Как разработать должностную инструкцию

Как разработать должностные инструкции в крупной компании? С чего начать? Кому поручить? Как актуализировать уже действующие инструкции? На эти и многие другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.

Прежде всего, давайте определимся с самим понятием «должностная инструкция» (ДИ). Что это за документ и главное: кому и зачем он нужен? В реальной практике ДИ – это кадровый документ, устанавливающий права, обязанности и ответственность работника, занятого на определенной должности. Она одинаково важна как для работника, так и для работодателя.

Для первого ДИ – свод правил, регламентирующих его деятельность. Для второго — источник информации, необходимой для принятия оптимальных управленческих решений при найме, аттестации/оценке работников, разработке систем материального стимулирования, применении дисциплинарных взысканий, планировании и осуществлении различных мероприятий (по повышению эффективности труда, обучению персонала и т.п.). То есть это взаимовыгодный документ, одновременно отвечающий и на вопросы работника, и на вопросы работодателя:

Как разрабатываются должностные инструкции?

Поскольку действующее трудовое законодательство четко и напрямую не регламентирует порядок разработки данных документов, то каждая организация определяет его самостоятельно, исходя из своих целей, задач, имеющихся средств и лимитов рабочего времени.

Причем по мере роста организации этот порядок всегда усложняется. Это как приватизация квартир. сначала все казалось простым, а теперь мы все нанимаем юриста, чтобы разобраться во всех тонкостях. Ведь, если в небольшой компании (с численностью, например, от 10 до 50 человек) разработать должностные инструкции, соответствующие реальной бизнес ситуации (действующим бизнес-процессам), вполне под силу и одному HR-менеджеру /специалисту по кадровому делопроизводству, то в крупной компании успешно реализовать этот процесс возможно лишь при слаженной командной работе всего персонала. Что для этого нужно? Первое — сформировать рабочую группу, второе — осуществить ряд подготовительных работ, третье — провести пилотный проект и уже по его результатам запустить процесс разработки ДИ в целом по всей компании.

Давайте рассмотрим каждый из выше представленных шагов (этапов) процесса разработки ДИ как можно более подробно:

Создание рабочей группы.

Данный шаг позволяет определить перечень конкретных должностных лиц, обеспечивающих эффективность конечной разработки.

Рабочую группу рационально формировать из специалистов по работе с персоналом (кадровой службы, отдела труда и заработной платы (ОТиЗ)/организации и стимулирования труда/мотивации персонала), специалистов по организационному развитию, руководителей структурных подразделений (СП), специалистов бухгалтерии и юридической службы. Руководителем группы целесообразно назначать заместителя генерального директора по работе с персоналом (и/или общим вопросам)/начальника управления (департамента) по работе с персоналом/организационному развитию.

Таблица 1. Функции членов рабочей группы

Члены рабочей группы

Специалисты по работе с персоналом (кадровой службы, ОТиЗ, др.), специалисты по организационному развитию

Определение структуры ДИ, методов сбора информации о содержании работ по должностям/профессиям, разработка анкет/ опросных листов, проведение наблюдений, интервью, анкетирования персонала. Организация и проведение пилотного проекта. Анализ полученной информации, заполнение ДИ, согласование ДИ с другими членами рабочей группы, внесение в тексты ДИ необходимых дополнений и изменений. Подготовка пакета ДИ к утверждению.

Специалисты юридической службы

Анализ проектов ДИ на предмет соответствия действующему законодательству, требованиям охраны труда, положениям локальных нормативных актов компании, трудовым договорам сотрудников.

Внесение в тексты ДИ данных, являющихся основанием для уменьшения доходов компании на сумму расходов, производимых с целью обеспечения выполнения работниками своих трудовых функций. Например, расходов на обучение, подготовку и переподготовку кадров, услуги мобильной связи, транспортные расходы.

Содействие сбору сведений о содержании работ в разрезе должностей/профессий структурных подразделений.

Руководитель рабочей группы

Организация и контроль производимых работ.

Осуществление подготовительных работ.

Прежде всего, на этом этапе определяется структура ДИ. В случае если ДИ в компании ранее уже разрабатывались, то структура новых ДИ может либо остаться прежней, либо подвергнуться некоторым изменениям. На рис. 3 представлен пример структуры ДИ.

При заполнении разделов структуры ДИ могут использоваться различные подходы. Так, например, содержание разделов «Общие положения» и «Прочие условия» может основываться на типовых должностных инструкциях, получивших широкое распространение, как в печати, так и в сети Интернет, а также на должностных инструкциях, разработанных в других компаниях.

Что касается разделов «Требования к знаниям и квалификации», «Должностные обязанности», то здесь наряду с типовыми ДИ и ДИ других компаний можно руководствоваться едиными тарифно-квалификационными справочниками работ и профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и других служащих. Однако следует помнить, что и типовые ДИ, и ДИ других компаний, и тарифно-квалификационные справочники могут не учитывать специфику деятельности конкретно вашей компании. Поэтому используйте эти документы только как вспомогательный материал.

В целом основным источником получения информации, особенно для разделов 3-6 ДИ должен являться непосредственно сам персонал организации.

Вот почему в процессе данного этапа так важно не ошибиться при выборе метода сбора сведений о содержании производимых работ (в разрезе должностей/профессий, имеющихся в компании). На практике существует 3 метода: наблюдение, анкетирование, собеседование (рис. 4).

В течение 1-2 дней группа специалистов производит наблюдение за сотрудниками, выполняющими одну и ту же работу.

В процессе наблюдения устанавливаются должностные обязанности, а также квалификация, знания, умения и навыки, необходимые для выполнения тех или иных работ.

Метод наиболее эффективен для получения информации о содержании простых работ, требующих повторения тех или иных операций.

Разрабатываются специальные анкеты, аккумулирующие в себе вопросы о содержании работы на конкретных рабочих местах/должностях/профессиях. Впоследствии они рассылаются всем сотрудникам, занимающим определенные должности, работающим по определенным профессиям в компании.

Метод эффективен для получения сведений о содержании сложных, разноплановых работ.

Осуществляется опрос персонала (от рядовых сотрудников до руководящего состава) относительно выполняемых функций, производимых работ. Полученные данные заносятся в специальные (заранее разработанные) формы (опросные листы).

Метод одинаково эффективен для получения информации о содержании как простых, так и сложных, разноплановых работ.

Данные методы можно вполне успешно комбинировать друг с другом. Причем на наш взгляд наибольший эффект достигается при одновременном использовании методов анкетирования и собеседования. Этот тандем позволяет получить максимум необходимой информации для разработки ДИ.

Завершающим итогом рассматриваемого этапа являются работы по организации пилотного проекта, в ходе которых определяется объект проекта (конкретное структурное подразделение компании), осуществляется информационно-разъяснительная работа с участниками (сотрудниками выбранного структурного подразделения) и подготовка соответствующих материалов (анкет, опросных листов).

Реализация пилотного проекта.

Этот этап главным образом необходим для выявления и последующего устранения возможных недостатков в разработанных материалах (опросных листах, анкетах): опечаток, некорректно сформулированных вопросов, др. а также для определения средней продолжительности времени их заполнения (с целью установления общего срока разработки ДИ в компании).

Более того в процессе реализации пилотного проекта могут обозначиться и другие проблемы, например, низкое качество заполненных анкет. В этом случае важно разобраться, чем обусловлена данная проблема: нежеланием сотрудников принимать участие в проекте, непониманием ими правил заполнения анкет, чрезмерной перегруженностью анкеты вопросами, какими-то иными причинами. Основные пути решения этой проблемы — мотивация участия работников в анкетировании (как вариант – предоставление дополнительного возможно оплачиваемого дня отдыха), повышение качества информационно-разъяснительной работы, замена метода анкетирования методом собеседования, упрощение анкет.

Разработка ДИ во всей компании.

Данный этап – результирующий. В его рамках производится анкетирование и опрос персонала, анализ и систематизация полученной информации, заполнение ДИ, согласование заполненных ДИ со всеми членами рабочей группы и, наконец, утверждение ДИ в компании.

Немного об актуализации разработанных ДИ.

Важно понимать, что ДИ – это не статичный документ. В идеале это документ, гибко реагирующий на все изменения, которые претерпевает компания: изменения стратегического, организационного, технологического, управленческого характера. Все они в той или иной мере затрагивают конкретные рабочие места, сказываются на содержании труда работников.

Поэтому внутри компаний целесообразно разрабатывать систему регулярного сбора сведений обо всех изменениях содержания работ в разрезе имеющихся должностей/профессий. Это может быть реализовано, например, посредством ежегодного анкетирования персонала или организации в компании внутреннего конкурса на предмет совершенствования организации труда.

Самое главное–не забывайте о том, что краеугольный камень успеха любого мероприятия–это мотивация. Разработка, доработка и актуализация ДИ–не исключение из этого правила, а лишь его дополнительное подтверждение.

Как разработать должностную инструкцию форум

Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.

22 Дек, 2016 г. - 12:59

22 Дек, 2016 г. - 10:47

22 Дек, 2016 г. - 12:50

О сайте
Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
Модераторы Skate. luna198. Евгений К.

08 Окт, 2016 г. - 18:38

Составляем должностную инструкцию

Трудовое законодательство не обязывает всех работодателей разрабатывать должностные инструкции. Однако на практике многие организации и предприниматели уже оценили по достоинству преимущества таких инструкций. Особенно актуальным становится этот документ при возникновении трудового спора. Если нужно доказать, что работник не выполнял свои трудовые обязанности, необходимо представить суду их четкий перечень. С этой ролью должностная инструкция справляется как нельзя лучше.

Должностная инструкция выполняет следующие задачи:

– установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);

– определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);

– установление пределов ответственности работника.

Для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством работодатель обязан составлять должностные инструкции. Например, это касается:

– медицинских работников (п. 1 ч. 2 ст. 73 Федерального закона № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 г.);

– частных охранников (ч. 2, п. 1 ч. 3 ст. 12.1 Закона РФ № 2487-1 от 11 марта 1992 г. Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.);

– работников, занятых в процессах производства, хранения, перевозки, реализации и утилизации молока и продуктов его переработки (п. 2 ст. 23 Федерального закона № 88-ФЗ от 12 июня 2008 г.);

– работников аптечных организаций, ведущих розничную торговлю лекарственными средствами (п. 9.8 ОСТ 91500.05.0007-2003).

Если обязанность по составлению должностных инструкций предусмотрена нормативными документами, при отсутствии инструкций работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

В отношении остальных работников обязанности по составлению должностной инструкции законодательством не предусмотрено. Но составлять и утверждать ее целесообразно, особенно если в трудовом договоре с работником не раскрывается его трудовая функция, а указывается только наименование должности, профессии, специальности (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.). Составлять должностные инструкции можно в отношении всех должностей, предусмотренных штатным расписанием, в том числе и вакантных. По должностям специалистов (например, бухгалтер, инженер, юрист) нужно составлять и утверждать должностные инструкции. А по профессиям рабочих (например, водитель, электрогазосварщик, грузчик) – инструкции по профессии (производственные инструкции). Однако не запрещено называть инструкции по профессии также должностными.

Образцы инструкций для различных должностей и профессий вы можете найти на сайте www.moedelo.org. На их основе легко разработать собственные инструкции, дополнив при необходимости спецификой работы конкретной организации или отрасли.

Комментарий: – По общему правилу отсутствие в организации должностных инструкций не расценивается как нарушение трудового законодательства и не влечет ответственности. Однако некоторые решения работодателя без должностных инструкций могут быть признаны незаконными. Например, отказ соискателям в приеме на работу по причине их несоответствия квалификационным требованиям при отсутствии самих этих требований, которые, как правило, содержатся в должностной инструкции. Это подтверждает, например, письмо Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г. При разрешении трудовых споров об увольнении работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания суды, как правило, требуют представить должностную инструкцию, а также свидетельства ознакомления с ней работника при трудоустройстве. Если работник не был ознакомлен с кругом своих обязанностей, не представляется возможным доказать, что он не прошел испытательный срок (см. например, Апелляционное определение Московского городского суда № 11-11709 от 26 июня 2012 г.).

При наличии должностной инструкции работодатель может:

– обосновать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;

– объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;

– распределить трудовые функции между работниками;

– оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции;

– обосновать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

– обосновать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей (в т. ч. и увольнения) (письма Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г. № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г. № 1028-с от 30 апреля 2008 г.).

В этот раздел включаются:

1) порядок назначения на должность и освобождения от должности. Определяется в соответствии с нормативными правовыми актами, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о структурном подразделении (если такое положение разработано и утверждено работодателем), другими локальными нормативными актами работодателя (например, может быть предусмотрено, что работник назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению определенного должностного лица);

2) требования к квалификации работника. Указываются уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных трудовых обязанностей (образование, повышение квалификации), требования к стажу работы, опыту работы в какой-либо сфере деятельности;

3) требования к знаниям работника ("должен знать"). Указываются основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении трудовых обязанностей;

4) перечень документов, которыми должен руководствоваться работник при выполнении трудовых обязанностей. Как правило, в этот перечень включаются:

– локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника (в т. ч. Правила внутреннего трудового распорядка);

– положение о структурном подразделении, в которое входит должность (см. например, Положение о кадровой службе (отделе кадров));

– приказы и распоряжения руководителя организации;

– распоряжения руководителя структурного подразделения;

– непосредственно должностная инструкция;

5) место работника в структуре подчиненности (указывается при наличии вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется работник, а также лица, которые находятся в подчинении у работника);

6) порядок назначения работника, на которого будут возлагаться обязанности данного работника в период его временного отсутствия (например, в период отпуска, временной нетрудоспособности, командировки и т. п.);

7) категория, к которой относится конкретная должность (руководитель, специалист, технический исполнитель).

В этот раздел нужно включить перечень обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках его трудовой функции.

Должностная инструкция раскрывает понятие трудовой функции работника, определяемой заключенным с ним трудовым договором (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ). Если в трудовом договоре, как правило, указываются только основные характеристики трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации), то в разделе "Должностные обязанности" должностной инструкции трудовая функция детально регламентируется, предусматриваются круг обязанностей работника, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т.д.

В качестве основы для разработки данного раздела должностной инструкции целесообразно использовать квалификационные характеристики, содержащиеся в квалификационных справочниках, например в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, Утвержденных Постановлением Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 г. и др. Трудовые обязанности работника нужно описать конкретно, подробно и понятно для исполнителя.

При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности (профессии) в конкретных организационно-технических условиях. Так, при необходимости можно распределить обязанности, содержащиеся в одной квалификационной характеристике, между несколькими работниками (исполнителями) или дополнить обязанности, предусмотренные квалификационной характеристикой по одной должности, обязанностями, предусмотренными характеристиками по другим должностям. Также в должностной инструкции работника допускается предусмотреть обязанность замещать работника со схожей трудовой функцией в период его временного отсутствия.

Комментарий: Обязанность работника уволиться по определенным основаниям (в т. ч. по собственному желанию) при наступлении каких-либо обстоятельств не относится к трудовой функции и не может быть включена в должностную инструкцию. Кроме того, такое положение прямо противоречит Трудовому кодексу РФ. У работника есть право расторгнуть трудовой договор по своей инициативе, но не обязанность сделать это по каким-либо производственным причинам (ст. 80 Трудового кодекса РФ). Желание уволиться должно быть добровольным волеизъявлением работника. По этому вопросу Роструд давал разъяснения в письмах № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г. № 3520-6-1 от 30 ноября 2009 г. с текстами которых можно ознакомиться на сайтеwww.moedelo.org.

В данный раздел включаются:

– право работника знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися его деятельности;

– запрашивать и получать от работников структурных подразделений организации документы и информацию, необходимые для выполнения его трудовых обязанностей;

– обращаться к руководителю организации с предложениями по вопросам, входящим в его компетенцию;

– требовать от своего непосредственного руководителя и руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав и т.п.

Для некоторых категорий работников (юриста, заместителя руководителя организации и др.) в этот раздел должностной инструкции включается право работника подписывать (визировать) документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

Сюда нужно включить виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных нормативных актов работодателя, приказов и распоряжений руководителя организации, а также нарушения работником трудовой дисциплины. Также можно предусмотреть положения, которые уточняют и конкретизируют ответственность должностного лица за те или иные нарушения. Например, если работник несет материальную ответственность на основании заключенного договора о полной индивидуальной материальной ответственности, это также целесообразно указать в данном разделе.

Основой для разработки данного раздела должностной инструкции является законодательство РФ о различных видах юридической ответственности. В соответствии со ст. 419 Трудового кодекса РФ ответственность подразделяется на материальную, дисциплинарную, административную, гражданско-правовую, уголовную. Как правило, формулировки в этом разделе приводятся в общем виде либо с указанием того, за какие нарушения какой вид ответственности возлагается на работника.

1. Сначала нужно составить проект инструкции с учетом требований действующего законодательства. Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Унифицированная форма инструкции не утверждена, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно. При подготовке должностной инструкции следует учитывать положения ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к содержанию и оформлению четко установлены только для должностной инструкции частного охранника на объекте охраны (Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.). В остальных случаях в качестве основы при составлении должностных инструкций можно использовать:

– квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 г.;

– единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (выпуски по соответствующим отраслям). Например, для составления инструкций по общеотраслевым профессиям рабочих можно использовать Выпуск 1, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС № 31/3-30 от 31 января 1985 г. (письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г. № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г. № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.).

Кроме того, при разработке должностных инструкций законодательство предписывает работодателям учитывать требования профессиональных стандартов (пп. "а" п. 25 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 23 от 22 января 2013 г.). Однако сами стандарты пока не утверждены, работу по их созданию координирует Минтруд России (ст. 195.1 Трудового кодекса РФ).

2. Если коллективным договором (соглашением) организации предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников например, - с профсоюзом, следует направить представительному органу на рассмотрение проект должностной инструкции и учесть его мнение. Если такой орган не создан, работодатель разрабатывает и принимает локальные нормативные акты (в т. ч. должностные инструкции) самостоятельно. Отсутствие представительного органа делает невозможным выполнение требований законодательства в этой части (ч. 3 ст. 8, ч. 1 ст. 372 Трудового кодекса РФ, п. 3 письма Роструда № 2742-6-1 от 8 декабря 2008 г.).

3. Затем необходимо подписать и завизировать должностную инструкцию. В соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительный документ (в т. ч. должностная инструкция) должен содержать реквизит "Подпись", который располагается в нижней части документа, после его текста. Должностную инструкцию, как правило, подписывает ее составитель (например, специалист по кадрам, руководитель структурного подразделения).

В зависимости от того, какой порядок принятия должностных инструкций установлен у работодателя, до утверждения руководителем организации (иным уполномоченным лицом) инструкцию могут визировать некоторые заинтересованные работники (например, руководитель кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала), руководитель юридического отдела (юрист) организации). Виза согласования располагается на оборотной стороне последнего листа должностной инструкции. Она должна включать в себя подпись и должность работника, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003).

4. После подписания нужно утвердить должностную инструкцию и ввести ее в действие с определенной даты. Должностную инструкцию утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Как правило, для этого издается приказ. Но если инструкция утверждается без каких-либо особенностей (по времени ее действия, порядку пересмотра, распространения и т.п.), можно не издавать отдельный приказ, а оформить на самой должностной инструкции гриф утверждения. Гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности работника, утверждающего документ (например, генеральный директор, директор по управлению персоналом), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003, ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).

5. В завершение процедуры необходимо ознакомить работника, принимаемого (принятого) на определенную должность (профессию), с инструкцией по этой должности (профессии). Сведения об ознакомлении с должностной инструкцией и подпись работника, подтверждающая ознакомление, могут ставиться:

– в листе ознакомления с должностной инструкцией (такой лист подшивается или подклеивается к самой инструкции);

– в Журнале ознакомления с должностными инструкциями или в Журнале ознакомления с локальными актами организации (образцы этих документов представлены на сайте www.moedelo.org);

– на экземпляре должностной инструкции, который будет храниться у работодателя (по аналогии с трудовым договором);

– на экземпляре трудового договора, который будет храниться у работодателя (например, на нем можно оформить такую надпись: "С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен").

Если работник не желает ознакомиться с должностной инструкцией, отказ целесообразно оформить письменно, например в виде акта. Этот документ убережет работодателя от возможных претензий со стороны проверяющих ведомств (например, трудовой инспекции). Он будет служить подтверждением того, что работодатель выполнил свою обязанность по ознакомлению работника с локальными актами, и снимет с организации ответственность, если работник, отказавшийся от ознакомления с локальным актом, впоследствии будет утверждать, что его с ним не знакомили (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 67, ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ).

Целесообразно подготовить два экземпляра должностной инструкции и выдать один работнику на руки (абз. 7 письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г.). Экземпляр желательно предоставить работнику под подпись.

Комментарий: Инструкция составляется по должности или профессии, а не в отношении каждого работника лично. Составлять именные должностные инструкции, конечно. не запрещено, но делать это нецелесообразно, ведь при увольнении работника такая инструкция будет утрачивать силу а при приеме нового ее придется утверждать заново. В то же время ФИО работника можно проставить вручную на его экземпляре утвержденной должностной инструкции во избежание потери экземпляра. Такие разъяснения даны в письме Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.