Оформление обложки дела

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации листов. Требования к оформлению обложки закреплены ГОСТ 17914 – 72.

Для изготовления обложек применяется только картон. Корешок обложки должен быть гибким, шириной 40 мм. После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела.

При заведении дела на его обложку выносят ряд сведений по номенклатуре дел:

полное наименование организации с указанием ее подведомственности (именительный падеж);

наименование структурного подразделения;

делопроизводительный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;

срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Дополнительно проставляются:

даты дела (тома, части);

номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);

количество листов в деле;

архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).

На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации.

Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

На обложке дела обязательно указывается дата дела, т.е. год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их дата отражается в заголовках дел. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначается арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

На обложке дела обязательно указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела и срока хранения дела (переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации).

Опись дел –это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел . Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел.

Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу и иные однотипные дела;

на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);

служебные ведомственные издания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурная. Например:

Отдел труда и заработной платы

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащиеся в них документы по такой примерной схеме:

приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или алфавиту.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, так как на них составляется самостоятельная опись. Примерный вид описи приведен на рисунке 9.6.

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата

Папки в бухгалтерии

Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше. Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.

Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту. Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента. Однако бухгалтер может придумать и свой порядок. Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.

Каждую папку с документами следует подписать, например:

3 квартал 2014 года

На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся. В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать. Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.

Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.

Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него. Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира. Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу. Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель. Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств.

Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты. Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.

Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам. Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.

Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно. Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.

Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.

К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.

На каждого сотрудника компании следует завести личное дело. Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника. В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки. Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.

Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.

Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках. Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:

1. Документы кладутся в твердую обложку. В них делаются проколы слева на полях.
2. Через проколы пропускается толстая нить или лента, сзади она завязывает в узел. При этом свободные концы должны быть хотя бы 5 см.
3. На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.
4. Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.

Эта процедура необязательна. Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ). Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).

Про входящие первичные документы можно прочитать здесь .

О хранении документов в архивах написано тут .

ГОСТ -2002 СИБИД

ОБЛОЖКИ И ПЕРЕПЛЕТЫ

Общие требования и правила оформления

System of standards on information, librarianship and publishing. Editions.
Paper covers and bindings. General requirements and rules of presentation

МКС 01.140.40
ОКСТУ 0007

Дата введения 2003-01-01

1 РАЗРАБОТАН Российской книжной палатой Министерства Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций и Межгосударственным техническим комитетом по стандартизации МТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"

ВНЕСЕН Госстандартом России

2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 4 от 12 апреля 2002 г. по переписке)

За принятие проголосовали:

3 Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 5 июня 2002 г. N 233-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.84-2002 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 2003 г.

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает требования к оформлению обложек и переплетов книжных и сериальных изданий.

Стандарт не распространяется на газетные и листовые издания.

Стандарт предназначен для издателей и полиграфических предприятий независимо от их организационно-правовой структуры, ведомственной принадлежности и формы собственности.

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 обложка: Покрытие издания, которое содержит ряд его выходных сведений и является элементом внешнего оформления издания.

3.2 суперобложка: Дополнительная обложка с клапанами, которая защищает переплетную крышку или обложку и используется как элемент внешнего оформления издания, а также для рекламы.

3.3 переплет: Прочное покрытие издания, которое содержит ряд его выходных сведений и является элементом оформления издания.

3.4 переплетная крышка: Основная часть переплета, состоящая из сторонок и корешка, покрытых переплетным материалом.

3.5 сторонка переплета: Деталь переплетной крышки из листового картона или другого плотного материала, имеющая, как правило, формат издания.

3.6 корешок переплета (обложки): Деталь переплетной крышки, соединяющая его первую и четвертую сторонки и прикрывающая корешок книжного блока.

3.7 книжный блок: Часть материальной конструкции издания, состоящая из комплектов листов, расположенных в определенной последовательности, скрепленных между собой для вставки в переплетную крышку или покрытия обложкой.

3.8 футляр: Коробка, предназначенная для упаковки изданий с целью их защиты.

3.9 штриховой код: Код Международной ассоциации товарной нумерации (EAN), который используется для маркировки изданий с целью контроля за их реализацией.

3.10 титульный лист издания: Страница издания, на которой размещаются его основные выходные сведения.

4.1 Оформление обложки и переплета издания определяется художественным замыслом издателя и типологическими особенностями издания.

4.2 Сведения, размещаемые на обложке, суперобложке и переплете, должны идентифицировать издание и соответствовать выходным сведениям, приводимым на титульном листе издания. Не допускается приведение на обложке, суперобложке и переплете сведений, искажающих или противоречащих выходным сведениям на титульном листе издания.

5.1 На левой странице обложки, суперобложки или на передней сторонке переплета обязательно приводят:

- имя автора (авторов);

Количество авторов на первой странице обложки, суперобложки или на передней сторонке переплета должно соответствовать количеству авторов, указанных на титульном листе издания и, как правило, не должно превышать трех.

5.2 На первой странице обложки, суперобложки или на передней сторонке переплета официальных и нормативных изданий обязательно приводят:

- наименование официального учреждения;

- имя автора (авторов);

5.3 На первой странице обложки, суперобложки или на передней сторонке переплета многотомных изданий обязательно приводят:

- имя автора (авторов);

- обозначение и номер тома.

5.4 На первой странице обложки, суперобложки или на передней сторонке переплета выпусков книжных серий приводят:

- название серии и/или марку серии, номер выпуска серии;

5.5 На первой странице обложки, суперобложки или на передней сторонке переплета периодических и продолжающихся изданий должны быть указаны:

- номер ISSN (в правом верхнем углу);

- порядковый номер издания;

- год выпуска издания.

5.6 Издатель может приводить на первой странице обложки, суперобложки или на передней сторонке переплета все выходные сведения, которые указаны на титульном листе издания.

5.7 При отсутствии титульного листа на первой странице обложки приводятся все необходимые выходные сведения (по ГОСТ 7.4 ).

6.1 При толщине книжного блока свыше 9 мм на корешке обложки, переплета указывают:

- имя автора (авторов);

- обозначение и номер тома, выпуска, части (для многотомных изданий);

- первые и последние слова или буквы (для многотомных справочных изданий и словарей).

6.2 Сведения на корешке печатают в установленной выше последовательности сверху вниз (см. приложение А). Для изданий, толщина блока которых превышает 40 мм, возможно использование поперечного расположения приводимых сведений.

6.3 Сведения, приводимые на корешке, разделяют полиграфическими средствами.

7.1 На четвертой странице обложки, суперобложки или на задней сторонке переплета в их нижней части приводится штриховой код издания.

7.2 Дополнительно могут приводиться сведения об авторах, о серии, об издателе и иная рекламная информация.

8.1 Футляр, контейнер, папку и т.п. оформляют так же, как и обложку или переплет издания (см. разделы 4-7).

Текст документа сверен по:
официальное издание

Для документов: обложки, папки, хранение