланках резолюций и бланках конкретных видов документов допускается два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов (в том числе и правовых актов), кроме писем. Общий бланк включает реквизиты 01 и 04.
Бланк письма включает реквизиты 01, 02, 04, 05 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 07, 08, 09, 10; 12, 13, 14; 15; 16; 17. В Администрации применяются следующие бланки писем:
губернатора;
первых вице-губернаторов;
вице-губернаторов;
отраслевых и территориальных подразделений Администрации, их структурных подразделений;
Канцелярии и структурных подразделений Канцелярии.
Бланк резолюции и бланк конкретного вида документа (кроме письма) включает реквизиты 01, 03, 04, 06, 10 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 07, 08, 09, 10; 15; 16.
2.2.5. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
2.2.6. Макеты бланков документов проектируют в соответствии с формами (образцами) бланков, утвержденными губернатором Санкт-Петербурга.
Макеты бланков правовых актов Администрации, бланков писем губернатора, первых вице-губернаторов, вице-губернаторов разрабатываются секретариатом Канцелярии и утверждаются руководителем Канцелярии.
Макеты бланков писем и иных документов подразделений Администрации разрабатываются в подразделениях Администрации и утверждаются (кроме правовых актов подразделений Администрации) их руководителями. Макеты бланков правовых актов подразделений Администрации после их разработки направляются в Канцелярию вместе с текстом проекта приказа губернатора Санкт-Петербурга о внесении соответствующих изменений в приказ губернатора Санкт-Петербурга, которым утверждены формы (образцы) бланков правовых актов подразделений Администрации.
При разработке макетов бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных стандартов.
Реквизит 01 располагают над серединой реквизита 04.
Реквизиты 04, 05, 06, 10, ограничительные отметки для реквизитов 07, 08, 09 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
2.2.7. При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.
2.3. Требования к оформлению реквизитов документов:
2.3.1. Герб Санкт-Петербурга.
В Администрации для изготовления документов используют бланки с воспроизведением герба Санкт-Петербурга (далее - гербовые бланки). Исключение составляют проекты документов, а также письма, направляемые одним подразделением Администрации в другое подразделение Администрации, которые изготавливают на соответствующих бланках без воспроизведения герба Санкт-Петербурга.
Применение гербовых бланков обязательно при изготовлении документов, направляемых:
за рубеж;
в федеральные органы государственной власти;
в органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
в Законодательное Собрание Санкт-Петербурга;
в органы местного самоуправления;
в различные учреждения, организации или на предприятия;
гражданам Российской Федерации, иностранным гражданам, лицам без гражданства.
2.3.1.1. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
На гербовых бланках типографским способом или номератором проставляют порядковые номера, а в необходимых случаях и серии этих номеров.
2.3.1.2. Гербовые бланки изготавливают полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, по заказам подразделений Администрации.
Подразделения Администрации осуществляют заказы гербовых бланков в порядке, установленном приказом губернатора Санкт-Петербурга.
2.3.1.3. Гербовые бланки в подразделениях Администрации подлежат учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в учетно-регистрационном журнале гербовых бланков, при этом используют следующие реквизиты:
при поступлении гербовых бланков:
наименование вида гербового бланка;
дата поступления;
номер сопроводительного документа;
наименование организации - поставщика гербовых бланков;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков;
при выдаче гербовых бланков:
наименование вида гербового бланка;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков;
наименование подразделения Администрации (его структурного подразделения), фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
расписка в получении;
примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
2.3.1.4. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
2.3.1.5. Контроль за использованием и хранением гербовых бланков в подразделении Администрации возлагают на службу, ответственную за делопроизводство этого подразделения. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются распорядительным документом руководителя соответствующего подразделения Администрации.
2.3.1.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.
2.3.1.7. Учетно-регистрационный журнал гербовых бланков включают в номенклатуру дел соответствующего подразделения Администрации.
2.3.1.8. Допускается тиражирование документов, изготовленных на гербовых бланках, предназначенных для рассылки, средствами оперативной полиграфии Администрации, при условии заверения каждой копии документа печатью соответствующего подразделения Администрации.
2.3.2. Код подразделения Администрации - автора документа.
Код подразделения Администрации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), а также Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
2.3.3. Код формы документа.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
2.3.4. Наименование автора документа.
Наименование подразделения Администрации (его структурного подразделения), являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении о соответствующем подразделении Администрации (о его структурном подразделении).
Сокращенное наименование подразделения Администрации приводится на бланке документа (в скобках, после указания полного наименования данного подразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено в положении о данном подразделении.
Над наименованием подразделения Администрации указывают наименование вышестоящей организации - Администрация Санкт-Петербурга. Над наименованием структурной единицы (управления, комитета, отдела, сектора) соответствующего подразделения Администрации указывают наименование этого подразделения Администрации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее Администрацию или соответствующее подразделение Администрации.
2.3.5. Справочные данные об авторе документа.
Справочные данные о подразделении Администрации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес (WWW-сервер) в сети "Internet" и др.).
2.3.6. Наименование вида документа.
Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах - постановлениях, распоряжениях, приказах, протоколах, справках, заключениях и т.д. - и печатается прописными буквами.
2.3.7. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько подразделений Администрации, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
2.3.7.1. Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 15 января 1998 года следует оформить 15.01.98.
Допускается оформление даты документа в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. При этом рекомендуется оформлять год четырьмя арабскими цифрами, а месяц и день месяца - парами арабских цифр. Например, дату 15 января 1998 года рекомендуется оформить: 1998.01.15.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ (без кавычек) оформления даты документа. Например, 15 января 1998 г.
2.3.8. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера. По усмотрению подразделения Администрации порядковый номер может быть дополнен буквой, характеризующей вид документа (например, порядковый номер приказа будет выглядеть как N 56-п, инструкции - N 56-и), индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, номером журнала регистрации исходящих документов, индексом тематического классификатора вопросов, содержащихся в документе (если в соответствующем подразделении такой классификатор утвержден) и др.
2.3.8.1. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более подразделениями Администрации, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
2.3.10. Место составления документа.
Местом составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование автора документа" и "Справочные данные об авторе документа". В таком случае указывают, как правило, город Санкт-Петербург.
В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, не находящемся в границах Санкт-Петербурга, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.
2.3.11. Гриф ограничения доступа к документу.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют баз кавычек на первом листе документа и при необходимости дополняют данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации.
2.3.12. Адресат.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Если документ изготавливается на гербовом бланке, реквизит "Адресат" размещают на одном уровне с реквизитом "Наименование автора документа" (ниже уровня расположения герба Санкт-Петербурга).
2.3.12.1. В качестве адресата могут быть: органы государственной власти (Российской Федерации, Санкт-Петербурга, иных субъектов Российской Федерации), их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения; должностные лица, граждане.
2.3.12.2. Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
2.3.12.3. Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.
2.3.12.4. Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный руководителем подразделений Администрации, подготовившего документ, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.
2.3.12.5. Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ЗАО "Торговый мир"
Бухгалтерия
Главному бухгалтеру
Николаевой Л.П.
или
Председателю
Законодательного Собрания
Санкт-Петербурга
Кравцову Ю.А.
2.3.12.6. Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Территориальные управления
административных районов
Санкт-Петербурга
или
Муниципальные советы
муниципальных образований
Санкт-Петербурга
2.3.12.7. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.
Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес, например:
Комитет по благоустройству и
дорожному хозяйству
191011, Санкт-Петербург,
ул. Караванная, д. 9
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:
198253, Санкт-Петербург,
пр. Ветеранов, д. 45, кв. 4
Вербину Р.О.
2.3.13. Гриф утверждения документа.
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.
2.3.13.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
2.3.13.2. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Вице-губернатор
Санкт-Петербурга - председатель
Комитета по строительству
Личная
подпись Локтионов В.Л.
17.01.98
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
2.3.13.3. При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказ председателя Комитета
финансов Администрации
Санкт-Петербурга
от 17.05.98 N 12
2.3.14. Резолюция.
2.3.14.1. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом, как правило, на документе, в верхней его части на свободном поле. При отсутствии свободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе (специальном бланке формата А6, скрепляемом с документом).
Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например:
Ларионовой О.А.
Жукову П.К.
Прошу подготовить проект
распоряжения губернатору
Санкт-Петербурга по данному
вопросу к 24.08.98
Личная подпись
17.07.98
Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левом верхнем углу бланка резолюции могут быть указаны реквизиты (регистрационный номер и дата либо заголовок) документа, к которому относится данная резолюция.
2.3.14.2. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
2.3.14.3. Если документ направляется на исполнение в подведомственное подразделение, в резолюции обязательно указывается наименование этого подразделения (управления, комитета, отдела, сектора).
2.3.15. Заголовок к тексту.
2.3.15.1. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком). например:
О создании аттестационной комиссии;
чего (кого). например:
Должностная инструкция секретаря-референта.
2.3.16. Отметка о контроле.
Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают штампом "КОНТРОЛЬ". Организация контроля за исполнением документов осуществляется в порядке, установленном разделом 10 настоящей Инструкции.
2.3.17. Текст документа.
2.3.17.1. Текст документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, как правило, оформляется в виде связанного текста.
2.3.17.2. Содержание и структура текста документа определяется функциональным назначением документа.
Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
При оформлении текста документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница документа (имеющегося приложения) не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего поля документа без знака точки. Многостраничное приложение к документу нумеруется как самостоятельный документ (с первой страницы приложения).
2.3.17.3. Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Санкт-Петербурга и иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления муниципальных образований Санкт-Петербурга, предусмотренных в соответствующих правовых актах (положениях).
В реквизитах "Адрес" и "Подпись" сокращения не допускаются. Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией (в тексте, в реквизите "Подпись"). В протоколах, выписках при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.
Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций. В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей следует приводить полностью.
2.3.17.4. Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одна заключительную часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
2.3.17.5. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
2.3.17.6. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
2.3.17.7. В распорядительных документах (распоряжение, приказ и т.д.) организаций действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили, "постановили" и т.п.).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступали", "постановили" и т.п.).
В документах, устанавливающих права и обязанности подразделений Администрации, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("Комитет осуществляет функции", "в состав комитета входят", "комиссия установила", "комитет полагает").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошу предоставить");
от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает", "Администрация Санкт-Петербурга направляет").
2.3.17.8. Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте.
2.3.17.9. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).
2.3.17.10. Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению правовых документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.
2.3.18. Отметка о наличии приложения.
2.3.18.1. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 4 л. в 2 экз.
2.3.18.2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение о Городской комиссии по недвижимости при Правительстве Санкт-Петербурга на 2 л. в 1 экз.
2. Состав Городской комиссии по недвижимости при Правительстве Санкт-Петербурга на 1 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
2.3.18.3. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2
к приказу губернатора
Санкт-Петербурга
от 14.01.98 N 8-п
2.3.18.4. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Инструкция по делопроизводству в Комитете по внешним связям Администрации Санкт-Петербурга и приложения в ней, всего на 52 листах.
2.3.18.5. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
2.3.19. Подпись.
2.3.19.1. Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа.
2.3.19.2. Проекты документов представляются на подпись соответствующим должностным лицам исходя из их компетенции полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.
Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за предела его компетенции.
2.3.19.3. Подписываются экземпляр документа, отсылаемый адресату, и экземпляр документа, который остается в деле отправителя.
При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, или совместного документа, издаваемого от имени двух или нескольких органов (организаций), подписываются все экземпляры документа.
При массовой рассылке копий документа подписываются только экземпляр документа, уставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.
2.3.19.4. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. При оформлении документа на бланке соответствующего органа или должностного лица должность этого лица в реквизите "Подпись" указывается сокращенно, а если документ оформлен не на бланке, приводится полное наименование должности, например:
Председатель Комитета Личная
подпись Г.И.Ткачев
или
Вице-губернатор
Санкт-Петербурга
председатель Комитета по Личная
внешним связям подпись Г.И.Ткачев
2.3.19.5. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель Юридического Личная
комитета подпись Д.Н.Козак
Заместитель председателя Личная
Юридического комитета подпись Е.Е.Русецкая
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Председатель Комитета по Председатель Комитета по
внешним связям управлению городским
имуществом
Личная Личная
подпись Г.И.Ткачев подпись Г.О.Греф
2.3.19.6. В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись Б.Д.Никольский
Заместитель
председателя комиссии Личная подпись Т.Н.Кожевникова
Секретарь комиссии Личная подпись И.Е.Листвина
Члены комиссии Личная подпись А.А.Алексеев
Личная подпись Б.Б.Бочкин
Личная подпись В.В.Вербина
2.3.19.7. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.
При этом перед наименованием должности не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту.
2.3.19.8. В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.
2.3.20. Гриф согласования документа.
2.3.20.1. Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при необходимости согласованию.
Согласование (предварительное рассмотрение и оценка проекта документа) производится до подписания (утверждения) проекта.
Проект документа может быть согласован с подведомственными структурными подразделениями (должностными лицами) подразделения Администрации - автора документа, а также с другими подразделениями Администрации и внешними организациями (органами) по вопросам, входящим в компетенцию или затрагивающим интересы соответствующих подразделений, организаций (органов).
2.3.20.2. Согласование проекта документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель
Комитета финансов
Личная подпись И.Ю.Артемьев
23.04.98
2.3.20.3. Для ускорения процесса согласования проект документа может быть размножен и разослан в копиях заинтересованным сторонам. В этом случае согласование документа оформляется, как правило, письмом. Если согласование осуществляют письмом (протоколом и др.) гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Комитета по
здравоохранению
Администрации
Санкт-Петербурга
от 09.07.98 N 4-56
2.3.20.4. Полученные при согласовании проекта документа замечания (дополнения) учитываются. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит заключение (отзыв) на замечания и прилагает его к этому проекту.
При внесении незначительных изменений (дополнений) технического характера (устранение опечаток, грамматических ошибок и т.д.) проект документа после перепечатки вторично не подлежит согласованию.
2.3.21. Визы согласования документа.
Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, а при необходимости - также должность лица, визирующего документ, например:
Председатель Юридического комитета
Личная подпись Д.Н.Козак
25.03.98
Согласование проекта правового акта Администрации оформляют в соответствии с Регламентом Администрации Санкт-Петербурга в "Справке о согласовании".
При наличии замечаний по проекту правового акта Администрации визу согласования оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Председатель Юридического комитета
Личная подпись Д.Н.Козак
25.03.98
2.3.22. Печать.
Печатью подразделения Администрации, являющегося автором документа, заверяют подлинность подписи должностного лица этого подразделения на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
2.3.23. Отметка о заверении копии.
2.3.23.1. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностного лица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Подпись
Верно
Начальник Протокольного сектора Личная подпись О.В.Волкова
26.01.98
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
2.3.23.2. Администрация и ее подразделения, как правило, могут выдавать копии только издаваемых ими документов (актов губернатора, первых вице-губернаторов, вице-губернаторов, других служебных документов).
2.3.24. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его рабочего телефона (или телефона, по которому с ним можно связаться).
Отметку об исполнителе исполнитель включает при подготовке документа и располагает ее на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Петров
314 13 14
или
Петров Лев Иванович
314 13 14
2.3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело N. (указывается номер дела, в котором будет храниться документ).
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем подразделения Администрации, в котором исполнен документ.
2.3.26. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Администрацию (в подразделение Администрации) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.3.27. Отметка для автоматического поиска документа.
Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в соответствующем подразделении.
3. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж
3.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны, оформляются на гербовых бланках для писем:
губернатора;
первых вице-губернаторов;
вице-губернаторов;
отраслевых и территориальных подразделений Администрации;
Канцелярии и структурных подразделений Канцелярии.
3.2. Текст документа, как правило, печатается на русском языке.
Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.
3.3. В реквизите "Адресат" указывается вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные в следующей последовательности: дом; улица; город; почтовый индекс; страна.
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо Федеративная Республика Германия или ФРГ писать Германия).
3.4. Заголовок к тексту не составляется.
3.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера в Администрацию, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от. числа".
3.6. При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр документа имеет только дату подписания.
3.7. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адресных данных адресата (согласно пункту 3.3. настоящей Инструкции) и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны - адресата.
4. Особенности оформления и выпуска правовых актов Администрации
4.1. Оформляются правовые акты Администрации на гербовых бланках установленной формы в соответствии с требованиями Инструкции и действующими нормативно-методическими материалами.
Совместный правовой акт может быть оформлен на соответствующем бланке Администрации (без воспроизведения герба Санкт-Петербурга) с указанием наименования органа или должностного лица, совместно с которым издается данный правовой акт, либо на чистом листе бумаги с указанием, от имени каких органов (должностных лиц) принимается (издается) правовой акт.
4.2. Постановления Правительства Санкт-Петербурга, распоряжения и приказы губернатора, распоряжения и приказы руководителей подразделений Администрации изготавливают на гербовых бланках, на которых реквизиты правовых актов располагают продольным способом.
Проекты правовых актов, направляемые на соответствующие согласования (до вынесения на рассмотрение Правительства Санкт-Петербурга или на подпись губернатору, руководителю подразделения Администрации), изготавливают на соответствующих бланках без воспроизведения герба Санкт-Петербурга и в правом верхнем углу указывают слово "Проект".
Согласованные и отредактированные в установленном порядке проекты правовых актов перепечатываются на соответствующие гербовые бланки и вносятся соответственно на рассмотрение Правительства Санкт-Петербурга, на подпись губернатору, руководителю подразделения Администрации.
4.3. Содержание издаваемых правовых актов Администрации не должно противоречить изданным ранее или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.
4.4. Текст правового акта Администрации содержит, как правило, вводную (констатирующую) и распорядительную части. Если содержание правового акта не нуждается в пояснении, то вводная (констатирующая) часть отсутствует.
4.5. Вводная часть может содержать мотивы и цели издания правового акта.
4.6. Если правовые акты Администрации принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов федеральных органов государственной власти, законов Санкт-Петербурга, постановлений Правительства Санкт-Петербурга, правовых актов губернатора, то вводная часть правового акта Администрации должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием его наименования, даты индекса и заголовка.
При проведении согласования проекта такого правового акта Администрации к нему необходимо прилагать копию правового акта, на который делается ссылка, объемом не более 3 страниц, а если объем копии правового акта превышает 3 страницы, то к проекту правового акта Администрации прилагают копию части (главы, статьи) правового акта (с указанием вида акта, его заголовка, даты и номера).
4.6.1. В случае, если правовой акт федерального органа государственной власти, закон Санкт-Петербурга, постановление Правительства Санкт-Петербурга или правовой акт губернатора содержит прямое указание органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Администрации Санкт-Петербурга или ее подразделению по выполнению определенных действий, вводная часть правового акта Администрации, как правило, содержит формулировку "во исполнение", например:
"Во исполнение пункта 5 Указа Президента Российской Федерации от 08.04.97 N 305 "О первоочередных мерах по предотвращению коррупции. ".
или: "Во исполнение пункта 2 приказа губернатора Санкт-Петербурга от 20.01.98 N 3-п "Об утверждении Регламента Администрации Санкт-Петербурга". "
При отсутствии прямого указания ссылка на соответствующий правовой акт федерального органа государственной власти, закон Санкт-Петербурга, постановление Правительства Санкт-Петербурга или правовой акт губернатора указывается в правовом акте Администрации следующим образом:
"В соответствии с п.29 Правил. утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 13.02.98 N. ". ".
4.7. Вводная (констатирующая) часть должна быть изложена по возможности кратко и не превышать 1/3 документа (без приложения).
4.8. К проекту правового акта Администрации необходимо прилагать пояснительную записку или аналитическую справку, в которой должны быть изложены обоснования принятия данного правового акта, пояснения о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования. Пояснительную записку (справку) следует изложить объемом не более 3 страниц.
4.9. При необходимости в тексте правового акта Администрации допускается краткое изложение содержания правового акта, послужившего основанием для издания правового акта Администрации.
Издание правового акта Администрации (распоряжения, приказа), воспроизводящего содержание правового акта федерального органа государственной власти, закона Санкт-Петербурга, постановления Правительства Санкт-Петербурга, правового акта губернатора только с целью доведения содержания соответствующего правового акта до исполнителей и не включающее никаких предписаний, не допускается.
4.10. Текст распоряжений и приказов как правовых актов, издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица единственного числа и начинается словами: "В целях. ", "В связи. ", "В соответствии. ", "Приказываю. ".
4.11. При необходимости распорядительная часть правового акта может разбиваться на пункты и подпункты, которые группируются по их значимости (от наиболее существенных к более второстепенным) либо в последовательности развития темы (содержания) правового акта. Возможна компоновка пунктов и по другим признакам: исполнители, сроки исполнения и т.п.
Каждый пункт, как правило, должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, обязать, указать, считать и т.д.). Использовать формулировки "решить вопрос", "обратить внимание" и т.д. в правовых актах Администрации не допускается.
4.12. Тексты правовых актов Администрации (распоряжений, приказов) в распорядительной части обязательно должны содержать пункты, предусматривающие:
конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки. При указании срока используется цифровой способ оформления даты;
точное наименование организаций-исполнителей задания (фамилии руководителей организаций указывать не следует; должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только в случае, если выполнение возлагается на него лично);
поручения о контроле исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль;
указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта взамен ранее принятого;
указание о сроке введения правового акта в действие, если такое указание необходимо;
указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта;
4.13. Предписания, адресуемые подведомственным подразделениям (управлениям, комитетам, отделам, секторам), формулируются в категоричной форме. В отношении не находящихся в подчинении органов (организаций), расположенных на подведомственной территории, применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт (распоряжение, приказ) издается по тем вопросам компетенции Администрации, по которым она вправе давать общеобязательные указания.
4.14. Пункт об отмене действующих правовых актов начинается со слов: "Считать утратившим (утратившими) силу. ".
4.14.1. Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.
Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, может быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом: "Считать утратившими силу распоряжения губернатора Санкт-Петербурга согласно приложению".
4.14.2. Пункт об изменении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:
"Пункт 3 распоряжения губернатора Санкт-Петербурга от. N. "О. " изложить в следующей редакции:
"3. (текст новой редакции пункта)."".
4.14.3. Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:
"Пункт 4 распоряжения губернатора Санкт-Петербурга от. N. "О. " после слов ". " дополнить словами ". ".".
4.15. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт Администрации, как правило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.
4.16. В случае, когда к правовому акту Администрации приобщается другой документ, он указывается в тексте этого правового акта как приложение.
Приложение к правовому акту Администрации, поясняющее или дополняющее содержание этого правового акта, может быть оформлено в виде таблицы, перечня, списка и т.п.
4.17. Если правовым актом Администрации утверждается какой-то документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом "Утвердить Положение о. ".
В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа оформляется гриф утверждения согласно пункту 2.3.13 настоящей Инструкции.
4.18. До подписания проекты правовых актов Администрации, подготовленные в соответствии с требованиями Регламента Администрации Санкт-Петербурга и настоящей Инструкции, должны быть согласованы в порядке, установленном пунктами 3.7-3.15 Регламента Администрации Санкт-Петербурга.
4.19. После подписания правовые акты Администрации (кроме распоряжений и приказов руководителей территориальных и отраслевых подразделений Администрации) поступают в протокольный сектор отдела делопроизводства секретариата Канцелярии (далее - протокольный сектор) для регистрации и присвоения соответствующего индекса (порядкового номера).
Распоряжения и приказы руководителей территориальных и отраслевых подразделений Администрации регистрируются аппаратами соответствующих подразделений Администрации. Используется буквенно-цифровая индексация.
Распоряжениям присваиваются в течение года порядковые номера с добавлением буквы "-р", например: распоряжение губернатора Санкт-Петербурга от 03.01.98 N 5-р".
Приказам присваиваются порядковые номера с добавлением буквы "-п", например: "приказ губернатора Санкт-Петербурга от 05.01.98 N 3-п".
4.20. Датой правовых актов Администрации является дата их подписания, которая, как правило, совпадает с датой их регистрации.
4.21. Правовой акт, издаваемый совместно несколькими организациями (например, губернатором Санкт-Петербурга и главой исполнительной власти другого субъекта Российской Федерации, двумя и более подразделениями Администрации), имеет единую дату (наиболее позднюю дату подписания) и единый регистрационный номер, состоящий из регистрационных номеров правового акта каждой из организаций, которые проставляются через косую черту в порядке указания авторов на правовом акте (слева направо), например: "распоряжение губернатора Санкт-Петербурга и губернатора Ленинградской области от 03.01.98 N 4-р/3-р".
4.22. Подписанные правовые акты Администрации тиражируются протокольным сектором секретариата Канцелярии в соответствии со списком рассылки, который определяется ответственным исполнителем и работником секретариата Канцелярии при подготовке проекта этого правового акта. Кроме этого, осуществляется обязательная рассылка актов в соответствии с установленным перечнем официальной рассылки.
4.23. Копии правовых актов Администрации при тиражировании документов с помощью множительной техники в необходимых случаях заверяются печатью протокольного сектора секретариата Канцелярии.
5. Ведение протоколов совещаний с участием губернатора Санкт-Петербурга, первых вице-губернаторов Санкт-Петербурга, вице-губернаторов Санкт-Петербурга, а также заседаний Правительства Санкт-Петербурга
5.1. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности подразделений Администрации губернатор, первые вице-губернаторы, вице-губернаторы проводят совещания с руководителями подразделений Администрации, органов местного самоуправления муниципальных образований Санкт-Петербурга, а также различных предприятий, учреждений и организаций.
5.2. Соответствующая служба секретариата Канцелярии или аппарата губернатора (первого вице-губернатора, вице-губернатора) по ходу совещания ведет записи и не позднее следующего рабочего дня оформляет стенографический отчет (приложение 2 к Инструкции) и протокол совещания на бланке протокола (приложение 1 к Инструкции).
В стенографическом отчете указываются дата, время и место проведения совещания, наименование службы, ведущей запись совещания, фамилии и инициалы работников ведущих запись совещания.
В протоколе совещания указываются дата, время и место проведения совещания, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего.
5.3. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются: выступающие; содержание принятого решения; ответственные за исполнение; срок реализации.
5.4. Общие требования к оформлению протокола совещания, а также протокола заседания Правительства:
5.4.1. В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание, или указание на то, что данный документ является протоколом заседания Правительства.
5.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
5.4.2.1. Вводная часть текста располагается под реквизитом "Заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Присутствовали", "Повестка дня", а в тексте протокола заседаний Правительства могут быть также разделы "Постоянные участники заседаний" и "Приглашенные".
В разделе "Председатель" протокола указываются должность, инициалы и фамилия председателя совещания или председательствующего на заседании Правительства.
В разделе "Присутствовали" протокола совещания при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист) участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки дня.
В разделе "Присутствовали" протокола заседания Правительства указываются присутствовавшие на заседании члены Правительства. Если на соответствующее заседание Правительства приглашаются постоянные участники заседаний, то в разделе "Постоянные участники заседаний" указываются в алфавитном порядке их фамилии и инициалы, а справа от фамилий - должности участников. Остальные присутствовавшие на заседании Правительства указываются в разделе "Приглашенные".
В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос: о чем. например: "Об итогах. ", "О деятельности. ".
5.4.2.2. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме:
1. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ;
2. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ и т.д.
Содержание разделов зависит от формы изложения протокола - краткой или полной.
Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведения стенограммы совещания (заседания).
В протоколе краткой формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ" - фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. При этом тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, в котором делают ссылку "Текст доклада прилагается". Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.
В протоколе полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня. В разделах "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них (слова "вопрос" и "ответ" указывать не следует, вместо них проставляются инициалы и фамилия спрашивающего и отвечающего).
В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на совещании (заседании) решений с указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения.
5.5. Протоколы датируются и регистрируются в протокольном секторе, при необходимости тиражируются и рассылаются исполнителям для организации работы по выполнению решений и в сектор контроля для контроля за исполнением.
5.6. Протокол заседания Правительства не позднее чем в 10-дневный срок рассылается членам Правительства и приглашенным (по принадлежности вопросов), а также исполнителям.
5.7. Протокольный сектор при необходимости выдает выписки из протоколов заседаний Правительства, которые оформляются на бланках протоколов заседаний Правительства, а в правом верхнем углу указывается слово "ВЫПИСКА". Выписка не подписывается председательствующим на заседании, а заверяется печатью протокольн

инструкция по делопроизводству в администрации губернатора санкт-петербурга:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи