Категория: Бланки/Образцы
ISBN?Изд-во Казан. гос. техн. ун-та, 2009
? Л.А.Александрова, М. В. Тумбинская, 2009
Лабораторная работа №1. Изучение государственного стандарта, создание шаблона бланка письма.
Лабораторная работа №2. Ассистент слияния. Создание формы.
Лабораторная работа №3. Организационно-распорядительные документы. Создание приказов.
Лабораторная работа №4. Работа с большими документами.
Лабораторная работа №5. Деловое письмо.
Лабораторная работа №6. Документирование информационно-справочных материалов.
Лабораторная работа №7. Документирование организационно-распорядительных документов.
Лабораторная работа №8. Создание трудового договора.
Лабораторная работа №9. Создание конфиденциальных документов.
Лабораторная работа №10. Автоматизированная система электронного документооборота ДЕЛО.
Общие рекомендации по выполнению лабораторных работ
Для выполнения лабораторной работы необходимо:
Ознакомиться с целью лабораторной работы;
Изучить теоретический материал;
Выполнить задание в соответствии с рекомендациями;
Проверить теоретическую подготовку на контрольных вопросах;
Оформить отчет и сдать лабораторную работу (на балльную оценку) преподавателю.
Балльная оценка выставляется за качество отчета и знание теоретического материала. Теоретический материал может быть оценен путем устного опроса или тестированием.
В связи с этим каждая лабораторная работа содержит:
рекомендации по выполнению задания;
Теоретическая часть содержит основной и вспомогательный учебный материал. Основной материал подлежит обязательному изучению и содержит общие положения, которые необходимо усвоить каждому студенту. Вспомогательный материал является дополнительным и чаще всего не обязателен для изучения. Завершение лабораторной работы может заканчиваться отчетом. Отчет может быть устным или письменным (по усмотрению преподавателя).
Письменный отчет должен содержать:
титульный лист (см. рис.1);
задание на лабораторную работу (номер варианта и текст задания);
ответы на контрольные вопросы;
выводы по работе.
Рис.1. Пример титульного листа отчета
Лабораторная работа №1.
Тема: «Изучение государственного стандарта, создание шаблона бланка письма».
Цель работы: выработка умений и навыков построения шаблонов бланков стандартных документов.
Документы, как правило, оформляются на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, установленные в определенном порядке. Бланкдокумента – стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации. Шаблон документа – это файл, хранящийся в памяти любого носителя. Основной частью шаблона является шаблонный текст.
Шаблонный текст – это текст, который должен быть неизменным в каждом документе, созданном на основе этого шаблона. Таким образом, шаблон документа является электронным аналогом бланка.
Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления шаблонов деловых писем и организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распределительной документации. Требования к оформлению документов» (см.приложение 1). ГОСТ Р 6.30–2003 установлен не только состав реквизитов, но и зоны, и последовательность их размещения на документе.
Рассмотрим создание шаблона для бланка письма на базе MicrosoftOffice2003. Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действий:
Шаг 1. Дать командуФайл/Создать (рис.1.1);
Рис.1.1 Создание шаблона для бланка письма (шаг 1)
Рис.1.2 Создание шаблона для бланка письма (шаг 2)
Шаг 2. В правой части главного окна появится мастер создания документа. НажатьНа моем компьютере (рис.1.2);
Шаг 3. В открывшемся диалоговом окнеШаблоны выбрать вкладкуобщие и опциюшаблон (рис.1.3). НажатьОК ;
Рис.1.3 Создание шаблона для бланка письма (шаг 3)
Рис.1.4 Создание шаблона для бланка письма (шаг 4)
Шаг 4. Открывается новый документ с названиемШаблон 1 . Дать командуСервис/ Параметры . В диалоговом окнеПараметры на вкладкеобщие выбрать единицы измерениясантиметры (рис.1.4);
Шаг 5. На вкладкевид установить флажокграницы текста (рис. 1.5). НажатьОК;
Шаг 6. Дать командуФайл/Параметры страницы. На вкладкеразмер бумаги установить размер А4 210х297 мм. На вкладкеПоля установить размер полей в соответствии с ГОСТ Р 6.30 -2003. НажатьОК . (рис.1.6);
Рис.1.5 Создание шаблона для бланка письма (шаг 5)
Рис.1.6 Создание шаблона для бланка письма (шаг 6)
Шаг 7. Установить размер шрифта “TimesNewRoman” 12pt, «обычный»;
Шаг 8. Выбрать бланк письма (продольный или угловой). Например, будем использовать угловой бланк – это соответствует применению формата абзаца со следующими параметрами: выравнивание –по левому краю . отступ первой строки –нет;
Шаг 9. Для удобства выравнивания информации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, необходимо вставить таблицу с нужными параметрами. Для этого: дать командуТаблица/ Вставить . Установить размер таблицы в соответствии с рис.1.7. НажатьОК;
Рис.1.7Создание шаблона для бланка письма (шаг 9)
Рис.1.8 Создание шаблона для бланка письма (шаг 10)
Шаг 10. Разместить реквизиты на бланке письма. Вставить реквизит 03 «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (рис.1.8). Дать командуВставка / Рисунок . Выбрать рисунок. НажатьОК;
Шаг 11. Вставить реквизиты 08 «наименование организации», 09 «справочные данные об организации», 11 «дата документа», 12 «регистрационный номер документа», 22 «подпись»;
Шаг 12. Сохранить созданный шаблон. Дать командуФайл /Сохранить. В полеИмя файла ввести имя. НажатьОК .
2. Рекомендации по выполнению лабораторной работы
Для выполнения лабораторной работы необходимо:
Изучить государственный стандарт (см. приложение 1). Необходимо обратить внимание на правила и примеры оформления реквизитов, состав реквизитов.
Ознакомиться с рекомендациями по созданию шаблонов бланка письма.
Ознакомиться с макетом создания шаблона бланка письма.
Ознакомиться с указаниями по работе с тренировочной программой.
Выполнить задание, с номером варианта выданного преподавателем.
Проверить знание реквизитов с помощью тренировочной программы.
3. Макет создания шаблона бланка письма
4. Указания по работе с тренировочной программой
Запустить файл ГОСТ.exe;
В правой части диалоговой области определить зону с номером реквизита;
В левой части диалоговой области выбрать из списка название реквизита, соответствующего номеру и зоне данного реквизита (см. п.2);
Переместить название реквизита в соответствующую область;
Последовательно переместить все оставшиеся реквизиты в соответствующие зоны;
Нажать клавишу «Проверить». После нажатия клавиши реквизиты, расположенные не «в своей» зоне будут выделены красным цветом.
5. Задания на лабораторную работу:
Вариант 1. Создать шаблон для бланка письма ОАО «Волгодонского хлебокомбината», 347330 г. Волгодонск Ростовская область, Октябрьское шоссе, 9, тел.(86392) 6-61-13. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Васильев Л.А.
Вариант 2. Создать шаблон для бланка письма ЗАО «Росфинтраст», Россия, 344010, Ростов-на-Дону, ул. Береговая, д.10, оф.909, тел. (8632)679-744, факс: (8632)679-193. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Зюрин Г.А.
Вариант 3. Создать шаблон для бланка письма ОАО «Рослеспром», 101983, г. Москва, Архангельский пер. 1, факс: (095) 208-03-05. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Малышкин Т.М.
Вариант 4. Создать шаблон для бланка письма НПП «ЭКОС», 344113, г.Ростов- на –Дону, ул.Добровольского, 38/3, оф.112, тел/факс 8-(863-2) 748-500, ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Молянин А.М.
Вариант 5. Создать шаблон для бланка письма ОАО «Оскольского электрометаллургического комбината», Россия, 344010, г.Старый Оскол -15, ул. Береговая, д.10, оф.909, тел. (8632)679-744, факс: (8632)679-193. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Жуков В.Ф.
Вариант 6. Создать шаблон для бланка письма ОА «РИК», 101983, г. Санкт - Петербург, ул. Новаторов, 1, факс: (095) 208-03-05, ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Серебряков В.Ш.
Вариант 7. Создать шаблон для бланка письма ОАО «Полюс-Юг», 101983, г. Самара, Проспект космонавтов, 1, факс: (095) 208-03-05. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Галимов Р.Г.
Вариант 8. Создать шаблон для бланка письма ОАО «АГРОХИМИЯ», 101983, г. Нижний Новгород, Химический пер. 1, факс: (095) 208-03-05. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Трифанов В.Е.
Вариант 9. Создать шаблон для бланка письма ООО «СВЯЗЬ - ИНВЕСТ», 101983, г. Первоуральск, Первоуральский пер. 1, факс: (095) 208-03-05. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Синьков Н.Л.
Вариант 10. Создать шаблон для бланка письма ЗАО «ЭРА», 101983, г. Чебоксары, ул. Архангельская, 1, факс: (095) 208-03-05. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Мурыгин И.Т.
Понятие переменный и постоянный реквизит?
Основные требования к оформлению реквизитов?
Расположение постоянных реквизитов по угловой схеме согласно ГОСТ Р 6.30-2003?
Понятие реквизита «Гриф согласования документа»?
Основные стадии подготовки и составные части шаблона бланка письма?
Назначение реквизита «заголовок к тексту»?
В каких случаях используется реквизит №17?
Лабораторная работа № 2
Тема: «Ассистент слияния. Создание формы».
Цель работы: выработка умений и навыков создания слияния серийных писем.
1.1. Ассистент слияния
Очень часто возникает необходимость в создании серии документов некоторого типа, которые имеют шаблонный текст, включающий постоянную и переменную части (на примере переменная часть выделена жирным курсивом). Как правило, постоянная часть документа больше, чем переменная. Кроме того, создание таких документов – однообразная и рутинная работа, занимающая много времени.
Ассистент слияния стандартного офисного пакета MSWORDпозволяет создавать такие документы, т. е. документы, содержащие одинаковый основной текст и отличающиеся только фрагментами, и освобождают пользователя от ряда рутинных действий.
Приглашаем Вас на собрание, которое состоится 3 декабря в 15 часов в конференц-зале.
Уважаемый С.А. Колобков
Приглашаем Вас на собрание, которое состоится 13 мая в 13 часов в актовом зале.
В примере неизменный текст (постоянная часть) выглядит следующим образом:
Приглашаем Вас на собрание, которое состоится____мая в_____часов в __________________________.
Для использования функции «слияние» и создания серийных документов в MSWORDрассмотрим следующие определения:
Слияние – функцияMSWORD, позволяющая генерировать переменную часть (записи) текста документа. При генерации очередного документа во время слияния из «источника данных» выбираются значения полей слияния и подставляются в основной документ на соответствующие позиции.
Источник данных. Источник данных - файл источника данных содержит последовательность записей данных, т.е. база данных переменной части документа. Файл источника данных представляет собой таблицу, содержимое которой можно просмотреть с помощьюMSAccess. Каждый столбец таблицы имеет собственноеимя поля слияния.
Поле слияния. Поля слияния располагаются в основном документе в тех позициях, на месте которых в процессе слияния должна быть помещена информация из «Источника данных». На нашем примере одним из полей слияния является поле число и месяц, т.е.3 декабря
К функции «слияние» предъявляются следующие требования:
максимальная длина имени поля слияния 32 символа и может состоять из букв, цифр и символов подчеркивания, но первый символом должна быть буква;
имя каждого поля слияния должно отражаться в заголовке источника данных;
неограниченное количество использования каждого поля слияния;
имена полей данных в первой строке «источника данных» должны совпадать с именами полей слияния основного документа.
В примере основной документ после вставки полей слияния будет иметь следующий вид:
Приглашаем Вас на собрание, которое состоится <число ><месяц > в <время > часов в <место >.
Источник данных имеет следующий вид:
Рассмотрим использование функции ассистента слияния на примере одного письма. Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действий:
В главном окне документа набрать текст письма, одинаковый для всех создаваемых писем;
Дать команду: Сервис/Письма и рассылки/Слияние ;
В верхней правой части области окна (рис.2.1) появляется Выбор типа документа, где необходимо выбратьПисьма ;
Рис.2.1 Мастер создания серийных писем (шаг 3).
Рис. 2.2 Мастер создания серийных писем (шаг 4).
В нижней правой части области окна перейти к следующему шагу мастера создания серийных писем (рис. 2.2). Нажать Далее. Открытие документа;
В верхней правой части области окна (рис.2.3) появляется Выбор документа необходимо выбратьТекущий документ ;
Рис.2.3 Мастер создания серийных писем (шаг 5).
Рис.2.4 Мастер создания серийных писем (шаг 6).
В нижней правой части области окна выбрать следующий шаг мастера создания серийных писем (рис. 2.4). Нажать Далее. Выбор получателей;
Далее для создания списка адресов необходимо выбрать Создание списка (рис. 2.5), а затем нажатьСоздать ;
Рис.2.5 Мастер создания серийных писем (шаг 7).
Рис.2.6 Мастер создания серийных писем (шаг 9).
После открытия или задания источника данных можно ввести поле слияния в основной документ;
В открывшемся диалоговом окне Новый список адресов нажать на кнопкуНастройка;
В текущем окне определить поля (рис.2.6), необходимые для создания серийных писем (имеются кнопки Удалить, Добавить, Переименовать ). Неиспользуемые поля можноУдалить . После определения полей нажатьОК ;
Ввести содержимое первой записи данных. Переход от поля к полю осуществляется нажатием клавиши TabилиEnter(рис.2.7). После создания первой записи нажатьСоздать запись и ввести содержимое второй записи и т.д. После введения всех необходимых записей нажатьЗакрыть ;
Рис.2.7 Мастер создания серийных писем
Рис.2.8 Мастер создания серийных писем (шаг 12).
Открывается диалоговое окно Получатели слияния, в котором отражен источник данных (рис.2.8). НажатьОК;
Предлагается сохранить созданный источник данных:
- в поле Имя ввести имя файла.
Приступить к вставке в основной документ полей слияния.
Поместить курсор в то место, где должна быть использована информация из источника данных. На панели инструментов нажать иконку Вставить поля слияния (рис.2.9). Из развернутого списка выбрать нужное поле, оно будет вставлено и позицию курсора.
Рис.2.9 Вставка в основной документ полей слияния (шаг 1).
Рис.2.10 Вставка в основной документ полей слияния (шаг 3).
В конечном результате основной документ после вставки полей слияния будет иметь следующий вид:
Приглашаем Вас на собрание, которое состоится «Дата»в «Время» в«Место».
Выполнить слияние, нажав иконку Поля/данные на панели инструментов (рис.2.10). Переход от одного письма к другому осуществляется с помощью кнопокпредыдущая иследующая записи на панели инструментов.
Для того чтобы созданные письма располагались на одной странице, выполнить следующие действия нажать иконку Слияние в новый документ на панели инструментов (рис.2.11).
Рис.2.11 Вставка в основной документ полей слияния (шаг 4).
Рис.2.12 Вставка в основной документ полей слияния (шаг 5).
В открывшемся диалоговом окне Составные новые документы выбратьвсе и нажатьОК (рис.2.12). После выполнения слияния в активном окне будет показан документ под названиемКаталог . содержащий созданные письма.
Правка источника данных, как документа
Если возникает необходимость ввести недостающее поле слияния или удалить ненужные поля слияния из источника данных, надо нажать соответствующую иконку на панели Слияние (рис.2.13). Рассмотрим наиболее часто используемые поля.
С помощью этого поля можно в определенных местах документа вставить дополнительный текст. Текст вставляется в документ вместо этого поля. Чтобы вставить поле, необходимо выполнить ряд действий:
в поле Сообщение ввести запрос - приглашение для пользователя (не обязательно).
в поле ответ по умолчанию ввести значение, которое будет принято, если пользователь не дает ответа на запрос.
Рис.2.13 Правка источника данных
Флажок Только один раз определяет, будет ли запрос появляться для каждой записи или только один раз.
Определяет закладку, значение которой будет задаваться при слиянии. Это значение можно использовать в любом месте документа, любое число раз при помощи поля REF .
Чтобы вставить поле, необходимо выполнить следующие действия:
Выбрать ASK из списка полей.
В поле Закладка ввести имя закладки (любые буквы и цифры максимальной длины 40 символов)
В поле Сообщение ввести запрос - приглашение для пользователя (не обязательно).
В поле ответ по умолчанию ввести значение, которое будет принято, если пользователь не дает ответа на запрос.
Флажок Только один раз определяет, будет ли запрос появляться для каждой записи или только один раз.
При помощи этого поля можно анализировать указанные условия и в зависимости от результата вставлять тот или иной текст. Чтобы вставить поле, необходимо:
В поле Поле выбрать имя поля слияния.
В поле Оператор выбрать нужную команду.
В поле Значение ввести значение, которое должно иметь поле слияния.
В поле Вставить следующий текст ввести текст, который будет вставлен, если условие выполняется.
В поле В противном случае вставить следующий текст ввести текст, который будет вставлен, если условие не выполняется.
Сайт конкурса государственной поддержки ННО Второй конкурс 2016 года в соответствии с Распоряжением Президента РФ №68-рп от 05.04.2016
Начало конкурса:
16.05.2016 и 23.05.2016 Начало Второго конкурса у операторов «Национальный благотворительный фонд», «Гражданское достоинство», «Союз женщин России», «Союз пенсионеров России», «Перспектива» и «Покров» — 16 мая 2016 года.
Начало Второго конкурса у операторов «Российский союз ректоров», «Российский Союз Молодежи» и «Лига здоровья нации» — 23 мая 2016 года.
Прием заявок до:
23.06.2016, 30.06.2016 и 07.07.2016 Срок окончания приема заявок операторами «Гражданское достоинство», «Союз пенсионеров России», «Покров» — до 18 часов 23 июня 2016 года.
Срок окончания приема заявок операторами «Национальный благотворительный фонд», «Союз женщин России», «Перспектива» — до 18 часов 30 июня 2016 года.
Срок окончания приема заявок операторами «Российский союз ректоров», «Российский Союз Молодежи» и «Лига здоровья нации» — до 18 часов 7 июля 2016 года.
Итоги конкурса:
08.08.2016, 15.08.2016 и 30.08.2016 Итоги конкурса будут подведены операторами «Гражданское достоинство», «Союз пенсионеров России», «Покров» — до 8 августа 2016 года.
Итоги конкурса будут подведены операторами «Национальный благотворительный фонд», «Союз женщин России», «Перспектива» — до 15 августа 2016 года.
Итоги конкурса будут подведены операторами «Российский союз ректоров», «Российский Союз Молодежи» и «Лига здоровья нации» — до 30 августа 2016 года.
На данный момент принято:
3318 заявок
Интернет - портал для девушек, женщин, заботливых мам, и для тех кто ждет ребенка.
Все о том как стать любимой, невестой, женой и заботливой мамой.
Лучшие статьи и проверенные рецепты для умных женщин.
Развивающие игры и занятия для детей 1,2,3,4,5,6,7 лет, полезные материалы для школьников.
3 538 просмотров
(2 "понравилось", Всего: 5,00 из 5 )
Вам нужно зарегистрироваться, чтобы проголосовать.
Написать письмо Деду морозу и получить долгожданный подарок в ответ мечтает каждый ребенок на земле. И кто как не родители должны помочь малышу в осуществлении этой мечты.
А в помощь Вам Мы предлагаем оригинальные шаблоны (образцы) для написания письма Деду Морозу в Великий Устюг. К каждому из 6 красивых шаблонов (образцов) для писем прилагается шаблон конверт, который Вы сможете изготовить самостоятельно.
Вам нужно лишь, скачать понравившийся образец письма Деду Морозу, распечатать шаблоны письма и конверта, и предложить ребенку написать письмо самостоятельно или Вместе с Вами, в том случае когда малыш еще не умеет писать.
Если малыш не сможет сам сходить на почту и отправить письмо, можно изготовить конверт по шаблону и заполнить вместе с ребенком данные отправителя и обязательно позвольте ребенку самому заклеить конверт. Малышу будет очень приятно. А на почте просто положите его в настоящий почтовый конверт и отправьте. Ведь вопреки расхожему мнению, работники почты строго соблюдают правила и не делают исключения даже для писем Деду Морозу и маленьких детей.
Адрес Деда Мороза для писем: индекс — 162390, Россия, Вологодская обл. г.Великий Устюг, Почта Деда Мороза. На официальном сайте «Почты Деда Мороза» pochta-dm.ru и podarki-dm.ru Вы сможете заказать обратное письмо и подарок от «Самого Деда Мороза».Скачать наши шаблоны (образцы) для писем Деду Морозу Вы сможете в конце публикации.
Желаем Вам и Вашему малышу — здоровья, счастья и успехов в Новом 2016 году!
