Требования к бланкам организационно-распорядительных документов

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк ОРД представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть наименование вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста. Например, бланк постановления, приказа, справки о работе, бланк заявления об отпуске, бланк титульного листа отчета о выполненной работе, бланк акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.

В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации-автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.

В состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных «шаблонов» или унифицированных бланков («электронных форм»), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам [43] .

ГОСТ 9327060 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С – дополнительными. Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходный формат – А0, площадь которого 1м², с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей стороне.

Форматы, используемые для оформления документов:

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297 х 420 мм), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов – письмам, постановлениям и др. и формат А6 (105 х 148), используемый для справок разного рода.

Бланки форматов А4 и А5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, справок, записок, различного рода актов и других документов.

На практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата АЗ (420x297 мм). Например, на таких бланках проектируются формы отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.

На бумаге формата А6 (105x148 мм) допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например, для оформления резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п. [44]

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, что бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Как видим, стандарт не определяет четких определений данных параметров. Однако ясно, что документы могут изготавливаться не только на белой бумаге, но и на бумаге различных цветовых оттенков. В специальной литературе можно найти более четкие требования к качеству бумаги: бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов (белизна – не менее 90 %) красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии; бумага должна быть плотной, достаточно прочной, малодеформирующейся (плотность не менее 80 г/м 2 ).

Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.

Стандартом установлен минимальный размер полей документа:

Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п. Например, левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

Следует отметить, что:

– распечатка документа с нижним полем 20 мм на матричном принтере может привести к тому, что содержание нижнего колонтитула отпечатается в верхней части следующей страницы;

– в верхнем поле документа печатается номер страницы, и при размере верхнего поля 20 мм он может оказаться слишком близко к тексту;

– смещение листа при проходе через принтер при печати может привести к тому, что правое поле в нижней части листа уменьшится до 3–5 мм вместо установленных минимальных 10 мм;

– размер левого поля (20 мм) часто недостаточен для подшивки документов в дело, т.к. если папка с документами имеет толщину 3–4 см, на последних листах текст, расположенный слева, будет трудно прочитать.

Указанные в ГОСТ Р 6.30-2003 размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного хранения, которые будут переплетены или подшиты, можно установить левое поле до 35 мм.

В связи с этим можно рекомендовать устанавливать следующие размеры полей для ОРД: верхнее и нижнее поля – по 20 –25 мм; левое поле – 30 – 35 мм, правое – 15 мм.

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации, на которые действие ГОСТ Р 6.30-2003 не распространяется, следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, если документ оформляется на нескольких страницах, вторая и последующие страницы нумеруются: номер проставляется по центру верхнего поля страницы. Первая страница документа не нумеруется. В российском делопроизводстве для нумерации страниц используют только арабские цифры, без точек или дефисов слева и справа от номера, без слова «Страница» или сокращения «Стр.».

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

В ГОСТ Р 6.30-2003 изъята фраза о том, что «допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа» [45]. Но это не означает, что нельзя использовать оборотную сторону листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

В настоящее время, как правило, документы печатают с использованием только лицевой стороны: работать с такими документами удобнее. Однако многостраничные документы (например, отчеты) могут быть напечатаны с использованием оборотной стороны листа – в таком случае номера страниц следует проставлять и на оборотной стороне. Двустороннее оформление документов удобно также при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации.

При использовании оборотной стороны листа поля устанавливают наоборот: левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм.

В ГОСТ Р 6.30-2003 определены основные виды бланков . Анализ стандарта показывает, что классификация бланков приведена по трем признакам:

1) по расположению реквизитов;

3) по виду документа.

По расположению реквизитов бланки делятся на две разновидности – угловые и продольные. Угловой бланк отличается тем, что основные реквизиты в нем (в зависимости от вида документа, для которого проектируется бланк) располагаются в левом верхнем углу листа. На продольных бланках эти реквизиты расположены вдоль верхнего поля документа по центру листа.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки, оформляемые на бланках, до внедрения ПК в советское время оформлялись не только типографским способом, но и в виде заранее заготовленного штампа, оттиск которого использовался при оформлении документов. На современном этапе многие организации используют бланки, изготовленные типографским способом, шаблоны бланков, размещенных в памяти ПК, могут оформлять реквизиты бланка непосредственно на чистом листе бумаге во время подготовки документа, однако до сих пор встречаются случаи использования штампов. Основные реквизиты, определяющие принадлежность бланка к угловому или продольному, по традиции часто называют реквизитами штампа.

ГОСТ Р 6.30-2003 не устанавливает требований к тому, когда необходимо использовать угловой, а когда продольный бланк. В ГОСТ Р 6.30-2003 имеется информация лишь о случаях целесообразности использования продольного бланка: «…Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне».

Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Использование продольного бланка письма целесообразно также применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями.

Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

В случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов (угловые бланки). При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже — на национальном.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др.

Например, угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат» [46] .

Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией самостоятельно при разработке бланка.

По автору бланки делятся на три разновидности – бланк для организации, ее структурного подразделения, должностного лица . Данные виды бланков отличаются составом реквизита 08 – автор документа; применение подобных бланков регламентируется организационными документами предприятия (уставом, должностными инструкциями, положениями о структурных подразделениях, инструкцией по делопроизводству и т.п.). Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель соответствующего структурного подразделения или данное должностное лицо имеют право подписи документов, оформляемых на этих бланках. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность, например: «Заместитель директора Федеральной налоговой службы Российской Федерации».

По виду документа бланки делятся на три разновидности – общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Деление бланков на общие, бланки писем и бланки конкретных видов документов отличаются набором обязательных реквизитов в зависимости от того, для каких именно документов предназначен тот или иной бланк.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает следующие реквизиты:

– 01 - Государственный герб РФ (02 – Герб субъекта РФ или 03- эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания);

– 08 – наименование организации;

– 14 – место составления или издания документа, если оно не определяется по наименованию организации;

– ограничительные отметки (горизонтальные линии) для зон расположения реквизитов 11- дата документа, 12 – регистрационный номер документа. [47]

Бланк письма, как следует из его названия, используется для подготовки писем, передаваемых по различным каналам связи: по почте, по факсимильной связи, курьерской службой. В зависимости от учредительных документов организации бланк письма включает следующие реквизиты:

– 01 – Государственный герб РФ (02 – Герб субъекта РФ или 03 – эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания));

– справочная информация об организации: 04 – код организации (по ОКПО), 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), 09 – справочные данные об организации;

– 08 – наименование организации;

– ограничительные отметки («уголки» или горизонтальные линии) для верхних границ зон расположения реквизитов: 11 – дата документа, 12 – регистрационный номер документа, 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

– 14 – место составления или издания документа, если оно не определяется по наименованию организации;

– при необходимости ограничительные отметки («уголки») для верхних границ зон расположения реквизитов: 15 – адресат, 17 – резолюция, 18 – заголовок к тексту, 19 – отметка о контроле, 20 – собственно текст документа.

Бланк конкретного вида документа . кроме письма,используется для подготовки таких организационно-распорядительных документов, как приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, акты, справки и др. Основой для проектирования бланка конкретного вида документа является общий бланк организации. При создании бланка конкретного вида документа обязательные реквизиты общего бланка (см. выше) дополняются реквизитом 10 – наименование вида документа, например, ПРИКАЗ. Согласно стандарту бланк конкретного вида документа в зависимости от учредительных документов организации включает следующие реквизиты:

– 01 – Государственный герб РФ (02 – Герб субъекта РФ или 03 – эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания));

– 08 – наименование организации;

– 10 – наименование вида документа;

– 14 – место составления или издания документа, если оно не определяется по наименованию организации;

– ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: 11 – дата документа, 12 – регистрационный номер документа;

– при необходимости для верхних границ зон расположения реквизитов: 13 – ссылка на дату и регистрационный номер документа, 18 – заголовок к тексту, 19 – отметка о контроле.

На бланке конкретного вида документа может быть оформлен документ только того вида, для которого предназначен бланк. Соответственно и набор реквизитов на бланке будет индивидуальным. На некоторых бланках конкретных видов документов могут быть схожие реквизиты. Например, может быть предусмотрена отметка («уголки») для размещения отметки о контроле. Эта отметка может заполняться на распорядительных документах (например, на приказах) или документах с оформленной резолюцией (например, на письмах).

На бланках справок, помимо реквизитов общего бланка и наименования вида документа, должен быть предусмотрен реквизит 09 – справочные данные об организации; в таком случае на бланке не оформляется реквизит 14 – место составления или издания документа. Кроме этого, в зависимости от того, в какую организацию должна быть представлена справка, на таком бланке могут потребоваться и другие реквизиты (код организации по ОКПО, ИНН/КПП и др.). Если в организации принята система выдачи справок (или других справочно-информационных документов) по запросам от других организаций, на бланках таких документов должны быть предусмотрены отметки для размещения ссылки на регистрационный номер и дату документа-запроса.

В Приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 приведены схемы расположения реквизитов: на рисунке А.1 – расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка; на рисунке А.2 – расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка (см. Рисунок А1 и А2 настоящего материала).

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 реквизиты 08 – Наименование организации, 09 – Справочные данные, 10 – Наименование вида документа, 14 - Место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов 11 – регистрационный номер документа, 12 – Дата документа, 13 – Ссылка на дату и регистрационный номер документа в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из двух способов: центрированным или флаговым.

При центрированномспособе начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов; каждая строка печатается с выравниванием по центру по отношению к самой длинной строке.

При флаговом способе каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов и печатается с выравниванием по левому краю.

В приложениях Б1-Б5 ГОСТ Р 6.30-2003 представлены образцы бланков только с центрированным расположением реквизитов. Флаговое расположение реквизитов бланка не продемонстрировано вовсе. В данном стандарте нет четких требований и к случаям использования бланков с тем или иным способом расположения реквизитов. Организации сами определяют, какой способ расположения реквизитов и какие виды бланков при этом использовать.

На практике центрированный вариант расположения реквизитов чаще используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизитом 11, 12, 13 оставляют трафаретные места. Например, при продольном расположении реквизитов бланк может выглядеть так:

Открытое акционерное общество «Магнитогорский мыловаренный завод» [48] (ОАО «МВЗ») ул. Безымянная, д. 12, г. Магнитогорск, 455000 ОКОГУ 000000000, ОГРН 0000000000000, ИНН/КПП 00000000000/000000000 __________________№_______________ ┌ ┐ На №__________от__________________

Флаговый вариант расположения реквизитов используется при подготовке документа с помощью ПК или машинописным способом при угловом расположении реквизитов. Такой способ оформления реквизитов является наиболее распространенным:

ГОССТРОЙ РОССИИ┌ ┐ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПРОЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ САНТЕХПРОЕКТ Нижняя Первомайская ул. 46, Москва, 105203 тел. 165-47-4, телетайп: № 111788, «Вилла», Телеграфный адрес: Москва, Е-203, Сантехпроект ОКПО 028933807, ОГРН 2019901492768, ИНН/КПП 6890046801/682533081 ___________________№____________________ На №______________от____________________

Однако и центрированный способ оформления реквизитов на угловом бланке возможен (такой способ используется не только с помощью ПК, но и при типографском изготовлении бланков или при изготовлении штампа):

ГОССТРОЙ РОССИИ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПРОЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ САНТЕХПРОЕКТ Нижняя Первомайская ул. 46, Москва, 105203 тел. 165-47-4, телетайп: № 111788, «Вилла», Телеграфный адрес: Москва, Е-203, Сантехпроект ОКПО 028933807, ОГРН 2019901492768, ИНН/КПП 6890046801/682533081 ___________________№____________________ На №______________от____________________

Таким образом, в зависимости от вида бланка (угловой или продольный) и выбранного способа выравнивания реквизитов (по левому краю или по центру) чисто теоретически получается четыре варианта оформления бланка:

- угловой бланк с центрированным расположением реквизитов (часто используется для проектирования бланков для писем).

- угловой бланк с флаговым расположением реквизитов (применяется при проектировании бланков внутренних документов, например, приказов, распоряжений, служебных и докладных записок и др.);

- продольный бланк с центрированным расположением реквизитов (часто является основой для проектирования бланков приказов, распоряжений и др.);

- продольный бланк с флаговым расположением реквизитов (на практике в основном не используется).

ГОСТ Р 6.30-2003 предполагает, что реквизиты 08 «Наименование организации», 09 «Справочные данные об организации», 10 «Наименование вида документа», 14 «Место составления или издания документа», а также ограничительные отметки для реквизитов 11 «Дата документа», 12 «Регистрационный номер документа» и 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в пределах границ зон расположения этих реквизитов размещают одним из способов – центрированным или флаговым.

При этом из текста того же ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 4.5) следует, что на бланках любого вида (угловом или продольном) и при любом расположении реквизитов (центрированном или флаговом) реквизиты 01 «Государственный герб РФ», 02 «Герб субъекта РФ», 03 «Эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания)» располагаются над серединой реквизита 08 «Наименования организации»; допускается реквизит 03 располагать на уровне реквизита 08.

Это означает, что при любом расположении реквизитов бланка (угловом или центрированном) правильным размещением реквизитов 01 и 02 по отношению к реквизиту «Наименование организации» может быть только «центрированное» размещение; размещение реквизита 03 может быть либо «центрированным», либо на одном уровне с реквизитом 08. В стандарте не определено, с какой стороны – справа или слева – от реквизита 08 может быть расположен реквизит 03.

В специальной литературе можно встретить разные мнения о том, какое место расположения должно быть у реквизита 03. Одни авторы считают, что размещение на бланке эмблемы организации не исключает указания на бланке наименования организации, что допускается и замена наименования организации – автора документа ее эмблемой. Другие утверждают, что эмблема организации не может заменить собой наименования организации. По мнению большинства исследователей, эмблема должна размещаться на верхнем или левом полях бланка: такое размещение для отечественных делопроизводителей является традиционным.

Внимательное изучение ГОСТ Р 6.30-2003 показывает, что реквизит 03 действительно может размещаться на верхнем поле документа. Однако его размещение на левом поле не оговорено стандартом. Наоборот, схемы расположения реквизитов на рис. А1 и А2 ГОСТ Р 6.30-2003 показывают, что данный реквизит должен располагаться на поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов. В связи с этим размещение данного реквизита на бланке может иметь различные варианты месторасположения: на верхнем поле, на одном уровне с наименованием организации слева или справа от него [49]. Что касается того, что реквизит 03 может заменить собой наименование организации, на наш взгляд, является неправомерным, так как реквизит 08 входит в состав обязательных реквизитов, придающих юридическую силу любым документам.

Угловой бланк документа с флаговым расположением реквизитов и расположением эмблемы организации над серединой реквизита «Наименование организации» согласно ГОСТ Р 6.30-2003 будет верным: