Кассовый аппарат: как работать, установка, настройка, правила

Многие ИП, которые имеют торговую точку, не знают, как установить кассовый аппарат. Если предприниматель реализует продукцию и услуги за наличку, то ему надо знать, как работает кассовое устройство (ККМ).

Правила использования кассы установлены в 2 документах:

в законе от 25 апреля 2003 г. №54 «О применении ККМ при использовании расчётов наличными деньгами (или) расчётов с применением платёжной карты»;

в постановлении Правительства РФ от 23 июля 2007 г. №470 «О регистрации и применении ККМ, используемой ООО и ИП».

Прежде чем начать работать на кассовом аппарате. надо внимательно изучить правила пользования этой техникой.

На кассовом оборудовании делается запись платёжных операций и происходит обработка денег на протяжении рабочего дня.

На данный момент имеется много видов ККМ — электронные устройства, расчётные кассы iPad и др. Однако, все они имеют одинаковые правила эксплуатации.

Сначала ИП надо поставить кассовое оборудование на рабочую поверхность, рядом с которым находится место для клиента, где можно разложить товары.

Далее следует подключить кассовое устройство к розетке, не применяя удлинителя.

На батарейках работает резервная память кассового оборудования. ИП должен вставить батарейку перед использованием любой из функций этой техники.

Сначала надо снять крышку отсека для чеков и найти место для батарейки. В этом случае ИП должен воспользоваться маленькой отвёрткой.

Далее, нужно вставить батарейку в соответствии с инструкцией на аппарате.

Затем следует закрыть крышкой отсек для батареек.

ИП надо делать замену батареек 1 раз в год, чтобы они работали бесперебойно.

Сначала надо снять крышку отсека для чеков. В этом случае надо убедиться в том, что конец бумажного рулона не оборван (имеет прямые края). В итоге, ИП с лёгкостью будет бумажный рулон в устройство.

Далее, следует вставить бумажный рулон таким образом, чтобы чеки выползали через переднюю часть устройства. Это нужно делать для того, чтобы можно было оторвать товарный чек и выдать его покупателю.

По завершении надо кликнуть на кнопку ПОДАТЬ. В этом случае устройство зацепит бумагу и прогонит через себя.

Как правило, у кассового устройства есть ключ, которым кассир закрывает кассу в целях безопасности. ИП ни в коем случае нельзя терять этот ключ.

В этом случае можно просто оставить ключ в кассовом устройстве, чтобы его не потерять и при возникновении опасной ситуации можно было заблокировать отсек кассы с наличкой.

У нескольких кассовых устройств имеется кнопка Вкл/Выкл на тыльной стороне. У иных касс сверху имеется ключ.

Для включения этого устройства, надо кликнуть на кнопку или повернуть ключ в положение РЕГ.

Современные виды кассовых устройств оснащены кнопкой РЕЖИМ, которая заменяет ключ. В этом случае надо кликнуть на кнопку РЕЖИМ и нажимать её до положения РЕГ.

Кассовые устройства можно настроить таким образом, чтобы в них объединялись аналогичные друг другу пункты в одной категории. Категория товара может облагаться налогом или наоборот — не подлежит налогообложению.

Также кассиры-работники ИП могут настроить дату и время.

Программирование кассового устройства можно запустить, повернув ключ в положение ПРОГ (П), или кликнув на кнопку, которая переключает кассу в режим ПРОГРАММА.

Иные кассовые устройства оснащены ручным рычажком, который расположен под крышкой отсека для бумажного рулона. В этом случае рычаг надо перевести в режим Программа.

При применении кассового устройства кассиру каждый раз необходимо вводить личный служебный номер или пароль. При применении служебного номера ИП распределяет каждую покупку конкретному кассиру. В этом случае отслеживаются все продажи и выявляются ошибки.

Если ИП владеет рестораном, то работникам его заведения нужно будет вводить свои служебные коды вместе с номерами столиков и количеством клиентов.

Современные виды кассовых устройств при входе в систему требуют ввести пароль и адрес электронной почты.

При работе на кассе надо использовать клавиатуру с цифрами, чтобы осуществлять ввод точных сумм в рублях. Кассиру не нужно набирать разделитель после запятой, потому что кассовое устройство делает это в автоматическом режиме.

Отдельные устройства оснащены сканером. Он считывает штрихкоды и сразу вводит сведения о товарах. В таком случае кассиру не нужно определять раздел при выполнении следующих шагов.

На значительном количестве кассовых устройств кассир кликает на кнопку после набора суммы, которая относит товар к конкретной категории продаж (продовольственные товары, одежда и др).

Ключи для разделов следует настроить как подлежащие налогообложению, так и освобождённые от налога. В этом случае надо внимательно изучить инструкцию кассового устройства, чтобы успешно работать на этой технике, заранее ознакомившись с правилами привязки ставки налога к определённому ключу.

Затем следует посмотреть на квитанцию: надо кликнуть на кнопку ПОДАТЬ (на стрелку), чтобы бумажный чек выполз вверх. В этом случае можно увидеть всю сумму, которая записана на чеке.

Каждый добавленный товар входит в общую сумму, которая высвечивается на экране устройства иди датчике-считывателе штрихкодов.

Если товарная продукция находится на распродаже, то работнику кассы надо учитывать размер скидки.

В таком случае нужно выполнить следующие действия:

• ввести стоимость товара;
• кликнуть кнопку с разделом;
• набрать сумму скидки в процентах (так, 15 значит 15%);
• нажать кнопку %. Она расположена на клавиатуре кассы.

Работнику ИП надо применять клавиатуру кассы для набора цены каждого товара. В этом случае после введения цены товара надо кликнуть на кнопку конкретного раздела.

Если кассир пробивает несколько штук одного и того же товара, ему надо выполнить следующие действия:

• набрать определённое количество этих товаров;
• потом кликнуть кнопку QTY (Кол-во);
• далее, ввести цену одну из товаров;
• потом кликнуть кнопку конкретного раздела.

Так, если у работника ИП покупают 2 батона по цене 6,99, то надо нажать 2, потом Кол-во, далее 699, и кнопку раздела.

При использовании этой кнопки на экране кассового устройства появится совокупная стоимость введённого товарного продукта. В этом случае будут добавлены все налоги, которые были привязаны к кнопкам разделов.

Покупатели расплачиваются за товары наличкой, кредитками или чеками. Также кассир принимает в расчёт подарочные карты и сертификаты, которые считаются наличкой.

При получении наличных денег от покупателя надо набрать сумму налички, и кликнуть на кнопку НАЛИЧНЫЕ. Она находится снизу, справа и является самой большой.

После этого на многих кассовых устройствах появляется сообщение о том, сколько надо дать клиенту сдачи. В то же время не все кассовые устройства это делают, и все вычислить необходимую сумму сдачи работник кассы должен в уме.

После открытия отсека для денег, можно положить в неё наличку или чек, и определить сумму сдачи.

При оплате товара кредитной картой работнику ИП надо кликнуть на кнопку КАРТА и использовать специальный терминал.

При получении от покупателя чека надо ввести ту сумму, которая указана на этом платежном документе. Затем нужно кликнуть на кнопку ЧЕК (ЧК), и положить его в отсек с наличкой.

Для открытия отсека с наличкой, необязательно что-то продавать. Достаточно кликнуть на кнопку НЕТ ПОКУПКИ (НП). Это можно сделать только после ввода менеджером специального кода, чтобы перевести кассовое устройство в режим НП.

После завершения рабочего дня кассиру нужно всегда закрывать отсек с наличкой. В ином случае, ИП может потерять свои деньги из-за незаконного выноса денег (ограбления) из кассы.

Работнику ИП надо ежедневно освобождать отсек с наличкой от денег по завершении рабочего дня. Хранить это устройство нужно в скрытом от посторонних месте.

Некоторые ИП время от времени проводят проверку количества продаж за 1 день.

Чтобы определить итоговую сумму, надо кликнуть на кнопку, которая переключает режимы, или повернуть ключ устройства до положения X и выбрать режим X.

Далее, следует кликнуть на кнопку НАЛИЧНЫЕ. Размер выручки за 1 день будет виден на распечатанном чеке.

При использовании режима X идёт подсчёт общей выручки. Однако, при применении режима Z — выручка, полученная в течение дня, сбрасывается.

В этом отчёте отражаются все продажи за день. Большинство кассовых устройств распечатывают следующие отчётов:

• отчёт о продажах за 1 час;
• отчёт по работе отдельных сотрудников;
• отчёт по определённому разделу и др.

Для того чтобы распечатать эти отчёты, надо кликнуть на кнопку РЕЖИМ и настроить на ней режим Z, или повернуть ключ до Z.

После формирования отчёта по продажам за день, кассиру надо подсчитать деньги в отсеке для налички. Если у кассира-работника ИП имеется квитанции кредиток или чеки, следует добавить их в итоговую сумму.

Многие терминалы по обслуживанию кредиток также распечатывают ежедневный отчёт. В этом случае кассир легко может провести сверку продажи за день. Ему надо вычесть общую сумму из той, с которой кассир начал рабочий день, перед совершением первой продажи покупателю.

Далее, надо положить всю наличку, квитанции кредиток и чеки в пакет инкассатора и отвезти её в банковское учреждение.

Также кассиру следует вести книгу о финансовых операциях, кредитках и чеках. Это облегчит работнику ИП ведение общего учёта.

После вышеперечисленных действий кассир должен вернуть базовую сумму в кассу до начала нового рабочего дня.

Кассиру нужно помнить о том, что когда он не работает, то он должен хранить денежный средства в недоступном для посторонних глаз месте.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш юрист бесплатно Вас проконсультирует - задайте вопрос в форме ниже:

Как пользоваться кассовым аппаратом

Главная / Новости / Всё о пользовании кассовыми аппаратами

Как пользоваться кассовым аппаратом по всем правилам, не допуская нарушений законодательства? Инструкция по использованию кассового аппарата относительно проста, но в ней есть свои нюансы, о которых следует знать. Итак, обо всем по порядку.

Книга кассира: важные правила

На каждый кассовый аппарат, кроме оборудования, которое используют индивидуальные предприниматели (ИП), должна быть заведена книга кассира. Ее нужно хранить неподалеку от кассового оборудования. В этот документ необходимо ежедневно заносить показания денежного оборота кассового аппарата. Книга кассира должна быть прошнурована и пронумерована, а также утверждена подписями руководителя и сотрудника, ответственного за бухгалтерский учет. Кроме того, в ней должна быть печать юрлица или подпись ИП.

Здесь есть несколько основных правил. Во-первых, записи должны осуществляться каждый день в хронологическом порядке шариковой либо перьевой ручкой. Помарки не допускаются. Во-вторых, записи должны делаться строго по данным кассового аппарата и соответствовать подтверждающим документам.

В начале рабочей смены надо занести в книгу кассира текущую дату, а также записать показания кассового аппарата на начало дня и суммы наличности, полученной кассиром для работы. По окончанию смены необходимо вписать остальные данные, которые предусмотрены книгой кассира.

Исправления в книгу кассира вносятся следующим образом: неправильные записи зачеркиваются, затем пишутся верные данные, а после этого заверяются подписью ответственного лица, назначенного юрлицом и/или ИП.

При условии соблюдения заполнения всех предусмотренных правилами данных возможно также ведение книги кассира в электронном виде.

Кассир должен проводить через кассовый аппарат все полученные денежные средства, как наличные (в том числе платежи, принятые авансом, в качестве залога или задатка), так и поступившие с банковских карт. При этом он обязан выдавать каждому покупателю чек — документ, подтверждающий оплату. Полученные наличные деньги должны быть помещены в ящик для денег кассового аппарата или другое специально предназначенное для этого место. Причем хранение там наличных денег, не проведенных через кассовый аппарат (кроме средств, выданных кассиру перед началом работы и зафиксированных в книге кассира), запрещается.

В конце рабочей смены кассиру необходимо вывести на кассовый аппарат контрольную ленту и Z-отчет. Эти документы полагается хранить в течение года со дня их создания.

Если при вводе суммы в платежном документе кассиром была допущена ошибка, то использовать его в течение рабочего дня нельзя. В конце смены нужно сформировать реестр платежных документов, сделанных по ошибке. К нему следует приложить сами ошибочные платежные документы.

Запрещается использование кассового аппарата в следующих случаях:

• его модели нет в Государственном реестре;
• прошло 6 лет со дня его регистрации в налоговом органе;
• оно не было зарегистрировано в налоговом органе;
• сфера применения его моделине соответствует указанной в Государственном реестре;
• не заполняется книга кассира (кроме кассовых аппаратов, используемых ИП);
• на оборудовании нет средств контроля или они повреждены;
• не заключен договор на его обслуживание и ремонт;
• результат освидетельствования кассового аппарата уполномоченным Государственным комитетом юрлицом выявил, что оборудование не соответствует техническим документам и эталонному образцу кассового аппарата, включенного в Государственный реестр;
• оборудование работает не в фискальном режиме или не отображает в чеках всей предусмотренной госстандартами РБ информации.

Если в работе кассового оборудования были обнаружены неисправности либо были повреждены установленные в нем средства контроля, необходимо остановить прием наличных денег и платежных карточек через него. Кассиру нужно оформить окончание работы. Если Z-отчет вывести невозможно, следует сделать в книге кассира запись о том, что кассовый аппарат неисправен, а также зафиксировать сумму средств, принятых за текущий рабочий день до выявления неисправности.

Лица, использующие кассовые аппараты, должны обеспечить сохранность средств контроля, которые на нихустановлены.

За неправильное пользование кассовым оборудованием грозят следующие наказания:

• за нарушение порядка приемаоплаты наличными при продаже товаров, работили услуг: предупреждение или штраф в размере 2—50 базовых величин;
• за нарушение порядка использования кассового и другого платежного оборудования при продаже товаров, работ или услуг или отсутствие такого оборудования: штраф для ИП в размере до 100 базовых величин, для юрлица — от 10 до 200 базовых величин.
• нарушение порядка использования и учета средств контроля для кассового оборудования:штраф для ИП в размере до 50 базовых величин, для юрлица —от 10 до 100 базовых величин.

Использование кассовой техники

Начнем с хорошего: организациям и предпринимателям на ЕНВД и патенте закон позволяет работать без кассового аппарата. Но по просьбе клиента они должны выдать товарный чек или квитанцию.

Но если у вас УСН, когда ваши клиенты оплачивают наличкой или банковскими картами через pos-терминал, вы обязаны выдать кассовый чек.

• при оказании услуг населению из справочника ОКУН чеки можно заменить бланками строгой отчетности (БСО): абонементы, путевки, билеты, квитанции. Можно разработать любую форму, главное, чтобы присутствовали обязательные реквизиты из п.3 положения. Обратите внимание: самостоятельно печатать бланки на принтере нельзя, их обязательно нужно заказать в типографии.
• из-за специфики деятельности (например, при торговле квасом из цистерн) и при нахождении в труднодоступных местностях.

При выборе модели ККТ руководствуйтесь в первую очередь списком из Госреестра. а только потом своими предпочтениями. Кассовый аппарат должен иметь фискальную память и ЭКЛЗ (устройство, хранящее данные счетчиков в неизменном виде), а на корпусе должны красоваться специальные наклейки:

Кассовый аппарат можно приобрести в специальных фирмах и там же заключить договор техобслуживания. Обслуживание необходимо, как минимум, для регистрации в налоговой и ежегодной замены ЭКЛЗ.

Не путайте кассовый аппарат с чекопечатающей машинкой. Она стоит в два раза дешевле кассового аппарата, потому что в ней отсутствует самая важная деталь для налоговой — ЭКЛЗ. Чекопечатающую машинку можно использовать только тем, кто не обязан применять кассовый аппарат, но в качестве подтверждения оплаты хочет выдавать клиентам чеки.

Перед тем, как начать работать с кассовым аппаратом, его нужно зарегистрировать. В налоговую по юр.адресу организации (обособленного подразделения) или по месту прописки ИП нужно подать:

После приема документов с вами согласуют время и место осмотра кассового аппарата: инспектор в присутствии специалиста-поставщика ККТ проверит его на соответствие всем требованиям. После осмотра ККТ на корпусе появится еще одна наклейка — марка-пломба. и будет установлен фискальный режим, чтобы налоговая не усомнилась в достоверности всех выбитых чеков.

В течение 5 дней с даты предоставления документов кассовый аппарат зарегистрируют, сделают отметки в паспорте и вернут вам документы. А вы в свою очередь предоставите журнал кассира-операциониста для заверения. Откроем вам секрет: за неведение этого журнала никаких санкций не предусмотрено. Но если вы не любите спорить с налоговиками, лучше от него не отказываться.

Минимум раз в год вам придется перерегистрировать ККТ. Всё из-за той же ЭКЛЗ — её необходимо менять на каждый новый календарный год, а при заполнении и чаще.

Вы начинаете работать с кассовым аппаратом и за каждую оплату наличными или по терминалу банковской картой вам нужно выдать чек. Когда вы принимаете от клиента банковскую карту, это расценивается также как если вы берёте наличные деньги. Но если у вас интернет-магазин, и клиент оплачивает картой на сайте (интернет-эквайринг), тут уж точно можно работать без чеков.

После каждой рабочей смены не забывайте распечатывать Z-отчет. Он содержит информацию о продажах за день, и нужен прежде всего налоговой для контроля вашей выручки. Затем показания с этого Z-отчета перенесите в журнал кассира-операциониста, если будете вести:)

Часто предприниматели задают вопрос: нужно ли снимать нулевой Z-отчет. Не нужно. Большинство кассовых аппаратов даже не позволяют его сформировать, если за весь день не пробили ни один чек. Поэтому в день, когда не было продаж, можно уходить домой со спокойной душой (или наоборот).

В графах 6 и 9 укажите показания счетчиков на начало рабочей смены и по итогам дня, а разницу этих сумм внесите как выручку за день в графу 10. Кроме этого, в графе 11 заполните сумму наличной выручки, а в отдельных графах 12 и 13 — информацию по выручке, полученной пластиковыми картами. Общая сумма выручки за день заносится в графу 14 журнала.

На этом для индивидуальных предпринимателей все формальности с документами закончились. А вот организациям еще предстоит вести кассовую дисциплину. формировать приходные и расходные кассовые ордера, вести кассовую книгу.

Если у вас ООО, на общую сумму выручки наличными деньгами нужно оформить ПКО и сделать запись в кассовой книге .

Чаще всего нарушения предпринимателей связаны с неполным оприходованием наличной выручки или с неиспользованием кассового аппарата. Штраф для организаций — от 40 000 до 50 000 рублей, в добавок к этому могут наложить ответственность еще и на директора — от 4 000 до 5 000 рублей. Для ИП штрафы предусмотрены как для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей.

За неприменение контрольно-кассовой техники организация может поплатиться штрафом от 30 000 до 40 000 рублей, а её директор и ИП от 3 000 до 4 000 рублей.

Статья актуальна на 08.03.2016

Евгения 16 июля, 08:30

Доброе утро у меня усн нужно ли мна ставить кассу магазин инструментов

Евгений, здравствуйте! Применять ККТ должны все предприниматели, которые осуществляют наличные расчёты, в том числе с использованием платежных карт (п. 1 ст. 2 Закона 54-ФЗ). В качестве альтернативы, предприниматели могут выписывать вместо кассовых чеков бланки в том случае, если оказывают услуги исключительно населению. Подробнее в статье http://www.e-kontur.ru/enquiry/17.

Стас 19 июля, 23:17

Здравствуйте. Торгую телефонами и аксесессуарами без применения ККТ (на ЕНВД). Хочу стать платежным агентом (прием платежей от физ лиз). Для этого необходима ККТ. Вопрос: на остальной товар тоже нужно будет применять ККТ или можно исключительно для приема платежей? (Выручка от платежей будет отдельно сдаваться на спец счет)

Здравствуйте, Стас. Как я описал выше, если услуги будут по-прежнему оказываться населению, можно и дальше использовать БСО (бланки строгой отчетности). ККТ придётся использовать, в случае, если принимаются наличные расчёты, в т.ч. с использованием платежных карт (п. 1 ст. 2 Закона 54-ФЗ).

Гость 21 сентября, 17:16

Здравствуйте! я мастер по маникюру педикюру я ИП. нужно ли мне регистрировать онлайн кассу?

Гальчук Илья 23 сентября, 14:13

Здравствуйте. Если у вас уже есть касса, можно пользоваться ей до 1 июля 2017 года, а после этого заменить на онлайн-кассу. Можете не дожидаться июля, и перейти на новую кассу раньше. Если вы применяете ЕНВД или патентную систему налогообложения, то до 1 июля 2018 года можно работать без кассы, выдавая по просьбе покупателя товарный чек или квитанцию. Но потом без кассы уже не обойтись. Подробную информацию об онлайн-кассе вы можете прочитать в нашей статье блога Эльбы "Переход на онлайн-кассы с 2017 года" http://www.e-kontur.ru/blog/15634.

Виктор 3 октября, 18:04

Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, мой код ОКВЭД 29.40,9 УСН 6%. Я ремонтирую электро-бензо инструмент, затачиваю ножи, диски для пил. В основном у меня ремонтируют технику по безналичному расчету, но есть клиенты которые могут оплачивать только налом. Могу ли я использовать БСО вместо кассового аппарата при расчете с частными лицами?

Здравствуйте, Виктор. С одной стороны, оказывая услуги населению (то есть, физическим лицам), применять БСО можно. Но, что имеется ввиду под «по безналичному расчету»? Если оплата принимается с использованием платежных карт, то применение кассы обязательно.

Олег 5 октября, 16:57

Здравствуйте! Есть ККТ, покупалась в 2014г. она не регистрировалась и ей не пользовались, в данный момент она мне понадобилась. Вопрос: нужно ли менять ЭКЛЗ или что там с ним делают?

Здравствуйте. ЭКЛЗ рассчитана на работу в течение 13 месяцев с момента активации. Если с 2014 активации не было, то замена не требуется. Дополнительно отмечу, что в 2017 году на смену привычным кассовым аппаратам придут онлайн-кассы http://www.e-kontur.ru/blog/15634.

Ольга 7 октября, 15:18

Добрый день. Подскажите если используем терминал по приему наличных (эквайринг), ИП на ЕНВД, необходимо ли переходить на ККМ в 2018 году?

Ольга, добрый день. Да, в 2017 году на смену привычным кассовым аппаратам придут онлайн-кассы, а в 2018 году придётся работать с кассой даже на ЕНВД и патенте. С привычной кассой можно работать до 1 июля 2017 года, а после этого заменить на онлайн-кассу. Можете не дожидаться июля, и перейти на новую кассу раньше. Более подробно об этом в статье http://www.e-kontur.ru/blog/15634.

Ольга 10 октября, 17:21

Павел, я не поняла, с 1 июля 2017г. мне нужно уже переходить на онлайн-кассу, если у меня сейчас только эквайринг (для банковских карт). Или все таки с 2018 года.

Ольга, извините, пожалуйста, за долгий ответ. Так как вы на ЕНВД работать без кассы можно до 1 июля 2018 года.

Нина 7 октября, 15:20

Если кассовый аппарат не подключен к терминалу ,обязаны ли выдавать кассовый чек,когда клиент оплачивает банковской картой?

Здравствуйте, Нина. При розничной продаже, осуществляя расчёты с помощью банковских карт, выдача чека обязательна. Согласно положениям Федерального закона, N 54-ФЗ.

олеся 22 ноября, 23:27

подскажите, как заносить информацию в эльбу по поводу выручки в кассовом аппарате? чтобы это отображалось в программе и правильно все считало? и второе, нужно ли обязательно сдавать деньги в банк если скопилась выручка? и можно ли потраться на нужды ООО из наличной выручки и как это провести в программе чтобы записать в расходы?
спасибо

Михаил Рязанов 23 ноября, 14:40

Олеся, добрый день.
В Эльбе для отражения такой выручки достаточно сделать поступление по кассе с типом операции "Оприходование розничной выручки" в разделе меню "Деньги".
Наличные деньги организации могут храниться в кассе предприятия только в пределах установленного лимита. Размер такого лимита определяет руководитель организации. И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк.
Да, вы можете потратиться на нужды ООО из наличной выручки. Отмечу, что расчет наличными по одному договору должен быть не больше 100 тысяч рублей. Например, если к вам обратился представитель поставщика и вы расплатились с ним наличными, то в Эльбе необходимо сделать списание по кассе с типом операции "Оплата товаров и услуг".

Светлана 16 декабря, 19:13

Добрый день! Я ИП на УСН 6% без сотрудников. Основной вид деятельности: выполнение переводов с одного языка на другой. Все мои клиенты - физлица. Оплату принимаю как наличкой (оформляю ПКО), так и путем получения денег на мою карту физлица в банке (каждое поступление заношу в КУДИР). Подскажите пожалуйста, нужно ли мне приобретать он-лайн кассу, и с какого времени я буду обязана это сделать?

Здравствуйте, Светлана. Ваш вид деятельности входит в справочник услуг населению (ОКУН) и вы можете выдать БСО. Т.е. кассу приобретать не обязательно.

Начнем с хорошего: организациям и предпринимателям на ЕНВД и патенте закон позволяет работать без кассового аппарата. Но по просьбе клиента они должны выдать товарный чек или квитанцию.

Но если у вас УСН, когда ваши клиенты оплачивают наличкой или банковскими картами через pos-терминал, вы обязаны выдать кассовый чек.

• при оказании услуг населению из справочника ОКУН чеки можно заменить бланками строгой отчетности (БСО): абонементы, путевки, билеты, квитанции. Можно разработать любую форму, главное, чтобы присутствовали обязательные реквизиты из п.3 положения. Обратите внимание: самостоятельно печатать бланки на принтере нельзя, их обязательно нужно заказать в типографии.
• из-за специфики деятельности (например, при торговле квасом из цистерн) и при нахождении в труднодоступных местностях.

При выборе модели ККТ руководствуйтесь в первую очередь списком из Госреестра. а только потом своими предпочтениями. Кассовый аппарат должен иметь фискальную память и ЭКЛЗ (устройство, хранящее данные счетчиков в неизменном виде), а на корпусе должны красоваться специальные наклейки:

Кассовый аппарат можно приобрести в специальных фирмах и там же заключить договор техобслуживания. Обслуживание необходимо, как минимум, для регистрации в налоговой и ежегодной замены ЭКЛЗ.

Не путайте кассовый аппарат с чекопечатающей машинкой. Она стоит в два раза дешевле кассового аппарата, потому что в ней отсутствует самая важная деталь для налоговой — ЭКЛЗ. Чекопечатающую машинку можно использовать только тем, кто не обязан применять кассовый аппарат, но в качестве подтверждения оплаты хочет выдавать клиентам чеки.

Перед тем, как начать работать с кассовым аппаратом, его нужно зарегистрировать. В налоговую по юр.адресу организации (обособленного подразделения) или по месту прописки ИП нужно подать:

После приема документов с вами согласуют время и место осмотра кассового аппарата: инспектор в присутствии специалиста-поставщика ККТ проверит его на соответствие всем требованиям. После осмотра ККТ на корпусе появится еще одна наклейка — марка-пломба. и будет установлен фискальный режим, чтобы налоговая не усомнилась в достоверности всех выбитых чеков.

В течение 5 дней с даты предоставления документов кассовый аппарат зарегистрируют, сделают отметки в паспорте и вернут вам документы. А вы в свою очередь предоставите журнал кассира-операциониста для заверения. Откроем вам секрет: за неведение этого журнала никаких санкций не предусмотрено. Но если вы не любите спорить с налоговиками, лучше от него не отказываться.

Минимум раз в год вам придется перерегистрировать ККТ. Всё из-за той же ЭКЛЗ — её необходимо менять на каждый новый календарный год, а при заполнении и чаще.

Вы начинаете работать с кассовым аппаратом и за каждую оплату наличными или по терминалу банковской картой вам нужно выдать чек. Когда вы принимаете от клиента банковскую карту, это расценивается также как если вы берёте наличные деньги. Но если у вас интернет-магазин, и клиент оплачивает картой на сайте (интернет-эквайринг), тут уж точно можно работать без чеков.

После каждой рабочей смены не забывайте распечатывать Z-отчет. Он содержит информацию о продажах за день, и нужен прежде всего налоговой для контроля вашей выручки. Затем показания с этого Z-отчета перенесите в журнал кассира-операциониста, если будете вести:)

Часто предприниматели задают вопрос: нужно ли снимать нулевой Z-отчет. Не нужно. Большинство кассовых аппаратов даже не позволяют его сформировать, если за весь день не пробили ни один чек. Поэтому в день, когда не было продаж, можно уходить домой со спокойной душой (или наоборот).

В графах 6 и 9 укажите показания счетчиков на начало рабочей смены и по итогам дня, а разницу этих сумм внесите как выручку за день в графу 10. Кроме этого, в графе 11 заполните сумму наличной выручки, а в отдельных графах 12 и 13 — информацию по выручке, полученной пластиковыми картами. Общая сумма выручки за день заносится в графу 14 журнала.

На этом для индивидуальных предпринимателей все формальности с документами закончились. А вот организациям еще предстоит вести кассовую дисциплину. формировать приходные и расходные кассовые ордера, вести кассовую книгу.

Если у вас ООО, на общую сумму выручки наличными деньгами нужно оформить ПКО и сделать запись в кассовой книге .

Чаще всего нарушения предпринимателей связаны с неполным оприходованием наличной выручки или с неиспользованием кассового аппарата. Штраф для организаций — от 40 000 до 50 000 рублей, в добавок к этому могут наложить ответственность еще и на директора — от 4 000 до 5 000 рублей. Для ИП штрафы предусмотрены как для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей.

За неприменение контрольно-кассовой техники организация может поплатиться штрафом от 30 000 до 40 000 рублей, а её директор и ИП от 3 000 до 4 000 рублей.

Статья актуальна на 08.03.2016