Как выглядит указание руководителя

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 1

КАК ВЫГЛЯДИТ УКАЗАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ

От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия решения.

Делопроизводство сегодня определяется как "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" [1], т. е. весь процесс от момента создания документа до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

В технологической цепочке работы с документами можно выделить следующие основные этапы:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- контроль за исполнением;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

После первичной обработки и регистрации документ поступает к руководителю организации (структурного подразделения) для рассмотрения. Результат такого рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция - "надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение" [2, с. 319]. Резолюция в основном носит директивный характер и содержит конкретные указания (рекомендации) дальнейшей работы для исполнителей, но может носить и ознакомительный характер.

Резолюция - это небольшой, но весьма важный распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому рассмотрим необходимость его составления и правила оформления более подробно.

Деятельность любой организации (независимо от объемов документооборота) представлена в разнообразных документах, столь же разнообразными могут быть и налагаемые резолюции. Однако следует выделить несколько основных правил, которых необходимо придерживаться при написании любых резолюций:

2) ясность (исключение двусмысленности толкования отношения к изложенному в документе);

3) конкретность (что именно необходимо предпринять для исполнения документа);

4) адресность (указание об исполнении документа может распространяться как на одного, так и на нескольких лиц);

5) назначение ответственного за исполнение, сроки исполнения (как правило, на документе ставится одна резолюция, но возможно наличие и нескольких, если детализируется порядок исполнения документа, в этом случае для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за исполнение решения, который сможет, в свою очередь, привлечь к ответственности других сотрудников и проконтролировать исполнение документа).

В зависимости от информации, содержащейся в документе, резолюции могут быть:

¦ ___________ Фролов Е. М. 12.03.2008¦ ___________ Еремеев М. Г. 17.08.2009¦

¦ ¦ ___________ Галкин О. П. 12.09.2009¦

¦ ¦ Принято к рассмотрению ¦

¦ ¦ __________ Самсонова Е. Е. 11.11.2009¦

¦ Начальнику отдела кадров ¦ Начальнику отдела кадров ¦

¦ Шувалову И. О. ¦ Аникееву Е. П. ¦

¦ Уволить с 12.04.2009. ¦ Подготовить необходимые документы в ¦

¦ __________ Фролов Е. М. 12.03.2008 ¦ прокуратуру г. Подольска до ¦

¦ ¦ ___________ Кушер Т. Д. 23.09.2009¦

Требования к написанию резолюций изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (п. 3.17). Основными элементами резолюции являются: текст, подписи, даты.

Требования, предъявляемые к тексту

Для написания текста можно придерживаться следующей формулы: кому поручается (фамилия, инициалы исполнителя) - что поручается (характер и порядок решения вопроса) - срок исполнения.

Оповестить начальников отделов кадров

филиалов о дате проведения совещания

Инициалы исполнителя обычно указываются после фамилии. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Если срок исполнения является типовым или он указан в тексте самого документа, то в резолюции его указывать не нужно.

Стиль изложения должен быть предельно простым, лаконичным и деловым. Не стоит злоупотреблять восклицательными знаками, жирными подчеркиваниями и т. п. Повелительное наклонение в тексте резолюции - это норма и будет рассматриваться таковой в том случае, если, помимо должности, в обязательном порядке будут указаны фамилия и инициалы исполнителя. Выполнение этого правила не только позволяет проявить уважение к подчиненным, но и облегчит работу тому, кто будет пересылать документ исполнителю, так как по фамилии легче найти сотрудника в общем списке организации.

Необходимо обратить внимание на то, что резолюция не должна содержать уже готового решения. К примеру, такая формулировка, как "разобраться и строго наказать", лишена смысла, так как надобность в разбирательстве перечеркивается второй частью резолюции. Правильнее будет сформулировать:

Разобраться и доложить

не позднее 23.11.2009

Не стоит злоупотреблять словом "срочно", а рассматривать сроки работы над документом реально, исходя из объемов работы, возможных согласований, технических условий.

Место расположения на документе

Резолюция проставляется на первом листе документа, как правило, в верхней части справа от реквизитов отправителя или на полях документа. Также она может располагаться ниже подписи отправителя, если документ состоит из одной страницы и снабжен сопроводительным письмом. Сброшюрованные документы подписываются на лицевой обложке ниже названия. Резолюция должна быть разборчивой, без сокращений (кроме устойчивых, принятых в документообороте), допустимо использование ручек с яркими чернилами. Резолюции ознакомительного и утвердительного характера, как наиболее распространенные и краткие, в целях ускорения процесса работы с документами допустимо наносить в виде специально изготовленных штампов.

В ряде случаев, когда, например, на документе нет свободного места, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Так сказано в п. 2.6.15 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.

Резолюция переносится в регистрационную форму и часто является основанием взятия исполнения документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Резюме на документах

На сегодняшний день понятие "резюме" применяется в основном в качестве характеристики на самого себя при устройстве на работу для представления работодателю. Однако стоит вспомнить и о резюме как о разновидности письменного указания.

Резюме пишется во всех тех случаях, когда наложение на документ резолюции по каким-либо причинам будет недостаточным, а сразу дать ход документу не представляется возможным, так как над ним необходимо еще основательно поработать. К примеру, изложенной в документе информации недостаточно для принятия решения, или аргументация изложенного вызывает сомнения, или представленный документ содержит большие объемы статистических данных, техническую информацию, освещает юридические вопросы, по которым необходимы дополнительные консультации, совещания, и т. п.

Резюме оформляется на отдельном листе (при необходимости - на 2 - 3 листах) бумаги, прикрепляя последний поверх документа. Больший (по сравнению с резолюцией) объем позволяет дать более четкие и подробные указания для решения вопроса по существу. Стиль изложения может быть чуть более свободным, чем в резолюции, но по-прежнему деловым с соблюдением субординации. В резюме возможно изложение одного или нескольких наиболее предпочтительных вариантов действий. Однако, как и в резолюции, необходимо предоставить исполнителю возможность действовать самостоятельно. В случае необходимости в резюме могут быть указаны каналы получения служебной информации, обладание которой позволит выполнить задачу в более короткие сроки. Учитывая важность вопроса и личность исполнителя, руководитель может в нескольких фразах отразить свое отношение к информации, содержащейся в документе.

В конце резюме, помимо обычных для резолюции подписи и даты, необходимо указать адреса и телефоны, по которым исполнитель может связаться напрямую с руководителем, с целью информирования его о состоянии дел либо уточнения каких-либо деталей.

В случае если в резюме указываются фамилии и телефоны коллег, партнеров, к которым следует обратиться исполнителю в ходе выполнения задания, то указанных лиц в обязательном порядке следует предупредить о возможном обращении.

Г-ну Симакину Е. Ф.

Направляю Вам несколько рекламных писем медицинских центров для анализа условий предоставления медицинских услуг корпоративным клиентам. На основе данного анализа подготовить свои предложения по видам услуг и ценам с учетом скидок. А также рассмотреть условия действующего договора (в свете поступившей информации) на будущий год на тех же условиях с ОАО "Мастердент".

1. Внимательно ознакомиться с условиями.

2. Уточнить сумму затрат на предоставление медицинских услуг сотрудникам предприятия за прошлый год.

3. Вместе с главным бухгалтером подготовить предложения о возможном использовании средств на медицинские услуги с учетом других статей социального пакета сотрудников.

4. Дать задание ст. инспектору отдела кадров Зимину Е. В. до 12.11.2009 выяснить у сотрудников, пользовавшихся услугами ОАО "Мастердент", о качестве предоставленных услуг.

5. Свои предложения по данному вопросу подготовить к 10.00 15.11.2009 и представить заместителю по кадровым вопросам Михайлову И. И.

________________ Лиховцев А. В.

P. S. Михайлов Иван Иванович (тел. 743-51-12) предупрежден о выполнении Вами данного поручения.

Сроки договора с ОАО "Мастердент" истекают, поэтому надо решить вопрос как можно скорее!

1. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". [Электронный ресурс]. Режим доступа: termika. ru/dou/docs/detail. php? ID=1658.

2. Юридический энциклопедический словарь. М. Советская энциклопедия, 1984. С. 319.

Подписано в печать