Категория: Бланки/Образцы
Локальные нормативные акты – каркас, фундамент работы каждой организации. И один из важнейших актов – штатное расписание. Разберемся поподробнее с вопросом внесения изменений в штатное расписание: что необходимо делать при изменении окладов или переименовании должностей.
Из этой статьи Вы узнаете:
В любой организации или на предприятии, существует документ упорядочивающий структуру, штатный состав и численность. Так же указывается размер заработной платы. Называется это штатным расписанием. Такой документ намного упрощает работу кадрового сотрудника или бухгалтера. Хотя по сути, эти сотрудники не обязаны заниматься штаткой. Но в большинстве организаций, выбор падает на них, потому что именно эти люди владеют наиболее полной информацией о структурных подразделениях, имеющихся в них должностях, вакантных местах, а также количестве штатных единиц и окладах.
Итак, для того, чтобы уверенно работать со штатным расписанием, нам необходимо знать следующее. Каков порядок внесения изменений в штатное расписание? Особенности. Приказ о внесении изменений в штатное расписание. Каких сотрудников обязательно нужно ознакомить с данным приказом?
Внесение изменений в штатное расписание: изменение должностей. Какими нормативно-правовыми актами регламентируется? Внесение изменений в штатное расписание: изменение оклада. Обязательно ли информировать работника об изменении? И если да, то в течение какого времени?
На все эти и другие вопросы мы ответим в данной статье.
Также не пропустите материал электронного журнала: «Составляем штатное расписание »
Порядок внесения изменений в штатное расписаниеШтатка представляет собой таблицу, отражающую определенные данные, которые в процессе деятельности организации могут изменяться. И что же делать сотруднику, отвечающему за штатное расписание? Менять целиком и полностью либо вносить изменения? Как правильно?
Несомненно, если требуется поменять большое количество данных, то проще переработать всю форму. В данном случае необходимо будет составить приказ об утверждении штатного расписания, указав дату ввода приказа в действие.
Когда количество изменений незначительно, необходимо издать приказ о внесении изменений (например, введение новой должности, смена названий структурных подразделений или должностей). Обязательно в приказе указывайте основание для внесения изменений в штатное расписание (это может быть проведение мероприятий, совершенствующих деятельность организации; нововведения законодательства; совершенствование организационной структуры предприятия и прочее).
Вместе с тем, необходимо знать, что любое изменение в штатном расписании влечет за собой смену условий трудового договора сотрудника. Таким образом, во-первых, необходимо согласие работника, после чего издается приказ, затем, составление дополнительного соглашения к трудовому договору, ознакомление и конечно же запись в личной карточке.
Также не забывайте о том, что после издания приказа о внесении изменений в штатное расписание предприятия под роспись необходимо ознакомить руководителей структурных подразделений, а также тех работников, которых эти изменения коснулись.
Приказ о внесении изменений в штатное расписаниеПосле того, как работодатель определился с переменами, которые нужно провести на предприятии, сотрудник кадров принимается за составление непосредственно самого приказа.
Здесь есть несколько нюансов, которые надо запомнить.
С приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые несут персональную ответственность за разработку положений о структурных подразделениях, а также должностных инструкций.
Не забудьте зарегистрировать в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Хранится в организации постоянно (п. 71 Перечня Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010г.).
Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:
Смена должности регламентируется Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Смена должности подразумевает под собой переименование (оно не служит основанием изменения рабочего времени или трудовой функции работника). Однако, статьями 15 и 57 ТК РФ предусмотрено, что наименование должности, специальности является существенным условием трудового договора. Вместе с тем, ТК РФ предусматривается существенное изменение условий труда по инициативе работодателя. Но помня о том, что трудовая функция должна остаться неизменной.
Существует мнение, что переименование должности является переводом. Предусмотрено ст. 72.1. ТК РФ. Объясняется это так, что составляющей трудовой функции (ст. 57 ТК РФ) является должность работника. Соответственно изменение должности работника влечет смену трудовой функции.
Поэтому, процедура внесения изменений в штатное расписание следующая.
После чего, в трудовой книжке делается соответствующая запись. Не забудьте и о личной карточке (в нее также вносится запись о переводе).
До сих пор отсутствует единая позиция относительно правильного оформления переименования должности. Трудовое законодательство данный вопрос четко не разъясняет. Поэтому одни сотрудники кадрового подразделения считают, что достаточно составить дополнительное соглашение к договору с работником, а другие, что переименование должности это перевод.
Внесение изменений в штатное расписание: изменение окладаОплата труда является существенным условием договора между работодателем и работником. Об изменении данного условия работодатель обязан предупредить работника не позднее, чем за 2 месяца.
Когда меняются тарифные ставки и надбавки организации, необходимо внести следующие изменения в документах:
Обязательно под роспись необходимо ознакомить лиц, ответственных за документальное оформление условий трудового договора.
Вложенные файлыДоступно только авторизованным пользователям
Доступно только подписчикам
Вопрос I: Меняются ли существенные условия труда в связи с деноминацией, проводимой с 1 июля 2016 г.?
Деноминация белорусского рубля с 1 июля 2016 г. согласно Указу Президента Республики Беларусь от 04.11.2015 №450 «О проведении деноминации официальной денежной единицы Республики Беларусь» (далее - Указ № 450) не влечет за собой изменения существенных условий труда. Меняется нарицательная стоимость денежных знаков, а не размер оплаты труда.
Изменением существенных условий труда признается (ст.32 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)):
• изменение системы оплаты труда;
• изменение рабочего времени, включая установление или отмену неполного рабочего времени;
• изменение гарантий;
• уменьшение размеров оплаты труда,
• а также изменение других условий, устанавливаемых в соответствии с ТК.
Вопрос 2:Нужно ли вносить изменения в трудовые договоры (контракты) в связи с деноминацией, проводимой с 1 июля 2016 г.?
Трудовой договор (контракт) должен быть приведен в соответствие с действующим законодательством. Так как изменения, которые нужно внести, связаны с изменением законодательства, а именно Указом № 450, то инициатором внесения изменений будет являться наниматель. Нанимателю следует подписать с работником дополнительное соглашение. При этом уведомлять работников заблаговременно нет необходимости (нет изменений существенных условий труда).
Вопрос 3:Нужно ли вносить изменения в штатное расписание и другие локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации в связи с деноминацией, проводимой с 1 июля 2016 г.?
Условия оплаты труда работников (доплаты, надбавки, поощрительные выплаты) также указываются в ЛНА организации.
К ЛНА организации относятся: коллективные договоры, штатное расписание, положение об оплате труда и др.
Изменения вносятся в те разделы ЛНА, в которых прописаны конкретные денежные суммы, подлежащие выплате.
Вопрос 4:Как нужно оформить изменения в штатное расписание и другие ЛНА организации в связи с деноминацией, проводимой с 1 июля 2016 г.?
Ответ:В виде издания приказа, утверждения нового штатного расписания, внесения изменений в разделы других ЛНА.
После изменения (деноминации, округления) размеров заработной платы и других выплат нанимателем разрабатывается новое штатное расписание, которое утверждается приказом нанимателя на 1 июля 2016 г.
В штатном расписании наниматель меняет только сумму денежных единиц.
При оформлении изменений в другие ЛНА рекомендуем издать приказ (он может быть один вместе с введением нового штатного расписания) о внесении изменений в соответствующие разделы ЛНА и изложить их в новой редакции.
С измененными ЛНА работники должны быть ознакомлены под подпись (п.2 части первой ст.54 ТК).
Вопрос5:Как нужно уменьшить (пересчитать) выплаты работникам, указанные в ЛНА, в связи с деноминацией, проводимой с I июля 2016 г.?
Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь письмом от 15.03.2016 № 1-2-12/525 разъяснило, что с 1 июля 2016 г. выплаты, установленные нормативными правовыми актами, в том числе локальными, в абсолютных (цифровых) размерах (далее - базовые выплаты) подлежат уменьшению в 10 000 раз.
Округление уменьшенных размеров базовых выплат осуществляется с учетом двух знаков после запятой до наименьшего номинала денежного знака (с 1 июля 2016 г.- 1 коп.) образца 2009 года, находящегося в обращении на территории Республики Беларусь, по следующим правилам:
• если первая из отбрасываемых цифр (третья цифра после запятой) больше или равна 5, то последняя из сохраняемых цифр (вторая цифра после запятой) увеличивается на единицу;
• если первая из отбрасываемых цифр (третья цифра после запятой) меньше 5, то увеличение не производится (отбрасываются цифры после запятой, начиная с третьей).
Округлению подлежит каждая выплата: повышения, надбавки, доплаты, премии и др.
Округлению подлежат заработная плата работников всех организации, в том числе учреждений, государственных организаций, а также денежные довольствия военнослужащих.
При пересчете сдельных расценок количество знаков после запятой определяется нанимателем самостоятельно
Подробно об использовании данных форм документов читайте в статье Татьяны Рахубо «Увольнение работника по собственному желанию» (Комментарий к ст. 40 Трудового кодекса РБ) в рубрике «Актуальный комментарий» на с. 4–7 журнала.
Образец формулировки приказа об увольнении по собственному
желанию
Формулировка записи в трудовой книжке об увольнении
по собственному желанию
Формулировка приказа в случае увольнения по собственному желанию
при наличии уважительных причин
Формулировка записи в трудовой книжке в случае увольнения
по собственному желанию при наличии уважительных причин
О применении данных форм документов читайте в статье юриста Владимира Долгова «Алгоритм действий по изменению наименование профессии (должности)» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на с. 36–39 журнала.
Образец уведомления об изменении наименования должности
Образец дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту)
в связи с изменением наименования должности
Образец приказа о внесении изменения в штатное расписание в связи
с изменением наименования должности
Образец приказа об изменении наименования должности
Образец приказа об изменении наименования должности и внесении
изменений в штатное расписание
Образец предупреждения об изменении наименования должности
Образец приказа об изменении штатного расписания при изменении
наименования должности
Подробно об использовании данной формы документа читайте в статье Александра Родионова «Составляем исковое заявление о причинении материального ущерба работником» в рубрике «Юридическая защита» на с. 29–31 журнала.
Примерная форма искового заявления о возмещении ущерба,
причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей
Штатное расписание — это внутренний организационно-правовой документ компании, в котором зафиксирован численный состав сотрудников с указанием должностей и должностных окладов.
При любом изменении или дополнении сведений, указанных в штатном расписании необходимо вносить изменения в действующее штатное расписание. Изменения в штатное расписание вносятся тем же документом, которым оно утверждается (Приказом, Решением, Протоколом). Фактически штатное расписание утверждается в новой редакции.
Законодательством не установлено, когда и сколько раз в год можно изменять штатное расписание. Поэтому изменение штатного расписания может происходить в любое время и неограниченное количество раз, когда появится такая необходимость в компании.
Однако следует помнить, что внесение изменений в штатное расписание, как правило, влечет изменение условий труда для работников (изменение размера заработной платы, изменение должности), либо увольнение работников в связи с сокращением штата. Поэтому, при изменении штатного расписания, необходимо выполнить процедуры по уведомлению Работников или по получению согласия Работников, установленные статьями 46, 53 ТК РК.
С данным документом Вам обязательно понадобятся
Рано или поздно любой работодатель сталкивается с необходимостью корректировки штатного расписания. Рассмотрим, как это сделать.
Н апомним, что штатное расписание — это локальный нормативный акт, который отражает организационную структуру предприятия, его штатный состав и численность. В штатном расписании содержится перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий, размеры окладов (тарифных ставок), доплат и надбавок.
Законодательство разрешает лишь добавлять необходимые графы и дополнительные реквизиты. Удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается
Работодатель вправе адаптировать форму № Т-3 под нужды организации. Изменения должны быть оформлены соответствующим приказом или распоряжением (постановление от 24.03.99 № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»).
Обновлять штатное расписание можно по мере необходимостиЗаконодательно не установлено, на какой период нужно составлять штатное расписание и с какой периодичностью его обновлять. Этот вопрос отдан на откуп работодателю. Главное условие: штатное расписание должно быть актуальным. Данное требование обусловлено тем, что наем, увольнение в связи с сокращением штата, переводы, изменения окладов — все эти кадровые действия производятся в соответствии со штатным расписанием. В Трудовую книжку наименования должности и структурного подразделения также вносятся в соответствии со штатным расписанием.
Основания изменения штатного расписанияВ зависимости от этапа «жизненного» цикла организации у нее меняются потребности в человеческих ресурсах, финансовые возможности. Например, во время роста компании — это создание новых структурных подразделений, новых должностей, у «зрелой» стабильной фирмы — повышение зарплаты, в период кризиса — оптимизация структуры и сокращение штата … Такие события и являются основанием для внесения изменений в штатное расписание. Заметим, что порядок внесения изменений в штатное расписание всегда один, а вот сроки их внесения напрямую зависят от причины.
Если изменения не касаются работающих сотрудниковВ том случае, когда будущие изменения штатного расписания не касаются ныне работающих сотрудников, сроки их введения в действие не принципиальны. Это справедливо, когда изменения связаны с созданием новых должностей, подразделений или выводом из штата вакантных позиций.
Если изменения касаются работающих сотрудниковПри массовых увольнениях утвердить изменения штатного расписания необходимо за три месяца (ч. 1 ст. 82 ТК РФ)
Если меняются названия структурных подразделений, должностей у уже работающих сотрудников, готовится сокращение штата, подобные изменения необходимо утвердить не позднее двух месяцев до предстоящих преобразований. И работников, которых коснутся изменения, надо предупредить в письменной форме тоже не менее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ ). Особенно четко данные сроки необходимо соблюдать при проведении процедуры сокращения штата.
Если в организации есть выборный профсоюзный орган, то и его необходимо оповестить о предстоящем сокращении не позднее чем за два месяца, при массовых увольнениях — за три месяца до события.
Помимо структуры организации, состава и численности штата, может вырасти уровень оплаты труда, например в связи с ростом инфляции работодатель решил с 1 января 2013 года проиндексировать 1 зарплату на 6%. Это решение является основанием для внесения изменений в штатное расписание, как и изменение окладов по отдельным должностям.
Документооборот по внесению изменений в штатное расписаниеРешение об изменении структуры, численности и фонда оплаты труда могут принять учредители или совет директоров.
Документальное оформление инициативыРешение учредителей или совета директоров оформляется в виде протокола.
Инициировать изменение штатного расписания может и руководитель структурного подразделения, в котором такая потребность возникла. Для этого он пишет служебную записку (рис. 1 на с. 87) на имя руководителя организации. В служебной записке надо указать обоснование предстоящих изменений и их суть.
Приказ о внесении измененийИзменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ). Если руководитель согласен расширить штат, он издает приказ о внесении изменений в штатное расписание (рис. 2 на с. 88).
Дополнение к форме № Т-3 или новое штатное расписание?На основании приказа вносят изменения в штатное расписание. Это может быть приложение к ранее утвержденному штатному расписанию или новая версия документа.
Рис. 1. Образец служебной записки
Приложение к штатному расписанию можно оформить на унифицированном бланке (рис. 3 нас. 89).
«Бумажные» формальности. В любом случае документ следует распечатать. Его должны подписать главный бухгалтер и руководитель структурного подразделения. А на первой странице необходимо указать реквизиты приказа о внесении изменений в штатное расписание. Далее документ необходимо зарегистрировать и подшить.
Если много штатных должностей. Если в штате организации много должностей, для оптимизации «бумажного» документооборота есть смысл оформлять изменения штатного расписания в приложении. Ведь часто распечатывать многостраничный документ будет достаточно трудоемко. Тем более что штатные расписания и изменения к ним нужно хранить постоянно. А для этого необходимы архивы больших площадей.
Учитывая, что в крупных организациях кадровый учет ведется с помощью специализированных программ, у кадровика и руководства компании всегда есть возможность получить актуальное штатное расписание в электронном виде на любую дату.
Рис. 2. Образец приказа
Штатных должностей мало. А вот в небольших компаниях, где нет автоматизированного учета, целесообразно изменения штатного расписания оформлять посредством создания его новой версии.
Рис. 3. Образец приложения к штатному расписанию
1 О порядке проведения индексации заработной платы читайте в статье «Индексация зарплаты» (электронный журнал «Зарплата», 2012, № 3). — Примеч. ред.
