Категория: Бланки/Образцы
Основы составления и оформления деловых бумаг
Официально-деловой стиль – один из книжных стилей современного русского литературного языка, сформировавшийся как средство обслуживания официальных сфер общения: законодательной, дипломатической, служебной. Функциональная природа официально-делового стиля определяет следующие его особенности:
использование специфической лексики,
повторяемость речевых средств на определенных участках типовых текстов,
минимальная эмоциональная окрашенность текста.
Цель деловой бумаги – правильно и однозначно передать информацию. Поэтому при составлении официальной бумаги важно знание и учет особенностей языка и стиля современной корреспонденции, а также соблюдение предъявляемых оформительских требований. Невыполнение этих условий затрудняет работу с документами, лишает их юридической и практической значимости.
Особенности формы и содержания документа
Документы – тексты, написанные в канцелярско-деловом подстиле, - занимают в жизни современного человека значительное место, они регулируют его социальную жизнь. Значимость документа, его роли поддерживается на государственном уровне: официальные бумаги подвергаются стандартизации, т. е. требования к составлению документов утверждаются законодательно, через ГОСТ (Государственный стандарт).
Документы описывают самые разнообразные ситуации, возникающие в жизни человека, и для каждого из них существует свой способ описания, свой жанр. Тексты определённого жанра составляются по шаблону, модели, задаваемой этим жанром. Чаще всего автор, создающий документ, не выбирает то или иное языковое средство из ряда синонимичных, а воспроизводит то, которое диктуется ему жанром. Так, для заявления о приёме на работу стандартна фразаПрошу принять меня на работу в качестве… и невозможна –Хочу работать у вас .
Существует два типа документов:
– служебная документация– документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных;
– официально-деловая переписка – документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.
В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков – функциональному, содержательному, временному (по срокам исполнения):
– личные документы (автобиография, анкета, резюме, заявление, доверенность и др.);
– распорядительные документы (постановление, приказ, распоряжение и др.);
– административно-организационные (договор, контракт, отчёт, устав и др.);
– информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка и др.).
Жанры официально-деловой переписки определяются в первую очередь целями, которые ставит перед собой составитель: письмо-приглашение содержит информацию о проведении мероприятия и приглашение адресату принять в нём участие,письмо-подтверждение указывает на согласие адресанта с предложениями адресата, в гарантийном письме говорится об обязательствах, которые берёт на себя адресант перед адресатом.
Жанры канцелярско-делового подстиля многообразны, их изучение составляет предмет особой профессиональной отрасли знания – делопроизводства. которому обучаются в специальных учебных заведениях.
Текст любого документа должен отвечать следующим требованиям:
ясность и понятность,
Ясность и понятность письма обеспечивается однозначным толкованием слов и выражений, правильной расстановкой пунктуационных знаков, рациональным построением предложений, если необходимо –абзацным членением текста. Использование архаизмов, диалектизмов, неологизмов, употребление слов в несвойственных значениях нежелательно, так как усложняет понимание текста.
Краткость (лаконичность) предполагает исключение из содержания письма всех второстепенных деталей, повторов и длинных оборотов речи. Вместе с тем нельзя игнорировать основные факты, относящиеся к делу, как и все те выражения и обороты, которые подчеркивают любезность, сердечность и добрую волю пишущего.
Завершенность (полнота) содержания не должна быть принесена в жертву краткости. Все основные мысли и соображения автора должны быть изложены в письме. Иногда, чтобы не нарушать целостность и логическую стройность текста, делаетсяpostscriptum(P.S.), в котором приводится дополнительная информация, в том числе и не имеющая прямого отношения к содержанию текста.
Любезность (учтивость) – необходимое требование к деловым бумагам. Даже при самых неприятных обстоятельствах в деловых письмах (как и в любом другом виде общения) не допускаются сарказм и оскорбления. Распоряжения сегодня рекомендуется облекать в форму просьбы, вопроса. Не желательно злоупотреблять личным местоимением "я", "мне", чтобы персонифицированная форма не подменяла общественную значимость дела личными потребностями адресанта.
Грамотность, правильность – соответствие речи литературным нормам – является обязательным требованием к документам. Деловая бумага должна быть безупречной с точки зрения языка, с этой целью внимание обращается на следующие аспекты:
1) правильное построение предложений в соответствии с нормами языка;
2) соблюдение орфографических норм;
3) соблюдение пунктуационных норм;
4) написание чисел (числа до десяти пишутся словами, числа свыше десяти – цифрами).
Указанные содержательные особенности характерны для любой деловой бумаги, но без соблюдения оформительских требований бумага не может иметь юридической и практической значимости. Именно поэтому важно знание и учет при составлении деловой бумаги ряда оформительских правил.
Требования к оформлению деловой бумагиОбъем текста должен быть не больше одной страницы (желательно).
Исполнение текста: печатать на машинке или принтере четким шрифтом черного цвета, без подчисток и исправлений.
Рекомендуемый стандарт формуляра-образца: слева – 35 мм, сверху – 20 мм, справа – 8 мм, снизу для формата А4 – 19 мм, для А5 – 16 мм.
Рекомендуемые интервалы: на бумаге формата А4 текст обычно печатают через 1,5 интервала, А5 – через 1-1,5 интервала; для типографского способа издания – через 2 интервала. Реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 интервал. Между реквизитами рекомендуется пробел в 2-4 интервала. Если письмо короткое, между словами делаются пробелы в несколько интервалов.
Абзацное членение текста: абзацы печатаются либо с красной строки (начиная с шестого знака), либо сразу от левого края страницы. В последнем случае абзацы отделяются друг от друга пропуском в 1 интервал.
Документ пишется в соответствии с формуляром – жанровой моделью текста с неизменной композицией, включающей в себя в качестве составных элементов тематические блоки –реквизиты. Реквизиты – обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.
В документах используются клише – языковые формулы, которые не порождаются, а воспроизводятся (довожу до вашего сведения; проживающий по адресу; мы, нижеподписавшиеся…; прошу Вашего разрешения и т.д .)
Автор документа должен уметь точно и кратко излагать свою точку зрения по интересующей его проблеме. в деловом письме разработан целый комплекс языковых средств, выражающих причинно-следственные и другие логические отношения (ввиду, по причине, в целях, в соответствии, в подтверждении, согласно и т.п.)
Следует использовать этикетные формулы приветствия-обращения и прощания (Уважаемый, глубокоуважаемый, с уважением, благодарим вас, будем признательны и т.п .).
Следует избегать фамильярного обращения к адресату (дорогой,ты вместовы ), навязывания своей точки зрения (прошу решить вопрос положительно ), отказа на просьбу без указания причины.
Официально- деловая переписка
Официально-деловая переписка – документы, фиксирующие деятельность отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.
По тематическому признаку официально-деловую переписку разделяют на:
деловую корреспонденцию (переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия);
коммерческую корреспонденцию (письма-запросы, предложения (оферта, письма-претензии и ответы на эти виды писем).
По функциональному признаку различают:
письма, требующие письма-ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение);
письма, не требующие письма-ответа (письма-подтверждения, письма-извещения, сопроводительные письма).
По особенностям композиции различают:
одноаспектное (посвящено одному вопросу, проблеме);
многоаспектное (многоцелевое) (содержит однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии).
Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем и т.п.
Письмо-запрос – документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку с просьбой дать подробную информацию о товаре и (или) направить предложение на поставку товара.
Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата.
При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные выражения:
Просим выслать нам предложение на поставку…
Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…
Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение…
Мы заинтересованы в срочной поставке…
Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Ответ на запрос может содержать следующую информацию:
о принятии запроса к рассмотрению;
о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
об отказе поставить товар, интересующий покупателя;
об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
В случае отказа поставить интересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использованы следующие модели:
К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно…
Мы просим Вас отложить этот вопрос до…
Письмо-предложение (оферта) – заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа и др. условия поставки в зависимости от характера товара.
При составлении предложения используются следующие стандартные модели:
В ответ на Ваш запрос от…
Качество товара соответствует образца, высланным…
Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)…
Платеж производиться через…
Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.
Рекламация должна содержать:
основания для предъявления претензии (в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки и т.п.);
доказательства – ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки);
конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара, требование уценки товара, требование допоставки товара).
При составлении текста рекламации используются следующие стандартные модели:
Мы официально заявляем Вам рекламацию на…
При приемки товара были обнаружены следующие недостатки:…
К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены…
Ответ на рекламацию. В ответе на рекламацию сообщается, что
претензия принята к рассмотрению;
претензия удовлетворяется полностью или частично;
претензия отклоняется с указанием мотивов отказа.
Стандартные модели ответа на рекламацию:
Приносим свои извинения за…
Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению)…
Ваша претензия признана необоснованной.
Реквизиты деловых писем
Реквизиты – обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Совокупность реквизитов документа называютформуляром .
Обычно деловые письма печатают на бланках – листах бумаги с воспроизведенными на них типографским способом реквизитами. Существует два типа бланков писем – угловые и продольные.
Эмблема. Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Обычно располагается слева от наименования организации-отправителя.
Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.
Справочные данные об организации. В этот реквизит могут входить: почтовый адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД.
Дата является обязательным реквизитом письма. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу. Датой письма считается число его подписания. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год.
Регистрационный номер документа. индекс письма, является условным обозначением, присваиваемым ему при регистрации.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего письма.
Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Включает наименование и адрес получателя. Располагается в верхней правой части бланка.
Наименование организации указывают в именительном падеже.
Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «правилами оказания услуг почтовой связи».
Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
Текст. Как правило, состоит из двух частей.Констатирующая часть включает указание причин, целей составления документа, а также сути вопроса или предложения.Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы.
Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом.
Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего документ;
Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Включает фамилию, имя, отчество и телефон исполнителя.
ОАО «Первоуральский динасовый завод»
Россия, 623103, г. Первоуральск,
Свердловской области ул. Ильича, 1,
Телефон: (34392) 78-260,
Факс: (34392) 78-485
Запрос : Это коммерческий документ, который представляет собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку, с просьбой представить необходимую информацию о товаре (услугах) и/или направить предложение на поставку (продажу) товара или предоставление услуг.
В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести покупатель и на каких условиях. Таковыми являются количество и качество товара, его марка, модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки.
Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. В первой части в повествовательной форме излагается существо вопроса; во второй части ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким. В нём необходимы ссылки на нормативные документы, достигнутые договорённости, прежние письма.
Языковые конструкции письма-запроса: В соответствии с нашей договорённостью… Вашей рекламой… нашим телефонным разговором…; Просим…, обращаемся с просьбой выслать нам предложение на поставку…; Мы заинтересованы в срочной поставке…; Мы хотели бы знать, в какой срок и по какой цене Вы можете поставить товар…; Желательно, чтобы поставка была осуществлена в течение…
Штамп торговой фирмы Директору обувной фабрики
(её наименование, адрес, г-ну Петрову В.В.
Телефон, расчётный счёт, 103257, Москва,
Дата) Флотская, 26
О посылке каталогов
В целях ознакомления с ассортиментом выпускаемой Вами продукции просим направить нам каталоги женской обуви с указанием размера отпускных цен.
Директор подпись И.П. Васильев
Ответ на запрос составляется в том случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. В зависимости от ситуации ответ может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможности поставки товара, интересующего покупателя; об отказе поставить товар и объяснение причин отказа; об изменении условий запроса (сроков поставки, количества товара и т.д.); об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.)
Письмо-ответ может оформляться трафаретно или как обычное письмо.
Образец письма-ответа 1:
Мы признательны за запрос от ________________________ на поставку
В настоящее время мы выясняем возможности поставки интересующего вас товара.
Образец письма-ответа 2:
Мы благодарим вас за запрос от________ на поставку изделий нашего предприятия (наименование товара).
Однако мы вынуждены внести некоторые изменения в условия поставки. В связи с увеличением цен на бензин стоимость транспортировки возрастёт на (%, сумма)
Просим сообщить в ближайшее время, согласны ли вы с изменившимися условиями поставки товара.
Предприятия подпись инициалы, фамилия
Языковые конструкции отказа: К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно…; Мы приняли к рассмотрению Ваш запрос и просим вернуться к нему…; В настоящее время мы не имеем возможности сделать Вам конкретное предложение на поставку…
Предложение (оферта) : Это коммерческий документ, который представляет собой заявление продавца, экспортёра о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий.
Предложение называется твёрдым . если оно делается одному покупателю на конкретный товар с указанием срока действия предложения. Неполучение от покупателя ответа в указанный срок считается отказом и освобождает продавца от сделанного предложения. Предложение считается свободным . если оно делается не одному покупателю и без обязательств со стороны продавца (например, реклама).
Реквизиты оферты: (1) наименование вида документа; (2) указание его номера; (3) текст предложенич; (4) сведенич о транспортировке; (5) условия поставки; (6) условия платежа; (7) количество и род упаковки; (8) подпись экспортёра.
Языковые конструкции письма-предложения: В ответ на Ваш запрос…; Ссылаясь на предварительные переговоры… мы предлагаем Вам поставить… отправить… отгрузить на указанных ниже условиях…; в счёт взаимных поставок…; в количестве (тонн, центнеров, единиц)…; Качество товара соответствует действующим стандартам, приложенному сертификату, образцам, высланным Вам ранее…; Цена… составляет…; Товар будет поставляться…, поставка товара будет произведена в течение…; Платёж производится через банк… ; наличными…; При предъявлении счёта и транспортных документов…; сроки платежа…; Настоящее предложение действительно до______с.г.
Благодарим Вас за запрос от_______________ и сообщаем, что можем
Предложить Вам ___________________ в количестве______________
Настоящее предложение действительно до _______________________
Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения или отказ от предложения.
Если покупатель согласен со всеми условиями предложения и подтверждает это продавцу, сделка считается заключённой. После этого заключается контракт и выполняется заказ. В таком случае следует трафаретный ответ:
Благодарим за Ваше предложение от_________на_________________
________________________ и сообщаем, что согласны закупить у Вас
товар на следующих условиях:
В ближайшее время вышлем Вам для подписания наш контракт.
Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В таком случае между продавцом и покупателем устанавливается длительная переписка или ведутся переговоры для достижения договорённости.
Письма при этом могут оформляться следующим образом:
С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от__________ на_________________________________
В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.
С уважением Подпись
Подтверждаем получение Вашего предложения от ________________
На________________________________ и сообщаем, что в настоящее
время в связи с изменившимися обстоятельствами мы не имеем возможности закупить этот товар.
Рекламация (претензия) – коммерческий документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.
Рекламация обычно состоит из трёх частей: (1) основания для предъявления претензии; (2) доказательства (акт экспертизы, акт приёмки и т.д.); (3) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, замена некачественного товара качественным, уценка и т.д.).
Языковые конструкции для выражения рекламации: Мы официально заявляем Вам рекламацию на… Наши клиенты заявили рекламацию…; К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что…; К сожалению, условия нашего контракта не выполняются…; При приёмке товара были обнаружены следующие недостатки…; При вскрытии ящиков оказалось, что количество товара не соответствует заявленному в накладной…; Была обнаружена недостача…; Сумма причинённого ущерба составляет…; Это даёт нам право возвратить товар обратно, требовать возмещения убытков, обратиться в арбитражный суд…; Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесётесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своём решении.
Штамп фирмы (Наименование зарубежной
О возмещении убытков
26.03.2010 Ваша фирма отгрузила хлорную известь по ж.-д. накладной 248 в количестве 250000 кг по счёту № 86-516, который был нами оплачен в полной сумме.
При проверке вагона на погранстанции было обнаружено 70 дефектных мест, которые были нами возвращены, о чём свидетельствует коммерческий акт № 226695/289.
В связи с изложенным просим Вас возместить понесённые нашей фирмой… убытки в размере… Сумму следует перечислить ….
Приложение: коммерческий акт № 226695/289.
Директор (подпись) инициалы, фамилия
Ответ на рекламацию может быть различным, в зависимости от решения принявшей претензию стороны: (1) претензия признаётся справедливой и удовлетворяется полностью; (2) претензия принимается к рассмотрению – решение по ней пока не принято; (3) претензия признаётся справедливой частично; (4) претензия отклоняется полностью.
Языковые конструкции, применяемые в ответе на рекламацию: Ваша рекламация от… получена. В удовлетворение Вашей претензии переводим на Ваш счёт сумму…; Подтверждаем получение Вашего письма и сообщаем, что рекламация принята к рассмотрению…; Сообщаем, что недостающее количество товара будет отправлено Вам… Однако мы не сможем согласиться с Вашим требованием оплаты неустойки…; Ваша претензия признана необоснованной…; Вашу претензию мы удовлетворить не можем, так как…
Ответ оформляется как обычное письмо:
Ваше письмо № ______ от ____________ нами получено. Вы обращаете наше внимание на нарушение сроков поставки холодильного оборудования по контракту № _________.
Заверяем Вас, что мы принимаем действенные меры по ускорению отгрузки оборудования. О дате отгрузки сообщим Вам по телефону.
С уважением Подпись
В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.
Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, а также рекламные письма – письма-презентации, письма-объявления, предложения, представления).
Вообще же язык нерегламентированных писем отличаетсяотязыка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла
Свободное владение деловым письмом – умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы – входит в число приоритетных профессиональных навыков делового человека.
