Категория: Бланки/Образцы
23 апреля 2007, 23:46
Номенклатура дел Для чего нужна номенклатура делНоменклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел фирмы с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введен в действие постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28).
Номенклатура дел - один из основных документов, который должен быть разработан в фирме. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, где и в течение какого времени они должны храниться.
В номенклатуре дел содержатся заголовки дел (папок) ВСЕХ ДОКУМЕНТОВ, с которыми работает фирма (входящих, исходящих, внутренних). А также справочные и регистрационные материалы - картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов. В номенклатуру НЕ ВКЛЮЧАЮТСЯ заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов).
Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей фирмы. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.
Виды номенклатуры делРазличают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.
Типовая номенклатура дел является нормативным документом и предусматривает обязательный перечень дел, документационное обеспечение. которые заводятся в однотипных организациях. Как правило, типовая номенклатура дел разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций, например, в министерствах и ведомствах. Для рядовых организаций, подчиненных этим структурам, она служит образцом при создании единой системы ведения документов.
Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой номенклатурой. Она также разрабатывается для однотипных организаций, однако имеет только рекомендательный характер. Это означает, что подведомственным организациям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему хранения документов, документоведение.
В каждой фирме разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у фирмы нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно. Сколько копий должно быть у номенклатуры дел?
Утвержденная в организации номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров, но как минимум их должно быть четыре. При этом ее первый (подлинный) экземпляр хранится в службе делопроизводства фирмы как документ постоянного хранения. Второй экземпляр номенклатуры дел используется этой же службой в качестве рабочего экземпляра, третий передается в архив фирмы как учетный документ, четвертый направляется на хранение в государственный архив. Каждая служба фирмы получает выписку из номенклатуры дел, на основании которой и происходит формирование исполненных ею документов в самостоятельные дела.
Как подготовить номенклатуру делНоменклатура дел разрабатывается и утверждается в фирме в конце каждого календарного года, а в действие вводится с января очередного года. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства фирмы (общий отдел, канцелярия, секретариат). Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов фирмы части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму. А затем согласовать документ с экспертной комиссией компании и с архивной службой (экспертная комиссия создается в фирме для определения ценности документа и состоит, как правило, из штатных сотрудников). После того как проект номенклатуры дел получит одобрение специалистов, свою подпись на нем должен поставить руководитель службы делопроизводства. В окончательном варианте документ утверждает руководитель фирмы, проставляя на нем гриф утверждения.
Как разработать номенклатуру дел в отделе кадровНоменклатура дел, которую разрабатывает отдел кадров, - это часть единой номенклатуры дел фирмы. Составляется она по тем же правилам, что и единая номенклатура. Унифицированную форму номенклатуры дел вы найдете в приложении 7 к Основным правилам работы архивов организаций, подготовленным ВНИИДАД и одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Содержание номенклатуры дел оформляется в виде таблицы. Шапка этой таблицы состоит из пяти основных разделов:Графы заполняются в следующей последовательности – №1, 2, 4, 5. Данные в графу №3 заносятся в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда становится известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов). Можно ли составить номенклатуру дел отдела кадров, если в фирме нет общей номенклатуры дел?
Можно. Сначала подготовьте и оформите проект номенклатуры дел кадровой службы. Форму номенклатуры дел структурного подразделения вы найдете в приложении 8 к Основным правилам работы архивов организаций, подготовленным ВНИИДАД и одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
В качестве примера для систематизации можно использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, суказанием сроков хранения (утвержден Росархивом от 6 октября 2000 г.). Затем передайте его руководителю фирмы на утверждение, но предварительно обоснуйте для директора важность номенклатуры дел. А когда проект будет утвержден, постепенно наводите порядок на своем участке в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Что писать в каждой графе номенклатуры делВ графе 1 проставляются индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 05-07, где 05 -код кадровой службы по штатному расписанию, 07 - порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделяются дефисом. Впоследствии индексы дел переносят из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив на обложку дела. Индекс дела - это своеобразный шифр, который определяет порядок хранения документов и помогает найти нужное дело. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, вносятся в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета.
В графе 2 в определенной последовательности располагаются заголовки дел. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале перечисляются заголовки дел, содержащих организационную документацию. - положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор. Далее идут заголовки дел, содержащих распорядительную документацию. - приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках. Затем идут заголовки дел с учетной и справочной документацией - личные карточки формы № Т-2, графики отпусков, журналы учета работников, направляемых в командировки, и т. д. Завершают перечень официальная внутренняя переписка (докладные, объяснительные записки, представления) и журнал регистрации. После того как в номенклатуре перечислены заголовки всех существующих дел, в графе 1 проставьте еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе 2 оставьте свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года. В каком порядке располагать заголовки дел внутри основных массивов (организационные, распорядительные, справочные документы)?
При систематизации заголовков дел нужно обязательно соблюдать принцип иерархии. Например, заголовки дел, содержащих приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя фирмы, затем размещаются распоряжения его заместителей. Переписку с вышестоящими организациями помещают перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными) фирмами. Докладные записки на имя руководителя фирмы размещаются перед докладными записками на имя руководителей структурных подразделений. Годовые отчеты и планы - перед квартальными и месячными и т. д. Как правильно формулировать заголовки номенклатуры дел?
Заголовок должен четко отражать основное содержание и состав документов дела. Не употребляйте некорректные формулировки («разные материалы», «факсы», «приказы руководителя», «общая переписка»). Не нужно в качестве заголовка дела употреблять фамилии должностных лиц («распоряжения директора Т.И. Петрова»), применять вводные слова и сложные синтаксические обороты. Составляя заголовки для номенклатуры дел, не забудьте указать:В графе 4 указывается срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Заполняя эту графу, помните, что номенклатура должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год. При этом личные дела сотрудников независимо от их количества вносятся в номенклатуру как одно дело или как два дела, например «Личные дела руководящих работников» и «Личные дела работников».
Основанием для такого разделения служат разные сроки хранения: личные дела руководителей хранятся постоянно, а личные дела сотрудников имеют ограниченный срок - 75 лет. Как одно дело в номенклатуру включаются личные карточки сотрудников (форма №Т-2), а также трудовые книжки. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которые ведутся в кадровой службе (см. главу «Регистрация документов »). Что означает отметка «ЭПК» в Перечне типовых управленческих документов, которая иногда стоит рядом со сроком хранения документа?
Отметка «ЭПК» означает «экспертно-проверочная комиссия». Она ставится в тех случаях, когда речь идет о делах, для которых установлен предварительный, а не окончательный срок хранения. В качестве примера можно привести дела, содержащие личные карточки сотрудников, протоколы заседания аттестационных комиссий, приказы по личному составу.
В ГРАФЕ 5 номенклатуры («Примечание») ставятся отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и др. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 13.01.2006», «Ответственный за формирование дела Петров П.И.» или «Подлинники документов хранятся в общем отделе». Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.
По окончании календарного года служба делопроизводства фирмы составляет ИТОГОВУЮ ЗАПИСЬ О количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, сообщаются в ведомственный архив, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности сотрудника, ее сделавшего, даты, подписи, расшифровки подписи. Форму итоговой записи к номенклатуре дел вы найдете в приложении 7 к Основным правилам работы архивов организаций, подготовленным ВНИИДАД и одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Пример
Инспектор по кадрам ЗАО «Альфа» А.Н. Рыбакова составила номенклатуру дел своего подразделения, которая стала впоследствии частью единой номенклатуры фирмы. Документ выглядел таким образом. Образец. Скачать пример оформления документов.
Судя по их контенту, этому тексту релевантны статьи:Зачем фирме нужен собственный архив Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров, должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника (п.
Обязательно ли вести личную карточку Личная карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм.
Кому предоставлять основной оплачиваемый отпуск Ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 115 ТК РФ) фирма обязана предоставить только сотрудникам, с которыми она заключила трудовой договор, в том числе: совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК РФ); сезонным работникам (ст.
Комментарии к этой заметке больше не принимаются.
Вы можете самостоятельно решить вопросы о том, каким образом у вас в организации будут храниться документы. В Федеральном законе «Об архивном деле» нет нормы, обязывающей коммерческие организации создавать архив. Но в любом случае документация должна быть оформлена должным образом и находиться на хранении. Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте. Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах. Остальные документы храните в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Приказа об архиве нет. Его можете составить в произвольной форме за основу возьмите положение об архиве, образец приведен ниже.
Сергея Разгулина. действительного государственного советника РФ 3-го класса
Редакция от 1 сен 2013
1.Где хранить бухгалтерские документы
Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 ). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах. одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Однако соблюдать все требования, приведенные в этом документе, не обязательно (абз. 3 и 6 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ).
Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 ). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.
Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.
Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
БСС «Система Главбух» 2015
2. Как организовать хранение бухгалтерских документов в архиве
Для хранения бухгалтерских документов организация может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ ). В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Так предусмотрено пунктом 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. Такой порядок рекомендован в пунктах 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно:
Из статьи журнала «Кадровое дело» № 11, Ноябрь 2008
Архив организации: с чего начать?
Наша организация – коммерческая, она существует более трех лет. За это время накопилась масса документов, которые просто пылятся в шкафах. Достаточно ли нам просто систематизировать бумаги, разложив их по папкам, или мы обязаны создать для этих целей специальный архив?
Вы можете самостоятельно решить вопросы о том, каким образом у вас в организации будут храниться документы. В Федеральном законе «Об архивном деле» нет нормы, обязывающей коммерческие организации создавать архив. Однако проблема тут в другом. Дело в том, что документы, образующиеся в деятельности компании, ни в коем случае нельзя уничтожать, так как они могут быть затребованы при разнообразных проверках вашей организации. То есть в любом случае документация должна быть оформлена должным образом и находиться на хранении. Чаще всего принятие решения о структуре подразделения зависит от объема документооборота организации.
ПОЛОЖЕНИЕ об архиве
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. В «Гермес» (далее – организация) для хранения законченных делопроизводством документов
создается архив.
1.2. Организация выделяет под архив помещение, отвечающее требованиям обеспечения
сохранности документов, а также соответствующее оборудование.
1.3. Заведование архивом поручается ответственному за архив лицу, назначаемому приказом
руководителя организации.
1.4. В своей работе архив организации руководствуется законодательными актами Российской
Федерации по архивному делу, нормативно-методическими документами Государственной
архивной службы, приказами и указаниями руководства организации и настоящим положением.
1.5. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство организации или структурного
подразделения, в состав которого входит архив.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
В архив передаются:
2.1. Законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности организации и
ее структурных подразделений:
– дела постоянного хранения;
– дела временного (свыше 10 лет) срока хранения;
– документы по личному составу;
– документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;
– справочный аппарат к документам архива (описи, номенклатуры дел, картотеки и т. п.).
3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА
3.1. Основными задачами архива являются:
– комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего
положения;
– обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов;
– организация практической работы, связанной с использованием документов, хранящихся в
архиве;
– контроль за правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве,
отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение.
3.2. В соответствии с выполняемыми задачами архив осуществляет следующие функции:
– принимает после завершения делопроизводства, учитывает и хранит образовавшиеся в
деятельности организации документы, обработанные в соответствии с действующими правилами;
– организует работу по подготовке описей завершенных делопроизводством документов
постоянного хранения и по личному составу; осуществляет учет по номенклатурам дел,
находящихся в структурных подразделениях (у исполнителей) документов временного хранения;
– обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
– создает, пополняет и совершенствует учетно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам
и документам;
– организует использование хранящихся в архиве документов;
– информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов
архива;
– выдает в установленном порядке хранящиеся в архиве дела и документы для использования в
практических и других целях;
– исполняет запросы учреждений и граждан об установлении трудового стажа и по другим
вопросам социально-правового характера;
– ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль за своевременным их
возвращением в хранилище;
– проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, своевременно отбирает к
уничтожению дела с истекшими сроками хранения;
– оказывает методическую помощь службе делопроизводства организации в составлении
номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в
делопроизводстве, подготовку документов к передаче в архив организации;
– в случае заключения с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы
договора о передаче на государственное хранение документов организации обеспечивает
подготовку этих документов и своевременное представление описи дел постоянного хранения на
утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения.
4.1. В целях выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
– контролировать соблюдение в организации и в ее структурных подразделениях установленных
правил работы с документами, обеспечения их сохранности, качества отбора и подготовки дел к
передаче на архивное хранение;
– вносить на рассмотрение руководства организации предложения, направленные на улучшение в
структурных подразделениях работы по оформлению документов, формированию их в дела,
подготовке документов к передаче на архивное хранение;
– представлять в установленном порядке заявки на обеспечение архива необходимым
оборудованием и материалами, проведение ремонтных работ и т. п.;
– участвовать в организуемых учреждениями Федеральной архивной службы мероприятиях по
повышению квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб,
учреждений и предприятий.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ
5.1. Должностное лицо, которому поручено заведование архивом, несет ответственность за
состояние работы архива и выполнение возложенных на него задач и функций.
Персональные консультации по учету и налогам
Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.
Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив
03.12.2010 15:29
Иногда по незнанию или недоразумению могут быть уничтожены документы, являющиеся единственным свидетельством для исчисления трудового стажа. Многим ли известно, как и где должны храниться подобные им кадровые документы?
Что относится к документам по личному составу?
Прежде всего необходимо уточнить, какие виды и разновидности документов относятся к общей категории документов по личному составу. Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов (приказы по личному составу, личные дела или личные карточки (форма Т-2), лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, контракты, заключаемые работником с работодателем).
Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К таким документам в полной мере относятся:
- документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей);
- документы по аттестации и установлению квалификации;
различные наградные документы (наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду);
- документы, подтверждающие вредные условия производства;
- списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
- книги прописки жильцов;
- а также различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.
Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов. Практически все они, за небольшим исключением, приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Сохранность документов
Известно, что в соответствии с пунктом 6 Положения об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения. Следует также иметь в виду, что в данном случае права граждан защищены высшим законом Российской Федерации - Конституцией, статья 24 которой гласит, что каждый гражданин Российской Федерации имеет право на информацию, подтверждающую его основные социальные права. Для реализации этих прав Правительством РФ был принят ряд нормативных правовых актов, определяющих порядок хранения и работы с документами по личному составу. В нем указывается, что в случае ликвидации организации (предприятия) документы по личному составу должны передаваться правопреемнику, а при отсутствии такового - в вышестоящую организацию или орган. Если правопреемников или вышестоящих организаций (органов) не имеется, то учреждения Государственной (ныне Федеральной) архивной службы осуществляют меры по обеспечению сохранности этих документов.
Распоряжение Правительства РФ от 21.03.94 № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовало учреждениям и организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.
Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные правовые обязательства и ответственность на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу и удовлетворение социальных прав граждан. Следовательно, должен быть разработан комплекс правовых, организационных и практических мер, обеспечивающих условия хранения и использования документов по личному составу. Это вопросы правового положения архива, его материально-технической базы (помещение и оснащение), штатной численности, организации и практики работы.
Ответственность
Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена Уголовным кодексом РФ.
Работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, несет ответственность не только за правильное ведение кадровой документации, но также за правильность ее хранения. Руководитель организации несет ответственность за хранение всех документов организации, в том числе и относящихся к кадровой службе, если в организации нет лица, ответственного за эти документы.
Статус архива
На практике существует и развивается только сеть архивов и хранилищ системы Федеральной архивной службы (или при муниципальных образованиях). В других случаях отдельных архивов или хранилищ документов по личному составу не создается.
Как правило, юридическое лицо если и создает архив, то документы по личному составу в нем хранятся наряду с другими видами документов. Причем это характерно не только для мелких организаций, но и для очень крупных, где трудились и трудятся тысячи работников, и документы по личному составу, накапливаемые в течение многих лет, составляют достаточно объемный комплекс.
Именно поэтому, при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному составу должны храниться отдельно от других документов. Оптимальным вариантом, тем более для крупной организации, было бы создание специализированного хранилища, где хранились бы эти документы. Но так как в большинстве случаев, это не соответствует реальным возможностям организации, то надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. То есть, здесь единым принципом является отделение (изолирование) документов по личному составу от остальных документов. Это объясняется прежде всего тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.
Основные технические требования к архиву
Нет необходимости подробно описывать технические требования к помещению архива. Все параметры достаточно четко изложены в специальных нормативно-методических пособиях. Отметим лишь, что это помещение должно быть изолировано, отвечать основным требованиям противопожарной безопасности, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 80 см, пожарные проходы между рядами стеллажей - 120 см. Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.
Более сложен вопрос по определению штатной численности работников, необходимых для обслуживания архива, так как утвержденных нормативов по этому вопросу не имеется. Однако необходимые расчеты можно сделать на основании применения Укрупненных норм по делопроизводственным и архивным работам, разработанным Всероссийским институтом документоведения и архивного дела в 1991 году. Эти расчеты показывают, что на обслуживание 5 тысяч дел, хранящихся в архиве, и проведение с ними всего комплекса работ (обеспечение физической сохранности, учет, комплектование архива, выдача дел во временное пользование, исполнение справок социально-правового характера) необходим как минимум один штатный специалист, обладающий достаточной квалификацией. К тому же следует учесть, что в настоящий момент в условиях проведения пенсионной реформы резко возросли объемы справочной работы. Только государственные архивы за 2002 год исполнили более 9 млн социально-правовых запросов. К сожалению, нет данных, сколько подобных запросов было выполнено архивами организаций и предприятий, но можно предположить, что это тоже гигантская цифра.
Подготовка дел к сдаче в архив организации
Отдельным большим участком работы архива являются вопросы подготовки дел к сдаче в архив организации. Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива. Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:
1. Формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве.
2. Оформление дел в соответствии с установленным порядком.
3. Экспертиза ценности документов и дел.
4. Описание дел, передаваемых в архив организации.
5. Передача документов в архив организации.
Итак, рассмотрим особенности формирования некоторых видов документов по личному составу в документальные комплексы (дела).
1. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.
Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов по личному составу отражает оперативные вопросы деятельности работников: приказы по командировкам, отпускам, дежурствам и т. д. Данные виды приказов хранятся 5 лет. Целесообразно с самого начала присваивать приказам 75-летнего срока хранения и 5-летнего срока хранения самостоятельные номера, что облегчит их формирование в разные дела и посл
Образцы документов. Приказ. Образец приказа о признании утратившими силу приказов и распоряжений. Страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 Последняя. Архивы. Новости.
Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулирует два основных закона: первый ФЗ. "О несостоятельности (банкротстве) от 8 января 1998 г. N 6-ФЗ.
