Как заверить копии документов для налоговой

Расскажем, как заверить копии документов для налоговой: многостраничные и подшивку разных бумаг. Вам в помощь — пошаговая инструкция о том, как заверить копии, и образец сопроводительного письма.

Вопрос о том, как заверить копии документов для налоговой, возникает у компаний, когда в ИФНС предстоит отправить большое количество документов, в том числе многостраничных. Они справшивают о том, можно ли не заверять каждый лист, а прошить, пронумеровать и подписать пачку в целом? Давайте разберемся.

В сшивке разных документов чиновники требуют заверять каждый лист.(ст. 93 НК РФ, письмо Минфина России от 29 октября 2014 г. № 03-02-07/1/54849 ). Если заверить одной подписью всю сшивку, инспекция может отказать в приеме документов и оштрафовать за их непредставление. А судьи ее иногда поддерживают (определение ВАС РФ от 17 февраля 2010 г. № ВАС-946/10 ).

Многостраничный документ. например договор, достаточно прошить и пронумеровать страницы, поставить одну подпись и печать (письмо Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142 ). Заверять каждый лист не обязательно. Главное, чтобы соблюдались правила:

• хорошо видны текст, даты, визы документа;
• с каждого листа можно без труда сделать копию;
• прошивка прочная и не разлетается при чтении;
• страницы пронумеровали и привели общее количество листов;
• на оборотной стороне последнего листа или на отдельном листе сделали заверительную надпись, поставили печать (при ее наличии).

Самый безопасный вариант — копировать и сшивать документы так, как рекомендует ФНС России (письмо от 5 ноября 2015 г. № ЕД-4-2/19237 ). Тогда вам точно не придется ничего переделывать и, более того, платить за каждую забракованную копию по 200 руб. штрафа или сразу 10 000 руб. в случае встречной проверки.

Как заверить копии документов для налоговой, смотрите ниже.

Сделайте копии только на одной стороне листа.

В каждой пачке должно быть не больше 150 листов (листов, а не страниц). Если их больше, делайте несколько пачек. Самый безопасный вариант — сшивать в пачку один многостраничный документ. Иначе налоговики могут потребовать переделать копии.

Должно быть 2—4 прокола. Дыроколом или иглой, не важно. Главное не задевать текст. Сшивать листы одним проколом в верхнем углу неправильно.

Проденьте в проколы прочную нить, например нейлоновую, веревку или ленту.

Концы нити выведите на оборотную сторону последнего листа и свяжите посвободнее — чтобы можно было открыть, прочесть и снять копию.

Пронумеруйте листы (а не страницы) арабскими цифрами. Начинайте нумеровать с 1.

Сделайте прямоугольную наклейку из бумаги 40—60 мм × 40—50 мм.

Наклейка должна закрывать узел полностью. За пределы наклейки выходят только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см.

Заверяйте только пачку, а не каждый лист. На бумажной наклейке поставьте: количество листов; подпись руководителя с расшифровкой; дату заверения; печать, если она есть, так, чтобы оттиск частично заходил на подпись, дату на наклейке и последний лист.

Составьте сопроводительное письмо с описью документов. Образец ниже.

В ИФНС России № 31 по г. Москве

от ООО «Вега»

ИНН 7731123456, КПП 773101001

Адрес: 121351, г. Москва,

ул. Ивана Франко, д. 32

Исх. № 09/2016 от 26.09.2016

Настоящим письмом Общество с ограниченной ответственностью «Вега» уведомляет ИФНС России № 31 по г. Москве об исполнении Требования о представлении документов от 19.09.2016 № 12345/67 и информирует о передаче в ИФНС России № 31 по г. Москве следующих документов:

Копия Требования о представлении документов от 19.09.2016 № 12345/67.

Генеральный директор ООО «Вега» Карпов А.В. Карпов

Основание. В сопроводительном письме напишите, на каком основании представляете документы — требование ИФНС, запрос ИФНС или др. Так налоговый инспектор быстрее сориентируется, по какой проверке эти документы .

Количество. Приведите общее число сшитых пачек. Сколько всего листов, писать не нужно. Достаточно показать, сколько листов в каждой отдельной пачке.

Подшивать сопроводительное письмо и опись к пачке не нужно. Отдайте один экземпляр налоговому инспектору. На втором попросите сделать отметку о приеме, чтобы в следующий раз ничего повторно не предоставлять.

Образец прошить документ - бланки для любых целей

В неких вариантах от бизнесменов требуют прошить и заверить многостраничные документы. Не существует определенных регламентов, определяющих как верно прошивать документы. Отчасти печать обязана размещаться на документе, а отчасти на наклейке. То же требование относится и к печати. В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Сшивать документы можно хоть каким из приведенных выше методов. Потом в третье отверстие и опосля этого с тыльной стороны в 4-ое. Проколы размещаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2. Есть лишь советы по сшиву документов, утвержденные приказом росархива от 23.12.2009 N 76 и из гост р 51141-98 «делопроизводство и архивное дело». Ежели подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то 3-я страничка заявления обязана быть заверена нотариально. В этом случае начиная сшив документа нужно бросить см 7 нити, чтоб с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, так, не протягивая иголку с ниткой до конца, свисал кончик нитки. Оформление и подписание многостраничных документов также в неотклонимом порядке подлежат сшиву и нумерации. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой фио. Ежели же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и фио подписанта. Какие госты и нормы регулируют функцию сшивания документов, как верно сшивать документы в архив в ручную фото, как верно сшивать документы, бизнес с нуля, заверение документа как верно сшивать документы нитками, как верно сшивать документы для налоговой, конкретно процесс сшивания на 3 и 4 дырки, опись документа, нумерация листов, оформление обложки. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа. В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки не наименее. Этот лист остается у вас, как доказательство, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, что документы на регистрацию у вас были приняты. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, позже в верхнее и потом снова во 2-ое сверху. Часть подписи обязана быть размещена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны. С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится лишь уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, либо же самим личным бизнесменом. Рекомендуем прочесть статью про стоимость лицензии на продажу алкоголя. Такие требования есть при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и денежных учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию. Ежели речь идет о заверении документа, заверяет документ то ответственное лицо, как правило, которое является подписантом оригинала. Для увеличения надежности сшива можно сделать четыре прокола. Количество листов пишется цифрами и прописью. Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, утвержденные внутренними приказами и регламентами, банков и иных организаций могут существовать свои собственные требования, денежный компаний, которые нужно учесть при сотрудничестве.

Образец прошить документ

Группа: Пользователь
Сообщений: 7
Регистрация: 28.05.2014
Пользователь №: 19105
Спасибо сказали: 3 раз(а)

Делопроизводство: как правильно прошить (сшить) документы

1 марта 2016, просмотров: 2098, Раздел: Бизнес-статьи

Всем давно известен факт, что нет ни чего не именного и все, рано или поздно меняет свой привычный ход. Так и произошло 3 года тому назад, когда огласили новую новость, что при регистрации ИП больше не нужно производить сшивку бумаг. Раньше требовалось прошивать все бумаги, если они содержали более одного листа.

Указом законодательной палаты сшивка документов была отменена, а новых указаний по этому поводу не последовало. Сейчас точно не сказано, как правильно прошить документы. Далеко не все владеют достоверной информацией о произошедшей смене и в настоящее время почти все фининспекторы постоянно вынуждены объяснять данную информацию.

Отмену сшивания объясняют тем, что после подачи документов, их обязательно сканируют, а в подшитом виде, это сделать очень проблематично.

Но сшивать документы нитками больше не требуют, хотя просят скреплять документы скрепками или скреплять степлером. Так как само заявление на открытие ИП содержит несколько листов.

В обязанности инспектора не входит правильное оформление всех листов для регистрации ИП. Он может сложить их, как получилось в данный момент. Если не правильно прошить документы, вы получите их на руки, но вам в последующем будет не возможно работать с ними. И их все равно придется переделывать. Поэтому лучше не полениться и главное сшить документы степлером, которые имеют более одного листа. А потом уже скрепить весь пакет канцелярской скрепкой. Помните, что использование степлера и скрепок не запрещено и лучше их обязательно использовать.

Вы вправе предоставить требуемый пакет документов в любом удобном для вас виде. Если вы до сих пор задаетесь вопросом: «Как правильно (сшить) документы», то ответ тут однозначный. Прошивать документы, как этого требовал закон больше не нужно. Но это сделать лучше, для того, что б все документы шли в правильном порядке и не были утеряны. Главное, что вы должны соблюсти – это все правила делопроизводство. Так как наличие всех документов – строго обязательно.

Если вы решили прошить документы, то вы должны понимать, что это только ваша инициатива, так как единого стандарта нет.

Существует лишь перечень условий, которые обычно предъявляет каждая отдельная организация. И именно их она с вас и спросит.

Итак, какие документы необходимы для подачи на регистрацию ИП. Необходимо собрать следующие документы:

• Заполненное заявление по форме Р;
• Копия всех страниц документа удостоверяющего личность гражданина РФ;
• Квитанция об оплате государственной пошлины.

Если вы собрали все документы, то прежде чем начать их сшивку убедитесь еще раз, что все сделано верно. Любая сшивка должна иметь свою логическую нить оформления. Закончив сбор всех бумаг, проверьте, что все скобки и скрепки убраны, а страницы пронумерованы в правильном порядке. Если нет ни какой ошибки, то можно начинать сшивать документ. Будет лучше, если вы подготовите опись всех сшиваемых бумаг – это поможет вам ни чего не спутать и точно сложить в нужном порядке.

Помните, что на последней странице необходимо поставить печать и оставить свою подпись, запомните, первый лист, подлежит нумерации, так же как и остальные листы.

Прежде чем прошить документы, еще раз проверьте правильность заполнения бумаг.

Помните, что заявление, которое имеет большое количество страниц – начинает нумерацию с 1 страницы, и дальше все документы продолжают нумерацию по сквозному принципу нумерации.

Важно соблюсти правила делопроизводство и соблюсти последовательность расположения документов. Все дополнительные проверки, помогут вам избежать переделки документов в будущем.

К прошитым документам прикрепляется специальная бумага, на которой указывается количество пронумерованных листов, а так же ставиться подпись человека, который непосредственно зарегистрировал данные документы.

Чтобы правильно прошить документы, вам нужно будет иметь следующий материал:

1. Дырокол или канцелярское шило. Главное требование, что бы при проколе – все дырки были одинакового размера и имели аккуратный вид. Если сшивается всего несколько страниц, то можно обойтись и иглой;
2. Жгут или плотные нити. Как мы уже говорили выше, нет определенных требований и правил, которые предъявляются к нитям или шнурам. Это может быть и обыкновенная черная нить, а так же льняной тросик. Главное, что бы было сделано аккуратно и хорошо держалось;
3. Клей. При этом можно использовать как современный клей-карандаш, так и старый проверенный ПВА или канцелярский клей;
4. Ручкой, ножницами и бумагой для отметки общего количества страниц.

Для сшива всегда используется только левый край документа, в зависимости от толщины документа делается два или три прокола, которые последовательно соединяются нитью или жгутом. Если документ имеет большую толщину, то сначала он может просто сшиваться в несколько слоев, которые затем будут сшиты между собой.

Главное условие, что бы начало и конец нитки или жгута, выходили с задней стороны документа. После чего они должны крепко связываться и заклеиваться бумагой – стикером, на которой должно быть указано общее количество страниц и количество пронумерованных страниц: «Прошито и пронумеровано _ листов ».

После чего документ заверяется вашей подписью, и он полностью готов к сдаче.

И главное помнить и понимать, что любой, даже самый маленький недочет, допущенный вами при оформлении бумаг. Может сыграть с вами злую шутку – вам могут отказать в оформлении ИП. И возможно, все придется начинать сначала, согласитесь, малоприятная процедура. При этом не учитываются ошибки, которые может допустить инспектор в ходе сборки пакета документов.

Поделиться в социальных сетях:

Минфин: как сшивать документы для налоговой - Записки счетовода

Минфин выпустил письмо, в котором дает рекомендации по поводу представления в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе. Ниже приведен текст письма.

Письмо Минфина России № 03-02-РЗ62336 от 29.10.2015 О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе

Федеральная налоговая служба

В связи с поступающими обращениями по вопросу о представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе впредь до нормативного правового урегулирования указанного вопроса Министерство финансов Российской Федерации разъясняет следующее.

Абзацем вторым пункта 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации установлено, что представление документов в налоговые органы на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Юридической значимостью документа является его свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера (подпункты 14, 23 и 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

При формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, рекомендуется учитывать следующее:

1) сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;

2) все листы в сшиве прошиваются на 2-4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40-60 мм на 40-50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2-2,5 см;

3) на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;

4) заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования.

Сшивы документов (копий документов) представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами, в которых указываются основание их представления,включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве.