Курс Деловое письмо

Письма с заказом продукта пишутся в соответствии со следующим планом.

1. Ссылка на предыдущее письмо, по которому производится заказ продукта.

Thank you for your letter of May 9 quoting prices and delivery terms for PC Hitaru 750.

We thank you for your letter of March 31 referring:.

Thank you for the price list, catalogue and payment conditions which you sent us.

Заказ товара по-английски

Заказ товара является основной частью деятельностью многих компаний, особенно тех, которые связаны с торговлей. Правильно составить письмо-заказ товара – дело очень ответственное, т.к. напрямую связанно с финансами. Одно неверное слово, запятая в цифрах, цифра в названии модели – и вы рискуете потерять или потратить деньги не на то, что планировалось.

Существует даже определенная бизнес этика для правильного составления письма-заказа.

• Иностранные компании любой заказ сопровождают «covering letter», что и переводится как «сопроводительное письмо». Обычно в этих письмах дается краткая, но исчерпывающая информация по заказу (номер платежа, дата доставки, вид упаковки, отгрузка, задержка товара, размер заказа и т.п.). Изучив это письмо, становится ясно что, когда, куда и в каком количестве будет доставлено. Существуют даже специальные пронумерованные формы для covering letters.
• Письмо-заказ товара распечатывается на фирменном бланке компании
• Указывается дата и присваивается номер письму, чтобы в дальнейшем при переговорах, особенно при переписке ссылаться на это письмо.
• В письме-заказе обязательно должна быть разъяснена следующая информация: согласованные цены; предоставляемые скидки; модели, желательно с ссылкой на каталог, цвет, материал заказанного товара, его количество, качество; упаковка; доставка; форма оплаты; подтверждение сроков оплаты и предоставляемые документы (квитанции, инвойсы, счета-фактуры и т.п.)

Любой заказ. даже после тщательных устных переговоров на английском. обсуждений всех условий и внесений коррективов, должен быть обязательно зафиксирован фирменном бланке и скреплен печатью. Кстати, а вот заказывать Технику на сайте http://btvdom.ru намного проще. Вам достаточно выбрать понравившуюся бытовую технику, положить ее в "корзину" и оформить свой заказ. Все очень быстро и легко!

Предлагаем вам изучить выражения, которые, возможно, будут вам очень полезны при составлении писем-заказов:

We acknowledge receipt of your samples and quotation of… (date). Please find enclosed our order No…, for … (name of product).

Подтверждаем получение образцов вашей продукции и оферты (формальное предложение определенному лицу заключить сделку с указанием полных условий; коммерческое предложение) от …(дата). Пожалуйста, изучите высланный в приложении файл по нашему заказу № … на …(название товара).

We would remind you that, as stipulated in our letter of …, the … (name of product) must be delivered to our warehouse in … before … (date)

Напоминаем, что как указано в нашем письме от …. … (название товара) должен быть доставлен на наш склад в … до … (дата).

Enclosed you will find our order No. … for … In accordance with your terms of payment we have instructed … (name of bank) to open a credit for $. in our favor at their branch office in … This branch office will accept your draft on them for the amount of your invoice.

Во вложении вы найдете наш заказ № … на …

Согласно вашим условиям оплаты мы открыли кредитный счет в … (название банка) на сумму …$ в их филиале в … Это филиал банка будет принимать ваши векселя согласно суммам указанным в вашем счете на оплату.

Thank you for responding so quickly to our telephone inquiry of … about your … (name of product); catalog No …, Model No …

Спасибо за скорый ответ на наш телефонный запрос от … по … (название продукта); каталог №…, модель № ….

We believe that these high-quality … will sell well and therefore we enclose our order form No. … for a substantial trial order. We accept your terms and also confirm that payment will be made by irrevocable letter of credit.

Мы считаем, что этот высококачественный …(товар) будет очень хорошо продаваться, и поэтому высылаем свой пробный заказ № … Мы согласны с вашими условиями и подтверждаем, что оплата будет произведена по безотзывному аккредитиву.

Please acknowledge this order and also confirm that you will make delivery to … before …(date).

Пожалуйста, вышлите подтверждение данного заказа, а также подтвердите, что вы согласны осуществить поставку в … до … (дата).

We thank you for your quotation of. for the supply of … and find your terms acceptable. We are pleased to enclose our order No. … for … (Cat. No. …, Mod. No. …) at $ … per unit.

Благодарим Вас за Ваше коммерческое предложение от … на поставку … и считаем выдвигаемые Вами условия приемлемыми. Мы рады отправить Вам свой заказ № … на поставку … (кат. № …, мод. № …) по цене … за штуку.

We are happy to enclose our trial order No. …, for …, size …, … color; at $. per unit, subject to six percent quantity discount.

Мы рады вам выслать наш пробный заказ № … на …; размер …; цвет - …; по цене … за штуку; с учетом скидки в 6% на сумму заказа.

Please sign the duplicate of the enclosed order form and return it to us as your acknowledgment.

Пожалуйста, подпишите дубликат высланного заказа (формы заказа) и перешлите его нам.

As stated in your quotation of …, we may expect immediate shipment from stock.

Как мы указали в нашем предложении от …. мы можем рассчитывать на немедленную отгрузку со склада.

We would appreciate delivery within one month and look forward to your acknowledgment.

Мы будем признательны за доставку товара в течение одного месяца и с нетерпением ждем вашего подтверждения.

We are looking forward to your acknowledgment.

Образец письма-предложения

Thank you very much for your enquiry. We are of course very familiar with your range of vehicles and are pleased to inform you that we have a new line in batteries that fit your specifications exactly.

The most suitable of our products for your requirements is the Artemis 66A Plus. This product combines economy, high power output and quick charging time and is available now from stock.

I enclose a detailed quotation with prices, specifications and delivery terms. As you will see from this, our prices are very competitive. I have arranged for our agent Mr. Martin of Fillmore S.A. to deliver five of these batteries to you next week, so that you can carry out the laboratory tests. Our own laboratory reports, enclosed with this letter, show that our new Artemis 66A Plus performs as well as any of our competitor's product and, in some respects, outperforms them.

If you would like further information, please telephone or telex me: my extension number is 776. Or you may prefer to contact Mr. John Martin of Fillmore S.A. in M_____________: his telephone number is 01 77 99 02.

I look forward to hearing from you.

Клише и выражения письма- предложения:

- We would like to recommend you especially the following positions in the price-list. — Мы хотели бы особенно порекомендовать вам следующие позиции в прейскуранте.

- The model. will most meet your requirements. — Для ваших целей вам лучше всего подойдет модель.

- We ask you to discuss our proposal once more and inform us whether we could expect getting your order. — Мы просим вас еще раз обсудить наше предложение и сообщить нам, можно ли рассчитывать на получение заказа.

- / ask you to make the order faster as the quantity of this product at our warehouse is limited. — Я прошу вас быстрее оформить заказ, так как количество этого товара на складе ограничено.

- We would appreciate if we get the order from you as soon as possible. — Мы были бы очень рады получить от вас заказ как можно скорее.

- If you are not happy with our proposal please inform us about its reason. - Если вас не устраивает наше предложение, просим сообщить нам о причине.

- We are looking forward to hearing from you soon. — С нетерпением ждем ответа.

Заказ. Подтверждение и отклонение заказов

(Order. Acknowledgement (Confirmation) and Refusal of Orders)

Для того чтобы сделать заказ (to place an order) на закупку тех или иных товаров обычно заполняют специальные бланки заказов (order forms), в которых указывается количество (quantity) изделий, их описание (description), цена (price), условия оплаты (terms of payment), дата поставки (date of delivery), скидки (discounts) и т.п. В ряде случаев, когда необходимо прояснить отдельные пункты заказа (to make certain points quite clear), пишется сопроводительное письмо (cover letter), к которому прилагается бланк заказа.

Если Продавец (Seller) или Поставщик (Supplier) товара в состоянии выполнить заказ, он посылает Покупателю (Buyer) подтверждение заказа (order acknowledgement, or confirmation), которое чаще всего представляет собой копию заказа (order copy, or duplicate), подписанную Продавцом. Обычно подтверждение заказа прилагается к сопроводительному письму, в котором Продавец выражает благодарность за заказ, а также сообщает Покупателю о тех или иных изменениях (изменении цен, сроков поставки и т. п.).

Если Продавец либо Поставщик товара по каким-либо причинам не в состоянии выполнить заказ, он либо отказывается от заказа (to refuse ( to reject, to decline) the order), либо предлагает адекватную замену (substitute) товару, которого нет в наличии.

(Sample of Order)

Men's Clothes Dealers Ltd.

Sheffield S20 4HL

21st March, 2007

Our Order for Silk Shirts

In response to your letter of 17th March, we thank you for sending us your catalogues of men's silk shirts. We are sure there will be a great demand for them in Russia.

We are enclosing our Order No. 144, and would ask you to return its duplicate to us, duly signed, as an acknowledgement.

Enc. Order No. 142 Export- Import Manager

Деловое общение 5 вариантов

С уважением Yours faithfully,

Искренне Ваш Sincerely yours,

Искренне Ваш Yours truly,

Искренне Ваш Yours very truly,

Заключительная формула вежливости чаще всего располагается через 2 интервала от содержания письма с правой стороны страницы на одной вертикали с датой, расположенной наверху. Иногда она печатается слева, на одной вертикали со вступительным обращением.

8. Подпись (Signature)

В большинстве деловых писем имя подписывающего письмо печатается ниже заключительной формулы вежливости, оставляя место для подписи. Подпись должна быть полной и всегда быть одинакова по стилю.

ОБРАЗЕЦ РАСПОЛОЖЕНИЯ ЭЛЕМЕНТОВ ПИСЬМА

1. Отправитель и дата

103 Victoria Street

113 Carpenter Ave, 11579

Sea Cliff, NY, USA

3.Приветствие
Dear Mr. Ganson,

Thank you very much for your offer of goods sent to us.

We shall keep you informed as to our decision concerning the terms and conditions of your offer.

6. Заключительная формула вежливости

Изучите информацию об основных видах деловых писем

Письмо-запрос высылается, когда надо получить информацию о товарах, времени и условиях поставки товаров, ценах и прочее.

Пример письма-запроса/ aninquiryletter

JACKSON & MILES

118 Regent Street

We saw your women's dresses and suits in your October catalogue. The lines you showed would be most suitable for our market.

Would you kindly send us your quotation for spring and summer clothing that you could supply to us by the end of January

We would require 2,000 dresses and suits in each of the sizes 10-14, and 500 in sizes 8 and 16. Please quote c.i.f. Chicago prices.

Payment is normally made by letter of credit.

Thank you for an early reply.

Very truly yours,

Письмо-предложение обычно следует в ответ на письмо-запрос. В нем содержится благодарность за проявленный интерес и дается ответ на запрос. К нему часто прилагаются прейскуранты, каталоги или условия типового договора.

Пример письма-предложения/ offer

HOWARD & PRATT

Chicago, III. 60602

We are pleased to make you a firm offer regarding our products in the size you require. Nearly all the models are obtainable and can be delivered to you by the end of November. All other models of dresses can be supplied by the middle of December 2000, subject to our receiving your order by 15 th of November. If you prefer the goods to be shipped by air freight, this kind of shipment will be charged extra at cost.

Order/ Письмо-заказ на товары

Для того чтобы сделать заказ на закупку тех или иных товаров обычно заполняются специальные бланки, в которых указывается количество изделий, цена, условия оплаты, дата поставки и прочее. Иногда заказ оформляется в виде письма с указанием тех же данных.

118 Regent Street

Re: Order of Goods

Thank you for your quotation of October 28. We have pleasure in placing an order with you for 1,500 dresses to the amount of US $38,745 in the colours and sizes specified below:

A letter of Credit will be opened by us with your bank as soon as we receive your confirmation of order.

Please arrange for immediate shipment by air freight.

Very truly yours,

A letter of complaint/Рекламация

Иногда при выполнении заказа происходят ошибки в качестве поставляемого товара, количестве, сроках отгрузки и прочее. При вводе оборудования в действие могут обнаружиться дефекты. Во всех этих случаях покупатель отправляет продавцу письмо-рекламацию с указанием обнаруженных недостатков.

Пример рекламации/a letter of complaint

HOWARD & PRATT

Chicago, 111. 60602

JACKSON & MILES

118 Regent Street

November 22 nd ,2012

Thank you for your delivery of dresses which were ordered on November 4. However we wish to draw your attention to two matters.

Of the red dresses supplied one lot of 100(size 12) included clothes of a lighter red than the other sizes. We are returning two of these by separate mail, and would ask you to replace the whole lot by 100 dresses size 12 in the correct colour.

As far as your charges for air freight are concerned, we agree to pay the extra costs which you invoiced. However your costs for packing and insurance must have been lower for air cargo, and we request you to take this fact into consideration and to make an adjustment to the invoice amount. Would you please send us a rectified invoice, reduced accordingly.

We look forward to your dealing with these questions without delay.

Very truly yours.

Письма, которые написаны в ответ на претензии, могут называться письмами-урегулированиями. Эти письма наиболее трудно писать, поскольку они требуют при всех обстоятельствах терпения, такта и дипломатии.

Пример письма урегулирования претензии

JACKSON & MILES

II. Определите, к какому виду делового документа относится представленный ниже отрывок

We have seen samples of your products and are prepared to give them a trial, provided you can guarantee delivery on or before 1 March. The enclosed order is placed strictly on this condition, and we reserve the right to cancel and refuse delivery after this date.

III. Подготовьте на английском языке краткое письменное резюме о себе по образцу, представленному в информационном задании.

I. Расположите части делового письма в правильном порядке

6 Pine Estate, Bedford Road, Bristol,

Telephone 9036 174369

Thank you for your letter. I am afraid that we have a problem with your order. Unfortunately, the manufacturers of the part you wish to order have advised us that they cannot supply it until November. Would you prefer us to supply a substitute, or would you rather wait until the original parts are again available?

James Sawyer, Sales Manager,

Electro Ltd, Perry Road Estate,

Oxbridge UN54 42KF.

I look forward to hearing from you.

II. Определите, к какому виду делового документа относится представленный ниже отрывок

Mrs K. Rott graduate of New-York fashion-school has the experience on the stage and photo-session. Studied choreography, defile, psychology, the art of communication, model ethics and others.

III. Подготовьте на английском языке краткое письменное резюме о себе по образцу, представленному в информационном задании.

I. Расположите части делового письма в правильном порядке

Mary James, Top Manager Model School, 25 the Parks Oxbridge UK 47 45 KS

I look forward to hearing from you. Yours sincerely Fried Quick Personal Manager

I'm very sorry indeed, but I'm afraid I can't accept it.

II. Определите, к какому виду делового документа относится представленный ниже отрывок

You will be interested to know that we are able to supply Brazilian coffee of the same quality as we supplied you with last year. We are pleased to offer it to you at 60p per kg. If you are interested, telex your order without delay.

III. Подготовьте на английском языке краткое письменное резюме о себе по образцу, представленному в информационном задании.

I. Перед вами части делового письма. Найдите соответствие между цифрами и буквами.

MrCharlsMadison Yours sincerely

126, 5 th Avenue C.V. Johnson

Chicago, 11 50307

We are pleased to make you a firm offer regarding our products. Nearly all the models can be delivered to you next week.

January 17, 2011

a) the internal address c) text of the letter

b) Date d) polite "Good-bye"

II. Определите, к какому виду делового документа относится представленный ниже отрывок

We are a large record store in the center of Manchester and would like to know more about the CDs and DVDs you advertised in last edition of Hi Fi. Could you tell us if the products are leading brand names or made by small independent companies

III. Подготовьте на английском языке краткое письменное резюме о себе по образцу, представленному в информационном задании.

1. Информационные задания

Изучите следующие слова и словосочетания:

is situated - расположена

is separated - отделена

UnitedKingdom(UK) - Соединенное Королевство

general election - всеобщие выборы

the House of Representatives - Палата Представителей

the House of Lords - Палата Лордов

the House of Commons - Палата Общин

the Crown Court - Суд Короны

Chief Justice - Главный Судья

Associate Justice - Член Суда

state - государство, штат

Ознакомьтесь с содержанием следующих текстов:

The United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland (the UK, Great Britain) is situated on 2 large islands: Great Britain and Ireland. The total area of the UK is 240 000 square kilometers, its population is about 56 mln. people. The country is washed by the Atlantic ocean, the Irish sea and the North sea. Great Britain is separated from the Continent by the English Channel. The capital of the country is London. The UK consists of 4 parts: England, Scotland, Wales and Northern Ireland, administratively it is divided into 55 counties.

Great Britain is a Parliamentary Monarchy. Officially the head of the state is the Queen (or the King), but her power is limited by Parliament. There is no written constitution in Great Britain. The main principles of British legislation are expressed in other historic documents.

There are 3 branches of power in the UK: legislative (Parliament), executive (Government) and judicial. Parliament of Great Britain consists of 2 Houses: the House of Lords and the House of Commons. The House of Lords (the Upper House) consists of 1000 peers who are not elected by people. Members of the House of Commons (the Lower House) are elected by people for a period of 5 years at a general election. After the general election the Queen appoints the head of the government – the Prime Minister, who selects the ministers and forms the government. Judicial power of the country belongs to the House of Lords, the Crown Court and the High Court.

There are 2 main political parties in Great Britain: the Conservative and the Labour.

The United States of America (the USA, the US) is situated in the central part of the North American Continent between the Atlantic and the Pacific oceans. The total area of the USA is 9,4 mln.sq.kms, its population exceeds 215 mln. people. The USA borders only on Canada to the north and Mexico to the south. The USA consists of 3 separate parts: the Hawaiian Islands, Alaska and the major part of the USA. The capital of the country is Washington. The USA is composed of 50 states.

The USA is a Presidential Republic. The form of US government is based on the Constitution of September 17, 1787. Under the Constitution there are 3 branches of power: legislative (the US Congress), executive (the President and his Administration) and judicial (the US Supreme Court).

The US Congress is composed of 2 Houses: the Senate and the House of Representatives. The Senate includes 2 representatives from each state. Members of the House of Representatives are elected by population for a period of 4 years. The President and his Administration form the executive branch of power. Within this branch there is a number of departments, such as State, Defense, Justice and other. Each department is headed by the Secretary, appointed by the President. The Supreme Court consists of Chief Justice and 8 Associate Justices who are appointed for life. Each of the 50 states has its own Constitution and the same branches of power.

There are 2 main political parties in the USA: the Democratic and the Republican.

II. Контрольные задания

1. Ответьте письменно на вопросы.

a) What countries does the USA border on?

b) Where is the United Kingdom situated?

c) Who is the head of the USA?

d) What branches of power are there in the UK?

e) When was the US Constitution adopted?

II. Переведите на английский язык следующие предложения:

a) Соединенное Королевство расположено на 2 островах: Великобритания и Ирландия.

б) Королева назначает главу правительства.

в) Законодательная ветвь власти состоит из двух палат.

г) В США 3 ветви власти: законодательная, исполнительная и судебная.

д) Власть Королевы ограничена Парламентом.

III. Подготовьте письменные сообщения о каждой стране (8 - 10 предложений)

IV. Будьте готовы сделать эти сообщения устно во время сессии.

I. Ответьте письменно на вопросы.

b) What branches of power are there in the USA?

c) Who is the head of the UK?

d) What Houses are there in British Parliament?

e) What is the population of the USA?

f) What do Secretaries head in the US Government?

II. Переведите на английский язык следующие предложения:

а) Президент и его администрация образуют исполнительную ветвь власти.

б) Официальное название государства- Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии.

в) Глава исполнительной ветви власти – Премьер Министр.

г) В Великобритании три ветви власти: законодательная, исполнительная и судебная.

д) Общая площадь Великобритании 240 000 кв.км, а население около 56 миллионов человек.

III. Подготовьте письменные сообщения о каждой стране (8-10 предложений).

IV. Будьте готовы сделать эти сообщения устно во время сессии.

I. Ответьте письменно на вопросы.

a) What is the total area of the UK?

b) What are the main political parties in the USA?

c) How many counties are there in the UK?

d) What countries does the USA border on?

e) Where is the UK situated?

II. Переведите на английский язык следующие предложения:

а) Основные принципы английского законодательства изложены в исторических документах.

б) Члены нижней палаты избираются на всеобщих выборах.

в) Президент и его администрация образуют исполнительную власть США.

г) Конституция США была принята в 1787 году.

д) Конгресс США состоит из Сената и Палаты представителей.

III. Подготовьте письменные сообщения о каждой стране (8 - 10 предложений)

IV. Будьте готовы сделать эти сообщения устно во время сессии.

Ответьте письменно на вопросы.

a) What parts does the UK consist of?

b) What branches of power are there in the UK?

c) Where is the USA situated?

d) What is the political system of the USA?

e) What is the population of the USA?

II. Переведите на английский язык следующие предложения:

а) В США каждый штат имеет собственную конституцию.

б) Парламент Великобритании состоит из Палаты Общин и Палаты Лордов.

в) Великобритания отделена от Европы Английским каналом.

г) Административно Соединенное Королевство делится на 55 графств.

д) США граничит только с 2 странами: Канадой и Мексикой.

III. Подготовьте письменные сообщения о каждой стране (8 - 10 предложений)

IV. Будьте готовы сделать эти сообщения устно во время сессии.

I. Ответьте письменно на вопросы.

a) What parts does the USA consist of?

b) Who heads the executive branch of power in the UK?

c) What is the total area and population of the USA?

d) What Houses are there in British Parliament?

e) How many members are there in American Senate?

II. Переведите на английский язык следующие предложения:

а) Члены Палаты Представителей США избираются на 4 года.

б) Власть Королевы ограничена Парламентом.

в) В Великобритании нет письменной Конституции.

г) В США есть 3 ветви власти: законодательная, исполнительная и судебная.

д) Королева назначает Премьер-министра, который формирует правительство.

III. Подготовьте письменные сообщения о каждой стране (8 - 10 предложений)

IV. Будьте готовы сделать эти сообщения устно во время сессии.

Иванов Э.Я. Методические указания по курсу «Деловой английский». Саратов: СГТУ, 2010.

Агабекян И.П. Английский для менеджеров: учебное пособие. – М. 2009. – 352с.

Бейзеров В.А. Деловой английский язык: учебное пособие. – Ростов н/Д. 2009.

Агабекян И.П. Английский для менеджеров. – Ростов н/Д. 2008.

Иванов Эдуард Яковлевич

Ответственный за выпуск: доц. Иванов Э.Я.

Оригинал-макет Абдуллина Д.Ф.

Подписано в печать _________

Формат 60х84 1/16. Бумага офсетная. Гарнитура _________ Печать RISO.

Объем ___ печ.л. Тираж _____ экз. Заказ № ____.

413100, Россия, Саратовская область г. Энгельс, пл. Свободы, 17

ЭТИ (филиал) СГТУ имени Гагарина Ю.А.