Кадровый аудит - Образцы и примеры документов

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых бумагах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит. Давайте разберемся, что такое кадровый аудит, в каких ситуациях он проводится, из каких этапов состоит и как его можно провести собственными силами.

Кадровый аудит – это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса – аудит кадрового делопроизводства. Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);

при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;

при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);

при смене руководства организации;

при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на услуги аудита довольно высока. Кроме того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Можно провести проверку собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения аудита кадрового делопроизводства в организации.

I. Определение пакета необходимых документов

Каждый работодатель должен, используя законодательную базу[1], создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.

Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек – статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189, графика отпусков – статьей 123.

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225[2].

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов[3].

Не надо забывать, что работодатель сейчас обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (ст. 22, 68 ТК РФ). Поэтому нужно разработать лист ознакомления с этими документами либо завести журнал ознакомления.

Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях (см. таблицу).

Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы

Таблица наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь. Теперь предстоит не только разработать юридически корректные документы, но и правильно их утвердить и ввести в действие[4].

Рассмотрим, как поступить в ситуации, когда Правила внутреннего трудового распорядка устарели и требуют корректировки. Есть два варианта:

издать новую редакцию ПВТР;

создать приложение с внесением дополнений и изменений к действующей редакции ПВТР.

В обоих случаях алгоритм утверждения такой же, как и при первичном создании и утверждении этого локального нормативного акта .

Этап 1. Составляются проект ПВТР и обоснование к нему, которые направляются выборному органу первичной профсоюзной организации (если в организации профсоюзной организации нет, представлять интересы всех работников может иной представитель (представительный орган), избранный из числа работников (ст. 31 ТК РФ)).

Этап 2. Не позднее пяти рабочих дней профсоюз направляет работодателю мотивированное мнение по проекту (в письменной форме).

Этап 3а. Если представительный орган работников согласен с проектом ПВТР, Правила утверждаются работодателем.

Этап 3б. Если представительный орган работников не согласен с проектом ПВТР или имеет предложения по его совершенствованию, работодатель рассматривает предлагаемые изменения. Работодатель может либо согласиться с изменениями, либо в течение трех дней после получения мотивированного мнения обсудить с представителями профсоюза проект ПВТР с целью прийти к обоюдному решению. Если соглашение не достигнуто, все разногласия оформляются протоколом и работодатель может вводить в действие ПВТР[5].

Этап 4. С принятыми и утвержденными ПВТР знакомят всех работников под роспись, размещают в доступных местах для более детального их изучения.

Совет: Обязательно ознакомьте каждого работника с новой редакцией всех локальных нормативных актов. даже если в личном деле есть лист ознакомления с предыдущим вариантом этих документов. Получить подтверждение можно, например, в такой форме:

«С Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными 30.03.2007, ознакомлен.

Сидорчук О.Д. Сидорчук
02.04.2007»

III. Проверка кадровой документации

Итак, мы определили, каких документов в отделе кадров пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения. Теперь важно обратить внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность.

Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Также проверьте, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).

Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться в дела [6] в соответствии с номенклатурой дел [7] (внутри дела документы тоже систематизируют по определенным признакам), это позволяет хранить документы, обеспечивать сохранность, систематизацию, учет документов, оперативно находить необходимый документ, осуществлять быструю передачу дел на архивное хранение. При формировании дел нужно сразу проверять правильность оформления документов – наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек. Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов). В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении. а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен. Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться все вместе в несгораемом сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек[8] и Инструкцией по заполнению трудовых книжек[9].

IV. Оформление отчетов по кадровому аудиту

В заключение комиссия по проведению кадрового аудита составляет отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализирует, достигнуты ли цели проверки, фиксирует выявленные недостатки, прописывает меры, которые следует предпринять, делает выводы.

В случае передачи дел по кадровому делопроизводству от одного лица другому комиссия дополнительно составляет акт о приеме-передаче дел. В акте фиксируется, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты, составляется опись передаваемых дел. К акту прилагаются перечень трудовых книжек (указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также серия, номер трудовой книжки и вкладыша), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т. д.

Таким образом, мы рассмотрели алгоритм проведения очень важной и ответственной процедуры – аудита кадрового делопроизводства. В дальнейшем мы будем продолжать разбирать многие аспекты, касающиеся организации работы кадровой службы. В частности, в ближайших номерах более подробно поговорим о том, как провести процедуру приема-передачи дел и грамотно составить соответствующий акт .

[1] Нормативные правовые акты трудового права и акты, содержащие нормы трудового права, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и др. Более подробно о том, какими документами необходимо руководствоваться в работе кадровой службы, читайте в № 12, 2005 на стр. 32 и на сайте www.kdelo.ru в разделе «Правовая база».

[2] Полный перечень документов, обязательных в работе кадровой службы, см. в таблице.

[3] Более подробно о том, почему необходимо вести кадровую документацию по унифицированным формам, читайте в № 6, 2006.

[4] Более подробно о том, что нужно сделать, чтобы утвердить документ, см. № 3, 2006.

[5] Представительный орган работников может подать жалобу (заявление) в Государственную инспекцию труда или суд с требованием отмены этого локального акта. Государственная инспекция труда в течение месяца проводит проверку и в случае выявления нарушений выдает работодателю предписание (обязательное для исполнения) об отмене этого локального нормативного акта .

[6] Более подробно о формировании дел читайте в № 8, 2006.

[7] Более подробно о номенклатуре дел читайте в № 3–4, 2006.

[8] Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

[9] Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Кадровый аудит - что это такое, делопроизводства, организации, документации, виды,

Аудит кадровой документации – необходимая профилактическая мера, благодаря которой документы по квалифицированным работникам находятся в полном порядке, не запускаются дела.

Законодательными актами РФ определена процедура проведения аудита организации.

Проверка документации по трудящимся организации проводится в некоторых случаях:

Новый руководитель принимает дела

Аудит помогает понять, грамотно ли, качественно проводилась ранее проверка кадрового делопроизводства. Что нуждается в особом внимании, исправлении

Занимавшийся наймом квалифицированных работников. Проверка покажет текущее состояние дел, не грозят ли санкции контролирующей инспекции

Кадровая документация – перечень документов, используемых работниками бухгалтерии для предоставления отчетности в различные организации, включая ПФР.

С ее помощью производится расчет отпускных. заработной платы. льгот. Действующим законодательством определен порядок ведения документации.

Аудит – всесторонняя оценка, проверка деятельности организации профессионалом, независимыми экспертами.

Является методом наблюдения за работой предприятия и инструментом управления, с помощью которого возможно разрешить возникающие споры.

Путем проверки состояния дел на предприятии решаются следующие задачи:

• получение объективной оценки положения дел РІ области кадрового делопроизводства;
• выявление нарушений закона;
• определение способности персонала работать РІ соответствии СЃ выбранной стратегией;
• обнаружение СЂРёСЃРєР° Рё ответственности;
• законное устранение нарушений;
• предупреждение возникновения конфликтных, спорных ситуаций путем восстановления недостающей документации;
• оценивание сотрудничества руководства СЃ наемными работниками организации;
• минимизирование СЂРёСЃРєРѕРІ.

РђСѓРґРёС‚ кадрового делопроизводства проводится РЅР° основании важных принципов — профессионализм, достоверность, объективность, независимость, честность, сопоставимость СЃ международными нормами права.

Оценка состояния дел может быть нескольких видов:

Во многих случаях более предпочтительный вид проверки – целевой аудит. Предоставляются данные по двадцати работникам. Перечень трудящихся определяется руководителем предприятия.

Состоит из специалистов различных категорий:

• рабочие;
• руководство;
• трудящиеся СЃ большим стажем;
• граждане РґСЂСѓРіРѕР№ страны;
• недавно устроившиеся.

Метод проверки обладает преимуществами:

1. Невысокая стоимость работы.
2. Занимает немного времени.
3. Быстрое выявление нарушений.
4. Проверка всех нормативных актов за короткий промежуток.

Если не выявлено несоответствий с законодательством, отпадает надобность проведения полного аудита.

Когда итогом оценки стало нахождение многочисленных нарушений в отношении большинства работников, возникает необходимость провести проверку по другим трудящимся.

Во время оценки состояния дел организации обращается внимание на вид выявленных нарушений и приводится несколько примеров.

Метод неудобен, поскольку не дает полной картины нарушений, что не позволяет их быстро исправить. Тем не менее, он менее затратный по финансам и времени.

Заключение экспертов содержит указания на все расхождения с законодательной базой, перечисления всех бумаг с указанием реквизитов.

Результат – возможность быстро исправить все недочеты, не тратя дополнительного времени на поиск ошибок. Недостаток метода – связан с большими финансовыми затратами.

При проведении проверки кадровых документов рекомендуется принимать во внимание нормативные акты:

Помимо выше перечисленных документов делопроизводство, трудовые отношения регламентируются ведомственными нормативными актами. Все они подлежат изучению и применению.

Законодательством не закреплены правила проведения внутренней оценки состояния дел на предприятии. Руководство свободно в определении объема, способов, оснований, объема внутренней проверки.

Чаще используется следующий план проведения аудита:

1. В интервью с руководством определяются цели проверки.
2. Формируется график и план.
3. Составляется список документов, подлежащих оценке.
4. Анализируются кадровые документы по категориям сотрудников.
5. Проверяются личные дела.
6. Обрабатываются полученные данные.
7. Составляются отчеты.

�нициатором проведения оценки может выступать:

• заместитель руководителя;
• директор.

Одновременно с анализом кадровой документации при проведении кадрового аудита изучаются
локальные нормативные акты, касающиеся проверяемых бумаг.

Весь процесс излагается на бумаге. По окончании подготавливается экспертное заключение, которое должно содержать важные сведения:

• основания проведения аудита;
• поставленные задачи Рё цели;
• уполномоченные лица;
• метод оценки;
• последовательность исследования предоставленной документации;
• предписания РІ отношении оформления результатов;
• выявленные нарушения;
• СЃРїРѕСЃРѕР± исправления ошибок;
• указание возможных СЂРёСЃРєРѕРІ.

Как только экспертное заключение готово, оно передается на вычитку специалисту, который не участвовал в его составлении. Далее, с ним знакомится руководитель предприятия.

Приглашение внешних консультантов позволяет получить дополнительные знания, ознакомиться с новым опытом, сэкономить время. Для их плодотворной работы понадобится создать соответствующие условия.

Обязанности проверяющих лиц включается:

1. Анализ состава кадровой документации.
2. �зучение документирования трудовых отношений.
3. Оценку соответствия оформления бумаг требованиям действующего законодательства.
4. Анализ систематизированного учета и хранения архивов.

Законодательством не установлено, какие документы являются обязательными для кадровых служб всех предприятий.

Однако существует необходимые для любой организации:

(Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04). Его ведение регламентируется ст.123 ТК РФ. Очередность отпусков персонала устанавливается с учетом мнения выборного органа (ст.372 ТК РФ )

Журнал ознакомления персонала с нормативными документами

Документ составляется письменно в 2 экземплярах (один остается на предприятии, другой передается сотруднику). Подлежит подписанию обеими сторонами. Сотрудник проставляет на соглашении работодателя свою подпись, свидетельствующую о получении второго экземпляра (ст.67 ТК РФ )

Документ дает представление о структурных подразделениях, профессиях, количестве штатных единиц, надбавках, ежемесячном фонде заработной платы работников, процессах на производстве. �меет стандартную форму (Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04)

Содержит дублирование записей из трудовой книжки. Форма унифицирована Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.04

Порядок заполнения и форма установлены Постановлением Правительства № 225 от 16.04.03 «О трудовых книжках». Ведется по основному месту работы. Содержит информацию о выполняемой работе, изменении места труда, награждениях, успехах личности

Распоряжения по личному составу

Пункт 40, 41 Постановления № 69 от 10.10.03

Внутренние нормативные акты

�нструкция охраны труда, правила трудового распорядка внутри предприятия (ст.189 ТК РФ ), положение о защите персональных данных (ст.87 ТК РФ ), об оплате труда (ст.135 ТК РФ ), порядке прохождения испытательного срока, проведения аттестации, адаптации работников

Журнал учета проверок

Проведение проверки предоставленной документации происходит в нескольких направлениях:

1. Проверка наличия всех документов.
2. Определение присутствия оснований для издания приказов.
3. Оценивание ведения бланков в соответствии с нормами и требованиями действующего законодательства.
4. Обнаружение и восстановление недостающих записей.

Особое внимание уделяется хранению и оформлению трудовых книжек:

1. Ответственное лицо назначается соответствующим приказом руководителя фирмы.
2. В книге учета обязательно регистрируется приход и выбытие документов.
3. Записи аккуратно, без сокращений, пастой синего/черного цвета вносятся на основании определенных приказов.
4. Данные дублируются в личные карточки сотрудников.
5. Книжки хранятся в несгораемом сейфе.

Когда проведена сверка наличия документов, проверяется их составление:

• РїРѕРґРїРёСЃРё руководителя Рё сотрудников РЅР° всех приказах;
• нумерация всех листов РєРЅРёРі учета Рё журналов;
• опломбирование, заверение личной РїРѕРґРїРёСЃСЊСЋ руководителя соответствующих бланков;
• заполнение всех граф;
• отсутствие помарок, исправлений.

Помимо проверки документации производится анализ процедур. Таких как:

• перевод;
• предоставление очередного отпуска;
• прием РЅР° должность;
• изменение условий трудового соглашения;
• применение дисциплинарного взыскания;
• командирование;
• расторжение трудового соглашения;
• предоставление отпуска РїРѕ родам, беременности. СѓС…РѕРґСѓ Р·Р° несовершеннолетним ребенком .

Заключительный этап – обобщение, представление оценочных результатов. В отчет помимо рекомендаций по исправлению недочетов, ошибок могут включаться советы по совершенствованию управления персоналом, внедрению новых технологий.

Какого размера штрафы при обязательном аудите для ООО в 2016 году, читайте здесь .

Как часто необходимо проводить обязательный аудит, смотрите здесь .

В этот документ входят рекомендации по модернизации рационального использования потенциала работников, улучшению деятельности кадровой службы, стратегии ее развития.

Правильно организованная проверка способствует повышению результативности труда на конкретном производстве. Весь порядок проведения кадрового аудита организации регулируется в основном ТК РФ и другими нормативными актами.