Категория: Бланки/Образцы
Статья: Отзыв из отпуска: документальное оформление и прочие нюансы (Куревина Л.) ("Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2014, N 7) <КонсультантПлюс>
Иногда возникает необходимость попросить работника, находящегося в ежегодном оплачиваемом отпуске, прервать отпуск. К работникам спортивных учреждений это также относится: например, бывает, что нужна срочная замена тренера для подготовки спортсменов к соревнованиям или требуется присутствие других работников спортивного учреждения (бухгалтера, медработника) в ситуациях каких-либо внеплановых проверок. В любом случае отзывать работника из отпуска можно только с его согласия и только в случаях производственной необходимости. О том, как грамотно вызвать работника из отпуска, расскажем в этой статье.
В ст. 125 ТК РФ говорится лишь, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Исходя из положений ст. 125 ТК РФ можно сделать вывод, что отзывать работника можно не только из ежегодного оплачиваемого отпуска, но и из ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, а также из отпуска без сохранения заработной платы. А вот отозвать из учебного отпуска нельзя, поскольку отпуска, предоставляемые в связи с обучением в образовательных учреждениях без отрыва от работы, имеют строго целевое назначение и должны быть использованы только в установленные сроки.
Несмотря на то что в статье не говорится, в каких случаях работодатель может отозвать работника из отпуска, причины для отзыва должны быть уважительными. Поскольку Трудовым кодексом они не установлены, работодатель определяет их самостоятельно. Последнее же слово остается за работником, и только с его согласия отпуск может быть прерван, поэтому привлекать работника к дисциплинарной ответственности за то, что он не согласился выйти на работу во время отпуска, незаконно, что подтверждается и судебной практикой.
Прежде всего, для отзыва работника из отпуска нужно основание. Таким основанием может быть, например, служебная записка непосредственного руководителя или начальника отдела кадров на имя руководителя учреждения, в которой следует указать причину, по которой необходимо отозвать работника.
Решение об отзыве может быть принято и руководителем организации. Для этого он в первую очередь издает приказ или отдает устное распоряжение работнику, ответственному за кадровый документооборот, либо непосредственному руководителю об отзыве работника из отпуска, который, в свою очередь, должен уведомить работника об отзыве.
Поскольку отзыв, как правило, осуществляется, когда работник должен выйти на работу срочно, сообщить работнику о необходимости прервать отпуск сначала придется по телефону. При этом нужно обязательно подготовить письменное предложение об отзыве и по приходу работника сразу его оформить. Можно предусмотреть строки для заполнения работником, а можно попросить работника оформить согласие отдельным документом. Свое желание касательно даты, когда он использует оставшиеся дни отпуска, работник может изложить как сразу, так и позже в своем заявлении.
Работника следует ознакомить с приказом под подпись. Однако, как указывают некоторые суды, делать это необязательно, поскольку законом не предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению работника с приказом об отзыве из отпуска (Апелляционное определение Белгородского областного суда от 02.07.2013 по делу N 33-2385). И действительно, основным требованием на отзыв является письменное согласие работника, в котором содержится необходимая информация (само согласие на отзыв из отпуска и дата отзыва). Тем не менее, если возможность ознакомить работника под подпись у работодателя есть, лучше ею не пренебрегать.
Информацию об отзыве работника следует отразить в графике отпусков, личной карточке работника и табеле учета рабочего времени.
В график отпусков по унифицированной форме Т-7. утвержденной Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1, можно внести информацию в графу 10 "Примечание", в которой указать дату отзыва из отпуска и дату, когда работник приступил к работе. В графе 8 "Основание (документ)" следует отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 "Дата предполагаемого отпуска" - дату использования оставшейся части отпуска, если она известна.
В личной карточке работника (ф. Т-2) в графе 4 разд. VIII "Отпуск" указывается количество использованных дней отпуска, а в графе 7 - реквизиты приказа о предоставлении отпуска и приказа об отзыве. Если личная карточка к моменту отзыва работника из отпуска уже заполнена, сведения об отзыве можно отразить после информации о предоставленном отпуске.
Что касается табеля учета рабочего времени, дни нахождения в отпуске до отзыва работника следует отразить в табеле как ежегодный основной оплачиваемый отпуск буквенным обозначением "ОТ" или цифровым "09". а дни, в которые работник работал в связи с отзывом из отпуска, - буквенным обозначением "Я" или цифровым - "01" .
Итак, чтобы отзыв работника из отпуска не закончился судебными разбирательствами, предлагая работнику прервать отпуск, работодатель должен помнить следующее.
Отзыв работников допускается только с согласия работника, оформленного в письменном виде.
Нельзя отзывать из отпуска (даже с их согласия) лиц моложе 18 лет, беременных женщин и лиц, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. В противном случае работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
Нельзя привлечь работника к дисциплинарной ответственности в случае его отказа прервать отпуск.
Неиспользованный отпуск должен предоставляться в любое время по выбору работника.
25 декабря 2015 | Рубрика: Отпуск
Руководитель организации может инициировать отзыв из очередного отпуска сотрудника в случае существования производственной необходимости. Но при этом необходимо получить согласие непосредственно от работника, находящегося в отпуске. Если работник согласен выйти из отпуска раньше времени, следует официально оформить процедуру отзыва по определенным правилам. Это позволяет гарантировать, что в будущем не возникнут конфликты и необоснованные претензии сторон друг к другу.
Возможные причины отзыва из отпускаЗаконодательно возможность для работодателя отозвать отдыхающего сотрудника из отпуска закреплена в статье 125 российского Трудового кодекса. Однако там не содержится каких-либо ссылок на то, что может послужить причиной таким действиям. Обычно кадровые службы ссылаются на так называемую производственную необходимость. Интересно, что же под ней подразумевается?
Присутствие на рабочем месте может быть продиктовано, например, следующими причинами:
На самом деле причин можно назвать гораздо больше. В любом случае они должны быть четко сформулированы в документе, которым оформлены действия по отзыву из отпуска. В случае проверки для государственных органов фраза «в связи с производственной необходимостью» обычно оказывается недостаточной.
Как отозвать работника из отпуска?
На первом этапе самым важным и, возможно, не самым простым будет разыскать отпускника. Все проводят отпуск по-разному: мало кто остается дома, большинство куда-либо уезжает, нередко за пределы страны. При этом трудовое законодательство не содержит норм, принуждающих работника уведомлять организацию о том, где он будет проводить отпуск.
Однако законодательство не запрещает установить подобные правила внутренними актами организации. Они не могут быть обязательными для исполнения. Такие правила носят лишь рекомендательный характер. При этом сотрудники кадровых служб нередко опрашивают сотрудников, уходящих в отпуск, как их можно будет найти, требуя оставить контакты для экстренной связи.
Когда работника найдут и сообщат ему причину, которая вызвала желание руководителя сократить время его отдыха, от сотрудника следует еще добиться согласия на прерывание отпуска. При этом в случае отказа от преждевременного возвращения на работу это не может быть расценено в качестве нарушения трудовой дисциплины. Поэтому руководство не имеет права назначить работнику за это какое-либо наказание. Такое положение устанавливается решением российского Верховного суда №2, выпущенного 17.03.2004 и регламентирующего применение российскими судами норм трудового законодательства.
Несмотря на то, что в законе не описывается процедуры оформления отзыва работника и его согласия на это, эти действия обязательно должны документироваться. Удобнее всего сделать это путем издания приказа. Если посмотреть шире, такой приказ опирается на 2 документа:
Чтобы избежать в последующем конфликта с законодательством, кадровики должны обязательно обозначить в приказе указанные ниже пункты:
Законодательно этот вопрос никак не регулируется. Бывают случаи, когда сотруднику (например, руководителю) требуется всего лишь подписать какие-либо документы. Однако если он по приказу находится в отпуске, сделать это законно нет никакой возможности. В этом случае отзыв из отпуска продлится всего один день.
Однако бывают факторы производственной необходимости, которые не позволяют с точностью предсказать, на какое время сотрудник нужен будет на работе. В таком случае все нюансы обговариваются индивидуально с работником.
Оставшийся отпускНеожиданное возвращение сотрудника из отпуска означает, что у него в запасе останутся недогулянные дни. Существует несколько способов их потратить:
Важно понимать, что в случае досрочного возвращения сотрудника на работу у бухгалтерии прибавится головной боли. Связано это не только с тем, что отпускные и заработная плата имеют разные правила расчета, но и с тем, что они по-разному отражаются в отчетности. Кроме того эти выплаты относятся к разным категориям для целей налогообложения.
Нередко руководители, чтобы избежать недовольства со стороны сотрудника, выплачивают ему разовую премию. Она может перекрыть разницу между выплатами за отпуск и за работу, которые возникают в случае перерасчета.
Таким образом, не существует ни одной причины, по которой сотрудника могут отозвать из отпуска без его согласия. Поэтому во избежание несогласованности кадровые службы должны обязательно оформить отзыв документально. Обычно это делается на основании приказа, в котором отражаются все условия отзыва из отпуска. Кроме того такой документ является основанием для бухгалтерии на проведение соответствующего перерасчетов. Сотрудник обязательно должен быть ознакомлен с таким приказом.
Добавить комментарий Отменить ответА можно отозвать, сделать перерасчет отпускных, удержать излишне выданную сумму, потом начислить зарплату за 24.01-26.01, потом опять насчитать отпускные на новый период отпуска. Но в любом случае, сумма не изменится, ведь для расчета среднего будет браться период по декабрь 2010 года. потому что продолжать отпуск сотрудник будет все в том же январе 11 года. вот если бы он не с 27.01 догуливал отпуск, а с 01.02. тогда другой расклад, тогда для расчета среднего включили бы январь месяц.
А можно отозвать, сделать перерасчет отпускных, удержать излишне выданную сумму, потом начислить зарплату за 24.01-26.01, потом опять насчитать отпускные на новый период отпуска. Но в любом случае, сумма не изменится, ведь для расчета среднего будет браться период по декабрь 2010 года. потому что продолжать отпуск сотрудник будет все в том же январе 11 года. вот если бы он не с 27.01 догуливал отпуск, а с 01.02. тогда другой расклад, тогда для расчета среднего включили бы январь месяц.
вот это правильный подход. подход должен быть ОБЩИМ на все случаЯ жизни, а не выдумывать их под каждый случай. в этом случае у Вас табель правильный. а если сотр получит травму в эти дни отпуска - не отпуска? да и много к чему мона прикопацО.
__________________
ссора без секса - нервы на ветер!
Меню пользователя Добрый зануда
статус: старший бухгалтер
Получается нельзя отозвать из отпуска сотрудника без удержания отпускных. Странно, почему аудиторы на это внимание не обратили?
Работник в отпуске, но срочно понадобился на работе. И заменить некем, и до конца отпуска нельзя подождать. Руководство требует срочно вызвать его на работу. Знакомая ситуация? Нечасто, но такое случается. А значит, нужно быть готовым к грамотному оформлению документов. Тем более что возможность преждевременно прервать отдых работника предоставлена законом. О том, как правильно отозвать сотрудника из отпуска и какие при этом необходимо создать документы, мы сегодня и поговорим.
Прежде всего, отметим, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Из этого правила нет никаких исключений. При этом не имеют значения ни причины, по которым появилась необходимость прервать отпуск, ни личные обстоятельства работника. Также закон не обязывает работника мотивировать свой отказ прервать отпуск и выйти на работу.
На это особо обращает внимание Пленум Верховного Суда РФ. В пункте 37 постановления от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» разъясняется: учитывая, что законом предусмотрено право работодателя досрочно отозвать работника из отпуска на работу только с его согласия, отказ работника (независимо от причины) от выполнения распоряжения работодателя о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины.
Категорически запрещено отзывать из отпуска следующих работников:
1) лиц в возрасте до восемнадцати лет;
2) беременных женщин;
3) работников, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.
Данным категориям закон гарантирует своевременный и полноценный отдых, а значит никакие обстоятельства не могут служить основанием для отзыва их из отпуска, даже если сами работники будут согласны досрочно выйти на работу.
Документирование необходимости отзыва работника из отпускаОбратите внимание: документирование является рекомендательным и может отсутствовать.
Причины, требующие присутствия работника на рабочем месте, могут быть самыми разными. Принять решение об отзыве работника из отпуска должно уполномоченное должностное лицо, которое, возможно, не всегда в курсе всех дел в организации. Для того чтобы представитель работодателя мог решить, что отозвать работника из отпуска необходимо, желательно сообщить ему об этом в письменной форме, например в докладной записке.
Докладная записка должна быть зарегистрирована в день поступления в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации служебных записок.
Присвоенный регистрационный номер проставляется на докладной записке.
Шаг 2Для принятия решения об отзыве работника из отпуска докладная записка направляется руководителю организации или иному должностному лицу, имеющему право регулировать режим рабочего времени и времени отдыха работников.
Шаг 3В своей резолюции на докладной записке руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо определяет действия, которые необходимо совершить для отзыва работника из отпуска.
Закон не оговаривает форму согласия работника на отзыв из отпуска.
Многие специалисты советуют в целях предотвращения возможных недоразумений получить письменное согласие на прерывание отпуска. Однако возникает вопрос: каким образом можно оформить письменное согласие сотрудника, который в настоящее время не находится на работе?
Например, если требуется привлечь работника к работе в выходной день или к сверхурочной работе, что в большинстве случаев допускается также с согласия работника, работодатель обычно направляет ему письменное уведомление о необходимости работы за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Работник, приняв решение, может отразить его на таком уведомлении, и тогда можно говорить, что предварительное согласие получено и оформлено письменно.
А как быть, если сотрудник находится в отпуске дома или в отъезде?
Приходится признать, что в этом случае для издания приказа об отзыве из отпуска достаточно получить предварительное устное согласие работника. Документально его оформить вряд ли получится. Да и в законе нет прямого указания на то, что такое согласие должно быть получено именно в письменной форме.
Чаще всего связь с работником, находящимся в отпуске, осуществляется по телефону (домашнему или мобильному). Инспектор отдела кадров или непосредственный руководитель работника может позвонить ему и попросить выйти из отпуска, объяснив, почему это требуется. Нелишним будет при этом объяснить работнику, что оставшуюся часть своего отпуска он сможет использовать в любое удобное для него время или присоединить к отпуску за следующий рабочий год.
Если работник будет согласен прервать свой отпуск, он назовет и дату, когда сможет выйти на работу.
Приказ об отзыве из отпуска по производственной необходимостиИтак, если работник дал свое согласие на отзыв из отпуска, приступаем к оформлению.
Отзыв из отпуска оформляется приказом (распоряжением) работодателя по личному составу. Унифицированная форма такого приказа не утверждена, поэтому приказ издается в свободной текстовой форме на бланке приказа по личному составу, разработанном работодателем.
Шаг 1В приказе об отзыве работника из отпуска необходимо указать, с какой даты прерывается отпуск. В приказе может быть указано, когда работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска, если работник уже высказал такое пожелание. Если в данное время работник еще не определился с конкретными датами, то в приказе следует указать, что по выбору работника оставшаяся часть отпуска будет предоставлена в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Приказ об отзыве из отпуска подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.
Шаг 3Приказ об отзыве работника из отпуска необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов о предоставлении отпусков.
Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.
Шаг 4С приказом об отзыве из отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись. Заранее сделать это, скорее всего, не получится, поэтому ознакомление производится, как правило, в день выхода работника на работу. Можно попросить работника, чтобы он, когда будет знакомиться с приказом, сделал отметку о своем предварительном согласии на отзыв из отпуска. Конечно, такое отступление от правил оформления визы ознакомления не может применяться во всех случаях, когда требуется получить согласие работника, но в ситуации с вызовом из отпуска другое документирование просто невозможно.
Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. При этом приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. О направлении приказа об отзыве из отпуска в дело ставится отметка в левом нижнем углу приказа.
На практике часто возникает вопрос: не нужно ли отменять или вносить изменения в ранее изданный приказ о предоставлении отпуска, так как отпуск фактически не предоставлен работнику в том размере, который указан в приказе?
Полагаем, что ни вносить исправления в приказ о предоставлении отпуска работнику, ни тем более отменять его не следует. Работник кадровой службы может сделать на таком приказе отметку о том, что работник отозван из отпуска, указав дату, когда отпуск прервался, а также реквизиты приказа об отзыве из отпуска.
Часть 9 ст. 136 ТК РФ устанавливает, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Для оплаты отпуска применяется средний дневной заработок, который умножается на количество предоставляемых работнику календарных дней отпуска. Таким образом, когда работник выходит на работу из отпуска досрочно, получается, что неиспользованные календарные дни отпуска ему уже оплачены, причем исходя из среднего заработка.
При досрочном отзыве сумма оплаты неиспользованных дней отпуска зачитывается в счет оплаты отработанного работником времени.
Этап 5Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. А значит, с того дня, когда работник прерывает свой отпуск и выходит на работу, в табеле рабочего времени необходимо отмечать фактически отработанное им время.
Для учета фактически отработанного времени применяется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т-12 ) или табель учета рабочего времени при автоматизированной обработке учетных данных (унифицированная форма № Т-13 ).
В табеле ежегодный основной оплачиваемый отпуск отмечается буквенным кодом «ОТ», продолжительность работы в дневное время - «Я». При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (например, днях отпуска), в верхней строке табеля в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику, ведется в разделе VIII «Отпуск» личной карточки (унифицированная форма № Т-2 ). В этом разделе содержатся сведения:
• вид предоставленного работнику отпуска;
• период работы, за который предоставлен отпуск;
• продолжительность отпуска в календарных днях;
• даты начала и окончания отпуска;
• основание (приказ о предоставлении отпуска).
Обычно личная карточка заполняется тогда, когда отпуск работника заканчивается. В этом случае не будет необходимости, как в рассматриваемой ситуации, вносить исправления в личную карточку, если по какой-либо причине отпуск не будет использован в «обычном» порядке, т. е. в полном соответствии с приказом о его предоставлении.
Так, если отпуск в итоге использован работником не полностью в связи с досрочным отзывом, то в личную карточку вносятся фактически использованное количество календарных дней, а также фактические даты начала и окончания отпуска. В графе «Основание» указываются два приказа - о предоставлении отпуска работнику и об отзыве его из отпуска.
При составлении графика на следующий календарный год заполняются графы 1, 2, 3, 4, 5 и 6 унифицированной формы № Т-7 графика отпусков. Графы 7, 8, 9 и 10 заполняются лицом, ответственным за ведение графика отпусков, в течение календарного года.
После предоставления работнику отпуска в графике должны быть зафиксированы фактические даты его использования. Значит, если работник был досрочно отозван и не полностью использовал свой отпуск, это должно быть отражено в графике.
Обратите внимание: в графике отпусков не нужно делать никаких изменений в связи с тем, что запланированные даты использования отпуска не совпадают с фактическими. Работнику, ответственному за ведение графика, необходимо отмечать фактические даты и пояснять любые «нестыковки» в графе «Примечание».
