Об утверждении Инструкции по инвентаризации активов и обязательств

1. Инструкция по инвентаризации активов и обязательств (далее - Инструкция) устанавливает единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих в соответствии с законодательством бухгалтерский учет, оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете.

2. Для целей настоящей Инструкции к инвентаризируемым активам относятся:

внеоборотные активы (основные средства, нематериальные активы, доходные вложения в материальные ценности, вложения во внеоборотные активы (в том числе незавершенное строительство), прочие внеоборотные активы);

оборотные активы (запасы и затраты (в том числе сырье, материалы (покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия; конструкции и детали; топливо; тара и тарные материалы; запасные части; прочие материалы; материалы, переданные в переработку на сторону; строительные материалы; инвентарь и хозяйственные принадлежности; специальная оснастка и специальная одежда на складе; специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации) и другие активы, животные на выращивании и откорме (в том числе молодняк животных), незавершенное производство и полуфабрикаты, расходы на реализацию, готовая продукция и товары для реализации (в том числе товары на складах, товары в розничной торговле, тара под товаром и порожняя, покупные изделия, продукция подсобного сельского хозяйства), товары отгруженные, выполненные этапы по незавершенным работам, расходы будущих периодов, прочие запасы и затраты);

расчеты с учредителями;

прочие оборотные активы.

К инвентаризируемым обязательствам организации относятся:

долгосрочные кредиты и займы;

краткосрочные кредиты и займы;

задолженность перед учредителями;

резервы предстоящих расходов;

прочие виды обязательств.

3. В ходе инвентаризации документально подтверждаются наличие, состояние и оценка активов и обязательств (в том числе неучтенных) путем:

сопоставления с данными бухгалтерского учета;

выявления активов и обязательств, частично потерявших свое первоначальное назначение (потребительские свойства) и устаревших морально;

выявления сверхнормативных и неиспользуемых активов и обязательств с целью их учета и последующей реализации или списания;

проверки обязательств с целью правильного формирования доходов и расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов, а также достоверности сумм дебиторской и кредиторской задолженности и др.;

проверки образования и использования источников собственных средств, средств целевого финансирования и др.

4. Инвентаризация проводится:

обязательно в случаях, установленных частью третьей статьи 12 Закона Республики Беларусь от 18 октября 1994 года "О бухгалтерском учете и отчетности" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г. N 34, ст. 566; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г. N 63, 2/785);

по решению руководителя организации;

по решению контролирующих органов или ревизионной группы в ходе проведения проверки (ревизии) в порядке, установленном законодательством;

при коллективной (бригадной) материальной ответственности, в случае смены руководителя (бригадира), выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады);

в иных случаях, установленных законодательством.

5. Инвентаризации подлежат активы и обязательства организации независимо от их местонахождения, а также активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.).

6. Инвентаризация проводится:

на дату, определенную принимающей и передающей сторонами в договоре (решении), в случае: купли-продажи активов в виде имущественных комплексов; передачи активов организации в аренду (лизинг), безвозмездное пользование; передачи активов по решению уполномоченных органов управления;

на дату, установленную соответствующим решением собственников или уполномоченных органов управления, в случае передачи предприятий в виде имущественных комплексов. При этом инвентаризация может проводиться в два этапа - предварительно и непосредственно при передаче имущественных комплексов;

на день приема-передачи дел в случае смены руководителя и (или) материально ответственных лиц;

перед составлением разделительного (ликвидационного) баланса, в случае реорганизации или ликвидации организации, если иное не установлено законодательством.

При реорганизации организации по результатам инвентаризации составляется передаточный акт и баланс. При реорганизации организации путем присоединения одной организации к другой инвентаризация активов и обязательств проводится у присоединяемой организации.

При ликвидации организации по результатам инвентаризации активов и обязательств определяется достоверность учетной стоимости активов, объем возможной к требованию дебиторской задолженности, размер кредиторской задолженности.

7. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности необходимо провести инвентаризацию активов и обязательств в следующие сроки:

основных средств, нематериальных активов, незавершенного строительства, сырья, материалов, готовой продукции, товаров для реализации (в том числе товаров на складах, товаров в розничной торговле, тары под товаром и порожней, покупных изделий, продукты подсобного сельского хозяйства) - не ранее 1 ноября;

незавершенного производства и полуфабрикатов - не ранее 1 ноября;

животных на выращивании и откорме (в том числе молодняка животных) - не ранее 1 ноября;

денежных средств - не ранее 1 декабря;

обязательств и других активов - не ранее 1 декабря.

8. Периодичность проведения инвентаризаций:

основных средств, нематериальных активов, незавершенного строительства, сырья, материалов, готовой продукции, товаров для реализации (в том числе товаров на складах, товаров в розничной торговле, тары под товаром и порожней, покупных изделий, продукции подсобного сельского хозяйства) - не менее одного раза в год;

незавершенного производства и полуфабрикатов - не менее двух раз в год;

животных на выращивании и откорме (в том числе молодняка животных) - не менее одного раза в год;

денежных средств - не менее одного раза в год;

обязательств и других активов - не менее одного раза в год.

По решению руководителя организации установленное настоящей Инструкцией количество проводимых в течение года обязательных инвентаризаций может быть увеличено.

Сроки проведения инвентаризаций (годовых, в течение года) перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.

9. Инвентаризация активов и обязательств, числящихся в балансе филиалов и представительств, иных обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс, проводится в порядке и сроки, установленные юридическим лицом, их создавшим.

10. Субъекты малого предпринимательства, применяющие упрощенный порядок налогообложения, проводят инвентаризацию активов и обязательств один раз в год, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности".

11. Особенности порядка проведения инвентаризации отдельных видов активов (предметы проката, животных на выращивании и откорме (в том числе молодняка животных) и птицы, продовольственных товаров в организации розничной торговли и общественного питания, остатков незавершенного производства, драгоценных металлов, библиотечных фондов, объектов интеллектуальной собственности, других) устанавливаются нормативными правовыми актами республиканских органов государственного управления, иных организаций, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющих методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

12. Руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации по примерной форме согласно приложению 1.

Приказом руководителя организации предусматривается создание инвентаризационной комиссии.

В крупных организациях для проведения инвентаризаций создаются постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии.

Центральная инвентаризационная комиссия:

оказывает методическую помощь рабочим комиссиям по вопросам проведения инвентаризаций;

проводит контрольные проверки результатов инвентаризаций, выполненных рабочими комиссиями;

рассматривает материалы инвентаризаций, представленные рабочими комиссиями;

готовит предложения по регулированию результатов инвентаризации и представляет их на рассмотрение руководителю организации вместе с материалами инвентаризации.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

осуществляют инвентаризацию активов и обязательств организации;

оформляют результаты инвентаризации необходимыми документами;

получают от материально ответственных лиц объяснительные записки о причинах выявленных инвентаризацией излишков, недостач, порчи ценностей;

принимают решение по регулированию выявленных ими результатов инвентаризации и представляют его вместе с материалами инвентаризаций на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии.

Центральные инвентаризационные комиссии создаются в составе:

руководителя организации или его заместителя (или начальника структурного подразделения) (председатель комиссии);

главного бухгалтера или его заместителя (руководителя специализированной организации, ведущей бухгалтерский учет);

начальников структурных подразделений (служб);

Рабочие инвентаризационные комиссии создаются в составе:

представителя руководителя организации, назначившего инвентаризацию (руководителя или его заместителя, начальника структурного подразделения - председатель комиссии);

специалистов: товароведа, инженера, технолога, механика, производителя работ, экономиста, работника бухгалтерской службы и других.

В состав рабочих и центральных инвентаризационных комиссий должны включаться опытные специалисты в зависимости от специфики проводимой инвентаризации, имеющие необходимые навыки, знания.

Инвентаризация активов и обязательств проводится при полном составе членов инвентаризационных комиссий.

13. В качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии не назначается материально ответственное лицо, работник ревизионной службы. Не назначается один и тот же работник два раза подряд в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц.

Материально ответственные лица не включаются в состав инвентаризационной комиссии для проверки находящихся у них в подотчете товарно-материальных ценностей, денежных средств.

14. При малом объеме работ инвентаризационные комиссии в межинвентаризационный период могут привлекаться для проведения выборочных и контрольных проверок.

15. Инвентаризационные комиссии обеспечивают полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках активов и обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

16. Члены инвентаризационных комиссий несут ответственность за:

своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя организации;

правильность указания в описи отличительных признаков активов (тип, сорт, марка, размер, порядковый номер по прейскуранту, артикул и т.д.), по которым определяются их цены.

17. Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках активов с целью сокрытия недостач или излишков активов несут ответственность в соответствии с законодательством.

ОБЩИЙ ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

АКТИВОВ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

18. Руководитель организации несет ответственность за организацию и своевременное проведение инвентаризаций активов и обязательств.

Постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб контролирует соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.

19. Руководитель организации создает условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

20. Проверка фактического наличия активов и обязательств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.

При проверке фактического наличия активов и обязательств в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее - в их сдаче.

21. До начала проверки фактического наличия активов приходные и расходные документы или отчеты о движении активов и обязательств, денежных средств, бланков строгой отчетности должны быть сданы в бухгалтерию (бухгалтеру).

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "_________" (дата)", что является основанием для определения остатков активов к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица, а также лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение активов или доверенности на получение активов, дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на активы сданы в бухгалтерию или переданы рабочей инвентаризационной комиссии и все активы, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

22. Фактическое наличие активов при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

По активам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество может определяться на основании документов поставщика. При этом обязательной проверке в натуре (на выборку) подлежит часть этих активов.

Определение веса (или объема) навалочных материалов, метизной продукции допускается производить на основании обмеров и технических расчетов, взвешивания и т.п.

При инвентаризации большого количества весовых активов ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

23. Сведения о фактическом наличии активов и учтенных обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах.

Для оформления инвентаризации применяются формы согласно приложениям 5 - 19 либо формы, утвержденные республиканскими органами государственного управления, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики.

При недостатке содержащейся в утвержденных формах информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные в соответствии с законодательством формы.

24. На активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку на комиссию и др.), составляются отдельные описи.

25. По активам, которые на момент инвентаризации оказались непригодными к эксплуатации и неподлежащими восстановлению, а также нематериальным активам, подготовленным к выбытию, составляется отдельная опись с указанием причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.), а сами эти активы в местах хранения размещаются обособленно. В описи указывается время ввода в эксплуатацию, завоза, поставщик (если это возможно определить).

26. Если инвентаризация активов проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся эти активы, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи хранятся в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

27. Инвентаризационные описи заполняются с применением технических средств или от руки чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых активов и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров активов и общий итог фактического количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

При автоматизированной обработке фактических данных и формировании инвентаризационных описей допускается указывать итоги на каждой странице цифрами.

28. Исправление ошибок (описок) производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи ставится отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

29. В период проведения инвентаризации бухгалтерия организации (или подразделение, на которое возложены функции оперативного контроля за состоянием внеоборотных активов, на крупных предприятиях - управления или отделы капитального строительства, главного технолога, главного механика и т.п.) должна установить факты отражения в учете своевременного использования, принятия в эксплуатацию, оприходования, выбытия, списания активов, обязательств - то есть проверить все ли расходы и затраты своевременно списаны (учтены).

30. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица, которые принимали участие в непосредственном пересчете (перевесе) инвентаризуемых ценностей. В описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией активов в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

31. В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом инвентаризационной комиссии.

Заявления материально ответственных лиц о том, что недостача или излишки были вызваны ошибкой в наименовании товарно-материальных ценностей, пропуском, просчетом и т.п. принимаются до открытия склада, кладовой, секции.

Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

32. По окончании инвентаризации, а также в межинвентаризационный период могут проводиться контрольные проверки с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц на складе, кладовой, секции и т.п. где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом согласно приложению 2 и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации согласно приложению 3.

33. По окончании инвентаризации все материалы по ней передаются на рассмотрение постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии (в крупных организациях) или руководителю организации (при отсутствии центральной инвентаризационной комиссии).

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ВНЕОБОРОТНЫХ АКТИВОВ

34. До начала инвентаризации внеоборотных активов проверяется:

наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

наличие и состояние технических паспортов, документов на правообладание или другой технической документации;

наличие документов на основные средства и нематериальные активы, сданные или принятые организацией в аренду (лизинг), пользование и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета и технической документации вносятся соответствующие исправления и уточнения.

35. При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и оформляет опись согласно приложению 6.

При инвентаризации зданий, сооружений, земельных участков, водоемов и других объектов недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации (хозяйственном ведении, оперативном управлении), соответствие их фактического размера и комплектации (состава) данным паспортов и другой имеющейся технической документации.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием инвентарного номера, заводского номера предприятия - изготовителя (при его наличии), года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов и их инвентарных номеров.

36. При инвентаризации основных средств, находящихся на ответственном хранении, аренде, оформляется опись согласно приложению 15. Один экземпляр инвентаризационной описи основных средств, принятых (сданных) на ответственное хранение, арендованных, высылается собственнику (или его представителю), арендодателю.

37. При инвентаризации нематериальных активов проверяется наличие документов, подтверждающих права организации на их использование, правильность отнесения объектов к нематериальным активам, исходя из критериев, установленных законодательством, а также правильность и своевременность принятия активов к бухгалтерскому учету. Сведения об инвентаризируемых нематериальных активах вносятся в опись согласно приложению 7.

При инвентаризации нематериальных активов, полученных во временное пользование, оформляются отдельные описи, которые составляются отдельно по каждому правообладателю с указанием срока пользования. Один экземпляр инвентаризационной описи полученных во временное пользование нематериальных активов высылается правообладателю.

38. Основные средства и нематериальные активы вносятся в описи по наименованиям в соответствии с их основным назначением. Если активы подверглись восстановлению, реконструкции, модернизации или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное их назначение, то они вносятся в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений, модернизация и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

39. При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в учетных регистрах отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, составляются отдельные инвентаризационные описи и включаются недостающие и правильные сведения и технические показатели по этим объектам (по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем - по наружному или внутреннему обмеру, площадь - общая полезная площадь, число этажей без подвалов, полуподвалов и т.д. год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубина и ширина по дну и поверхности, искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия и ширина полотна, по объектам интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов - номера патентов, договоров, документов, комплектующие по полезным моделям, промышленным образцам и т.п.).

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных активов должна быть произведена в соответствии с законодательством, а степень (процент) износа устанавливается по действительному техническому состоянию активов с оформлением данных об оценке и износе соответствующими актами.

40. Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), должны быть инвентаризованы до момента их временного выбытия или после проведения инвентаризации.

Законодательная база Республики Беларусь на www.BankZakonov.com