Категория: Бланки/Образцы
Трудовая книжка, как и паспорт, является важным документом для каждого человека. И порой без трудовой не обойтись. Например, вы решили взять кредит в банке, для чего вам требуется копия трудовой книжки, да не простая, а заверенная. Давайте разберемся, как заверить копию трудовой книжки .
Неправильно заверенная копия трудовой книжки не будет принята в банке. А это значит, что вам еще раз придется идти в отдел кадров или к директору (если это маленькая фирма) и просить выдать новую копию. Чтобы не тратить свое время, проследите за правильностью заверения трудовой книжки.
Первое, что необходимо сделать — это снять копии с каждого листа трудовой книжки (начиная с первого с личными данными и заканчивая последней записью). Копия каждого листа делается на отдельном листе бумаги формата А4. Размещение двух разворотов трудовой книжки на одном листе бумаги не допускается.
Теперь необходимо заверить каждый лист копии. Делать это уполномочен директор (если фирма маленькая и он выполняет обязанности кадровика) или же начальник отдела кадров. Никакого письменного прошения для заверения копии трудовой подавать нет надобности.
Итак, на каждом листе копии уполномоченное лицо пишет фразу «Копия верна », под ней свою должность, ставит подпись, расшифровывает ее (ФИО) и указывает дату. Также на копии необходимо поставить печать, на которой будут указаны реквизиты предприятия. Очень важно, чтобы печать стояла так, чтобы одна половина была на копи трудовой, а вторая — на чистом листе. Если поставить печать только на копии или же на белой бумаге под ней, то документ не будет принят.
В оформлении последнего листа копии трудовой есть некоторые изменения. В этом случае после фразы «Копия верна» необходимо также дописать «Работает по настоящее время ». Далее следует должность, подпись, расшифровка подписи уполномоченного лица и дата заверения копии трудовой книжки.
Бывают случаи, когда трудовую книжку приходится заверять человеку, который больше не работает (уволен или же выходит на пенсию). Как и кто заверяет копию трудовой книжки в этом случае? Весь процесс идентичен тому, что описано выше. Но так как человек не имеет места работы, то придется выполнять заверение сотруднику отдела кадров с последнего места работы. В этом случае на последней странице вместо надписи «Работает по настоящее время» следует указать причину, почему человек не работает.
Не всегда есть возможность заверить трудовую книжку по последнему месту работы. Если предприятие было полностью ликвидировано, тогда необходимо обратиться со своим вопросом к нотариусу .
Как видите, нет ничего сложного в заверении трудовой книжки, но довольно часто бывают неточности. Дело в том, что, согласно нормативным документам, заверение проходит несколько иначе: необходима надпись «Верно». затем указывается должность лица, который заверял копию, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и проставляется печать. При этом все листы копий трудовой необходимо пронумеровать, подшить вместе, шнурок завязать узлом и сверху на него наклеить полоску бумаги, на которой напечатан или написан текст о заверении документа. Кстати, в этом случае также необходим такой текст «Всего в копии пронумеровано и скреплено печатью N листов».
Не удивляйтесь, если в одном банке требуют подшивать все листы копии трудовой, а в другом достаточно лишь надписи «Копия верна» на каждом. Первый вариант заверения копии документа является распространенной практикой, а второй — принят нормативом .
Свободные деньги в общем полезны. Прежде чем переделывать шаблон, естественно рекомендуем качественно исследовать написанные в нем части законодательства. Спустя время они вполне могли потерять свою силу. Правильный образец укрепит в преодолении неудобств при сочинении ответственного письма. Это поможет сберечь средства на услугах юриста.
В наше время трудовая книжка является показателем стабильного финансового положения человека. Именно поэтому кредитные организации требуют у своих клиентов ее копию. А вот для безработных данный документ является подтверждением неплатежеспособности, что позволяет им получить право на госпомощь или субсидию.
Как заверить копию трудовой книжки?Поскольку у безработных данный документ на руках, то может заверить копию трудовой книжки любой нотариус.
Иначе дела обстоят с занятыми гражданами. В этом случае подобные услуги оказывает отдел кадров. Чтобы получить копию трудовой книжки, заверенную работодателем, необходимо подать непосредственно руководителю или кадровой службе письменное заявление.
Существует несколько вариантов, как заверить копию трудовой книжки. Поэтому некоторые учреждения, например, банки, дают клиентам образец. Его необходимо приложить к заявлению в качестве примера. В трехдневный срок кадровая служба предоставляет заявителю надлежаще заверенную копию документа.
При отсутствии в организации данной службы, заявление обрабатывает специалист, отвечающий за персонификацию (бухгалтер).
Копии трудовых книжек лиц, работающих у индивидуального предпринимателя, заверяются исключительно предпринимателем.
Как заверить копию трудовой?Заверить документ можно двумя способами. Первый применяется в случае, если объем документа небольшой. Он заключается в следующем:
Другой способ актуален для документов, имеющих большой объем. Изначально необходимо сделать ксерокопии заполненных страниц трудовой. Все копии должны быть четкими, информация должна хорошо читаться. Затем все листы надо сложить по порядку, пронумеровать. Далее прошить, а на месте крепления концов нитки приклеить небольшой квадрат из бумаги, на котором указать «Прошито и пронумеровано __ листов». Затем ставится печать отдела кадров или организации, указывается ФИО, должность, подпись уполномоченного лица и дата.
Действие такой копии трудовой книжки составляет месяц. Если до конца этого срока в документ внесены изменения, то он автоматически становится недействительным.
Как заверить копию трудовой книжкиДля того чтобы получить копию трудовой книжки требуется подать заявление на имя своего непосредственного руководителя. Она должна быть заверена согласно существующим правилам. В заявлении должна быть изложена причина, по которой требуется данный документ. Копию выдается в трехдневный срок.
В случае если на предприятии или организации отсутствует отдел кадров, то заверить трудовую книжку должен сотрудник, который исполняет обязанности кадровика. Обычно они возложены на главного бухгалтера или руководителя.
Как правильно заверить копиюКопию разрешено делать практически любым доступным в настоящее время способом. Для этого можно воспользоваться копировальным аппаратом, сканером и отпечатать дубликат на принтере. Если по каким-то причинам сделать это невозможно, то страницы трудовой книжки перепечатывают на печатной машинке.
Страницы копируются на листы формата А4 и нумеруются. Весь текст должен быть четко отпечатан и легко читаем. Скопированный документ следует проверить на отсутствие ошибок и неточностей. Заверяют его двумя способами.
При использовании первого варианта каждая страница нумеруется, делается надпись «копия верна», заверяется штампом организации и подписью лица, исполняющего обязанности кадровика. В качестве резолюции на последней странице должна быть подпись «работает по настоящее время» и указана должность. Документ подтверждается подписью того, кто выдал копию.
Кроме того, копия трудовой книжки может быть заверена целиком. Для этого все листы нумеруют и прошивают белыми нитками. На последней странице делают надпись «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью N листов». Далее указывают, что «копия верна», исполнитель ставит свою подпись и скрепляет печатью все записи. Скачать образец бланков можно на странице сайта.
Как заверить копию трудовой?Во многих инстанциях от работающих граждан требуют заверенную копию трудовой книжки. Это надо делать в банках при оформлении кредита и ипотеки для того, чтобы подтвердить вашу трудоустроенность в течение более 6 месяцев без перерыва. Это так же требуется при усыновлении ребенка, при оформлении субсидии на квартплату и во многих других ситуациях. Для этого надо обязательно знать, как заверить копию трудовой книжки.
Где это делать?Как правило, копию трудовой книжки заверяют в отделе кадров того предприятия, где работает сотрудник. Если предприятие большое, то на стендах отдела кадров есть обязательно образец. Заверить копию трудовой книжки вам обязаны без письменного заявления, по устному требованию. Но, если предприятие очень большое, то, возможно, написать бумагу придется, такие требования возможны. На маленьких предприятиях и в ИП, ЧП нет специальных отделов по кадрам. Поэтому кадровыми вопросами занимается или бухгалтер, или сам предприниматель. Поэтому копию должен заверять именно он. Он должен знать, как заверить копию трудовой книжки, как и правила ее ведения, оформления трудовых приказов и многое другое.
Основные правила заверения копии трудовойКопия трудовой книжки заверяется очень быстро, даже быстрее, чем вы будете делать саму копию на принтере. На каждой стороне копии инспектор отдела кадров или директор индивидуального предприятия ставит надпись "Копия верна". Далее должность, подпись и число. То есть надпись выглядит довольно внушительно: "Копия верна. Инспектор ОК (подпись) Пупкина О.Н. 23.12.12 г." придется постараться, пока на всех страницах копии не будет сделана такая надпись. На последней странице, где будет стоять только запись о приеме на работу, надо будет сделать другую надпись. "Работает по настоящее время. Инспектор ОК (или директор ИП) подпись, расшифровка подписи, число, месяц и год выдачи копии".
Затем ставится печать предприятия на каждой странице около надписи "Копия верна", чуть ниже, заходя на саму надпись. И на последней странице надо так же поставить печать. Такая копия трудовой, заверенная работодателем, считается правильной.
Особенные случаиТакие копии, заверенные в отделе кадров, в основном устраивают проверяющие заведения. Но если тот орган, в который вы предоставляете такую копию, относится к вопросу очень придирчиво, то вам придется соблюсти все правила заверения документов. Вы делаете копию страниц трудовой или одну, или две на лис, это допускается в любом варианте. Но потом все получившиеся у вас страницы прошиваются белыми суконными нитками, на последней нити завязываются, ни них наклеивается квадратный небольшой листок бумаги, на котором пишется: "Прошито, пронумеровано и скреплено печатью столько-то листов". Затем все действительно пронумеровывается и на последней странице ставится печать. Такой вариант заверения не предусматривает последней надписи: "Работает по настоящее время". В это случае можно обойтись и без нее. Если вы сомневаетесь, как правильно заверить копию трудовой книжки, то попросите ту организацию, которая требует копию, дать вам образец. И вы спокойно пойдете с ним к работодателю и возьмете правильно заверенную копию трудовой книжки.
Как заверить ксерокопию трудовой книжки: тонкости делопроизводстваДовольно часто в пакете документов, требующихся для оказания гражданину той или иной государственной услуги, требуется заверенный дубликат трудовой книжки. Он может потребоваться работником банка при оформлении ипотечного кредита, чтобы подтвердить трудовой стаж, указанный в документах. Также заверенная копия потребуется при оформлении любого вида субсидии. Поэтому следует точно знать, как заверить копию трудовой книжки .
Где заверяют копию документаСпециалист, занимающийся такими вопросами, обязан в течение трех дней предоставить вам копию документа, которая заверена личной подписью главы предприятия и официальной печатью фирмы. Без данных атрибутов копия трудовой не будет считаться действительной.
Небольшие фирмы, индивидуальные и частные предприниматели как таковые отдела кадров не имеют, поэтому заверить копию трудовой книжки может либо бухгалтер, либо непосредственно сам предприниматель.
Как заверяют копию трудовой книжки: основные моментыДубликат документа может быть изготовлен посредством сканера или на ксероксе. Возможен его набор на компьютере – это достаточно трудоемкий вариант, но оптимальный. Трудовая книжка может содержать записи, которые довольно сложно разобрать на отсканированном или распечатанном на принтере экземпляре. Такая, даже заверенная по всем правилам, копия может быть отклонена организацией, которая ее потребовала.
Как заверять копию трудовой книжки, должен знать каждый кадровик. В обязательном порядке делается дубликат каждого листа трудовой книжки, имеющего записи. Первая страница, содержащая сведения о личных данных работника (ФИО, дата заполнения), тоже дублируется. Каждая копия странички должна иметь фразу «Копия верна», подпись ответственного лица и его печать. Подпись в обязательном порядке должна быть расшифрована. На листе, имеющем последнюю запись, пишется фраза «Продолжает работать» и заверяется в том же порядке, как и все предыдущие странички.
Заверяем копию трудовой книжки: второй способЕсть и другой способ, позволяющий заверить копию трудовой. Ее можно заверить единожды на самом последнем листе. Такой вариант заверения предусматривает, что все без исключения скопированные странички документа обязаны быть прошнурованными и пронумерованными. Шнур выводится на последний лист и проклеивается небольшим прямоугольником бумаги, на котором ставит свою печать и личную подпись ответственное лицо. Помимо этого, обязательно должна иметься надпись о количестве пронумерованных и прошнурованных листов. В таком варианте заверения копии каждая страница оригинала дублируется на отдельный лист бумаги форматом А4.
Следует знать, что правильно заверенная копия трудовой книжки должна иметь заверяющую печать, располагающуюся непосредственно на самой ксерокопии. Копия не будет считаться верной, если печать стоит на поле под дублированной страницей.
Как правильно заверить копию трудовой книжки, если человек не работаетДовольно часто засвидетельствованная копия документа требуется у уже неработающего по различным причинам человека, например, у пенсионера. Как же заверить документ в таком случае? Довольно просто. Делается дубликат каждой странички оригинала, а далее следует обратиться на место последней работы. Бухгалтер или специалист отдела кадров проведут всю процедуру заверения в соответствии с законом, но на последней странице будет указана причина, по которой человек уже не работает. Если нет возможности заверить копию по месту последней работы, то она может быть подтверждена нотариально.
Теперь вы точно знаете, как правильно заверить этот документ. И главное – всегда проверяйте правильность заверения, так как иногда встречаются неточности, которые потом обернутся потраченным впустую временем и все придется переделывать вновь.
Следующие статьи:Ситуации, когда человеку требуется подтверждение его рабочего стажа, случаются нередко. Информация о текущей трудовой занятости необходима банкам для оформления крупных сумм кредита, либо социальным службам для начисления субсидий или выплат иного рода.
Но согласно актуальным законодательным нормам, компания-работодатель не вправе предоставлять оригинал документа о занятости. Как поступить сотруднику фирмы?
В таких обстоятельствах приходится использовать копию трудовой книжки, заверенную работодателем. Рассмотрим образец, нюансы и ошибки при оформлении и заверении копии.
Общая информацияКак известно, трудовая книга работающего человека не может оставаться в его личном распоряжении. Так как в настоящий момент человек занимает какую-либо должность и осуществляет рабочие функции, по закону его документ о занятости должен храниться в отделе кадров или у руководителя организации.
Такие меры предпринимаются с целью обеспечения учёта сохранности трудовой, ведь при внезапной потере. восстановление бумаг обернется затруднительной задачей.
Если же человек не трудоустроен официально, книжка хранится у него. Таким образом, оформление копии документа и особенности его заверения зависят от того, где именно он находится.
Если ксерокопия требуется неработающему человеку, он вправе обратиться к нотариусу, в услуги которого входит подобная процедура.
Так как в данной статье речь идет об образце заверения трудовой книжки с записью «работает по настоящее время», далее будет рассмотрена ситуация, когда копия необходима только трудоустроенному человеку.
Оказать помощь в получении заверенной копии могут работодатель или сотрудники кадрового отдела. Отказать в предоставлении услуги они не имеют права, разве что на основании серьезных аргументов. Но и в этом случае отказ фиксируют специальным документов, в котором приводят законные доводы.
В первую очередь, для получения копии необходимо составить письменное заявление. Такая практика применяется в большинстве крупных организаций со сложными должностными структурами и объемным штатом. В скромных компаниях допустимо устно оповестить руководителя о необходимости получения подтверждения стажа.
Для заявления не предусмотрено унифицированной формы. оно может быть составлено произвольно, если в организации не принят внутренний единый образец, отвечающий требованиям устава. Заявление подают на имя руководителя или начальника отдела кадровой службы.
При отсутствии образца. установленного Уставом организации, можно воспользоваться примером из сети, скачав его здесь .
Подавать заявление следует руководителю или кадровому работнику. В соответствии с текущим законодательством, ответ работнику предоставляется в течение 3 дней. Одобренное заявление визируется печатью, после чего направляется в личное дело сотрудника.
Кто вправе заверить бумагиЗакон накладывает обязанность заверения копии трудовой книжки лишь на нескольких должностных лиц организации. Иные сотрудники, в том числе и сам заявитель, не обладают таким правом.
Итак, доступ к месту хранения документов о занятости имеют лишь несколько работников организации. К ним относятся сотрудники кадровой службы или сам руководитель. Именно эти лица определены законом как ответственные за заверение трудовых для работников.
В случаях, когда копия требуется генеральному директору, ее оформляет руководитель отдела кадров, либо один из учредителей предприятия.
В небольших компаниях, в которых отсутствует отдел кадров, обязанности по заполнению документов о трудоустройстве может быть возложена на бухгалтера. В таких случаях он вправе и оформлять копии.
Правила оформления
Как правильно заверяется ксерокопия трудовой книжки? Для того чтобы бумаги были признаны действительными, необходимо осуществить четкую последовательность действий:
Особое внимание уделяется последней странице ксерокопии. Она должна содержать некоторые записи, подтверждающие текущее трудоустройство работника, или наоборот – отсутствие занятости.
Сотрудник отдела кадра вносит заметку об осуществлении трудовой деятельности сотрудником, также отмечает факт его назначения или перевода на другую должность.
Если работник был уволен – это также обязательно упоминается. В случае увольнения. необходимо привести соответствующее обоснование. Как правило, это ссылка на статью Трудового кодекса.
После того, как заявитель получил на руки ксерокопию и ознакомился с ней, в знак его согласия с правильным оформлением бумаг на последней странице ставится и его подпись.
Далее отмечается дата заверения документа, указывается должность и фамилия лица, оформившего копию. Рядом с фамилией и инициалами оформитель ставит свою подпись. Каждому ксерокопированному листу присваивается номер страницы, далее все листы прошиваются.
На обратной стороне получившейся книжки концы ниток связываются и заклеиваются небольшим листом бумаги квадратной или прямоугольной формы.
Примерные размеры листа – 5х5 см. на нем ставится отметка «пронумеровано и прошито», с записью о дате изготовления копии и количестве листов в ней. На этом листе также расписывается оформитель, после чего он визируется штампом организации.
Важно захватить краем печати и часть самой ксерокопии.
Как видно, в образцах заверения трудовой книжки с записью «работает по настоящее время» нет ничего сложного. Однако на практике работники кадровых служб часто совершают ошибки, вследствие чего копия признается недействительной.
Что недопустимо при заверении ксерокопии :
Законом предусмотрен ряд способов внесения отметки о текущем трудоустройстве работника. Как правило, у каждого работника кадрового работника есть свой вариант, который тот считает наиболее правильно сформулированным. Но не каждая такая запись является правильной.
Какие могут быть варианты для данной записи?
Какой из вариантов стоит выбрать? Для ПФР или для банка используют любой образец записи «работает по настоящее время» для заверения копии трудовой книжки. На фото и видео можно посмотреть, как это выглядит в действительности.
