Руководства, Инструкции, Бланки

Бланк Реестра Счетов На Оплату

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Планово-экономический отдел - Управление платежами: реестр платежей

Управление платежами: реестр платежей. Реестр платежей — перечень счетов, счетов-фактур, расходов и прочего, которые предприятие собирается оплатить. Реестр платежей один из важнейших документов в системе управления платежами. На предприятии, как правило, существует два реестра платежей: реестр по кассе и реестр по расчетным счетам. В данной статье представлен пример (в формате Excel) формы двух данных реестров.

Реестр платежей один их главных элементов системы управления платежами на предприятии. В общем случае реестр платежей — это перечень обоснованных заявок, подлежащих исполнению на определенную дату. Основное при создании реестра платежей — не допустить кассовых разрывов. То есть планирование платежей должно осуществляться в пределах имеющихся денежных средств. Как правило, имеющиеся денежные средства — это остатки на расчетных счетах и в кассе предприятия, а также планируемые поступления денежных средств в течения дня. Иногда предприятие в качестве оплаты может использовать векселя .

На практике на предприятиях существует два вида реестров платежей:

  • Реестр платежей по кассе;
  • Реестр платежей по расчетным счетам.

Пример формы реестра платежей по кассе и по расчетному счету в формате Excel можно скачать на данной странице.

Рассмотрим данные примеры подробнее.

Реестр платежей по кассе.

Для создания реестра платежей по кассе необходимо заполнить следующие поля:

  • Дата. День на который создается реестр платежей
  • Остаток денежных средств на начало периода. Эта та сумма, в пределах которой можно планировать текущие платежи. К этой сумме можно добавить планируемые поступления наличных в кассу предприятия.
  • Наименование расхода. Краткая характеристика планируемого платежа.
  • Статья бюджета. Данное поле необходимо для контроля лимитов по статьям бюджета и для проверки целевого использования выданных средств.
  • Подотчетное лицо. Лицо, которое должно получить данные суммы наличных денежных средств;
  • Сумма. Сумма к получению.

После заполнения всех полей рассчитывается сумма платежей за день и планируемый остаток. Очевидно, что планируемый остаток должен быть не отрицательным с одной стороны, и не превышать сумму лимита по кассе с другой стороны (сумма лимита по кассе для справки проставляется в конце реестра). Для удобства, реестр на каждый день лучше вести в одном файле на отдельных листах.

Реестр платежей по расчетным счетам.

Основная сумма расходов по предприятию проходит через расчетный счет. Как правило, у предприятия несколько расчетных счетов в разных банках. В данном случае рассматривается пример, когда у предприятия счета в двух банках, и оба счета «рабочие».

Для создания реестра платежей по расчетному счет необходимо заполнить следующую информацию:

  • В разрезе по каждому контрагенту.
    • Обоснование платежа. Наименование расхода и основание по которому должен быть проведен платеж (счет, счет-фактура, договор и т.п)
    • Статья бюджета. Служит для контроля лимитов по статьям бюджета.
    • Сумма в обосновании. Сумма которую необходимо оплатить на основании cчета, счет-фактуры, договора и т. п.
    • Остаток суммы. Если оплаты не было, то там стоит сумма из предыдущего пункта, если была частичная оплата, то остаток рассчитывается автоматически.
    • Срок оплаты. Дата, до которой данная сумма должна быть оплачена. Как правило определяется условиями договора.
  • По каждому расчетному счету:
    • Остаток денежных средств на начало дня. Сюда же можно добавить ожидаемые поступления денежных средств.
    • Каждому расчетному счету присвоить уникальный код. Эту операцию необходимо провести один раз.
  • Планирование платежей:
    • Смотрится срок оплаты по каждому платежу;
    • Если планируется произвести оплату, то ставится сумма и рядом код расчетного счета.
    • После проставления суммы и кода расчетного счета, данные автоматически переносятся в поле планируемый расход и рассчитывается планируемый остаток (все это в разрезе расчетных счетов). Если остаток меньше нуля, то соответствующая ячейка загорается розовым цветом (стоит условное форматирование).
    • Платежи планируются так, чтобы не было отрицательных остатков и были соблюдены сроки оплаты.

Реестр платежей по расчетному счету лучше всего вести на одном листе и по необходимости скрывать ненужные столбцы.

Данную форму реестра платежей можно использовать для мониторинга кредиторской задолженности. Вся необходимая информация по задолженности там есть.

Особое место в создании реестра платежей занимает право на его утверждение. Реестр может утверждаться генеральным директором, главным бухгалтером, финансовым директором или иным лицом уполномоченным это делать. Здесь все зависит от структуры и традиций сложившихся в организации. После утверждения, реестры поступают на оплату.

Ссылки на скачивание

бланк реестра счетов на оплату:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Образец счетов - Популярное в интернете

    Бланк счета - выставить счет

    Порядковые номера таких счетов-фактур указываются каждым налогоплательщиком в согласовании с их персональной хронологией составления счетов-фактур. торговца к покупателю, который содержит реквизиты для оплаты и список продуктов и (либо) услуг. Счет на оплату для ип либо ооо не имеет принципных различий. Показатель рассчитывается как разница характеристик, обозначенных в графы 5. Показатель, имеющий положительное значение, указывается в корректировочном счете-фактуре с положительным значением.

    При составлении счетов-фактур обособленными подразделениями (участником.). Цифровой код по ок валют (постановление госстандарта рф от 25. При нужности в данной форме прописывается и метод доставки, для чего имеется особый раздел. эталон бланка счета на оплату но, понятно, что в счете должны содержаться некоторые неотклонимые сведения. Если счет-фактура составляется при получении оплаты, частичной оплаты в счет грядущих поставок с применением безденежной формы расчетов в этой строке ставится прочерк.

    Счет на оплату скачать форму бланка счета с примером

    Счет на оплату не является первичным учетным документом. При отсутствии показателя вносится запись без акциза. Пропуски и задвоение номеров счетов не являются нарушениями, т.к.

    Счет на оплату скачать заполнить распечатать онлайн

    Реквизиты покупателя указываются полные либо сокращенные. Показатель, имеющий отрицательное значение, указывается с положительным значением. Ситуация подобна с ндс если в счете не расписать список продуктов, работ либо услуг, это может сделать трудности при формировании счетов-фактур либо товарных затратных. При выставлении счета по форме 868, нужно, по способности, заполнять все строчки. Связано это с тем, что на основании счета клиент сумеет подтвердить обоснованность произведенного платежа. Если в счет-фактуру не вносятся исправления, то в этой строке ставят прочерк.

    Скачать образец бесплатно

    Скачать образец бесплатно. Форма № 12. Реестр счетов на оплату медицинской помощи оказанной застрахованным лицам

    23 Декабря 2016

    С 1 января 2017 года вступают в силу поправки к статье 266 Налогового кодекса РФ, в которой регулируется порядок формирования резервов по сомнительным долгам. Изменения в налоговую статью вносит новый Федеральный закон от 30 ноября 2016 года № 405-ФЗ. Что это за изменения разберем сегодня.

    22 Декабря 2016

    Имея в резерве банковские счета, которые долго не используются ("спящие" банковские счета), компания может столкнуться с проблемами в случае начала их использования. Если списания по банковскому счету носят нерегулярный характер, уплата налогов со счета не осуществляется, движений по счету не было, а затем операций сразу стало много, банк вправе заблокировать "Клиент-банк" компании.

    Принципы исчисления и уплаты каждого из налогов и сборов, взимаемых в РФ, подробно рассмотрены в части второй Налогового кодекса. Однако для организаций не менее важной является и часть первая НК РФ. С 1 января 2017 года в часть первую НК РФ будут внесены существенные изменения. И большинство из них важно изучить уже сейчас.

    Госдумой РФ в третьем чтении 9 декабря 2016 года принят бюджет Пенсионного фонда России на период с 2017 по 2019 годы. Согласно принятому документу в новом году предусмотрен рост пенсионных выплат согласно законодательным актам о пенсионном обеспечении. Соответствующая информация размещена на официальном сайте ПФР.

    21 Декабря 2016

    Сколько стоит лицензия на розничную продажу алкогольной продукции? Каким образом должен быть организован учет госпошлины, уплачиваемой предприятиями общепита за предоставление лицензии на осуществление розничной продажи алкоголя (продление срока ее действия)? Меняется ли порядок учета госпошлины, если в предоставлении лицензии отказано?

    Внесение изменений в реестр

    Контакты региональных пресс-служб компании вы сможете найти в новостных разделах соответствующих регионов.

    Внесение изменений в реестр

    В соответствии с п. 5 ст. 44 Федерального закона «Об акционерных обществах», лицо, зарегистрированное в реестре акционеров Общества, обязано своевременно информировать Регистратора об изменении своих данных. В случае непредставления им информации об изменении своих данных Компания и Регистратор не несут ответственности за причиненные в связи с этим убытки.

    Для изменения данных лицевого счета зарегистрированного лица (акционера) в реестре владельцев ценных бумаг Компании акционеру необходимо:

    Заполнить Анкету зарегистрированного лица (далее – «Анкета») для внесения изменений в информацию лицевого счета. Ростелеком настоятельно рекомендует выбирать способ выплаты банковским переводом как наиболее удобный способ получения дивидендов. Для выбора способа получения дивидендов «банковским переводом» необходимо заполнить в Анкете поле «Реквизиты для выплаты доходов по ценным бумагам (банковские реквизиты)».

    Рекомендации по заполнению реквизитов для перечисления дивидендов

    Перед заполнением Анкеты необходимо ознакомиться с п. 11.8. Правилами ведения реестра и Часто задаваемыми вопросами. опубликованными на сайте Регистратора.

  • Лично, либо через уполномоченного представителя подать Анкету сотруднику, либо трансфер-агенту АО «Новый регистратор» и на месте оплатить услугу Регистратора за внесение изменений в информацию лицевого счета (тарифы Регистратора ). В случае личной подачи Анкеты подпись акционера на Анкете проставляется в присутствии сотрудника, либо трансфер-агента АО «Новый регистратор». В случае подачи Анкеты через уполномоченного представителя подпись акционера на Анкете должна быть заверена нотариусом.
  • Либо направить Анкету почтой в АО «Новый регистратор» по адресу 107996, Москва, ул. Буженинова, д. 30, предварительно заверив свою подпись на Анкете у нотариуса. К Анкете необходимо приложить квитанцию с отметкой банка об оплате услуги Регистратора за внесение изменений в информацию лицевого счета (тарифы Регистратора. банковские реквизиты Регистратора ).
  • Обращаем Ваше внимание на следующее:

    Направление Анкеты почтой возможно только в том случае, если у Регистратора имеется образец подписи акционера, содержащийся в ранее поданной акционером Анкете. Если акционер ранее не подавал Анкету, то предоставление Анкеты возможно только лично.

    Если акционер направляет Анкету почтой и указывает в Анкете данные нового паспорта либо иного документа, удостоверяющего личность, к Анкете необходимо приложить справку, выданную органом, осуществившим замену документа, либо копию нового документа, удостоверяющего личность, с отметкой о документе, информация о котором имеется в реестре. При этом указанная копия должна быть заверена нотариально или органом, осуществившем выдачу документа.

    Как создать систему управления платежами

    Как создать систему управления платежами

    финансовый менеджер Aller Petfood

    Предположим, что в первый же рабочий день на небольшом предприятии новый финансовый директор обнаружил массу неоплаченных счетов. Отсутствие четкой системы управления платежами не позволяет понять, кому и как платить. Соответствующих документов тоже нет. Вдобавок поставщики начинают требовать немедленного погашения задолженности. Ситуация может оказаться не столь безнадежной, если упорядочить платежи.

    Итак, с чего начать построение эффективной системы управления платежами?

    В первую очередь следует оперативно разобраться с текущими обязательствами и избежать претензий со стороны контрагентов. Для этого необходимо получить сведения о сроках погашения обязательств перед ними. Нужную информацию можно обнаружить в договорах, которые обычно хранятся в бухгалтерии.

    Реестр договоров: наводим порядок

    Все сведения о договорах, заключенных компанией, следует перенести из первичных документов в реестр договоров (табл. 1). Он позволяет не только контролировать сроки оплаты по обязательствам и выполнение поставщиком условий договора, но и служит в дальнейшем основой для создания платежного календаря.

    Личный опыт
    Марина Козинова. финансовый директор «Центральной дистрибьюторской компании» (Москва)

    Реестр договоров дает представление об обязательствах компании, принятых согласно договорам, величине этих обязательств, сроках и условиях их исполнения. Он может служить источником информации о периодических платежах, а также использоваться при построении бюджета денежных средств.

    Александр Оловянишников. начальник экономического отдела кондитерской фабрики «Красная звезда» (Томск)

    В нашей компании установлена минимальная (пороговая) сумма сделки, начиная с которой заключение договора обязательно. Если сумма по счету, поступившему от исполнителя, превышает указанную величину, финансово-экономическая служба сначала обращается к реестру договоров, чтобы проверить наличие подписанного контракта и соответствие платежа его условиям. Только после этого счет передается на оплату.

    Реестр договоров должен регулярно обновляться: в нашей компании эту функцию выполняет заведующий канцелярией.

    Дмитрий Письменный. финансовый директор ГК UNILOG (Москва)

    Большинство компаний не нуждается в реестре договоров, поскольку основную часть платежей осуществляют по счетам, а не по договорам. Реестр имеет смысл формировать для оценки текущих обязательств компании в части сумм и сроков платежей, проходящих в течение отчетного периода по общехозяйственным расходам, а также по ряду контрактов с контрагентами, которые предусматривают финансирование в определенный период времени. Проще посмотреть выписки по банкам и кассе за два-три месяца.

    Таблица 1. Выдержка из реестра договоров

    Отсрочка 14 раб. дней

    По мнению автора, имеет смысл вносить в реестр все ключевые моменты договоров, в частности дату составления, условия платежей и выполнения обязательств, наличие штрафных санкций. Для договоров, касающихся кредитов или лизинга, в реестре следует отразить также график платежей. Эти данные впоследствии понадобятся при формировании платежного календаря. Если у вас несколько контрактов с одним лизингодателем, то срок платежа по ним обычно одинаков. Поэтому удобно создать общую таблицу, используя, к примеру, инструмент «Сводные таблицы» в Excel. Не стоит забывать о договорах с покупателями, сведения из них помогут вам при планировании поступлений денежных средств.

    Чтобы упростить отбор нужных контрактов, желательно завести отдельный реестр на каждый вид договоров (например, договоры аренды, договоры поставки и пр.).

    Формирование реестра договоров может занять два-три дня. Как только реестр готов, можно считать, что относительный порядок наведен, по крайней мере, вы уже имеете представление, кому и за что должны платить. Отдавайте счета в оплату, ведь теперь можно не опасаться, что заплатите раньше установленного срока или пропустите очередной платеж по кредиту.

    Совет автора
    При заполнении реестра договоров вносите название контрагента без кавычек и по следующему шаблону: наименование, форма собственности, дополнительные определители. Это убережет вас от проблем в связи с появлением контрагентов-двойников и попыток разобраться, кто есть кто в дальнейшем.

    Личный опыт
    Андрей Виноградов. финансовый менеджер Infinity group (Санкт-Петербург)

    Наша компания специализируется на торговле, поэтому для нас наибольшее значение имеют договоры аренды. Для них создан отдельный реестр. Прочие договоры фиксируются в другом реестре. Оба реестра договоров служат основой для формирования графика платежей.

    ЦФО в системе управления платежами

    Теперь наша задача разобраться, какими подразделениями были инициированы те или иные платежи, кто персонально отвечает за счета, представляемые к оплате, и к каким статьям отнести произведенные выплаты.

    В системе управления платежами под центром финансовой ответственности (ЦФО) подразумевается подразделение, которое инициирует оплату счетов, обосновывает ее необходимость и несет ответственность за своевременное предоставление всех «закрывающих» документов по оплаченным счетам (актов, счетов-фактур, накладных).

    Для выделения ЦФО нужно изучить организационную структуру компании. Самый простой способ для этого – взять в бухгалтерии штатное расписание. Правда, в некоторых случаях оно может отсутствовать (при этом задумайтесь, следует ли продолжать работу в данной организации), тогда придется «идти в народ» и на месте выяснять у сотрудников, кто чем занимается.

    Определить, какие функции выполняет каждое из подразделений и какие платежи инициирует, можно на основании тех же счетов, которые приносят вам на оплату. Полученные сведения удобно структурировать и свести в таблицу (табл. 2).

    Не «раздувайте» количество ЦФО. Можно объединить в единый центр отделы, участвующие в одной технологической цепочке (например, производственные цеха и склад запчастей – в ЦФО «Производство»), генерирующие однотипные платежи (бухгалтерию и финансовый отдел – в ЦФО «Финансы»). В рамках каждого ЦФО назначается ответственный за платежи. Это может быть руководитель одного из входящих в ЦФО подразделений либо назначенный руководитель другого подразделения. Он будет лично нести ответственность за передачу счетов на оплату и за предоставление «закрывающих» документов в дальнейшем. В любом случае круг лиц, имеющих возможность подавать счета на оплату, должен быть ограничен.

    Совет автора
    С первых же дней работы старайтесь наладить нормальные деловые отношения с начальниками производства и отдела продаж. Никто лучше них не знает, как обстоят дела на самом деле. Не зацикливайтесь на цифрах, обязательно сходите в цеха, на склад, в отдел продаж. Изучите всю технологическую цепочку. Не стесняйтесь расспрашивать сотрудников обо всех тонкостях производственного цикла. Так вы сможете лучше понять суть процессов, происходящих на предприятии.

    Выделение ЦФО может занять от одного дня до недели, в зависимости от сложности организационной структуры компании. По результатам у вас на руках окажется сводный перечень с указанием функций ЦФО и сотрудников, ответственных за платежи.

    Распределение платежей по статьям выплат

    Статьи выплат довольно просто выделить, опираясь на представленные к оплате счета. Основными для предприятий обычно являются следующие статьи:
    – расходы на приобретение сырья и материалов;
    – заработная плата и социальные отчисления;
    – затраты на обслуживание оборудования;
    – коммерческие расходы;
    – административные платежи;
    – налоги;
    – инвестиции.

    Перечень статей лучше ограничить 15–20 наименованиями. При большем количестве затрудняется визуальное восприятие информации в формируемых отчетах.

    Следует четко расписать, каким образом платежи распределяются по статьям выплат (табл. 3) и ознакомить с этой информацией руководителей всех подразделений компании, чтобы не возникало путаницы. В зависимости от уровня детализации информации формирование списка основных выплат может занять от двух до пяти рабочих дней. В дальнейшем при внедрении бюджетирования ваш список ляжет в основу перечня расходов. Со временем он «обкатается»: одни статьи окажутся излишними, другие потребуют детализации.

    Личный опыт
    Дмитрий Письменный. финансовый директор ГК UNILOG (Москва)

    Следует выделять только действительно необходимые статьи выплат, следуя афоризму «краткость – сестра таланта». Лучше не дробить, а объединять сходные по функционалу платежи (например, консалтинговые, бухгалтерские, аудиторские и IT-услуги можно объединить в одну статью «услуги на аутсорсинге»). Хорошо, если удастся избежать статьи «прочие»

    Таблица 2. Характеристики ЦФО

    Дератизация, дезинфекция, вывоз отходов, уборка помещений, плата за воду, в том числе возмещение по договорам аренды

    Связка ЦФО – статья выплат

    Следующая наша задача – определить, по каким статьям может производить платежи тот или иной ЦФО. Соотнесение статей выплат с ЦФО позволяет избежать нерационального использования денежных средств. Не исключена ситуация, когда ЦФО генерируют не свойственные им платежи. Например, ЦФО «Транспорт» закупает запчасти и смазку для ЦФО «Производство». Подобные перекосы желательно устранять на уровне генерального директора либо вести раздельный учет таких платежей.

    Увязка производится на основе анализа существующих счетов каждого ЦФО, а также организационной структуры предприятия. Так, за финансово-экономической службой будут закреплены страховые и лизинговые выплаты, процентные платежи и возврат кредитов, займов, внесение налогов в бюджеты и пр.

    Для удобства записи информации и последующего учета ЦФО и статьям выплат можно присвоить коды. Например, код 01 принадлежит ЦФО «Администрация», а статье «Арендные платежи» соответствует код 0101. Тогда надпись на счете «01/0101» говорит о том, что по данному счету оплачиваются арендные платежи, а инициатор платежа – ЦФО «Администрация».

    После определения статей выплат и привязке их к ЦФО желательно установить лимиты платежей по каждой из статей. Основанием для их определения могут служить суммы, ранее прошедшие по соответствующим статьям за определенный период времени.

    Правила и процедуры в системе управления платежами

    Заложив «фундамент» системы, можно приступать к созданию «надстройки», то есть к разработке положений, регламентов и правил управления платежами. В общем виде система управления ими подразумевает такие действия, как получение счетов от поставщиков и формирование заявок на оплату, определение приоритета платежа и утверждение заявки, внесение ее в реестр платежей, его утверждение, осуществление платежей и анализ исполнения заявок на оплату.

    Документы в системе платежей

    Три основных документа системы управления платежами – заявка на оплату, реестр платежей и выписка с расчетного счета. Схема прохождения данных документов представлена на рисунке. На самих документах остановимся подробнее.

    Рисунок. Схема управления платежами

    Совет автора
    Чтобы не допустить искажений в системе платежей, контролируйте логику заявок. Зачастую выплаты по одному ЦФО ошибочно регистрируются на другой ЦФО. Например, отдел IT приобретает партию компьютеров и в заявке указывает инициатором платежа ЦФО «Отдел IT». При анализе заявки выясняется, что компьютеры приобретались для ЦФО «Сбыт». Такие вопросы необходимо четко прописывать в соответствующих регламентах.

    Заявка на оплату – это базовый документ в системе управления платежами, на основании которого формируются все остальные документы 1. В заявке обязательно указываются: наименование получателя денежных средств, сумма к выплате, предмет оплаты, основание, ЦФО, статья выплат, дата оплаты, приоритет платежа. Документ заверяется руководителем ЦФО, он же инициирует платеж.

    Если в компании не приняты заявки на оплату, то вместо них могут использоваться счета от поставщика или служебные записки от менеджера, содержащие все приведенные выше сведения.

    Крайне важно установить приоритеты платежей, определить, какие заявки будут исполняться в первую очередь при недостатке денежных средств (табл. 4).

    Так, из двух заявок по статье «Ремонт оборудования», одна из которых – на закупку запчастей для планового ремонта, который начнется через неделю, а вторая – на приобретение детали, без которой стоит производство, больший приоритет имеет вторая заявка. Информацию о приоритетах платежей следует довести до сведения руководителей ЦФО, чтобы не оставалось сомнений, какие счета оплатят в первую очередь. Также рекомендуется написать короткую, не более одной страницы формата А4, инструкцию о порядке заполнения заявки на оплату.

    Реестр платежей (табл. 5) содержит перечень заявок, подлежащих исполнению на определенную дату в пределах имеющихся денежных средств (остатки на расчетных счетах или с учетом планируемых поступлений по информации отдела продаж).

    Реестр утверждается генеральным директором. Целесообразно решить вместе с ним, следует ли утверждать реестр у главного бухгалтера – это зависит от ситуации, сложившейся на предприятии.

    Плюсы утверждения реестра у главного бухгалтера – минимизация налоговых рисков, поскольку главбух оценивает сделку прежде всего с точки зрения налогового законодательства, а также гарантия сбора первичных документов (актов, счетов-фактур) – при их отсутствии платежи обычно не производятся. Основной минус – потеря времени и претензии со стороны бухгалтерии в случае неправильного оформления первичных документов, хотя эта работа обычно не входит в компетенцию финансово-экономической службы.

    Таблица 4. Приоритетность платежей

    Выписка с расчетного счета. Основанием для формирования этого документа служат выписки банка. Выписка позволяет контролировать работу бухгалтерии по проведению платежей, поскольку в ней отражаются фактически оплаченные заявки.

    Информацию о проведенных банком платежах крайне важно своевременно доносить до руководителей ЦФО. При работе в многопользовательских системах проблем обычно не возникает, а в прочих случаях можно разослать по электронной почте соответствующие уведомления.

    Основное назначение календаря платежей – наглядно представить поступления и отток денежных средств в течение этого срока. Этот документ позволяет спрогнозировать кассовые разрывы и заблаговременно принять меры по их устранению. Кроме того, применение платежного календаря помогает работать на перспективу, например подготовиться к погашению кредита, перенеся часть платежей на более поздний срок. Такой перенос произойдет в организованном порядке по согласованию с руководителем ЦФО. Как следствие, отношения с поставщиками не будут омрачены внезапным прекращением оплат.

    В зависимости от целей, стоящих перед финансовой службой, платежный календарь может быть сформирован как в разрезе статей платежей, так и по поставщикам (табл. 6 и 7). Обычно используется смешанный подход – формируется платежный календарь в разрезе поставщиков, затем информация из него агрегируется по статьям.

    Совет автора
    Ограничьте период времени, в течение которого счета принимаются к оплате текущим днем. Внезапные платежи, если только они не связаны с авариями на производстве, свидетельствуют о некомпетентности руководителя ЦФО, инициирующего такие платежи. При формировании реестра платежей рекомендуется ежедневно закрывать мелкие счета на определенную сумму, например на 50 тыс. руб. по которым подошел срок оплаты. Таким образом удастся снизить количество кредиторов и, как следствие, нагрузку на менеджеров по закупкам.

    По мнению автора, платежный календарь целесообразно составлять на одну рабочую неделю 2. При более длительных сроках из-за недостоверности информации велик риск возникновения ошибок при планировании.

    Таблица 6. Платежный календарь в разрезе поставщиков

    Документооборот и регламентация

    В рамках построения системы управления платежами следует наладить эффективный документооборот договоров и первичной документации (счетов, счетов-фактур, актов). В случае если в компании отсутствует отлаженная система документооборота, ее необходимо создать. Для этого удобно использовать специальные графики с указаниями, какое подразделение должно представить документы и в какие сроки (табл. 8).

    Личный опыт
    Марина Козинова. финансовый директор «Центральной дистрибьюторской компании» (Москва)

    Каждый участник системы платежей, от инициатора платежа до конечного исполнителя, должен понимать последовательность и сроки согласований (авторизаций) в цепочке, знать полномочия участников процесса, требования к ним, а также какие первичные документы cледует представить в подтверждение платежа.

    Прежде чем вводить в действие разработанную систему управления платежами, ее необходимо укрепить «арматурой» соответствующих положений и регламентов. Так, в положении «О системе управления платежами» можно отразить основные понятия и общие положения процесса совершения платежей, определить его участников, перечислить нормативные документы. Конкретные процедуры закрепляются непосредственно в регламентах – «О кодировании платежей», «О порядке оплаты счетов» и других.

    Личный опыт
    Александр Оловянишников. начальник экономического отдела кондитерской фабрики «Красная звезда» (Томск)

    Система управления платежами может быть закреплена в инструкции о порядке прохождения заявок на оплату счетов, а также описана в финансовой политике предприятия, в бюджетном регламенте или положении о казначействе (если они разработаны). В вопросах регламентации особое внимание уделяется срокам каждого этапа прохождения платежа и ответственным лицам. Прежде чем счет будет оплачен, он минимум дважды должен быть проверен на целесообразность. Руководствуйтесь правилом: «Доступ к деньгам не должен быть легким», на практике подобный подход себя оправдывает.

    Дмитрий Письменный. финансовый директор ГК UNILOG (Москва)

    Для регламентации порядка прохождения платежей достаточно одного приказа с приложением образца заявки, инструкции по ее заполнению, а также инструкции по проверке и исполнению для экономиста.

    Таблица 8. Фрагмент графика документооборота Система управления платежами и автоматизация

    Для поддержки функционирования системы платежей потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов 3. На российском рынке немало программных продуктов, решающих подобные задачи. Как правило, они позволяют формировать заявки на оплату и отслеживать их исполнение, готовить отчетность о планируемых и произведенных платежах, разрабатывать и внедрять собственные формы отчетов, а также ограничивать доступ к конфиденциальной информации. Привлекательность той или иной программы определяется среди прочего и простотой ее освоения пользователями.

    Приложения для крупных предприятий позволяют управлять всеми бизнес-процессами, однако это обычно дорогостоящие продукты со сроком внедрения от одного года и стоимостью одного рабочего места от €2 тыс. Приложения российских разработчиков, предназначенные для средних и малых предприятий, позволяют получать детализированную управленческую информацию, планировать денежные потоки, контролировать расчеты с кредиторами и дебиторами и пр. Минусами данных систем является достаточно высокая стоимость приобретения (от 60 тыс. руб.) и внедрения (срок внедрения до пяти месяцев, стоимость рабочего места от 10 тыс. руб.). Для их обслуживания необходимо содержать специально обученных сотрудников либо привлекать специалистов со стороны. Создание отчетов силами пользователя зачастую затруднено или невозможно.

    Наконец, осталась третья группа приложений – «самоделки». Эти приложения разрабатываются и внедряются собственными силами предприятия, реже – с использованием сторонних разработчиков. Зачастую такие продукты представляют собой рабочую книгу Excel или базу Access. При всей их простоте и неказистости они работают, они дешевы, а затраты на их внедрение минимальны. К тому же самодельные приложения легко изменяются в зависимости от возникших потребностей. Минусы у подобных продуктов также есть. Это и невысокая производительность, и слабая защищенность данных, и проблемы при многопользовательской работе. Однако все минусы отходят на задний план, когда нужно управлять процессом, а времени и денег катастрофически не хватает.

    Внедрение системы управления платежами дает мгновенный результат. Генеральный директор получает сведения о том, на что расходуются денежные средства, и может принимать обоснованные решения. Не возникает паники и растерянности при нехватке денежных средств. Упорядочиваются документооборот и процесс оплаты счетов, появляются ответственные за правильное оформление заявок на оплату, за наличие сопроводительных и закрывающих документов. Налаживается обратная связь с инициаторами платежей – им больше не нужно дергать бухгалтерию со словами «когда же будет оплачен счет», поскольку информация об этом доступна в режиме реального времени.

    Пример создания системы управления денежными потоками с нуля

    Александр Простяков. финансовый директор группы компаний «АБС» и «Стройэкспресс» (Санкт-Петербург)

    На одном из предприятий мне пришлось разрабатывать систему бюджетирования с нуля, а начинать – с управления денежными потоками. В итоге за три месяца удалось сформировать бюджет движения денежных средств, благодаря чему стало возможным контролировать платежи и избегать кассовых разрывов.

    Планирование денежных потоков – это аксиома для любого финансового руководителя. Однако к моменту моего прихода в компанию Х система управления движением денежных средств была такова, что острый дефицит оборотных средств и кредиторская задолженность по заработной плате стали привычным явлением. Собственно, все управление сводилось к тому, что остатки по расчетным счетам переносились в единую таблицу по денежным средствам компании, накопленные счета на оплату включались в некий общий реестр, а из него выбирались наиболее приоритетные платежи. Результатом такого «управления» денежными средствами становился список, состоящий сплошь из «приоритетных» платежей.

    Первое, с чего началась работа, – изучение специфики бизнес-процессов компании.

    Компания Х – производственное предприятие пищевой промышленности со среднесписочной численностью сотрудников менее 100 человек. На российском рынке представлена с 2004 года. До 2006 года активно использовала co-packing (производство собственной продукции на чужих мощностях), с 2007 года активно вводила основные средства, со II квартала 2007 года полностью перешла к производству продукции на собственных мощностях.

    К 2007 году ассортиментная линейка компании насчитывала порядка 50 номенклатурных позиций, реализуемых под тремя разными брендами. Длительность производственного цикла в зависимости от типа продукта составляет от одного дня до двух недель, а сроки поставки комплектующих – от двух дней до трех месяцев. Минимальные партии поставки комплектующих ограниченны. При оплате счетов за поставленные материалы, комплектующие, сырье требуется учитывать отсрочки платежей, авансовые платежи, требования валютного законодательства РФ. Готовая продукция реализуется через региональную дистрибьюторскую сеть. В связи с тем, что компания достаточно молодая, рост реализации в основном достигается за счет гибкой системы отпускных цен и отсрочек платежей. Это лишь немногие условия, которые нужно было учесть при налаживании систем управления денежными средствами в компании.

    Для создания системы управления движением денежных средств на предприятии потребовалось предпринять ряд шагов.

    Шаг 1. Прежде всего, была описана финансовая структура предприятия – выделены ЦФО и «прорисованы» связи между ними. Держателями бюджета являются ЦФО. Финансовая служба в текущем режиме выполняет аналитические, исполнительские, контрольные функции. Отмечу, что деятельность подразделений, традиционно относимых к центрам затрат (финансового отдела, бухгалтерии), тем не менее может генерировать поступления. Среди них назовем мероприятия налоговой оптимизации, привлечение кредитных ресурсов, инвестиций, отношения с таможенными органами. Все это возможные приходы (в том числе возвраты) денежных средств на предприятие, а значит, зона ответственности финансового отдела и бухгалтерии.

    Шаг 2. Далее была создана система кодировки для будущего бюджета движения денежных средств (БДДС). В настоящее время программные продукты позволяют создавать разного рода надстройки для целей управленческого учета. Но для того чтобы формировать управленческие отчеты самой разной конфигурации, необходима единая для всего предприятия система классификации и кодирования. В нашем случае система кодирования базировалась на следующих компонентах:
    Х – классификация ДДС ;
    Х – группировка доходов и расходов;
    Х – тип доходов и расходов;
    ХХ – центры доходов и расходов;
    ХХ – виды доходов и расходов.

    Для формирования кода используется следующая исходная информация:

    Классификация ДДС
    1 – поступление денежных средств (далее доходы);
    2 – расходование денежных средств (далее расходы).

    Группировка доходов
    1 –выручка от реализации готовой продукции;
    2 – доходы от финансовой деятельности;
    3 – прочие доходы организации.

    Группировка расходов
    5 – производственные затраты;
    6 – затраты на сбыт и дистрибуцию;
    7 – затраты на рекламу и маркетинг;
    8 – операционные (общепроизводственные) расходы;
    9 – административные (общехозяйственные) расходы.
    Например, 2 8 – операционные расходы (отопление склада 50 тыс. руб.).

    Тип доходов
    1 – доходы от основного вида деятельности;
    2 – доходы от операционной деятельности;
    3 – доходы от внереализационной деятельности.
    Например, 1 3 2 – привлечение кредита.

    Типы расходов
    4 – постоянные расходы (условно-постоянные);
    5 – переменные расходы (условно-переменные).
    Например, 2 8 4 – аренда оборудования в сумме 15 тыс. руб.

    Центры доходов
    01 – департамент продаж (ДП);
    02 – департамент логистики (ДЛ);
    03 – финансовый департамент (ФД);
    .
    07 – департамент снабжения (ДС)
    Например, 1 3 2 03 – финансовые доходы ФД от операционной деятельности.

    Центры расходов
    01 – департамент продаж (ДП);
    02 – департамент логистики (ДЛ);
    03 – финансовый департамент (ФД);
    04 – бухгалтерия (Бух);
    ….
    17 – канцелярия (К);
    18 – отдел персонала (ОП).
    Например, 2 5 5 07 – закупка сырья для производства на сумму 500 тыс. руб.

    Виды доходов и расходов

    Доходы
    01 – оптовая реализация продукции через сеть дистрибьюторов;
    02 – реализация продукции собственным работникам;
    03 – прочие доходы;

    Расходы
    18 – фонд заработной платы с учетом ЕСН;
    19 – аренда помещений (офисных, складских);
    20 – командировочные;
    21 – мобильная связь;

    Например, 1 3 2 03 05 – получение ФД краткосрочного кредита в на сумму 10 млн. руб.; 2 9 4 03 30 – уплата процентов по банковскому кредиту за сентябрь в сумме 55 тыс. руб.

    Шаг 3. Следующим этапом стала разработка схемы внутреннего взаимодействия всех служб компании в процессе управления движением денежных средств и составления БДДС. Результаты этого этапа представлены в таблице.

    Шаг 4. Весь бизнес-процесс планирования движения денежных средств закрепляется отдельным регламентом, затем издается приказ по предприятию о тестировании созданной системы. После того как разработанная система прошла обкатку на практике, в нее были внесены необходимые изменения. Запуск на постоянной основе также производился по приказу руководителя предприятия.

    Таблица 9. Взаимодействие подразделений компании Х в процессе управления ДДС

    Каждое 15-е число текущего месяца

    Отметим, что процедура сверки документов на оплату с реестрами или заявками для проверки соответствия указанных в них сумм бюджетным лимитам ЦФО может завершаться формированием двух реестров: «платить» и «не платить». Последний пересылается руководителю ЦФО с пояснением причин. Особенно часто причинами отказа становится отсутствие того или иного вида оплат в бюджете ЦФО, отсутствие документов на оплату или обоснования, дебиторская задолженность у контрагента. Такой подход, по мнению автора, отчасти дисциплинирует руководителя ЦФО, не в полной мере соблюдающего прописанную процедуру.

    При внедрении системы управления ДДС, контроля над платежами, бюджетирования почти любая компания сталкивается с одной и той же проблемой – далеко не все ответственные лица отдают себе отчет в важности этой работы. Поэтому рекомендуется организовать некие курсы по сущности и роли создаваемой системы в хозяйственной деятельности организации, функциям и задачам персонала.

    В компании Х весь процесс упорядочивания и налаживания контроля движения денежных средств продлился три месяца. В итоге был разработан БДДС на 2008 год, в рамках которого принимаются бюджеты на текущий месяц. Под влиянием разных факторов – сезонность, конъюнктура цен – бюджеты могут корректироваться по факту исполнения, такая возможность допускается.

    Исходя из принятых планов производства и продаж готовой продукции удалось определить моменты возникновения кассовых разрывов, которые нельзя «закрыть», лишь привлекая краткосрочные кредиты. Как следствие, был разработан среднесрочный план привлечения внешнего финансирования на пополнение оборотных средств. За счет оптимизации текущих платежей появилась возможность реструктурировать кредиторскую задолженность прошлых лет. Кроме того, руководство компании получило реальный инструмент контроля над исполнением обязательств по оплате готовой продукции дистрибьюторами (ФЭС параллельно с отделом продаж) и возможность оперативно вмешиваться в ход событий в случае возникновения просрочек платежей.

    1 Подробнее об этом см. статью «Как управлять платежами» («Финансовый директор», 2008, № 2 или на сайте www.fd.ru/fd). – Прим. ред.
    2 Подробнее об этом см. статью «Как составить график платежей» («Финансовый директор», 2007, № 1 или на сайте www.fd.ru/fd). – Прим. ред.
    3 Подробнее об этом см. статью «Внедрение электронного документооборота в компании» («Финансовый директор», 2007, № 10 или на сайте www.fd.ru/fd). – Прим. ред.
    4 Реестр на оплату должен содержать наименование ЦФО, из бюджета которого осуществляется оплата; наименование и код статьи расходов, предполагаемый срок оплаты; реестр должен быть проверен на правильность прилагаемых документов (счетов, условий договоров).

    Методические рекомендации по управлению финансами компании