Руководства, Инструкции, Бланки

Приказ О Проведении Кадрового Аудита Образец img-1

Приказ О Проведении Кадрового Аудита Образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Приказ о проведении кадрового аудита для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации

Приказ о проведении кадрового аудита для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации (образец заполнения) Общество с ограниченной ответственностью "Санита" Приказ N 31 о проведении кадрового аудита

Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,

1. Провести внутренний кадровый аудит по теме "Оформление приема на работу" с 27 февраля по 5 марта 2012 г.

2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора Закрашного Р.Д.

3. Включить в состав комиссии:

- юрисконсульта Брунина В.Л.;

- инспектора отдела кадров Морозову О.Ю.;

- бухгалтера по заработной плате Комарову Ю.С.

4. Представить отчет о проведенной проверке до 14.03.2012.

5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора Закрашного Р.Д.

С приказом ознакомлены:

Закрашный Р.Д. 15.02.2012, Закрашный

Брунин В.Л. 15.02.2012, Брунин

Морозова О.Ю. 15.02.2012, Морозова

Комарова Ю.С. 15.02.2012, Комарова

Другие статьи

Как провести кадровый аудит кадровик должен знать

Кадровое делопроизводство Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит

Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ. При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами. Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит. Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли .

Основные вопросы


Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка. Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка. Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Также нужно выяснить, что проверять:

  • правильность ведения делопроизводства;
  • расстановку кадров.

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания. Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.

С чего начать

Отправная точка кадрового аудита – издание приказа ( образец здесь ). В приказе обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:

  • кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
  • юриста;
  • бухгалтера;
  • представителя администрации.

После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов :

  • подбор методических и правовых документов;
  • проверка наличия обязательных документов и дел;
  • оформление отчёта.
Подбираем методические материалы


Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу). В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:

  • Трудового кодекса;
  • Постановления Минкультуры №558 (о сроках хранения);
  • Постановления Правительства №225 (о трудовых книжках);
  • Постановления №69 (инструкция по оформлению трудовых книжек).

Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+» .

Проверяем документы делопроизводства

Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в которую потом методично придётся вносить данные. Титульная страница ведомости должна содержать:

  • название («Ведомость проверки кадровых документов»);
  • основание (реквизиты приказа);
  • состав комиссии;
  • период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

  • «порядковый номер»;
  • «кадровые документы»;
  • «Документ отсутствует»;
  • «Документ есть, но требует изменений»;
  • «Документ соответствует законодательству».

[wpsm_titlebox title=»Важно» style=»3″]
Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника. например 1. Трудовой договор Иванова И.И. 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.
[/wpsm_titlebox]

В ведомость нужно внести все документы, которые должны быть в делах ОК:

[wpsm_box type=»green» float=»right» text_align=»left» width=»» ]

  • трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним;
  • трудовые книжки;
  • штатное расписание;
  • книга или журнал учёта движения трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учёта рабочего времени;
  • личные карточки;
  • приказы о приёме на работу;
  • приказы о переводах, увольнении;
  • приказы по дисциплине, о командировках, отпусках;
  • приказы по основной деятельности (касающиеся ОК);
  • личные дела;
  • заявления работников (могут подшиваться к приказам);
  • правила внутреннего распорядка;
  • положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных;
  • инструкции по охране труда;
  • журналы ознакомления с ЛНА;
  • колдоговор (при наличии);
  • должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности);
  • перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем;
  • графики сменности;
  • договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).

[wpsm_divider top=»20px» bottom=»20px» style=»solid»]

Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации :

  • бланков трудовых книжек и вкладышей;
  • учёта проверок;
  • трудовых договоров;
  • приказов по личному составу и по основной деятельности;
  • заявлений.

Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например:

  • включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия;
  • подписаны ли все личные документы и приказы;
  • правильно ли заполнены трудовые книжки;
  • прошиты и опломбированы ли журналы регистрации;
  • соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.

Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии. а по результатам её заполнения составляется отчёт.

Оформляем отчёт

Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта. Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:

  • название и дата документа;
  • сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
  • данные об обнаруженных недостатках (кратко);
  • рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости.

[wpsm_titlebox title=»важно» style=»3″]
Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел. что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность.
[/wpsm_titlebox]

В заключение совет. если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию. в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

Содержание статьи:
  • как правильно провести аудит кадровику на новом месте
  • как часто можно проводить аудит кадров
  • приказ провести кадровый аудит предприятия

Аудит кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства

Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот.

Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты.

Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства (далее - аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:

- при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;

- при увольнении “обиженного“ работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию;

- при смене руководителя организации;

- при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;

- при изменении системы оплаты труда;

- при массовом высвобождении работников.

Кто проводит аудит

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. Аудит кадрового делопроизводства может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.

Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста может выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.

Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства

1. Организационный этап.

2. Определение перечня подлежащих проверке документов.

3. Сверка документов.

4. Проверка кадровой документации.

5. Оформление отчетов по кадровому аудиту.

Рассмотрим каждый этап более подробно.

На первом, организационном этапе необходимо:

- определить цели и задачи проведения кадрового аудита;

- сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;

- определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного-двух месяцев);

- издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.

Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся:

- трудовые договоры (ст. 56, 67 ТК РФ);

- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

- штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 год;

- трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг указана в разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках“ (далее - Постановление N 225). Формы книг утверждены приложениями 2, 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек“;

- табель учета рабочего времени. Рекомендуемая форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты“ (далее - Постановление N 1). Однако согласно п. 2 данного постановления форма табеля учета рабочего времени не распространяется на бюджетные учреждения. Вместе с тем, ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому табель обязателен для ведения в каждой организации, а его форма может быть установлена на уровне ведомств;

- личные карточки формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС) (“Личная карточка государственного (муниципального) служащего“). Утверждены также Постановлением N 1. Обязательность ведения данного документа следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. В частности, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике;

- приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении). Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ;

- личные дела сотрудников. Необходимость их ведения установлена ведомственными нормативными актами. В качестве примера можно привести ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 144-ФЗ “О службе в таможенных органах Российской Федерации“, согласно которой прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа. Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов определяется руководителем Федеральной таможенной службы. Схожая норма содержится в ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 “О Прокуратуре Российской Федерации“. В частности, указано, что личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Порядок ведения личных дел прокурорских работников устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а работников Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации - Председателем Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации. В настоящее время действуют и иные ведомственные нормативные акты, устанавливающие необходимость ведения личных дел сотрудников;

- локальные нормативные акты. Статья 8 ТК РФ устанавливает право работодателей принимать не противоречащие действующему законодательству и не ухудшающие по сравнению с ним права работников локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Среди них можно выделить: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), инструкцию по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ), и др.

Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы:

- коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);

- должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);

- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;

- договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);

- договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);

- положение об охране коммерческой тайны;

- положение об адаптации работников;

- положение о порядке прохождения испытательного срока;

- положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

- журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу, и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);

- журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы - прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;

- журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.

Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.

Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.

После того, как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства. Приказы по основной деятельности должны храниться отдельно от приказов по личному составу. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек. Во-первых, в учреждении должен быть приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек лица. Далее необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.

Заключительный этап кадрового аудита - оформление отчета о его проведении. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты. К акту прилагается перечень трудовых книжек (с указанием ФИО владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей, при их наличии), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т.д.

редактор журнала “Отдел кадров бюджетного учреждения“

“Отдел кадров бюджетного учреждения“, N 6, декабрь 2008 г.

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!

Кадровый аудит и кадровый документооборот

Кадровый аудит и кадровый документооборот

Компания Бартон оказывает услуги по организации кадрового делопроизводства и кадрового аудита на предприятии.

Довольно часто встречается ситуация, когда фирма только что открылась, имеет небольшой штат сотрудников, но кроме трудовых договоров ничего нет. Нередко такое случается и в компании, которая уже несколько лет на рынке, но тем не менее не уделяет должного внимания документированию трудовых отношений. Однако отсутствие документов, предписанных трудовым законодательством, может привести к наложению административных штрафов. Данная статья пригодится кадровикам-новичкам или бухгалтерам, которым помимо своей работы поручили вести и кадровое делопроизводство .

Нормативная база организации кадрового делопроизводства

Для правильной организации кадрового делопроизводства необходимо запастись законами и иными нормативно-правовыми актами в области трудового права, а также специальной литературой. Существенно облегчит ведение учета кадров специализированный программный продукт: в нем есть практически все необходимые бланки документов. В любом случае вам потребуются, в частности:
— Трудовой кодекс;
— Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Минтруда России от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек);
— Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69;
— Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных);
— Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Закон о коммерческой тайне);
— Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749;
— Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1);
— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
— Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н;
— Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 «О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время»;
— Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
— Перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также Типовые формы таких договоров, утвержденные Постановлением Минтруда России от 31.12.2008 N 85;
— Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, и Методические рекомендации Генерального штаба ВС РФ от 11.04.2008 по ведению воинского учета в организациях.
Помимо нормативных документов, не мешало бы изучить учредительные документы компании. Именно в них может быть определен порядок приема на работу руководителя организации и установления ему заработной платы. Довольно часто именно в уставе прописывают порядок приема на работу ключевых руководящих работников.

Перечень необходимых документов

После того как вы изучите нормативные документы в области трудового права и кадрового делопроизводства, вы получите представление о необходимом минимуме, который должен оформляться и вестись в любой организации. Это:

- правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ);
— штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ);
— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
— положение о защите персональных данных (ст. ст. 86 — 88 ТК РФ);
— трудовые договоры (ст. ст. 16, 56 — 59, 67 ТК РФ);
— трудовые книжки (ст. ст. 65, 66 ТК РФ);
— должностные инструкции (если должностные обязанности работников не установлены в трудовых договорах);
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша к ней (п. п. 40 — 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
— личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
— расчетный лист (ст. 136 ТК РФ);
— приказы (о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков, направлении в командировку и пр.) (ст. ст. 62, 68, 84.1, 193 ТК РФ и др.) и основания для их издания (заявления, акты, служебные записки, соглашения и пр.);
— положение об оплате труда и премировании (ч. 2 ст. 135 ТК РФ);
— ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, «расчетных» при увольнении.
Понятно, что обязательные по закону документы придется составлять в любом случае. А вот относительно иных документов следует узнать у руководства (какие из необязательных документов могут понадобиться для фирмы). Также заранее у руководителя можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, бланках трудовых договоров.
Обратите внимание! Согласно ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» в организации должен вестись журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного, муниципального контроля и надзора.
Конечно, приведенный список является неполным и при определенных обстоятельствах должны быть разработаны и оформлены иные документы. Например, если планируется, что отдельные работники будут иногда трудиться за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, необходимо утвердить перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ). Кроме того, с учетом специфики деятельности организации, возможно, потребуются:
— положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы, если работодателем проводится аттестация работников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);
— положение о коммерческой тайне, если в трудовых договорах с работниками установлена их обязанность сохранять коммерческую тайну (ст. ст. 10, 11 Закона о коммерческой тайне);
— договоры о полной материальной ответственности (если такая ответственность устанавливалась для работников в договорном порядке);
— коллективный договор (если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выступит с инициативой о его заключении).

Составляем отдельные документы

Поскольку все трудовые отношения должны быть задокументированы, при разработке локальных нормативных актов и иных кадровых документов следует помнить, что их положения не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством. Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников или принятые без соблюдения предусмотренного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников (при его наличии), не подлежат применению. На это обращено особое внимание в ст. 8 ТК РФ.

Итак, прежде всего нужно составить штатное расписание. Данный документ применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом, который содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Оно оформляется по унифицированной форме Т-3, утвержденной Постановлением N 1.
К сведению. В связи со вступлением в силу в 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» бланки документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения и работодатели могут самостоятельно разработать необходимые формы. Если в организации решено ввести свои формы документов, рекомендуем все-таки взять за основу утвержденные ранее унифицированные формы и внести в них изменения, включив или убрав дополнительные строки или графы. Не забудьте закрепить использование новых форм первичной учетной документации в учетной политике.
Учитывая пожелания руководства, следует заполнить в штатном расписании все необходимые графы, проверить его на соответствие трудовому законодательству и передать готовый вариант руководству на утверждение. Обычно локальный акт утверждается приказом или распоряжением, на который и делается ссылка в соответствующем реквизите. Также локальный нормативный акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица.
Следующим важным документом являются правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 189 ТК РФ этот локальный нормативный акт регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, принимаемые в отношении работников меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Документ может включать в себя следующие разделы: прием на работу, основные права и обязанности работников, права и обязанности работодателя, рабочее время и время отдыха, поощрения, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
После согласования с руководством всех нюансов и проверки положений правил внутреннего трудового распорядка на соответствие действующему трудовому законодательству этот локальный акт также передается на утверждение руководителю.
Положение о защите, обработке и хранении персональных данных также необходимо разработать и ввести в действие как можно скорее. Это связано с тем, что работодатель обязан принимать меры, необходимые и достаточные для защиты персональных данных работников, и регламентировать механизм их получения, обработки, хранения и защиты. Это следует из гл. 14 ТК РФ и Закона о персональных данных.
В указанном положении нужно установить, какими способами получаются персональные данные, в каком порядке формируются и ведутся личные дела работников, а также определить права и обязанности работников, способы учета, хранения, передачи и защиты их персональных данных.
Обратите внимание! Необходимо решить вопрос, кто будет вести трудовые книжки. Если кадровика пока нет, руководитель компании должен принять на себя ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, издав соответствующий приказ. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику (также путем издания приказа). Такого назначения требует п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Кроме того, желательно разработать типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Напомним, что составить трудовой договор поможет ст. 57 ТК РФ, определяющая перечень сведений и обязательных условий, подлежащих включению в него, а также иные статьи Трудового кодекса (например, ст. ст. 58, 59, 64.1, 70, 282 и др.).
Помимо разработки локальных актов, штатного расписания, графика отпусков и пр. нужно подготовить другие документы, которые понадобятся в дальнейшем для ведения кадровой работы. Это различные книги учета, журналы регистрации, табели учета рабочего времени, бланки приказов, договоры о материальной ответственности и др.
Отдельно скажем о документах по охране труда, поскольку это важная часть трудового законодательства. В будущем, когда организация разрастется для обеспечения соблюдения требований охраны труда, осуществления контроля за их выполнением, может быть создана служба охраны труда или введена должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области. А пока компания небольшая, обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на руководителя.
Статья 212 ТК РФ закрепляет положение о том, что именно работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников. В помощь работодателям 13.05.2004 Минтруд утвердил Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда, согласно которым инструкции по охране труда для работника должны разрабатываться исходя из его должности, профессии и вида выполняемой им работы.
Нормативных актов, вводящих какие-либо новые формы документов в данной области, в последнее время не принималось, поэтому перечислим основные из них, которые должны быть в каждой организации:
— положение об охране труда в организации;
— приказ о назначении ответственного лица в организации (при отсутствии инженера по охране труда);
— инструкции по охране труда;
— журналы регистрации проведения инструктажей по охране труда;
— программы проведения различного вида инструктажей по охране труда;
— программа производственного контроля;
— другие документы.

Систематизация и хранение документов

Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает компании обеспечивать сохранность образовавшихся в их деятельности документов, в том числе документов по личному составу. Полагаем, что сохранность документов без организации их хранения невозможна. Для хранения и использования документов, образующихся в отделе кадров, нужно их систематизировать.

В целях упорядочения документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, составляется номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме. Такое определение содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28, и Основных Правилах работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Форма номенклатуры как для структурных подразделений, так и для всей организации приведена в названных правилах работы архивов организаций.

Оформляем прием на работу

Прежде всего нужно оформить трудовые отношения с руководителем организации. Для этого с ним заключается трудовой договор. Он составляется в двух экземплярах, один из которых остается у руководителя, а другой — в организации (об этом ставится отметка на экземпляре работодателя).

На основании трудового договора издается приказ, так как в соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Форма приказа утверждена Постановлением N 1. Однако если руководитель является единственным участником организации, то прием на работу оформляется приказом о вступлении в должность, который издает сам директор на основании заключенного трудового договора. В дальнейшем он же издает приказы о возложении обязанностей директора на заместителя (другого работника) в случае убытия в служебную командировку или отпуск. Таковы разъяснения Роструда, приведенные в Письме от 19.12.2007 N 5205-6-0.
Трудовую книжку руководителю заполняет лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. При этом запись о приеме на работу должна быть сделана по истечении пяти дней работы руководителя (п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Основанием для внесения записи является приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, согласно которому работник принят на работу (например, протокол собрания участников).
Не забудьте завести личную карточку, внести сведения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и (при необходимости) в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Кроме того, необходимо направить в соответствующий военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления сведения о принимаемом на работу гражданине, который подлежит воинскому учету (п. 32 Положения о воинском учете). Документ, который направляется в военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления, регистрируется в установленном у работодателя порядке (например, в журнале (книге) регистрации исходящей документации).
Теперь можно принимать на работу других работников. Процедура аналогична, только напомним, что работника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами, касающимися его трудовой деятельности (на это указано в ст. 68 ТК РФ). Рекомендуем ознакомление фиксировать документально. Для этого и пригодятся книги учета, журналы регистрации или листы ознакомления.
Подводя итог, отметим, что после правильной организации делопроизводства оформление документов не будет занимать много времени и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней: нужно будет вести табель учета рабочего времени, оформлять график отпусков, принимать меры поощрения и взыскания, оформлять командировки, перевод, совмещение, увольнение и многое другое. А мы на страницах журнала будем рассказывать, как это правильно делать.

Зачастую работа с кадровыми документами в компаниях находится в крайне запущенном состоянии. Руководство вспоминает, что надо привести документы в порядок, лишь тогда, когда обнаруживается перспектива контрольно-надзорных мероприятий; для этого «быстренько» организуют внутренний аудит и исправляют все обнаруженные ошибки. Однако аудит проводится не только в подобных случаях. Часто данное мероприятие является инициативой новых руководителей кадровой службы, которые обнаруживают ошибки и планируют их исправить. О том, как проводится кадровый аудит и что при этом проверяется, вы узнаете из данной статьи.

Как известно, любой аудит — это проверка и оценка деятельности организации специалистом-профессионалом или независимой организацией на предмет выявления существующих рисков возникновения конфликтных ситуаций, например трудового спора или претензий ГИТ.
Кадровая документация в компании играет далеко не последнюю роль: она требуется бухгалтерии для расчета заработной платы, отпускных, работнику — для представления в органы ПФР или иные организации, например, для использования каких-либо льгот. Поэтому такие документы нужно вести в строгом соответствии с требованиями законодательства.
Кто проверяет кадровую документацию?
Вариантов немало. В больших компаниях для проведения аудита возможно создание специальных подразделений — отделов внутреннего аудита. Если компания не настолько велика, можно пригласить аудиторов по гражданско-правовому договору — проверяющие кадровую документацию специалисты представляют отчет о выявленных нарушениях, дают рекомендации по их устранению и предотвращению. Однако в большинстве компаний малого бизнеса кадровый аудит можно провести своими силами. В этом случае его проведение рекомендуется поручать сотруднику, хорошо знающему трудовое законодательство и обладающему навыком оформления кадровой документации. Таким специалистом может стать начальник отдела кадров или юрист. Кроме того, при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.
Чаще всего аудит кадрового делопроизводства проводят:
— при смене руководителя отдела кадров или кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
— при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию;
— при смене руководителя организации;
— при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации.

Служба кадрового аудита

Если вы решили провести кадровый аудит своими силами и у вас есть возможность создать отдел внутреннего аудита, лучше сделать это. Для этого необходимо разработать ряд локальных нормативных актов:

- положение об отделе внутреннего аудита (в нем закрепляются основные принципы работы отдела — цели и задачи, права и обязанности, процессы внутреннего взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями, организация работы отдела);
— должностные инструкции сотрудников отдела (устанавливаются наименование должности, подчиненность, порядок назначения и замещения в случае временного отсутствия, квалификационные требования, функционал, права и должностные обязанности);
— инструкцию о порядке проведения внутреннего аудита (подробно излагается технология проведения аудита и приводятся образцы рабочих и отчетных документов).
Следует помнить, что сотрудники, чьей задачей станет внутренний аудит, должны быть беспристрастны, — если в организации несколько структурных подразделений, стоит создать специальный отдел, который будет проверять все прочие.

Порядок проведения кадрового аудита

Если отдела внутреннего аудита в компании нет, для проверки правильности ведения документации в отделе кадров можно создать комиссию, которая оценит:

- полноту состава кадровой документации;
— систему регистрации и хранения документации;
— локальные нормативные акты;
— трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, гражданско-правовые договоры;
— порядок ведения трудовых книжек и документации по охране труда;
— иные аспекты работы, актуальные для компании.
Технология проведения внутреннего кадрового аудита такова:
V Определяем цели и задачи проведения кадрового аудита.
V Создаем комиссию.
V Определяем перечень документов, подлежащих проверке.
V Сверяем и проверяем документы.
V Оформляем отчет.
К сведению. В состав комиссии по проведению аудита рекомендуется включать юриста, бухгалтера и сотрудника отдела кадров (или иного специалиста, разбирающегося в кадровом делопроизводстве).
Первый этап — издание приказа о проведении проверки. Он доводится до сведения руководителя отдела кадров, чтобы тот смог подготовить и представить необходимые документы по теме проверки. Приказ может выглядеть следующим образом.

Общество с ограниченной ответственностью «Санита»
14 февраля 2012 г. г. Норильск
Приказ N 31
о проведении кадрового аудита

Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление приема на работу» с 27 февраля по 5 марта 2012 г.
2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора Закрашного Р.Д.
3. Включить в состав комиссии:
— юрисконсульта Брунина В.Л.;
— инспектора отдела кадров Морозову О.Ю.;
— бухгалтера по заработной плате Комарову Ю.С.
4. Представить отчет о проведенной проверке до 14.03.2012.
5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора Закрашного Р.Д.
Директор Васин /П.В. Васин/
С приказом ознакомлены:
Закрашный Р.Д. 15.02.2012, Закрашный
Брунин В.Л. 15.02.2012, Брунин
Морозова О.Ю. 15.02.2012, Морозова
Комарова Ю.С. 15.02.2012, Комарова

Если тематика проверки определена приказом, необходимо подготовить документы в соответствии с ней. А если аудит кадровой документации проводится, например, для передачи дел, требуется определить перечень документов, подлежащих проверке. Отметим, что законодатель не установил единый перечень документов, которые должна вести кадровая служба, однако есть обязательные для любой организации. Перечислим их.
1. Трудовые договоры (ст. 56 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение экземпляра работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя (ст. 67 ТК РФ).
2. График отпусков (ст. 123 ТК РФ). Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников. Форма графика (Т-7) унифицирована Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
3. Штатное расписание. Обязательность данного документа законодательно не установлена, но его практически всегда спрашивают контролеры ГИТ, потому что он содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Форма штатного расписания также унифицирована Постановлением N 1 — Т-3.
4. Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ). Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек). Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовую на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, основаниях прекращения трудового договора и награждениях за успехи в работе.
5. Табель учета рабочего времени (формы Т-13, Т-12). В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, для чего и применяется табель.
6. Личные карточки (формы Т-2, Т-2ГС(МС)). Данные формы также утверждены Постановлением N 1. Обязательность их ведения следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек: с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
7. Приказы по личному составу:
— о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);
— о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);
— о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);
— о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);
— о поощрении (формы Т-11, Т-11а);
— о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).
Данные унифицированные формы должны применять все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности (п. 2 Постановления N 1).
8. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг установлена в п. п. 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Формы книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).
9. Личные дела работников. Для коммерческих организаций обязательность их ведения не установлена, но большинство организаций их оформляют, так как это удобный способ систематизации информации о работнике. А вот в некоторых ведомствах личные дела сотрудников вести необходимо. Например, в силу ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» в личном деле сотрудника таможенного органа отражается прохождение службы.
10. Локальные нормативные акты. В силу ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Положения таких актов не должны ухудшать положение работника по сравнению с тем, что установлено трудовым законодательством.
К локальным нормативным актам можно отнести, в частности:
— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), регламентирующие порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя;
— инструкцию по охране труда (разрабатывается на основе Методических рекомендаций и типовых инструкций по охране труда и включает требования охраны труда перед началом работы, во время нее и по окончании, а также порядок действия в аварийных ситуациях);
— положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (на основании ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, должностных окладов, доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством);
— положение о хранении и защите персональных данных работников (порядок их хранения и использования устанавливается работодателем на основании ст. 87 ТК РФ).
———————————
Утверждены первым заместителем Министра труда и социального развития РФ 13.05.2004.
Кроме вышеперечисленных документов, в компании могут оформляться:
— коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
— должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
— перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;
— график сменности;
— договор о коллективной материальной ответственности;
— договоры о полной индивидуальной материальной ответственности;
— положение об охране коммерческой тайны;
— положение об адаптации работников;
— положение о порядке прохождения испытательного срока;
— положение о проведении аттестации работников.
Для систематизации информации по кадровому учету в компаниях создаются и ведутся:
— журнал учета трудовых договоров. Он полезен, если на работу принимается большое количество сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и он считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
— журнал учета приказов по личному составу. Необходим для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. Если компания небольшая, можно вести один журнал на все приказы — о приеме, переводе, увольнении и т.д. Если же работников достаточно много, лучше разделить приказы и для каждого их вида вести отдельный журнал;
— журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Он необходим для соблюдения требований о подтверждении ознакомления сотрудников с локальными актами (ст. 68 ТК РФ): при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Это далеко не полный перечень журналов учета, используемых кадровой службой, — могут вестись журналы учета личных дел, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др. Формы таких журналов не унифицированы, работодатель самостоятельно их разрабатывает. Единственное требование — все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.
Проверку документов лучше оформить на бумаге, сделать это можно, используя следующую таблицу.

Перечень необходимых документов

Особое внимание стоит уделить проверке ведения, хранения и оформления трудовых книжек. Необходимо уточнить, назначено ли лицо, ответственное за их ведение, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; проверить записи в трудовых — они должны быть внесены на основании соответствующих приказов.

Обратите внимание! Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением N 69).
Проверьте, все ли записи продублированы в личных карточках работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.
После сверки наличия документов необходимо проверить качество их составления с точки зрения требований законодательства. Так, все приказы проверяются на наличие подписей руководителя компании и работника, в отношении которого издан приказ, виз согласования. Напомним, что приказы по основной деятельности должны храниться отдельно от приказов по личному составу.
Оформление отчета — заключительный этап аудита кадровой документации. В отчете описывают текущее состояние дел, выявленные проблемные зоны и возможные риски и дают рекомендации по решению обнаруженных проблем и минимизации рисков.
Если аудит проводился в ситуации смены руководителя отдела кадров или специалиста по кадровому делопроизводству, кроме аудиторского заключения нужно составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты. К акту прилагается перечень трудовых книжек (с указанием Ф.И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)).
Аудит кадровой документации — мероприятие, не обязательное для компаний, в отличие, например, от аудиторских проверок для некоторых субъектов бизнеса. Помните: чьими бы силами аудит ни проводился, это в любом случае отвлечет сотрудников организации от исполнения их основных обязанностей. Поэтому важно следить, чтобы аудит не приостанавливал основные процессы в организации, а период проверки был минимальным (при растягивании сроков ситуация в отделе кадров может измениться к моменту формирования отчета).
Использованные материалы:
Шадрина Т.В. Организуем кадровое делопроизводство с нуля // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. 2014. N 3. С. 35 — 43.
Шадрина Т.В. Кадровый аудит: зачем, для чего и как? // Отдел кадров коммерческой организации. 2012. N 3. С. 68 — 77.

Заказать электронную
цифровую подпись

изготовление от 1 дня

Запись на обучение

Отзыв Агаревской Елены Юрьевны
Спасибо, очень понравилось обучение в вашем учебном…

Отзыв Коптяевой Марины Александровны
Спасибо за дистанционное обучение по образовательной…

© ООО «Бартон», 2000-2016
г. Краснодар, ул. Северная, д. 326, оф. 316.
тел. 8 (861) 292 77 04

Представительство в Республике Крым,
г. Симферополь, ул. Бородина, 18г.
тел. 8 (978) 071 69 85