Личное дело работника: порядок формирования, состав личного дела

После того, как новый работник поступил на работу, на него заводят личное дело, в котором копятся информационные данные о нем, то есть сведения о его характере, личностных чертах, персональных данных и трудовых особенностях. Это необходимо с целью обеспечения формирования общего представления о нем, а также для простоты процесса его дальнейшего трудоустройства. Рассмотрим, что такое личное дело работника, а так же порядок формирования его состава и тонкости контроля за этим процессом.

Путем ведения личного дела работодатель проводит объективную оценку и анализ труда работника, а сам сотрудник имеет возможность знать о собственных трудовых достижениях. Таким образом, личное дело содержит отрезки информации и биографии персонала, собирая их в единое целое. Оно представлено рядом документационных данных, отражающих четкие сведения трудового плана. Ведение таких дел актуально для административных сотрудников, рядовых специалистов и представителей руководящих должностей.

Обратите внимание: сохранность документации находится под ответственностью служб, несущих функционирование по выполнению всех операций, связанных с архивной работой.

Руководитель фирмы – лицо, обеспечивающее сотрудника работой и формирующий дело на него, ведет контроль правильности составления всех необходимых для этого бумаг. В той или иной компании действует определенная инструкция, на основании которой устанавливается порядок данной процедуры. Личное дело включает в себя все бумаги, имеющие важность для работодателя и для сотрудника. Закладывание этого «фундамента» в формирование личного дела стартует с момента подписания сотрудником трудовых отношений с работодателем и издания приказа.

Далее мы рассмотрим, что такое ведение личных дел сотрудников, порядок формирования, оформления и работы с ними. В инструкции детально рассмотрен порядок, в котором формируются и хранятся личные дела сотрудников, а также определены тонкости. Положения данной инструкции распространены на порядок, установленный для рабочего процесса. Есть определенные пункты, включенные в инструктаж, соблюдение и своевременность выполнения которых приведет к качественной работе в рамках фирмы, а также к оптимизации времени и использования ресурсов персонала.

В этом пункте указываются базовые понятия, которые имеют отношение к ведению дел личного характера. Представлены основные особенности инструкции и требований к ее соблюдению. Данная инструкция – это перечень требований в плане дел, связанных с выполнением работниками определенного труда. Она имеет место быть при трудоустройстве в совершенно любой сфере, не зависимо от специфики занятости.

Обратите внимание: личное дело представлено набором документационных сведений, в которых отражена информация не только о сотруднике как о личности, но и об особенностях труда – заслугах, особых достижениях, изобретениях. Эти достижения распространяются на все сферы деятельности работника.

Делами с данным типом документации занимается служба, которая функционирует на каждом предприятии относительно крупного масштаба. Занимается ведением таких дел квалифицированный специалист.

После рассмотрения общих понятий необходимо перейти к оперированию ими с практической точки зрения. Рассмотрим данные о составе документации и о требованиях, которые традиционно предъявлены к ее хранению.

Ведение личных дел занимаются специалисты кадровой службы

Мы уже говорили, личное дело – это перечень сведений о том или ином сотруднике. Оно, в первую очередь, содержит определенный список документации, которую важно принять во внимание. Далее, рассмотрим, какие документы должны участвовать в составлении личного дела сотрудника. Для их сбора проводится несколько мероприятий, направленных на упорядочивание информации. Они связаны непосредственно с описью и другими элементами ведения документации. Если дело ведется для представителей специфических должностей, а также в некоторых определенных ситуациях, то есть новый перечень документов, который можно принять во внимание в ходе формирования личного дела.

Документы, которые должны быть в личном деле сотрудника:

• листы аттестации с характеристиками;
• списки заслуг;
• договоры с сотрудниками фирмы;
• другие документы, предусмотренные законом.

Обратите внимание: есть определенная хронологическая последовательность, в которой и включаются документы в состав личного дела работника.

При составлении личного дела работника важно понимать, что есть перечень сведений, не имеющих отношение к общему делу работника:

• документы об отпусках;
• справки;
• данные о семейном составе и зарплате;
• прочие документы, предполагаемые законом.

Список документов, казалось бы, прост и понятен, но стоит уделить внимание требованиям, предъявляемым к хранению и оформлению документационных сведений.

Документы в личное дело работника включают постепенно, по мере их появления

В рамках формирования общих данных, имеющих отношение к личному делу сотрудника, происходит формирование некоторых информационных сведений, отраженных в бумагах. Она имеет в себе сведения о том, какие у документации названия. Листы формируются и нумеруются по отдельности от включенных в личное дело элементов.

Личный листок — это один из главных документов, участвующих в личном деле. Он оформляется по Приложению 2. Заполняет его сотрудник, который поступает на службу в компанию. Важно знать, что в документе не должно быть ошибочных данных и исправлений. Специалист по работе с кадрами осуществляет контроль заполнения личного листка.

Перечень требований к личному листку:

1. Предоставление исчерпывающих ответов на все вопросы.
2. Недопущение пропуска (зачеркивания) граф, если ответ отрицателен, так и указывается «не имею», «не принимал».
3. ФИО пишется не инициалами, а в полном размере (Именительный падеж).
4. У вас попросят указать дату, в которую родились: ХХ.ХХ.ХХХХ.
5. В области «образование» указывается соответствующая информация. Если оно является не оконченным, то отмечается количество пройденных курсов.
6. Семейное положение. Данные предоставляются исключительно на момент заполнения. Далее следуют короткие данные о муже / жене сотрудника.

Обратите внимание: типичный бланк описи документов в личном деле работника можно скачать в этой статье по ссылке и заполнить в соответствии с вышеуказанным образцом.

Этот процесс в рамках работы предприятия требуется для получения работником других сведений, не содержавшихся в прочих источниках. Рассматривая основные требования, можно отметить, что они представлены аналогичными элементами имеющимся при оформлении листков. Специалист в области кадровой службы оставляет и свою подпись, что означает его знакомство со спецификой.

Опись документов производят по стандартной определенной форме

Она представлена документом, в котором кратко изложены этапы из жизни автора. Традиционно данный тип документации содержит определенный набор сведений:

• ФИО;
• рождение (дата, время);
• образование;
• деятельность трудового плана;
• профессия;
• заслуги;
• сведения семейного состава;
• в конце следует подпись составителя и обязательное указание даты.

Это официальная документация, в которой четко отражены сведения о той или иной деятельности работника. Оформление документа может осуществляться в бланке. Объективно документация содержит краткую или подробную оценку деятельности сотрудника со стороны особо компетентных лиц. Здесь описываются заслуги служебного плана и другие информационные данные.

Кроме того, к общему личному делу и конкретно к описываемому нами документу могут быть запросто приложены определенные сведения – копии документов об образовании, а также пройденные курсы на повышение квалификационных навыков. Отражаются сведения, имеющие отношение к переводу сотрудника, его увольнению и так далее.

Размещение документа проводится в специальную обложку, оформленную в формате А4. На данном элементе отмечаются базовые сведения о сотруднике, такие как краткая информация о нем, а также другие данные о заслугах работника разного масштаба и характера. Чтобы учесть и обеспечить сохранность данных, уполномоченный сотрудник занимается ведением специального журнала учета. При увольнении сотрудника данные для учета передаются другому лицу.

Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить документ, можно заметить, что на основании законодательства личные дела могу быть переданы работникам в личное пользование, а также отданы сторонним фирмам в законодательном порядке. На то имеется соответствующее разрешение руководителя фирмы. При пользовании запрещается вносить новые данные и убирать старые.

Таким образом, составление и хранение личного дела – ответственный процесс, от которого во многом зависит карьера работника. Правильность составления этого документа влияет на общее представление о сотруднике, поэтому заниматься оформлением должно компетентное лицо.

ДОУ ответы-2

Организация делопроизводства в учреждениях, функции ДОУ.

ДОУ (документационное обеспечение управления) – создание, передача и переработка документированной информации необходимой для управления предприятием.

Одним из основных элементов ДОУ является документирование. Запись осуществляется по ГОСТу, устанавливается нормативными актами и имеет юридическую силу (свойство документа предоставляемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления). В результате документирования деятельности предприятия создается документ. Документ – это материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Все документы имеют общие и специальные функции.

информационная – для сохранения информации.

социальная – документ выступает как социально значимый объект.

коммуникативная – документ как средство связи между организациями.

культурная – документ закрепляет и передает культурные традиции, общий уровень развития общества.

Управленческая – документ как инструмент управления.

Правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.

Историческая – документ как источник исторических сведений о развитии общества.

В нормативных документах закрепляется организационная форма ведения ДОУ: смешанная, централизованная и децентрализованная. Она закрепляет должностной состав службы, форму построения ДОУ. Централизованная форма используется на небольших предприятиях до 10.000 оборотов документов в год; децентрализованная – каждое структурное подразделение имеет свою службу ведения ДОУ и самостоятельно ведет работу с документами; смешенная – крупные учреждения, в которых часть документов ведется централизованно, а часть – децентрализовано.

1. организационные (уставы, положения, должностные инструкции, штатные расписания)

2. распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения)

3. информационно-справочные (более 100 видов)

4. документация по личному составу

Классификация документов, цель классификации.

Все формы управленческой деятельности отражены в документах. Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Существует очень большое количество видов документов, поэтому в делопроизводстве существует их классификация (деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия), целью которой является повышение эффективности работы аппарата управления и ответственности работников. Документы принято классифицировать по:

видам: орган-ые, распоряд-е, инф.-справ.-е, по личному составу

форме: индивид-е, типовые, унифиц-е

содержанию: простые и сложные

происхождению: служебные и личные

месту создания: внешние и исходящие (внутренние)

срокам хранения: постоянного хранения, долговременные (от 10 до 50 лет), временные (от 1 до 10)

гласности: секретные, ДСП (для служебного пользования), личные

средствам фиксации: рукописные, машинограммы, фото/видео/аудио

стадиям создания: подлинники, черновики, копии, выписки, дубликаты

Нормативно-методическая основа делопроизводства, ГСДОУ.

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства - со­вокупность требований, норм, правил и рекомендаций по состав­лению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

• правила оформления документов;

• правила работы с документами;

• обеспечение сохранности документов;

• порядок передачи документов на архивное хранение;

• работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

• внедрение новых информационных технологий в работе с до­кументами;

• работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

• юридические аспекты, связанные с документами, и другие во­просы.

Вопросы документационного обеспечения управления регули­руются:

• государственными и отраслевыми стандартами;

• государственными и отраслевыми инструкциями по делопро­изводству;

• инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

К основным органам власти, отвечающим за организацию ДОУ на территории РФ, относится:

государственная архивная служба;

федеральное агентство по труду;

государственный стандарт (комитеты стандартизации);

руководители предприятий и служба ДОУ на предприятии.

Личные документы, их разновидности, правила оформления.

Характеристика (служебное письмо личного характера)

Автобиография – описание своей жизни в хронологической последовательности, включая обучение и трудовую деятельность.

Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение.

Резюме – краткая профессиональная характеристика претендента на ту или иную должность социальном аспекте.

Рекомендательное письмо, его оформление по ГОСТу 6.30-2003. В чем заключается отличие письма от характеристики?

Рекомендательное письмо – это документ личного характера, в котором указывается информация о служебной, общественной деятельности работника, а также его личностные качества.

Рекомендательное письмо имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа

Текст рекомендательного письма вариативен, но принято сначала указывать служебную деятельность сотрудника, затем его общественную деятельность и личностные качества. Заверяет рекомендательное письмо руководителем предприятия. Дата письма – дата подписания. В отличие от характеристики рекомендательное письмо не заверяется печатью, и оформляется на специальном бланке, а характеристика на листе формата А4. Также в характеристике в отличие от рекомендательного письма указывается краткие биографические данные: должность, дата рождения, образование и домашний адрес. В обоих документах, в отличие от автобиографии, не указываются сведения о родителях. Также характеристика подписывается не только руководителем предприятия, но и отделом кадров.

Докладная записка, ее разновидности, правила оформления и подписания документа.

Докладная записка – документ, адресованный руководству данной или вышестоящей организации, содержащий изложение какого-л вопроса с выводами или предложениями составителя. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка— документ, направляемый руково­дителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения. Внутренняя докладная (служебная) записка— документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Внутренняя докладная записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме. Внешняя докладная записка составляется на общем бланке, организации, внутренняя - на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5.Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внут­ренняя), может составлена с помощью ПК, машинописным или рукопис­ным способом. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, ко­торые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изло­женными фактами. Внутренние докладные записки должны быть подписаны составите­лем (автором). Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие орга­ны, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания,

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет. Характерны следующие реквизиты: название вида документа, индекс, название адресата, заголовок, текст,

Служебная записка, ее оформление по ГОСТу 6.30-2003.

Служебная записка – документ, адресованный руководству или руководителю структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо производственного вопроса (вид докладной записки).

Служебная записка должна иметь:

наименование структурного подразделения - автора документа;

наименование вида документа;

заголовок к тексту;

Дата – дата подписания.

Служебные письма, их реквизиты и разновидности, особенности их оформления.

Служебное письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии м/у корреспондентами; делятся на инициативные и ответные; имеют множество разновидностей: сопроводительное, информационно-рекламное, гарантийное, претензионное, циркулярное, письмо-запрос, уведомление, извещение, предупреждение, отказ, рекомендательное. Письмо оформляется на бланке для писем, при этом наименование вида письма пишется только для ГАРАНТИЙНОГО, ПРЕТЕНЗИОННОГО и РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОГО. Текст состоит из двух частей:

1)вводная часть (указывается причина составления письма)

2)основная часть (излагается цель документа)

Текст должен быть кратким, лаконичным, последовательным, корректным. Объем не должен превышать двух листов. Пишется в двух экземплярах (одно адресату, другое – в дело). Реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, дата, индекс, ссылка на дату и индекс, заголовок, текст, отметка о наличии приложений (может и не быть), подпись, печать (для ГАРАНТИЙНОГО и ПРЕТЕНЗИОННОГО), отметка об исполнителе, отметка о направлении в дело, гриф ограничения (ДСП, секретно), письма подписывает руководитель учреждения или структурного подразделения, а также исполнитель. Дата – дата подписания.

Организационные документы, их виды, правила оформления и утверждения.

Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководства и специалистов предприятия. К ним относятся: устав, учредительный договор, положение о персонале, положение о предприятии, о структурном подразделении, должностные инструкции, штатное расписание, структура и штатная численность. К организационно-правовым документам относится устав предприятия – это свод правил, регулирующих деятельность организаций, её взаимоотношения с другими организациями в сфере государственной и хозяйственной деятельности.

Основные разделы устава:

Положение утверждает руководитель.

Акт, его разновидности, требования ГОСТа 6.30-2003 к тексту акта. Кто утверждает и подписывает акты?

Акты имеют множество разновидностей: акты ревизии, приема-передачи, списания-уничтожения. Акты, имеющие контрольно-ревизионный характер, подлежат утверждению руководителем или распорядительным документом. Акты могут иметь гриф согласования. Место и дата акта должны соответствовать дню актируемого факта или события. Реквизиты: название организации, название документа, дата, индекс, заголовок, текст, гриф утверждения (контрольно-ревизионный характер), гриф согласования, подписи председателя и членов комиссии, отметка о направлении в дело. Текст состоит из двух частей:

1)вводная (основание для начала работы, указываются должностные лица, председатель, члены комиссии)

2)констатирующая (сущность, факты, цели и задачи проведенной работы)

В конце текста указывают количество экземпляров и место их нахождения. С актом знакомят лиц, деятельности которых он касается.

Рассказать о трудовом и коммерческом договоре, особенности их оформления по ГОСТу 6.30-2003.

Главным нормативным документом, определяющим особенности заключения и содержания договора является ГК РФ. Согласно ему договором считается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении каких-либо отношений. По форме договоры бывают простые и нотариально удостоверенные, по видам – трудовые и коммерческие. Все они имеют более ста унифицированных разновидностей.

Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий коммерческие, трудовые взаимоотношения субъектов. Реквизиты: дата, индекс, заголовок, подписи и печати сторон, приложения (их может не быть). Текст делится на две части:

1)вводная (здесь указывается наименование договора, дата, индекс, место подписания, полное наименование договаривающихся сторон)

2)основная (здесь указываются предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны, срок действия, технические условия, обязанности и права сторон, стоимость работ и услуг, форма оплаты и условия расчета, условия конфиденциальности, условия выполнения обязательств, ответственность в случае нарушений условий договора, основание расторжения и изменения условий договора, порядок разрешения споров, юридические адреса каждой из сторон: справа о заказчике, слева о исполнители, печать, подписи)

Трудовой договор содержит:

1)ФИО работодателя и работника

2)место работы, структурное подразделение

3)дату начала и окончания

4)квалификацию о специальности в соответствии со штатным расписанием

5)права и обязанности работника и работодателя

6) характеристику условий труда

7)виды и условия соц.пакета

9)неразглашение тайны, служебной тайны: составляется в письменной форме в двух экземплярах (один работнику, другой работодателю)

Как определяется формуляр-образец, сколько реквизитов он содержит, как они оформляются по ГОСТу?

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика / код при­чины

постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

16 — гриф утверждения документа;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Исковые заявления, жалобы, особенности их оформления.

Претензия составляется при нарушении договорных обязательств; это документ, целью которого является требование о возмещении убытков со стороны, нарушившей эти обязательства. Претензии могут быть предъявлены как юр. лицам, так и физ. лицам в отношении качества товара, нарушении условий договора, объемов и сроков поставки. Претензия подписывается руководителем и главбухом и заверяется печатью.

Исковое заявление составляется для разрешения в суде спорных вопросов, возникших в отношении работника и предприятия. Исковое заявление составляется в одном экземпляре. В заголовочной части указывается, кто направляет заявление – истец, с указанием своего адреса и кто нарушил права – ответчик. В заголовке может указываться сумма иска. Текст заявления должен быть подтвержден соответствующими документами, которые оформляются как приложения. Заявление подписывает заявитель – истец.

Жалоба – документ, составляемый в случае нарушения прав и законных интересов физ. и юр. лиц. От автора требуется последовательное, аргументированное перечисление фактов и событий, а также их документальное подтверждение. Составляется в двух экземплярах (один у автора, другой – у того, кому жалуются).

Протоколы, полная и краткая форма протокола, даты их подписания. Оперограмма подготовки протокола.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Проведению совещания (собрания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение прошло эффективно, для участников заседания готовится раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня. Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа. Секретарь конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Проект протоколавизируется сотрудниками или подразделениями, выносившими вопрос на обсуждение. Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем собрания (заседания). В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, президиума, правления).

В зависимости от вида заседания из статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая или полная. Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, но и фамилии выступавших, подробные записи, передающие содержания докладов и выступлений, а также все высказанные мнения.

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги.

Основные реквизиты протокола:

• наименование вида документа;

• указание места издания;

• заголовок к тексту;

Датой протокола является дата проведения собрания.Номер протокола - порядковый номер заседания коллегиаль­ного органа с начала года (№ 1, № 2 и т. д.).Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание (научно-технический совет, совет кредиторов) или протоколируемого мероприятия.Текст протокола состоит издвух частей:

Вводная часть оформляется в следующей последовательности: Председатель — фамилия и инициалы; Секретарь — фамилия и инициалы;

Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих со­трудников предприятия в алфавитном порядке, затем должно­сти и фамилии приглашенных.

Если присутствующих более 10, указывается их общее количество. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например: 1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2005 г. Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ:ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фа­милии и инициалы выступавших и через тире - краткое изло­жение текста выступления.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то по­сле тире указывается: "текст выступления прилагается (прило­жение 1)".

Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в про­токоле вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лако­ничной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т. к. является наиболее важной его частью. Текст постановле­ния строится по образцу распорядительной части приказа. Содержание особого мнения, высказанного во время обсужде­ния, вносится в текст протокола после соответствующего ре­шения. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п. которые оформ­ляются как приложения.

Выписка из протокола – точная копия части документа, воспроизводящая все реквизиты, вводная часть текста, вопрос повестки дня, текст этого вопроса. Заверяет документ должностное лицо, делающее выписку.

Срочные документы, их разновидности, правила оформления по ГОСТу 6.30-2003.

Телеграмма – обобщенное название различных документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста.

название вида документа;

отметка о категории (срочная, молния, правительственная, м/у);

ФИО должностного лица.

Текст телеграммы пишется в предельной сжатой форме, отсутствуют предлоги, союзы, местоимения, частицы кроме «не». Знаки препинания сокращаются: зпт, двт, квч, тчк.

Текст пишется крупным шрифтом ч/з 2 интервала, от границы поля без абзацев, на одной стороне листа, переносы слов, исправления не допускаются.

Название вида документа от адресата до текста-4, до адресата-4, затем делится отчеркивающая линия от левого до правого поля и под ней пишется информация, не подлежащая передаче (название предприятия, адрес организации отправителя, должность ИОФ, подпись от лица, подписывающего документ, дата, печать). Телеграмма составляется в 2-х экземплярах: 1-на телеграф, 2-в дело.

Телефонограмма -это документ, передаваемый по телефону или факсу. Передаются приглашения на совещания, заседания.

название учреждения автора документа;

должность ФИО сотрудника, передавшего документ, № тел.

наименование организации – получателя, должность ФИО сотрудника, принявшего документ, № тел.

название вида документа;

Дата телефонограммы – дата передачи.

Требования к тексту:

не передавать длинных, сложных предложений (не более 50 слов);

не используются трудно используемые, редко употребительные слова

составляется в 1 экземпляре;

срок хранения – 1 год.

Факсограмма – документ, получаемый на бумажном носителе, копия документа по каналам факсимильной связи

Выписки из документов, оформление их по ГОСТу 6.30-2003 и правила заверения.

Распорядительные документы, их виды, правила оформления и подписания. Виды бланков.

Приказ по основной деятельности, его реквизиты. Сроки хранения приказа, оперограмма подготовки приказа.

Распоряжения и указания, их реквизиты и правила оформления.

Приказы по личному составу, сроки их хранения, особенности их оформления.

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия. Приказ по личному составу — обязательный документ трудо­вых правоотношений. При приеме на работу приказ издается на основании заклю­ченного трудового договора.

При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя. По требованию работника работодатель обязан выдать ему за­веренную копию приказа (ст. 68 Трудового кодекса РФ). На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Приказы по личному составу хранятся 75 лет. Приказы оформляются на типовых бланков; также могут быть составлены на стандартном листе формата А4. Приказ должен иметь: