Вкладыш в трудовую книжку

В каких случаях выдается вкладыш в трудовую книжку? Каков порядок выдачи и оформление вкладыша в трудовую книжку? Что делать, если вкладыш трудовой книжки испорчен?

В наши дни редко можно встретить человека, который всю свою трудовую жизнь провел на одном предприятии.Активная трудовая деятельность человека в определенный момент приводит к ситуации, когда место в трудовой книжке закончилось и новую запись внести нельзя. К такому приводят регулярные переводы, повышения, поощрения или частое изменение нанимателей. Чтобы не заводить документ о стаже заново, необходимо воспользоваться вкладышем в трудовую книжку.

Вкладыш имеет утвержденную форму и высокую степень защиты. Он подшивается к трудовой книжке и является ее фактическим продолжением.

Как и форма трудовой книжки, образец вкладыша утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Порядок внесения записей во вкладыш трудовой книжки регламентирован инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Трудовая книжка, как и вкладыш в трудовую книжку являются документами подтверждающими стаж сотрудника. Бланки этих документов являются документами строгой отчетности и подлежат особому хранению в компании. Покупать их в ближайшем магазине тоже нельзя, хотя они и есть в свободной продаже. Если возникла необходимость выдать дубликат, просить коллегу приобрести бланк будет в корне неверным действием.

Компания должна заключить договор поставки с аккредитованной организацией поставщиком или напрямую с Объединением “ГОСЗНАК”. С сотрудника удерживается стоимость вкладыша в трудовую книжку. В бухучете необходимо правильно отразить такие затраты. На учет бланки принимаются как материальные ценности. Запись производится по дебету счета 006 “Бланки строгой отчетности”. Учет их производится в штуках.

Удержание будет не правомерно в случае, если бланк был испорчен по вине компании или причина выдачи бланка связана с массовой потерей трудовых по вине организации. Высчитывать стоимость бланка из доходов работника будет неправильным. Данное действие оформляется путем внесение в кассу или на расчетный счет компании необходимой суммы. Также в коллективном договоре может быть предусмотрено условие бесплатной выдачи бланков. При этом затраты на приобретение бланков полностью ложатся на плечи компании и сотрудниками не компенсируются.

Когда сотрудник службы персонала обнаруживает, что записи в трудовой уже делать негде, то ему необходимо сообщить об этом работнику. Это возможно сделать как устно при личной беседе, так и в письменном виде. После этого работнику придется написать заявление на вкладыш в трудовую книжку. Образец такого документа Вы можете увидеть в дополнительных материалах к статье.

Скачать заявление на вкладыш в трудовую книжку (образец)

Заявление составляется на имя главного бухгалтера и пишется в свободной форме. На основании заявления кадровику необходимо выпустить приказ о выдаче вкладыша. Выписывать бланк дубликата можно только того образца, который актуален на данный момент. Выдача новых вкладышей старого образца не правомерна.

При выдаче вкладыша кадровик должен внести соответствующую запись в Книгу движения трудовых книжек и вкладышей в них. Такая книга должна храниться в отделе кадров и быть надлежаще оформлена (все страницы прошиты и пронумерованы, скреплены печатью организации и подписью руководителя, а также концы прошивки опломбированы или скреплены сургучной печатью).

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец) не отличаются существенно от заполнения самой трудовой.

Являясь продолжением трудовой книжки, вкладыш заполняется по аналогии. Однако определенные нюансы все-таки существуют:

• вкладыш выдается и оформляется тем нанимателем, в момент трудоустройства у которого страницы одного из подразделов использованы полностью;
• на титульной странице документа проставляется дата его фактического заполнения. Указывать в данной графе дату заведения трудовой книжки нельзя;
• во вкладыше указываются только актуальные данные о работнике на момент выдачи документа. Ведь с того времени, когда заводилась трудовая книжка, человек мог повысить уровень образования или квалификации, сменить фамилию или имя, и т.д.;
• титульный лист вкладыша в трудовую книжку заверяется подписью ответственного работника и оттиском печати работодателя (при ее наличии);
• максимальное количество вкладышей, прикрепляемых к одной трудовой, не конкретизировано.

После заполнения титульного листа вкладыша, документ подшивается к основному документу. На первом листе трудовой книжки проставляется соответствующий штамп и указываются реквизиты выданного вкладыша: серия, номер и дата выдачи документа.

Категорически запрещено вместо вкладыша заводить новую трудовую книжку или подкреплять чистые листы к действующей.

В тоже время, без трудовой книжки вкладыш не имеет никакой юридической силы.

Так как вкладыш является продолжением трудовой, нумерация в нем не прерывается, а продолжает перечисление сведений о работе в начальном документе (если последняя запись в трудовой книжке имеет номер 11, значит нумерация записей во вкладыше начнется с цифры 12).

Если для последней записи в трудовой не хватило места, она переносится во вкладыш с момента, на котором чистые строки раздела документа закончились.

По невнимательности сотрудник может ошибиться и внести запись в другой раздел, не заводя вкладыш в трудовую книжку. Образец распространенной ошибки: кадровик не обратил внимание на то, что раздел «Сведения о работе» закончился и запись о переводе работника на другую должность внес в раздел «Сведения о награждениях».

Зачеркивать ошибочную запись ни в трудовой книжке, ни во вкладыше нельзя. Исправления могут быть внесены следующим образом: делается запись со следующим порядковым номером, в которой указывается, что предыдущая информация не действительна. Далее вносятся достоверные данные в нужный раздел документа.

При обнаружении ошибки, допущенной при заполнении сведений о работе нельзя просто зачеркнуть запись и сделать новую. Исправления допускаются только методом “запись № ___ считать недействительной” и далее записи корректной информации о работе. Такая запись должна быть произведена работником той компании, которая допустила ошибку. Или сотрудником текущего работодателя при наличии надлежаще оформленной справки. Таким путем может быть исправляется любая запись имеющаяся как в трудовой, так и во вкладыше независимо от даты ее внесения.

При заполнении нового документы могут быть допущены ошибки. Так, испорченный вкладыш трудовой книжки подлежит уничтожению, о чем составляется соответствующий акт. Такой акт и номер уничтоженного бланка должны храниться в материальных отчетах предприятия. Вместо него заводится новый документ.

Наш совет: заполняйте новый бланк вкладыша до того, как он будет прикреплен к трудовой книжке! Ведь после выдачи вкладыша ответственным сотрудником проставляется соответствующий штамп в основной документ. А если во вкладыше будет допущена ошибка, то придется оформлять новый документ и проставлять еще один штамп, так как первый будет недействительным. При этом в трудовой книжке не так много места, а штамп не должен пересекаться с другими записями.

Правила заполнения вкладыша трудовой книжки в 2017 (образец представлен ниже) предполагают выдачу дубликата вкладыша в случае его утери. Потеря может быть целиком всей трудовой или только вкладыша. Потеря вкладыша возможна при не надлежащем закреплении его к основной книжке.

Правила заполнения дубликата вкладыша идентичны правила заполнения самой трудовой. Вверху проставляется штамп “Дубликат”, дата заполнения должна указываться текущая. Дубликат вкладыша в трудовую книжку (образец) выдается на текущем месте работы. Предыдущий стаж подтверждается справками от работодателей или из гос. архива.

После корректного оформления стоит уточнить, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Документы обязательно нужно скрепить! Пренебрегая этим правилом, появляется риск их утери.

В законодательстве нет четкого обозначения, в какой части трудовой книжки прикрепляется вкладыш. Однако удобнее прикреплять его в конце основного документа. Таким образом будет соблюден хронологический порядок записей.

Наиболее надежным способом скрепления является вшивание вкладыша в основной документ. Для должной прочности рекомендуется использовать суровую нитку и прокалывать 3-5 раз. Однако это не является обязательным требованием, ведь порядок скрепления документов определяет работодатель самостоятельно.

После того как вкладыш будет изъят из документа, необходимо внести исправления в трудовую книжку. Напомним, что зачеркивания в этом документе не допускаются. Любые исправления следует сопровождать пояснительными записями. Итак, в трудовой книжке нужно сделать запись о том, что вкладыш был оформлен ошибочно. На титульном листе трудовой книжки для такой записи места, конечно же, нет. А значит, сделать это можно на внутренней стороне обложки - там же, где обычно поясняем изменение сведений о работнике. По аналогии с такими пояснениями запись об ошибочном оформлении вкладыша следует заверить личной подписью лица, производящего исправления, и указать дату внесения исправлений.

Не забудьте исправить записи и в регистрационных формах - приходно-расходной книге и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Правильно оформленный и заполненный бланк вкладыша будет являться залогом того, что у Вашего коллеги в будущем не возникнет значительных проблем с оформлением пенсионного обеспечения, а следовательно ему не придется бегать по компаниям и архивам в поисках справок подтверждающих его стаж. Ни для кого не секрет, что в наши дни по факту одна и та же компания за относительно небольшой промежуток времени может поменять несколько юр. лиц. В случае их ликвидации не всегда документы сдаются в архив. В такой ситуации восстановление данных уже не представляется возможным.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Главная / Кадры / Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Как вшить вкладыш в трудовую книжку,необходимо знать в первую очередь специалистам отделов кадров предприятий, так как дополненная таким образом книжка сотрудника должна не только соответствовать требованиям законодательства, но и быть удобной в использовании. О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, пойдет речь в этой статье.

В соответствии с разделом 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, когда в трудовой книжке заканчивается хотя бы один из разделов, требуется использовать вкладыш.

Форма вкладыша определена в этих же Правилах. Документ состоит из 2 разделов:

• сведения о работе;
• сведения о награждениях.

Заполняется вкладыш по тем же правилам, что и трудовая книжка. В случае использования вкладыша в самой трудовой книжке ставится штамп с указанием, что выдан вкладыш такой-то серии и под таким-то номером (п. 39 Правил). При этом необходимо обратить внимание, что Правила говорят именно о штампе, поэтому надпись такого же содержания от руки не будет соответствовать требованиям законодательства.

Первый вопрос, который возникает у специалистов-кадровиков, когда заканчиваются разделы в трудовой книжке: действительно ли необходимо вкладыш именно вшить в основную книжку или его можно просто вложить в нее или же использовать отдельно? П. 38 Правил никаких разночтений не допускает и предписывает вкладыш в трудовую вшить. Более того, далее Правила устанавливают, что без трудовой книжки вкладыш недействителен. То есть вкладыш — это всего лишь дополнительные листы в трудовую, не имеющие самостоятельной документальной ценности, поэтому если его не вшивать, могут потеряться важные данные о работнике, которые будет сложно восстановить.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку правильно, законодательство не определяет. Поэтому подшить вкладыш можно по традиционным правилам кадрового делопроизводства или руководствуясь рекомендациями ГОСТа Р 7.0.8-2013, посвященного делопроизводству и архивному делу.

Общие рекомендации по вопросу о том, как вшивать вкладыши в трудовую книжку . можно систематизировать таким образом:

1. Заполнить вкладыш до того, как пришивать его к трудовой. Связано это с удобством заполнения строк в непрошитом вкладыше.
2. Выбрать место для вшивания вкладыша. Как правило, вкладыш пришивается в конце трудовой между последним листом и обложкой книжки. Однако дополнительные листы могут быть вшиты в книжку по окончании заполненного раздела.
3. Пришить вкладыш. Для этого он раскрывается посередине, в сгибе делаются 4 прокола. Такие же симметричные 4 прокола делаются в трудовой на месте вшивания вкладыша. Через проколы пропускается крепкая нитка, концы выводятся наружу, завязываются на узел.
4. По вопросу фиксации узелка вшитого вкладыша существует несколько различных рекомендаций. Одни работодатели никак не фиксируют узел. Другие наклеивают на концы нити бумажную этикетку с текстом: «прошито и скреплено печатью». Третьи предлагают даже зафиксировать узел сургучной печатью. Однако стоит напомнить, что законодательных требований к процедуре вшивания вкладыша в трудовую нет, поэтому можно использовать любой из способов, исходя из рациональности и удобства дальнейшего заполнения трудовой.

Множество неофициальных источников содержат информацию о том, как и куда вшивать вкладыш в трудовую книжку - образцы с фото и даже видео. Официальных фото- и видеоматериалов данному вопросу не посвящено. Одна из причин тому — законодателем не установлено каких-либо императивных правил, регламентирующих процедуру вшивания, то есть кадровики могут вшивать вкладыш так, как им удобнее.

Очевидно, что информация о том, как подшить вкладыш в трудовую книжку с фото, будет менее информативной, чем такие же данные с видео. Поэтому при наличии проблем, связанных с решением вопроса о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку. гораздо проще обратиться к видеоматериалам, которые подробно и наглядно покажут, как лучше завершить процедуру.

Чтобы избежать лишних действий с вкладышем или трудовой, стоит обратить внимание и на теоретические советы по этому вопросу, которые даны в настоящей статье.

Сталкиваясь с ситуацией, когда в трудовой книжке закончился один из разделов, ряд кадровиков совершает типичные ошибки, нарушающие требования Правил по ведению и хранению трудовых книжек.

Вот некоторые из этих ошибок:

1. Внесение сведений о работе сотрудника в другие разделы трудовой книжки.
2. Приклеивание вкладыша к трудовой.
3. Использование вместо вкладыша в трудовую обыкновенных белых листов.
4. Использование вместо вкладыша пустых незаполненных листов из бланков трудовых книжек.
5. Выполнение надписи на трудовой о том, что выдан вкладыш к ней, от руки, а не проставление штампа.

Таким образом, несмотря на то что процедура использования вкладыша в трудовую довольно проста и жестко законодательством не регламентирована, стоит скрупулезно изучить этот вопрос, так как в случае совершения какой-либо грубой ошибки, связанной с использованием вкладыша, возможно привлечение как организации, так и должностных лиц к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Трудовые книжки – одни из самых важных документов граждан Российской Федерации. Как и любой другой документ, трудовая рассчитана на максимально возможный объем информации, однако довольно часто происходит так, что всего бланка не хватает. Поэтому трудовым законодательством предусмотрен специальный вкладыш. Этот вкладыш является полноценным документом, но без трудовой не признается действительным. Поэтому нужно знать точно, как подшивается вкладыш в трудовую книжку.

Когда разделы, содержащие сведения о работе или награждениях сотрудника заканчиваются, необходимо оформить и вшить вкладыш в книжку. Формально эта процедура довольно простая, но все равно многие кадровые сотрудники допускают ряд однотипных специфических ошибок:

• после завершения пустых строк и колонок в разделе сведений о работе вместо того, чтобы оформить вкладыш, продолжают вносить данные в раздел, который посвящен награждениям, не считая это ошибкой, хотя все наоборот>
• вклеивают простой белый лист бумаги в конце трудовой или после окончания раздела сведений о работе/награждениях>
• подшивание вкладыша в трудовую книжку часто заменяется простым вшиванием пустых незаполненных листов из старых трудовых.

Все вышеперечисленные действия являются грубейшими нарушениями правил и инструкций по хранению и заполнению трудовых документов. Такие ошибки могут привести к тому, что уполномоченные органы исполнительной власти данные документы признают недействительными, что повлечет за собой утрату части рабочего стажа.

Оформление и заверение вкладыша в трудовую книгу – это перечень юридически значимых действий, которые имеют законодательное подкрепление в специальных нормативных актах. После грамотного оформления все вкладыши должны быть закреплены в трудовой. Это нужно для того, чтобы документ не был утерян или испорчен.

В актах трудового законодательства РФ не имеется четких предписаний по поводу того, в какой именно части бланка книжки пришивать вкладыши, каким должен быть цвет ниток и сколько должно быть проколов иглой или шилом. Эти вопросы не являются принципиально важными, поэтому все они решаются в отделе кадров предприятия или организации.

Характерные моменты, присущие процедуре подшивания вкладышей в трудовую:

1. Перед тем, как подшить вкладыш в трудовую книжку, на ее титульной странице нужно сделать записи о том, что был выдан вкладыш с определенным номером и серией. Лучше всего прикреплять уже заполненный и проверенный вкладыш.
2. Вкладыш должен быть именно пришитым к трудовой. Не допускается вклеивание клеем, скотчем или закрепление скобами степлера.
3. Опытными кадровыми сотрудниками принято подшивать вкладыши не в середине, не в начале трудовых, а в конце.
4. Делаются аккуратные 4-6 проколов, через которые серой прочной нитью и скрепляются данные документы.
5. Нитку необходимо завязать на крепкий узел и запломбировать сургучной печатью.

Эти мероприятия предотвращают утерю, замену или порчу листов вкладышей в трудовые книжки. Стоит напомнить, что согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязуется обеспечить каждого своего сотрудника трудовой книжкой и необходимым количеством вкладышей. За них работодатель взимает с работника определенную сумму, которая может быть:

• если предусмотрено трудовым договором, вычтена из заработной платы работника>
• внесена сотрудником в кассу предприятия или на расчетный счет.

В некоторых случаях предусмотрены иные способы оплаты, зафиксированные в трудовых документах.

Правильно прикрепляем вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка гражданина Российской Федерации – важнейший документ, который фиксирует в себе основные трудовые события своего владельца. Как и любой другой учетный регистр, трудовая книжка также не безразмерна. Иногда происходит так, что раздел, содержащий сведения о работе, заканчивается раньше, чем сама трудовая деятельность работника. В таком случае имеет место оформление дополнительного регистра – вкладыша в трудовую книжку. Что это за документ и как прикрепить вкладыш в трудовую книжку?

Безусловно, трудовое законодательство РФ обязует каждого сотрудника отдела кадров изучать специальные правила и инструкции, которые дают исчерпывающий перечень норм и рекомендаций по поводу заполнения и хранения бланков трудовых книжек на предприятии. Эти правила не обошли стороной также и особую процедуру – оформление и заверение вкладышей в трудовые книги. К сожалению, некоторые кадровики пренебрегают этими правилами, тем самым нанося значительный вред трудовым документам сотрудников. Перечислим основные «погрешности» кадровых сотрудников, связанные с вкладышами в трудовые книжки работников предприятия:

• вместо законного оформления вкладышей в трудовые книжки работники отдела кадров продолжают вносить основные сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях»>
• вклеивают в конце трудовой книжки чистые белые листы, имитируя продолжение трудовой книжки>
• незаполненные листки из старых бланков трудовых книжек оформляют как вкладыши.

Все вышеперечисленные действия не являются законными. Информация, которая вносится в такие псевдо-вкладыши, теряет свою юридическую значимость. Важно, что кадровые сотрудники должны знать не только как оформить, но и как следует прикрепить вкладыш к трудовой книжке.

Законом четко установлен порядок оформления вкладышей в трудовые книги. На эти вкладыши распространяются абсолютно все требования, применяемые к трудовой книжке. Основные этапы формирования дополнительного трудового документа – вкладыша в бланк трудовой книги:

1. В случае окончания пустых строк в разделе «Сведения о работе» или в разделе «Сведения о награждениях» кадровый работник обязан продолжить заполнение трудовой книжки. Это осуществляется посредством вшивания вкладышей.
2. На титульной странице трудовой книги в верхнем правом углу ставится отметка и штамп с указанием на то, что был выписан вкладыш.
3. Также в трудовой книжке должны стоять номер и серия выданного вкладыша.
4. Руководитель обязан обеспечить каждого своего работника трудовыми книжками и вкладышами, а каждый кадровик обязан знать, как пришивать вкладыш в трудовую книжку, чтобы в будущем не возникли проблемы по поводу расчета страхового и трудового стажа владельца бланка трудовой.
5. Вкладыш не является самостоятельным документом, поэтому по закону считается, что вкладыш без трудовой признается недействительным.
6. Если штамп отсутствует, то можно написать от руки фразу «выдан вкладыш». Такие действия не считаются незаконными, однако работодателю со временем все-таки придется приобрести необходимый штамп.
7. Правила заполнения титульной страницы вкладыша такие же, как при заполнении титульного листа трудовой книжки.

После грамотного оформления и заверения вкладыши должны быть закреплены в трудовой книжке. Если пренебречь этим правилом, то появляется потенциальная угроза утери вкладыша.

Законодатель не дает четких указаний на то, где именно закреплять вкладыши: в конце трудовой книжки, в начале или посередине. Решение этого вопроса полностью зависит от предпочтений работодателя. Тем не менее, для удобства принято закреплять вкладыш в конце трудовой. Такое расположение не только поспособствует сохранности вкладыша, но и не нарушит хронологию и порядок вносимых данных.

Немаловажным вопросом остается и следующий: нужно ли пришивать вкладыш в трудовую книжку? Согласно ныне действующим актам трудового законодательства, все оформленные вкладыши должны быть именно вшиты. Не допускается вклеивание вкладышей, присоединение скобами степлера, вклеивание при помощи скотча. Только вшивание считается наиболее надежным способом присоединения вкладыша в трудовую к своему «сородичу». Вшивание используется повсеместно в случае присоединения определенных важнейших документов. Примером может стать документооборот в бухгалтерском учете.

Вшивание исключает не только утерю вкладыша, но и его замену и другие неправомерные действия. Нормативные акты не содержат в себе и отдельные положения, посвященные тому, какой именно ниткой вшивать вкладыш и сколько делать проколов. Эти вопросы не столь важны, поэтому выбор остается за непосредственным руководителем.

На практике принято пришивать вкладыш в трудовую книжку суровой ниткой, обычно на 4 или 5 проколов. Напомним, что данное требование не является обязательным. Никто не взыщет с «правонарушителя» за не тот цвет нити или за лишний прокол в бланке трудовой или в ее вкладыше.

Обратите внимание на то, что нумерация во вкладыше не начинается с начала, а продолжается дальше. Плата за бланк вкладыша может быть внесена работником несколькими способами:

• внести деньги в кассу предприятия>
• перечислить деньги на расчетный счет>
• средства могут быть удержаны из заработной платы (обязательно наличие письменного согласия работника).

Существуют также локальные акты предприятий, в которых уже оговорены способы выдачи вкладышей в трудовые книжки, а также способы их оплаты. Например, положения о внутреннем трудовом распорядке на предприятии могут содержать пункты, связанные с бесплатным или льготным оформлением вкладышей в трудовую книжку.

Иной раз происходят случаи, когда сотрудник не оплачивает стоимость вкладыша в трудовую вообще. Такая ситуация может возникнуть, если происходит повторное оформление вкладыша в трудовую после того, как предыдущий вариант был испорчен не по вине владельца, а по вине ответственного сотрудника отдела кадров, заполнившего первоначальный вариант.