Категория: Бланки/Образцы
Выдача вкладыша в трудовую книжку образец
Работодатель обязан организовать работу по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Ответственность внутри предприятия перед руководителем за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом распоряжением руководителя предприятия п. Здесь необходимо отметить, что в случае проверки работы службы персонала государственный инспектор труда в обязательном порядке наряду с другими документами потребует предоставить и приказ о назначении ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек. Причем чаще всего инспектор сначала задает вопрос о том, кто ведет трудовые книжки работников и при этом просит представить его лично. И уже после этого просит показать приказ, подтверждающий, что именно этот работник отдела кадров уполномочен вести трудовые книжки. В случае отсутствия данного приказа государственный инспектор труда обязательно вынесет предписание об устранении нарушения трудового законодательства. Поэтому лучше сразу издать такой приказ, не доводя дело до крайности. Последствия нарушения законодательства о труде ст. Издавая такой приказ, руководитель предприятия не должен ограничиться только указанием должности — «возложить ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек на инспектора по кадрам». Необходимо указать еще и фамилию, имя, отчество, поскольку речь идет о наделении специальными полномочиями конкретного лица. В приказе распоряжении необходимо также отметить, что в случае направления ответственного работника в командировку, предоставления ему отпуска или отсутствия на работе по уважительным причинам его обязанности передаются начальнику отдела Рис. Например, за одним инспектором по кадрам закреплена функция по заполнению трудовых книжек, а за вторым — функции по учету и хранению. Потому, что с одной стороны, это противоречит «Правилам ведения трудовых книжек», согласно которым работодатель должен назначить одно специально уполномоченное лицо. С другой — ослабляет контроль за выполнением приказа. В случае увольнения работника, ответственного за ведение трудовых книжек, его полномочия передаются другому работнику или переходят к руководителю предприятия на время, пока не будет найдена замена. Кстати, работник, отвечающий за ведение трудовых книжек, не вносит в свою книжку записи и не заверяет их — записи заверяются или руководителем предприятия или специально выделенным на эту разовую кадровую операцию работником. Передача полномочий по ведению, учету и хранению трудовых книжек увольняющегося работника, оформляется соответствующими приказами: — при переводе на вакантную должность другого работника ответственность по ведению, учету и хранению трудовых книжек отражается в приказе о переводе рис. Если работнику впервые заводится трудовая книжка, то она заполняется только в присутствии этого работника уполномоченным представителем администрации предприятия. Записи вносятся перьевой, шариковой, гелевой ручкой или ручкой-роллером, световодостойкими чернилами пастой, гелем черного, синего или фиолетового цвета. Сведения о работнике записываются на первой странице титульном листе трудовой книжки и заверяются подписью специально уполномоченного лица и печатью. Трудовая книжка ведется на русском языке государственном. Однако на территории республики, входящей в состав Российской Федерации и установившей свой государственный язык — на русском языке и на государственном языке этой республики. С каждой записью, вносимой в трудовую книжку вкладышо приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении работники службы персонала обязаны ознакомить владельца этой книжки вкладыша под расписку в личной карточке, в которой повторяется точная запись из трудовой книжки вкладыша. Сведения о работнике записываются на первой странице титульном листе трудовой книжки рис. Например, «12 июля 1968 г. »; 3 сведения об образовании указываются на основании соответствующего документа аттестата, удостоверения, диплома, студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т. Все сведения записываются согласно Общероссийскому классификатору информации о населении ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию ОКСО. — основное общее образование — работник окончил среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию; — среднее полное общее образование — работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях техникумах, колледжахно не окончившие их; — начальное профессиональное образование — работник окончил профессионально-техническое училище или приравненные к ним учебные заведения; — среднее профессиональное образование — работник окончил среднее специальное учебное заведение техникум, колледж — неполное высшее образование — работник, окончивший три курса высшего учебного заведения; — высшее образование; — послевузовское образование. Дата заполнения трудовой книжки также указывается полностью, как и дата рождения. А лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек ставит свою подпись в конце первой страницы титульный лист трудовой книжки. Слово «разборчиво» означает, сто фамилия ответственного лица должна быть указана без графических сокращений и объединений с инициалами. После этого в специально обозначенном месте Изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения производятся администрацией по месту работы на основании документа паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др. Изменения вносятся на первой странице титульном листе трудовой книжки. При этом прежняя фамилия, имя, отчество или дата рождения зачеркивается одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью службы персонала рис. Например, если у работника было начальное профессиональное образование, а он закончил колледж, то соответственно его образование стало среднее профессиональное. В графе «Образование» через запятую указывается «среднее профессиональное» рис. Даты во всех разделах трудовых книжек записываются арабскими цифрами число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, если работник принят на работу 12 декабря 2005 года, в трудовой книжке делается запись: «12. Все записи, вносимые в трудовую книжку, нумеруются нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника и производятся аккуратно и подробно, без сокращений. Например, нельзя писать «пр. » вместо «приказ», «расп. » вместо «распоряжение», «пер. » вместо «переведен» и т. Не надо заверять подписью и печатью каждую запись, вносимую в разделе «Сведения о работе». Подпись ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек, и печать предприятия службы персонала проставляется только после записи об увольнении. Внесение записей в трудовую книжку нового сотрудника начинается с записи наименования предприятия. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование предприятия, а также сокращенное наименование организации при его наличии. Причем данная запись не нумеруется. Например, если у организации ОАО «Фирменные колбасы» есть сокращенное наименование, т. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенногонаименования должности работыспециальности, профессии с указанием квалификации рис. Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих по отраслямКвалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов или в соответствии со штатным расписанием. В случае если выполнение работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано с предоставлением льгот или определенных ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. В противном случае, работник лишается права на данные льготы например, льготной пенсии. Во время своей трудовой деятельности работник может повысить свой разряд или класс водитель о чем в трудовой книжке производится соответствующая запись рис. Например, наладчику оборудования в производстве пищевой продукции была установлена вторая профессия «Электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования» с присвоением 3-го разряда. В данном случае в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается соответствующая запись, в графе 4 указывается номер удостоверения и дата выдачи рис. Эти изменения дополнения вносятся в трудовые книжки на основании приказа распоряжения или иного решения работодателя рис. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата изменения должности профессиив графе 3 делается соответствующая запись, а в графе 4 указывается номер приказа, которым вносятся изменения в штатное расписание. Эти переименования необходимо отражать в трудовых книжках работников данных организаций. В этом случае отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается соответствующая запись рис. В графе 4 проставляется основание переименования — приказ распоряжение или иное решение работодателя, его дата и номер. В данном случае присвоение номера записи и дата ее внесения не производится. Время службы в Вооруженных Силах России определяется по записи в военном билете дата и номер приказа Министра обороны России о призыве на военную службу и увольнении с нее рис. В трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. Внесение записей о непрерывном трудовом стаже в трудовую книжку производятся в следующих случаях: — если непрерывный трудовой стаж восстановлен в установленном порядке. В графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на документ, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер рис. Указанная запись вносится в трудовую книжку по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел. При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующая запись вносится в трудовую книжку на том предприятии, куда он был принят или направлен. Запись производится в следующей последовательности. В графе 1 раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер записи, в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты число, месяц, год по такую-то дату число, месяц, год не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку — приказ распоряжение руководителя предприятия, дата его издания и номер рис. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь. Однако в случае если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Исправленные сведения о работе должны полностью соответствовать подлиннику приказа распоряженияа при их утрате — другому документу, подтверждающему соответствующие сведения о работе архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работников, личные карточки, расчетные ведомости, лицевые счета по заработной плате и др. Трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии должности и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. В случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия должность и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке. Исправление и зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки вкладыша «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях поощрения » не допускается. Внесение изменений в трудовую книжку производят следующим образом рис. После последней в данном разделе записи указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись, а в графе 4 указывается: 1. Дата и номер приказа распоряжения или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку рис. Дата и номер приказа распоряжения или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. Например, в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом в трудовую книжку вносят следующие записи: — при восстановлении на прежней работе рис. Руководитель предприятия имеет право поощрять и награждать работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии. Все виды награждений и поощрений в обязательном порядке вносятся в трудовую книжку. В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер. «Инструкция по заполнению трудовых книжек» предусматривает следующий порядок внесения сведений о награждении. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации при его наличии. Причем данная запись не нумеруется. Далее в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата награждения, в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой, а в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер рис. Затем, вместе с работником нужно проверить, правильно ли внесены записи о приеме на работу, о переводах, о присвоении квалификации, о поощрениях награждениях и об увольнении. Если же будет обнаружена ошибка, то необходимо внести соответствующие исправления. После чего согласно п. Своей подписью работник выражает свое согласие с внесенными в трудовую книжку записями, подтверждающими его трудовую деятельность на данном предприятии. Если все же работник откажется ставить свою подпись в трудовой книжку, то составляется соответствующий акт рис. Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения последний день работы с внесенной в нее записью об увольнении прекращении трудового договора. Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с увольнением по собственному желанию с 10 декабря 2005 года последним днем работы является 10 декабря 2005 года. В данном случае запись об увольнении прекращении трудового договора в трудовой книжке работника производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения 10. Днем увольнения прекращения трудового договора в данном случае считается день выдачи трудовой книжки. Однако в случае если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника или его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. При этом пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников рис. При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование предприятия, а также, при его наличии, сокращенное наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, наименования должности работыспециальности, профессии с указанием квалификации. При этом необходимо указать, что работник принят назначен в порядке перевода из какой организации рис. Трудовой договор подписывает от имени общества, как правило, председатель общего собрания участников общества, на котором был избран назначен генеральный директор директор или уполномоченный на это решением общего собрания участников общества что в обязательном порядке должно быть отражено в протоколе общего собрания общества. В Инструкции по заполнению трудовых книжек, к сожалению, отсутствуют какие-либо положения, отражающие порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу увольнении с работы лиц, избранных назначенных на должность генерального директора директора предприятия. В данном случае можно предложить два варианта решения этой проблемы. В качестве основания приказа указывается решение общего собрания участников общества об избрании назначении руководителя данного предприятия со ссылкой на протокол общего собрания, и заключенный в связи с этим срочный трудовой договор. Поэтому, исходя из буквального понимания данного правила, в трудовой книжке генерального директора директора должен быть указан упомянутый выше приказ о вступлении в должность рис. Записи в трудовую книжку при увольнении генерального директора директора делаются в обычном порядке, как и для всех остальных работников. Оформление увольнения зависит от того, по какому основанию он расторгает свой трудовой договор ст. В соответствии с п. Поэтому основанием для увольнения генерального директора директора наравне с приказом распоряжением являются и другие документы например, решение Совета директоров данной организации, если этот вопрос относится к их компетенции рис. Однако нигде не уточняется, должно ли быть выражено желание в письменной или устной форме. Поэтому не будет лишним, если работник напишет заявление с просьбой внести соответствующие записи в его трудовую книжку. Давайте подробнее разберем этот вопрос на следующем примере. В данном случае основное место работы Сидоровой Ольги Ивановны в отделе охраны ОАО «Металлоптторг». Режим работы — сутки через трое. Иван Ильич в свободное время хочет работать на нашем предприятии. Он выразил желание, чтобы в его трудовую книжку внесли сведения о работе по совместительству. Для этого мы обязаны выдать ему документ, подтверждающий его работу по совместительству справку о работе на нашем предприятии или заверенный надлежащим образом приказ о приеме на работу. На основании выданного документа по месту основной работы ОАО «Металлоптторг» будет сделана в трудовой книжке следующая запись. Внесение записи в рудовую книжку производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенногонаименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер рис. При оформлении внутреннего совместителя запись в трудовую книжку вносится в том же порядке, что и внешнего совместителя, за исключением того, что неуказывается наименование организации рис. В соответствии со статьей 104 Уголовно-исполнительного кодекса России время привлечения осужденных к оплачиваемому труду засчитывается им в общий трудовой стаж. Документом, подтверждающим время работы осужденного в местах лишения свободы, является трудовая книжка, а при ее отсутствии — справка, выдаваемая администрацией исправительно-трудового учреждения. Форма такой справки закреплена в приложении к Инструкции о порядке учета времени работы осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы, засчитываемого в общий трудовой стаж, утвержденной приказом МВД РФ от 14 декабря 1992 г. Данное время работы не засчитывается в непрерывный трудовой стаж и об этом в трудовых книжках производится запись см. «Внесение записей о непрерывном трудовом стаже». В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» или раздела «Сведения о поощрениях», трудовая книжка дополняется вкладышем, который вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Титульный лист вкладыша в трудовую книжку оформляется также как и титульный лист трудовой книжки рис. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер следующего выданного вкладыша. Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях: — Если трудовая книжка вкладыш к ней утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку вкладыш к нейобязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней новых образцов ; — Если трудовая книжка вкладыш к ней пришла в негодность обгорела, изорвана, замазана и т. В правом верхнем углу титульного листа дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» рис. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации у того же работодателято об этом также делается соответствующая запись. В случае, когда документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения рис. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или службой персонала возвращаются их владельцу. Администрация предприятия обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию. В соответствии со ст. Данные копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно рис. Если же сотрудник службы персонала выдаст работающему работнику трудовую книжку, то он тем самым нарушит Правила ведения трудовых книжек, а т. Трудовые книжки хранятся у администрации предприятия как бланки строгой отчетности, и выдается на руки работнику только при его увольнении. Трудовые книжки их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки их дубликаты хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке. В данную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией организации; б книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним рис. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета. Приходорасходную книгу и книгу учета движения трудовых книжек необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить подписью руководителя организации и сургучной печатью. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Ежемесячно бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы организации. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт. При оформлении работнику новой трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением следующих случаев: 1 При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства 2 В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
При оформлении работнику новой трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением следующих случаев: 1 При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства 2 В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
