Рекомендации по написанию резолюций

Рекомендации по написанию резолюций

Свои предложения по решению поставленной в повестке дня проблемы Вы можете представить в виде готовых пунктов для проекта резолюции или собственно полностью написанного проекта.

I. ПУНКТЫ РЕЗОЛЮЦИИ

Вот примеры написания пунктов к резолюции:

Пример пунктов к преамбуле:

ссылаясь на Договор об Антарктике от 12.01.1959,

принимая во внимание позиции заинтересованных государств в освоении антарктических минеральных ресурсов,

Примеры пунктов оперативной части:

Настаивает на невозможности нарушения международно-правового режима Антарктиды до момента официального прекращения действия Договора об Антарктике или его юридически обоснованного пересмотра;

Рекомендует заинтересованным государствам-членам ООН разработать систему норм по наблюдению за научно-исследовательской деятельностью в регионе.

Однако составить саму резолюцию гораздо проще, чем может показаться с первого взгляда.

Умение составить резолюцию — необходимое условие, если Вы хотите принять активное участие в заседании. Резолюции и поправки к ним — всегда в центре внимания при ведении дебатов и переговоров.

Любая резолюция проходит три стадии:

1. Проект резолюции – представляется на неформальное рассмотрение членов данного органа или комитета самими авторами документа. Он может быть написан в вольной форме или в соответствии с требованиями оформления резолюций ООН.

2. Рабочий документ – документ, официально представленный Секретариатом на рассмотрение данного органа или комитета. Ему присваивается номер, и только после этого на данный документ можно ссылаться в официальных выступлениях.

3. Резолюция - документ, прошедший по итогам голосования в данном органе или комитете, либо принятый консенсусом.

Резолюция может быть подготовлена представителем государства единолично, либо совместно с представителями других государств.

Резолюция может содержать либо общие положения, либо побуждения к действиям по отношению к органам ООН, специализированным учреждениям ООН или государствам. И хотя, в основном, в резолюциях излагается план действий, некоторые резолюции могут содержать тексты договоров, деклараций или конвенций.

Каждый все участники конференции готовят рабочие документы резолюции. Необходимо сказать о процессе лоббинга (важнейшая часть работы модели, в ходе которой делегаты объединяются в политические коалиции, представляют подготовленные ими проекты резолюций, обсуждают с коллегами по органу свои предложения, согласовывают свои позиции по обсуждаемому вопросу и составляют общий проект резолюции, который впоследствии будет рассматриваться на заседании Комиссии/Комитета). Любая страна может стать спонсором рабочего документа резолюции, но не может представить его на рассмотрение органу без получения 1/3 голосов со стороны ко-спонсоров. Проекты резолюций рассматриваются органом по порядку внесения документа на рассмотрение, т.е. первым рассматривается тот проект, который ранее других получил необходимые 1/3 голосов (подписи ко-спонсоров) во время лоббинга. Если первый проект резолюции с поправками принимается делегатами, то другие – не рассматриваются.

Правила оформления резолюции

При написании Вашего проекта резолюции, помните, что он должен отвечать следующим формальным требованиям:

- Вся резолюция представляет из себя одно предложение,

- Резолюция начинается со слов “Комитет (название комитета)”,

- Резолюция состоит из двух основных частей: преамбулы и оперативной части,

- Каждый пункт преамбулы начинается с новой строки, нумеруется, начинается с деепричастия, закрывается запятой,

- Каждый пункт оперативной части начинается с новой строки, нумеруется, начинается с глагола, закрывается точкой с запятой,

- Каждая строка резолюции нумеруется,

- После последнего слова оперативной части ставится точка, закрывающая текст резолюции.

Советы по написанию резолюций

Включайте в фактическую часть пути решения проблемы, а не пустые утверждения.

Не предлагайте учредить новые комитеты, комиссии и рабочие группы, если не можете предложить источники для их финансирования.

Если все же предложено учредить какой-либо новый комитет, проверьте, не будет ли он дублировать уже существующие.

Всегда учитывайте резолюции, ранее принятые ООН по обсуждаемому вопросу. Не копируйте резолюции ООН, так как Секретариат Московской международной модели ООН отсылает резолюции, принятые на Модели в Секретариат ООН.

Резолюции, принятые Генеральной Ассамблеей, имеют диспозитивный – рекомендательный ­– характер. Резолюции Совета Безопасности имеют императивное – то есть обязательное – действие.

Фактическая часть резолюций может заканчиваться пунктом: «Постановляет продолжать активно заниматься этим вопросом».

24-27 февраля 2009 года

Вопрос: Проблема приоритетных прав на разработку минеральных ресурсов Антарктиды

Спонсор: Комитет по правовым вопросам

Опираясь на свои резолюции 53/70 от 4 декабря 1998 года, 54/49 от 1 декабря 1999 года, 55/28 от 20 декабря 2000 года, 55/136А от 2000 года "Информация на службе человечества";

Признавая важность происходящих процессов глобализации и информатизации,

Напоминая. что деятельность каждого государства должна способствовать общему социальному и экономическому развитию и осуществляться таким образом, чтобы быть совместимой с задачами поддержания мировой безопасности, суверенными правами других государств, принципами мирного урегулирования споров и конфликтов, неприменения силы, невмешательства во внутренние дела, уважения прав и свобод человека;

1. Рекомендует шестому Комитету Генеральной Ассамблеи ООН выработать систему определений основных понятий в области информации и телекоммуникаций,

2. Рекомендует государствам-членам ООН …

Тюменская Международная Студенческая Модель Организации Объединенных Наций

аждая резолюция представляет собой одно предложение с частями, разделенными запятой и точкой с запятой.

П одлежащее в таком предложении — наимено­ва­ние органа или комитета, который принимает резолюцию.

Текст резолюции делится на три части:

шапку резолюции. которая содержит номер резолюции, присвоенный Секретариатом, и название резолюции;

п реамбулу. содержащую историю вопроса и нынешнее состояние проблемы; ее части начинаются с деепричастия

и содержат ссылки на действия, ранее предпринятые ООН в связи с данным вопросом, а также на документы ООН и ранее принятые резолюции;

ф актическую часть, содержащую рекомендуемый план действий; каждая ее часть начинается с глагола

и описывает одно

действий должна быть логичной.

Тюменская Международная Студенческая Модель

Организации Объединенных Наций

24-27 февраля 2009 года

Вопрос: Проблема приоритетных прав на разработку минеральных ресурсов Антарктиды

Спонсор: Комитет по правовым вопросам

КОМИТЕТ ПО ПРАВОВЫМ ВОПРОСАМ,

ссылаясь на Договор об Антарктике от 12.01.1959,

ссылаясь также на Протокол об охране окружающей среды к Договору об Антарктике от 04.10.1991,

признавая Антарктиду особым территориальным формированием, своеобразной «зоной мира»

сожалея о выходе все большего количества государств из Договора об Антарктике,

принимая во внимание позиции заинтересованных государств в освоении антарктических минеральных ресурсов,

выражая глубокую озабоченность по поводу фактов несанкционированной и нелегальной добычи некоторых видов минеральных ресурсов в Антарктическом регионе,

будучи обеспокоенными обострившейся конкурентной борьбой за энергоресурсы в мире,

акцентируя внимание на том, что уровень развития современных технологий не позволяет добывать минеральные и энергоресурсах в специфичной местности, характеризующей территорию Антарктиды и ее шельфов;

настаивая на неправомерности выделения обособленных территорий на материке Антарктида;

будучи озабоченными общемировой тенденцией к разделению морского дна национальными границами,

настаивая на отсутствии убедительных аргументов о необходимости пересмотра действующих международных юридических норм в сфере морского права и вопросе о границах континентального шельфа,

подчеркивая недопущение силового варианта решения проблемы,

осознавая историческую необходимость введения современного законодательства в области освоения антарктических минеральных ресурсов и дальнейшего ведения научно-исследовательской деятельности,

Заявляет о решимости создания законодательства в рассматриваемой области, базирующегося на приоритетном характере системы договоров об Антарктике;

Настаивает на сохранении за Антарктидой статуса нейтральной и демилитаризованной зоны;

Настаивает на невозможности нарушения международно-правового режима Антарктиды до момента официального прекращения действия Договора об Антарктике или его юридически обоснованного пересмотра;

Поддерживает идею существования «особого правового и политического статуса» Антарктики;

Призывает государства-члены Договора об Антарктиде вести исключительно научно-исследовательскую деятельность в регионе;

Призывает страны отказаться от территориальных претензий в регионе Антарктики;

Рекомендует расширить границы Арктической зоны до 55-ой параллели южной широты в рамках нового договора об Антарктиде;

Поощряет развитие экотуризма на территории Антарктиды;

Призывает государства к присоединению к системе договоров об Антарктике;

Рекомендует заинтересованным государствам-членам ООН разработать систему норм по наблюдению за научно-исследовательской деятельностью в регионе.

Постановляет в дальнейшем заниматься этим вопросом.

При подготовке документа использовались материалы Московской Международной Модели ООН (МГИМО) и Санкт-Петербургской Международной Студенческой Модели ООН

Назначение реквизита «Резолюция», его место на документе

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:

для формата А6: верхнее и нижнее — не менее 10 мм, левое — не менее 12 мм, правое — не менее 8 мм;

для формата А5: верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — 20 мм, правое — не менее 8 мм;

для формата А4: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм.

41. Требования к оформлению реквизитов «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения». Оформление приложений.

Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

Например: Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений. Например:

Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2008

№ 12‑7/389 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.

Например: Приложение: на 5 л. в 1 экз. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «. представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Например:Приложение 2
к приказу директора института
18.11.2008 № 9

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

© studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам

Функции топ-менеджеров по работе с документами

“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2009, N 4

ФУНКЦИИ ТОП-МЕНЕДЖЕРОВ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ

По подсчетам специалистов, удельный вес затрат рабочего времени руководителя на обработку почты составляет от 8 до 10%. Умелый и грамотный подход к организации работы с документами позволяет оптимизировать использование рабочего времени руководителя, гораздо более необходимое ему для принятия решений.

Управление предприятием неизбежно требует создания разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухучета, оперативного управления.

Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. В свою очередь, результатом отражения этой информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.

Документы - носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и т.п. содержащих переработанную, вторичную информацию.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.

Резолюция на документе

Редко кто из руководителей любит работать с деловыми бумагами, а искусству работы с документами, к сожалению, учат не во всех институтах. Если делопроизводство в организации налажено четко, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Однако встречаются руководители, которые стремятся разбросать поступившую к нему корреспонденцию между подчиненными, едва успев в нее взглянуть. Типичные резолюции такого руководителя: “Пр. рассмотреть“ или “Прошу разобраться“. Такому руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг на своем столе, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков подготовки документации не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. Необходимо помнить, что в конечном счете за все несет ответственность руководитель, а правильное распределение обязанностей - важнейшее правило научной организации труда.

Словарь кадрового делопроизводства. Резолюция - это способ административного воздействия, организующего деятельность исполнителей.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Основная функция руководителя по работе с входящими документами заключается в ознакомлении с каждым документом, оценке возникшей ситуации, принятии какого-то решения и оформлении его в виде резолюции.

Требования к написанию резолюций изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“ и в Методических рекомендациях “Порядок применения и внедрение ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“, выпущенных Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела и Росархивом в 2003 г.

Обязательное требование к резолюции - ее адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым. Резолюции должны быть построены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно. Содержание действия, безусловно, будет зависеть от квалификации работника: чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. Помимо адреса и содержания действия резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля. Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа. Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа. Многие руководители, по различным причинам, предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист с резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка изымается и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

Таким образом, резолюция должна включать в себя: Ф.И.О. исполнителя, содержание исполнения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции, например:

Прошу подготовить к 14.02.2009 проект приказа об увольнении Петрова В.К. в связи с окончанием срока действия договора.

Желание начальника сделать все самому - от просмотра почты до написания проекта документа - может быть вредно не только для дела, но и для здоровья. Даже если ваши подчиненные выполнят то или иное задание на 10 - 20% медленнее и хуже, чем вы бы сделали это сами, то для успеха дела в целом это все равно будет лучше. Ведь дело руководителя - организовать работу коллектива специалистов, а не стремиться стать “суперэкспертом“ абсолютно по всем вопросам.

Функции руководителя по работе с исходящими документами заключаются в удостоверении текста документа. Удостоверение - это выражение ответственности за содержание и законность каждого конкретного документа. К основным способам удостоверения можно отнести: подписание, утверждение документа, датирование и проставление печати.

Подпись на документе

Подпись является обязательным реквизитом любого документа, как служебного, так и личного. Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложений (так как приложение является частью текста), включает в себя должность лица, подписавшего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, а затем фамилия). Подпись представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица (ГОСТ Р 51141-98. “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения“). При подготовке документа составитель должен заранее знать, кто будет подписывать документ.

Для придания юридической силы реквизиту “подпись“ она должна включать в себя три элемента:

- должность полномочного лица;

- собственноручную роспись должностного лица;

Необходимо помнить, что данный реквизит не включает дату, так как дата подписания документа проставляется в его бланк рядом с регистрационным номером. Должность лица, подписывающего документ, указывается полностью в том случае, если документ оформлен не на бланке или из бланка не совсем понятно, к какой организации или структурному подразделению относится лицо, подписавшее документ (рис. 1).

При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно (рис. 2):

При подписании документа несколькими должностными лицами, находящимися на различных ступенях управления, составные части реквизита “Подпись“ располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью. Так же оформляется реквизит “Подпись“, если ответственность за содержание документа несут несколько должностных лиц, например на финансовых документах (рис. 3).

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагаются на одном уровне (рис. 4).

В трудовых договорах (контрактах) подписи сторон также указываются на одном уровне с указанием полных сведений о сторонах договора или же только их условных обозначений (“работодатель“, “работник“).

В документах, подготовленных комиссией (например, в акте или в протоколе), указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии, секретарь), причем двоеточие после должности не ставится (рис. 5).

Если должностное лицо, в обязанности или компетенцию которого входит подписание документа, на данный момент отсутствует, то при подписании документа исполняющим обязанности должного лица не допускается ставить предлог “за“, надпись от руки “зам“ или косую черту перед наименованием должности: лицо, подписывающее документ, должно указать свою фактическую должность и фамилию. В целях избегания недоразумений в должностной инструкции сотрудника, который наделяется правом подписания документов в отсутствие начальника, необходимо включить пункт в раздел “Права“ о праве подписания документов. Если такой пункт в должностной инструкции отсутствует, то на время замещения должности руководителя необходимо заблаговременно выпустить распорядительный документ, в котором следует указать, кто именно наделяется правом подписания документов с указанием его должности, инициалов, фамилии и периода действия данного распоряжения.

При передаче права подписи другому должностному лицу на период временного отсутствия полномочного лица должность исполняющего обязанности может записываться как сокращенно, так и полностью (так как правила написания не определены нормативно) (рис. 6).

Докладные записки, справки, служебные записки, заявления и другие документы информационного характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

Дата на документе

Без даты подписания подпись не будет иметь юридической силы. Поэтому в любом бланке документа должны присутствовать специальные ограничительные отметки для проставления даты подписания документа. Дату в бланк документа (фирменный бланк) проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Установлено три способа проставления даты на документе:

12.01.2009 - цифровой способ;

12 января 2009 г. - словесно-цифровой способ;

2009.01.12 - способ проставления даты, принятый за рубежом.

Дата на документе проставляется в нескольких случаях: при визировании документа (согласовании), при утверждении документа, при заверении копии документа, при подписании документа (в бланк документа), при поступлении документа в организацию (в правый нижний угол документа).

Еще одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, является печать организации или структурного подразделения. В Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) приведен перечень документов, подлежащих утверждению, и перечень документов, на которых должна ставиться печать. Эти два перечня являются примерными и могут быть, по усмотрению организации, дополнены другими документами. Однако не стоит забывать, что не на всех документах обязательно наличие печати. Так, на письмах сопроводительного и информационного характера оттиск печати может не проставляться, а вот на гарантийных письмах она обязательна. В государственных учреждениях применяют гербовую печать организации и печать структурного подразделения (например, печать отдела кадров). В негосударственных организациях - печать организации. Чтобы не возникало дополнительных сложностей при удостоверении документов, каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разрабатывать перечень документов своей организации, на которых обязательно ставится печать. Причем если в организации применяются две печати, то необходимо уточнить, на каких документах будет проставляться каждая.

Словарь кадрового делопроизводства. Печать - это вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ, в связи с тем, что в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации (рис. 7).

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном для этого месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом “М.П.“ без захвата наименования должности и подписи (рис. 8).

Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательством Российской Федерации, а также специальными инструкциями Министерства внутренних дел РФ и министерств внутренних дел субъектов Федерации.

В случае, когда действие документа, после его подписания, распространяется на определенный круг организаций, должностных лиц и (или) граждан, то необходим такой способ удостоверения документа, как “утверждение“.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Это значит, что документ вступает в силу в данном случае не с момента его подписания, а с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах. Каждая организация с учетом своей специфики должна разрабатывать индивидуальный перечень документов, подлежащих утверждению. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в ГСДОУ. Например, в обязательном порядке утверждаются все организационные документы предприятия: положения об организации, устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, инструкции по различным вопросам деятельности, правила работы с документами. Утверждение документов производится посредством проставления грифа утверждения в правом верхнем углу документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения выглядит так, как показано на рис. 9.

В случае, когда документ утверждается посредством издания соответствующего распорядительного документа (например, инструкция по делопроизводству, штатное расписание фирмы), гриф утверждения будет выглядеть так, как показано на рис. 10.

В соответствии с ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“ при утверждении документа постановлением, решением, приказом или протоколом “гриф утверждения“ состоит из слов “Утвержден“, “Утверждена“, “Утверждены“ или “Утверждено“, в зависимости от вида документа, то есть:

штатное расписание - утверждено и т.д.

Допускается в реквизите “гриф утверждения“ документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Как организовать работу с документами

Теперь рассмотрим основные методы, которые помогут руководителю быстро и эффективно разобраться с входящими и другими документами.

Руководителю обычно приходится работать с тремя типами входящих документов, это:

- документы, требующие немедленного решения вопроса;

- документы, которые в принципе требуют реакции действием, но в данный момент руководитель этого сделать не может в силу каких-либо причин или обстоятельств (например, требуется сбор дополнительной информации или согласование этого вопроса с внешними организациями);

- информационные документы, рассчитанные только на прочтение, т.е. не требующие ответа.

Безусловно, без четкой организации рабочего дня все начинания потерпят фиаско. Поэтому, прежде чем научиться работать производительнее с документацией, необходимо приучить подчиненных обращаться к руководителю только в строго определенные часы, чтобы у него было время изучить входящие документы спокойно, не отрываясь поминутно на звонки и обращения подчиненных. Принцип работы - когда руководитель принимает посетителей, держа в одной руке телефонную трубку, а другой подписывая телефонограмму, и в то же время консультирует стоящего у письменного стола сотрудника - характеризует его как слабого руководителя. Если руководитель не сумеет организовать свое время, то и организовать работу коллектива в целом ему будет намного труднее. Вот несколько советов руководителю, как организовать работу с документами.

Справиться с беспорядком на рабочем столе может помочь заведение таких папок, как “Срочное“, “Диктовать“, “Сделать“, “Просмотреть“, “В дело“, “Выбросить“. Естественно, что подобные наименования папок условны, а сами папки не относятся к официальным делам, формируемым в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения или организации. Если всю поступающую корреспонденцию вы или ваш секретарь будете раскладывать по этим папкам, то горы бумаг на вашем столе значительно уменьшатся. В папке “Срочное“, например, следует хранить наиболее срочные дела, требующие немедленного действия. В папке “Просмотреть“ - документы, представляющие интерес, но не имеющие важного значения. В папке “В дело“ - документы, предназначенные только для личной информации, которые после просмотра можно отправить в дело. Папка “Выбросить“ предназначается для тех материалов, которые хранить не надо, но которые все же лучше просмотреть, прежде чем выбросить. Однако работа по принципу “утро вечера мудренее“ не всегда дает положительный результат. Попытайтесь решить возникшую задачу по частям, и тогда, может быть, необходимая информация будет собрана на вашем столе незаметно для вас к нужному сроку.

Займитесь сначала документами, требующими немедленного действия. Постарайтесь внимательно изучить документ, а потом уже диктовать секретарю ответ. Если же ответ будет коротким, то можно поручить секретарю самому подготовить ответ, предварительно записав ключевые его положения прямо под письмом.

Если вопросы, затронутые в письме, можно решить с помощью телефонного звонка, то позвоните сразу же. Если такой возможности нет, то распорядитесь, чтобы секретарь назначил время звонка, либо сделайте пометку в ежедневнике, чтобы позвонить позже.

Конечно, все информационные материалы лучше читать самому, причем не тратя на это служебное время. Однако если материалов для прочтения больше, чем вы ожидали, то попросите секретаря прочитать их за вас и вычленить ключевую информацию. Он может подготовить для вас общий обзор документов в виде резюме либо доложить о содержании документов устно.

Справиться с большим объемом документов на вашем столе вам поможет, кроме того, соблюдение некоторых принципов работы. Так, следует:

- отказаться от привычки накапливать копии документов на случай, если они вдруг понадобятся;

- хранить только важные документы (не копите документы про запас, выбрасывайте ненужные бумаги);

- оставлять наиболее интересные и приятные дела и документы на конец рабочего дня;

- всегда контролировать выполнение поручений;

- приобрести навык и использовать принцип скорочтения.

И наконец, помните, что заниматься неприятными, сложными и неинтересными делами лучше всего в первую очередь.

Соблюдение этих правил поможет руководителю высвободить дополнительное время, необходимое для принятия решений, и позволит не утонуть в море бумаг.

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). - Главархив, 1991.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 “УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов“. - 2003.

3. ГОСТ 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения“. - 1998.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М. 2006.

5. Доронина Л.А. Организация документооборота. Учебно-методическое пособие. - М. ГУУ, 2005.

доцент
кафедры документоведения
и документационного обеспечения
управления
Государственного университета управления

Подписано в печать
12.03.2009

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!