Приложение к штатному расписанию образец - актуальная информация

Как и для большинства других кадровых документов, строгих требований к порядку разработки и утверждения штатного расписания. Руководитель вправе сам определить эту процедуру или поручить это кадровику. Чтобы вы ничего не упустили, составляя и утверждая данный локальный нормативный акт, мы решили по шагам расписать все необходимые действия. Штатное расписание - это локальный нормативный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Оно содержит перечень структурных подразделений и должностей, сведения о количестве штатных единиц и размерах должностных окладов и надбавок, установленных у работодателя. Данный документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а значит, работники кадровой службы и бухгалтерии несут ответственность за его составление и оформление. Несмотря на то, что штатное расписание относится к кадровым документам, с точки зрения содержания это прежде всего экономический документ, и его составление требует наличия определенных знаний в области экономики. Разработку штатного расписания работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за подготовку этого документа, были определены в локальных нормативных актах, например в Инструкции по делопроизводству. Здесь же обычно закрепляется процедура внесения изменений в этот документ. Таким образом, в Инструкции по делопроизводству мы рекомендуем определить: 1 сроки разработки штатного расписания внесения в него изменений и приказа об утверждении штатного расписания приказа о внесении изменений ; 2 состав нормативных правовых актов и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых разрабатывается данный документ; 3 работников, ответственных за составление и оформление штатного расписания и приказа о его утверждении за внесение в него изменений и составление и оформление приказа о внесении изменений ; 4 работников, с которыми необходимо согласовывать проект этого локального нормативного акта вносимые изменения. Следует иметь в виду, что согласование проекта штатного расписания не является обязательным. Для придания этому документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования его содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна. Координировать работу по подготовке штатного расписания может отдельный работник, например заместитель руководителя организации, ответственный за персонал, или иное уполномоченное должностное лицо. Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Однако в организации может не быть таких структурных подразделений и специалистов, и чаще всего на практике разработка штатного расписания поручается специалистам бухгалтерских, кадровых и юридических служб. Штатное расписание составляется в форме таблицы, включающей десять граф приложение 1. Этап 2Оформление штатного расписания Шаг 1Оформляем реквизиты унифицированной формы При составлении штатного расписания оформляются следующие реквизиты: 1. При наличии сокращенного наименования сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное в скобках. Оформляется цифровым способом в соответствующей графе. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами. Шаг 2Подписываем штатное расписание Штатное расписание должно быть подписано руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку. Кстати сказать На практике широкое распространение получило установление в штатном расписании размера тарифных ставок окладов и надбавок в иностранной валюте. При этом работодатели утверждают, что Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте условных единицахтак как в ч. И поскольку выплата заработной платы, размер которой определен в иностранной валюте, производится в рублевом эквиваленте, по курсу, установленному на день, определенный трудовым договором, то и нормы Кодекса не нарушаются. Oднако при решении этого вопроса необходимо принимать во внимание и другие положения трудового законодательства. Так, оклад должностной оклад - это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых должностных обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. А тарифная ставка - это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности квалификации за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Как видим, часть заработной платы - тарифная ставка оклад - должна быть неизменной в течение периода действия трудового договора, только если стороны не договорятся об изменении условий оплаты труда в общем порядке, предусмотренном нормами главы 12 ТК РФ. А это условие невыполнимо при установлении заработной платы в иностранной валюте, так как при перерасчете по курсу например, на день выплаты или на последний день расчетного периода все время будет получаться разная сумма. Вопрос о возможности указания заработной платы в иностранной валюте в трудовых договорах неоднократно рассматривался специалистами Федеральной службы по труду и занятости. В письмах Роструда от 24. При этом изменение курса рубля по отношению к иностранной валюте может привести к ухудшению условий оплаты труда работника. Таким образом, установление в трудовых договорах заработной платы в рублевом эквиваленте суммы в иностранной валюте не в полной мере соответствует трудовому законодательству и при определенных условиях ущемляет права работников. Поэтому заработная плата должна быть установлена в рублях. Так как наименование должности работника и размер оплаты его труда в трудовом договоре указываются в соответствии со штатным расписанием, то графы 5-8 штатного расписания необходимо заполнять, указывая размеры тарифной ставки оклада и надбавок в рублях. Этап 3Утверждение штатного расписания Штатное расписание утверждается путем издания соответствующего приказа. Шаг 1Составляем проект приказа об утверждении штатного расписания Приказ об утверждении штатного расписания является приказом по основной деятельности. В его тексте необходимо указать факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Шаг 2 согласовываем проект приказа об утверждении штатного расписания Согласование проекта приказа об утверждении штатного расписания не является обязательной процедурой. Однако это желательно делать для совершенствования содержания штатного расписания и приведения его в соответствие с нормами действующего законодательства. Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой согласования. Реквизит «Виза» включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату согласования. При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным проектом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. При наличии замечаний проект штатного расписания дорабатывается до окончательного варианта. В том случае если в процессе согласования в проект штатного расписания были внесены существенные изменения, оно подлежит повторному визированию. Если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути, повторное визирование не требуется. Шаг 3Подписываем приказ об утверждении штатного расписания Приказ об утверждении штатного расписания должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом. Пример оформления приказа об утверждении штатного расписания приведен в приложении 2. Шаг 4Регистрируем приказ об утверждении штатного расписания Приказ об утверждении штатного расписания регистрируется в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Шаг 5Oформляем гриф утверждения на штатном расписании При утверждении документа приказом руководителя или иного уполномоченного лица гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Шаг 6Направляем приказ и штатное расписание в дело Обратите внимание! Срок хранения штатного расписания - постоянно Каждый работодатель определяет место хранения штатного расписания самостоятельно. Как правило, это место хранения приказов по основной деятельности. Работодатель определяет и требуемое количество экземпляров штатного расписания, а также необходимость предоставления выписок из документа в соответствующие структурные подразделения. Пример оформления штатного расписания приведен в приложении 3. Подписка на статьи Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Подписаться Рассылка Продукты и услуги партнеров Популярные статьи События и мероприятия Акции и подарки Кадровые новости Новости проектов по адресу эл. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Это займет всего 55 секунд, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам. Всего один шаг - и документ Ваш! Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет всего 57 секунд. После неё Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Кажется, приказа будет недостаточно. Подписка на статьи Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку.

Карта сайта Все права защищены.
При использовании материалов сайта ссылка на vkostrome.ru обязательна!

Основной документ организации, в котором отражается ее структура, штатный состав и штатная численность в соответствии с уставом (положением)

При разработке штатного расписания используются следующие документы:

1) структура и штатная численность организации (ее подразделений);

2) перечень наименований и кодов структурных подразделений организации;

3) нормативы штатной численности;

4) квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;

5) единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (соответствующий выпуск);

6) общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;

7) коллективный договор, положение об оплате труда или иные локальные нормативные акты, устанавливающие систему оплаты труда;

8) иные нормативные акты и нормативно-технические документы.

Следует помнить, что при составлении штатного расписания не допускаются подчистки и исправления. Заполнение всех граф штатного расписания (кроме графы «Примечание») является обязательным.

^ 1.2. Переписка по утверждению штатного расписания.

Приказ об утверждении штатного расписания

Проект штатного расписания. Проект штатного расписания подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, а также иными лицами, относящимися к высшему звену управления организацией.

3 года ЭПК (после утверждения)

Для этого копии направляются в подразделения, а также заинтересованным лицам. При подготовке проекта штатного расписания не обязательно использовать унифицированную форму № Т-3. Более того, если речь идет действительно о согласовании, а не о формальной простановке резолюций «не возражаю», «согласен», то лучше всего подготовить такую форму документа, которая позволит внести записи с предложениями, замечаниями и т.д.

Визы согласования проставляются на последнем листе. Если у визирующих нет замечаний, штатное расписание представляется на утверждение. Если же по отдельным положениям есть поправки, то после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты, указывается:

В этом случае замечания к проекту (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом.

Они также могут излагаться на оборотной стороне последнего листа проекта.

Замечания руководителей структурных подразделений при согласии с ними должностного лица, ответственного за разработку штатного расписания, учитываются путем внесения их в проект. Замечания, с которыми это должностное лицо не согласно, или не согласны иные лица, визирующие документ, рассматривает руководитель организации или уполномоченное им лицо при утверждении штатного расписания.

Если в процессе визирования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Если же в проект включены уточнения, не меняющие его сути, то повторного визирования при доработке не требуется.

Приказ о подготовке штатного расписания. Как уже отмечалось, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который обычно входит в штат отдела организации и оплаты труда. При отсутствии в штате организации такой должности, обязанности по подготовке штатного расписания, как правило, возлагаются на сотрудников отдела кадров.

Издание приказа о подготовке штатного расписания необходимо в тех случаях, когда порядок разработки этого локального нормативного акта в организации не регламентирован.

О подготовке штатного расписания

Руководствуясь пунктом 9.11 Устава общества,

1. Утвердить на 2005 год фонд оплаты труда по подразделениям общества (прилагается).

2. Руководителям структурных подразделений в срок до 29.11.2004 подготовить и представить в отдел кадров предложения по окладам и тарифным ставкам, количеству штатных единиц по соответствующим подразделениям на 2005 год.

3. Отделу кадров и отделу организации и оплаты труда на основании полученных от руководителей структурных подразделений предложений подготовить проект штатного расписания на 2005 год, обеспечить его согласование с главным бухгалтером и представить на утверждение в срок до 13.12.2004.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приказ об утверждении штатного расписания. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. В констатирующей части приказа (распоряжения) указываются основания утверждения нового штатного расписания.

ООО «Подмосковные вечера»

Об утверждении штатного расписания на 2005 год

Руководствуясь пунктом 9.11 Устава общества

1. Утвердить штатное расписание общества на 2005 год согласно приложению.

2. Установить, что штатное расписание на 2005 год вступает в силу с 01.01.2005.

3. С момента вступления в силу нового штатного расписания считать утратившим силу штатное расписание на 2004 год.

4. Отделу кадров, отделу организации и оплаты труда, бухгалтерии привести локальные нормативные акты общества и кадровые документы в соответствие новому штатному расписанию в срок до 31.12.2004.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Переписка по штатному расписанию. В процессе подготовки проекта и утверждения штатного расписания образуется огромное количество документов:

^ Переписка по штатному расписанию

Зависит от вида документа

3 года ЭПК (после утверждения)

Все они должны храниться вместе с проектами. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению.

^ 1.3. Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Основанием для внесения изменений в штатное расписание является соответствующий приказ руководителя организации.

^ Приказ об изменении штатного расписания

3 года ЭПК (после утверждения)

Срок хранения по месту разработки и утверждения ШР

Срок хранения в других организациях

В классификаторах Российской Федерации приказ об изменении штатного расписания не выделен как отдельный документ — он входит в группу приказов по основной деятельности.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Заголовок приказа может быть следующим:

— «О внесении изменений в штатное расписание»;

— «Об изменении штатного расписания»;

— «О частичном изменении штатного расписания»;

В констатирующей части указываются основания внесения изменений в штатное расписание. Таковыми обычно являются:

— совершенствование структуры организации;

— оптимизация численности работников организации;

— расширение или сокращение производства;

— изменение законодательства; пр.

Поскольку уменьшение численности работников (штатных единиц) и количества структурных подразделений представляют собой сокращение численности или штата работников организации, и, следовательно, должно оформляться по особым правилам, установленным законодательством, в этом параграфе рассмотрим технику подготовки приказа о внесении изменений в штатное расписание, связанных с увеличением штата или численности работников организации.

К оформлению распорядительной части приказа о внесении изменений в штатное расписание существует несколько подходов. Самый распространенный — это фиксация изменений в самом приказе (вариант 1).

Об изменении штатного расписания

В связи с увеличением численности рабочих и нагрузки на административно-управленческий персонал

1. Внести в штатное расписание общества на 2005 год следующие изменения:

1.1. Увеличить численность отдела кадров:

а) за счет введения:

должности инженера по кадрам (1 штатная единица) с окладом 7000 рублей;

должности специалиста по кадрам (1 штатная единица) с окладом 6500 рублей;

б) за счет увеличения количества инспекторов по кадрам на 2 штатные единицы с окладом согласно штатному расписанию на 2005 год.

1.2. Увеличить численность отдела организации и оплаты труда за счет увеличения количества экономистов по труду на 2 штатные единицы с окладом согласно штатному расписанию на 2005 год.

1.3. Ввести должность заместителя директора по персоналу (1 штатную единицу) с окладом 15000 рублей.

2. Изменения в штатное расписание вступают в силу с 01.04.2005.

3. Финансовому отделу (Морозову) внести в смету расходов на содержание административно-управленческого аппарата соответствующие изменения.

4. Отделу кадров (Игнатьеву):

4.1. Подготовить предложения о переводе работников организации, включенных в кадровый резерв, на указанные должности.

4.2. Обеспечить замещение вакантных должностей за счет внешних и внутренних источников.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

^ 1.4. Переписка об изменении штатного расписания

Выпуску руководителем организации приказа о внесении изменений в штатное расписание предшествует работа по подготовке проекта таких изменений. В том случае, если инициатива исходит не от топ-менеджеров, а от руководителей подразделений и специалистов, ведется служебная переписка.

Одним из документов, входящих в состав переписки по изменению штатного расписания, является служебная записка .

^ Переписка об изменении штатного расписания

Срок хранения по месту разработки и утверждения ШР

3 года ЭПК (после утверждения)

Срок хранения в других организациях

Она является своего рода «внутренним письмом» и может направляться любым должностным лицом любому адресату внутри организации.

К подготовке данного документа существует несколько подходов. Так, понятие «служебная записка» употребляется и как наименование документа, и как понятие, обозначающее группу документов (докладной, аналитической, объяснительной, обзорной, информационной и других записок). Лучше всего записке присваивать наименование «служебная». Это позволяет раскрывать вопросы различного характера — от доклада и объяснений, до анализа и информирования. Что же касается докладной и объяснительной записок, следует отметить их особый характер. Докладная, как правило, адресуется руководителю организации или вышестоящему должностному лицу и содержит изложение каких-либо фактов, их анализ, выводы, предложения, либо отчеты о порученной и проделанной работе. Объяснительная записка — документ, в котором его составитель объясняет что-либо (например, почему в штатном расписании допущены ошибки).

Однако как называть документ при переписке по вопросам изменения штатного расписания, решает его разработчик согласно документационной политике организации.

Приведем пример служебной записки, входящей в состав переписки об изменении штатного расписания. Так, начальник юридического отдела направляет вышестоящему должностному лицу, ответственному за разработку штатного расписания (например, заместителю генерального директора), записку о том, что штатное расписание и должностные инструкции необходимо откорректировать в связи с изменением трудового законодательства.

Заместителю генерального директора

А. М. Александрову

О приведении в соответствие законодательству штатного расписания и должностных инструкций

В связи с изменением трудового законодательства, а именно с введением в действие выпуска 55 Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) и внесения изменений в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, следует привести в соответствие законодательству некоторые документы организации.

1. В штатном расписании заменить: наименование должности «налоговый консультант» на «консультант по налогам и сборам»; наименование профессии «верстальщик» на «оператор электронного набора и верстки».

2. Пересмотреть должностные инструкции и производственные инструкции по указанным должностям и профессиям и утвердить новые.

3. Внести изменения и дополнения, обусловленные указанными изменениями трудового законодательства, в иные организационно-распорядительные документы и документы по персоналу организации.

Для правового обеспечения организационно-штатных мероприятий прилагаю источники, содержащие нормативные правовые акты Минтруда России:

1) квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (издание официальное) / Минтруд России. — М. Экономические новости, 2004;

2) бюллетень Министерства труда и социального развития РФ, № 3, 2002 (постановление Минтруда России от 30.01.2002 № 4 «Об утверждении Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуск 55, разделы: «Общие профессии полиграфического производства», «Формные процессы полиграфического производства», «Печатные процессы», «Брошюровочно-переплетные и отделочные процессы», «Шрифтовое производство»).

Начальник юридического отдела