Категория: Бланки/Образцы
Почему этот документ важен: При утилизации «отслуживших» бумаг важно, чтобы остался документ, подтверждающий эту процедуру. Если проверяющие заинтересуются прошлыми периодами, отказ на запрос документов можно обосновать актом об их уничтожении.
В чем часто ошибаются: В определении сроков хранения конкретных бумаг.
Когда понадобится акт
Некоторые бумаги необходимо хранить до тех пор, пока компания не закроется. Срок хранения других ограничивается несколькими годами. После того как это время истечет, документы можно уничтожить.
Утилизируя бумаги, специалисты рекомендуют составлять специальные акты — они позволяют упорядочить документооборот компании. Кроме того, эти акты можно будет предъявить проверяющим, если они запросят бумаги по давно истекшим периодам.
Если ваша компания на «упрощенке»
Рекомендации, приведенные в этой статье, пригодятся всем компаниям, в том числе и тем, кто применяет «упрощенку».
Как узнать, можно ли уничтожить документ или он должен лежать в архиве компании еще несколько лет? Информацию об этом можно найти в недавно опубликованном приказе Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 (подробнее читайте в статье «Справочник по срокам хранения документов». опубликована в журнале «упрощенку» №21, 2010 ). Кроме того, периоды хранения некоторых бумаг прописаны в отдельных законах.
Обратите внимание: иногда сроки жизни одного и того же документа, предусмотренные в разных законодательных актах, не совпадают. Например, Налоговый кодекс РФ обязывает хранить все, что связано с налоговыми платежами (декларации, авансовые отчеты, документы, подтверждающие доходы и расходы), не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23). А Министерство культуры РФ в своем приказе обязывает держать налоговые декларации в архиве минимум пять лет. Естественно, безопаснее ориентироваться на более долгий срок. Таким образом, декларации лучше уничтожать через пять лет, не раньше.
Как составить акт
Основные правила утилизации документов утверждены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Мы рекомендуем придерживаться этих постулатов. Они сводятся к следующему. Сначала нужно создать комиссию, члены которой по результатам экспертизы разделят архив компании на четыре категории:
1) для постоянного хранения;
2) для временного хранения;
3) по личному составу;
4) документы, срок хранения которых истек.
Комиссия должна состоять минимум из трех человек, один из которых обязательно должен быть руководителем архива или ответственным за его ведение. Это могут быть руководитель, его зам и, скажем, бухгалтер. Они составляют сводные описи бумаг по первым трем категориям. А по четвертой — акт о выделении к уничтожению документов (см. приложение № 4 к Основным правилам).
Если организация сотрудничает со специализированным архивным учреждением, то все бумаги, составленные комиссией, отдают туда на экспертизу. Как только архив согласует утилизацию, руководство компании утверждает акт об уничтожении документов.
Если ваше предприятие с архивом не сотрудничает, акт об уничтожении можно утвердить на основании документов, оформленных комиссией.
Составляя акт об уничтожении документов, можно ориентироваться на форму акта о выделении. Ваше право — составить менее подробный документ. Но при этом не забудьте об обязательных реквизитах. К ним относятся:
Утилизируемые бумаги вы можете разбить по группам. Например, счета-фактуры за 2000—2001 годы. Рядом желательно прописать, когда именно истек срок хранения данных документов. И дайте ссылку на нормативный акт, в котором этот срок оговорен.
В акте на уничтожение документов сошлитесь на нормативный акт, который ограничивает срок хранения бумаг.
Далее приведите количество уничтожаемых документов отдельно по каждой группе. Конечно же, считать непосредственно страницы не нужно. Можно просто указать количество папок или коробок.
Акт об уничтожении утверждает не председатель экспертной комиссии, а руководитель организации (если это два разных человека). Образец акта, который можно взять за основу, представлен здесь .
Если у вашей компании есть договор с организацией, которая перерабатывает ненужные документы, помимо акта об уничтожении придется оформить еще и приемно-сдаточную накладную (п. 2.4.7 Основных правил). Если такого договора нет, то в акте укажите способ утилизации бумаг. Как правило, организации используют обычный шредер.
Город не указан
gigabaza.ru/doc/25687.html образец тут, но в каждой школе должен быть свой.Смотрите у директора
1.Общие положения Классный журнал является государственным документом строгой отчетности, вносится в номенклатуру дел учреждения и подлежит хранению в школьном архиве.
Срок хранения классного журнала устанавливается не менее 5 лет. По истечении установленного срока из него изымаются страницы со сводными данными успеваемости и перевода (выпуска) учащихся. После чего он подлежит уничтожению по причине отсутствия надобности.
Уничтожение классного журнала, хранящегося в школе, осуществляется комиссией, назначенной руководителем образовательного учреждения с составлением акта на списание, который хранится 25 лет.
Страницы со сводными данными успеваемости и перевода (выпуска) учащихся формируются в отдельное номенклатурное дело. Каждый лист дела должен быть пронумерован, записи заверены подписью директора школы и круглой гербовой печатью школы. Дело, прошитое и скрепленное печатью, должно храниться не менее 25 лет.
Классный журнал должен быть пронумерован, прошит и заверен печатью школы, записи заверены подписью руководителя образовательного учреждения.
16 Февраля 2016, 14:59
Ищете ответ?Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.
Акт уничтожения товара. Образец акта уничтожения. Присутствовавшие при уничтожении. Акт об уничтожении основных средств пришедших в. Образец полиса комплексного. Поступление основных средств, выбытие основных средств. Как акт должен выглядеть. Главный пример акт об уничтожении. Поступление основных средств, акт. Образец.
Акт об уничтожении. Акт об уничтоженииосновных средств образец. (основных средств.). Акт об уничтожении. Об образец акт средств. Акт о ликвидации основных средств (акт.). Акт об уничтожении (повреждении) имущества. Форма n 115. Остатки от основных средств.
Акт о ликвидации основных средств. Образец протокола. Акт об уничтожении в. Уничтожении. Образец бланка можно ниже. Акт уничтожения товара. Скачать образец акт. Акт об уничтожении основных. Скачать акт об уничтожении. Основных средств и.
(в приведенных формах курсивом приведены эталоны наполнения). Акт об уничтожении. Ответственного. За сохранность основных средств. Акт об уничтожении. Образец акт. Главный пример акт об уничтожении. Поступление основных средств, акт. Образец акт. Об уничтожении. Акт составлен в двух. Входящего в состав основных средств.
Деятельности организации сопутствует объемный документооборот.
Со временем у некоторых хранящихся материалов, договоров, приказов и др. истекает срок давности, они теряют свое правовое значение, либо пропадает необходимость в их хранении по иным причинам.
Неактуальные материалы не выкидывают, потому что в них имеется конфиденциальная информация, а уничтожают.
Чтобы избавиться от таких документов, не привлекая сторонние компании, необходимо составить акт о том, что устаревшие и ненужные материалы уничтожены.
В документ по уничтожению материалов могут входить такие, срок которых истек к первому января текущего года. Материалы из одного рода перечисляются группами.
Подписывает составленный документ тот сотрудник, который его составлял. После него подписывают сотрудники, которые входят в экспертную комиссию по данным случаям. В конце подписывает руководитель компании.
Материалы, которые предполагается уничтожить, могут передаваться в государственный архив. В таком случае дополнительно необходимо получить заверение из архивного учреждения постоянного хранения.
После всех заверений организация самостоятельно уничтожает ненужные материалы. Использовать их для черновиков и других целей запрещено.
Как уничтожаются документы
Для небольших объемов используется шредер, размельчающий листы с текстом на мелкие полоски. Можно также сжечь документы, но при этом следить, чтобы не возник пожар.
Есть еще один путь – отдать на уничтожение в специальную организацию. В этом случае создается акт сдачи-приемки документов, с указанием даты передачи, веса всех документов вместе, их количество.
В процессе передачи материалов и их уничтожения присутствует сотрудник организации, чтобы убедиться в том, что конфиденциальность информации сохранена.
После уничтожения материалов, к данному акту прикладывают документ, подтверждающий то, что материалы уничтожены. В таком акту также указать их количество и точный вес.
Ниже расположен типовой бланк и образец акта об уничтожении документов вариант которого можно скачать бесплатно
Служебные документы, дела, книги и журналы учета, издания и литература, утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения должны уничтожаться.
Отбор и уничтожение указанных документов производятся комиссией. Состав комиссии назначается приказом командира (начальника) ‘войсковой части или учреждения, из числа наиболее квалифицированных лиц, способных правильно определить историческую, научную ценность и практическую надобность служебных документов, дел, книг и журналов. В состав комиссии включаются не менее трех человек, в том числе лицо, ведущее делопроизводство.
При отборе служебных документов, дел, книг и журналов для уничтожения необходимо руководствоваться Перечнем документов со сроками их хранения .
Отбор и уничтожение архивных дел, книг и журналов с истекшими сроками .хранения производятся в порядке, установленном Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах Приднестровской Молдавской Республики.
Отмененные и утратившие практическое значение приказы и директивы вышестоящих командиров (начальников), дела, служебные издания, техническая документация, книги и журналы учета, документы «Для служебного пользования», бланки строгого учета, носители информации, используемые на объектах электронно-вычислительной техники, рабочие тетради и другие материалы инвентарного учета уничтожаются по акту комиссией, назначаемой в порядке, предусмотренном пунктом 255 Приказа Министра обороны ПМР № 100 от 15,11,2001г.
Акт доставляется в одном экземпляре и утверждается начальником штаба войсковой части или учреждения. Последний лист акта подписывается всеми членами комиссии, а остальные листы свидетельствуются подписью председателя комиссии.
Несекретные служебные документы, кроме указанных в пункте 257 настоящего Наставления, уничтожаются без составления акта. Отметки об уничтожении в журналах учета заверяются подписями лица, ведущего делопроизводство, и исполнителя. После сверки учетного номера и количества листов документ уничтожается.
Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются отдельные служебные документы, необходимые для дальнейшей работы и хранения, на них составляется перечень, в котором указывается, какие документы и из каких дел изъяты (учетные номера и наименование документов, номера дел и номера листов), а также — в какие дела подшиты изъятые документы и номера листов. Перечень подписывается всеми членами комиссии и прилагается к акту, а в акте указывается фактическое количество листов в деле, подлежащих уничтожению.
Акты на уничтожение служебных документов
Акты на уничтожение служебных документов могут составляться на отдельных листах или в специально заведенных для этих целей книгах и утверждаются начальником штаба войсковой части или учреждения. В этих случаях номер акта должен состоять из номера книги (согласно номенклатуре) и через дробную черту порядкового номера акта в данной книге (например: 15/1,15/2, 15/3 и т.д.).
Перед уничтожением служебных документов по акту комиссия сверяет номера и наименования служебных документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами учета, где были учтены эти документы.
При уничтожении служебных документов обязаны присутствовать все члены комиссии. Они несут персональную ответственность за правильность и полноту указанных в акте на уничтожение служебных документов.
В актах на уничтожение служебных документов не должно быть никаких исправлений. В исключительных случаях в акт могут быть внесены исправления, но они должны быть оговорены и заверены подписями всех членов комиссии.
Служебные документы, составленные для временного пользования внутри войсковой части или учреждения, не состоящие на учете в несекретном делопроизводстве и не подлежащие хранению в делах, а также черновые материалы и проекты документов по миновании надобности сдаются в делопроизводство для уничтожения.
Уничтожение служебных документов, конвертов, писем, военных газет, журналов, конспектов, еженедельников, боевых листков производится путем механической переработки на бумага перерабатывающих машинах, а там, где их нет, — путем сожжения. При сожжении фото, кинопленки пепел собирается и сдается на переработку для извлечения серебра. Печи для сожжения документов должны иметь на дымоходах металлические сетки. Сожжение или механическая переработка служебных документов должна производиться до полного их уничтожения,
Уничтожать служебные документы каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается. Об уничтожении документов лицо, ведущее делопроизводство, производит отметки в соответствующих книгах и журналах учета. На актах указывается о списании в журналах учета уничтоженных документов.
