Порядок уничтожения документов - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве - Портал о документах

Уничтожение документов – особая процедура для любой организации, специфика которой заключается в том, что уничтоженные бумаги в большинстве случаев не подлежат восстановлению. Это значит, что к порядку уничтожения документов нужно отнестись с максимальной ответственностью.

Уничтожение документов – особая процедура для любой организации, специфика которой заключается в том, что уничтоженные бумаги в большинстве случаев не подлежат восстановлению. Это значит, что к порядку уничтожения документов нужно отнестись с максимальной ответственностью.

Порядок уничтожения документов в организации преимущественно сводится к работе экспертной комиссии, которая ежегодно выполняет оценку имеющихся в архиве документов и создает перечень дел с истекшим сроком хранения. Последняя группа документов подлежит уничтожению.

Обычно в состав экспертной комиссии входят сотрудники структурных подразделений во главе с одним из руководящих работников компании, а также специалисты архивного учреждения. Окончательно сформированный состав экспертной комиссии утверждает руководитель организации.

Именно на плечи членов экспертной комиссии возложена процедура определения порядка отбора документов на уничтожение. В своей деятельности она руководствуется федеральными нормативными актами и указаниями Федерального архивного агентства РФ, а также нормативными и распорядительными документами ведомственной системы своей организации (см. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2).

Как выглядит порядок работы экспертной комиссии по вопросам уничтожения документов?

1. Порядок уничтожения документов прежде всего связан с процедурой отбора дел для постоянного и временного хранения, которые в последующем передаются в архив. Эти документы описываются в соответствии с правилами работы архивов организаций.

2. После утверждения описей дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по личному составу разрешается уничтожение документов за промежуток времени, который соответствует утвержденным описям.

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения в организациях выполняется при условии упорядочения документов по личному составу за выбраный отрезок времени.

Например, если была проводилась научно-техническая обработка документов по 2006 год включительно, то под уничтожение могут попасть только документы с истекшими сроками хранения по 2006 год включительно. Документы начиная с 2006 года ни в коем случае нельзя уничтожать без упорядочения дел по личному составу несмотря на то, что сроки их хранения если могли к этому моменту истечь согласно перечню.

Порядком уничтожения дел запрещается использование документов, которые были выделены к уничтожению, для хозяйственных нужд.

3. Документы, которые прошли этап отбора для уничтожения, заносятся в специальный акт.

4. Отобранные документы направляются для уничтожения в компании, которые профессионально занимаются уничтожением офисных документов. К самому акту прикрепляется квитанция о том, что документы, согласно порядку уничтожения документов, были сданы на переработку.

В некоторых случаях возможны отступления от порядка уничтожения документов. Например, документы могут быть уничтожены в присутствии представителя архивной компании с составлением акта о физическом уничтожении документов в присутствии представителя организации.

Образец приказа на уничтожение архивных документов

1.1 Секретариат является самостоятельным подразделением, подчиненным непосредственно директору организации.

Секретариат возглавляет заведующий секретариатом, назначенный на должность и освобождаемый от должности директором организации.

На должность зав. секретариатом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы в службах документационного обеспечения управления не менее одного года.

В штатный состав секретариата входят: секретарь-референт, два секретаря, делопроизводитель, курьер.

Секретариат в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, нормативно-методическими материалами в области работы с документами, приказами и распоряжениями директора организации, настоящим Положением.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Обеспечение единого порядка документирования деятельности организации.

Совершенствование документооборота организации, форм и методов работы с документами.

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по ведению делопроизводства в организации.

Осуществление бездокументного обслуживания деятельности организации.

Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

Организация копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

Организация работы ведомственного архива.

Повышение квалификации сотрудников секретариата.

Организация рабочих мест сотрудников секретариата, совершенствование условий их труда.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

4.1. Секретариат имеет право:

Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации

Запрашивать от структурных подразделений и организации сведения, необходимые для работы секретариата.

Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства организации.

Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.1.8. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов о состоянии работы с документами, и совершенствовании форм и методов работы с ними.

4.1.9. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников секретариата, их поощрении наложении взысканий.

4.2. Секретариат обязан:

4.2.1. Своевременно обеспечивать руководство организации информацией, необходимой для принятия управленческих решений.

Вносить изменения в локальные нормативные акты по вопросам документационного обеспечения управления при изменении общего-государственных нормативных актов.

Совершенствовать работу с документами на основе применения современных автоматизированных информационных технологий.

Секретариат несет ответственность за:

5.1. Необеспечение установленного порядка работы с документами в организации.

Невыполнение указаний и поручений руководства организации и несоблюдение необходимых условий труда работников секретариата.

Неиспользование предоставленных прав.

5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

Со структурными подразделениями организации - по вопросам документационного обеспечения управления.

С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

Со службой кадров, - по вопросам подбора и расстановки кадров секретариата и повышения их квалификации.

Со службой хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников секретариата.

С коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

Сотрудники секретариата работают в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Сотрудники секретариата имеют ненормированный рабочий день.

Реорганизация секретариата, изменение его штатного состава и штатной численности осуществляется на основании приказов директора организации.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Секретарь-референт является специалистом канцелярии и подчиняется непосредственно начальнику канцелярии.

Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности директором организации.

При отсутствии секретаря-референта его функции выполняет другой сотрудник канцелярии в соответствии с приказом директора организации.

Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется: действующим законодательством Российской Федерации, нормативно-методическими материалами соответствующих министерств и ведомств в области работы с документами, учредительными документами организации, приказами и распоряжениями директора организации, Положением о канцелярии и настоящей должностной инструкцией.

На должность секретаря-референта назначается лицо с высшим специальным образованием без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года в области документационного обеспечения управления.

Регистрация получаемых, отправляемых и внутренних организационно-распорядительных документов.

Контроль исполнения получаемых и внутренних документов.

Анализ состояния исполнительской дисциплины и разработка мер по ее улучшению.

Учет объема документооборота организации.

Оформлением отправление исходящих документов.

Формирование в дела исполнительных документов.

Составление внутренних описей документов, входящих в дела с длительными и постоянными сроками хранения.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Ведение регистрации организационно-распорядительных документов с использованием установленных регистрационных форм.

Передача зарегистрированных документов исполнителям под расписку.

Проверка правильности оформления внутренних и отправляемых документов до передачи их на подпись.

Организация поисково-справочной работы по зарегистрированным документам.

Совершенствование системы регистрации и поиска документов на основе применения современных информационных технологий.

Ведение контрольной картотеки.

Работа с исполнителями в ходе ведения предупредительного контроля исполнения документов.

Составление ежемесячных сводок об итогах работы исполнителей с контрольными документами.

Разработка предложений по повышению уровня исполнительской дисциплины.

Совершенствование системы контроля исполнения документов.

Обеспечение своевременного и правильного формирования документов в дела.

Оформление дел постоянного и длительного сроков хранения.

Требовать выполнения установленных правил работы с документами в функциональных службах организации.

Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручению руководства организации.

Возвращать сотрудникам документы и требовать их соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения или оформления.

Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы.

Требовать от руководства организации создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов.

Секретарь-референт несет ответственность за:

Некачественное выполнение работ по оформлению и тиражированию документов.

Невыполнение указаний и поручений руководства организации.

Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ

Секретарь-референт взаимодействует со всеми сотрудниками организации по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности.

7. ОЦЕНКА РАБОТЫ *

Шпаргалка делопроизводителя: Правильное уничтожение документов

Документы с течением времени теряют свою значимость и актуальность. Хранить их все невозможно, поэтому периодически от них нужно избавляться. Помимо нехватки места, сложности возникают с поиском документа, с их обработкой, ориентированием в пространстве архива и других помещений.

Хорошо, если в организации есть архивист, который способен разобрать документы по срокам хранения, правильно отобрать те, которые нужно уничтожить и провести процедуру уничтожения документов.

Давайте вместе разберемся как это сделать без ошибок с первого раза.

Вести номенклатуру дел организации.

Распределить документы в дела в соответствии с номенклатурой.

Вести описи дел постоянного и временного срока хранения.

Своевременно сдавать дела в архив.

Проводить ежегодную инвентаризацию дел в архиве на предмет окончания сроков хранения документов.

Если в организации все это делается, процедура уничтожения документов не займет много времени. Если нет, то будет сложнее. Нужно составить номенклатуру дел, определить сроки хранения документов. распределить документы по делам, составить внутренние описи к документам. После проведения этой работы станет понятно какие документы подлежат уничтожению.

Создать экспертную комиссию. Она устанавливает окончание срока хранения документов, готовит акт о выделении документов на уничтожение и на его основании подготавливает документы.

Отобрать дела из архива. у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале следует проводить полистную проверку дел, чтобы исключить уничтожение нужных документов. На практике проведите хотя бы выборочную проверку, просматривая первые и последние даты документов в деле, ценность самих документов.

Отобрать дела из структурных подразделений. у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале дела структурных подразделений отбирают делопроизводители отделов и приносят работнику архива. Он проводит контрольную проверку дел.

Подготовить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Чтобы правильно подготовить акт, выделите дела с одинаковым наименованием, посчитайте количество каждого, затем в акте указываем крайние даты дел (первое и последнее). Расположение дел в акте — как в номенклатуре дел организации. Перед уничтожением проследите, чтобы дела совпадали с количеством дел в акте.

Срок хранения акта о выделении документов к уничтожению — постоянно.

Затем дела передаются на уничтожение. Организация может справиться самостоятельно с небольшим объемом документов. Для больших объемов нанимают специализированные организации. куда передают дела по накладной. После ликвидации документов необходимо оформить акт уничтожения документов. Его оформляет организация, уничтожившая документы. Акт составляется произвольно, но в нем в обязательном порядке фиксируется состав комиссии, проводившей уничтожение документов, дата, затем акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации, проводившей уничтожение.

Специализированные на уничтожении документов организации предоставляют такие функции, как запись на видео процесса уничтожения документов, присутствие лиц организации во время процедуры, оформление акта уничтожения, документы утилизируют вместе со скрепками, файлами и папками.

Способы уничтожения документов для бумажных документов — это шредирование и сжигание. Электронные документы уничтожаются путем перезаписи на жестком диске, электромагнитным излучением, физическим уничтожением носителя информации.

О СОЗДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО ОТБОРУ, ПРИЕМУ НА ХРАНЕНИЕ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ГОСУДАРСТВЕННУЮ ТАЙНУ, В АРХИВНУЮ СЛУЖБУ КБР (с из

АРХИВНАЯ СЛУЖБА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

от 16 октября 2014 года N 55

О СОЗДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО ОТБОРУ, ПРИЕМУ НА ХРАНЕНИЕ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ГОСУДАРСТВЕННУЮ ТАЙНУ, В АРХИВНУЮ СЛУЖБУ КБР

(в редакции Приказа АС КБР от 23.12.2014 N 77)

В соответствии со статьей 19 Закона Российской Федерации "О государственной тайне" от 21.07.1993 N 5485-1. п. 11 раздела XVI Инструкции по обеспечению режима секретности в РФ от 05.01.2004 N 3-1. п.п. 2.1.1. - 2.2.4. Методических рекомендаций по работе государственных архивов с документами Архивного фонда Российской Федерации, содержащими государственную тайну, инв. N 168-2004

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в целях проведения экспертизы ценности секретных документов, их отбора для передачи в Архивную службу КБР или для уничтожения.

2. Утвердить Положение об экспертной комиссии по отбору, приему на хранение или уничтожению документов, содержащих государственную тайну, в Архивную службу КБР.

3. Утвердить экспертную комиссию в следующем составе:

- Шогенов Ш.Х. - заместитель руководителя Архивной службы КБР (председатель комиссии);

- Пшибиев А.С. - начальник отдела организации государственного хранения, учета и научно-справочного аппарата, микрофильмирования и реставрации документов УЦГА АС КБР (секретарь комиссии);

- Цахилова Е.А. - заведующий сектором по защите государственной тайны, мобилизационной работе, делам гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики;

- Каров Т.А. - начальник УЦГА АС КБР;

- Мамбетова Е.В. - начальник УЦДНИ АС КБР.

(в ред. Приказа АС КБР от 23.12.2014 N 77)

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя АС КБР Ш.Х. Шогенова.

Руководитель
Архивной службы КБР
П.Г.СЕМЕНОВ

Утверждено
Приказом
Архивной службы КБР
от 16 октября 2014 года N 55

1.1. Экспертная комиссия (далее - ЭК) по отбору, приему на хранение или уничтожению документов, содержащих государственную тайну, в Архивную службу КБР является постоянно действующим органом, осуществляющим экспертизу документов, принимаемых на хранение или уничтожение в АС КБР, и включение их в состав Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики.

1.2. ЭК руководствуется в своей деятельности ФЗ "О государственной тайне" от 21.07.1993, Инструкцией по обеспечению режима секретности в РФ от 05.01.2004 N 3-1. Методическими рекомендациями по работе государственных архивов с документами Архивного фонда РФ, содержащими государственную тайну, инв. N 168-2004, РЗ "Об архивном деле в КБР" от 18.12.2008, Положением об Архивной службе КБР от 07.12.2011 N 370-ПП. настоящим Положением.

1.3. Решения ЭК утверждаются руководителем АС КБР и являются обязательными для исполнения.

1.4. В состав ЭК, утверждаемый руководителем АС КБР, входят: председатель, секретарь и члены комиссии из числа специалистов Архивной службы КБР, имеющих допуск к работе с секретными документами.

1.5. Председатель ЭК назначается из числа ответственных работников АС КБР.

1.6. Председатель ЭК осуществляет общее руководство деятельностью комиссии, председательствует на заседаниях ЭК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭК задач.

1.7. Председатель ЭК имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЭК специалистов архивных и других организаций.

1.8. Секретарь ЭК назначается из числа сотрудников АС КБР, обеспечивающих подготовку вопросов для рассмотрения ЭК.

1.9. Секретарь ЭК обеспечивает подготовку проектов повестки дня заседаний ЭК, обеспечивает своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭК, их регистрацию и учет, готовит документы к рассмотрению на заседании ЭК, обеспечивает членов ЭК материалами, подготовленными к рассмотрению ЭК, направляет копии протоколов заседаний ЭК ее членам, выполняет иные обязанности по поручению председателя ЭК.

2.1. Основными задачами ЭК являются:

2.2. Прием на государственное хранение секретных документов.

2.3. Рассмотрение и утверждение членами ЭК описей дел, сдаваемых на государственное хранение.

2.4. Оформление протоколов заседания ЭК с результатом рассмотрения описей дел.

2.5. При этом в протоколе перечисляются все лица, принимавшие участие в заседании ЭК, с указанием должностей, фамилий и инициалов членов ЭК архива и приглашенных.

2.6. Если в протокол заседания ЭК архива требуется внесение сведений, составляющих государственную тайну, этот протокол оформляется как секретный документ с соответствующим грифом секретности.

2.7. Секретные протоколы заседаний ЭК архива оформляются и учитываются в установленном порядке и хранятся в РСП архива.

3.1. Рассмотрение и вынесение решений о приеме на государственное хранение секретных документов.

3.2. Секретные документы, сформированные в дела, принимаются на хранение в архив с полистной проверкой наличия документов в каждом деле и сверкой внутренних описей дел с имеющимися документами.

3.3. Прием дел осуществляет работник структурного подразделения архива (архивохранилища, отдела и т.п.), в котором будут находиться на хранении принимаемые дела.

При приеме дел проверяется:

3.4. Соответствие архивного шифра, грифа секретности и заголовка каждого дела данным, указанным в описи.

3.5. Количество листов и правильность их нумерации в каждом деле, правильность составления итоговых записей дел и внутренних описей документов, находящихся в деле.

3.6. При обнаружении ошибок в описях дел, существенных нарушений установленных требований в оформлении дел описи дел и дела не принимаются в архив до устранения организацией-сдатчиком выявленных недостатков.

4.1. Принимаемые в архив секретные документы должны быть оформлены в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности и Основными правилами работы государственных архивов.

4.2. Все дела (тома) должны быть подшиты, опечатаны, пронумерованы, иметь штампы архивного шифра и грифа секретности, а также внутреннюю опись и заверительную надпись.

4.3. Подшитые и переплетенные дела должны быть опечатаны с помощью бумажной наклейки с оттиском печати РСП организации-сдатчика, которая захватывает нити шнурка прошивки дела.

4.4. Все подшитые в секретное дело документы должны быть пронумерованы в правом верхнем углу листа вне текста документа.

4.5. В каждом деле должна быть внутренняя опись документов, состоящая из их названий, регистрационных (делопроизводительных) номеров и дат, а также номера листов. Внутренняя опись должна быть подшита в начале дела и пронумерована собственной (отдельной) нумерацией. В конце внутренней описи должны быть указаны (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, дата составления, должность, подпись и расшифровка подписи сотрудника, составившего внутреннюю опись. Исправления во внутренних описях должны быть оговорены и заверены подписями двух сотрудников.

4.6. В конце каждого дела должна быть составлена заверительная надпись, в которой указывается отдельно количество листов документов и количество листов внутренней описи, а также отражаются все особенности формирования дела и физического состояния документов.

4.7. В случае отсутствия в принимаемых секретных делах внутренних описей документов, если руководством архива принято решение о приеме дел без них, номера таких дел указываются в графе "Примечание" акта приема-передачи документов с пометкой "без внутренних описей".

4.8. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение по форме, установленной Основными правилами работы государственных архивов.

5.1. Определять и уточнять описи дел.

5.2. В случае возникновения затруднений при проведении экспертизы отдельных секретных документов и дел с секретными документами к этой работе могут привлекаться специалисты других организаций, имеющих допуск к государственной тайне по соответствующей форме.

5.3. Выносить рекомендации организациям-сдатчикам секретных документов по правильности их оформления.

5.4. Возвращать организациям-сдатчикам для доработки неправильно подготовленные документы, по которым ЭК имеет право выносить соответствующие решения.

6.1. Экспертиза ценностей секретных документов организуется в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов.

6.2. Акты о выделении к уничтожению секретных документов, не подлежащих хранению, составляются отдельно на каждый секретный фонд или секретную часть фонда.

6.3. После утверждения в установленном порядке актов секретные документы, не подлежащие хранению, уничтожаются непосредственно в архиве или на соответствующих предприятиях путем переработки на дробных машинах или сжигания.

6.4. Документы с грифом "Особой важности" уничтожаются только путем сжигания.

6.5. Уничтожение секретных документов, не подлежащих хранению, в архиве осуществляется данной комиссией.

О СОЗДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО ОТБОРУ, ПРИЕМУ НА ХРАНЕНИЕ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ГОСУДАРСТВЕННУЮ ТАЙНУ, В АРХИВНУЮ СЛУЖБУ КБР (с изменениями на: 23.12.2014)