Новое и старое в заполнении трудовой книжки в 2015 году - Образцы и примеры документов

В 2015 году произошли серьезные изменения в порядке выдачи трудовых сотрудникам на руки. Если ранее трудовая книжка могла быть выдана только при увольнении или выходе на пенсию, то теперь в силу вступили поправки к статье 62 Трудового кодекса, внесенные ФЗ № 216-ФЗ от 21.07.2014г.

Теперь сотруднику разрешается получить трудовую на руки на короткий срок. Ведь иногда необходимо показать в Пенсионном фонде или других организациях в сфере соцобеспечения оригинал трудовой книжки. Работник пишет заявление о том, что трудовая книжка нужна ему для целей социального страхования. В течение трех дней он получит ее на руки. И также через три дня работник должен вернуть трудовую книжку. У сотрудника кадровой службы остается на руках акт, подтверждающий законность выдачи. Этот факт значительно уменьшает риск лиц, которые ответственны за хранение трудовых книжек.

Несмотря на то, что широко обсуждается вопрос об отмене трудовых книжек и о проведении в 2017 году обязательного аудита трудовых книжек работодателями с последующей их сдачей в пенсионный фонд, пока этот документ заполнять необходимо.

Порядок и правила заполнения трудовых книжек регламентированы Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 и Постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.2003.

Вносить данные в трудовую книжку может только работодатель или его представитель, а также некоторые другие лица, указанные законодательно. Если сотрудник работает более 5 дней, на него обязательно должна быть заведена трудовая книжка. Все записи о событиях, требующих отражения в трудовой книжке (а это могут быть данные о приеме на работу, о переводе, о награждении), должны быть внесены в пятидневный срок. Запись о увольнении необходимо делать строго в день выхода приказа.

Даты в трудовой книжке пишутся только арабскими цифрами. Нормативные акты также регламентируют, что записи могут быть сделаны синими, черными или фиолетовыми чернилами, сокращения и зачеркивания категорически не допускаются. Если кадровый специалист допустил ошибку при заполнении трудовой книжки, то под следующим по порядку номером, необходимо сделать запись: «запись под номером (52) считать недействительной». И только потом можно вписать верные данные.

Подробную информацию о заполнении трудовой книжки можно посмотреть в инструкции по ее заполнению.

Если говорить кратко, то в трудовой книжке записывается следующее:
1. На первой странице заполняется ФИО, дата рождения, образование, специальность (профессия). Обязательна подпись владельца трудовой книжки, ей подтверждается достоверность прописанных личных данных. Также необходимы подпись кадрового специалиста с расшифровкой и печать организации.
2. В данных о работе кадровик заполняет информацию о работодателе. Там же прописываются документы о принятии на работу, занимаемая должность, получение разряда или категории, переводы и увольнение.
3. Также необходимо заполнять информацию о награждении в соответствующем разделе (с наименованием организации, даты и инициатора награждения, документ-основание с реквизитами).

Изменения в заполнении трудовых книжек

Мы попросили Елену Вожову, старшего юрисконсульта ООО «Центр правового обслуживания», рассказать о том, что изменится в ближайшее время в правилах заполнения трудовых книжек, а также сделать обзор самых распространенных ошибок, совершаемых сотрудниками кадровых служб.

Трудовая книжка – особенный документ, имеющий конкретное юридическое значение. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 утверждены правила ведения и хранения книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей. Минтруд создал специальную Инструкцию по заполнению книжек (утв. постановлением Минтруда РФ
от 10 октября 2003 г. № 69). Но на практике часто бывают нестандартные ситуации,
рассмотрим некоторые из них.

Копия трудовой книжки может понадобиться сотруднику в любой момент: для предъявления
в посольство или паспортный стол. С этой просьбой он обратится в свой отдел кадров. Учтите, что в этом случае документ обязательно должен быть заверен работником кадровой службы. Снимать копии необходимо с тех страниц документа, которые имеют какие-либо записи. Качество копий должно быть удовлетворительным. Скан печатать не стоит, также не стоит менять масштаб при копировании книжки. После последней записи на копии страницы должна быть сделана отметка, которая будет содержать ее порядковый номер и надпись «работает
по настоящее время». Также необходимо указать дату заверения копии, Ф. И. О. и должность заверяющего и поставить печать под записью. Ниже страницы копии нужно поставить отметку «копия верна», указать Ф. И. О. кадрового сотрудника и должность заверяющего, время и подпись. Такая запись должна сопровождать каждую страницу копии трудовой.

В некоторых случаях может понадобиться оформление дубликата книжки. Это необходимо, например, при утере документа. Дубликат может быть выдан при признании недействительной записи об увольнении, восстановлении сотрудника на работе или утере работником трудовой книжки при наступлении чрезвычайных ситуаций. В этом случае в правом верхнем углу титульного листа документа необходимо написать слово «Дубликат». При наличии трудовой книжки на ее титульной странице необходимо указать следующее: «Взамен выдан дубликат»,
при этом обязательно нужно вписать серию и номер дубликата. В новый документ должны быть внесены сведения об общем и непрерывном стаже сотрудника до прибытия в организацию, выдавшую новый документ. Далее нужно записать сведения о деятельности и поощрениях, которые были внесены в книжку при прохождении службы на предыдущих местах работы. Общий рабочий стаж может быть записан суммарно, необходимо указать лишь общее количество лет, месяцев и дней осуществления деятельности.

Если ошибка в трудовой сделана при первичном заполнении, то трудовую книжку необходимо уничтожить, без внесения каких-либо изменений. Затем требуется составить акт об уничтожении и заполнить новый бланк. Если ошибка будет обнаружена при заполнении данных вторым и последующим работодателем, то придется обращаться в суд для признания принадлежности трудовой книжки именно работнику. Это касается ошибок в имени, фамилии и отчестве работника, а также других личных данных.

Следующий пункт не является ошибкой, но многие испытывают трудности в заполнении этого пункта, что часто приводит к ошибкам. Итак, если кадровый работник компании вносит запись
о незаконченном высшем образовании, то что нужно сделать HR-специалисту в другой организации после того, как работник завершит свое обучение? На основании диплома нужно создать следующую запись о присвоении квалификации работнику.

Если была допущена ошибка в сведениях о сотруднике, необходимо зачеркнуть старые записи
и внести новые на основании соответствующих документов. Обратите внимание: в сведениях о работе зачеркивания недопустимы. Если ошибка была допущена в этих полях, то нужно поступить следующим образом: после последней записи в соответствующем разделе сделать пометку о признании ошибочной записи, и под новым порядковым номером внести правильные данные. Если ошибка в записи обнаружена при новом сотруднике, ответственном за внесение записей в трудовые книжки, то кадровик делает запись о недействительности предыдущей, вносит правильную пометку, ставит дату исправления. При этом информация об отмене неверной записи должна нумероваться следующим номером по порядку.

При признании увольнения сотрудника недействительным есть два варианта заполнения книжек. Первый: делается новая запись в трудовой о приеме на работу, а также отметка о том, что информация об увольнении недействительна. Во втором случае старую запись также стоит признать недействительной, но кадровый служащий делает запись об увольнении с новой причиной. Казалось бы, ошибки настолько очевидные, что допустить их невозможно. Однако
из-за этого нередко возникают трудовые споры, приводящие стороны в суд. Поэтому рекомендую лишний раз прочитать, повторить общие требования к заполнению трудовых книжек, а также тщательно следить за изменениями законодательства, официальной позицией Минтруда России.

В феврале 2016 года на федеральном портале нормативных актов проходило обсуждение законопроекта, разработанного Минтрудом «О внесении изменений в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Основанием для разработки законопроекта стало принятие Федерального закона № 82-ФЗ от 6 апреля 2015 года «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ».
В соответствии с законом наличие печати в организациях стало необязательным – теперь это право, а не обязанность. Расскажу про некоторые возможные изменения.

В действующей редакции Правил при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы в компании, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью и подписью самого работника. Разработчики законопроекта предлагают использовать печать только в случаях, если федеральным законом предусмотрена обязанность компании использовать печать, либо если сведения о наличии печати содержатся в уставе организации. В остальных случаях печать проставляется при ее наличии. В связи с этим должны измениться реквизиты трудовой книжки и вкладыша – после слов «М. П.» будет добавлено слово «(при наличии)».

В действующей редакции пункта 39 Правил предусматривается проставление в трудовой книжке при выдаче каждого вкладыша штампа с надписью «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера. В новой редакции предлагается делать об этом соответствующую запись,
без проставления штампа в трудовую книжку.

Законопроектом предлагается исключить нормы, обязывающие работодателей прошнуровывать, а также скреплять сургучной печатью или опломбировать приходно-расходную книгу по учету бланков книжек и вкладышей в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оставив при этом нормы об обязательной нумерации и заверении подписью руководителя организации. Планируемый срок вступления в силу законопроекта – октябрь 2016 года. Однако до настоящего времени никаких изменений не внесено ни в Трудовой кодекс, ни в постановление Правительства РФ о трудовых книжках и постановление Минтруда
о правилах ведения книжек. Так что пока законопроект не приобрел силу федерального закона.

И еще один очень важный вопрос, касающийся трудовых книжек. В последнее время часто обсуждается тема отмены книжек в РФ. Однако действительно ли это необходимо? Созданы ли условия для таких изменений в системе трудовых отношений? Уже несколько лет подряд на государственном уровне поднимается вопрос о нецелесообразности ведения книжек, якобы они в современном мире – пережиток прошлого. Эксперты комментируют ситуацию так: Министерство труда не исключит из обихода книжки совсем, ведомство скорее всего заменит документ электронными книжками.

Согласно соцопросам, работодатели выступают против исключения книжек вообще. Так как информация о предыдущих местах работы соискателя на вакантную должность часто бывает важна. Только из трудовой книжки можно узнать: о перерывах в стаже; об увольнениях;
о регулярности смены мест работы. Но все эти данные могут быть отражены и в электронной базе данных.

При внесении записи в трудовую водителя имейте ввиду, что эти сотрудники должны предоставлять компании для оформления книжки следующие документы: паспорт, СНИЛС, военный билет, водительские права, документы об образовании. Для таких сотрудников важно иметь справку о пройденном медицинском осмотре, чтобы убедиться, что сотрудник имеет право выполнять эту работу, хотя сами сведения не отражаются в трудовой.

Бухгалтерская профессиональная пресса

Для тех бухгалтеров, которые предпочитают работать с первоисточниками. Гарантия профессионализма и личная ответственность эксперта и автора.

Образцы заполнения трудовой книжки 2015

Вид документа: Приказ

Наименование правотворческого органа: Министерство труда и социальной политики Донецкой Народной Республики

Дата документа: 05.10.2016

Номер документа: 113/5

Дата государственной регистрации: 27.10.2016

Регистрационный номер: 1676

Заголовок документа: Об утверждении Порядка переоформления трудовой книжки, форма которой не соответствует действующему законодательству Донецкой Народной Республики

Действие документа: Действующий

Информация об опубликовании: Информация не предоставлена правотворческим органом

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ ЗАРЕГИСТРИРОВАН
Регистрационный № 1676
от «27» октября 2016 г.

Об утверждении Порядка переоформления трудовой книжки, форма которой не соответствует действующему законодательству Донецкой Народной Республики

С целью урегулирования вопросов кадрового делопроизводства, руководствуясь пунктом 2, подпунктом 8 пункта 6, подпунктом 4 пункта 7, пунктом 10 Положения о Министерстве труда и социальной политики Донецкой Народной Республики, утвержденного Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 10.01.2015 № 1-27,

1. Утвердить Порядок переоформления трудовой книжки, форма которой не соответствует действующему законодательству Донецкой Народной Республики (прилагается).

2. Порядок переоформления трудовой книжки, форма которой не соответствует действующему законодательству Донецкой Народной Республики, утвержденный настоящим Приказом, обязателен для исполнения всеми работодателями Донецкой Народной Республики, которые ведут и хранят трудовые книжки работников.

3. Республиканскому центру занятости Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики при регистрации трудовых договоров между работниками и физическими лицами, использующими наемный труд, обеспечить выполнение требований действующего законодательства Донецкой Народной Республики в части оформления трудовых книжек работников.

4. Контроль выполнения настоящего Приказа возложить на Государственную инспекцию по вопросам соблюдения законодательства о труде Донецкой Народной Республики (Чернобривец).

5. Настоящий Приказ вступает в силу со дня официального опубликования.

УТВЕРЖДЕНО
Приказом Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики № 113/5 от 05.10.2016

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ ЗАРЕГИСТРИРОВАН
Регистрационный № 1676
от «27» октября 2016 г.

Порядок переоформления трудовой книжки, форма которой не соответствует действующему законодательству Донецкой Народной Республики

1. Порядок переоформления трудовой книжки, форма которой не соответствует действующему законодательству Донецкой Народной Республики (далее – Порядок), устанавливает порядок проведения процедуры переоформления трудовой книжки в случаях, когда при приеме на работу работник предъявил трудовую книжку или работнику была оформлена трудовая книжка образца, не соответствующего действующему законодательству Донецкой Народной Республики.

2. Форма трудовой книжки, форма вкладыша к ней и Инструкция о порядке ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики «О трудовых книжках» от 16 августа 2016 г. № 10-21 (далее – Постановление № 10-21).

3. До вступления в силу Постановления № 10-21 (до 26.08.2016), действительными для использования являлись бланки трудовой книжки и вкладыша к ней, форма которых утверждены Постановлением КМУ «О трудовых книжках работников» 27.04.1993 № 301 (далее – Постановление КМУ № 301).

4. Если работник предъявил трудовую книжку или работнику была оформлена трудовая книжка образца, не соответствующего действующему законодательству Донецкой Народной Республики, переоформление трудовой книжки осуществляется работодателем, с которым у работника оформлены трудовые отношения.

5. В течение 30 календарных дней с момента опубликования настоящего Порядка работодатель:

5.1. Проводит аудит на предмет наличия трудовых книжек, бланки которых не соответствуют на момент оформления трудовых отношений действующему законодательству Донецкой Народной Республики.

5.2. Издает приказ (распоряжение) об аннулировании недействительных трудовых книжек и оформлении, взамен аннулированных, новых трудовых книжек формы, утвержденной Постановлением № 10-21, с приложением списка работников, которым необходимо переоформить трудовую книжку.

5.3. В преамбуле приказа (распоряжения) указывает основание для переоформления трудовой книжки: «В связи с утверждением формы трудовой книжки Донецкой Народной Республики и отсутствием возможности приобретения на момент оформления трудовых отношений с работниками бланка трудовой книжки и вкладыша к ней, формы которых утверждены Постановлением КМУ «О трудовых книжках работников» 27.04.1993 № 301, действительных к применению на территории Донецкой Народной Республики до 26.08.2016 г)».

5.4. Оформляет первую страницу (титульный лист) трудовой книжки в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Приказом Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики от 30.08.2016 № 91/5 .

Дата заполнения трудовой книжки должна соответствовать дате ее оформления.

5.5. Вносит в новую трудовую книжку сведения о приеме на работу, где датой приема работника будет дата, когда он приступил непосредственно к работе, а основанием – приказ (распоряжение) с датой и номером, которым работник назначен (принят) на работу.

5.6. Выписку из приказа (распоряжения) об оформлении работнику новой трудовой книжки приклеивает на внутренней части обложки в конце новой трудовой книжки работника.

5.7. Делает запись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним «аннулирована, оформлена трудовая книжка (указать серию, номер новой трудовой книжки и дату ее оформления)».

6. Если в трудовой книжке, подлежащей замене, есть записи с предыдущих мест работы на территории Донецкой Народной Республики, то внесение сведений в новую трудовую книжку о предыдущей трудовой деятельности допускается работодателем, с которым у работника оформлены трудовые отношения.

В этом случае работодатель переносит записи из недействительной трудовой книжки в новую трудовую книжку согласно пункту 1.4 Инструкции о порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденной Постановлением № 10-21.

7. На титульном листе недействительной трудовой книжки делает отметку «Аннулирована. Оформлена трудовая книжка (указать серию и номер новой трудовой книжки, дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого произведено аннулирование трудовой книжки)».

8. Аннулированная трудовая книжка вкладывается в новую трудовую книжку, хранится в кадровой службе работодателя и выдается работнику при увольнении вместе с действительной трудовой книжкой под расписку в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

9. Процедуру оформления новых трудовых книжек работодатель осуществляет в течение 30-ти календарных дней с момента издания приказа (распоряжения), указанного в пункте 5.2 настоящего Порядка, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Приказом Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики от 30.08.2016 № 91/5 .

10. Лицам, у которых оформлена трудовая книжка образца, не соответствующего действующему законодательству Донецкой Народной Республики, и которые на момент переоформления трудовых книжек не находились в трудовых отношениях с работодателем (находились в поиске работы), переоформление трудовой книжки осуществляется работодателем по месту работы, куда работник трудоустраивается.

Переоформление осуществляется в том же порядке, который предусмотрен настоящим Порядком.

И.о. начальника отдела социально-трудовых отношений и социального диалога

Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2017 года

Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку. При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2017 году остался прежним. Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки.

Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.

При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал. Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником.

Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин.

Соискатель вправе восстановить утерянный документ. Для этого может потребоваться:

1. Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
2. Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.
3. Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.

Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя. При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.

Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.

Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника. В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки .

Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель. В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.

Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки. При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника. Единой обязательной формы для такого обращения нет. Поэтому совсем не трудно составить заявление на выдачу дубликата трудовой книжки. Образец может быть выполнен в произвольной форме.

Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников. А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого. В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы. Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации. Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом.

Кроме того, оформлению дубликата трудовой книжки по образцу может предшествовать создание особой комиссии из чиновников и работодателей. Делают это в случае непредвиденных бедствий и т. п. Комиссия собирает информацию о работнике: стаже, должности, периоде исполнения трудовых обязанностей. Она также привлекает сведения о стаже их других организаций.

В состав комиссии, по итогам деятельности которой нужно сгенерировать образец оформления дубликата трудовой книжки по справкам. могут входить руководители подразделений, представители профсоюзов и прочие заинтересованные лица.

Установление факта работы допустимо на основе показаний не менее 2-х свидетелей.

По результатам проведенных исследований составляют акт, содержащий необходимые сведения о стаже. В итоге выдачу дубликата трудовой книжки сопровождает использование полученной информации.

При невозможности получения сведений об опыте работы иным путем допустимо установление стажа и в судебном порядке.

Используя полученные данные, работодатель вносит соответствующие записи. Среди них могут быть и сведения об имеющихся трудовых наградах. Если документы не содержат все требуемые показатели, то заносят лишь имеющиеся сведения. Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере следующий :

Указывают общий стаж работы, который есть у сотрудника до поступления к работодателю, ответственному за выдачу дубликата.