Докладная внутренняя записка образец

Докладная записка — документ, адресованный руководите­люпредприятия или вышестоящего учреждения, информирую­щий его о сложившейся ситуации, явлении или факте(напри-

мер, о каком-либо служебном деле, о результатах обследования, ходе выполнения работы и т.д.), а такжесодержащий выводы и предложения составителя.

В зависимости от содержания и назначения докладные за­писки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка составляется как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя данногоучрежде­ния. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные непосредственно руководителю организации или подразделения) и внешние (направленные ру­ководителю вышестоящейорганизации).

Внешняя докладная записка адресуется ввышестоящие ин­станции и, соответственно,оформляется на общем бланке уч­режденияформата А4 и подписывается руководством учреж­дения.

Внутренняя докладная записка подается руководителю структурного подразделения илируководителю учреждения и, соответственно, оформляется на простом листе бумаги формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов (допуска­ется рукописный способ). Внутреннюю докладную запискупод­писывает составитель.

Текст докладной, как и объяснительной, записки делится на две части. В первой,констатирующей, части излагаются причи­ны, факты или события, послужившие поводом для ее написа­ния. Во второй части анализируется сложившаяся ситуация; также в ней могут содержаться выводы и предложения одей­ствиях, которые необходимо предпринять для решения пробле­мы, сложившейся в данной ситуации.

Основные реквизиты (внутренней) докладной записки:

наименование должности, инициалы и фамилия лица, кому адресована докладная записка;

наименование документа (Докладная записка);

заголовок к тексту докладной записки (в некоторых слу­- чаях);

текст докладной записки;

наименование должности, инициалови фамилии лица, составителя докладной записки и его подпись;

дата составления докладной записки.

Основные требования к письменному оформлению внутрен­ней докладной записки: (см.приложения: образец 9):

В правом верхнем углу листа с отступомв треть строкив форме дательного надежа (кому?) с прописной буквы указываетсядолжностьадресатас включением наимено­- ванияорганизации, егоинициалы и фамилия.

Наименование документа — Докладная записка — пи­- шется посередине новой строкис прописной буквы; точ-­ ка после пего не ставится.

Текст докладной записки может начинатьсяс конкретно­ го изложения просьбы, предложения (например,Изве­-щаюВас о том. что необходимо. ; Мною неоднократ­-но ставился перед Вами вопрос о. ; Согласно Вашемууказанию (распоряжению) и т.д.).

Наименование должностного лица, подписавшего документ, располагается справа. Личная подпись с указанием его ини­- циалов и фамилии в именительном падеже — слева.

5. Дата составления докладной записки указывается справа поднаименованием лица, составившего документ.

Основные требования к письменному оформлению внешнейдокладной записки: (см. приложения: образец 10):

1. В нравом верхнем углу листас отступом в треть строкив форме дательногопадежа (кому?)с прописной буквы указываются должность адресата с включением наимено­вания организации, его инициалыи фамилия.

3. Наименование документа — Докладная записка — пи­шется посередине повой строки с прописной буквы; точ­ка после него не ставится. Под нимс прописной буквы посерединестроки, если наименование документа указы­валось посередине, или в правом углу, еслинаименова­ние документа указывалось справа, пишется заголовокк

тексту, выраженный отглагольным существительным в

предложном падеже с предлогом О (например, О назна-чении. ; Опоощрении. ) .

Под наименованием документа с правой стороны указы­- вается дата составления /докладной записки, с: левой — номер докладной записки (№. ).

Первую часть текста докладной записки следует начи­- нать с конкретного изложения сведений или фактов, побу-­ дивших составить данный документ (например:При проведении 09.04.2006 инвентаризации товарных фондов мА- газина № 8 обнаружено. ;Отдел машинописного бюро внастоящее время оснащен. ). Если сведения, приводи­- мые вдокладной записке, относятся к определенной дате, то она указываетсяв заголовке. Не следует начинать текст докладной записки словамиДовожу до вашего сведения.

Вторая часть докладной записки обычно начинается со словосочетанияПрошу Васс прописной буквы, после ко-­ торого обычноупотребляются глаголы, указывающие на характер просьбы или предложения(например,ПрошуВас рассмотреть. Прошу Вас назначить и т.д.).

Приложение, если оно есть, оформляют после текстас красной строки. Если приложений два или более, тоони нумеруются (например,Приложение:

План-график на 2 л. в 2 экз.

Таблица расчетов на 1 л. в 2 экз.).

8. Под текстом докладной записки слева указывается наи­- менование должностного лица,подписавшего документ, справа располагается личная подпись с указанием его инициалови фамилии.

2.8. Объяснительная записка

Объяснительная записка — документ, в котором поясняется содержание отдельныхположений какого-либо документаили

объясняются причины какого-либо события, факта, поступка, чаще всего нарушения трудовой или технологической дисципли­ны, невыполнения производственного задания, порученияи т.д.

Объяснительные записки по своему содержанию можно разде­лить падве группы. Кпервой группе относятся документы, сопро­вождающиекакой-либо основной документ и, соответственно, объясняющиесодержание основных его положений. Такие доку­ментыоформляются па общем бланке предприятия (учреждения).

Вторую группу составляют объяснительные записки,в кото­рых излагаются причины невыполнения конкретным лицом како­го-либо поручения,нарушения им трудовой илитехнологическойдисциплины. Объяснительные записки, имеющие характер лич­ного свойства, адресуются вышестоящему непосредственному ру­ководителю.

Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и конкретные факты, давать четкие разъяснения. Она может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги А4.

Основные реквизиты объяснительной записки, составлен­ной частным лицом:

наименование должности, фамилия и инициалы лица, кому адресована объяснительная записка;

наименование документа (Объяснительная записка);

текст объяснительной записки;

наименование должности, фамилии и инициалов лица, составителя объяснительной записки;

подпись составителя объяснительной записки;

дата составления объяснительной записки.

Основные требования к письменному оформлению объясни­тельной записки, адресованной должностному лицу (см, приложения: образец 11):

1. В правом верхнем углу листа с отступом втреть строкив форме дательного падежа (кому?) с прописной буквы

указываются должность, инициалы и фамилия адресата, т.е. лица, кому адресована объяснительная записка.

Наименование документа — Объяснительная записка — пишется посередине новой строки спрописной буквы, точка после пегоне ставится.

Текст объяснительной записки делится на две час™. В первой части констатируются факты нарушения трудовой деятельности; во второй — объясняются причины наруше­- ния трудовой деятельности. Констатирующая частьможет начинаться с конкретного изложения фактовнарушений трудовой деятельности (например,мною 02.11.2006 пропу­- щено. ; 27.05.2007 я опоздална40 мин. и т.д.). При указании причины нарушения трудовой деятельности можно использовать клишированные формы словосочета-­ ний, применяемые при написании заявления (например,всвязи с тем, что. ; ввиду (чего?). и т.д.).

Под текстом объяснительной записки с повой строки с прописной буквы в именительном падеже указывается должность, инициалы, фамилияадресанта. В некоторых случаях аналогично докладной записке должность соста-­ вителя, его инициалы и фамилия указываются поднаиме­-нованием лица, кому адресована объяснительная записка (в этом случае используется форма родительного падежа).

Личная подпись с последующим указанием инициалов, фамилии составителя объяснительной записки располага­- етсясправа на строке, вкоторой указывается наименова-­ ние автора объяснительной записки.

Дата составления объяснительной записки располагается внизу слева под наименованием составителя объясни­ тельной записки.

Докладная записка о превышении должностных полномочий

Этот документ может быть составлен любым сотрудником компании по двум причинам:

В любом случае такая бумага содержит в себе подробную информацию относительно конкретного, отдельно взятого вопроса. По сути, это – мнение сотрудника, высказанное в письменной форме. Бывают случаи, когда для принятия решения руководителю необходимо знать соображения своих подчиненных относительно обстоятельств какого-либо дела.

Информационная докладная записка дает информацию о том, как проводится работа, и составлять такую записку нужно регулярно. Отчетная докладная записка информирует руководителя о произошедших в организации изменениях.

Докладная записка на сотрудника может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка обычно посылается в вышестоящую организацию, и пишется на специальном листе бумаги.

Пример: докладная записка строительного подрядчика заказчику о необходимости приостановить работы в связи с ухудшением погодных условий. Подрядчик подотчетен заказчику, так как получает от него плату.

Докладные записки бывают внутренние и внешние. Внешние пишутся на фирменном бланке (или с фирменной печатью) и реквизитами. Внутренние докладные записки пишутся просто на листе бумаги А4.

Начинается докладная записка с указания должности и ФИО адресата в дательном падеже, напр.

Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя – на имя руководителя вышестоящей инстанции.

По своей сути и форме докладная записка напоминает служебную записку. Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные — от сотрудника либо руководителя

служебных записок и справок .

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п.

Внешнюю докладную записку оформляют на официальном бланке организации, внутреннюю пишут или печатают на обычном листе.

Если эффективность работы отдела, группы, подразделения или отдельного работника снижается из-за ненадлежащего исполнения коллегами их обязанностей, вы вправе известить об этом руководителя с целью внести коррективы в поведение нарушителей.

Если вам известны какие-либо факты или события, мешающие нормальной работе или служащие источником риска или опасности, вы можете сообщить об этом руководителю для их пресечения.

Составление докладной записки в этом случае-ваша попытка решить вопрос мирно, без обращения в контролирующий орган или в суд.

такие действия, которые относятся к полномочиям другого должностного лица, либо если они могли быть совершены самим должностным лицом только при наличии особых обстоятельств, указанных в законе или подзаконном акте (совершение действий при обоснованном риске либо в целях предупреждения более значительного вреда без превышения пределов крайней необходимости), а также действия, которые никто и ни при каких обстоятельствах не вправе совершить (например, превышение мер, необходимых для задержания лица, совершившего преступление, либо совершение противоправных действий, выразившихся в применении насилия в отношении подчиненного).

Совершенные должностным лицом действия могут быть признаны явно выходящими за пределы его полномочий в случае, когда такое превышение было очевидным, бесспорным для самого виновного.

Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов.

Образец ее всегда находится на рабочем столе. Докладная имеет практически такую же структуру, но немного другую направленность.

Служебные записки направляются по горизонтали, от руководителя руководителю одного уровня. Докладные же пишутся от подчиненного к непосредственному руководителю по вертикали.

Поводом для написания докладной записки может стать любое происшествие на предприятии.

В зависимости от. характера преступной деятельности должностного лица, превышающего свои полномочия, дополнительными объектами этого преступления могут быть здоровье, свобода, честь и достоинство личности, конституционные права и свободы человека и гражданина и другие ценности.

Объем прав и полномочий представителя власти и других работников государственных и муниципальных органов и учреждений определяется их должностной компетенцией, которая закрепляется в различных нормативных актах (законах, уставах, положениях, инструкциях, приказах).

То же деяние, совершенное лицом, занимающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации, а равно главой органа местного самоуправления, —

наказывается штрафом в размере от ста тысяч до трехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо принудительными работами

Пишем докладную записку

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших место событиях, фактах, явлениях), требующей решения. Докладная записка представляется руководителю организации или руководителю подразделения. Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания,

во второй части – анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения,

в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы (предложения, просьбы, рекомендации) составителя.

Виды докладных записок по содержанию:

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются на:

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

заголовок к тексту;

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например «О прогуле Лазаренко О.О.»).

фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например, в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

наименование структурного подразделения;

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

заголовок к тексту;

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например «О прогуле Лазаренко О.О.»).

отметка о наличии приложения (если есть);

Отметка о приложении делается до оформления подписи. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание! Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

о прогуле, совершенном дежурным.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2015, дежурный по школе Петрова Валентина отсутствовала на дежурстве в столовой на второй перемене. Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В. предоставлено не было. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Петровой В. выговор.

за дежурство в столовой / / Игнатьев Д.