Категория: Бланки/Образцы
Документов в любой организации создается великое множество. И когда в организации для совершения определенных действий требуют оформить несколько документов, нередко приходится слышать от сотрудников ставшие такими привычными слова «Развели тут бюрократию!». Так-то оно так. Но следует учитывать тот факт, что рост объема документооборота в каждой организации - процесс весьма объективный.
На 17-й конференции - выставке по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW 2011 (которая проходила в мае 2011 г.) в одном из выступлений было отмечено, что, по экспертной оценке IDC*, с 2009 по 2020 г. рост информации увеличится в 44 раза, а это означает, что увеличится количество и объем документов, обеспечивающих процесс управления. А при увеличении объема документов на первый план выходит проблема их сохранности. Ведь нередко случается так, что документы пропадают. И причины тому могут быть разные: невнимательность или халатность сотрудников, форс-мажорные обстоятельства. Что же делать в таких ситуациях?
International Data Corporation (IDC) - аналитическая фирма, специализирующаяся на исследованиях рынка информационных технологий. Является подразделением компании International Data Group. Штаб-квартира - т, Массачусетс. По собственным данным, на IDC работают более тысячи аналитиков в пятидесяти странах мира.
Как всегда, постараемся начать с самого начала, т. е. посмотрим, что же собой представляет документ. Документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать**.
**ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель***.
***Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Закон об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Как видим, документ - это информация, которая фиксируется, во-первых, для подтверждения каких-то фактов, а во-вторых, для сохранности этой самой информации об этих фактах, поэтому пропажа каких-либо документов всегда таит в себе серьезные проблемы для любой организации. Так как же правильно хранить документы?
Хранение документовОбязанность хранить документы определяется законодательством Российской Федерации, а перечень документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании:
В настоящее время при определении документов, подлежащих хранению, а также сроков их хранения используют следующие утвержденные типовые перечни:
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Перечень содержит 1003 статьи о хранении документов, а учитывая, что часть статей имеет обобщенное название тех или иных видов документов, то на практике количество видов документов, подлежащих хранению, значительно больше.
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).
Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.
2. Ведомственных перечней.
Ведомственные перечни разрабатываются конкретным ведомством.
3. Законов, регулирующих деятельность той или иной организационно-правовой формы юридического лица, что в значительной степени накладывает отпечаток на хранение определенных видов документов в той или иной организации. Приведем некоторые из законов:
4. Специальных законов. регулирующих ту или иную деятельность, например Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Ответственность за сохранность указанных документов несет руководитель организации.
Следует учитывать, что данный закон утратит свою силу с 1 января 2013 г. а вместо него вступит в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». в соответствии с которым несколько изменяются сроки хранения бухгалтерских документов.
5. Иных правовых актов Российской Федерации.
6. Устава организации.
7. Внутренних документов юридического лица, например, документы каждой организации и сроки их хранения отражаются в номенклатуре дел, утверждаемой приказом организации.
8. Решений исполнительного органа юридического лица (органами управления организации).
Пропажа документовВ деятельности организации важен любой документ, и, говоря о пропаже документов, прежде всего нужно определить алгоритм действий, которые необходимо выполнять в таких ситуациях. Но переходить к рассмотрению предложенного алгоритма следует в том случае, если невозможно быстро восстановить документ, например попросить контрагента подписать заново договор или первичные учетные документы.
Очевидно, что выполнение предложенного алгоритма достаточно трудоемко, поэтому он не всегда используется в практической деятельности организации. Хотя на практике могут возникнуть ситуации, когда без соблюдения такого алгоритма не обойтись. Алгоритм этот достаточно общий, поэтому в зависимости от вида документа и соответствующих требований, определенных законодательством при утрате соответствующих документов, в приведенную схему действий могут вноситься изменения.
Шаг первый. Пишем докладную запискуВ случае пропажи документов сотрудник, обнаруживший пропажу, должен направить докладную записку руководителю организации. Докладная записка должна содержать следующую основную информацию:
Ведь очень часто случается так, что, например, компетентные органы запрашивают при проверке оригиналы документов. Сотрудник, сопровождающий работу компетентных органов, обеспечивает сбор документов, запрашивая их в соответствующих структурных подразделениях, которые осуществляют их хранение. И если на такой запрос документы не будут предоставлены, то следует направить докладную записку руководителю организации о пропаже документов. На основании записки руководитель узнает о пропаже документов и решит, как действовать в той или иной ситуации.
Пример докладной записки
Шаг второй. Создание комиссииКак правило, на основании докладной записки руководитель организации принимает решение о создании комиссии для расследования причин пропажи или гибели документов, установления четкого перечня тех документов, которые пропали (погибли), определения путей их восстановления. При этом следует заметить, что иногда создание комиссии может быть предусмотрено правовым актом Российской Федерации или внутренними локальными нормативными актами организации. Так, в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 под № 105),
«в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации».
В каждом случае утраты или гибели документов приказом организации создается комиссия для расследования факта утери или гибели документов организации. В члены комиссии включают: руководителя соответствующего структурного подразделения, ответственного за хранение пропавших документов, представителя юридической службы, представителей иных структурных подразделений, а также представителя службы безопасности.
Пример приказа о создании комиссии
По результатам работы комиссии составляется соответствующий акт с указанием причины утраты или гибели подлинников документов организации и перечнем таких документов. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Но при этом акт должен содержать следующие данные:
Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации, после этого приобщается к передаваемому на хранение дубликату утерянного или утраченного документа организации, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» делается отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа.
Шаг третий. Анализ причинПосле того как комиссией будет составлен акт о причинах утраты документов и определен перечень этих документов, необходимо особое внимание обратить на причины утраты:
например, в соответствии с п. 2 ст. 12 Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в случае пожара, стихийного бедствия и в других чрезвычайных ситуациях необходимо провести инвентаризацию.
Инвентаризация проводится для оценки стоимости утраченного имущества. Необходимость проведения инвентаризации определяют юристы и бухгалтерия. Для проведения инвентаризации приказом организации создается рабочая комиссия. Для этого используется унифицированная форма № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации», утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Результаты инвентаризации оформляются актами*, которые после проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.
* Формы данных актов утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 27.03.2000 № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией"».
Для признания в целях налогообложения прибыли в качестве внереализационных расходов, уменьшающих полученные доходы, материальные потери от пожара, стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств необходимо документально подтвердить:
Если документы были украдены, то необходимо обратиться в отделение внутренних дел по месту нахождения вашей организации для проведения соответствующего расследования.
Если были утрачены первичные учетные документы, необходимо уведомить об этом ИФНС.
Меры по восстановлению этих документовПосле того как комиссия определила, какие документы были утрачены и причины их утраты, должны быть приняты меры по восстановлению этих документов. В случае утраты подлинника документа соответствующее структурное подразделение или члены комиссии инициируют и осуществляют все необходимые действия в целях получения надлежащим образом оформленного дубликата утерянного документа.
Здесь тоже возможно несколько вариантов действий в зависимости от видов утраченных документов. Можно направить письмо контрагенту с просьбой восстановить утраченные документы.
Пример письма контрагенту с просьбой изготовить дубликаты утраченного документа
Если утеряны документы в акционерных обществах, хранение которых предусмотрено Законом «Об акционерных обществах» (ст. 89), а также Положением о порядке и сроках хранения документов (утв. постановлением ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс (п. 2.1), вашей организации необходимо обратиться в Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР) за получением копий этих документов. Но, сразу предупредим, ФСФР может оштрафовать вашу организацию.
В соответствии с ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение акционерным обществом обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акциорнерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, а также нарушение порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.
Если утерян какой-либо организационно-распорядительный документ, а руководитель организации отказывается подписать восстановленный документ без проведения расследования, то тогда необходимо будет провести расследование причин утраты по всем правилам, для чего создается комиссия и выявляются причины утраты, и потом направить служебную записку руководителю с просьбой подписать дубликат организационно-распорядительного документа. Т Как правило, при утере документов изготавливают дубликаты, выдача отдельных видов которых предусмотрена нормативно-правовыми актами. Но в некоторых случаях возможно изготовление заверенной копии утраченного документа, например, такая возможность предусмотрена п. 3.4 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).
Если утерян бухгалтерский документ, то можно обратиться в ИФНС с просьбой о выдаче копии или в банк, который имеет оригинал утраченного документа (при утере финансовых документов).
Следует заметить, что после восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа, о чем делается соответствующая отметка в номенклатуре дел организации.
Фрагмент номенклатуры дел
Как видим, документирование пропавших документов -процесс непростой, но в некоторых ситуациях просто необходимый и зачастую определенный требованиями законодательства Российской Федерации. Поэтому можно рекомендовать в целях минимизации возможных потерь документов и обеспечения их сохранности организовать хранение документов на предприятии по всем правилам архивного дела.
Образец акта вы можете посмотреть в файле ответа.
В случае гибели «первички» руководитель своим приказом назначает специальную комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов.
Результаты работы комиссии оформляют актом. который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения. Нелишне будет приложить к акту опись пострадавших документов.
Сергея Разгулина. действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как поступить, если первичные документы утеряны
Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку. на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом .
Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.
Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность .
Из статьи журнала «Учет в строительстве» № 8, август 2008
Первичные документы утрачены …
Действия бухгалтера при утрате «первички»
Итак, документы утрачены. Что же следует предпринять в этом случае?
Подготовка оправдательных документов
Наличие документов, подтверждающих факт несчастного случая, поможет организации избежать ответственности. Например, в случае пожара – это справка из органа противопожарной службы, в случае затопления – справка из жилищной конторы, обслуживающей организацию.* Если речь идет о каком-то стихийном бедствии, это может быть документ, выданный территориальным управлением МЧС России.
Если же документы были украдены – справка местного органа внутренних дел (если виновные не установлены – копия постановления о приостановлении уголовного дела).
Принятие мер для восстановления утраченных бумаг
То, как это сделать, определено в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждены Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105 ).
Так, согласно пункту 6.8 этого Положения, в случае пропажи или гибели «первички» руководитель своим приказом назначает специальную комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, – завхоза, начальника службы безопасности и т. п.
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения. Нелишне будет приложить к акту опись пострадавших документов.*
Алгоритм действий при утрате «первички» определили и налоговики (см. например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 сентября 2002 г. № 26-12/43411 ). В их письме сказано, что помимо создания комиссии необходимо провести инвентаризацию.
Акт по расследованию пропажи документов
Акционерное общество «Альфа»
2-ой тип инвентаризации может быть инициирован, если вещественно ответственное лицо (дескать) скажет работодателю об утере бланков серьезной отчетности. Взыскание с виноватого работника суммы причиненного вреда, не превосходящей среднего месячного заработка, делается по распоряжению работодателя. Вы желаете отыскать эталон акта утрате документа.
Акт комиссии об утрате (недостаче) имущества, если таковой акт был составлен на месте происшествия. 
Инвентаризация проводится для оценки цены утраченного имущества.
Ознакомиться с документом вы сможете, заказав бесплатную демонстрацию систем кодекс и техэксперт либо купите этот документ прямо на данный момент всего за49руб. 
Акты это рубрика содержит различные виды актов акт передачи, эталон акта, акт работ, акт приема. Вы желаете скачать эталон акта утрате документа на данный момент! В оборотном случае данное обязательство возлагается на вещественно ответственное лицо указание на инвентарный номер имущества.
Скачать в ученический контракт с работником в формате word. Форма акта об утрате документа в судебном департаменте при верховном суде русской федерации. Закона рф о защите прав потребителей обязать ответчика выплатить мне цена выполнения работ и взыскать в мою пользу уплаченную за установку 2-ух окон валютную сумму вразмере рублей.
Засняв состояние жлибоща конкретно после затопления, вы получите надежное подтверждение факта порчи имущества. эталоны претензий, исковых заявлений и др. Для перехода в ms word нажмите кнопку акт об утрате имущества работника (примерная форма).
Обязать ответчика восполнить причиненный мне моральный вред в сумме рублей. Встречались ли вам ошибки в извещениях об уплате личных налогов (на имущество физлицтранспортный земляной)? Кадровая служба на каждого работника организации в 1-ый денек его работы заводит личную карточку.
А что здесь сочинять то?акт об утрате имущества и. Акт об утере имущества на хранении патчи, программки, аннотации. Для перехода в ms word нажмитекнопку для более удобногозаполнения бланк в ms word представлен в переработанномформате.
И предпосылки тому могут быть различные невнимательность либо халатность служащих, форс-мажорные происшествия. 
Как расследовать и оформить утрату документов? После окончания процесса оплаты выполучите доступ кполному тексту документа, возможность сохранить его вформате.
Александр Филиппов (Москва)Вадим Иванов
Если вы докажете, что действовали в условиях крайней необходимости, то вас могут не привлекать к административной ответственности. Надеюсь, в протоколе вы указали, почему оставили место ДТП. Также, правонарушение может быть признано.
Любовь Васильева
Смотря какие показания даст дерево. Стоит учить ПДД, так как через полгода, придется пересдавать, когда пойдете права возвращать да беспокоится уже и не стоит. за тебя побеспокоились. машину отправили на штраф стоянку. че готовь.
Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий
Рейтинг ответа: Лучший ответ
Амелия Петрова (Мск)Вадим Иванов
на алименты - в мировой суд по своему месту жит-ва. А для лишения род. прав нужны веские основания- смотрите ст. 69 СК РФ
Любовь Васильева
вот она-женская мстительность. Откуда столько прыти вдруг? Ни с того, ни с сего? Опасно, очень опасно жениться стало В суде--на алименты (2). Пока этим и ограничьтесь--второе сложнее. котлеты отдельно, а мухи отдельно. начните с.
Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий
Рейтинг ответа: Лучший ответ
Амелия Казакова (Мск)Вадим Иванов
ты представить себе не можешь как круто быть одному лучше быть ни с кем, чем с кем попало. тебя больше угнетает безделье. не более того
Любовь Васильева
Меняться. долго читать, но ты не ожинок Почему у тебя нет друзей и знакомых? Может дело в тебе? Посиди, подумай, исправь что то в себе, может тогда к тебе люди потянутся ну тыже не страшная? Найдите себе похожего на вас друга (.
Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий
Рейтинг ответа: Лучший ответ
Алиса Егорова (Мск)Вадим Иванов
При утрате (похищении) паспорта гражданин представляет письменное заявление, в котором указывается, где, когда и при каких обстоятельствах был утрачен (похищен) паспорт, заявление о выдаче (замене) паспорта по форме N 1П, четыре личные.
Любовь Васильева
ВОДИТЕЛЬСКИЕ ПРАВА Любой документ удостоверяющий личность В полицию обратитесь, справку выдадут. Любой документ удостоверяющий личность, т. е. док. с фотографией, типа. герой РФ, участник ликвидации аварии на ЧАЭС и т. п. Ну а если.
Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий
Рейтинг ответа: Лучший ответ
Агата Панина (Мск)Вадим Иванов
просто укажите что у вас алиби, попросите чтобы допросили ваших свидетелей, это называется ходатайство, ну и справку с места работы что работали в то время. И всё это в присуствии адвокакта если у вас статус подозреваемой.
Любовь Васильева
тебя на понт берут, не ведись. у них сука тактика такая, сходи к адвокату, он поможет всё правильно сделать Просто следствию нужно предоставить как можно больше док-ств, что ты была в другом месте, на момент совершения преступления (.
Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Краузе Юрий
Рейтинг ответа: Лучший ответ
Акт об утрате документов
об утрате документов
_________________________ "___"________ ____ г.
(Ф.И.О. работника, должность, структурное подразделение)
в присутствии ____________________________ и _____________________________.
составлен настоящий акт об утрате следующих документов:
(название и реквизиты документа)
(название и реквизиты документа)
(название и реквизиты документа)
Утрата документов обнаружена при следующих обстоятельствах: _______________
Объяснение лица, ответственного за учет и хранение утраченных документов:
Лицо, ответственное за учет и хранение утраченных документов:
Акт об утрате документов (примерная форма)
Доступ кполной версии этого документа ограничен
Идет завершение процесса оплаты.
Полный текст документа будет доступен вам, как только оплата будет подтверждена.
После подтверждения оплаты, страница будет автоматически обновлена,
обычно это занимает не более нескольких минут.
Приносим извинения за вынужденное неудобство.
Если денежные средства были списаны, но текст оплаченного документа предоставлен не был, обратитесь к нам за помощью:
Акт об утрате документов (примерная форма)
Алгоритм этот достаточно общий, поэтому в зависимости от вида документа и соответствующих требований, определенных законодательством при утрате соответствующих документов, в приведенную схему действий могут вноситься изменения.
Шаг первый. Пишем докладную записку
В случае пропажи документов сотрудник, обнаруживший пропажу, должен направить докладную записку руководителю организации. Докладная записка должна содержать следующую основную информацию: перечень документов, которые пропали (если он установлен), или просто наименование тех или иных документов
обстоятельства, при которых была обнаружена пропажа документов. Ведь очень часто случается так, что, например, компетентные органы запрашивают при проверке оригиналы документов. Сотрудник, сопровождающий работу компетентных органов, обеспечивает сбор документов, запрашивая их в соответствующих структурных подразделениях, которые осуществляют их хранение.
Акт об утрате документов
об утрате документов
_________________________ "___"________ ____ г.
(Ф.И.О. работника, должность, структурное подразделение)
в присутствии ____________________________ и _____________________________.
составлен настоящий акт об утрате следующих документов:
(название и реквизиты документа)
(название и реквизиты документа)
(название и реквизиты документа)
Утрата документов обнаружена при следующих обстоятельствах: _______________
Объяснение лица, ответственного за учет и хранение утраченных документов:
Лицо, ответственное за учет и хранение утраченных документов:
Результаты инвентаризации оформляются актами*, которые после проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете. * Формы данных актов утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 27.03.2000 № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией"». Для признания в целях налогообложения прибыли в качестве внереализационных расходов, уменьшающих полученные доходы, материальные потери от пожара, стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств необходимо документально подтвердить:
справкой, выданной соответствующим органом о произошедшем чрезвычайном обстоятельстве, например, пожар может быть подтвержден справкой Управления Государственной противопожарной службы, протоколом осмотра места происшествия и актом о пожаре, которыми утверждается причина возгорания;
актом инвентаризации, в котором нужно зафиксировать стоимость утраченного имущества.
