Описание

Личная карточка работника

"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2009, N 1

Личная карточка работника

Одним из документов, требуемых при проверках, проводимых трудовой инспекцией, является личная карточка работника формы N Т-2. Она относится к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и позволяет систематизировать имеющиеся в организации данные по каждому работнику. В данной статье рассмотрим вопрос о правовой регламентации ведения личных карточек и особенности их заполнения.

Обязательно ли ведение личной карточки работника?

Форма и обязательность заполнения данного документа на каждого работника установлена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". В частности, в п. 2 указано, что формы, установленные п. 1.1 рассматриваемого Постановления, в том числе форма личной карточки N Т-2, распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, а установленные п. 1.2 - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений.

Обязательность ведения данного документа подтверждается также положением п. 12 Правил <1>, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 225, в котором указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

<1> Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

При проведении проверки сотрудники трудовой инспекции отсутствие карточек формы N Т-2 могут расценить как нарушение трудового законодательства. Статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Порядок заполнения личной карточки работника

Личная карточка работника заполняется на основании документов, представленных работником. Они перечислены в ст. 65 ТК РФ:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- другие документы, установленные ТК РФ и иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Также в личную карточку вносятся реквизиты приказа о приеме на работу.

Отдельные данные - состав семьи, номера телефонов работника и ближайших родственников, уровень владения иностранными языками - работник сообщает о себе сам. Поэтому он должен присутствовать при заполнении личной карточки или сотрудник отдела кадров может составить анкету, включающую графы для недостающих сведений.

Примечание. Сотрудник отдела кадров должен лично вносить данные в форму N Т-2, поскольку именно он несет ответственность за правильность ее заполнения.

О техническом оформлении личной карточки в законодательстве четких указаний нет. На практике часто возникает вопрос: можно ли форму N Т-2 вести в электронном виде, не распечатывая? Ответ отрицательный, поскольку реквизиты самой личной карточки предусматривают подтверждение подписью работника внесенных данных. Поэтому ее можно заполнять полностью вручную или первоначальные сведения заполнять в электронном виде, а все последующие записи вносить вручную.

Немаловажен и вопрос о том, обязательно ли кодировать информацию в личной карточке. В настоящее время этого можно не делать. Ранее кодирование предназначалось для автоматизированной обработки данных и статистического учета. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т.п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Однако из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому, если вы не кодируете информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставляйте их незаполненными.

Если же необходимо кодировать информацию, соответствующие коды можно найти в классификаторах информации:

- ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 412;

- ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 N 276-ст;

- ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367;

- ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 413.

Приведем образец заполнения личной карточки работника и подробно рассмотрим порядок заполнения всех граф.

Унифицированная форма N Т-2

Форма по ОКУД ¦0301002¦

МОУ СОШ 18 г. Псков +-------+

должность личная расшифровка подписи

Наименование организации указывается согласно учредительным документам. В правом верхнем углу проставляется код ОКПО, который можно узнать в бухгалтерии.

В таблице в верхней части первого листа формы отмечаются следующие данные:

- дата составления - может отличаться от даты приема работника, а может быть такой же, поскольку законодательством не установлен срок, в течение которого работник кадровой службы должен заполнить личную карточку вновь принятого сотрудника;

- табельный номер - присваивается сотруднику при приеме на работу, не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации. Указанная графа может оставаться незаполненной, если табельные номера не присваиваются в организации;

- графы, содержащие идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, заполняются на основании представленных работником документов, а если он поступает на работу впервые, то заполняются после получения соответствующих документов;

- в графе "Алфавит" проставляется первая буква фамилии работника, на которого заполняется личная карточка;

- характер работы - постоянно или временно;

- вид работы - основная или по совместительству;

- в графе "Пол" - мужской, женский - указывается лишь первая буква.

Раздел I. "Общие сведения"

В графе "Трудовой договор" указываются номер и дата его составления. Если дата подписания трудового договора не совпадает с датой начала работы, рекомендуем в имеющейся графе указать дату подписания трудового договора, а рядом указать дату начала работы, что будет важно при исчислении стажа на отпуск.

Графы с 1 по 4 заполняются на основании паспортных данных. Фамилию, имя и отчество сотрудника необходимо внимательно переписать без сокращений.

Дата рождения записывается, как правило, в следующем виде: месяц рождения пишется буквами, а число и год - цифрами. Однако не будет ошибкой, если дата будет полностью записана цифрами. При необходимости кодирования информации в ячейке справа указывается дата рождения цифровым способом.

При кодировании информации о месте рождения необходимо обратиться к ОКАТО.

При заполнении графы 4 формулировки записей можно определить по ОКИН:

- гражданин Российской Федерации - код 1;

- гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) - код 2;

- иностранный гражданин - код 3;

- лицо без гражданства - код 4.

Если заполняется карточка сотрудника, имеющего двойное гражданство, рекомендуем в графе 4 в скобках указать страну, гражданином которой он является: "Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Литвы)". Так же следует поступить при заполнении личной карточки сотрудника, являющегося иностранным гражданином: "Иностранный гражданин (Республика Чехия)".

Графа 5 заполняется на основании сведений работника, сообщенных в анкете. Формулировки записей могут быть следующими: "Читаю и перевожу со словарем" - код 1, "Читаю и могу объясниться" - код 2, "Владею свободно" - код 3. В случае кодирования информации коды проставляются и в отношении самих языков (например, английский язык - код 014, французский - 213 и т.д.). Если необходимости в данных сведениях по условиям выполняемой работником трудовой функции нет, графу можно оставить незаполненной.

Данные в графу 6 вносятся на основании документа об образовании. Существует несколько уровней образования:

- начальное (общее) образование - работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования) - код по ОКИН 02;

- основное общее образование - работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство - код 03;

- среднее (полное) общее образование - работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство - код 07;

- начальное профессиональное образование - работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство - код 10;

- среднее профессиональное образование - работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом - код 11;

- неполное высшее образование - работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение - код 15;

- высшее образование - работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом - код 18;

- послевузовское образование - работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом - код 19.

Если требуется внести данные о более чем двух образованиях, можно добавить графы. Однако удалять незаполненные графы не стоит.

При заполнении раздела о послевузовском образовании и кодировании информации аспирантура, ординатура и адъюнктура обозначаются кодом 02, а докторантура кодом 01 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставляется пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.

Графа 7 "Профессия" предназначена для внесения сведений об основной и дополнительной профессии. Часто в графу "Основная" вносятся данные о том, какую должность занимает работник в организации. Однако это неверно. В качестве основной указывается профессия, по которой сотрудник приобрел наибольший опыт работы, а в качестве дополнительной - профессия, представляющая интерес для фирмы, с целью создания кадрового резерва. Кодирование информации осуществляется при помощи ОКПДТР.

Графа 8 содержит сведения о стаже, который подразделяется на общий, непрерывный и стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет. В настоящее время при заполнении данной графы необходимо рассчитывать страховой стаж работника. Указанные данные вносятся на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Графа 9 содержит сведения о состоянии в браке. Приведем примеры записей с указанием кодов по ОКИН:

- никогда не состоял в браке - код 1;

- состоит в зарегистрированном браке - код 2;

- состоит в незарегистрированном браке - код 3;

- вдовец (вдова) - код 4;

- разведен (разведена) - код 5;

- разошелся (разошлась) - код 6.

В графе 10 "Состав семьи" необходимо указать ближайших родственников (родители, супруги, дети, родные братья и сестры, а также лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник). Конечно, нет необходимости указывать всех родственников; как правило, вносятся сведения лишь о лицах, проживающих с работником.

Графа 11 содержит сведения о паспортных данных сотрудника. При смене паспорта в личной карточке делается отметка об этом и указываются новые данные. Прежние данные не зачеркиваются.

В графу 12 вносятся сведения об адресе места жительства работника по паспорту и фактически. В последнем случае работник представляет данные устно, если присутствует при заполнении личной карточки, или указывает в анкете.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Раздел II. "Сведения о воинском учете"

Правила заполнения разд. II даны подробно в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, являющихся Приложением к Постановлению N 1.

Основными документами, на основании которых заполняется разд. II "Сведения о воинском учете", являются:

- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

- п. 1 "Категория запаса" - на офицеров запаса не заполняется;

- п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);

- п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101", или шесть цифр и буквенный знак, например "113194А");

- п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";

- в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом): строка "а" - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; строка "б" - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

- п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;

- п. 2 "Воинское звание" - делается запись "Подлежит призыву";

- п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

В п. 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья".

Правильность внесенных в первые два раздела сведений подтверждается подписями работника, на которого заполняется данная личная карточка, и сотрудника отдела кадров.

Раздел III. "Прием на работу, переводы на другую работу"

В данный раздел вносятся записи на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5). При этом администрация обязана ознакомить работника под роспись с каждой записью, внесенной в графу 6 формы.

В раздел не вносятся сведения о перемещении работника.

Раздел IV. "Аттестация"

Данный раздел заполняется лишь в случае проведения аттестации сотрудников в соответствии с нормами законодательства. Указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, приводятся дата и номер протокола заседания комиссии. В графе "Основание" следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает руководителю организации рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации также можно отразить в данном разделе.

Раздел V. "Повышение квалификации"

В раздел "Повышение квалификации" заносятся данные о краткосрочном (от 72 до 100 часов) и длительном (свыше 100 часов) обучении в образовательном учреждении повышения квалификации. Пройдя такое обучение, сотрудник получает соответственно удостоверение или свидетельство установленного образца. Указанные нормы часов установлены п. 28 Постановления Правительства РФ N 610 <2>.

<2> Постановление Правительства РФ от 26.06.1995 N 610 "Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов".

Раздел VI. "Профессиональная переподготовка"

Профессиональная переподготовка - это получение дополнительной профессии. Обучение ведется на базе высшего образования в объеме не менее 500 академических часов, по окончании которого выдается диплом.

Раздел VII. "Награды (поощрения), почетные звания"

В данный раздел вносятся сведения о поощрениях фирмой и государственных наградах. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этом разделе дублируются сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. В п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек <3> приведен полный перечень наград, сведения о которых нужно вносить в трудовую книжку, а значит, и в личную карточку сотрудника.

<3> Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

Примечание. В данном разделе не указываются премии, предусмотренные системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе (п. 25 Правил).

Раздел VIII. "Отпуск"

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. В графе "Период работы" указывается полный рабочий год, за который предоставляется отпуск, независимо от того, предоставлен работнику полный отпуск или его часть. В качестве основания выступает приказ о предоставлении отпуска. Сведения в раздел вносятся по возвращении работника из отпуска.

Раздел IX. "Социальные льготы"

В данном разделе сотрудник кадровой службы фиксирует право работника на получение социальных льгот, которые связаны с трудовыми отношениями. Сведения о них вносятся на основании представленных работником документов, таких как справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и др. В качестве основания рекомендуется указывать нормативный акт, дающий работнику право на соответствующую льготу.

Раздел X. "Дополнительные сведения"

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов, о наличии необходимых для исполнения служебных обязанностей документов (водительское удостоверение, загранпаспорт) и т.д.

Также в этот раздел можно вносить сведения о дисциплинарных взысканиях, которые согласно ст. 194 ТК РФ действуют в течение года. Следует помнить, что работодатель вправе снять дисциплинарное взыскание с работника и до истечения года со дня его применения. Об этом сотрудник кадровой службы также может внести отметку в разд. X личной карточки работника.

Раздел XI. "Основание прекращения

трудового договора (увольнения)"

Все время работы сотрудника в организации разд. XI личной карточки остается незаполненным. При его увольнении в данный раздел необходимо вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи кадровика и сотрудника.

Хранение личных карточек

Пунктом 339 Перечня типовых управленческих документов <4> установлено, что личные карточки работников (в том числе временных работников) должны храниться 75 лет в архиве организации или могут быть сданы на хранение в государственные архивы.

<4> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.

Поскольку личные карточки содержат персональные данные работников, их необходимо хранить в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ.

Часто возникает на практике вопрос о возможности переоформления личных карточек, пришедших с течением времени в негодность. Законодательство не дает четкого ответа на него. Рекомендуем при принятии соответствующего решения издать приказ руководителя организации о переоформлении карточек, с которым ознакомить всех сотрудников под роспись. В этом случае в новые карточки должны быть внесены все данные без изменений и подтверждены подписями работников и сотрудника отдела кадров.

Особенности ведения личных карточек

государственных и муниципальных служащих

Постановлением Госкомстата России N 1 для учета личных данных государственных и муниципальных служащих предусмотрена форма N Т-2ГС(МС). Она содержит 12 (а не 11, как форма N Т-2) разделов. Порядковые номера разделов, начиная с IV, на единицу не соответствуют указанным выше. Это произошло потому, что добавлен разд. IV "Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания". В соответствующих графах раздела указываются дата присвоения квалификационного разряда, классного чина и т.д. наименование, размер надбавки в рублях. В основании указываются номер и дата распоряжения. С записями данного раздела служащий знакомится под роспись.

Подписано в печать