Руководства, Инструкции, Бланки

смета на проведение конференции образец img-1

смета на проведение конференции образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Смета на проведение конференции образец

Как составить бюджет конференции?

Как сформировать бюджет? Как составить смету? Как рассчитать регвзнос? Как привлечь дополнительные средства? Как соотнести приход-расход? Какие бывают схемы расчета регвзносов?

С какой сложностью сталкиваются организаторы конференций на начальном этапе, еще когда есть только лишь понимание того, что конференция должна состояться?

Сложность эта - бюджет конференции. Ведь важно понять, сколько денег потребуется на проведение конференции. Исходя из этих цифр уже можно будет рассчитывать регистрационный взнос, планировать гранты, привлекать спонсоров. Тема формирования бюджета всегда актуальна для любой деятельности. Раскрыть такую тему в небольшой статье, разумеется, невозможно. Мы и не ставим сейчас такой задачи. Но всегда полезно поделиться некоторым опытом и идеями, которыми Вы сможете воспользоваться в своей работе.

Первым шагом при продумывании бюджета является укрупненное понимание статей дохода и расхода конференции. Первое, что необходимо понять – на какие деньги будет проводиться конференция. Основных статей дохода может быть не так много:

  • регистрационные взносы,
  • спонсорские средства\гранты.
  • регвзносы+спонсорские средства\гранты.

В рамках бюджета они могут сочетаться в самых различных соотношениях (в большинстве случаев можно подготовить и провести приконгрессную тематическую выставку и использовать платное участие в выставке коммерческих компаний. К таким выставкам интерес проявляют компании, которые видят в ваших участниках конференции своих потенциальных клиентов. Поэтому оплачивают участие в выставке, на которой предоставляют свои продукты). Основных же статей расхода бывает намного больше: аренда залов, оборудование в этих залах, кофе-брейки, приветственный фуршет, прощальный гала-ужин, материалы участника (портфели, бейджи, блокноты, ручки и т.д.), транспорт, экскурсионные программы, оплата работы и питания персонала, оплата участия VIP спикеров, презентационная продукция (баннеры, стенды, указатели).

Второй шаг: формирование сметы расходов конференции. Этот этап можно условно разделить на две части — составление предварительной сметы и подготовка и утверждение детальной сметы на проведение конференции. Для этого можно воспользоваться различными бесплатными калькуляторами, размещенными в интернете. Например, этим: калькулятор бюджета конференции http://monomax.ru/calc. С помощью таких сервисов Вы сможете представить себе общую сумму бюджета и увидеть как средства распределяются по основным блокам статей расходов. Составление детальной сметы и расчет регистрационного взноса требуют более пристального внимания и будут рассматриваться на нашем бесплатном вебинаре 1.04.2013 (регистрация на вебинар здесь http://congressrussia.timepad.ru/event/59098/ )

В заключение пара полезных советов:

На непредвиденные расходы нужно закладывать 15-25% от общей суммы, получившейся по Вашим предварительным подсчетам. Непредвиденные расходы нужно учитывать обязательно! Не надейтесь на свою память и стабильность условий, в которых мы живем и работаем.

При расчете регистрационного взноса не забудьте учесть банковский процент за переводы посредством банковских карт. Иначе может получиться дефицит бюджета.

*на правах рекламы

Другие статьи

О проведении научно-практической конференции, Распоряжение Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 14 февраля 2003 года №65-рг

О проведении научно-практической конференции


ГУБЕРНАТОР ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
(Тюменская область)

от 14 февраля 2003 года N 65-рг

О проведении научно-практической конференции

1. Провести 26 марта 2003 года научно-практическую конференцию "Проблемы сотрудничества архивных, образовательных, культурно-просветительных учреждений по формированию и использованию документов Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа".

2. На конференции подвести итоги и наградить победителей окружного конкурса "История школы в истории судеб", акции "Архивы нашей памяти".

3. Отделу бухгалтерского учета и финансов Управления делами Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа (Л.А.Гранкина) оплатить расходы согласно смете (прилагается) за счет общей сметы расходов по Управлению делами Губернатора автономного округа.

4. Контроль за выполнением распоряжения возложить на управляющего делами Губернатора автономного округа А.Э.Гербера.

Приложение. Смета расходов на проведение научно-практической конференции "Проблемы сотрудничества архивных, образовательных, культурно-просветительных учреждений по формированию и использованию документов Архивного фонда.


Приложение
к распоряжению Губернатора
автономного округа
от 14 февраля 2003 года N 65-рг

СМЕТА РАСХОДОВ
на проведение научно-практической конференции "Проблемы сотрудничества архивных, образовательных, культурно-просветительных учреждений по формированию и использованию документов Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа"

О проведении научно-практической конференции

Скачать образец бесплатно

Скачать образец бесплатно. Смета расходов на проведение мероприятия направленного на повышение финансовой грамотности населения Санкт-Петербурга

23 Декабря 2016

С 1 января 2017 года вступают в силу поправки к статье 266 Налогового кодекса РФ, в которой регулируется порядок формирования резервов по сомнительным долгам. Изменения в налоговую статью вносит новый Федеральный закон от 30 ноября 2016 года № 405-ФЗ. Что это за изменения разберем сегодня.

22 Декабря 2016

Имея в резерве банковские счета, которые долго не используются ("спящие" банковские счета), компания может столкнуться с проблемами в случае начала их использования. Если списания по банковскому счету носят нерегулярный характер, уплата налогов со счета не осуществляется, движений по счету не было, а затем операций сразу стало много, банк вправе заблокировать "Клиент-банк" компании.

Принципы исчисления и уплаты каждого из налогов и сборов, взимаемых в РФ, подробно рассмотрены в части второй Налогового кодекса. Однако для организаций не менее важной является и часть первая НК РФ. С 1 января 2017 года в часть первую НК РФ будут внесены существенные изменения. И большинство из них важно изучить уже сейчас.

Госдумой РФ в третьем чтении 9 декабря 2016 года принят бюджет Пенсионного фонда России на период с 2017 по 2019 годы. Согласно принятому документу в новом году предусмотрен рост пенсионных выплат согласно законодательным актам о пенсионном обеспечении. Соответствующая информация размещена на официальном сайте ПФР.

21 Декабря 2016

Сколько стоит лицензия на розничную продажу алкогольной продукции? Каким образом должен быть организован учет госпошлины, уплачиваемой предприятиями общепита за предоставление лицензии на осуществление розничной продажи алкоголя (продление срока ее действия)? Меняется ли порядок учета госпошлины, если в предоставлении лицензии отказано?

Бюджетная система мероприятия рассчитывается для клиента индивидуально

Отзывы о нашей работе

Дарья Кудирова пишет:

Спасибо огромное за Вашу помощь в организации мероприятия для компании Холсим

Craig Lindley пишет:

Dear Prof. Chugui Thank you for your assistance with documentation for getting visas, and for organising the symposium as a whole. It was a very interesting and rewarding event, and we also liked Russia and St. Petersburg very much. I hope we can see much more of your country in the future

Лилия Кравец пишет:

Ольга, добрый день. Большое спасибо за организацию тура. Нигде не было ни одного сбоя. Туристам все очень понравилось, они в восторге от Петербурга. Будем рады сотрудничать с Вами.

Бюджет мероприятия

Мы организовываем мероприятия на самом высоком уровне. На вашем мероприятии обязательно будут работать наши координаторы и это минимум будет 5 человек, все мелочи, детали и организационные моменты в день вашего мероприятия – это наша забота.

В нашем агентстве существует минимальная сумма заказа при организации мероприятий, много это или мало судить только Вам – нашим дорогим клиентам, но у наших специалистов есть одна очень важная особенность – мы не умеем делать простые мероприятия…

Наши мероприятия исключительны, необычны и незабываемы! Примерная смета организационных расходов при подготовке мероприятия.

Как строится смета праздника и что в нее входит: gildiamasterov

Как строится смета праздника и что в нее входит?

Театр, как известно, начинается с вешалки, а работа над проектом - с брифа. После того, как достигнуты первые договоренности, начинается один из самых кропотливых этапов - составление сметы расходов на проведение мероприятия. О том, как строится смета и что в неё обычно включается, рассказывает
руководитель административного отдела Гильдии Мастеров, Евгения Воробьёва

Прежде чем приступить к составлению сметы, администратор обычно разрабатывает план мероприятия, основываясь на режиссерской концепции. Конечно, первый вариант сметы – предварительный и очень условный, так как в процессе согласований в нее могут быть внесены дополнительные позиции или наоборот, удалены ненужные. Администратор постоянно ведет поиск оптимальных решений в соответствии с желаниями заказчика, стараясь учесть индивидуальные особенности компании и соблюсти рамки выделенного на мероприятие бюджета.

Если мероприятие будет проводиться не на территории Заказчика, то одной из первых и обязательных статей расхода станет аренда площадки. этот раздел часто включает банкетное или кейтеринговое обслуживание. Программа развлечений, предусмотренная сценарием, может потребовать особое техническое обеспечение - этот раздел, в зависимости от сложности проекта, может включать в себя световое, звуковое и сценическое оборудование, плазменные панели и всевозможные новинки технической мысли для создания специальных эффектов и реализации высокотехнологичных решений. Оформление праздничного пространства. в большинстве случаев - обязательный пункт, ответственный за создание атмосферы. Стоимость напрямую зависит от режиссерской идеи и предпочтений заказчика – от сложных и дорогих театральных декораций до экономичных, но эффектных вариантов из живых цветов или воздушных шаров. Этот пункт может также включать в себя разработку и изготовление сопутствующей полиграфии – афиши, приглашения, билборды, тантамарески и многое другое. Раздел административно-постановочная группа это команда профессионалов, которая работает над праздником: директор и режиссер проекта, технический директор, один или несколько администраторов – те, кто осуществляет подготовку и проведение мероприятия. В этом разделе также указывается процент за менеджмент агентства. Общие расходы мероприятия могут включать реквизит, транспорт, фото- и видео- съемку, призы и подарки, фейерверк, прокат костюмов и многое другое: список ограничивается фантазией режиссера и желанием Заказчика. Дополнительной статьей расходов может стать приглашение артистов и исполнителей. расходы на гонорары и выполнение райдеров зачастую окупают эффект, произведенный появлением на празднике эстрадной звезды или медийного лица. Еще один возможный пункт сметы - интерактивные зоны - это отличный выход из положения, когда аудитория праздника велика и разнообразна: развлекательные площадки на любой вкус не оставят скучать никого. Другие, особенные статьи расходов могут возникнуть исходя из обсуждаемых с Заказчиком концепций и являются строго индивидуальными.

Смета обязательно претерпевает изменения, дорабатывается, дополняется и конкретизируется, и может иметь небольшой люфт в ту или иную сторону, поэтому уже при первом обсуждении Заказчику желательно хотя-бы представлять размер и гибкость бюджета. Это позволит сценаристам и администраторам сразу предлагать оптимальные решения, подрядчиков и артистов.

Несколько универсальных советов, которые помогут начинающему организатору мероприятия:
1. Ни в коем случае нельзя экономить на еде и напитках. Если на празднике будет не хватать закусок и коктейлей, то даже самая блестящая программа не исправит испорченного впечатления. Поэтому стоит выбирать хороший ресторан с отменной кухней. А сэкономить можно на оформлении места проведения мероприятия и на приглашении «звезды»: в качестве развлечений можно предложить проведение «капустников», заранее подготовленных сотрудниками или игровая программа.
2. Необязательной роскошью при проведении праздников являются, например, подарки сотрудникам, хотя случалось иметь дело с желанием Заказчика обязательно, не смотря ни на что, включить этот пункт в смету. Кроме того, в последние годы наметилась тенденция реже приглашать знаменитых артистов на мероприятия и в смету чаще всего включаются позиции, которые помогают сделать праздник особенным, украсить его и придать индивидуальность.
3. Что касается сроков, то на составление сметы уходит в среднем от двух дней до недели. На утверждение с обсуждением и внесением поправок времени уходит гораздо больше. Но, опять же, все индивидуально. В агентстве полного цикла, каким является и «Гильдия Мастеров», удобнее заказывать организацию праздника, в первую очередь, самому клиенту. Ему не приходится тратить свое время и силы на взаимодействие с разными подрядчиками, он имеет дело с одним или двумя ответственными людьми, что упрощает процесс организации мероприятия и сокращает затраченное время.