Методики по организации работы договорного отдела с - нуля

Подскажите. пожалуйста, существуют ли какие то методики по организации работы договорного отдела с "нуля"? Какие документы должны быть в отделе (положения об отделе, о договорной работе и т.д.), какие журналы или книги регистрации необходимы, как согласовывать, хранить и т.д. договоры различного рода (как хозяйственные так и по профилю организации)?

Договорный отдел осуществляет учет и хранение всех заключенных в организации договоров, для этого в договорных отделах обычно оборудуют специальные помещения для хранения договоров, договоры регистрируются в специальных журналах, им присваивают номера, облегчающие дальнейший поиск договоров. Реестр договоров можно вести в свободной форме или по определенным правилам. Лучше всего, конечно, это делать в электронном виде.

Договорную работу, как правило, регламентируют посредством создания единого локального правового акта – положения о договорной работе. Локальные нормативные акты могут носить как комплексный характер (Положение о ведении договорной работы, Инструкция о порядке ведения договорной работы), так и отражать лишь часть стадий (Инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств).

Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, утверждаются руководителем предприятия.

В положении о договорной работе или в ином внутреннем документе компании нужно прописать:

• в какой срок должны передаваться в юридический отдел оригиналы подписанных договоров (если договоры хранятся в юридическом отделе) или их копии (если договоры хранятся в ином месте);
• кто из юристов и в какой срок после получения договора вносит запись о нем в реестр.

К локальным нормативным актам в качестве приложений разрабатываются формы (бланки) договорной документации. Содержание этих бланков отражает основные реквизиты и условия будущего договора. В определенной степени они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров.

Текст договоров, как правило, согласовывается с бухгалтерией и юридической службой.

Важное значение при составлении положения о договорной работе имеет четкое разделение функций структурных подразделений. Все подразделения компании, участвующие в договорной работе, должны иметь свои задачи в реализации этого важного направления работы, а также нести ответственность за невыполнение возложенных задач.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» .

«Договорная работа весьма разнообразна. На некоторых этапах договорной работы качество результата трудно обеспечить посредством организационных мер. Например, проведение переговоров или создание текста договора представляет собой творческую деятельность, которая во многом зависит от личностных и профессиональных качеств персонала. Тем не менее успешная договорная работа невозможна без подробной регламентации и составления алгоритмов практических действий сотрудников на каждом этапе договорной работы.

Заключение, изменение, расторжение и исполнение договора представляют собой процесс, состоящий из системы взаимосвязанных и следующих друг за другом в определенной временной и логической последовательности мероприятий. Этот процесс вполне поддается совершенствованию посредством подробной процедурной систематизации. При этом установление четкого алгоритма действий всех сотрудников, участвующих в договорной работе, способно повысить ее эффективность.

Зачем нужно составлять положение о договорной работе

Положение о договорной работе обеспечивает единые правила заключения, изменения, расторжения и исполнения договоров, применение этих правил становится обязательным для всех сотрудников компании.

Разработка, принятие и применение единых правил позволяет:

а) систематизировать договорную работу;

б) скоординировать взаимодействие различных структурных подразделений или специалистов при осуществлении договорной работы;

в) обеспечить контроль за ведением договорной работы и распределить зоны ответственности персонала на отдельных этапах ее осуществления.

В целом положение о договорной работе должно решать следующие задачи:

1) определять стратегию договорной деятельности компании;

2) устанавливать исчерпывающий перечень структурных подразделений и должностных лиц, принимающих участие в договорной работе, их функции и порядок взаимодействия;

3) определять состав лиц и структурных подразделений, ответственных за выполнение конкретных мероприятий договорной работы;

4) закреплять порядок и формы доведения решений руководства до исполнителей;

5) устанавливать алгоритм последовательного прохождения через структурные подразделения и их должностных лиц документов, связанных с ведением договорной работы.

В связи с этим представляет интерес мнение коллег, которые отвечали на вопрос о том, нужны ли в компании единые стандарты договорной работы .

Каким образом можно регламентировать договорную работу

Регламентация труда сотрудников в процессе заключения, изменения, расторжения и исполнения договоров происходит посредством издания локальных нормативно-правовых актов.

Договорную работу, как правило, регламентируют посредством создания единого локального правового акта – положения о договорной работе.* Однако это может быть и система взаимосвязанных инструкций (положений), каждая(ое) из которых будет регламентировать соответствующий этап договорной деятельности и устанавливать алгоритм действий определенных сотрудников.

В последнем случае отдельными локальными нормативно-правовыми актами могут быть урегулированы:

1) порядок осуществления преддоговорной работы (поиск контрагентов, истребование у них необходимых документов. проверка их добросовестности. порядок предоставления контрагентам информации об организации);

2) порядок учета входящей и исходящей документации, связанной с ведением договорной работы;

4) порядок согласования (визирования) договоров и иных документов, связанных с ведением договорной работы (к примеру, писем, протоколов разногласий, дополнительных соглашений);

5) порядок заявления, оформления и урегулирования разногласий, возникающих в процессе заключения договоров;

8) порядок работы с документами, подтверждающими факт исполнения договора (акты, накладные, счета-фактуры и др.);

9) порядок регистрации, учета и хранения договоров и иных документов, связанных с ведением договорной работы;

10) порядок работы с договорами и иными служебными документами, связанными с ведением договорной работы;

Приказ (распоряжение), регламентирующий (ее) порядок осуществления договорной работы, как правило, утверждается единоличным исполнительным органом или другим высшим исполнительным органом в организации.

Что должно содержаться в положении о договорной работе

Положение о договорной работе создает предпосылки для повышения эффективности бизнес-процессов и улучшения качества управления договорной работой в организации.

Внимание! Содержание положения о договорной работе важно отразить в должностной инструкции конкретного сотрудника*

Нельзя забывать, что содержание положения о договорной работе должно быть взаимосвязано и согласовано с локальными правовыми актами, регулирующими трудовые отношения. К примеру, если положением о договорной работе на конкретное структурное подразделение возлагается обязанность по регистрации поступающих в организацию проектов договоров, то соответствующие обязанности должны быть включены в должностные инструкции сотрудников данного структурного подразделения.

Если этого не сделать (т. е. если положение о договорной работе будет противоречить другим локальным правовым актам организации), возникает риск того, что сотрудники компании не будут это положение исполнять.

Структура и содержание положения о договорной работе не могут быть одинаковыми для всех организаций. Не нужно копировать доступные в справочных правовых системах примеры положений о договорной работе. Дело в том, что правила договорной работы могут серьезно различаться в зависимости от сферы коммерческой деятельности, организационной структуры компании, принципов управления, используемых менеджментом компании, и многих других факторов.

Поэтому нужно учитывать, что положение о договорной работе – это, прежде всего, документ, призванный на основе бизнес-практик конкретной организации повысить эффективность договорной работы. Этот эффект может быть достигнут за счет выстраивания и совершенствования управленческих и организационных связей.

В положении о договорной работе не нужно дублировать нормы действующего гражданского законодательства о порядке заключения, изменения и расторжения договоров. Такое дублирование правовых норм не даст положительных результатов, а лишь усложняет понимание правил договорной работы сотрудниками организации.

Внимание! Составление положения о договорной работе должно облегчить, а не усложнить работу в структурных подразделениях компании

При разработке положения о договорной работе необходимо помнить, что главной целью использования этого документа во внутренней работе организации является совершенствование договорной работы, а не ее бюрократизация и создание административных барьеров.

Пожалуй, любому руководителю можно с уверенностью рекомендовать при внедрении в организации единых правил ведения договорной работы помнить о старом врачебном принципе «не навреди». Поэтому перед разработкой положения о договорной работе необходимо провести мониторинг устоявшихся в конкретной организации бизнес-процессов и методов ведения договорной работы и оценить целесообразность их изменения либо сохранения.

Принятие положения о договорной работе без учета сложившихся внутри организации поведенческих практик и взаимосвязей различных структурных подразделений может привести к молчаливому отказу сотрудников от его применения. Кроме того, в этом случае есть риск создания административных барьеров, которых можно было избежать.

Как можно управлять процессом договорной работы

При разработке положения о договорной работе нужно иметь в виду существующую в компании организационную систему управления процессом договорной работы. Если у менеджмента компании нет понимания относительно того, какая же система существует, то нужно ее определить либо выбрать подходящую для организации модель.

Речь идет о системе распределения прав, обязанностей и ответственности, порядка и форм взаимодействия между органом управления, принимающим окончательное решение, структурными подразделениями и конкретными руководителями и исполнителями. Оптимальным является четкое понимание и прозрачное закрепление в тексте положения о договорной работе объединяющих всех ее участников структуры связей:

Под вертикальными связями понимаются взаимосвязи между работником-исполнителем и руководителем либо между органом управления и подчиненным структурным подразделением. Ясность этих отношений позволяет оперативно установить центр принятия окончательного управленческого решения по тому или иному вопросу. Например, в положении можно установить, кому нужно направлять для согласования и подписания полученное от контрагента дополнительное соглашение к договору.

Горизонтальные связи в организации проявляются между работниками различных структурных подразделений или иных структур холдинговой компании, находящихся на одном уровне иерархической лестницы. Мониторинг горизонтальных связей необходим, чтобы определить перечень структурных подразделений (должностных лиц), на которых целесообразно возложить обязанность визирования проектов договоров с учетом конкретной структуры организации.

В согласовании договоров или иных конкретных вопросов, подлежащих разрешению в договорной работе, должны участвовать только те субъекты (сотрудники, структурные подразделения), работа которых оказывает непосредственное влияние на достижение договорного эффекта. К таким сотрудникам, структурным подразделениям традиционно относятся лица, отвечающие за такие этапы работы:

• планирование и разработку стратегии договорных связей;
• оценку экономического эффекта от заключения (изменения, расторжения) и исполнения договоров;
• оценку юридических и иных рисков (например, репутационные риски компании, иногда имеющие место при заключении экономически выгодных контрактов).

В согласовании текста договора могут участвовать и другие должностные лица и (или) структурные подразделения. К примеру, экономический (финансовый) департамент, отдел размещения заказов (проведения закупочных процедур), служба безопасности и другие.

Важное значение при составлении положения о договорной работе имеет четкое разделение функций структурных подразделений.* Все подразделения компании, участвующие в договорной работе, должны иметь свои задачи в реализации этого важного направления работы, а также нести ответственность за невыполнение возложенных задач.

1. Подразделение, которое решило заключить договор, может отвечать за поиск контрагента и разработку текста договора.

2. Юридическая служба проверяет:

• соответствуют ли условия договора действующему законодательству;
• правомочны ли лица, которые будут подписывать договор, совершать сделку от имени контрагента;
• есть ли правовые риски, вытекающие из заключения договора (например, может ли антимонопольная служба привлечь организацию к ответственности за нарушение антимонопольного законодательства).

3. Бухгалтерия отвечает за соблюдение интересов компании в области налогообложения, выявление и устранение налоговых и бухгалтерских рисков, вытекающих из отдельных положений договора.

4. Экономический (финансовый) департамент, как правило, оценивает экономическую целесообразность заключения договора в целом и рассчитывает предполагаемую прибыль от его заключения.

Установить функциональные связи структурных подразделений в договорной работе означает распределить различные виды деятельности, необходимые для ведения договорной работы, между структурными подразделениями компании.

Чем более ясно будут обозначены в договорной работе зоны ответственности каждого из структурных подразделений, тем эффективнее будет организован в компании процесс заключения, изменения, расторжения и исполнения договоров.

Фиксация линейных связей необходима, чтобы определить последовательность принятия управленческих решений в процессе ведения договорной работы. Например, в небольшой организации обязанность по составлению проекта договора (или первичной проверке условий представленного контрагентом договора) можно возложить на менеджера-исполнителя. Далее целесообразно предусмотреть обязательное визирование текста договора юристом с правом отклонить отдельные договорные условия и (или) обязанностью их скорректировать при необходимости. После получения положительного заключения от юриста и согласования с бухгалтером договор может поступать на подпись руководителю.

Если компания имеет сложную организационную структуру, то закрепление в положении о договорной работе алгоритма и последовательности движения документов по различным инстанциям приобретает особую значимость. Дело в том, что юрист должен четко представлять себе последовательность согласования проекта договора со структурными подразделениями организации. Кроме того, у него должна быть возможность контролировать процесс прохождения проекта договора на протяжении всего периода его согласования. В ином случае возможны различные негативные последствия. Например, неоднократное согласование документа в одном и том же подразделении затянет процесс согласования и может привести даже к утере самого документа.

Что необходимо учитывать при составлении положения о договорной работе

Положение о договорной работе должно регулировать все этапы ее осуществления. В качестве примера составления такого положения можно привести опыт юристов компании «Скинкеа» .

При разработке проекта положения о договорной работе необходимо добиться краткости, ясности и недвусмысленности устанавливаемых правил поведения.

Нужно придерживаться единой терминологии по всему тексту положения, избегать обозначения одного и того же понятия разными терминами.

Без необходимости не стоит использовать иностранные или заимствованные из иностранных языков слова, которые могут быть истолкованы двусмысленно.

Особое место в организации договорной работы занимает налаживание эффективной системы коммуникации, обмена информацией между ответственными должностными лицами (структурными подразделениями) по вопросам договорной работы.

В небольших компаниях процесс налаживания коммуникативного взаимодействия происходит самостоятельно и не требует особых управленческих усилий. Однако на определенном этапе роста компании между структурными подразделениями объективно возникают коммуникативные барьеры, установление пределов доступа должностных лиц к информации и другие особенности информационного обмена, свойственные для средних и крупных организаций.

На наш взгляд, для эффективного ведения договорной работы необходимо придерживаться следующих основных требований к информационному обмену внутри организации:

• достоверность предоставляемой информации;
• оперативность предоставления информации (максимальная скорость предоставления информации с учетом требования обеспечения ее достоверности субъектом, от которого такая информация поступает);
• доступность информационных ресурсов для участников договорной работы;
• ясность и простота поиска информации либо субъекта, способного ее предоставить;
• проактивность информационного запроса (информационный запрос должен преимущественно быть направлен на предупреждение проблемных ситуаций);
• фиксация полученной информации;
• гибкость изменения правил информационного обмена (система информационного обмена должна удовлетворять требованиям всех заинтересованных участников, а следовательно, должна быть способной к изменению).

Можно выделить следующие способы передачи информации при осуществлении договорной работы внутри организации*:

• служебная записка;
• электронные сообщения в системе электронного документооборота;
• сообщения корпоративной электронной почты;
• телефонограммы;
• устные сообщения;
• выступление на совещаниях.

Все более распространенным становится в современной практике договорной работы хранение договорной информации в электронном виде. Подробнее об этом см. Хранение и учет отдельных видов документов .

Образец положения о договорном отделе

Договорные отделы на данный момент не так сильно распространены, тем не менее они являются достаточно важными в современных организациях. Данные отделы занимаются тем, что проводят договорную работу. Тем самым, снимая львиную долю работу с сотрудников, которые не предназначены для данной работы. Правильно организованная работа данного отдела, весьма облегчает работу всей компании, она облегчает финансовое планирование, в следствии чего оборот денежных средств заметно ускоряется, а дебиторская задолженность увеличивается.

Положение о договорном отделе

Данный отдел, является структурной единицей предприятия. Создаётся он соответствующим указом руководителя предприятия. Назначение на должности в данном отделе и освобождение, происходит по распоряжению руководителя (его заместителя). Таким же образом решается вопрос численности отдела. Ответственным лицом за качество работы данного отдела, является руководитель данного отдела.

Также он несёт индивидуальную ответственность в случаях

несоответствие документов с действующем законодательством;

если была составлена, утверждена или предоставлена не достоверная отчетность;

недобросовестное отношение и качество выполнение к документам и распоряжениям руководства;

спользование сотрудниками служебной информации в личных целях;

нарушение трудового порядка работниками отдела.

Ответственность рядовых сотрудников отдела устанавливается должностной инструкцией.

В своей деятельности, данный отдел руководствуется законодательством Российской Федерации, федеральным законодательством, международными договорами Российской Федерации, уставом компании, настоящим положением и т.д.

Этапы работы договорного отдела

Работа отдела проходит в несколько этапов

исследование методов ведения своих дел предприятиями;

определение формы договора и документации данного для данного предприятия;

установление алгоритма документооборота касательно работы с договорами;

разработка инструкций для сотрудников, связанных с договорами и работой по ним;

проведение инструктажей с персоналом, связанным с работой по договорам;

автоматизирование договорной работы;

Договорной отдел может стать ключевой единицей в работе предприятия в целом. Данный оптимизировать работу целого предприятия, экономить материальные средства и снизить нагрузку на персонал.

Ниже расположен типовой образец и бланк положения о договорном отделе, вариант которого можно скачать бесплатно.