Кадровик Плюс

В период летних отпусков многие сотрудники устраиваются на новую работу. Кроме того, активно начинают искать работу выпускники вузов. Поэтому с приближением осени у кадровиков может прибавиться работы по оформлению трудовых отношений. В числе прочих документов нужно будет заполнить личную карточку - форму, в которую заносятся персональные данные работника. Как правильно записывать информацию в личной карточке? Давайте посмотрим

ФормуТ-2 вы найдете в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. №.1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Скажем сразу: личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от форм собственности. А вот у работодателей - физических лиц такой обязанности нет.

Для государственных служащих предусмотрена своя разновидность - форма Т-2ГС. Мы не будем подробно останавливаться на правилах ее оформления, поскольку в целом они сходны с правилами, по которым заполняется обычная личная карточка.

Личная карточка оформляется на каждого работника, принятого в организацию по. Ее заводят при приеме сотрудника на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. Сработника карточка закрывается, но продолжает храниться в организации.

Для заполнения формы Т-2 вам понадобится приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы работника, а именно:

• трудовая книжка;
• паспорт;
• военный билет (для военнообязанных);
• документ об окончании учебного заведения;
• свидетельство государственного пенсионного страхования;
• свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
• другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.).

Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении. Но ни в коем случае не доверяйте заполнение формы самому сотруднику. Личная карточка - документ строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несете вы.

Валентина МИТРОФАНОВА ,
ведущий консультант компании NS Consulting:

- Среди кадровиков не утихают споры о том, обязательно ли вести личную карточку и можно ли заменить ее. Необходимо сразу определиться, что личная карточка и личное дело - принципиально разные документы. В коммерческих организациях личные дела на работников вести не обязательно. С личной карточкой ситуация иная - форма Т-2 прямо упомянута в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. В пункте 12 этих Правил сказано, что в форме Т-2 повторяются все записи о приеме на работу, переводах. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку. Таким образом, ответ однозначен: карточка ведется на всех сотрудников, с которыми оформлены трудовые отношения. А за отсутствие личных карточек работодателя могут привлечь к административной ответственности (п. 5.27 КоАП РФ).

Прежде чем приступить к заполнению формы Т-2, давайте внимательно на нее посмотрим. Мы видим, что личная карточка состоит из 11 разделов:

1. Общие сведения.
2. Сведения о воинском учете.
3. Прием на работу и переводы на другую работу.
4. Аттестация.
5. Повышение квалификации.
6. Профессиональная переподготовка.
7. Награды (поощрения), почетные звания.
8. Отпуск.
9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
10. Дополнительные сведения.
11. Основание прекращения().

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе («Общие сведения») предусмотрены еще и окошки для кодирования информации.

Кодирование было введено для автоматизированной обработки данных и статистического учета, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность работников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в, сами коды утратили свое первоначальное значение.

Вы спросите: так нужно ли теперь проставлять коды? Отвечаем: кодировать информацию в личной карточке не обязательно. Однако ни в коем случае не убирайте окошки для кодов из формы! Помните о том, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Просто оставляйте их незаполненными.

На случай, если у вас в организации ведется автоматизированный учет данных о персонале, на стр. 44 мы приводим реквизиты классификаторов, в которых можно найти все коды для заполнения.

Итак, переходим к заполнению разделов. Для наглядности представим, что нужно оформить на работу конкретного сотрудника - инженера Владимира Алексеевича Данилова.

Вначале указывается наименование организации в соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код организации по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер).

Дату заполнения пишите цифровым способом - 11.08.2005.

Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:

• табельный номер (он присваивается сотруднику при приеме на работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
• идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Если работнику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
• номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• алфавит (первая буква фамилии работника, в нашем примере буква Д);
• характер работы (постоянно или временно);
• вид работы (основная или по);
• пол (мужской, женский).

Образец заполнения этой частивы найдете на стр. 45.

ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. №.412
ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №.367.
ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. №.276-ст.
ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. №.413.

Теперь предстоит заполнить самый объемный раздел формы Т-2 - «Общие сведения». Первымв специальной ячейке укажите номер и дату. заключенного с работником.

Пункт 1 «Фамилия, имя, отчество». Внимательно перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество нужно указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если вы заполняете личную карточку женщины).

Пункт 2 «Дата рождения». Месяц рождения пишется буквами, а число и год - цифрами. С правой стороны в ячейке для кода напишите дату рождения цифровым способом.

Пункт 3 «Место рождения». Записывается в соответствии с паспортом. Если вы кодируете данные в форме Т-2, то для заполнения пункта 3 вам понадобится ОКАТО.

Пункт 4 «Гражданство». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если вы не кодируете информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору. Приводим формулировки вместе с кодами.

Если работник сообщает вам, что имеет двойное гражданство, укажите в скобках вторую страну, гражданином которой он является. Например: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Франции)». В личных карточках иностранных граждан также необходимо указывать страну: «Иностранный гражданин (Республики Беларусь)».

Пункт 5 «Знание иностранного языка». При заполнении этого пункта также нужно придерживаться общепринятых формулировок ОКИН, которые приведены в таблице ниже. Лучше указывать степень знания языка от первого лица единственного числа: «Владею свободно», «Читаю и перевожу со словарем».

Читает и переводит со словарем

Читает и может объясниться

Обращаем ваше внимание на то, что в пункте 5 предусмотрено всего две строки. Но вы вполне можете включить в него дополнительные строки, если для работы в вашей организации необходимо знание трех и более иностранных языков.

Если вы проставляете коды, учтите, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского - 213, у итальянского - 070, у немецкого - 135. Поэтому надо проставить и код языка, и код степени знания языка, разделив их несколькими пробелами.

В следующий раз мы продолжим оформлять раздел «Общие сведения» и подробно расскажем, что писать в пунктах «Образование», «Профессия», «Состояние в браке», «Состав семьи». А также посмотрим, как правильно подсчитать трудовой стаж и заполнить пункт «Стаж работы».

ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ СВЕДЕНИЙ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ В ЛИЧНУЮ КАРТОЧКУ Т-2

Екатерина Самарина, заместитель генерального директора компании NIKA, RISK PLAN

Фотография: Алевтина Воробьева

Статья опубликована в журнале "Кадровая служба и управление персоналом предприятия" в 2006 г.

Согласно Инструкции Генерального Штаба Вооруженных Сил Российской Федерации «По ведению воинского учета в организациях» воинский учет граждан ведется по личной карточке работника (форма № Т-2) или личной карточке государственного служащего (форма № Т-2 ГС(МС)), утвержденной Государственным комитетом Российской Федерации по статистике. Сведения о воинском учете должны вноситься во второй раздел данных унифицированных форм. В данной статье мы расскажем о порядке его заполнения.

Существует два нормативно-правовых акта, которыми при этом следует руководствоваться:

- Инструкция Генерального Штаба Вооруженных Сил Российской Федерации «По ведению воинского учета в организациях» и

- постановление от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Раздел II личных карточек должен вестись аккуратно, без помарок и не установленных сокращений, четким и разборчивым почерком. Записи должны производиться чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного и синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов (органов местного самоуправления) - простым карандашом.

Основными документами, на основании которых вносятся сведения о воинском учете в личную карточку, являются:

- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Второй раздел карточки Т-2 состоит из восьми пунктов. Мы расскажем, как заполнить каждый из них, в зависимости от того, к какой категории военнослужащих относится ваш военнообязанный работник (Образец фрагмента заполненной личной карточки см. в Примере 5). Исходя из смысла Инструкции Генерального Штаба Вооруженных Сил Российской Федерации «По ведению воинского учета в организациях» их три:

- прапорщики, мичманы, сержанты, старшины, солдаты и матросы;

- граждане, подлежащие призыву на военную службу.

Пункт 1 “Категория запаса” не заполняется вообще при оформлении личных карточек:

- граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Что касается на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов то соответствующие сведения о них переносятся из пункта 23 "Категория запаса" военного билета. путем записи цифры 1 или 2.

Пункт 2 «Воинское звание» заполняется на основании следующих пунктов военного билета:

- на офицеров запаса:

- пункта 5 "Воинское звание" (стр. 3 военного билета) и

- 13 "Последующее присвоение очередных воинских званий" (стр. 9 военного билета);

- на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса - пункта 20 "Присвоение воинских званий и классной квалификации по специальности" (стр. 3 военного билета).

В том случае, когда оформляется личная карточка на молодого человека, подлежащего призыву, нам необходимо просто сделать запись: "Подлежит призыву".

Рассмотрим порядок заполнения пункта 3.

Для офицеров запаса сведения о составе (профиле) переносятся из пункта 7 “Наименование профиля” военного билета (стр. 3). Наименование профиля записывается без сокращений ("командный", "медицинский" и т.д.).

Пункт 3 личных карточек на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса заполняется в соответствии с пунктом 25 "Состав" раздела V "Пребывание в запасе" (стр. 11) военного билета. Наименование состава записывается в соответствии с имеющимся воинским званием без сокращений (“солдаты”, “матросы” и т.д.).

В личную карточку гражданина, подлежащего призыву на военную службу, в данном месте следует поставить прочерк.

Пункт 4 в личной карточке граждан, подлежащих призыву, также не заполняется.

Для офицеров запаса основанием для внесения сведений в данную графу является пункт 6 “ВУС №” военного билета (стр. 3).

В графу «Полное кодовое обозначение (ВУС)» личной карточки прапорщика, мичмана, сержанта, старшины, солдата или матроса запаса следует перенести информацию из пункта 26 "№ ВУС" военного билета (стр.11).

Следует учитывать, что при внесении информации о гражданах, пребывающих в запасе, записывается полное кодовое обозначение ВУС. Соответственно, если речь идет об офицерах запаса – это шесть цифр. (см. Пример 1). Если мы говорим о прапорщиках, мичманах, сержантах, старшинах, солдатах или матросах - шесть цифр и буквенный знак (см. Пример 2).

4. Полное кодовое обозначение ВУС 021101

4. Полное кодовое обозначение ВУС 113194А

В пункт 5 раздела 2 личной карточки необходимо внести сведения о категории годности к воинской службе. Она записывается буквами:

- А - годные к военной службе;

- Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями;

- В - ограниченно годные к военной службе;

- Г - временно не годные к военной службе;

- Д - негодные к военной службе.

Следует особо отметить, что буква Д может проставляться только в отношении граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Данный пункт в отношении граждан, пребывающих в запасе, заполняется на основании:

- пункта 15 "Сведения о медицинских освидетельствованиях" военного билета (стр. 10-13) для офицеров запаса;

- записи в строке "Категория годности к военной службе" пунктов 6, 7, 9 раздела III "Отношение к военной службе. Прохождение военной службы" (стр. 2, 3 военного билета) или пунктов 29, 30 раздела VI "Сведения о медицинских освидетельствованиях н прививках" (стр. 13,14 военного билета) для прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса.

При отсутствии записей в вышеназванных пунктах военного билета проставляется категория "А".

Что касается граждан, подлежащих призыву на военную службу, то информация в данный пункт вносится на основании записи о решении комиссии по постановке граждан на воинский учет (раздел I "Общие сведения" после слова “признан” на стр. 1 приписного удостоверения).

В пункте 6 "Наименование военного комиссариата по месту жительства" указывается наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете. Оно проставляется в соответствии с последней записью или последним штампом:

- в военном билете - для граждан, пребывающих в запасе (см. "Отметки о приеме и снятии с воинского учета"),

- в приписном удостоверении - для лиц, подлежащих призыву (см. «Прием на воинский учет и снятие с воинского учета»).

Пункт 7 «Состоит на воинском учете» не заполняется на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Для граждан, пребывающих в запасе (офицеров, прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов) сведения в данный пункт вносятся следующим образом.

В строке "общем (№ команды, партии)" фиксируется информация в случае наличия в "Отметках о выдаче а изъятии мобилизационных предписаний" военного билета гражданина:

- мобилизационного предписания и (или)

Номер команды (партии) указывается соответственно и пункте 1 мобилизационного предписания и в строке "в команду №" штампа. Выдачу мобилизационных предписаний и простановку штампов в военном билете осуществляет военный комиссариат по месту жительства гражданина.

Строка "специальном" заполняется только, если речь идет о военнообязанном, забронированном в установленном порядке за организацией на период мобилизации и на военное время. В таком случае необходимо проставить:

- серию и номер удостоверения об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и на военное время,

- номер перечня должностей и профессий, пункта и раздела перечня постановления Межведомственной комиссии по бронированию граждан, пребывающих в запасе, по которому оформлено бронирование граждан, а также

- дату оформления отсрочки военным комиссариатом.

Обратите особое внимание на то, что записи в пункте 7 личной карточки осуществляются простым карандашом.

Пункт 7 в личной карточке граждан, подлежащих призыву, не заполняется.

Пункт 8 заполняется только в том случае, если человек был снят с воинского учета. Это может произойти по возрасту или по состоянию здоровья (образцы записей см. в Примерах 3-4).

8. «Снят с воинского учета по возрасту»

(отметка о снятии с воинского учета)

8. «Снят с воинского учета по состоянию здоровья»

(отметка о снятии с воинского учета)

И последнее на что хотелось бы обратить внимание. В Инструкции Генерального Штаба Вооруженных Сил Российской Федерации «По ведению воинского учета в организациях» не написано, каким образом следует заполнять раздел II личных карточек на граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет (то есть тех, кто в силу своих юных лет не имеет еще даже приписного удостоверения). Если вы принимаете на работу такого сотрудника, наиболее целесообразно сделать следующее:

- в пункте 2 “Воинское звание” записать “подлежит первоначальной постановке на воинский учет”;

- остальные пункты не заполнять.

Нам важно знать ваше мнение. Вы можете написать автору материала на почту head@risk-plan.ru или оставить комментарий к материалу после того как зарегистрируетесь.

Личная карточка работника – форма и заполнение

Личная карточка работника — что это за документ? Какие именно сведения она должна содержать, на основании чего заполняются ее разделы? Каков порядок внесения изменений и что включает в себя раздел «Дополнительные сведения»?

Чтобы учет персонала на предприятии или в учреждении был организованным и полным, существует такой документ как личная карточка работника. Из карточек формируют картотеку сотрудников.

Предпринимателей делать это не обязывают, но, при желании, они могут завести личные карточки сотрудников. Бланк карточки стандартный, в российском варианте называется формой Т-2.

Состоит она из 4-х страниц, включающих информацию, объединенную по тематическим блокам. На 1-ой и 2-ой страницах фиксируются общие данные о сотруднике, их заносят в карточку, когда человек устраивается на работу. 3-ю и 4-ю страницы заполняют в процессе трудовой деятельности работника.

Личная карточка работника в Украине — это форма П-2, также содержащая основные данные о сотруднике.

Личная карточка работника — это документ, заполняет который сотрудник кадровой службы предприятия. А достоверность и подлинность информации сам работник заверяет своей подписью.

Для заполнения он должен предоставить необходимые документы: трудовой договор. приказ о приеме на работу, паспорт (либо другое удостоверение личности), трудовую книжку. ИНН, свидетельство о государственном пенсионном страховании, документы о полученном образовании, документы воинского учета.

Личная карточка (форма Т-2) включает такие разделы:

• Общие сведения.
• Сведения о воинском учете.
• Прием на работу и переводы на другую работу.
• Аттестация.
• Повышение квалификации.
• Профессиональная переподготовка.
• Награды (поощрения), почетные звания.
• Отпуск.
• Социальные льготы.
• Дополнительные сведения.
• Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Самый подробный раздел — «Общие сведения», где фиксируется вся информация о сотруднике: фамилия, имя, отчество полностью, дата и место рождения, гражданство.

Указывается также владение иностранным языком, образование, профессия, стаж, семейное положение и состав семьи, паспортные данные, адрес и телефон.

В разделе о приеме на работу и переводах все данные записываются согласно соответствующим приказам и распоряжениям. Сотрудника следует ознакомить с внесенными записями под его личную роспись.

В разделе, включающем дополнительные сведения, записывают информацию о наличии водительского удостоверения, группе инвалидности и прочее.

Личная карточка работника формы Т-2 должна содержать не только письменную информацию, но и коды в соответствии с общероссийскими классификаторами: например, код места жительства указывается согласно ОКАТО — это Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления; гражданство кодируется по ОКИН — Общероссийскому классификатору информации о населении и так далее.

Больше всего вопросов по поводу заполнения личной карточки работника возникает по первому разделу, который содержит основную информацию о нем.

На что следует обратить внимание при заполнении документа:

1. наименование организации указывают полностью. Сокращенное наименование вписывают только тогда, когда оно закреплено в учредительных документах;

Личная карточка работника — документ, содержащий всю информацию о сотруднике, к его заполнению нужно подходить очень ответственно и внимательно. На сегодняшний день наличие у кадровой службы таких карточек облегчает учет работников предприятия, и их заполнение необходимо.

Забирай себе, расскажи друзьям!