Категория: Бланки/Образцы
Что собой представляет выписка из приказа February 20, 2014 Нередко возникают такие ситуации, когда должностному, физическому лицу или какой-либо сторонней организации для работы нужен определенный документ, к примеру, приказ. Оригинал обычно в таких случаях не предоставляется, так как полностью первоисточник может содержать сугубо конфиденциальную информацию, составляющую коммерческую тайну.
Выписка из приказа – образец оформленияВыписка из приказа – образец оформления В практической деятельности выписка из приказа (как и из любого документа) готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности.
Требования к оформлению выписок Из документовТребования к оформлению выписок Из документов Выписка — оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на дой (как правило, бумажной) основе.
Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа).
Фактически выписка выполняет функции копии документа.
Выписка из документа: оформляем правильноВыписка из документа: оформляем правильно В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.
В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.
Эта обязанность регламентирована, в частности, Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред.
Как правильно оформить копии и выписки из документовКак правильно оформить копии и выписки из документов По 62 статье Трудового кодекса сотрудник имеет право требовать выдачи на руки копий документов или выписок из приказов, относящихся к его работе .
И максимум через 3 дня требуемые документы ему нужно выдать .
Шпаргалка делопроизводителяВыписка из приказа составляется в том случае, если ответственному исполнителю для работы не требуется полный текст приказа.
По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа.
Как оформить приказ>> Отличия состоят лишь в том, что в выписке лишь уточняется название документа: вместо слова «ПРИКАЗ» печатаются слова «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА» и воспроизводится полностью констатирующая часть приказа.
правила оформления и выдачи копий документов Глава 5.
правила оформления и выдачи копий документов В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.
Как правило, при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником.
Копии, выписки, дубликаты документовКопии, выписки, дубликаты документов «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 2 Копии, выписки, дубликаты документов В соответствии с пп.
2.3.2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления копия документа не обладает юридической силой, если она не заверена.
В ГСДОУ указано, что «организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации».
Выписка из документа оформлениеВыписка Выписка из документа – оформленное в соответствии с определенными требованиями точное воспроизведение фрагмента (какой-либо части) содержания данного документа на твердой (как правило, бумажной) основе [120].
Подготовка выписки из документа оправданна в тех случаях, когда не требуется копийное воспроизведение содержания документа в полном объеме.
Порядок оформления выписки из документа определяется руководством компании.
Как правильно оформить выписку из приказа?Как правильно оформить выписку из приказа?
Кристина Мыслитель (6833) 7 лет назад 3.3.2.
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА Выписка из приказа — копия части документа.
Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы.
Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть) .
Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА: — наименование организации (наименование министерства, ведомства) ; — наименование вида документа — ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА; — дата, номер (индекс) — те же, что у приказа; — подпись (кроме личной) .
— заверительная надпись (отделяют от подписи 2-3 интервалами).
Копия, выписка, дубликатКопия, выписка, дубликат Деятельность любого предприятия, будь то государственная организация или коммерческая фирма среднего звена, в любом случае связана с документооборотом.
И если оригинал документа подготовлен в строго обозначенном количестве экземпляров, и мы точно знаем, где находится каждый из них (или, по крайней мере, надеемся на это), то копий с документа может сниматься множество.
Выписка из документаВыписка из документа Понятие “выписка из документа” в терминологическом стандарте – ГОСТе Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения” – отсутствует.
В стандарте есть лишь термин “архивная выписка”, который определяется следующим образом: “копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке”.
Но понятие “архивная выписка” – это частное понятие по отношению к понятию “выписка из документа”.
Выписка из приказа – образец оформленияВыписка из приказа – образец оформления На практике, когда приказ имеет небольшой объем, потребность в том, чтобы делать выписку, не возникает, достаточно просто сделать копию.
А вот если документ имеет значительное количество страниц, а необходимая информация занимает только его малую часть, необходимо делать выписку.
Выписка из приказа: как правильно составить и оформитьВыписка из приказа: как правильно составить и оформить Приказы по организации бывают очень пространными.
И это правильно, ведь в них нужно детально оговорить все нюансы и регламентировать каждую мелочь, чтобы впоследствии не возникло неясностей, недопонимая и претензий со стороны причастных лиц.
Как сделать выписку из приказа о приеме на работу?Как сделать выписку из приказа о приеме на работу?
Что такое выписка из приказа о приеме на работу?
Выписка — это такой же распорядительный документ, сохраняющий все реквизиты организации, но содержащий информацию только об определенном сотруднике.
Как правило, они могут потребоваться в государственные и муниципальные органы (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии) или же в другие органы и инстанции, возможно вышестоящие.
В каких случаях она делается?
В соответствии с частью 1 ст.
А иногда это просто нецелесообразно по причине того, что он имеет слишком большой объем и просто не нужен для работы целиком. В таком случае из него (приказа) берут выдержку и оформляют соответствующим образом. Новый документ будет называться «выписка из приказа». Где может потребоваться выписка Различные службы предприятия обычно взаимосвязаны между собой.
Выписка из приказа – образец оформленияВо всех других случаях проще просто сделать копию необходимого документа. Выписку из приказа по основной деятельности обычно оформляют по следующему образцу: полностью воспроизводят реквизиты бланка приказа. при этом вид документа «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», регистрационный номер и дату приказа не изменяют в выписке, начальную часть (преамбулу) приказа повторяют полностью, если она отсутствует, то ограничиваются словом «приказываю:», в выписку из распорядительной части переносят только необходимый пункт (ы) приказа, указывают наименование должности подписавшего приказ, инициалы, фамилию, сама личная подпись отсутствует в выписке из приказа, необходимо заверить выписку из документа (надпись «Верно», оформление должности, подписи заверяющего с расшифровкой, поставить дату, для сторонней организации нужна печать) – аналогично заверению копии документов.
Требования к оформлению выписок Из документовУчитывая, что в единых нормативно-правовых актах по вопросам документационного обеспечения (ГОСТ Р6.30-2003, ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству) требования к оформлению выписок не определены, представляется до Производить их оформление с соблюдением основных требований, предъявляемых перечне — ленными документами к копиям (см. выше). Требования к оформлению выписок конкретизированы в ряде ведомственных нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов[73].
от 08.12.2003) и Трудовым кодексом Российской Федерации.
Одной из должностных обязанностей секретаря является изготовление копий с документов и их заверение. Однако иногда вместо копии целесообразнее выдать выписку из документа. Юридически выписка из документа будет иметь права копии, но только при условии ее правильного оформления.
В каких случаях выдается выписка из документа вместо его копии? Во-первых, в случае если документ содержит конфиденциальную информацию о других лицах, во-вторых, когда объем документа достаточно большой, но не вся информация, содержащаяся в нем, относится к существу запроса. Рассматриваются разновидности заявлений, а также особенности их составления и оформления.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД.
Поэтому каждый кадровик должен знать, как правильно оформить выписку из приказа или заверить копию персонального документа. Ничего сложного в оформлении выписок и заверении копий нет, однако правила, установленные ТК нужно соблюдать. Да и ни к чему выказывать свой непрофессионализм в случае неправильного оформления.
Виды документов В кадровом делопроизводстве документы могут существовать в трёх видах. Подлинник документа – это первоисточник.
В выписке из приказа по личному составу отсутствует констатирующая часть, и поэтому вся необходимая информация отображается из распорядительной части приказа. Вместо полного текста в выписке печатается та часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя, и воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи).
Выписка из приказа в обязательном порядке требует своего заверения.
Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника). Подлинник официального документа — это «первый или единичный экземпляр официального документа».
В единичном экземпляре изготавливаются такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др. Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии. Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии.
Копия документа — это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы».
Положение это не распространяется на архивные учреждения и нотариат. Однако в соответствии с действующим законодательством в необходимых случаях — при решении внутренних вопросов, формировании дел — организации могут изготовлять копии документов, выданных другими организациями.
Пример 1. При поступлении на работу кадровые службы обычно изготовляют копии документов об образовании: дипломов, аттестатов, сертификатов и т.п. Жилищные, налоговые органы при регистрации сделок с имуществом — копии свидетельств о праве собственности, доверенностей и т.п. При обращении гражданина в организацию, выдавшую подлинник документа, для оформления копии документа, непосредственно касающегося прав и интересов граждан, на оригинале, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку, что подлинник хранится в данной организации.
Современные средства «оперативной полиграфии», которые упоминает ГСДОУ, сейчас являются наиболее распространенными способами создания копий.
Основанием для подготовки и выдачи заинтересованному лицу выписки может служить оформленная в письменном виде заявка (см. в этой связи пример «Журнала учета выписок»), заявление или запрос.
ЖУРНАЛ учета выписок за 2008 год [121] Рекомендуемыми реквизитами документа являются: отметка о наименовании вида документа («Выписка»); текст документа [122] ; заверительная надпись установленной формы; оттиск печати, посредством которой заверяется соответствующая надпись. Пример документа представлен ниже [123]. к Административному регламенту Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами от 26 апреля 2007 г.
из реестра резидентов особой экономической зоны Настоящая выписка содержит сведения о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе согласно данным реестра резидентов особой экономической зоны (полное наименование юридического лица с указанием организационно-правовой формы или Ф. И.
Включает слово «Верно», название должности, дату (пишут от левого поля). расшифровку подписи, (пишут после 48 печатного знака от левого поля).
Например: Верно Инспектор ОК Подпись И. О. Фамилия 00.00.00. Образец выписки из приказа ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА О научно-исследовательской работе на летний период В соответствии с планом научно-исследовательской работы на 1995/1996 учебный год, в период каникул, необходимо направить научную экспедицию для изучения языка и фольклора народов Севера ПРИКАЗЫВАЮ 2.
Иначе обстоят дела, если требуется копия документа, заверенная организацией, ведь такая копия имеет юридическую силу и в некоторых случаях даже равноценна оригинальному экземпляру.
Именно о заверенных копиях и пойдет речь далее. Также остановимся на близких понятиях: дубликат и выписка. На основании ГОСТа Р 7.0.8-2013 определяются следующие типы документов.
Точные определения можно найти в ГОСТе: Подлинный документ – это документ, параметры которого, например: автор, дата создания и пр.
Определение термина “выписка из документа” приводится лишь в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран*. “выписка из документа – рукописная или машинописная копия части (частей) письменного документа”.
Из приведенных определений следует, что выписка из документа – это копия части (частей) документа и что к оформлению выписок из документов, в принципе, стоит применять те же правила, что и к оформлению копий документов**.
Выписку также часто делают из соображений конфиденциальности. Возьмите за основу образец, согласно которому обычно оформляется выписка из приказов: во-первых, полное воспроизведение реквизитов бланка приказа.
вид документа при этом изменяется с «ПРИКАЗА» на «ВЫПИСКУ ИЗ ПРИКАЗА», дата и номер сохраняются; преамбулу приказа, то есть его начальную часть сохраняют неизменной, в случае ее отсутствия достаточно слова «ПРИКАЗЫВАЮ»; далее производят выписку только необходимых пунктов из распорядительной части приказа; далее следует указать инициалы и фамилию лица, которое подписало приказ, и его должность, при этом личной подписи данного лица не требуется; выписку из документа всегда нужно заверять аналогичнозаверению копии документов.
Но как быть, если вам, вашим партнёрам, работникам или другим людям понадобится официальный документ, подтверждающий сказанное в приказе? Отправлять копию самого приказа – не вариант: вряд ли адресату захочется изучать несколько листов, исписанных распоряжениями руководителя фирмы.
К тому же нередко в приказах содержится конфиденциальная информация, которую не хотелось бы передавать всем подряд.
62 Трудового кодекса РФ работодатель в обязательном порядке должен предоставлять работнику копии всех документов, связанных с работой, в том числе и о приеме. Это делается по письменному заявлению работника в течение трех рабочих дней.
Если приказ сводный (касается нескольких сотрудников), то его текст будет содержать столько пунктов, сколько человек принимают на работу и иметь большой объем. В этом случае нет никакой необходимости копировать его целиком, поэтому для экономии времени и сохранения корпоративной этики выписки делаются отдельно на каждого сотрудника. Как правильно оформить? Приказы о приеме на работу бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу.
Как проверить свои данные в базе рса
Копия есть дословное повторение подлинного документа. Порядок снятия копий с документов и их засвидетельствование определяются постановлением Центрального Исполнительного Комитета и Совета Народных Комиссаров РСФСР от 4 октября 1926 г.
Документ, с которого снимается копия, может нести на себе герб, угловой штамп, печать (одну или несколько). При снятии копии — при переписке подлинника на печатной машине — вместо герба пишется слово «Герб» (на его месте); угловой штамп переписывается полностью с сохранением его формы.
В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.
Эта обязанность регламентирована, в частности, Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред.
Понятие “выписка из документа” в терминологическом стандарте – ГОСТе Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” – отсутствует. В стандарте есть лишь термин “архивная выписка”, который определяется следующим образом: “копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке”. Но понятие “архивная выписка” – это частное понятие по отношению к понятию “выписка из документа”.
Как оформить выписку из сводной номенклатуры дел для структурных подразделений? Какие сведения приводятся на титульном листе выписки? Какая форма принята для последующих листов, где приводится номенклатура структурного подразделения?
Существуют ли нормативные документы по правилам оформления выписок из номенклатуры дел? В п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организации указано только то, что структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.
В практической деятельности выписка из приказа (как и из любого документа) готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности. Во всех других случаях проще просто сделать копию необходимого документа.
Оформление выписки из приказа по личному составу проводится по похожему образцу. Отличие заключается в отсутствии преамбулы, части текста объясняющей причины издания приказа.
Выписка из приказа – документ, состоящий, как правило, только из констатирующей части, которая включает в себя слово «Приказываю». Так же данная выписка может отображать несколько значимых пунктов из распорядительной части приказа.
Такой документ, как выписка из приказа может понадобиться сотруднику предприятия при необходимости начисления пенсии в органах социальной защиты или же в другие органы, иногда — вышестоящие.
В соответствии с пп. 2.3.2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления копия документа не обладает юридической силой, если она не заверена.
В ГСДОУ указано, что «организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации». Положение это не распространяется на архивные учреждения и нотариат.
Однако в соответствии с действующим законодательством в необходимых случаях — при решении внутренних вопросов, формировании дел — организации могут изготовлять копии документов, выданных другими организациями.
Деятельность любого предприятия, будь то государственная организация или коммерческая фирма среднего звена, в любом случае связана с документооборотом. И если оригинал документа подготовлен в строго обозначенном количестве экземпляров, и мы точно знаем, где находится каждый из них (или, по крайней мере, надеемся на это), то копий с документа может сниматься множество. Иначе обстоят дела, если требуется копия документа, заверенная организацией, ведь такая копия имеет юридическую силу и в некоторых случаях даже равноценна оригинальному экземпляру.
Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа. Оформлять копию следует на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста бланка подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.
Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личной подписи лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью).
Выписка — оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на дой (как правило, бумажной) основе.
Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа).
Нередко возникают такие ситуации, когда должностному, физическому лицу или какой-либо сторонней организации для работы нужен определенный документ, к примеру, приказ. Оригинал обычно в таких случаях не предоставляется, так как полностью первоисточник может содержать сугубо конфиденциальную информацию, составляющую коммерческую тайну. А иногда это просто нецелесообразно по причине того, что он имеет слишком большой объем и просто не нужен для работы целиком.
График предоставления отпусков – довольно громоздкий документ, который содержит информацию о планируемых отпусках каждого сотрудника предприятия.
Его не стоит копировать ещё и потому, что существует Закон №152-ФЗ. ограничивающий разглашение персональных данных сотрудников третьим лицам.
А вот информация, содержащаяся в графике отпусков, по конкретному сотруднику может понадобиться ему самому:
Кроме таких случаев, возможен внутренний, служебный запрос на доступ к части документа, касающийся определённого подразделения.
Обычно он поступает со стороны руководителя этого подразделения с целью получения актуальной информации. Если график составлен по подразделениям – достаточно предоставить копию листов и не заверять их печатью предприятия.
Бывают различные ситуации в процессе составления графика отпусков, что может потребовать внесения изменений в документ, как это сделать правильно читайте далее .
Оформляется запрос в произвольной форме. в виде заявления, с указанием подразделения, фамилии, должности, табельного номера заявителя. В случае наличия «двойников» на предприятии, личность должна быть идентифицирована без ошибок.
ВАЖНО! Запрос должен касаться самого работника, а не его знакомого, родственника, соседа.
Ниже представлен пример запроса на выписку из графика отпусков:
Как сделать выписку из графика отпусков? Основанием для предоставления выписки должен быть личный запрос работника. Порядок оформления документации на предприятии регламентирован Указом Верховного Совета СССР №9779-Х от 4.04.1983 года.
Для выписок используют следующие правила, указывая:
Заверяются выписки так же, как и копии:
Итак, теперь вы ознакомились с образцом того, как сделать выписку из графика отпусков. Юридическая сила, оформленного таким образом документа, равноценна оригиналу.
В Указе №9779-Х также указано общее правило: если документ касается законных интересов и прав работника, выдавать его нужно на бланке предприятия .
ВНИМАНИЕ! Данные по запросу должны быть указаны так, как они отражены в самом графике – с примечаниями и отметками о выполнении. Теперь, когда вы знаете о важности выписки из графика отпусков, образец – следующий вопрос, которым вы возможно зададитесь.
Образец выписки из утвержденного графика отпусков:
ВАЖНО! Выписка должна быть подготовлена не позднее трёх дней с даты обращения (статья 62 ТК РФ ).
Исходя из сроков хранения (по приказу Минкультуры РФ №558-В от 25.08.2010 года) по Перечню архивных документов графики отпусков следует хранить на предприятии один год. По истечении этого периода предприятие вправе отказать сотруднику в выдаче выписок за прошлые годы.
Составление большинства управленческих документов при оформлении отпуска не составляет особой сложности, если составитель знает правила делопроизводства и предмет запроса. Надеемся, этот материал помог вам сориентироваться в вопросе правильно.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно !