Путевой лист легкового автомобиля форма 3: образец заполнения

Использование служебного автомобиля для нормального функционирования организации – нередкое явление, вне зависимости от профиля деятельности фирмы. На содержание транспорта уходит часть средств, которым необходим строгий учет. Для фиксации расходов на топливо и смазочные материалы используется путевой лист, который стоит заполнять особо тщательно, ведь именно этот документ находится под пристальным вниманием налоговых служб.

Как правильно заполнить бланк путевого листа? Рассмотрим образец и проясним основные моменты использования документа.

Путевой лист – это специальный унифицированный бланк, утвержденный Госкомстатом и предназначенный для использования в бухгалтерском учете расходов. В этом документе фиксируются расход топлива и смазочных материалов, отмечается пробег автомобиля, его технические характеристики и прочие данные, которые в дальнейшем служат обоснованием затрат на обслуживание транспорта.

Путевка считается обязательным документом, по мнению Министерства финансов и налоговых служб, и нередко она становится объектом тщательных проверок со стороны этих госорганов. Неправильно заполненный путевой лист может послужить поводом для штрафа.

Однако оформление путевок признано необходимостью для тех компаний, которые ведут учет расходов. Иначе говоря, те фирмы, чей налоговый режим отличен от ОСНО или УСН доходы-расходы, не нуждаются в использовании подобных документов.

Бухгалтер организации может использовать бланк не только для учета расходов списания горюче-смазочных материалов. Данные путевого листа применяют для расчета зарплаты водителя автотранспорта, а также для отслеживания его маршрута и передвижений.

Первоначально специализированные бланки путевок были утверждены Госкомстатом для каждого вида транспорта в отдельности. Всего было предусмотрено 8 форм, а использовать их приходилось лишь юридическим лицам.

Министерство транспорта контролирует только обязательные данные и реквизиты, которые следует указывать в форме.

Для индивидуальных предпринимателей унифицированные путевые листы выпустило Минтранс, в количестве 3 штук для каждого типа транспорта – легкового, грузового, пассажирского. Позднее эти документы потеряли свою силу .

Сегодня порядок заполнения путевых листов контролирует Госкомстат, и утвержденные в нем и правила для легковых автомобилей и прочего транспорта распространяется и на индивидуальных предпринимателей, и на юридических лиц. Непосредственно для легкового транспорта применяется унифицированная форма бланка №3 .

Предусмотрены ли исключения? По мнению налоговых служб, единую форму бланка путевого листа легкового автомобиля вынуждены использовать лишь автотранспортные компании, а остальные вправе выработать свой образец. Главное – чтобы он соответствовал требованиям закона «О бухгалтерском учете» и содержал предписанные Министерством транспорта реквизиты.

Какие реквизиты следует включить в путевку? Рассмотрим их на примере оформления бланков путевых листов:

1. Наименование формы бланка – Путевой лист легкового автомобиля.
2. Номер документа – согласно системе нумерации предприятия, например, наименование и номер: например, ПЛ0000043
3. Строка действия путевки – 11.04-12.04.2016. Рекомендуется вписывать период, ограниченный одним днем или одной сменой. Продолжительность действия путевого места в срок от нескольких дней до месяца может стать поводом для споров с налоговыми службами.
4. Собственник (наименование организации, с указанием организационно-правовой формы, адресом и контактными данными) – ООО «Автомоторс», г. Владивосток, ул. Стаханова, 45, или ИП Столыпин А.А. пос. Новоникольск, ул.Советская, 99, тел. 8(4234)32-35-55.
5. ОКПО организации – код по Общероссийскому спецификатору.

Далее указывают сведения о транспорта:

1. Тип автомобиля и марка – Toyota Corolla, легковой.
2. Модель прицепа. при наличии.
3. Регистрационный знак. присвоенный автодорожной инспекцией – п234тп25.
4. Гаражный номер. Такой номер присваивается автомобилю в том случае, если организация владеет несколькими моделями автотранспорта.
5. Данные спидометра в начале рабочего дня и при возврате в гараж – 146000-146280.
6. Время выезда и возвращения – 07.30-16.30.
7. Данные о расходе топлива – остатки при выезде и возвращении, в сравнении с нормой.

В путевке должны присутствовать места для подписи главного механика, который дает разрешение на выезд автотранспорта и осматривает его по прибытии.

В обязанности механика входит фиксация остатка топлива, подсчет экономии или перерасхода горючего. Если сотрудник отсутствует в штате, за него вправе расписываться водитель.
Время отбытия из гаража и возвращения в него транспорта фиксирует диспетчер. При наличии в штате организации медицинского работника, производится осмотр водителя до поездки и после. В путевке фиксируются данные каждого сотрудника – ФИО, должность. На каждого водителя заполняется отдельный путеводный лист.

Маршрут нельзя отнести к обязательным реквизитам для заполнения путевки. Однако в случае возникновения спорных ситуаций с налоговыми службами, без подобных данных будет трудно что-либо доказать в суде. Именно поэтому в документе рекомендуется указывать время выезда, возврата в гараж, пробег.

В унифицированной форме места для заполнения данных о маршруте находятся с обратной стороны. В ней предусмотрены строки для указания отправных точек или пунктов назначения. Адреса рекомендуется указывать с максимальной точностью. к примеру – ул. Некрасова, 239, оф.21, или ул. Лермонтова, 34, ПАО «Кредиты». Разумеется, не стоит забывать об указании города или поселка, если место отправки автомобиля и место назначения находятся в разных населенных пунктах.

Подробное заполнение адресной строки может оказаться трудоемким процессом, отнимающим много рабочего времени. На этот случай Минфин допускает утверждение постоянно повторяющихся маршрутов приказом руководителя, в котором им будут присвоены индивидуальные номера. После этого в путеводном листе можно будет указывать лишь «Маршрут №1», «Маршрут №2» и так далее.

На обратной стороне маршрутного листа допустимо вести расчет заработной платы водителя.

Неправильное заполнение путевок становится поводом для претензий и штрафных санкций со стороны ИФНС. Вот какие ошибки чаще всего допускают неопытные бухгалтеры, если они не знают, как правильно заполнить путевой лист легкового автомобиля:

• Образец заполнения рассчитан на месяц или неделю. Некоторые бухгалтеры полагают, что допустимо составлять путевой лист на больший период в собственных бланках, но это не так. Путаница возникает по причине того что Минфин не обязывает использовать унифицированные образцы те компании, деятельность которых не имеет отношения к автотранспорту. В итоге путевки, выписанные на срок более одного дня или одной трудовой смены, становятся поводом для разбирательств. Стоит отметить, что во многих случаях суды все же поддерживают налогоплательщика, признавая претензию налоговиков необоснованной.
• Расходятся данные. указанные на конец предыдущей смены в одной путевке, и на начало следующей смены в другой.
• Сведения, содержащиеся в строке расхода топлива, не совпадают с данными чеков и накладных.
• Если в служебных целях использовался личный транспорт. путевой лист не заполнялся. В ряде подобных случаев суд чаще остается на стороне налогоплательщика. Однако, при существенной сумме расходов, путевку безопаснее оформлять.

В случае возникновения спорных ситуаций с налоговыми службами, без данных о маршруте будет трудно что-либо доказать в суде.

С примером заполнения формы 3 можно ознакомиться здесь. Если фирма не связана с транспортной деятельностью, форму бланка можно несколько видоизменить, но не стоит сводить ее лишь к учету расхода топлива.

Путевой лист необходимо заверять печатью организации, а перед выдачей его на руки водителю следует внести соответствующую пометку в журнале учета путевок. Для этого используется унифицированная форма Госкомстата номер 8.

Путевой лист должен быть у водителя при себе, так как его могут потребовать сотрудники ДПС. Здесь стоит учитывать ряд моментов. Во-первых, при наличии доверенности на транспорт путевку можно не предъявлять. Во-вторых, если доверенность отсутствует, то произвольная форма бланка путевого листа не удовлетворит интереса сотрудника ДПС, и водителю придется понести наказание в виде штрафа.

О том, как заполнить путевой лист смотрите в данном видео.

Как заполнить журнал учета путевых листов (особенности)?

Журнал учета путевых листов—неотъемлемая часть процесса оформления транспортной работы в любой организации. Для правильного использования журнала учета путевых листов необходимо знать, какой бланк можно применять, в какой последовательности вносить записи и как долго хранить его в архиве. В нашей статье рассмотрим образец заполненияжурнала учета путевых листов .

Путевой лист — бланк учета транспортной работы

Назначение журнала регистрации путевых листов

Основные требования к внесению записей в журнал учета движения путевых листов и порядок их выдачи

Где скачать журнала учета путевых листов по форме 8 и образец его заполнения?

Все компании, использующие в своей деятельности автомобили и спецтехнику, обязаны оформлять путевые листы. Без путевого листа водитель не имеет права ездить на автомобиле, тракторе, автобусе или автокране. Это основной документ учета, в котором фиксируются данные о заправленном и израсходованном топливе, его остатке в баке, количестве поездок, общем пробеге и объеме перевезенного груза.

По общему правилу для всех фирм, основной деятельностью которых являются грузовые или пассажирские перевозки, путевой лист должен выдаваться каждый день, за исключением периодов нахождения водителя в командировке. Для тех же компаний, у которых подобные операции носят лишь вспомогательный, обслуживающий характер, возможна выдача документа на промежуток времени до 1 месяца. Однако каков бы ни был период, на который выдается путевой лист, он всё равно должен быть зафиксирован в журнале учета выдачи путевых листов .

Как уже было отмечено выше, для фиксации факта выдачи путевого листа используется журнал учета путевых листов. Для этих целей долгое время предписывалось применять журнал учета движения путевых листов по форме 8, введенный в действие постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В 2013 году в закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ были внесены изменения, и указанный формат больше не является безусловным для использования.

Допускается разработка бланка журнала учета путевых листов собственными силами на основе указанной выше формы или принципиально новой, однако при этом состав реквизитов должен быть сохранен. Созданный самостоятельно формат журнала выдачи путевых листов необходимо ввести в действие распорядительным документом руководителя, а порядок заполнения включить в политику учета компании.

Как и любой регистр книжного формата, журнал путевых листов имеет титульную часть с реквизитами компании и наименованием формы и непосредственно основной раздел, в котором регистрируются все выписанные документы. Журнал включает следующие колонки:

1. Дата выписки и регистрационный номер.
2. Ф. И. О. водителя, табельный номер.
3. Регистрационный номер транспортного средства.
4. Несколько граф для подписей участвующих лиц:
   • водителя в том, что он получил лист на руки;
   • ответственного за выписку сотрудника;
   • работника бухгалтерии — в принятии оформленного документа к учету.
5. Для внесения дополнительных данных есть столбец с примечаниями.

Таким образом, обеспечивается сплошной учет путевых листов без пропусков в хронологическом порядке, с последовательной регистрацией каждого документа. Когда регистр полностью оформлен, он шнуруется и скрепляется на последнем листе печатью компании и подписью директора. Оформление журнала необязательно производится диспетчером, это может быть любой другой сотрудник, на которого возложена эта обязанность приказом компании.

Многим начинающим, а иногда и опытным работникам для правильного внесения данных необходимо иметь перед собой образец журнала выдачи путевых листов. Проще всего скачать его, перейдя по ссылке на сайте. Поскольку форма 8 сейчас не является обязательной, мы представляем вам примерный образец, который может быть разработан на предприятии.

Всем компаниям, эксплуатирующим транспортные средства, необходимо выписывать путевые листы и вести соответствующий журнал. Без указанных документов фирме вряд ли удастся списать расходы на ГСМ в налоговом учете.

Формы путевых листов 2016, правила заполнения и внесения изменений

Недавно сотрудничала с компанией Автогарантия, которая помогла мне в возмещении ущерба от моего автодилера. В моей машиной случилась поломка, а они не хотели мне выплатить компенсацию)) А с помощью юридической помощи, я смогла получить выплату за ущерб. Спасибо Автогарантии за это.

Отличная юридическая компания, без каких то замечаний все быстро сделали, довольна юристом Еленой Владимировной очень. Советую к ним обращаться если есть необходимость.

Открывал тут ИП. Доволен, все быстро, без проблем. Очень милые девушки в отделе))) Довольно хорошая цена, у многих других было дороже, когда выбирал. Все подробно рассказали, посоветовали по многим вопросам. Очень удобно, что сразу и к нотариусу сводили,опять же милая девушка со мной ходила))))))))) Когда открывал ИП, счет был не нужен, теперь понадобился, как раз сейчас тоже через ЭКЛЕКС открываю, такая услуга у них тоже есть, опять же очень удобно. Вобщем впечатления только положительные!

От имени компании ООО «Северо-Западные Навигационные Технологии» выражаем благодарность ГК «БАФРА» за надежность, стабильность, оперативность в процессе нашего сотрудничества! ГК «БАФРА» показала свою способность с полной ответственностью подходить к ведению учета, выполнять поставленные задачи качественно о в срок. Отличительной чертой ГК «БАФРА» является высокий профессионализм, организованность сотрудников компании и сильный командный дух. Мы высоко ценим индивидуальный подход к работе и ту компетентность, которые ГК «БАФРА» неоднократно проявляли!

От всей души хочу сказать огромное спасибо всему коллективу агентства STOP Collection! У меня была очень серьезная проблема по оплате задолженности банку, на общую сумму 1.5 млн руб, и банк подал в суд для ее взыскания. Благодаря действиям их юристов удалось получить максимально- возможную отсрочку до вступлению решения суда в силу, т.к денег на тот момент не было и очень требовалось время для сбора нужной суммы. Несмотря на небольшую задержу я осталась очень довольна результатом их работы! Анна Багмет

Путевой лист – это документ, выдаваемый водителю, для учета маршрута транспортного средства, ГСМ, пробега. Благодаря путевому листу, работники многих фирм могут рассчитывать на компенсацию за проделанную работу и средства, потраченные на обслуживание автомобиля.

Давайте разберемся, кто может получить такой документ, как оформить его и как им воспользоваться.

Путевой лист обязательно должны приобрести:

1. Водители маршрутных такси, организующие перевозку пассажиров в районе или городе.
2. Шофер, занимающийся перевозкой какого-либо груза, предметов, товаров, багажа.
3. Водители транспортных компаний, совершающих рейсы междугороднего сообщения.
4. Шофер другого наземного транспорта общественного назначения – трамвая, троллейбуса.

1. Знать, где же находился автомобиль компании, какую работу выполнял водитель.
2. Отчитаться перед налоговой службой.
3. Рассчитать средства, которые были потрачены на бензин и ГСМ, которые не подлежат налогообложению.
4. Уменьшить сумму налогов.
5. Вести нормативно-правовую базу данных в бухгалтерии.

1. Физическому лицу, использующему собственный транспорт в своих целях.
2. Физическому лицу, предоставляющему автомобиль другому лицу по доверенности.
3. Юридическому лицу, имеющему собственную машину, используемую не в целях компании, а в своих.

Бухгалтер любой организации должен знать, что такой документ выписывается на 1 день, либо на 1 поездку. К примеру, вас отправляют в командировку в другой город на транспорте компании с водителем. Он должен получить путевой лист перед выездом.

Заметьте, если ваше нахождение в другом городе затянулось на 1 месяц и даже больше, то, чтобы вас привезли обратно, водитель должен будет выписать 2 такой же лист. Подтверждение этому вы найдете в Приказе №152 Минтранса РФ от 18 сентября 2008 года, под названием «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем указан срок выдачи – от 1 до 30 дней.

Оформлять листок следует на каждого водителя, особенно в том случае, когда транспорт будет использоваться несколькими сотрудниками во время перевозки (п. 11 того же приказа).

На каждый легковой или грузовой автомобиль компании также должен быть выписан свой, отдельный путевой лист (п. 9 того же приказа).

Документ должны регистрировать в бухгалтерии, либо сами руководители организации. Заметьте, срок хранения документов – не менее 5 лет.

Чтобы правильно оформить бланк путевого листа . необходимо следовать следующим правилам:

1. Не забыть проставить сразу дату и код . по которому будут начислять компенсацию в бухгалтерии.
2. Указать марку авто, прицепа, гаражный номер . а также количество сотрудников-водителей, личные данные.
3. Определить количество рейсов . протяженность маршрута.
4. Записать, сколько литров топлива и других горюче-смазочных материалов требуется . Если в машине есть остаток, то его количество отмечают.
5. Сделать отметку о состоянии здоровья водителя у лица, который допускает шофера к своей деятельности.
6. Внести показания спидометра ТС.
7. Записать, во сколько вы выехали на машине из гаража . во сколько прибыли на место сбора пассажиров, либо груза, указать адрес этого места.
8. Описать объект перевозки.
9. Время прибытия на место отгрузки перевозимого товара следует также задокументировать.
10. Предъявление ТТН грузополучателю также отметьте в соответствующей графе.
11. Укажите и время отбытия с места отгрузки . Если случится простой на линии, то о нем следует также написать в документе, отметьте и причину.
12. Далее запишите, во сколько вы прибыли в гараж или на КПП . затем сдайте транспорт механику ОТК или КПП под подпись.

1. Для легковушки. Оформляется такой документ по №3. Эта бумага позволяет зафиксировать работу сотрудника. В налоговой это доказательство служит основанием для начисления зарплаты.
2. Для специального авто. Это разновидность предыдущего документа для легковой машины, поэтому выписывают его по форме №3, специальной. В таком листе записываются также данные о работе водителя.
3. Для таксиста на легковой машине. Оформляется по №4. В нем также фиксируется работа шофера. По документу начисляют зарплату водителю.
4. Для грузового автомобиля, водитель которого работает сдельно. выписывается документ по форме №4-с.
5. Для грузового транспорта, водитель которого выполняет работу повременно и ежедневно. оформляется лист по №4-п.
6. Для автобуса бумага выписывается по форме №6. Обычно используется такой путевой лист для транспорта, действующего по пригородным или городским маршрутам.
7. Для автобусов необщего пользования. Перевозя пассажиров в таком транспорте, водитель должен обладать документом по специальной форме №6.

Не все работодатели желают связываться с оформлением путевых листов. Как правило, на заполнение бумаги уходит много времени. Поэтому можно упростить такой документ только некоторым организациям – тем, которые не имеют штатных водителей и транспортных средств, предназначенных для выполнения перевозок в целях компании.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (от 21.11.1996 N129) в документе вы должны указать все главные сведения.

1. Шапку – наименование организации, все важные данные.
2. Дату составления.
3. Перечень бригады сотрудников, их данные.
4. Наименование услуги, работы, проводимой водителями, их характеристика.
5. Оценка работы – денежные средства, идущие на зарплату шоферу, а также на организационные вопросы поездки.
6. Подпись руководства и сотрудников, указанных в листе.

Документ следует предоставлять в налоговый орган с определенной регулярностью, чтобы не возникало вопросов о необоснованных расходах компании.

Физическое лицо . передвигающегося без положенных бумаг, в частности путевого листа, не может быть уголовно наказан. Он будет привлечен к административной ответственности. Это означает, что его обяжут выплатить штраф в размере 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Юридическому лицу грозит больший штраф – 100 тысяч рублей (ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Такое же наказание ожидает компаний, организующих перевозку электрическим, наземным транспортом.

- Нужен ли путевой лист на арендованный автомобиль?

В том случае, когда водитель совершает работу на арендованном автомобиле, то оформлять путевые листы обязательно. Документ необходим для того, чтобы подтвердить расход денежных средств на бензин и ГСМ, только чеки не действуют в налоговой службе.

- Какова периодичность путевых листов – можно ли его выписывать на несколько поездок вперед?

Путевые листы предназначаются для отчетности только по 1 поездке. Срок действия документа составляет – 1-30 дней.

- Можно ли путевой лист заполнить частично, не указывая, например, показания спидометра и расходы на бензин?

Все показатели, которые вы отметите в документе, должны полностью отражать расход материалов, топлива. Только так вы обоснованно сможете рассчитывать на компенсацию по затраченным средствам, либо выплатить заработную плату сотруднику за проделанную работу.

- Когда и как при помощи данных ГИБДД налоговики могут подтвердить или опровергнуть данные путевых листов?

Специалисты налоговых органов вправе требовать информацию о поездке определенного транспортного средства. Если сведения ваших путевых листов будут различаться с информацией, которую предоставили в ГИБДД, то у руководителя компании могут возникнуть проблемы.

1. Во-первых, налоговики могут опровергнуть расходы на ГСМ, на оплату работы водителя.
2. Во-вторых, могут отказать в компенсации. Причин расхождения много. Например, водитель следовал не по заявленному маршруту, в бригаде был один человек, а не несколько.