Проектное задание (2)

Для формулировки концепции проекта большую помощь может оказать написание «логической таблицы составления проекта», позволяющей выстроить концепцию проекта, определить критерии и методы оценки его компонентов, выявить внешние факторы, влияющие на его выполнение. «Логическая таблица составления проекта» заполняется для улучшения собственного понимания проекта, она помогает составить окончательный проектный документ (заявку) и успешнее выполнить задуманный проект.

Первая графа таблицы характеризует суть и взаимосвязь основных частей проекта. Вторая графа содержит объективные свидетельства обоснованности и качества проработки соответствующих компонентов проекта, критерии и методы оценки их выполнения. В третьей графе перечисляются внешние условия (факторы, предпосылки, допущения), которые находятся вне контроля со стороны руководства проекта и от которых зависит успех его выполнения. Для успешного осуществления проекта эти факторы должны быть выявлены, определены и оценены.

Объективныесвидетельства (показатели,обоснования)

Внешниеусловия (факторы,предпосылки, допущения)

1. Почему возникла необходимость в выполнении проекта?

2. Почему решение данной проблемы является приоритетной задачей?

Какие источники информации, помимо самого заявителя, свидетельствуют о том, что проблема существует и ее важно решить?

1. Какова цель, на движение к которой направлена деятельность в рамках проекта? Как она связана с решением поставленной проблемы?

2. Кто выиграет в результате продвижения к цели?

3. Как действия, предусмотренные проектом, изменяют существующую ситуацию?

1. Каковы средства проверки движения к цели?

2. Каким образом проверяющие организации/лица смогут убедиться, что проект вносит ожидаемый вклад в продвижение к цели?

3. Предусматривается ли проектом сбор данных, позволяющих измерять степень продвижения к цели?

Задачи. Ожидаемыерезультаты

1. Какой конкретный эффект должен быть достигнут во время выполнения проекта, т.е. если проект будет завершен, то какого конкретно улучшения или изменения следует ожидать в окружающей среде, положении целевой группы и т.д.?

2. Как выполнение поставленных задач приближает ситуацию к

3. Какие результаты (их

характер и количественное измерение) необходимо получить для выполнения поставленных задач?

1. Какие свидетельства, данные и показатели подтверждают, что проект выполнил поставленную задачу?

2. Каковы конкретные количественные методы измерения результатов, позволяющие проверяющему судить о степени выполнения работ по проекту?

ли проектом сбор данных, позволяющих контролировать и корректировать ход выполнения работ?

1. Какие события, условия или решения, находящиеся вне контроля проекта, необходимы для того, чтобы:

- выполнение поставленных задач способствовало продвижению к поставленной цели;

- достижение запланированных результатов приводило бы к выполнению задач;

проводимые в ходе проекта)

Какие мероприятия необходимо осуществить

Комментарии/поправки к информации о фонде/другие контакты и результаты

Задание 3. Составьте Заявку на проект.

Процесс составления заявок на участиев конкурсе проектов (грантах)

Суть заявки на финансирование

Заявка на получение гранта должна выполнять следующие пять функций:

Заявка—это программа действий. Заявка представляет программу, которую представляет заявитель. Цель программы — решение реально существующей важной проблемы. Если отсутствует четко определенная проблема, то невозможно предлагать программу по ее решению.

Заявка—это план, В заявке представлен подробный план действий по осуществлению проекта, который разработан заявителем и которому она должна четко следовать, если только грантодатель и грантополучатель не имеют на этот счет особой договоренности.

Заявка—это просьба. Необходимо помнить о том, что заявка представляет собой просьбу. Заявитель запрашивает финансирование, техническую помощь, оборудование, книги либо что-нибудь еще. Заявка — это хорошо продуманная просьба, а не мольба срочно предоставить финансовую поддержку.

Заявка—орудие убеждения. Заявка — это инструмент, который используется для того, что бы убедить грантодателя в идеях заявителя, понять ее точку зрения, согласиться с предлагаемой программой мероприятий, и, в конечном итоге, профинансировать некоммерческий проект.

Заявка—это обязательство. В заявке заявитель обещает решить проблему или отдельный ее аспект, а также берет на себя обязательство оставаться в рамках предложенного проекта, которое при получении финансирования становится юридическим.

По порядку оформления заявок можно выделить два типа фондов:

- принимающие заявки по определенной форме и/ или на специальных бланках;

- не регламентирующие форму и принимающие заявки в произвольном виде.

Заявки на гранты, подаваемые в частные фонды и государственные организации (федерального, областного, городского или районного уровней), обычно различаются по форме. Частные фонды, как правило, просят прислать сначала короткое письмо с изложением сути проекта в качестве первичной заявки. Во многих случаях в дальнейшем потребуется прислать полную версию проекта. Источники государственного финансирования почти всегда требуют заполнить определенное число стандартных форм помимо самой заявки.

Можно выделить два типа заявок на проекты: письмо-заявку и полную заявку.

Письмо-заявка, которое называют еще запросом или предварительной заявкой, представляет из себя короткий документ, количество страниц которого обычно колеблется от одной до пяти. Письмо-заявку предпочитают в частных фондах.

Полная заявка может занимать от 10 до 100 страниц, состоять из более чем 11 разделов с указанием разного рода деталей. Такой подход ожидают от организаций в правительственных фондах.

Как было сказано выше, письмо-заявка — это короткая форма документа, который информирует фонд о содержании проекта. После ознакомления с письмом-запросом фонд может попросить о встрече, либо попросит прислать полную заявку на финансирование, либо пришлет вежливый отказ. Все зависит от того, вызвал ли предложенный проект интерес в фонде.

Ниже приведены несколько правил, которым необходимо следовать при составлении письма-запроса. Письмо-запрос должно:

быть кратким - одна-пять страниц максимум. На этом этапе не следует рассчитывать, что грантодатель дочитает длинное письмо до конца;

объяснять, почему заявитель обратился именно в этот фонд (с этой целью можно использовать знания о фонде);

четко, желательно в одной фразе, разъяснять необходимость данного проекта и суть проблемы;

содержать ясную информацию о задачах, ожидаемых результатах, методах и стоимости выполнения проекта;

убедительно доказывать, почему именно организация-заявитель способна выполнить такой проект, охарактеризовать направления деятельности, достижения и квалификацию группы заявителей.

В среднем каждое письмо-заявка должно содержать семь компонентов:

Образец заявки на грант - Общественная организация «Взаимодействие»

Госпоже Лене Янг

Директору CAF – Россия

Москва, ул. Елизаровой, 10

Уважаемая госпожа Янг

Благотворительный Фонд "Душа человека" просит Вас рассмотреть просьбу о выделении гранта проведение тренингов для членов Московского Клубного Дома и персонала Фонда. Тренинг будет проводить с 17 августа 1994 по 2 сентября 1994 Карин Гортен (Carin Kahe Gortan) из Клубного Дома SCHWALBENNEST (Мюнхен, Германия). Она член Мюнхенского Клубного Дома и профессиональный специалист по компьютерной технике. Тренинг будет проводиться в трех направлениях:

• Работа "офисного юнита" Клубного Дома (КД) - организация совместной работы членов КД и социальных работников;

• Компьютерный тренинг для персонала - обучение работе со специальной статистической программой, которая дает возможность оперативно оценивать эффективность работы КД и "включенность" членов КД (душевнобольных) в реабилитационный процесс;

• Компьютерный тренинг для членов КД и персонала - обучение работе с DOS, Microsoft Word, оперативной средой Windows, Word for Windows, с базами данных.

Алексей Бодунген, Фандрайзинг-директор БФ "Душа человека"

1. Заявка на грант;

2. Финансовый отчет БФ "Душа человека" за 1993 год.

3. Информация о БФ "Душа человека" и о проекте "Московский Клубный Дом"

4. Статья в газете "The Moscow Times" July 6, 1994

АННОТАЦИЯ ЗАЯВКИ НА ГРАНТ

Дата подачи заявки: 8 августа 2006

Название организации: Благотворительный Фонд "Душа человека"

Адрес: 111394 Москва, Мартеновская ул. 30

Телефон: 301 7204

Ответственный за тренинг: Заярная Ольга Геннадиевна

Должность: Главный специалист фонда по реабилитации, руководитель проекта "Московский Клубный Дом

Ответственный за контакты по гранту: Алексей Бодунген, фандрайзинг - директор Фонда

Организация-партнер: Clubhouse SCHWALBENNEST (Клубный Дом "Ласточкино гнездо", Germany)

Адрес: Landwchrstrasse 22 D-8000 Munchen 2, Germany

Телефон: (89) 59 6728

Факс: (89)550 1712

Ответственный за тренинг: Карин Гортен (Carin Kahe Gortan)

Должность: Социальный работник

Место проведения тренинга: Москва

Общий бюджет тренинга: $ 1,822

Сумма, запрашиваемая у CAF: $ 250

CAF / PVO $ 250 / $ 1,822 = 14%

Средства из других источников: $ 1,572 ( 86%)

ИНФОРМАЦИЯ О ТРЕНИНГЕ

1. Настоящий тренинг проводится с двумя целями:

1. Дать представление членам Московского Клубного Дома и родственникам душевнобольных - подопечных Фонда "Душа человека" о работе Клубного Дома "Ласточкино гнездо", познакомить обучающихся со структурой "офисного" и исследовательского юнитов, с организацией совместной работы социальных работников и членов КД.

2. Дать персоналу и членам КД практические навыки работы со специальной статистической компьютерной программой, разработанной Международным Центром Развития Клубных Домов (New York, NY) и с прикладными программами.

Формат тренинга: 10 дней, 40 часов.

В тренинге будут участвовать всего около 40 человек, из них:

Методические возможности и обеспечение тренинга:

Приглашенный тренер, Карин Гортен, является профессиональным специалистом по компью­терной технике, она отвечает за компьютерное обеспечение в Клубном Доме SCHWALBENNEST. Также, Карин Гортен имеет опыт проведения подобных тренингов и получила навыки работы со специальной статистической программой во время своей стажировки в Клубном Доме "Fontain House" (New York, USA). Карин Гортен не говорит по-русски, перевод во время тренинга, встреч с членами Московского Клубного Дома и родственниками, а также перевод письменных материалов будет осуществлять Ольга Заярная, главный специалист Фонда по реабилитации, ответственная за тренинг.

• Получение родственниками душевнобольных четких представлений о методах работы в Клубных Домах Германии;

• Расширение круга подопечных, способных работать с текстовыми программами до 5 человек;

• Умение работать со статистической программой КД - 3 человека;

• Расширение круга сотрудников Фонда, способных работать с различными текстовыми ре­дакторами и с прикладными программами (базами данных, таблицами), ориентироваться в опера­ционных средах DOS и Windows до 5 человек.

Фонд "Душа человека" имеет трехлетний опыт отчетности перед общественностью и спонсо­рами (см. отчет Фонда за 1993 год), и готов предоставить отчет в согласованной с CAF форме.

БЮДЖЕТ ТРЕНИНГА: (US $)

Положение о проектной деятельности

об организации проектной деятельности в рамках Программы развития

Балтийского федерального университета имени Иммануила Канта

1.1. Настоящее положение определяет порядок организации проектной деятельности, в том числе отбора и утверждения федеральным государственным автономным образовательным учреждением высшего профессионального образования «Балтийский федеральный университет им. И.Канта» (далее - университет) проектов, реализуемых в рамках Программы развития университета на 2011-2020 годы (далее – ПР).

1.2. Термины и определения, используемые в настоящем Положении:

Проект -направленная на достижение цели ПР и соответствующая указанным в ней направлениям деятельность при заданных ограничениях по ресурсам, срокам, соответствующая определённым требованиям к качеству.

Задача – определенная ПР задача, обозначаемая в Плане-графике выполнения мероприятий ПР (Приложение № 1) римскими цифрами.

Заявитель – работник университета, представивший в соответствующий орган проектную заявку.

Мероприятие - определенное ПР мероприятие, обозначаемое в Плане-графике выполнения мероприятий ПР арабскими цифрами.

Инструмент – определенный ПР инструмент, обозначаемый в Плане-графике выполнения мероприятий ПР прописными буквами.

Ответственный проректор – проректор, назначенный приказом ректора ответственным за планирование и реализацию соответствующих инструментов (мероприятий) ПР (Приложение № 2 ).

Проектная заявка – заявка на одобрение проекта, составленная по утвержденной форме и поданная в соответствующий орган в порядке, предусмотренном настоящим Положением.

Руководитель проекта – ответственный проректор по горизонтальным проектам, в остальных случаях - работник университета, проектная заявка которого была одобрена для реализации и получила статус проекта, являющийся стороной по договору, заключаемому с университетом в целях реализации проекта, и несущему ответственность за его исполнение.

Шифр проекта - формируемое автоматически, состоящее из цифр/букв условное обозначение проекта, отражающее его взаимосвязь с соответствующими задачами, мероприятиями и инструментами, включающее, в том числе римскую цифру (соответствует задаче), арабскую цифру (соответствует мероприятию), букву (соответствует инструменту).

Экспертиза - анализ, исследование документов, связанных с реализацией проекта, проводимая экспертом, экспертной комиссией в целях получения независимой оценки планируемых или фактических результатов проекта, в том числе разумности соотношения затраченных (планируемых) средств полученным (ожидаемым) результатам.

Внешняя экспертиза – экспертиза, проводимая физическими лицами, не состоящими с университетом в трудовых отношениях, либо юридическими лицами, получившими право на проведение экспертизы по итогам проведенного университетом размещения заказа.

Внутренняя экспертиза – экспертиза, проводимая лицами из числа работников университета.

1.3. Проекты, реализуемые в рамках ПР, исходя из объема охватываемых задач, мероприятий и инструментов, подразделяются на горизонтальные, комплексные и локальные.

1.3.1. Горизонтальный проект – проект, реализуемый в рамках одного или нескольких из нижеприведенных инструментов, ответственность за реализацию которого возложена на одного проректора, в рамках одного мероприятия ПР:

I.1.ж. создание системы внутренних конкурсов/грантов на разработку/внедрение современных учебных ресурсов, а также приобретение услуг в данной сфере;

I.1.з. создание системы непрерывного образования, включая модернизацию программ среднего профессионального и общего среднего образования на базе Университета;

I.2.в. разработка и внедрение независимых систем оценки учебных достижений обучающихся, а также аттестации профессорско-преподавательского состава;

I.2.г. разработка и приобретение новых образовательных технологий, в том числе систем контроля знаний и компетенций;

I.2.д. разработка программы внедрения инновационных технологий преподавания, а также приобретение услуг в данной сфере;

I.2.е. разработка систем внутренней аккредитации и международной аккредитации образовательных программ;

I.2.ж. общественно-профессиональная аккредитация образовательных программ;

I.3.б. обеспечение работы комиссий с участием работодателей для оценки результатов образовательной деятельности Университета и разработки рекомендаций по ее совершенствованию;

I.3.в. формирование системы мониторинга потребностей работодателей в специалистах, построение системы обратной связи с выпускниками и работодателями, приобретение работ и услуг в данной сфере;

I.3.г. внедрение процедуры независимой оценки и рейтингования образовательных программ;

I.3.д. создание и обеспечение деятельности международного центра продвижения программ изучения русского языка и центра переводов и межкультурной коммуникации;

II.4.б. формирование новых научно-исследовательских подразделений Университета по приоритетным направлениям развития;

II.4.д. внедрение процедуры внутреннего отбора и поддержки перспективных исследовательских проектов;

II.5.а. методическое обеспечение и сопровождение инновационной деятельности, в том числе системы выявления и оценки результатов интеллектуальной деятельности;

II.5.б. обеспечение Университета информационно-методическими ресурсами для развития научно-исследовательской и инновационной деятельности (базами патентной информации, стандартами и иными данными);

II.6.а. создание новых исследовательских центров в сфере европейских и балтийских исследований;

II.6.б. расширение сферы исследований страноведческих научно-образовательных центров

II.6.г. реализация совместных проектов по изучению международных отношений России и Европейского союза;

II.7.а. проведение ежегодного «Балтийского университетского форума» на базе Университета по приоритетным направлениям развития научных исследований (раздел III Программы);

II.7.б. разработка и реализация программы проведения на базе Университета международных научных конференций, семинаров с участием представителей ведущих российских и европейских университетов по приоритетным направлениям развития научных исследований (раздел III Программы);

II.8.а. развитие журнала «Балтийский регион» и других научных периодических изданий Университета;

II.8.б. стимулирование активного использования международных научных периодических изданий в исследовательском процессе;

II.8.в. анализ актуальных потребностей ученых и приобретение подписок на научные журналы по приоритетным направлениям развития исследований;

II.8.г. формирование внутренней системы поддержки научных исследований и публикации результатов исследований в ведущих отечественных международных изданиях;

III.9.в. привлечение на административные должности квалифицированных специалистов с опытом работы в ведущих университетах мира;

III.9.г. разработка и внедрение селективной системы формирования элитных научно-педагогических кадров, содействие привлечению в регион специалистов высшей научной квалификации;

III.10.б. повышение квалификации и стажировки административно-управленческих кадров, в том числе приобретение работ и услуг в данной сфере;

III.10.г. реализация системной программы по развитию языковых компетенций персонала различных категорий, в том числе приобретение работ и услуг в данной сфере;

III.10.д. создание системы аттестации и рейтингования персонала, в том числе приобретение работ и услуг в данной сфере;

III.10.е. обеспечение эффективной языковой коммуникации персонала в рамках зарубежных стажировок, в том числе приобретение работ и услуг в данной сфере;

III.11.а. внедрение системы электронного документооборота по приему и обеспечению процесса обучения студентов, включая приобретение необходимых программно-аппаратных комплексов;

III.11.б. разработка и реализация проектов социальной поддержки студентов, стимулирование их достижений;

III.11.в. разработка механизмов привлечения в магистратуру и аспирантуру лучших выпускников, в том числе из других отечественных и зарубежных университетов;

III.11.г. обеспечение комфортных условий обучения студентов с ограниченными возможностями здоровья, в том числе приобретение специализированных аппаратно-программных комплексов;

III.11.д. разработка программы трудовой занятости выпускников и сезонной занятости студентов;

III.12.а. создание системы популяризации существующих и разрабатываемых образовательных программ, в том числе программ на русском языке;

III.12.г. организация очных и заочных интернет-олимпиад и конкурсов для школьников и студентов, в том числе иностранных граждан, изучающих русский язык;

IV.13.а. - IV.13.з. (все проекты в рамках всех инструментов);

IV.14.а. - IV.14.ж. (все проекты в рамках всех инструментов);

IV.15.а. обеспечение межкорпусных коммуникаций;

IV.15.б. модернизация сетей обеспечения научно-образовательного процесса;

IV.15.в. модернизация внутрикорпусных сетей, в том числе беспроводных;

IV.15.г. расширение внешнего канала интернет-связи;
IV.15.ж. реализация комплексной программы по внедрению аппаратно-программных комплексов в процессы управления Университетом.

1.3.2. Проекты, реализуемее в рамках мероприятий и инструментов, не отнесенных настоящим положением к горизонтальным проектам, могут быть комплексными или локальными.

Комплексный проект – проект, реализуемый в рамках нескольких инструментов из нескольких задач ПР, за исключением инструментов на базе которых реализуются горизонтальные проекты, преимущественно ориентированный на потребности крупного внешнего потребителя или обеспечение вклада в реализацию приоритетных стратегических инициатив федерального и регионального масштаба (государственную или частную корпорацию, технологическую платформу, целевую программу, инновационный кластер и т.д.).

Локальный проект – проект, реализуемый в рамках одного инструмента ПР, за исключением инструментов на базе которых реализуются горизонтальные проекты.

1.4. При формировании Плана реализации проектов комплексные проекты имеют приоритет перед локальными проектами, в случае невозможности одновременной реализации нескольких комплексных проектов, решение об определении очередности их исполнения принимается ректоратом. Реализация локальных проектов осуществляется по остаточному принципу финансирования с возможностью переноса сроков реализации на более поздний (или ранний) срок.

2.Органы, рассматривающие проектные заявки

2.1. Полноту и объективность принятия решений по рассмотрению проектных заявок в университете обеспечивают следующие органы:

2.2. Ректорат рассматривает проектные заявки, поданные в целях реализации комплексных и горизонтальных проектов, принимает решения по указанным заявкам, выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением.

Работу ректората по рассмотрению проектных заявок обеспечивает секретарь ректората по проектной деятельности, в обязанность которого входит:

- регистрация проектных заявок, поданных для реализации комплексных проектов;

- составление и согласование с ректором (ответственным проректором) сроков проведения заседаний ректората по рассмотрению проектных заявок;

- рассылка членам расширенного ректората проектных заявок, поступивших в целях реализации комплексных проектов, в срок, обеспечивающий возможность из всестороннего рассмотрения, до намеченной даты ректората;

- протоколирование вышеуказанных заседаний и оформление соответствующих решений ректората.

2.3. В ходе заседаний ректорат рассматривает проектную заявку, в случае необходимости заслушивает автора проектной заявки (предполагаемого руководителя проекта), и принимает одно из следующих решений по проектной заявке:

- одобрить проектную заявку;

- одобрить проектную заявку с замечаниями;

- направить проектную заявку на доработку;

- направить проектную заявку на экспертизу (внутреннюю/внешнюю);

- отклонить проектную заявку.

2.4. Ректорат полномочен принимать, предусмотренные п. 2.3. настоящего Положения решения, в случае присутствия на его заседании не менее 50% его членов. Решения принимаются большинством голосов от общего количества присутствующих на его заседании членов, в случае равенства голосов решающий голос принадлежит ректору.

2.5. Рабочие группы формируются ответственным проректором для целей рассмотрение проектных заявок, направленных на реализацию локальных проектов. Рабочие группы, как правило, состоят из сотрудников университета.

Рабочая группа рассматривает проектные заявки в течение недели с момента их поступления от ответственного проректора и оформляет свое решение соответствующим протоколом.

2.6. Порядок и виды принимаемых рабочими группами решений аналогичны предусмотренным в п. 2.3. настоящего Положения.

2.7. Экспертная комиссия - утверждаемая приказом ректора комиссия, полномочная проводить внутреннею экспертизу проектной заявки, проекта и его результатов.

Ответственный проректор вносит ректору предложения по персональному составу экспертной комиссии, в части экспертов, обладающих специальными знаниями или опытом работы по соответствующему тематическому направлению. Результат работы экспертной комиссии оформляется в виде акта, носящего рекомендательный характер.

Экспертная комиссия обязана представить свое заключение (акт) в течение 10 дней с момента поступления соответствующей заявки либо в трехдневный срок уведомить ректорат/рабочую группу/ответственного проректора о невозможности представления заключения.

Экспертная комиссия вправе запросить дополнительные материалы и разъяснения от лица, инициировавшего проект.

2.8. В случае если член ректората, рабочей группы или экспертной комиссии является заявителем рассматриваемой проектной заявки либо предполагает принимать участие в реализации соответствующего проекта в качестве члена подрядного коллектива, указанное лицо обязано заявить о наличии заинтересованности в рассмотрении проектной заявки и не принимать участие в голосовании по ней.

3.Порядок отбора проектов

3.1. Настоящее Положение устанавливает различный порядок для признания проектной заявки Проектом, который зависит от категории заявки или плана (горизонтальный, комплексный, локальный проект).

3.2. Общие положения о проектах:

3.2.1. Критериями отбора проектов являются:

- соответствие проекта мероприятиям и инструментам Программы развития Университета;

- ориентация проекта на потребности крупного внешнего потребителя или обеспечение вклада в реализацию приоритетных стратегических инициатив федерального и регионального масштаба (государственную или частную корпорацию, технологическую платформу, целевую программу, инновационный кластер и т.д.), подтвержденная письмами, соглашениями о сотрудничестве, соответствующими договорами, решениями и т.д.;

- влияние результатов проекта на достижение показателей эффективности ПР;

- соответствие содержания проекта современному состоянию и перспективам развития Университета;

- актуальность проекта, научная, прикладная и потребительская новизна проекта;

- обоснованность объема финансовых затрат, направляемых на реализацию проекта.

Дополнительными критериями отбора проектов могут являться:

- готовность инфраструктуры и кадрового потенциала Университета к реализации проекта;

- персональные достижения руководителя проекта (например, индекс цитируемости автора, наличие публикаций в рецензируемых внешних печатных изданиях, актуальное состояние исследований автора за последние три года, предшествующие подаче заявки, в том числе опыт руководства грантами и иными проектами).

3.2.2. Срок реализации проекта, как правило, не должен выходить за пределы одного календарного года. В случае, если реализация проекта требует большего времени, в проектной заявке должна быть предусмотрена разбивка проекта на этапы, каждый из которых по срокам не выходит за пределы одного календарного года, с четким определением конкретного результата, достигаемого в пределах каждого календарного года.

3.2.3. Формирование проектных заявок осуществляется в соответствии с унифицированной формой (Приложение № 1). По мере внедрения специального программного обеспечения формирование проектных заявок должно осуществляться с его использованием. При этом от руководителей ранее одобренных проектов требуется внесение данных по проекту в действующую систему для обеспечения единообразия учета и отчетности в рамках ПР.

3.2.4. Каждому проекту присваивается уникальный шифр, корректное указание которого в документации, связанной с проектом, в служебных записках, направленных на его реализацию, во всех иных случаях упоминания о проекте является обязательным.

3.2.5. Поставка товара, выполнение работ, оказание услуг, реализуемые в рамках проекта, осуществляются посредством размещения заказа согласно Положению о размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Балтийский федеральный университет имени Иммануила Канта», утвержденному Ученым советом университета 31 мая 2011 года (протокол № 4).

3.2.6. Заявленные и одобренные проекты могут находиться в режиме ожидания при отсутствии возможности их финансирования в текущем календарном году.

3.2.7. Информация о реализуемых в университете проектах с указанием их руководителей подлежит размещению на официальном сайте университета.

3.2.8. Проектные заявки должны содержать детализацию по всем видам работ и услуг, выполнение которых необходимо для реализации проекта, достаточную для обеспечения прозрачности заявки и возможности принятия решения о её одобрении/неодобрении.

3.2.9. Конкретные сроки подачи проектных заявок определяются приказами ректора университета.

Сроки рассмотрения проектных заявок определяются исходя из объемов поданных заявок, но не могут превышать двух недель с момента завершения установленных приказом ректора сроков подачи проектных заявок по отдельным категориям проектов. Информация о сроках рассмотрения проектных заявок подлежит опубликованию на официальном сайте университета.

3.2.10. Ответственность за своевременную и качественную реализацию Проекта, а также за соответствие полученных результатов заявленным в проектной заявке несет руководитель проекта.

3.2.11. По решению ректората, ответственного проректора, рабочей группы любой проект по его завершению может быть направлен на экспертизу, отрицательные результаты которой являются основанием для отказа в окончательном финансировании проекта.

3.3. Отбор горизонтальных проектов:

3.3.1. Перечень горизонтальных проектов определяется ответственным проректором, исходя из их соответствия мероприятиям и инструментам Программы развития университета на 2011-2015 годы, а также влияния на обеспечение успешной реализации данной программы, с учетом трудозатрат на его реализацию, сложности управления проектом и представления отчетных данных.

Примерные стоимость, содержание, сроки реализации горизонтального проекта, предлагаются ответственным проректором после определения объема, сложности, срочности работ (услуг), а также изучения существующих на рынке предложений о стоимости выполнения работ (оказания услуг), стоимости материалов и оборудования.

Ответственный проректор назначает оперативных руководителей (координаторов) горизонтальных проектов либо самостоятельно выполняет функции оперативного руководителя проекта.

Руководитель проекта в установленные ответственным проректором сроки обязан произвести заполнение проектной заявки по утвержденной форме (Приложение № 1).

3.3.2. Согласованная ответственным проректором проектная заявка на реализацию горизонтального проекта рассматривается на заседании ректората. Ответственный проректор не менее, чем за три дня, предшествующих рассмотрению проектной заявки ректоратом, обязан обеспечить её рассылку членам расширенного ректората.

Одобренная (в том числе с замечаниями) ректоратом проектная заявка получает статус горизонтального проекта.

3.3.3. Проректор по развитию и инновационной деятельности, руководствуясь целями, структурой и целостностью реализации ПР, или на основании заявления работников университета может обратиться к ответственному проректору со служебной запиской о необходимости внесения изменений в горизонтальный проект, в том числе в случае, если такие изменения повлекут необходимость корректировки Плана реализации горизонтальных проектов.

Указанное заявление должно быть рассмотрено ответственным проректором в течение трёх рабочих дней с момента его поступления.

Отказ в удовлетворении заявления может быть обжалован проректором по развитию и инновационной деятельности в ректорат.

3.4. Отбор комплексных проектов:

3.4.1. В целях одобрения проектной заявки, предполагающей реализацию комплексного проекта, заявитель представляет проектную заявку по утвержденной форме (Приложение № 1), технические задания (оформляются по аналогии с формой, утвержденной в приложении № 1 к положению о размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Балтийский федеральный университет имени Иммануила Канта») секретарю ректората по проектной деятельности.

Для оказания помощи в формировании технических заданий и бюджета проекта заявитель вправе обращаться к сотрудникам университета, заключив с ними договор на оказание соответствующих услуг, либо к сторонним лицам. При этом с данного лица не снимается ответственность за качество и достоверность заявленных данных о проекте.

Заявитель вправе по своему усмотрению заказать внутреннюю или внешнюю экспертизу проектной заявки, заключение которой будет носить рекомендательный характер.

Заявитель вправе предоставлять ректорату сведения о потенциальных экспертах по представленной им заявке, однако окончательный выбор эксперта принадлежит сотрудникам управления инновационного развития.

3.4.2. Ректорат рассматривает проектную заявку, направленную на реализацию комплексного проекта, а также приложенные к ней документы на предмет соответствия критериям, указанным в пп. 3.2.1. настоящего Положения.

Одобренная (в том числе с замечаниями) ректоратом проектная заявка направляется на экспертизу.

3.4.3. При условии получения положительной экспертизы по проектной заявке, направленной на реализацию комплексного проекта, указанная заявка получает статус проекта и подлежит реализации.

В случае, если экспертное заключение содержит замечания, устранение которых не требует проведение повторной экспертизы (по существу), проектная заявка с копией экспертного заключения возвращается заявителю для доработки. Доработка проектной заявки должна быть осуществлена в течение месяца с даты возврата документов заявителю, после чего проектная заявка подлежит повторному рассмотрению на заседании ректората.

При получении отрицательной экспертизы (по существу) по проекту или указания на существенные недостатки, проверка устранения которых потребует повторной экспертизы, проектная заявка возвращается заявителю. В этом случае заявитель может устранить указанные экспертами недостатки и вновь представить проектную заявку в порядке, предусмотренном п. 3.4. настоящего Положения.

3.5. Отбор локальных проектов:

3.5.1. В целях одобрения проектной заявки, предполагающей реализацию локального проекта, заявитель (любой сотрудник университета) представляет проектную заявку по утвержденной форме ответственному проректору.

Подача заявок может осуществляться в течение всего года, однако в случае, если из содержания заявки или из утвержденных Проектов следует невозможность её реализации в течение текущего календарного года, ответственный проректор вправе отнести рассмотрение заявки на следующий календарный год.

3.5.2. Полученные ответственным проектные заявки, направленные на реализацию локальных проектов, направляются списком в рабочие группы.

Ответственный проректор также вправе принять решение о проведении по проектной заявке внутренней или внешней экспертизы, в этом случае её рассмотрение производится на заседаниях рабочих групп после получения соответствующего заключения.

3.5.3. В случае одобрения рабочей группой проектной заявки она получает статус Проекта. С момента принятия настоящего решения всю полноту ответственности за реализацию проекта несет его руководитель. Указанная информация подлежит утверждению приказом ректора университета.

3.5.4. Ответственный проректор вправе принять решение об объединении нескольких локальных проектов в портфель проектов, назначив руководителя, ответственного за реализацию все проектов портфеля.

4.1. Выделение денежных средств на реализацию проекта осуществляется на основании договора, заключаемого между университетом и руководителем проекта, и только в форме авансирования, максимальный размер которого не может превышать 30% от предусмотренных проектной заявкой в части расходов на оплату работ и услуг подрядного коллектива - общей суммы договора с руководителем проекта. Обязательным разделом договора с руководителем проекта является раздел об ответственности за невыполнение или несвоевременное выполнение условий договора, предусматривающий в том числе возможность при определенных условиях взыскания с руководителя проекта полученной суммы аванса.

При этом за руководителем проекта закрепляется ответственность за реализацию проекта в рамках всего бюджета проекта, в том числе своевременное предоставление необходимых документов во всех службы университета и контроль над их своевременным прохождением.

4.2. В течение пяти дней с момента принятия решения об одобрении проекта, руководитель проекта должен внести на утверждение ректору проект приказа о реализации проекта (Приложение № 2). В случае если для реализации проекта необходимо формирование подрядного коллектива, указанный приказ должен содержать сведения о членах подрядного коллектива.

4.3. Руководитель проекта обязан своевременно формировать заявки на размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, необходимых для реализации проекта в установленном в университете порядке.

Финансирование работ, услуг, товаров, закупаемых по заявкам руководителей проектов, осуществляется на основании договоров, заключенных между поставщиками / исполнителями и университетом.

4.4. Руководитель проекта обязан предоставлять ответственному проректору, сотрудникам управления инновационного развития в установленные ими сроки отчетную документацию, связанную с реализацией проекта. Также он обязан в разумные сроки предоставлять по требованию указанных лиц аналитические справки и иные данные, связанные с реализацией проекта, а также представлять интересы университета в части презентации полученных в рамках проекта результатов третьим лицам.

4.5. Руководитель проекта с согласия ответственного проректора и проректора по экономике и финансам (главного бухгалтера) вправе досрочно исполнить условия договора.

4.6. В случае если по объективным причинам руководителю проекта становится очевидным, что исполнение договорных обязательств в предусмотренный договором срок не представляется возможным, последний вправе обратиться с заявлением в орган, одобривший проектную заявку, с просьбой об изменении сроков проекта. В случае положительного решения по заявлению, в договор вносятся соответствующие изменения.

4.7. Руководитель проекта несет персональную ответственность за расходование выделенных на его реализацию средств строго в соответствии с заявленными целями, направлениями работ, условиями договора.

4.8. Руководители проектов, не представившие отчеты по итогам финансового года, а также проектов, финансирование которых было прекращено досрочно из-за неудовлетворительного качества проведения работ, лишаются права участвовать в проектах в рамках Программы развития в качестве руководителей.

4.9. По окончанию проекта руководитель проекта предоставляет ответственному проректору отчет о реализации проекта, а также, документы, подтверждающие реализацию проекта и выполнение договорных обязательств. Подтверждением реализации проекта является подписанный ответственным проректором акт приема результатов работ.

4.10. Выполнение работ, оказание услуг в рамках ПР не является деятельностью, непосредственно вытекающей из должностных обязанностей лиц, из числа сотрудников университета, участвующих в реализации ПР. Равно реализация проектов в рамках ПР не освобождает лиц, участвующих в реализации проектов ПР, от выполнения своих должностных обязанностей в рамках текущей деятельности.

Любой работник может быть руководителем нескольких проектов.

Ответственные проректоры не могут руководить комплексными проектами.

4.11. В случае возникновения необходимости в финансировании в рамках Проектов обоснованных, но непредвиденных работ и приобретения услуг, связанных с необходимостью совершенствования системы управления Университетом, руководитель проекта вправе обратиться к ответственному проректору за заключением дополнительного договора на выполнение работ и оказание услуг (из средств мероприятий и инструментов задачи V ПР).

Кроме того, указанные лица могут обращаться за разъяснениями и рекомендациями в части реализации ПР к ответственному проректору, в том числе инициировать повышение квалификации и иные формы развития проектных компетенций (из средств мероприятий и инструментов задачи III ПР).

4.12. В настоящее положение могут вноситься изменения по мере реализации ПР. Лица, участвующие в реализации ПР, обязаны в разумные сроки скорректировать свои действия с учетом вносимых изменений.